Nối tiếp nội dung của phần 1 Tài liệu Những tuyệt chiêu trong Excel, phần 2 giới thiệu tới người đọc các tuyệt chiêu như: Tạo hiệu ứng 3D trong bảng tính hay các ô, dùng nhiều list cho 1 combobox, tạo một danh Tài liệu thực thay đổi theo sự lựa chọn của danh Tài liệu khách, sử dụng các chức năng thay thế để gỡ bỏ các kỹ tự không mong muốn,... Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết.
Chiêu thứ 22: Tạo hiệu ứng 3D bảng tính hay Bất bạn nhìn thấy hiệu ứng 3D chương trình ứng dụng, chẳng hạn Excel, hẳn bạn thấy đánh lừa qua thị giác tạo cách định dạng đặc biệt Chính bạn tạo hiệu ứng cách dễ dàng cách định dạng ô dãy ô Phiên Excel 2007 đưa vào styles ơ, bạn tạo hiệu ứng 3D lưu lại để sử dụng vào bạn muốn Hãy bắt đầu với ví dụ đơn giản, tạo hiệu ứng 3D cho để nhìn lên giống nút lệnh(button) Trong bảng tính trống, bạn chọn D5 (Bạn chọn D5 khơng nằm rìa bảng tính) Dưới Cell Options tab Home, chọn Format ➝ Format Cells ➝ Border (với phiên trước Excel 2007: Format ➝ Cells ➝ Border) Hoặc bạn click chuột phải, chọn Format cells ➝ Border Trong hộp line, chọn đường dày thứ (bên phải, thứ từ đếm lên) Chắc chắn màu chọn màu đen (hoặc chọn automatic bạn chưa thay đổi mặc định lựa chọn này) Bây click chọn đường viền bên phải đường viền bên bảng Quay trở lại với box color để chọn màu trắng Vẫn chọn đường viền dày thứ 2, chọn hai đường viền lại đường viền bên bên trái ô Chọn tab Fill (với phiên trước Excel 2007: chọn tab Patterns) hộp thoại Format Cells chọn màu xám Click chọn OK không chọn ô D5 (di chuyển trỏ chuột sang khác) Ơ D5 xuất lên giống button Bạn làm tất điều với đường viền bóng đổ Nếu muốn vui đa dạng hơn, bạn tạo nhìn giống bị lõm thụt vào chọn E5 (vì kế D5 sử dụng cho tập tiếp theo) Chọn Home ➝ Cells ➝ Format ➝ Format Cells ➝ Bord (với phiên trước Excel 2007: Format ➝ Cells ➝ Border) chọn đường viền dày thứ (thứ bên phải từ đếm lên) bảng line chắn màu chọn màu đen cho đường viền bên trái Chọn màu trắng bảng màu cho đường viền bên phải bên ô Chọn tab Patterns chọn màu xám Click OK Ô E5 bị lõm xuống Việc trái ngược với ô D5 hiệu ứng trội lên Nếu bạn cảm thấy thích thú với style ô mà bạn tạo Bạn lưu lại cách chọn Home ➝ Styles ➝ Cell Style ➝ NewCell Style, bạn gõ tên mà bạn muốn đặt cho style vào click OK Chú ý Styles ô lưu lại workbook bạn kết hợp Styles từ workbooks khác Lựa chọn khơng có phiên trước Excel 2007 Nếu bạn muốn lưu style ô phiên trước bạn vào Format➝ Style Sử dụng hiệu ứng 3D cho bảng liệu Kế tiếp, làm thí nghiệm với cơng cụ để thấy loại hiệu ứng 3D mà bạn tạo cho bảng sheets Chọn ô D5 E5, click chọn công cụ Format Painter (biểu tượng chổi quét ) Clipboard options tab Home (với phiên trước Excel 2007: xem standard toolbar) Trong nhấn chuột trái, Click