30 tuyệt chiêu trong EXCEL

      Excel Hacks      Các tuyệt chiêu Excel 1  Nguyên bản: EXCEL HACKS Tác giả: David – Raina Hawley Lược dịch bổ sung: Ptm0412 – Ttphong2007 – BNTT Các tuyệt chiêu Excel PHẦN 1: Chương Chương Chương GIẢM BỚT NHỮNG CỰC NHỌC KHI LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH 4  Tùy biến cửa sổ làm việc bảng tính .10  Nhập liệu đồng thời vào nhiều Sheet 13  Ngăn chận người sử dụng thực số hành động định 16  Ngăn chặn nhắc nhở không cần thiết 20  Ẩn Sheet cho người khác dùng lệnh Unhide để 23  Tự thiết kế bảng tính mẫu (template) 24  Tạo mục cho Sheet Workbook .28  Giới hạn vùng cuộn bảng tính 32  Khóa bảo vệ ô có chứa công thức 35  10 Sử dụng định dạng theo điều kiện để tìm liệu trùng 39  11 Tìm liệu xuất hai nhiều lần công cụ Conditional Formating .41  12 Tạo riêng công cụ cho riêng bảng tính cụ thể 42  13 Sao chép công thức giữ nguyên tham chiếu tương đối (giống chép tham chiếu tuyệt đối) 44  14 Gỡ bỏ liên kết ma 45  15 Giảm kích thước file Excel bị phình to bất thường 47  16 Cứu liệu từ bảng tính bị lỗi 50  www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL Chương NHỮNG THỦ THUẬT VỚI CÁC TÍNH NĂNG CÓ SẴN TRONG EXCEL 54  17 Sử dụng Data Validation danh sách nguồn nằm Sheet khác 55  18 Điều khiển Conditional Formating checkbox 57  19 Đánh dấu ô chứa công thức Conditional Formatting 60  20 Đếm cộng ô định dạng có điều kiện 61  21 Tô màu dòng xen kẽ .64  22 Tạo hiệu ứng 3D bảng tính hay ô .66  23 Bật, tắt chức Conditional Formatting checkbox .71  24 Dùng nhiều List cho Combobox 72  25 Tạo list xác thực thay đổi theo lựa chọn từ list khác 74  26 Sử dụng chức thay (Replace) để gỡ bỏ ký tự không mong muốn 77  27 Chuyển đổi số dạng văn sang số thực 78  28 Trích xuất liệu số chuỗi VBA .79  29 Tùy biến thích ô bảng tính 82  30 Sắp xếp theo thứ tự dựa theo nhiều ba cột 85  31 Sắp xếp ngẫu nhiên 86  32 Thao tác liệu với Advanced Filter 87  33 Tạo định dạng số cho riêng bạn 93  34 Tăng thêm số lần Undo cho Excel 99  35 Tự tạo danh sách để fill 100  36 Làm Subtotal Excel 102  37 Chuyển đổi hàm công thức Excel thành giá trị 105  38 Thêm liệu vào danh sách Validation cách tự động 107  39 Ngày tháng Excel 109  40 Cho phép sử dụng tính Group and Outline bảng tính bị khoá 112  41 Bẫy lỗi để trống liệu 114  42 Giảm danh sách xổ xuống Validation sau chọn 116  43 Thêm danh sách có sẵn danh sách tự tạo vào menu chuột phải 117  MỤC LỤC Chương GIẢM BỚT NHỮNG CỰC NHỌC KHI LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH Trong trình thực bảng tính, mắc phải vô số lỗi, mắc phải sai lầm ngớ ngẩn, thường không để ý tới giúp xử lý bảng tính nhanh hơn, gọn gàng Trước nói đến Tuyệt chiêu Excel, xin nói sơ qua chút số thủ thuật quy tắc bản, điều giúp bạn thực Tuyệt chiêu nói đến phần sau cách dễ dàng Excel phần mềm bảng tính mạnh, bạn làm điều tin với Nhưng không may, có nhiều người thiết kế bảng tính với nhiều "lo xa", cẩn thận mức cần thiết, làm cho trở nên phức tạp đáng bị Phần mở đầu mách cho bạn số thủ thuật quy tắc mà bạn làm theo, bạn thấy chúng hiệu Quy tắc 80/20 Có lẽ việc quan trọng thực bảng tính dành thời gian để nghiên cứu, xem xét cách bố trí liệu, tính trước việc cần làm Và đừng nghĩ sau hoàn thành, không cần phải thêm vào liệu công thức khác, bạn làm ngược lại Điều có nghĩa rằng, bạn nên dành khoảng 80% thời gian để lên kế hoạch cho bảng tính khoảng 20% thời gian để thực bảng tính www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL Cho dù