Chuyên đề thực tập tốt nghiệp tin học kinh tế

Các doanhnghiệp trong nước sẽ có rất nhiều cơ hội và thuận lợi trong hoạt động sản xuất kinhdoanh như vấn đề huy động vốn, tiếp cận với những công nghệ tiên tiến hiện đại.Tuy nhiên, để h

LỜI MỞ ĐẦU

Khoa học công nghệ kĩ thuật ngày càng phát triển và hiện nay nó đã có rấtnhiều ứng dụng vào trong cuộc sống, làm giảm bớt chi phí cho các tổ chức doanhnghiệp

Ứng dụng tin học vào việc quản lý các hoạt động trong một tổ chức kinhdoanh cũng như một tổ chức xã hội đang là yêu cầu tất yếu của quá trình phát triểncủa xã hội Với sự phát triển không ngừng của khoa học công nghệ, những ứng dụngcủa nó vào thực tế đã mang lại rất nhiều lợi ích cho hoạt động của các tổ chức cũngnhư cho toàn xã hội Tin học có thể được áp dụng vào nhiều lĩnh vực nhằm đem lại

sự thuận tiện và nhanh chóng cho quá trình ra quyết định của cá nhân cũng như của

tổ chức Nó đáp ứng được nhu cầu của sự phát triển xã hội, với yêu cầu công việcđược thực hiện nhanh hơn, hiệu quả thực hiện công việc cao hơn

Trong các tổ chức doanh nghiệp, việc xây dựng và phát triển một hệ thốngđòi hỏi một nỗ lực rất lớn vì nó là một công việc tốn công, tốn của Nhưng đây lạichính là giải pháp hữu hiệu cho nhiều vấn đề tổ chức gặp phải

Đề tài phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công tyTNHH Viet’s Soul là một đề tài khá thiết thực Do sự phát triển khá nhanh của cáchoạt động mua bán của công ty nên hình thức quản lý bán hàng là một trong nhữngvấn đề được quan tâm

Nội dung đề tài gồm có 3 phần chính:

Chương 1: Tổng quan về công ty TNHH Viet’s Soul

Chương 2: Cơ sở phương pháp luận xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng

Chương 3: Thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU

HẠN VIET’S SOUL VÀ LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI 1.1 Tìm hiểu về tổ chức của công ty

1.1.1 Sự hình thành và phát triển của Công ty Viet’s Soul

Làng nghề thủ công Việt Nam đã có lịch sử hình thành và phát triển từ hàngnghìn năm qua Những nét văn hoá, những kỹ thuật sản xuất đã được truyền từ thế

hệ này qua thế hệ khác và ngày càng được hoàn thiện Các sản phẩm, tác phẩm thủcông mỹ nghệ đã phản ánh những nét văn hoá truyền thống độc đáo và mang đậmbản sắc dân tộc, thể hiện rõ nét về cuộc sống thường ngày và tâm hồn của những conngười Việt Nam

Với mong muốn lưu giữ bản sắc văn hoá các làng nghề truyền thống, đồngthời giới thiệu đến các du khách và bạn bè trong nước cũng như quốc tế, ngày04/07/2005 theo Quyết định số 0102021203 của Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố

Hà Nội, Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) Tâm Hồn Việt đã chính thức đượcthành lập với chức năng: sản xuất và kinh doanh các mặt hàng thủ công mỹ nghệ,tranh thêu, mây tre đan, v.v

Các sản phẩm, tác phẩm của Tâm Hồn Việt có những nét thiết kế độc đáo,khéo léo bởi bàn tay và khối óc của các nghệ nhân Việt Nam; mang đậm tính truyềnthống độc đáo của đất nước và con người Việt Nam Các tác phẩm đó đã được kháchhàng thừa nhận cả về chất lượng sản phẩm và giá trị nghệ thuật Viet’s Soul mongmuốn cùng được đồng hành với khách hàng và cùng khách hàng cảm nhận đượcnhững bản sắc văn hoá và giá trị truyền thống độc đáo đó

Tâm Hồn Việt đã và đang khẳng định, luôn cố gắng là một nhà cung cấp hàng đầutại Việt Nam trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh hàng thủ công mỹ nghệ

- Thông tin chung:

Tên công ty: Công ty TNHH TÂM HỒN VIỆT

Tên giao dịch: VIET'S SOUL COMPANY LIMITED

Tên viết tắt: V'SS CO.,LTD

Địa chỉ: Số 105 F1, Ngõ 165, Phố Thái Hà Phường Láng Hạ, Quận Đống Đa,

● Sản xuất, mua bán hàng thủ công mỹ nghệ, tranh thêu, gốm sứ, mây tre

● Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng

● Giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu, môi giới vận tải quốc tế; khai thuế hảiquan, dịch vụ thương mại, môi giới thương mại…

● (Doanh nghiệp chỉ kinh doanh khi có đủ điều kiện theo quy định của phápluật)

- Công ty đã có đăng kí bản quyền một số sản phẩm độc đáo như tranh NET…

- Có xưởng sản xuất đặt tại Hà Tây và văn phòng kinh doanh đặt tại số 38C, ngõ 87Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội.

Ngày 25/07/2005, Viet’s Soul đã trở thành hội viên chính thức của Phòngthương mại và công nghiệp Việt Nam (VCCI) Có thể nói, bức tranh về các doanhnghiệp của nước ta trong những năm gần đây là bức tranh càng ngày càng sáng sủa.Ngày 7/11/2006 Việt Nam chính thức được công nhận là thành viên thứ 150 của Tổchức Thương mại thế giới (WTO) Đây là một sự kiện nổi bật của nước ta, đánh dấumột bước ngoặt trong quá trình phát triển nền kinh tế của đất nước Các doanhnghiệp trong nước sẽ có rất nhiều cơ hội và thuận lợi trong hoạt động sản xuất kinhdoanh như vấn đề huy động vốn, tiếp cận với những công nghệ tiên tiến hiện đại.Tuy nhiên, để hội nhập thành công vào đời sống kinh tế khu vực và thế giới, cácdoanh nghiệp cũng phải đối mặt với hàng loạt vấn đề đặt ra, đó là các thách thức từphía các doanh nghiệp nước ngoài cùng với sự cạnh tranh ngày càng gay gắt, khốcliệt trong xu thế toàn cầu hoá; và nguy cơ tụt lại phía sau của các doanh nghiệp ViệtNam không có đủ sức cạnh tranh là rất rõ ràng, nhất là đối với các doanh nghiệp vừa

và nhỏ như Công ty Viet’s Soul

Phòng thương mại và Công nghiệp Việt Nam là tổ chức quốc gia tập hợp vàđại diện cho cộng đồng doanh nghiệp trong cả nước, nhằm mục đích bảo vệ và hỗtrợ các doanh nghiệp, góp phần phát triển kinh tế - xã hội của đất nước, thúc đẩy cácquan hệ hợp tác kinh tế, thương mại và khoa học - công nghệ giữa Việt Nam với cácnước trên cơ sở bình đẳng và cùng có lợi; đại diện để thúc đẩy và bảo vệ quyền lợihợp pháp, chính đáng của cộng đồng doanh nghiệp và người sử dụng lao động ởViệt Nam trong các quan hệ trong nước và quốc tế; thúc đẩy sự phát triển của các

doanh nghiệp, các doanh nhân, sự liên kết giữa các doanh nghiệp, hiệp hội doanhnghiệp, xúc tiến và hỗ trợ các hoạt động thương mại, đầu tư, hợp tác khoa học - côngnghệ và các hoạt động kinh doanh khác của các doanh nghiệp ở Việt Nam và nướcngoài Như vậy, việc Viet’s Soul là một thành viên của VCCI sẽ có được nhiềuthuận lợi hơn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.