chọn ô F5 rê chuột qua ô J5, sau nhả Bây chọn vùng D5:J5 click chọn công cụ Format Painter lần Cùng lúc nhấn chuột trái, chọn ô D6, kéo chuột ngang sang phải kéo xuống J15, sau nhả Hiệu ứng 3D dãy ô Nếu bạn muốn lưu style bảng này, bạn chọn Home ➝ Styles ➝Format as Table ➝ NewTable Style Với phiên trước Excel 2007 bạn khơng thể lưu style bảng Chúng ta sử dụng đường viền dày để hiệu ứng thấy cách rõ ràng, nhiên, bạn tạo tinh tế cách sử dụng đưởng mảnh Bạn sử dụng đường khác để tạo hiệu ứng hay Cách dễ để tìm kết hợp có hiệu bạn nên thử kiểm tra sai sót bảng tính trống để tạo hiệu ứng mà bạn muốn Bạn bị giới hạn tưởng tượng có lẽ khiếu thẩm mỹ Thí dụ dùng màu khác Thí dụ dùng đường kẻ không liền nét cho đường kẻ ngang Hãy ln ln nhớ hiệu ứng 3D làm cho bảng tính dễ đọc, nhìn chun nghiệp dễ cảm nhận hơn, chúng sử dụng mức chúng có ảnh hưởng trái ngược Nên nhớ, sử dụng thứ có mức độ Nếu bạn muốn tạo xa cung cấp hiệu ứng 3D cách tự động sinh động, bạn kết hợp 3D với định dạng có điều kiện để tự động cung cấp nhiều style mà bạn thích Bổ sung: Bạn dùng hiệu ứng 3D cho (đã thực trên) để dùng button thực thụ, bạn kết hợp với VBA Giả sử bạn muốn bảng tính bạn có button (nổi, đương nhiên), nhấn vào chìm xuống thực thi macro Khi nhấn lần nút lên thực macro khác dừng thực macro thứ Dùng công cụ ghi macro để ghi lại trình lập hiệu ứng 3D cho ô D5, ta đọan code Module, sửa lại chút đỉnh với biến Public IsRun để tuỳ trường hợp gán Border thích hợp: Sub Change1() With Selection.Borders(xlEdgeLeft) LineStyle = xlContinuous Weight = xlMedium ColorIndex = IIf(IsRun, 2, 0) End With With Selection.Borders(xlEdgeTop) LineStyle = xlContinuous Weight = xlMedium ColorIndex = IIf(IsRun, 2, 0) End With With Selection.Borders(xlEdgeBottom) LineStyle = xlContinuous Weight = xlMedium .ColorIndex = IIf(IsRun, 0, 2) End With With Selection.Borders(xlEdgeRight) LineStyle = xlContinuous Weight = xlMedium ColorIndex = IIf(IsRun, 0, 2) End With End Sub Bây dựa vào kiện SelectionChange sheet, ta làm cho ô D5 thay đổi border sau: Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range) If Target.Address = "$D$5" Then If Target = "Run" Then Target = "Stop" IsRun = False Else Target = "Run" IsRun = True End If Change1 Cells(1, 1).Select End If End Sub Chiêu thứ 23: Bật, tắt chức Conditional Formatting checkbox Bạn thường dùng Data Validation để giới hạn liệu nhập vào, dùng Conditional Formatting để cảnh báo nhập liệu trùng Nhưng bạn muốn tắt chúc cảnh báo CF Có cách đơn giản để bật tắt chức cách sử dụng checkbox Xem thêm Chiêu số 18: Điều khiển Conditional Formating checkbox Nhưng CF tô màu liệu nhập trùng Trong thí dụ đây, bạn dùng CF để đánh dấu (tơ màu) có liệu xuất nhiều lần vùng liệu Giả sử vùng A1:A100 bạn