rằng, việc không cần thiết với bảng tính nhỏ, bảo đảm rằng, bạn quan tâm đến điều vừa nói trên, lâu dài, bạn tránh cực nhọc phải phải sửa sửa lại bảng tính mình, dễ dàng thực bảng tính lớn sau dành cho thời gian để lên kế hoạch thực Nên nhớ rằng, bảng tính phải mang lại cho người dùng thông tin xác, thông tin xác trường hợp Những mẹo nhỏ cấu trúc bảng tính Một lỗi mà hay mắc phải tạo bảng tính, không thiết lập trình bày liệu theo cách mà Excel tính mong đợi Sau số lỗi phổ biến hay mắc phải thiết lập bảng tính: – – – – – Bố trí liệu nhiều bảng tính (Workbook) khác Bố trí liệu nhiều trang tính (Worksheet) khác Bố trí liệu nhiều bảng (Table) khác Có hàng trống cột trống khối liệu (database) Bỏ trống ô có liệu giống (cùng chung ngày, chung đơn vị tính, v.v ) Ba điểm muốn nói đến điều: Bạn nên luôn cố gắng để giữ mối liên quan liệu liên tục bảng liệu Tôi thấy nhiều bảng tính không trình bày theo quy tắc đơn giản này, vậy, bảng tính tận dụng tối đa tính mạnh mẽ Excel PivotTable, SubTotal Bạn sử dụng tính bạn gom hết liệu bạn vào bảng thật đơn giản Không phải ngẫu nhiên mà Excel có 1.048.567 hàng (65.536 hàng Excel 2003 trở trước) mà lại có 16.384 cột (256 cột Excel 2003 trở trước) Điều có ý nói rằng, bạn nên thiết lập liệu với tiêu đề cột nằm hàng cùng, liệu có liên quan nằm liên tục bên tiêu đề Nếu bạn có liệu lặp lại hai lần nhiều lần hàng cột (các ngày tháng, loại đơn vị tính chẳng hạn), bạn chống lại cám dỗ bỏ trống ô Hãy cố gắng xếp (sort) liệu bạn Excel có nhiều công cụ để tìm kiếm tham chiếu công thức, số không nhỏ đó, đòi hỏi liệu phải xếp theo thứ tự hợp lý Việc phân loại giúp ích đáng kể cho tốc độ xử lý số hàm Những mẹo nhỏ định dạng Ngoài việc thiết kế cấu trúc bảng tính cho hợp lý, việc định dạng cho vấn đề cần bàn đến Mặc dù bảng tính nên định dạng cho dễ đọc dễ theo dõi, nghĩ đến việc sử dụng thời gian cho có hiệu Hãy luôn định dạng thật đơn giản Rất nhiều người lãng phí thời gian vào việc định dạng bảng tính không thiết phải làm vậy, điều làm ảnh hưởng đến hiệu công việc Chương – GIẢM BỚT NHỮNG CỰC NHỌC KHI LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH Việc thường xuyên áp dụng V d định dạng phức tạp chho bảng tínhh làm cho c tăngg kíích thước, v cho dù bảng tính củủa bạn có th hể trông giốống mộtt tác phẩm nghệ thuật,, nhhưng lại m nỗi sợ hãi h cho ngư ười khác Một nhhững kiểu ph hối màu tốtt nhhất mà bạn nên n áp dụngg cho bảng b tính, làà màu đen, màu m trắng vvà màu xám m Một gợi ý nữ M ữa, nên bỏ b trống vàài hàng trênn (ít nhhất hàn ng) Nhữngg hààng sẽẽ dùnng cho nhữ ững tính năăng nâng cao c vềề sau, chẳn ng hạn A Advanced Fiilter, dùng d làm vùùng điều kiện cho công thức xử lý liệu (DSUM, DMAX, v.v ) Cũũng đừng quan q tâm đếến việc cannh lề cho ữ liệu Theoo mặc địnhh, Excel can nh phải choo nhhững liệu kiểu số, v canh trái cho g liệu kiểểu text Và điều tốt t rồi,, đừ ừng thay đổổi Nếu bạn b thay đổổi kiểu canh h lề, bạn khônng xác định h ngayy tứ ức khắc rằngg liiệu kiểu số hay h liệu kiểu text; v cóó thể gây nh hầm lẫn choo nggười khác k tham chhiếu đến mộột ô, nhiềều họ sẽẽ tưởng rằngg liệu tro ong ô làà sốố, thậật teext Nếu bạnn thay đổi kiểu k canh lề mặc định, bbạn bị nh hức đầu vớii nóó sau Chỉ C có tiêu đề đ bảngg tính đượ ợc hưởng nggoại lệ mà thhôi Chhỉ định dạnng ô theeo kiểu textt thật ự cần thiết Bởi tất ccả ữ liệu nhậpp vàào cácc ô định dạng trước t theo kiểu k text bị chuyển tthành liệệu kiểu text,, nggay bạn b nghĩ rằnng bạn nhập n vào liệu kiểểu