Bên cạnh đó Viet's Soul đã chính thức mở Showroom tranh thêu tại địa chỉ 13

- Hàng Mành, Hà Nội Đó là những tác phẩm nghệ thuật dân gian độc đáo đến từlàng nghề Yên Sở - Hà Tây Showroom đã thu hút được rất nhiều sự quan tâm củabạn bè trong và ngoài nước

Tranh thêu là một loại hình nghệ thuật lâu đời của Việt Nam Những bức tranhthêu gắn liền với đời sống gia đình, xã hội và thể hiện đời sống nội tâm phong phúcủa con người Việt

Từ xa xưa, tại Việt Nam đã tồn tại những làng nghề thêu truyền thống mà cảlàng đều làm nghề thêu tranh và các tác phẩm nghệ thuật của họ mang trong mìnhnhững tinh hoa, những phong tục tập quán và đời sống nội tâm của người Việt xưa.Những tác phẩm đó vừa tao nhã, vừa sang trọng nhưng vẫn đậm chất dân gian và làniềm tự hào về văn hoá Việt trong con mắt các du khách và bạn bè quốc tế

Showroom tranh thêu tại 13 Hàng Mành là minh chứng cho nền văn hoá đã cóhàng nghìn năm lịch sử của dân tộc ta Tại đây bạn có tìm thấy những tác phẩm đặcsắc như: Sen thời gian, Nét duyên, Sắc hoa, Sức sống thiên nhiên, Bốn mùa Nhữngtác phẩm của Viet's Soul đã được các nghệ nhân chăm chút trong từng đường kimmũi chỉ, thể hiện sự khéo léo của những người phụ nữ Việt Nam

1.1.2 Tổng quan về hoạt động của công ty Viet’s Soul

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty Viet’s Soul

Do mới thành lập nên các hoạt động của công ty vẫn còn chưa đi vào quy củ,mọi công việc vẫn còn thực hiện một cách thủ công Tuy công ty đã được trang bị 3máy tính có nối mạng Internet nhưng các nghiệp vụ vẫn thực hiện bằng tay là chủyếu, phần mềm chuyên dụng được sử dụng hiện tại là Microsoft Office 2003

Doanh thu trung bình hàng năm của công ty ước tính trên dưới 200 triệuVNĐ Nhưng do công ty mới đi vào hoạt động cộng với tính chất của sản phẩm nêndoanh thu chưa đồng đều theo các năm

Công ty đã có trang web riêng để giới thiệu sản phẩm của mình đến với kháchhàng trong và ngoài nước Trên website này, Công ty đã đưa các sản phẩm của mìnhđến gần với khách hàng hơn, không chỉ giới thiệu và mô tả các hoạt động sản xuấtkinh doanh của mình mà còn giới thiệu các làng nghề truyền thống và các sản phẩmthủ công mỹ nghệ mà công ty đang kinh doanh Trang web này được cập nhậtthường xuyên và có một nhân viên chuyên phụ trách về việc đưa lên web những sảnphẩm mới cũng như những thông tin về các chương trình quảng cáo, khuyến mãi củacông ty

Giám đốc

Phòng kinh doanh Quản lý bán hàng Quản lý xưởng sản xuất

Các nghiệp vụ cơ bản

Khi khách hàng có yêu cầu về hàng hoá, bộ phận kinh doanh của Công ty phảinắm bắt và đáp ứng kịp nhu cầu của khách hàng, cố gắng không để xảy ra sai sóttrong khâu giao hàng và thu tiền

Mọi hoạt động từ việc đặt mua, đặt làm, theo dõi và hoàn tất đơn đặt hàng cả về giaonhận, thanh toán cho đến các báo cáo mua, báo cáo bán, báo cáo hàng tồn kho phảiđược thực hiện một cách tỉ mỉ, chính xác và nhanh chóng

Quy trình sản xuất

Vì đặc trưng của Công ty là sản xuất các sản phẩm thủ công mỹ nghệ nênbước đầu tiên trong quy trình sản xuất là nhập các nguyên đầu vào như chỉ, vải,khung tranh… Sau khi nhập nguyên liệu đầu vào thì sẽ được chuyển về xưởng sảnxuất và tại đây các nghệ nhân sẽ sản xuất thành sản phẩm, khi sản phẩm hoàn thành

sẽ được phân phối ra các cửa hàng, đại lý tiêu thụ và các kênh phân phối trực tuyến.Tham gia vào hoạt động sản xuất của công ty có: Thợ thủ công lành nghề, nhân viênthiết kế mẫu, nhân viên quản lý xưởng thêu…

Quy trình của việc mua hàng

Khách hàng đến công ty: Xem một số hàng mẫu trong catalog của công ty,căn cứ vào đó khách hàng có thể đưa ra các yêu cầu về sản phẩm, có thể là nhữngsản phẩm có mặt trong catalog hoặc là sản phẩm có sự thay đổi hoặc sản phẩm mớitheo yêu cầu của khách hàng, nhân viên bán hàng sẽ tiếp nhận yêu cầu, xem xét khảnăng đáp ứng của công ty, các nhân viên sẽ tư vấn cho khách hàng để họ có thể có

sự lựa chọn tốt nhất, tiếp đó lập hoá đơn mua hàng, truyền cho nhân viên thiết kếnắm vững yêu cầu của khách hàng để có thể thiết kế ra sản phẩm mẫu đúng với yêucầu của khách hàng

Nhân viên đặt hàng sẽ đặt mua các nguyên liệu đầu vào cần thiết từ những nhàcung cấp, tiếp đó chuyển bản thiết kế mẫu và nguyên liệu đầu vào cho phân xưởngsản xuất Tại đây các nghệ nhân tiếp nhận lệnh để sản xuất ra sản phẩm, sản phẩmphải được sản xuất đúng với bản thiết kế mẫu Sau khi sản phẩm hoàn thành sẽ đượcgiao cho khách hàng theo hoá đơn và thu tiền theo hoá đơn.