thiết lập CF với công thức sau: =CountIf($A$1:$A$100,$A1)>1 Bây bạn muốn tuỳ ý bật tắt CF Trước tiên bạn công cu Form Control Toolbox, vẽ Checkbox lên sheet Thiết lập Property Cell Link cho checkbox đó, thí dụ K1 Ta vào Name box đặt nuôn tên cho ô IsCheck Bây click chọn vùng liệu A1:A100 cho ô A1 ô hành Thiết lập Conditional Formatting cho vùng với công thức sau: =AND(COUNTIF($A$1:$A$100,$A1)>1,IsCheck) Nhấn nút Format để tô màu theo ý muốn, OK Sau hồn thành, bạn check vào checkbox, K1 thành True, có liệu trùng bị tô màu Trái lại, bạn uncheck checkbox, K1 có giá trị False, chẳng có bị tơ màu Cũng chiêu số 18, bạn hồn tồn dùng toggle Button làm công tắc bật tắt y checkbox Chắc cần nói lại cách mà công tắc hoạt động: Do công thức bạn AND(điều kiện 1, điều kiện 2), nên cần điều kiện không thoả (=False), nguyên đk chung False, CF khơng hoạt động; CF có tác dụng điều kiện chung True Chiêu thứ 24: Dùng nhiều List cho Combobox Excel cung cấp cho bạn cách để chọn thứ danh sách để nhập liệu vào ô Trong có cơng cụ combobox, từ danh sách xổ xuống combobox, bạn chọn ngày tuần, tháng năm, sản phẩm danh sách Nếu bạn cần chọn lựa danh sách khác nhau, bạn nghĩ bạn cần combobox Thay vậy, bạn dùng chiêu sau đây, kết hợp combobox với option button Trong thí dụ sau, bạn tạo bảng tính, điền số từ đến vào vùng A1:A7, điền từ chủ nhật đến thứ hai vào vùng B1:B7, điền tháng từ tháng đến tháng vào vùng C1:C7 Một cách nhanh để điền 21 ô gõ vào A1 Trong nhấn giữ Ctrl, nắm fill handle ô A1 kéo xuống A7 Tiếp theo, gõ Sunday vào B2, doubled-click vào fill handle B1 Cuối gõ Jan vào ô C1, doubled-click vào fill handle C1 Xong Bây bạn vào Developer ➝ Controls ➝ Insert ➝ Form Controls (với Excel 2003, View ➝ Toolbars ➝ Forms) nhấn icon Option Button Vẽ lên sheet Vẽ thêm Groupbox bao quanh Option cho đẹp Bây vẽ Combobox chỗ thích hợp Nhấn chuột phải vào Option, chọn Edit Text, sửa từ Option1, Option 2, Option 3, Groupbox1 hình: Nhấn chuột phải vào Option bất kỳ, chọn Format Control, tab Control, gõ $F$1 vào ô Cell Link Validation) Chọn List từ hộp Allow, Source nhập vào =MyNames, bạn đảm bảo chọn thêm hộp In-Cell dropdown Chọn ngăn Error Alert bỏ chọn Show error alert after invalid data is entered Nhấn nút OK hoàn tất Nhấp phải chuột lên tên Sheet1 chọn View Code Sau bạn nhập vào đoạn mã sau: VB Code: Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) Dim lReply As Long If Target.Cells.Count > Then Exit Sub If Target.Address = "$D$1" Then If IsEmpty(Target) Then Exit Sub If WorksheetFunction.CountIf(Range("MyNames"), Target) = Then lReply = MsgBox("Add " & Target & " to list", vbYesNo + vbQuestion) If lReply = vbYes Then Range("MyNames").Cells(Range("MyNames").Rows.Count + 1, 1) = Target End If End If End If