số hay ữ liệu kiểu ngày n tháng V tồi tệ hơnn nữa, Và k ô chhứa công thứ ức tham chiiếu đến ô đượcc định dạngg thheo kiểu texxt, bị b định dạngg thành kiểu u text Nói chung, c bạn đâu có muố ốn ô chhứa công thứ ức lại bị địnnh dạng theo kiểu text, phải khôngg Trộn cáác ô (merge cells) cũngg vấn đề Có C sốố công thứ ức ma acro khôngg thể chạyy với ô đãã trộn Cho nêên, thay vìì trộn ô, bạn dùng chứcc Ceenter acrosss selection, nằm Home H → Alignme ent, nhấn vào v mũii tên dư ưới bên phải, sẽẽ mở hhộp thoại Format vớii tab Alignment đượcc chọn sẵn Bạn sử dụng h trượt dọcc khuung Horizontal để chọnn Center A Across Sele ection Hoặc bạạn có ó thể right-click rồii chọn Form mat Cells từ shortcutt menu (Excel2003:: Format → Cells) hay nhấn n Ctrl+1 Hình - Chọn Center Across Selection S thay v Merge Cells www.giaip phapexcel.ccom CÁC TUY YỆT CHIÊU CỦA C EXCELL Những mẹoo nhỏ dùng d công thức Một sai lầm lớn sử dụng công thức cho M c tham m chiếu đếnn toàn cáác cột trongg m mảng liệuu Điều nàyy làm cho Excel E phải kiểm k tra hànng ngàn ô, nnếu không nói n hàngg triiệu, để chắcc chắn khônng bỏ sót mộột liệu nàào Ví dụ, giả sử V bạn có mảng liệu l từ A1 đến đ H1000, bạn quyyết định dùng d nhữngg hààm tìm kiếm m Exceel để trích raa ữ liệu cần thhiết Bởi bạn ph hải bổ sungg thhêm liệu vào mảng này, nên đểể ăn, bạn b tạo tham m chiếu tronng công thứ ức đến toànn bộộ hàng c cột mảngg Khi đó, đ tham chiiếu bạn làà A:H, hoặcc cụụ thể hơn, làà A1:H10488567, bạạn nghĩ g làm v bạn ssẽ không lo lắng khii thhêm liệu vào mảng m Đó thóói quen vô tai hại mà bạn ph hải tránnh xa B Bởi làm m cho bảngg tínnh trở nên ì ạch, chí khônng chạy nổii Bạn loại bỏ phần p khôngg cầần tham chiếu khỏi công c thức, mà m lại bảo đảm đ n liệu thêm m vào tự ự độộng cậập nhật tronng tham chiiếu công g thức, bằnng cách dùngg Table (Lisst Excell 20003 trở trư ước) sử dụng Name N động Một vấn đề M n thường xảy với bảng g tính lớn, mà m cấu hìnhh máy lại nh hỏ, Excell tínnh toán chậm d liệu đượcc cập nhật Để giải quuyết vấn đề này, bạn th hường đượcc khhuyên hããy chuyển đổi đ chế độ tính toán củ Excel thhành dạng M Manual: Nh hấn vào nútt Offfice góc trái phía trrên ng tính, chọn Excel Options → Formulas (Excel2003:: Toools → Optionns → Calculaations), ch họn Manual: H - Chọn Manual Hình M Caculatioon với Excel 20007 Chương – GIẢM BỚ ỚT NHỮNG CỰC C NHỌC KHI LÀM VIỆC VỚI BẢN NG TÍNH H - Chọn Manual Hình M Caculatioon với Excel 20003 Tuuy nhiên, lờ ời khuyên đ khôngg hay cho lắm, l mà chỉỉ mang tíính đối phó ó Một bảngg tínnh g có côngg thức tính toán, bạn chạạy bảng g tính trongg chhế độ tính tooán Manuall, bạnn có đ nhữngg thông tin ccũ mèm, ch hưa đượcc cậập nhật Nếuu muốn có thôngg tin xác, bạn phhải nhấn F9 Nhưng, ch hắc chắn làà khhông phải lúúc bạn c nhớ điiều này! Vậy bạn thử cân nhắc xeem: Nếu nhhư cần thắng V g chân bị kẹẹt làm chho xe h bạnn chhạy chậm lạại, bạn sửa s lại cần thắng chân n, gỡ ỡ bỏ thắắng chân rồ ồi tin tưởngg hooàn toàn vàào thắngg tay? Nghĩĩa là, bảng tính củủa bạn chạyy chậm, bạn n sửa lạii côông thức chho chạy nhanh n hơn,, đặt vào chếế độ tính tooán tay y thếế m làm tiếp?? Hầu không mà k g làm điềều này, ưng nhiềều người đãã khhông ngần ngại n đặt bảảng tính củaa họ chế c độ tínhh toán Manuual Nếu nh hư bạn thấyy rằằng cần phảii đặt bảng tính mìnnh chếế độ tính toáán Manual tthì làm m việc được,, bạạn nên suy nghĩ n đến việệc thiết kế lại l bảng tính h Công thức mảng m nhữnng nguyên nhân n vấấn đề C