Tham gia vào hoạt động kinh doanh của công ty gồm: nhân viên bán hàng, nhânviên đặt hàng, nhân viên kế toán, nhân viên giao và nhận hàng…

Nhân viên bán hàng là người trực tiếp giới thiệu về sản phẩm của công ty tớikhách hàng và cũng là người trực tiếp tiếp nhận yêu cầu mua hàng của khách hàng,khi khách hàng đồng ý mua hàng thì người bán hàng cũng là người lập ra hoá đơnbán hàng và hoá đơn bán hàng sẽ được giao cho khách hàng Vì khách hàng củacông ty bao gồm cả những du khách quốc tế nên người bán hàng phải có một trình

độ ngoại ngữ khá vững, nhất là tiếng Anh để có thể giao tiếp và chuyển tải những ýnghĩa của sản phẩm đến khách hàng một cách tốt nhất

Nhân viên thanh toán mua và bán hàng: thu tiền của khách mua hàng dựa trên hoáđơn bán hàng do nhân viên bán hàng lập, và thanh toán tiền mua hàng cho các hoáđơn mua nguyên liệu đầu vào như chỉ, vải, khung tranh…

Nhân viên đặt hàng: đặt hàng từ các nhà cung cấp nguyên vật liệu đầu vào,đồng thời theo dõi việc thực hiện hoá đơn đặt hàng về việc giao hàng và thanh toántiền Ngoài ra còn có một số nhân viên làm nhiệm vụ thiết kế mẫu theo yêu cầu chokhách hàng

Sản phẩm của công ty được chia thành nhiều mức cho phù hợp với các đối tượngkhách hàng khác nhau

1.1.3 Phương hướng phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Viet’s Soul trong năm tới

- Do điều kiện của công ty còn khá khó khăn vì mới đi vào hoạt động đượcgần 3 năm nên ngay bây giờ chưa thể đồng loạt tổ chức tất cả các hoạt độngMarketing, mà phải tiếp cận thị trường dần dần để khách hàng quen thuộc với cácsản phẩm của Viet’s Soul thông qua việc kí gửi sản phẩm tại các cửa hàng lưu niệmhoặc các cửa hàng quà tặng khác Mặt khác trong các dịp lễ, tết tiến hành tung ra cácsản phẩm phù hợp với nhu cầu của khách hàng nhằm thu lợi nhuận và qua đó để chokhách hàng đánh giá được chất lượng sản phẩm cho đến khi các sản phẩm của công

ty trở thành một mặt hàng tương đối phổ biến và có một lượng khách hàng nhất địnhtrên thị trường Từ đó làm tiền đề để tiến hành những chương trình Marketing đồngloạt, qua đó quảng bá sản phẩm của công ty đến với người tiêu dùng

Công ty có nhiều loại sản phẩm như tranh thêu, túi thêu, các sản phẩm mây tređan… nhưng sản phẩm sản xuất chủ yếu là các loại tranh thêu với rất nhiều nội dungphong phú, đa dạng Bên cạnh đó nếu khách hàng có nhu cầu thì công ty có thể sảnxuất thêm các sản phẩm thủ công khác như túi thêu, khăn tay thêu, các loại sảnphẩm mây tre đan…

- Phân loại sản phẩm:

Tuỳ từng loại sản phẩm của công ty để phân chia thị trường phù hợp Ví dụ như sảnphẩm phải có mã, tên, giá,… rõ ràng, dễ hiểu để có thể giải thích nhanh cho kháchhàng

Công ty tiến hành phân loại tranh theo mệnh giá và sắp xếp thành loại tranh hoặc bộtranh

Ví Dụ: Loại 1: 45-85 nghìn vnđ

Loại 2: 90-170 nghìn vnđ Loại 3: 175-350 nghìn vnđ Loại 4: 360-550 nghìn vnđ Loại 5: 560-1350 nghìn vnđ Loại 6: 1400-2700 nghìn vnđ…

Tuỳ loại tranh như thế nào mà có sự xếp giá phù hợp

Đa dạng hoá các sản phẩm và giá thành cho phù hợp ứng với từng đoạn thị trườnghiện nay

Phân đoạn thị trường: với đặc trưng của sản phẩm là kén người mua nên công

ty đã tiến hành phân đoạn thị trường để có những giải pháp tiêu thụ hiệu quả nhất vàcũng để cho sản phẩm của công ty trở nên quen thuộc với người tiêu dùng hơn nữa

- Cửa hàng lưu niệm nhỏ

- Cửa hàng lưu niệm lớn

- Nhà khách lớn- khách sạn 2,3*

- Công ty kiến trúc thiết kế nội thất và phòng tranh

- Công ty và cơ quan ban ngành

- Các cửa hàng thời trang

- Không ngừng nâng cao tay nghề và chất lượng sản phẩm hơn nữa

Công ty dự tính doanh thu năm tới sẽ là 250 triệu đ Với mục tiêu đã đặt ra cácnhân viên trong công ty cũng như các nghệ nhân của công ty đang nỗ lực hết sứcmình nhằm thực hiện mục tiêu một cách tối ưu nhất, hiệu quả nhất Với những nỗlực đó, họ muốn đem lại những cái mới cũng như sự sáng tạo vào sản phẩm củamình nhằm tạo ra những nét riêng, đặc trưng nhất cho công ty, từ đó dần khẳng địnhmình trong nền kinh tế

Hiện tại công việc tại Viet’s Soul vẫn đang thực hiện các công việc một cáchthủ công, chưa dựa nhiều vào máy tính Tuy vậy công việc được phân ra khá rõ ràng

và các nhân viên đều có tinh thần trách nhiệm cao Tất cả vì mục tiêu phát triển củacông ty

Tuy nhiên quy trình đáp ứng một yêu cầu là tuần tự nên mất nhiều thời gian.Tốn nhiều nhân lực trong việc đối chiếu, kiểm tra bằng tay, có thể có sai sót do làmthủ công, dữ liệu vẫn được lưu trên sổ sách, lãng phí nhân lực, chưa đem lại hiệu quảtối ưu cho công ty Do đó hiện tại công ty rất cần có một chương trình phần mềmquản lý hợp lý, phù hợp với tình hình hoạt động sản xuấtcủa công ty hiện nay

Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình hoạt động của Viet’s Soulnhắm đáp ứng tốt hơn các yêu cầu của khách hàng và thuận lợi hơn cho việc theodõi, kiểm tra, báo cáo của các nhân viên trong công ty là rất cần thiết Vì vậy công tyđòi hỏi ở phần mềm là phải thực hiện được một số công việc như liệt kê được các

hàng hoá, vật liệu trong kho, quản lý các hàng nhập như chỉ, vải, khung tranh, cácsản phẩm như tranh thêu, túi thêu, số lượng hàng nhập, tồn, hàng bán trong tháng…