End Sub Đóng cửa sổ VBE lưa bảng tính lại, sau chọn ô D1 nhập vào tên chưa có danh sách validation nhấn Enter Bạn thấy tên xuất xuất danh sách liệu bảng tính A11 chọn D1 mở danh sách validation bạn thấy tên bổ sung vào Chiêu thứ 39: Ngày tháng Excel Ngày tháng Excel xử lý tuyệt tạo sử dụng Excel, nhiên có vướng mắc xử lý với liệu ngoại lai import vào May thay, Excel có cơng cụ phương thức để giải khơng bạn muốn Mặc định, Excel sử dụng hệ thống ngày dựa năm gốc 1900 Nó coi ngày 01/01/1900 có giá trị 1, ngày 02/01/1900 có giá trị 2, Các giá trị giúp cho Excel thực yêu cầu tính tốn thời gian Giờ phút tương tự vậy, Excel coi số thập phân, với tương đương 24:00 hay 00:00 18:00 coi 0,75 18 ¾ ngày 9ể thấy giá trị số ngày giờ, bạn định dạng General Thí dụ liệu ngày đầy đủ 03/05/2007 03:00:00 PM có giá trị số 39.025,625, nghĩa 39.025 ngày tính từ ngày gốc 01/01/1900 kèm theo 0,625 ngày tương đương 15/24 ngày Tính tốn cho kết nhiều 24 giờ: Bạn cộng giá trị với toán tử cộng dùng hàm Sum() Vì Sum(A1:A5) cho kết tổng vùng A1:A5 vùng có giá trị nghĩa Thế bạn không để ý bạn tưởng kết sai tổng tính nhiều 24 giờ: 24 Excel coi ngày, định dạng phút, số ngày không hiển thị bạn thử biết: Trong bạn gõ công thức =5:00 + 17:00 + 6:00, bạn cho kết phải 28:00, Excel lại cho bạn thấy 4:00, 24 bị chuyển thành ngày, lẻ Muốn buộc Excel rõ số lớn 24, bạn phải định dạng custom cho [h]:mm [h]:mm:ss Bạn dùng kiểu định dạng để biết số phút số giây giá trị giờ, ngày Thí dụ ô có giá trị (24 giờ) định dạng [m] hiển thị số phút 24 1.440 Nếu bạn định dạng [s], bạn thấy số giây 86.400 Tính tốn ngày giờ: Để tính toán ngày bạn cần nhớ số sau: ngày = 24 = 1.440 phút = 86.400 giây = 60 phút = 3.600 giây Khi nhớ số này, bạn dễ dàng sử dụng để tính tốn quy đổi đơn vị thời gian Thí dụ bạn có số 5,5 ô A1, bạn muốn: - Bạn muốn 5:30 5:30 AM, bạn dùng công thức =A1/24 - Bạn muốn 17:30 5:30 PM, bạn dùng công thức =A1/24 + 0,5 - ngược lại bạn muốn tính xem 5,5 ngày có giờ, dùng cơng thức =A1*24 Thí dụ khác: bạn có giá trị ngày (đúng nghĩa) 22/05/2007 15:36 bạn muốn: - Lấy số ngày : = Int(A1) - Lấy số giờ: =A1- Int(A1), = Mod(A1, 1) Để tìm khoảng thời gian tính ngày mốc ngày, bạn tính cơng thức: =DatedIf(A1, A2, “d”), với A1 ngày sớm (có giá trị nhỏ hơn) Hàm DatedIf dùng với tham số “m” cho tháng, “y” cho năm Hàm datedif khơng có danh sách hàm Excel hàm Lotus123 Nếu bạn ngày nhỏ ngày cơng thức tính, dùng kết hợp Min Max sau: =DatedIf(Min(A1, A2), max(A1, A2), ”d”) Để hiển thị âm sau tính tốn: Khi tính tốn thời gian, có kết âm, Excel bị lỗi hiển thị tràn số: ######### Chẳng hạn bạn tính khoảng thời gian bắt đầu kết thúc: =A2 - A1 Nếu bắt đầu 17:00 kết thúc 5:00 sáng hơm sau cơng thức bị lỗi Bạn dùng công thức này: =A2- A1+ If(A2