Chúng lựa chọnn tốốt tham chiếu đến ô riêêng lẻ Như ưng bạnn dùng chúúng để tham m chiếu đếnn nhhững dãy ữ liệu lớn, t sử dụụng chúng c càngg tốt Khi cóó số lượ ợng lớn cácc m mảng tham chiếu đến m dãy liiệu lớn, hiệu u suất bảng b tính sẽẽ bị ảnh hưở ởng, đôi khii nóó dừng hẳn luôn, bạạn bắt buộc phải p dùng chế c độ tính toán t taay Exxcel có nhiềều hàm chuuyên xử lý n liệệu lớn thay cho công thhức mảng, mà m đượcc đềề cập đến chiêu thhứ 79: Tránnh lỗi #VALUE! tínhh tổng (SUM M) đếm m (COUNT)) cáác ô Ngoài ra, Excel E Help có c số ví v dụ haay giúp bbạn cách để dùng côngg thhức nhữ ững bảng ữ liệu lớn đểể trích kếết dựa thheo ttiêu chuẩn www.giaip phapexcel.ccom CÁC TUY YỆT CHIÊU CỦA C EXCELL Hoặc bạn sử dụng PivotTable, đề cập đến phần thứ loạt Mặc dù PivotTable phức tạp bạn sử dụng lần đầu tiên, thành thật khuyên bạn học cách sử dụng Một bạn làm chủ PivotTable, ngày bạn tự hỏi sống mà PivotTable! Trước kết thúc phần mở đầu, xin nói điều này: Nếu bạn chẳng nhớ (vì nói nhiều quá), bạn cần nhớ chuyện thôi: Excel chạy tốt tất liệu bạn xếp liên tục với bảng Nó giúp cho bạn thực hành chiêu sau cách dễ dàng -Trong bài, có số biểu tượng sau: Áp dụng cho tất phiên Excel Chỉ áp dụng cho Excel 2007 Chỉ áp dụng cho phiên trước Excel 2007 Chỉ áp dụng cho Excel 2003 Excel XP Chỉ áp dụng cho Excel 2000 Những chiêu dễ, dành cho người Những chiêu tương đối khó, dành cho có trình độ trở lên Những chiêu khó, dành cho sử dụng thành thạo Excel Các mẹo giúp cho bạn làm việc với Excel nhanh Các ý, cảnh báo Chương – GIẢM BỚT NHỮNG CỰC NHỌC KHI LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH 10 T biến cửa ssổ làm việc củ Tùy bảng tính h CHIÊU Tùy biến cửa sổ làm việc bảng tính Excel cho phép hiiển thị đồng thời nhiều bảng b tính cho phép tù ùy biến cách h hiển thị t xếếp chúng Sa au thiết lậ ập tùy b biến, t lưu u thành h tập tin Workspace (không ( gian làm việc) xlw w để sử dụng g lại sau Đôi làm việc Excel, bạn cần n phải có nhhiều m Workbook mở trênn m hình củaa bạn để làm m cho dễễ dàng sử dụ ụng haay xem liiệu từ nhiều u bảng tính Trrong nàyy mô tả cách c thực h tổ chứcc cửa sổ làm m việc ccách gọn gààng có tổổ chhức Đầu tiên, bạnn mở tấtt bảnng tính mà bạn b cần làm m việc Để mở nhiều bảng tính cùnng lúc, bạạn vào Office → Open…, ggiữ phím Ctrl t n nút Openn để mở tậập tin (Excel20003: File chọn tập tin bảng tính cần mở → nhấn → Open ) Từ cửa sổ làm m việc bảng tính t mở m đó, chọn c Windo ows → View → Arrange e Alll (Excel2003 3: Window → Arrange) Nếu N tùy chọ ọn Window ws of active Workbook c chhọn bỏ chọn, saau chọn kiểu k xếp p nhấp núút OK N chọn kiểểu xếp Tiled Nếu T (lát gạch) cửa c sổ làm việc bảảng tính hình 4: Hình - Sắp xếp cácc cửa sổ kiểu Tilled www.giaip phapexcel.ccom CÁC TUY YỆT CHIÊU CỦA C EXCELL 1044 Làm n Subto otal Excell Nhấn nút Forrmat → chọnn ngăn Font → chọn Bo N old Fontt Style → ch họn màu xan nh Colorr → nhấn OK Tiếp tục, bạ ạn nhấn nútt New Rule (Excel2003: ( n nhấn Add) → chọn Use a formula to o de etermine wh hich cells to o format → nhập công g thức sau t hộp Forrmat values where thiss fo ormula is tru ue: =R RIGHT($A1,5)=”Total” N Nhấn nút Fo ormat ➝ chọ ọn ngăn Fo ont → chọn Bold Italic Font Sttyle → chọn n Single tạii Un nderline → nhấn OK → OK Nhấp tiếp OK để ể trở lại mànn hình bảng tính Trong Excel 2007, Rule thhêm vào trước nằm dướới Do bạn chọn Rule tạo (=$A1= “Grand Total”) nhhấn Move Up để đ đưa lên danh sách Rulle Hình 1033 – Di chuyển cáác Rule