Mục đích của việc thiết kế chương trình quản lý bán hàng là rút ngắn thời gian

và tự động hoá cho các thao tác nghiệp vụ kinh tế Mặt khác nó sẽ giúp tránh đượcsai sót trong việc xác thực dữ liệu đồng thời sử dụng một cách có hiệu quả nhấtnguồn nhân lực, tránh sự lãng phí nhân lực Bên cạnh đó nó giúp quản lý thông tintập trung hơn, hạn chế một cách cao nhất việc lưu trữ thông tin trên giấy, từ đó cóthể đem lại hiệu quả kinh tế tối đa cho công ty

Trong các hoạt động của các tổ chức, công ty nhà nước, công ty liên doanh,công ty TNHH… thì việc quản lý bán hàng là một trong những hoạt động quản lýquan trọng vì nó quyết định chủ yếu tới doanh thu và lợi nhuận của công ty Vì vậyquản lý việc bán hàng đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối, cung cấp kịp thời, đầy đủ thôngtin theo yêu cầu của quản lý cấp trên cũng như của khách hàng Chính vì vậy màviệc ứng dụng tin học và công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý bán hàng là hếtsức cần thiết và thiết thực vì nó đáp ứng được những đòi hỏi trên.Vì thế nên em đă

chọn đề tài : “ Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công

ty Viet’s Soul ” làm đề tài thực tập của mình Đề tài này được xây dựng nhằm cung

cấp một phần mềm trợ giúp công tác quản lý bán hàng và tính toán lợi nhuận thuđược một cách nhanh chóng, tránh khỏi những sai sót nhầm lẫn

Xây dựng một phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp cho việc quản lý hàng hoá,quản lý xuất-nhập-tồn hàng hoá của công ty được thuận lợi hơn, nó cũng giúp choviệc tra cứu thông tin nhanh chóng, quản lý tập trung, đồng thời giảm bớt đượclượng giấy tờ, sổ sách lưu trữ …

Phần mềm được thiết kế phải có tính khả thi cao Tức là nó phải dễ sử dụng,không đòi hỏi máy tính có cấu hình cao, không đòi hỏi người lao động phải am hiểuquá sâu về máy tính, tận dụng tối ưu được nguồn nhân lực cũng như phát huy đượcnăng lực của nhân viên, chi phí thiết kế và xây dựng phần mềm phải thấp hơn so vớinhững gì mà nó có thể mang lại cho nhà quản lý cũng như những hiệu quả kinh tế

mà nó có thể mang lại cho công ty

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN XÂY DỰNG HỆ

THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 2.1 Tầm quan trọng của hệ thống thông tin quản lý

Trong quá trình hội nhập toàn cầu hoá như hiện nay, và với việc Việt Nam đãchính thức được công nhận là thành viên của tổ chức WTO thì việc làm sao có thể

có những chính sách phát triển một cách tốt nhất cho doanh nghiệp của mình là nhucầu cấp bách để có thể cạnh tranh được với các doanh nghiệp khác Và tin học hoá làmột trong những chính sách cần thiết để toàn diện hoá công tác quản lý, từ đó nângcao hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp

Khoa học công nghệ kĩ thuật ngày càng phát triển và hiện nay nó đã có rấtnhiều ứng dụng vào trong cuộc sống, làm giảm bớt chi phí cho các tổ chức doanhnghiệp Tin học là ngành được ứng dụng nhiều nhất vì nó đáp ứng được nhiều nhấtyêu cầu của các doanh nghiệp hiện nay

Trong một doanh nghiệp, nhất là một doanh nghiệp thương mại thì vấn đềđược quan tâm đặc biệt là sự hiệu quả của bộ phận bán hàng Do đó khi có nhu cầu

về tin học hoá thì tin học hoá bộ phận bán hàng không chỉ là cần thiết mà còn mangtính cấp bách

Trong các tổ chức doanh nghiệp, việc xây dựng và phát triển một hệ thốngđòi hỏi một nỗ lực rất lớn vì nó là một công việc tốn công, tốn của Nhưng đây lạichính là giải pháp hữu hiệu cho nhiều vấn đề tổ chức gặp phải

2.1.1 Một số khái niệm về thông tin và hệ thống thông tin

Định nghĩa Thông tin: Thông tin được hiểu theo nghĩa thông thường là mộtthông báo hay tin nhận được làm tăng sự hiểu biết của đối tượng nhận tin về mộtvấn đề nào đó, là sự thể hiện mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tượng

Thông tin là một yếu tố cơ bản của quá trình thành lập, lựa chọn và đưa raquyết định để điều khiển một hệ thống nào đó Hệ thống này có thể là trong tựnhiên, xã hội hay tư duy Quá trình thu thập thông tin - truyền tin - nhận tin - xử lý

- lựa chọn quyết định - rồi lại tiếp tục nhận tin là một chu trình vận động liên tụckhép kín trong một hệ thống nhất định

Thông tin thường có 4 tính chất cơ bản là: tính tương đối, tính định hướng,tính thời điểm và tính cục bộ

Thông tin có thể tồn tại dưới dạng hình ảnh, ngôn ngữ hoặc mã hiệu hayxung điện nhưng dù dưới dạng tồn tại nào thì thông tin cũng mang lại cho ngườinhận tin những hiểu biết mới về vấn đề mà nó mang trong mình

Thông tin có vai trò rất quan trọng trong quá trình quản lý của doanh nghiệp.Quản lý được hiểu là tập hợp các quá trình biến đổi thông tin thành hành động, mộtviệc tương đương với quá trình ra quyết định Thông tin quản lý là thông tin mà có

ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lýcủa mình

Định nghĩa Hệ thống thông tin: Hệ thống thông tin là một tập hợp những conngười, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu … thực hiện hoạt động thu thập,lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môitrường

 Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữliệu và thiết bị tin học hoặc không tin học Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tinđược lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các

dữ liệu đã được lưu trữ từ trước Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích(Destination) hoặc cập nhật vào kho dữ liệu (Storage)

Mô hình hệ thống thông tin

Như vậy, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộphận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra

Các hệ thống thông tin trong một tổ chức

Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra có:

- Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System): làcác hệ thống xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc vớikhách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của nó Cácgiao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những giao dịch đó Các hệ

thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi cáchoạt động của tổ chức Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp

- Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System): lànhững hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ởmức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược Chúngdựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từcác nguồn dữ liệu ngoài tổ chức Nói chung, chúng tạo ra các báo cáo cho các nhàquản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu Các báo cáo này tóm lược tình hình vềmột mặt đặc biệt nào đó của tổ chức Các báo cáo này thường có tính so sánh, chúnglàm tương phản tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời của cácdoanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và các dữ liệulịch sử

- Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System): là những

hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định.Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một quy trình được tạo thành từ

ba giai đoạn: xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lựachọn một phương án Một hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tincho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra.Thêm vào đó nó còn phải có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sửdụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình

- Hệ thống chuyên gia ES (Expert System): là những hệ thống cơ sở trí tuệ, cónguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diến bằng các công

cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó Hệ thống

chuyên gia được hình thành bởi một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn Có thểxem lĩnh vực hệ thống chuyên gia như là mở rộng của những hệ thống đối thoại trợgiúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặc như một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thốngtrợ giúp lao động trí tuệ Tuy nhiên đặc trưng riêng của nó nằm ở việc sử dụng một

số kĩ thuật của trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là kĩ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ baochứa các sự kiện và các quy tắc được chuyên gia sử dụng

- Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (InformationSystem for Competitive Advantage): Hệ thống thông tin loại này được sử dụng nhưmột trợ giúp chiến lược Khi nghiên cứu một HTTT mà không tính đến những lý dodẫn đến sự cài đặt nó hoặc cũng không tính đến môi trường trong đó nó được pháttriển, ta nghĩ rằng đó chỉ đơn giản là một hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống thôngtin quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định hoặc là một chuyên gia Hệ thống thôngtin tăng cường khả năng cạnh tranh được thiết kế cho những người sử dụng là nhữngngười ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp, và cũng có thể làmột tổ chức khác của cùng ngành công nghiệp…Hệ thống thông tin tăng cường sứccạnh tranh là những công cụ để thực hiện các ý đồ chiến lược Chúng cho phép tổchức thành công trong việc đối đầu với các lực lượng cạnh tranh thể hiện qua kháchhàng, các nhà cung cấp, các doanh nghiệp cạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩmthay thế và các tổ chức khác trong cùng một ngành công nghiệp

2.2 Phương pháp phát triển HTTT quản lý

Các giai đoạn phát triển của một HTTT

2.2.1 Đánh giá yêu cầu

 Mục tiêu: Cung cấp cho lãnh đạo công ty những tài liệu đích thực để raquyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống.Giai đoạn này bao gồm công đoạn sau:

- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

- Làm rõ yêu cầu

- Đánh giá khả năng thực thi

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

Đối với công ty Viet’s Soul giai đoạn này là giai đoạn để đánh giá rõ thựctrạng, khả năng của công ty từ đó sẽ vạch ra được những đường lối, chính sách cótính khả thi nhất để xây dựng hệ thống phù hợp với khả năng, hoàn cảnh và xuhướng phát triển của công ty, mang lại tính khả thi và hiệu quả nhất

2.2.2 Phân tích chi tiết

 Mục đích

Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêucầu.Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thốngđang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xácđịnh những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu

mà hệ thống thông tin mới phải đạt được sao cho phù hợp với tình hình của công ty

Để làm những việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạnsau đây:

 Lập kế hoạch phân tích chi tiết

Trước khi giai đoạn phân tích thực sự bắt đầu thì người chịu trách nhiệmcủa giai đoạn này phải lập kế hoạch về các nhiệm vụ phải thực hiện.

- Thành lập đội ngũ

- Lựa chọn phương pháp và công cụ

- Xác định thời gian

- Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại

- Môi trường ngoài

- Môi trường tổ chức

- Môi trường vật lý

- Môi trường kỹ thuật

 Nghiên cứu hệ thống hiện tại

 Thu thập thông tin về hệ thống thông tin hiện có

- Chức năng hoạt động chung của nhiệm vụ đó

- Các dữ liệu vào: tên, nội dung, khuôn mẫu của tài liệu, các thiết bị nhập,nguồn từ đâu, tần suất hay khối lượng và chi phí

- Dữ liệu ra: tên, nội dung, khuôn mẫu, thiết bị đưa ra, đích đến, tần suất, chiphí và khối lượng

- Xử lý: Tên, nội dung phương tiện lấy dữ liệu vào và xử lý ra, hợp lệ hoá xử

lý và kiểm soát xử lý này như thế nào, sự kiện khởi sinh xử lý, thời gian xử lý,phương tiện xử lý, phương pháp xử lý, ước tính chi phí xử lý

- Kho dữ liệu: nội dung chứa bên trong, vật mang, khối lượng, cách thứctruy nhập cơ sở dữ liệu, cấu trúc cơ sở dữ liệu

- Vấn đề: yếu kém ở chỗ nào, khó khăn ở điểm nào

 Mô hình hoá IFD

Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thứcđộng Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giớivật lý bằng các sơ đồ

Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau:

- Xử lý:

Thủ công Giao tác người-máy Tin học hoá toàn phần

- Kho lưu trữ dữ liệu:

Thủ công Tin học hoá

- Dòng thông tin: - Điều khiển:

Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối tượng đượcbiểu diễn trên sơ đổ.Rất nhiều các thông tin không thể thể hiện trên sơ đồ hình dạngcủa các thông tin vào/ra, thủ tục xử lý, phương tiện thực hiện xử lý… sẽ được ghi

trên các phích vật lý này.Có 3 loại phích: phích luồng thông tin, phích kho chứa dữliệu, phích xử lý.

Mối liên hệ giữa IFD và các phích vật lý của từ điển hệ thống

 Mô hình hoá logic DFD

Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin như sơ đồluồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng.Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữliệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi,thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơnthuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì

- Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu

Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể,tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu

Tiến trình xử lý

Tệp dữ liệu Kho dữ liệu

Các ký pháp cơ bản của ngôn ngữ DFD

- Các mức của DFD

Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung chính của

hệ thống thông tin.Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần mộtlần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễnhìn có thể bỏ qua các kho dữ liệu; bỏ qua các xử lý cập nhật.Sơ đồ ngữ cảnh cònđược gọi là sơ đồ mức 0

- Phân rã sơ đồ

Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã sơ đồ Bắt đầu

từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức1…

- Các phích logic

Giống như phích vật lý, phích logic hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống.Có 5loại phích logic: mẫu phích xử lý logic, mẫu phích luồng dữ liệu, mẫu phích phần tửthông tin, mẫu phích kho dữ liệu, mẫu phích tệp dữ liệu Chúng được dùng mô tảthêm cho luồng dữ liệu, xử lý, kho dữ liệu, tệp dữ liệu và phần tử thông tin

- Ngôn ngữ cấu trúc dùng để mô tả

Tên tiến trình xử lý

+ Chỉ dùng danh từ và động từ

+ Chỉ có 5 cấu trúc câu: Tiếp theo; Nếu …thì, Nếu …thì/Nếu không thì;Trong khi mà; If…then…else; Cho đến khi

 Xây dựng từ điển dữ liệu

 Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

 Đưa ra chuẩn đoán

 Xác định mục tiêu của hệ thống mới

 Xác định các yếu tố của giải pháp

 Đánh giá lại tính khả thi

Khẳng định lại tính khả thi trong tổ chức, tài chính, kỹ thuật và thời hạn, cầnphải có thông tin về hệ thống sẽ xây dựng và sẽ cài đặt chứ không chỉ là hệ thốngthông tin hiện có

 Thay đổi đề xuất của dự án

Sau khi đánh giá lại tính khả thi của dự án cần xem xét và sửa đổi lại đề xuấtcủa dự án

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo

Báo cáo cho phép các nhà quyết định cho phép dự án tiếp tục hay ngừng lại.Báo cáo phải cung cấp một bức tranh sáng sủa và đầy đủ về tình hình và khuyếnnghị những hành động tiếp theo.Báo cáo thường được trình bày để các nhà quyếtđịnh có thể yêu cầu làm rõ thêm các vấn đề.Sau đó là quyết định tiếp tục hay loại bỏ

dự án

Yêu cầu của công ty Viet’s Soul là xây dựng một hệ thống thông tin quản lýbán hàng nhằm nâng cao năng suất cũng như nghiệp vụ của nhân viên, nâng cao hiệu

quả hoạt động và đem lại hiệu quả kinh doanh cao nhất cho công ty Bán hàng làmột khâu quan trọng trong quá trình sản xuất của một doanh nghiệp, nếu có phươngpháp bán hàng tối ưu thì sản phẩm tiêu thụ sẽ nhiều hơn và lợi ích mang lại cho công

ty sẽ lớn hơn Phân tích chi tiết nhằm cụ thể hoá yêu cầu của công ty trong giai đoạnhiện tại và dự tính cả trong tương lai, từ đó đưa ra giải pháp xây dựng hệ thốngthông tin đáp ứng một cách sát sao với yêu cầu đã đặt ra

Áp dụng vào công ty Viet’s Soul, trong bước này cần phải xây dựng các sơ đồluồng thông tin, luồng dữ liệu đầy đủ, xây dựng các kí pháp cần thiết cho quá trìnhthiết kế và xây dựng hệ thống

2.2.3 Thiết kế logic

 Mục đích

Thiết kế logic nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thốngthông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt đựơc nhữngmục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước Mô hình logic của hệ thống mới sẽ baohàm thông tin mà hệ thống mới sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội dung của cơ

sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoá sẽ phải thựchiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (các Inputs) Mô hình logic sẽ phảiđược nhũng người sử dụng xem xét và chuẩn y

 Thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống mới

Thiết kế cơ sở dữ liệu là xác định yêu cầu thông tin của người sử dụng HTTTmới

Một số phương pháp cơ bản

 Phương pháp nguyên mẫu

- Xem xét CSDL của tổ chức cùng loại.

- Hiệu chỉnh cho phù hợp với công ty của mình

 Điều tra hỏi người sử dụng xem họ cần thông tin gì

 Mô hình hoá quan hệ thực thể ERD hoạt động từ đó rút ra CSDL

* Khái niệm

- Thực thể (Entity) trong mô hình logic dữ liệu được dùng để biểu diễn nhữngđối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ thông tin vềchúng

- Liên kết (Association): Một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập vớicác thực thể khác Có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể khác nhau Cũng có thể gọi

là có quan hệ qua lại với nhau Khái niệm liên kết hay quan hệ được dùng để trìnhbày, thể hiện những mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể

* Số mức độ của liên kết

- 1@1 Liên kết loại Một - Một

- 1@N Liên kết loại Một - Nhiều

- N@N Liên kết Nhiều - Nhiều

* Khả năng tuỳ chọn của liên kết

Trong thực tế, nhiều khi có những lần xuất của thực thể A không tham gia vàoliên kết đang tồn tại giữa thực thể A và thực thể B, trong trường hợp như vậy ta gọi

là liên kết tuỳ chọn

* Chiều của một liên kết

Chiều của một quan hệ chỉ ra số lượng các thực thể tham gia vào quan hệ đó.Người ta chia các quan hệ làm 3 loại: một chiều, hai chiều và nhiều chiều

Quan hệ một chiều là một quan hệ mà một lần xuất của một thực thể đượcquan hệ với một lần xuất của chính thực thể đó.

Quan hệ 2 chiều là quan hệ trong đó có hai thực thể liên kết với nhau

Quan hệ nhiều chiều là một quan hệ có nhiều hơn 2 thực thể tham gia

- Thuộc tính mô tả (Decription) dùng để mô tả về thực thể

- Thuộc tính quan hệ dùng để chỉ đến một lần xuất nào đó trong thực thể cóquan hệ

* Chuyển sơ đồ khái niệm dữ liệu sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu

 Suy diễn từ các thông tin đầu ra của HTTT

* Bước 1: Liệt kê mọi thông tin đầu ra của HTTT

Xuất phát từ các nguồn: kết quả của giai đoạn phân tích, phích, từ điển hệthống và hỏi thêm từ người sử dụng

* Bước 2: Thiết kế DSD cho từng đầu ra

- Công việc 1:

+ Xác định thuộc tính định danh (khoá chính), gạch chân thuộc tính đó nếukhông có thì phải xác định định danh kép hoặc bổ sung một trường nữa làm thuộctính định danh

+ Xác định những thuộc tính lặp

+ Xác định thuộc tính thứ sinh và gạch bỏ các thuộc tính này.

Ngoài ra gạch bỏ những thông tin không có nghĩa đối với HTTT

- Công việc 2: Chuẩn hoá mức 1 (1NF)

+ Chuẩn hoá mức 1 quy định rằng, trong mỗi danh sách không được phépchứa những thuộc tính lặp.Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp

đó ra thành các danh sách con, có một ý nghĩa dưới góc độ quản lý

+ Gán thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng vàthêm thuộc tính định danh của danh sách gốc

- Công việc 3: Chuẩn hoá mức 2 (2 NF)

+ Chuẩn hoá mức 2 quy định rằng, trong một danh sách mỗi một thuộc tínhphải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần củakhoá Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàmvào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới

+ Lấy bộ phận khoá đó làm khoá cho danh sách mới Đặt cho danh sách mớinày một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách

- Công việc 4: Chuẩn hoá mức 3 (3NF)

+ Chuẩn hoá mức 3 quy định rằng: Trong 1 danh sách không được phép có sựphụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộctính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào 2 danh sách chứa quan hệ

Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X

+ Xác định khoá và tên cho mỗi danh sách mới

* Bước 3: Tích hợp các danh sách thiết kế ra

* Bước 4: Vẽ sơ đồ cấu trúc dữ liệu (Data Structured Diagram)

 Thiết kế xử lý

Các sơ đồ logic của xử lý chỉ làm rõ những quan hệ có tính chất ngữ nghĩa củacác dữ liệu và không quan tâm tới những yếu tố mang tính tổ chức như: Ai thực hiện

xử lý, Ở đâu, Khi nào? Và Như thế nào?