hộp thoại Conditional Formattiing Rules Manaager Cuuối cùng, bạn vào Dataa → Outline → chọn Subtotal → nhhấn OK xxem kết quả: H 104 - Subtootal sau cải tiến thhêm bước Hình www.giaip phapexcel.ccom CÁC TUY YỆT CHIÊU CỦA C EXCELL 105 Chuyển đổi hàm công thức Excel thành giá trị CHIÊU 37 Chuyển đổi hàm công thức Excel thành giá trị Hầu hết bảng tính Excel chứa công thức Thỉnh thoảng bạn muốn lên kết công thức ô, thay để công thức đó, thay đổi liệu mà tham chiếu đến thay đổi Bạn làm điều tay theo hai cách sau đây, bạn sử dụng macro mà làm cho công việc nhẹ Trước hết xem phương pháp tay Dùng Paste Special Bạn chép kết công thức để lại công thức ô gốc việc sử dụng công cụ Paste Special Excel Giả sử bạn có công thức vùng A1:A100 Chọn vùng này, chọn lệnh copy (bạn làm điều cách chọn lựa chọn Clipboard tab Home nhấn chuột phải), sau chọn ô bắt đầu để dán kết (giả sử ô B1) Chọn Clipboard → Paste → Paste Values (hoặc nhấn phải chuột chọn Paste Special → Values dùng phím tắt Alt+E+S+V) nhấn OK Lúc bạn thấy vùng B1:B100 kết công thức ô vùng A1:A100, chúng giá trị Nếu bạn muốn chép đè công thức gốc với kết chúng, chọn dãy công thức chọn Copy Vẫn dãy công thức chọn đó, chọn Paste → Paste Values (hoặc click phải chuột chọn Paste Special → Values dùng phím tắt Alt+E+S+V), sau click OK Sử dụng Copy Here As Values Only Bạn chép kết công thức mà để lại công thức ô gốc cách sử dụng menu ẩn mà chí nhiều người dùng tồn Chọn dãy công thức, nhấn phải chuột đường biên bên phải bên trái vùng chọn (nói cách khác bạn click chuột phải đường biên vùng chọn ngoại trừ việc bạn sử dụng nút "fill handle" có hình dấu thập) Trong lúc nhấn giữ chuột phải, kéo chuột đến nơi cần dán, nhả chuột phải nhấn Copy Here as Values Only từ menu xổ xuống Bạn chép đè lên công thức với kết chúng: Chọn dãy có công thức, sau nhấn phải chuột đường biên bên phải bên trái vùng chọn (nhắc lại lần bạn click chuột phải đường biên vùng chọn ngoại trừ việc bạn sử dụng nút "fill handle" có hình dấu thập) Trong nhấn phải chuột (hoặc nhấn Ctrl), kéo chuột qua cột bên phải bên trái sau quay dãy ban đầu, nhả chuột phải nhấn Copy Here as Values Only từ kết một menu xổ xuống Chương – NHỮNG THỦ THUẬT VỚI CÁC TÍNH NĂNG CÓ SẴN TRONG EXCEL 1066 Chuyển đổi đ hàm công thứcc Excel thành giá trịị Hìình 105 - Dùng chuột phải để chọn c lệnh Copyy Here as Valuess Only từ m menu xổ xuống Sửử dụng Maacro Nếu bạn thườ N ờng xuyên chuyển c đổi ô có công thức hoặặc hàm thànnh giá trị thìì bạn có thểể sử dụng macrro đơn giảnn sau: Sub Va aluesOnly( ) Dim rRange As s Range On Error E Resu ume Next Set rRange = Application.InputBo ox(Prompt:="Select t the formul las", _ Titl le:="VALUE ES ONLY", Type:=8) T If rRange r Is Nothing Th hen Exit Sub S rRan nge = rRan nge.Value End Su ub Để sử dụng macro m này, chọn Develo oper → Cod de → Visual Basic (Exce el2003: Toolss → Macro → Visual Basic Editor) E nhấn Alt+F11 để chèn n moduule chuẩn S Sao chép dán đoạnn coode trrực tiếp vàoo module Nhấn chọn nút N n Close củủa cửa sổ code c nhấn n Alt+Q để quay trrở lại bảng tính Excel Chhọn Develo oper → Cod de → Macro os Basic (Exxcel2003: Too ols → Macroo → Macros) nhấn n Allt+F8, chọn ValuesOnly y, sau cliick chọn nú út Options, shortcut kkey bạn thêm m phím m nàào để gáán nút tắt cho maccro (Víí dụ: bạn gõõ shortcuut key E sau nàyy m muốn sử dụnng macro nàày bạn cầần gõ Ctrl+E E) Bạn không nên n chọn phím tắt trùng với phím m tắt có sẳn củủa Excel Ctrl+V, C Ctrl+C, Ctrl+ +S Khi