Để biểu diễn những hoạt động như vậy, chúng ta phải dùng những khái niệm

sự kiện, công việc và kết quả

- Sự kiện việc thực khi đến nó làm khởi sinh sự thực hiện của một hoặc nhiềuviệc khác

Đồng bộ: Một điều kiện logic kết hợp các sự kiện, thể hiện các quy tắc quản

lý mà hệ thống thông tin phải kiểm tra để khởi sinh các công việc

- Công việc là một tập hợp các xử lý có thể thực hiện có chung các sự kiệnkhởi sinh

- Quy tắc ra: Điều kiện thể hiện các quy tắc quản lý, quy định việc cho ra kếtquả của một công việc

- Kết quả: Sản phẩm của việc thực hiện một công việc

 Thiết kế các luồng dữ liệu vào

 Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

 Hợp thức hoá mô hình logic

 Xác định các kỹ thuật hợp lệ hoá dữ liệu nhập vào hệ thống

- Có hướng dẫn nhập liệu

- Kiểm soát quy cách

- Miền giá trị

- Phân nhóm ký tự dữ liệu nhập

- Kiểm tra logic nội tại.

- Lấy từ một danh sách có sẵn

- Dùng số liệu thống kê để thông báo

- Hợp lý về mặt văn cảnh

- Xác thực tài liệu gốc

- In ra, kiểm tra xác nhận sự thống nhất DL đã nhập và DL in ra

 Hợp lệ hoá mô hình logic

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo về mô hình logic

- Quyết định thông qua mô hình logic: Sản phẩm của giai đoạn thiết kế logic.+ Sơ đồ DSD tổng thể cho HTTT

+ Kết quả phân tích tra cứu cho tất cả các đầu ra của HTTT

+ Bảng sự kiện cập nhật

+ Bảng báo cáo về mô hình này

+ Quyết định chấp nhận mô hình logic đã đưa ra

Với HTTT quản lý bán hàng tại công ty Viet’s Soul thì giai đoạn này cần phảixây dựng các mô hình đúng như với hoạt động của công ty, áp dụng các quy tắc trêncho phù hợp với tình hình của công ty, sao cho sát với hiện trạng công ty nhất

2.2.4 Đề xuất các phương án của giải pháp

 Mục đích

Dự án sau khi đã được chấp nhaanj, phân tích viên phải trình bày một sốphương án để nhà quản lý lựa chọn sao cho tính đến việc tối ưu hệ thống theo thờigian Đồng thời phác hoạ HTTT nhìn thấy được

 Cách thức xây dựng phương án

+ Địa bàn hoạt động của tổ chức.

+ Thiên hướng của lãnh đạo

- Ràng buộc về mặt kỹ thuật tin học

+ Phần cứng

+ Phần mềm

+ Ràng buộc lý tính

 Các bước xây dựng phương án

- Bước 1: Xác định biên giới cho phần tin học hoá của HTTT

bị ngoại vi để nhập dữ liệu và đưa kết quả ra, quyết định về mức tập trung của xử lý

- Bước 3: Viết chi tiết dự án cho từng phương án

 Đánh giá các phương án của giải pháp

 Phân tích chi phí/lợi ích

Chi phí/lợi ích có thể phân loại theo những cách sau

- Trực tiếp hoặc gián tiếp

- Biến động hoặc cố định

- Hữu hình hoặc vô hình

 Phân tích đa tiêu chuẩn

Phương pháp phân tích đa tiêu chuẩn được thực hiện như sau

- Xác định tất cả các tiêu chuẩn cần xem xét

- Cho mỗi tiêu chuẩn một trọng số

- Với mỗi phương án đánh giá xem từng tiêu chuẩn đạt đến mức nào

- Tính điểm cho từng tiêu chuẩn bằng cách nhân trọng số với mức đánh giá

- Cộng tổng điểm cho mỗi phương án.Tổng điểm của từng phương án là chỉtiêu tổng hợp dùng để so sánh đánh giá các phương án với nhau

Với HTTT quản lý bán hàng thì trong giai đoạn này việc xây dựng cácphương án khả thi là rất quan trọng Nó phải dựa trên các tiêu chuẩn hiện có củacông ty Viet’s Soul, và sau khi xem xét kĩ càng thì sẽ lựa chọn ra phương án khả thinhất

2.2.5 Thiết kế vậy lý ngoài

 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

Phân tích viên phải lựa chọn phương tiện, khuôn dạng của các dòng vào/ra,xác định cách thức hội thoại với phần tin học hoá của hệ thống và cách thức thựchiện các thủ tục thủ công.Phân bố thời gian và lập danh mục các sản phẩm

 Thiết kế chi tiết vào/ra

- Bố trí thông tin trên vật mang

+ Thiết kế trang in ra: Phân tích viên phải chỉ rõ những thông tin không thayđổi, đúng như nó hiện ra trên trang in và sử dụng các ký hiệu đặc biệt để thể hiệnquy cách hiện cho các thông tin thay đổi

+ Không nhập những thông tin có thể tính toán được.

+ Đối với ô nhập hoặc trường nhập, tên của trường nhập phải ở bên tráihoặc ở bên trên

+ Giá trị ngầm định của trường nhập phải được sự đồng ý của nhà quản

lý hoặc người sử dụng

+ Phải làm rõ việc chuyển trường, xuống dòng

 Thiết kế cách thức giao tác với phần tin học hoá

-Thiết kế giao tác thông qua lệnh

-Thiết kế giao tác thông qua các phím đặc biệt

-Thiết kế giao tác qua thực đơn

- Thiết kế giao tác thông qua biểu tượng

Với HTTT quản lý bán hàng, trong giai đoạn này cần phải tiến hành đúng vớicác bước đã nêu Thực hiện đúng với các nguyên tắc của việc thiết kế chi tiết

Hiện tại mà nói thì công ty chưa có đủ cơ sở vật chất kĩ thuật cũng như nguồnnhân lực để có thể xây dựng được một hệ thống thông tin đủ mạnh Vì vậy để xâydựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng thì công ty phải đầu tư mới toàn bộ phầncứng cũng như phải đào tạo nguồn nhân lực cho phù hợp với hệ thống mới

2.2.6 Triển khai kỹ thuật hệ thống

 Mục tiêu: Xây dựng một hệ thống hoạt động tốt

 Lập kế hoạch thực hiện

Lựa chọn các công cụ cho hoạt động thiết kế vật lý trong cũng như những hoạtđộng lập trình sau này

Phân phối công việc cho các thành viên, xây dựng tiến trình thực hiện và chiphí cũng như yêu cầu vật tư kỹ thuật cho giai đoạn triển khai hệ thống.