bạn sử dụng K d macroo, bạn thhấy Inp put box đượ ợc hiển thị hỏi dãy chứa côngg thhức bạnn dãy nàoo Địa c dãy đư ược chọn hiển thị cáách tự độngg troong Inputbo ox, tất ả bạn b cần để làm thực hiệện việc chuyyển đổi nhấn n OK www.giaip phapexcel.ccom CÁC TUY YỆT CHIÊU CỦA C EXCELL 107 Thêm liệu vào danh sách s Validatiion cách tự ự động CHIÊU 38 Thêm liệu vào danh sách Validation cách tự động Nếu bạn sử dụng d validattion, bạn biết tính g rõ ràng Có lẽ điểm ểm ấn tượng khả ả thêm danh sá ách lựa chọn n vào k ô n bảng tính v cho phép người sử dụ ụng chọn lựa a Nó tuyệtt hay không k bạn nhập p vào tên n m ô áp dụng tính h vallidation Excel Ex tự động thêm tên vào tron ng danh sách h validation?? Điều nàyy thực kh hi bạn làm th heo hướng dẫn Giả sử bạn có dannh sách tên t vùng A1:A10 A hình 106 Danh sáchh n viên công tyy chíính tên củủa nhân Bạn thấy rằng: tạii ô đan ng áp dụng validation, bạn khô ông thể nàoo nhập vào tênn nhân viên n danh ssách lựa ch họn, mà bạnn phải thhêm tên nhâân viên mớii vào dòòng cuối troong danh sáách điềuu chỉnh lại l vùng liệu vaalidation trư ước Điều nàày bấất tiện trongg sử dụngg Hìnhh 106 Để hạnn chế nhượcc điểm này, ô A11 bạn b nhập vàào công thứ ức bên dướii chép đến A20 A (dự trù trước t thêêm 10 tên m mới) =IF(OR R($D$1="",C COUNTIF($ $A$1:A10,$D$1)),"x",$D D$1) Hình 107 Chhọn Formulas → Defin ned Names → Define Name N (Excell2003: Insert → Name → Define), nhhập vào tênn MyName t hộp Nam mes Tại Reffers To, bạn n nhập vào công thức sau vàà nhhấp OK: =O OFFSET(Sh heet1!$A$1,0,0,COUN NTA(Sheet1!$A:$A),1) Chương – NHỮNG THỦ T THUẬTT VỚI CÁC TÍNH T NĂNG CÓ SẴN TR RONG EXCEEL 1088 Th hêm liệu vvào danh sácch Validation n cách c tự động g Tuuy nhiên, thheo tôi, nên thay công c thức: =O OFFSET(Sh heet1!$A$1,0,0,COUN NTA(Sheet1!$A:$A)-CO OUNTIF(She eet1!$A:$A,"=x"),1) Chhọn ô D1, vào Data → Data Tools → Data Validation V (E Excel2003: D Data → Valida ation) Chọn n List từ hộp Allow, Source nhậập vào =MyNames, bạn n đảm bảo rrằng chọ ọn thêm hộpp In-Cell dropd down Chọn n ngăn Errorr Alert bỏ b chọn Sho ow error ale ert after inv valid data is s en ntered Nhấ ấn nút OK khhi hoàn tất Hình 108 N Nhấp phải chhuột lên tên Sheet1 chọn c View Code Sau đ bạn nhậpp vào đoạn mã m sau: Privat te Sub Work ksheet_Cha ange(ByVal Target As s Range) Dim lReply As s Long If Target.Cel T lls.Count > Then Exit E Sub If Target.A Address = "$D$1" Th hen If IsEmp pty(Target) Then Exi it Sub If Wor rksheetFun nction.CountIf(Range e("MyNames s"), Target) = Then _ lReply y = MsgBox x("Add " & Target & " to list t", vbYesNo o + vbQues stion) If lRe eply = vbY Yes Then _ Range("MyNames" ").Cells(Range("MyNa ames").Row ws.Count + 1, 1) = Target t End If E End If End If End Su ub Đóng cửa sổ VBE lưa bảng tính lại, sau chọn ô D1 nhập vào tên m chưa cóó troong danh sáách validatiion nhấnn Enter Bạn n thấy têên xuấtt xuất danhh sáách liệu bảng tính t ô A11 A chọn ô D1 mở dannh sách validation bạnn cũũng thấy tên bổ suung vào www.giaip phapexcel.ccom CÁC TUY YỆT CHIÊU CỦA C EXCELL 109 Ngày tháng Excel CHIÊU 39 Ngày tháng Excel Ngày tháng Excel xử lý tuyệt tạo sử dụng Excel, nhiên có vướng mắc xử lý với liệu ngoại lai import vào May thay, Excel có công cụ phương thức để giải không bạn muốn Mặc định, Excel sử dụng hệ thống ngày dựa năm gốc 1900 Nó coi ngày 01/01/1900 có giá trị 1, ngày 02/01/1900 có giá trị 2, Các giá trị giúp cho Excel thực yêu cầu tính toán thời gian Giờ phút tương tự