 Thiết kế vật lý trong

Thiết kế CSDL vật lý trong

+ CSDL đủ đảm bảo cho các thông tin đầu ra của hệ thống

+ CSDL đảm bảo tốc độ cung cấp thông tin

+ CSDL xem xét vấn đề lưu trữ trên bộ nhớ của hệ thống

+ CSDL tận dụng hệ thống máy của

- Thiết kế sơ đồ liên kết Module lập trình

Module lập trình là phần chương trình máy tình mà chúng ta thiết kế để chongười lập trình bắt đầu thực hiện bằng viết lệnh

- Một số kỹ thuật thử nghiệm chương trình

+ Rà soát lỗi đặc trưng

+ Kỹ thuật kiểm tra logic

+ Kỹ thuật thử nghiệm thủ công

- Hoàn thiện tài liệu hệ thống

Công ty cần phải đào tạo lại toàn bộ nguồn nhân lực để có thể sử dụng hệthống một cách tốt nhất Để có thể xây dựng một hệ thống tốt nhất thì phải có cácchuyên gia chuyên về phát triển hệ thống nhằm có thể lựa chọn ngôn ngữ lập trìnhtốt nhất cũng như kiểm tra, thử nghiệm hệ thống, đưa ra kết luận cuối cùng về hệthống, đảm bảo không có sai sót trong quá trình thực hiện

- Chuyển đổi theo giai đoạn

 Lập kế hoạch chuyển đổi

- Trình bày lý do lựa chọn phương pháp áp dụng

- Lập kế hoạch chi tiết

- Thông qua lãnh đạo

 Chuyển đổi dữ liệu

- Các kho dữ liệu cần thiết đã có theo đúng các đặc trưng thiết kế, khôngcần phải chuẩn bị gì

- Các kho dữ liệu đã tồn tại nhưng không đầy đủ và cấu trúc chưa phù hợpphải nhập thêm những dữ liệu mới chưa có trên máy và trích các dữ liệu có cấu trúcchưa phù hợp từ các tệp hay từ các CSDL, sửa và ghi lại vào CSDL của hệ thống.

- Các kho dữ liệu hoàn toàn chưa tồn tại thì phải tạo ra

 Đào tạo và hỗ trợ người sử dụng

- Đào tạo người sử dụng hệ thống thông tin

- Hỗ trợ người sử dụng hệ thống thông tin

 Bảo trì HTTT

 Đánh giá sau cài đặt

Hiện tại công ty chưa có đủ cơ sở để có thể xây dựng một hệ thống thông tin

đủ mạnh mà chỉ có thể xây dựng hệ thống trung bình nhưng với đà phát triển thì việcxây dựng hệ thống bây giờ sẽ là tiền đề cho việc phát triển, nâng cấp hệ thống saunày Hệ thống ban đầu này có thể coi như là nền móng để xây dựng một hệ thốngvững chắc trong tương lai Việc cài đặt cần tiến hành đúng thủ tục, đúng với cácbước đã nêu và phải đúng với yêu cầu của thiết kế

Microsoft Access và các ứng dụng khác trong môi trường Windows như Word,Excel, Visual Basic cũng rất thuận tiện Microsoft Access có rất nhiều chức năng

để đáp ứng những nhu cầu khác nhau về cơ sở dữ liệu Có thể dùng MicrosoftAccess để phát triển sâu kiểu ứng dụng phổ biến nhất, đó là ứng dụng cá nhân, ứngdụng cho doanh nghiệp nhỏ, ứng dụng trong nội bộ từng phòng, ứng dụng trong toàncông ty, ứng dụng ở tuyến trước cho các CSDL theo mô hình khách/chủ trên phạm

vi toàn doanh nghiệp và ứng dụng trên mạng nội bộ của một cơ quan và mạng máytính quốc tế

Đối tượng chính trong Access là bảng biểu, bảng biểu gồm các dòng và cột cóghi chép dữ liệu của cơ quan Bảng là một dạng đơn giản, dễ hiểu nhưng nó có thểđược dùng để thay thế cho hầu như tất cả các cấu trúc khác để lưu trữ dữ liệu, do vậy

nó đã trở thành những viên gạch để xây dựng nên một hệ cơ sở dữ liệu theo quan hệ

Dữ liệu có thể là những thông tin về con người hay máy móc thiết bị, sảnphẩm, dịch vụ Việc nạp dữ liệu là khá đơn giản, những người không am hiểu vẫn

có thể làm tốt

Mỗi bảng có những dòng, mỗi dòng còn được coi là một bản ghi bởi vì nó ghichép dữ liệu về một cá thể tức một biểu hiện riêng biệt của thực thể con người, sảnphẩm

Mỗi bảng có ít nhất một cột, mỗi cột còn được gọi là một trường, giao giữamột dòng hoặc một trường là một ô chứa mẫu dữ liệu ghi chép một thuộc tính củakhoảng cách trên dòng đó

Cơ sở dữ liệu là một tuyển tập những bảng có liên quan với nhau theo mốiquan hệ một - một hoặc một - nhiều

Hệ cơ sở dữ liệu là một tuyển tập cơ sở dữ liệu có liên quan với nhau.

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là một hệ thống chương trình giúp tạo lập sử dụng các

cơ sở dữ liệu trên máy tính điện tử, các hệ này thường được công ty phần mềm lậpsẵn và bán trên thị trường Khách hàng chỉ việc cài đặt vào hệ thống của mình và sửdụng

2.3.2 Xây dựng chương trình bằng ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0

Cùng với sự ra đời của một số ngôn ngữ lập trình như Visual C++, Visual FoxPro, Visual J++… ứng dụng trong bộ Visual Studio 6.0 thì ngôn ngữ lập trình VisualBasic được coi là phiên bản hiệu quả nhất, dùng để phát triển ứng dụng trên nềnWindown 32 bit Mặt khác Microsoft chọn ngôn ngữ lập trình chính thức cho phépcác nhà lập trình viết cád chương trình ứng dụng có thể tương tác hầu hết sản phẩmcủa họ

Trong khi các ngôn ngữ khác như Visual C++, Visual J++ là ngôn ngữ lậptrình hướng đối tượng thì ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 là ngôn ngữ lập trình

có cấu trúc với dạng giao diện trực quan, dễ học, dễ thiết kế, nó cho phép người lậptrình có thể thiết kế các form và control một cách tiện lợi Do đó nó tạo sự dễ dàng,thuận tiện cho người lập trình trong việc phát triển các ứng dụng quản lý

Ngoài ra, cú pháp của ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 gần giống với ngônngữ tự nhiên tiếng Anh, cho nên chúng giúp cho những người tự học có thể tự thamkhảo và tự nghiên cứu mà không gặp khó khăn như những ngôn ngữ lập trình khác Mặt khác, Visual Basic 6.0 cung cấp nhiều công cụ để cho phép kết nối vàkhai thác dữ liệu ở nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác như hệ quản trị cơ sở dữ liệuAccess, SQL Server, Oracle…một cách dễ dàng và thuận lợi

Với các loại ứng dụng dùng trong quản lý, thì việc sử dụng ngôn ngữ VisualBasic là lựa chọn thực tế và hiệu quả bởi Visual Basic được Microsoft hỗ trợ mạnhtrong các sản phẩm của họ.

Tuy nhiên cũng như các ngôn ngữ khác, Visual Basic cũng có một nhượcđiểm khá lớn đó là tính bảo mật của nó không được cao Nhưng do có nhiều thuậnlợi trong việc học cũng như là thiết kế nên nó vẫn được nhiều người sử dụng