vậy, Excel coi số thập phân, với tương đương 24:00 hay 00:00 18:00 coi 0,75 18 ¾ ngày Để thấy giá trị số ngày giờ, bạn định dạng ô General Thí dụ liệu ngày đầy đủ 03/05/2007 03:00:00 PM có giá trị số 39.025,625, nghĩa 39.025 ngày tính từ ngày gốc 01/01/1900 kèm theo 0,625 ngày tương đương 15/24 ngày Tính toán cho kết nhiều 24 Bạn cộng giá trị với toán tử cộng dùng hàm SUM() Vì SUM(A1:A5) cho kết tổng vùng A1:A5 vùng có giá trị nghĩa Thế bạn không để ý bạn tưởng kết sai tổng tính nhiều 24 giờ: 24 Excel coi ngày, định dạng phút, số ngày không hiển thị Bạn thử biết: Trong ô bạn gõ công thức =5:00 + 17:00 + 6:00, bạn cho kết phải 28:00, Excel lại cho bạn thấy ô 4:00, 24 bị chuyển thành ngày, lẻ Muốn buộc Excel rõ số lớn 24, bạn phải định dạng custom cho ô [h]:mm [h]:mm:ss Bạn dùng kiểu định dạng để biết số phút số giây giá trị giờ, ngày Thí dụ ô có giá trị (24 giờ) định dạng [m] hiển thị số phút 24 1.440 Nếu bạn định dạng [s], bạn thấy số giây 86.400 Tính toán ngày Để tính toán ngày bạn cần nhớ số sau: ngày = 24 = 1.440 phút = 86.400 giây = 60 phút = 3.600 giây Khi nhớ số này, bạn dễ dàng sử dụng để tính toán quy đổi đơn vị thời gian Chương – NHỮNG THỦ THUẬT VỚI CÁC TÍNH NĂNG CÓ SẴN TRONG EXCEL 110 Ngày tháng Excel Thí dụ bạn có số 5,5 ô A1, bạn muốn: - Bạn muốn 5:30 5:30 AM, bạn dùng công thức =A1/24 - Bạn muốn 17:30 5:30 PM, bạn dùng công thức =A1/24 + 0,5 - Bạn muốn tính xem 5,5 ngày có giờ, dùng công thức =A1*24 Thí dụ khác: bạn có giá trị ngày (đúng nghĩa) 22/05/2007 15:36 bạn muốn: - Lấy số ngày : = INT(A1) - Lấy số giờ: =A1- INT(A1), = MOD(A1, 1) Để tìm khoảng thời gian tính ngày mốc ngày, bạn tính công thức: =DATEDIF(A1, A2, “d”) – với A1 ngày sớm (có giá trị nhỏ A2) Hàm DATEDIF dùng với tham số “m” cho tháng, “y” cho năm Hàm DATEDIF danh sách hàm Excel hàm Lotus123 Nếu bạn ngày nhỏ ngày công thức tính, dùng kết hợp Min Max sau: =DATEDIF(MIN(A1, A2), MAX(A1, A2), ”d”) Để hiển thị âm sau tính toán Khi tính toán thời gian, có kết âm, Excel bị lỗi hiển thị tràn số: ####### Chẳng hạn bạn tính khoảng thời gian bắt đầu kết thúc: =A2 - A1 Nếu bắt đầu 17:00 kết thúc 5:00 sáng hôm sau công thức bị lỗi Bạn dùng công thức này: =A2 - A1 + (A2[...]... bạn nhiều rắc rối www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL Ngăn chận người n sử dụn ng thực hiện một m số hành động đ nào đó nhất định Để đưa đoạnn code sau vào v bảng tíính, bạn hãy y chọn Devvelope → Visual Basic (hoặc nhấnn Allt+F11), vàà nhấp đúp p chuột vàào mục Th hisWorkbook k trong kh hung Projecct Explorerr (E Excel2 003: nhhấn phải chuộột vào biểu tư ượng Excel ở ngay bên tráái menu File... thêm một Sheet mới vào trong bảng tính, trước tiên Excel sẽ xuất hiện hộp cảnh cáo: “Xin lỗi, bạn không thể thêm bất kỳ Sheet nào vào trong bảng tính này”, rồi ngay lập tức, Excel sẽ xóa cái Sheet mới thêm vào khi nút OK trong hộp cảnh báo được nhấn Công dụng của dòng lệnh Application.DisplayAlerts = False là không hiển thị hộp cảnh báo xác nhận việc xóa một Sheet nào đó trong Excel Một cách khác để... báo nhắc nhở lưu trữ trong khi không có sự thay đổi nào Bạn có thể nhận thấy rằng đôi khi bạn chỉ mở một bảng tính và xem một số thông tin trong đó mà Excel cũng nhắc nhở bạn lưu lại các thay đổi trong Personal Macro Workbook mặc dù bạn không hề thay đổi gì trong đó Có thể bạn đã biết hoặc chưa, bạn đã có sử dụng một hàm volatile (là hàm trong đó có sử dụng phương thức volatile) trong Personal Macro... macros with notification (Excel2 003: mức Medium), mỗi khi mở một bảng tính có chứa macro, Excel sẽ xuất hiện một hộp thông báo và cho phép người sử dụng có cơ hội để tắt các macro Nếu đặt mức độ an toàn là Disable all macros without notification (Excel2 003: mức High), Excel sẽ ngăn không cho chạy tất cả các macro có trong bảng tính Nói cách khác, khi cần phải dùng các macro có trong bảng tính, người sử... chọn Project P Explorer hoặc nhấn n tổ hợpp phhím Ctrl+R Hình 122 - Gọi Visual Baasic từ tab Deveeloper trong Excel 2007 www.giaip phapexcel.ccom CÁC TUY YỆT CHIÊU CỦA C EXCELL 21 Ngăn chặn các nhắc nhở không cần thiết Nhấp chuột lên các ký hiệu (+) để xem các thành phần bị ẩn của các nhánh con trong cửa sổ Project và hãy tìm đến các module Bạn nhấp phải chuột lên từng module và chọn lệnh Remove Module... có trong bảng tính của bạn Chỉ việc nhập tên của nó vào trong hàng có lệnh Case, và tách biệt Sheet này với Sheet khác bằng dấu phẩy, và nhớ nhập tên Sheet trong một cặp dấu nháy kép Trong trường hợp bạn chỉ muốn ngăn chận không cho in một Sheet mà thôi, bạn chỉ cần nhập tên của Sheet đó (trong cặp nháy kép) sau chữ Case, và không cần gõ dấu phẩy Ngăn chận việc chèn thêm Sheet vào một bảng tính Excel. .. ẩn được tạo ở lần đầu tiên bạn ghi macro (Excel2 003: Tools → Macro → Record NewMacro) với tùy chọn Personal Macro Workbook tại Store Macro in Macro này sẽ được mở mỗi khi bạn sử dụng Excel Một hàm volatile sẽ làm bảng tính tự động tính toán lại mỗi khi bạn thực hiện một thao tác nào đó trong Excel, bao gồm cả việc mở và đóng bảng tính hoặc ứng dụng Excel Hai trong số các hàm volatile phổ biến là hàm... của Excel lại tại dòng lệnh cuối cùng của macro Nếu bỏ dòng lệnh này, bạn sẽ không bao giờ nhận được các cảnh báo nữa và điều này có thể gây nguy hại vì có thể bạn vô tình thực hiện một thao tác nhầm lẫn nghiêm trọng nào đó mà không hề nhận được cảnh báo để xác nhận hành động www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL 23 Ẩn Sheet sao o cho người khác k không thể t dùng lệnh Unhide để hiện ra CHIÊU... sau đâyy sẽẽ tự động tạạo ra một bảng b chỉ mục m liên kết đến tất cả các Workssheet mà bạạn có trongg www.giaip phapexcel.ccom CÁC TUY YỆT CHIÊU CỦA C EXCELL 29 Tạo chỉ mục cho các Sheet trong Workbook Workbook Bảng chỉ mục này sẽ được tạo lại mỗi khi Worksheet lưu chỉ mục được chọn Đoạn mã này phải được đặt trong Private Module của Sheet chứa chỉ mục Chèn một Worksheet mới vào Workbook và đặt tên cho... bạn kích hoạt một Sheet khác xong quay lại Sheet này, vùng cuộn lại bị giới hạn bởi đoạn code trên (Worksheet_Activate()) www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL 35 Khóa và bảo o vệ những ô có chứa côn ng thức CHIÊU 9 Khóa và bảo vệ những ô có chứa cônngg thức Chiêu nà ày giúp bạn cho phép ng gười khác thay đổi các ô có chứa dữ ữ liệu, nhưng g cấm họ thay t đổi các ô chứa công thức Bạn cũ ũng ... ma www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL 47 Giảm kích thước file Excel bị phình to bất thường CHIÊU 15 Giảm kích thước file Excel bị phình to bất thường Bạn có có file Excel bị tăng... Excel Chỉ áp dụng cho Excel 2007 Chỉ áp dụng cho phiên trước Excel 2007 Chỉ áp dụng cho Excel 2003 Excel XP Chỉ áp dụng cho Excel 2000 Những chiêu dễ, dành cho người Những chiêu tương đối khó,... để Show All Object Excel 2007 www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL 49 Giảm kích thước file Excel bị phình to bất thường Hình 40 - Chỉnh Option để Show All Object Excel 2003 Hoặc bạn