những tuyệt chiêu trong excel
Những "tuyệt chiêu" Excel: • Lời nói đầu 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 Tùy biến cửa sổ làm việc bảng tính Nhập liệu đồng thời vào nhiều sheet Ngăn chận người sử dụng thực số hành động định Ngăn chặn nhắc nhở không cần thiết Ẩn sheet cho người dùng dùng lệnh unhide để Tự thiết kế bảng tính mẫu (template) Tạo mục cho Sheet Workbook Giới hạn vùng cuộn bảng tính Khóa bảo vệ ô có chứa công thức Sử dụng định dạng theo điều kiện để tìm liệu trùng Tìm liệu xuất nhiều lần công cụ Conditional Formating Tạo riêng công cụ cho riêng bảng tính cụ thể Sao chép công thức giữ nguyên tham chiếu tương đối (giống chép tham chiếu tuyệt đối) Gỡ bỏ liên kết ma Giảm kích thước file Excel bị phình to bất thường Cứu liệu từ bảng tính bị lỗi Sử dụng Data-Validation danh sách nguồn nằm Sheet khác Điều khiển Conditional Formating checkbox Đánh dấu ô chứa công thức Conditional Formatting Đếm cộng ô định dạng có điều kiện Tô màu dòng xen kẽ Tạo hiệu ứng 3D bảng tính hay ô Bật, tắt chức Conditional Formatting checkbox Dùng nhiều List cho Combobox Tạo danh sách xác thực thay đổi theo lựa chọn từ danh sách khác Sử dụng chức thay (Replace) để gỡ bỏ ký tự không mong muốn 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 Chuyển đổi số dạng văn sang số thực Trích xuất liệu số chuỗi VBA Tùy biến thích ô bảng tính Sort thứ tự dựa nhiều ba cột Sắp xếp ngẫu nhiên Thao tác liệu với Advanced Filter Tạo định dạng số cho riêng bạn Tăng thêm số lần Undo cho Excel Tự tạo danh sách để fill Làm Subtotal Excel Chuyển đổi hàm công thức Excel thành giá trị Thêm liệu vào danh sách Validation cách tự động Ngày tháng Excel Cho phép sử dụng tính Group and Outline bảng tính bị khoá Bẫy lỗi để trống liệu"]Bẫy lỗi để trống liệu Giảm danh sách xổ xuống Validation, sau chọn Thêm danh sách có sẵn danh sách tự tạo vào menu chuột phải Thay địa liệu tên Sử dụng tên cho dãy worksheet khác Sử dụng tên để tạo hàm tự tạo 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 Tạo dãy mở rộng thu hẹp Sử dụng dãy động cách linh hoạt Nhận biết tên dãy worksheet PivotTable Chia sẻ PivotTable không chia sẻ cấu trúc liệu Tự động tạo PivotTable Di chuyển dòng Grand Total PivotTable Sử dụng PivotTable với liệu từ workbook khác Cắt rời "miếng" từ "chiếc bánh đồ thị" Pie Chart Hai biểu đồ biểu đồ hình bánh Tạo biểu đồ thay đổi theo liệu Sử dụng công cụ điều khiển tự tạo để tương tác với biểu đồ 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 Bốn cách cập nhật biểu đồ nhanh chóng Tạo biểu đồ nhiệt kế Tạo biểu đồ cột tùy biến chiều dài chiều rộng Tạo biểu đồ đồng hồ đo tốc độ Liên kết chữ biểu đồ với ô Để ô rỗng ô có công thức FALSE không hiển thị biểu đồ Thêm mũi tên hướng cho biểu đồ đường Thêm mũi tên cho trục X Chỉnh lại trục X sử dụng liệu ngày tháng Vị trí thông số trục Biểu đồ lốc Thay điểm hình Đánh dấu tên trục theo điều kiện Tạo số tổng cộng cho biểu đồ cột nhiều thành phần (Stacked Column Chart) Thêm mô tả vào công thức bạn Di chuyển công thức chứa địa tương đối mà không làm thay đổi tham chiếu Chiêu thứ 1: Tùy biến cửa sổ làm việc bảng tính Excel cho phép hiển thị đồng thời nhiều bảng tính cho phép tùy biến cách hiển thị xếp chúng Sau thiết lập tùy biến, lưu thành tập tin workspace (không gian làm việc) xlw để sử dụng lại sau Đôi khi làm việc Excel, bạn cần phải có nhiều workbook mở hình bạn để làm cho dễ dàng sử dụng hay xem liệu từ nhiều bảng tính Trong mô tả cách thực tổ chức cửa sổ làm việc cách gọn gàn có tổ chức Đầu tiên, bạn mở tất bảng tính mà bạn cần làm việc: Vào Office | Open…, giữ phím Ctrl chọn tập tin bảng tính cần mở | nhấn nút Open để mở tập tin (E2003:File | Open ) Từ cửa sổ làm việc bảng tính mở đó, chọn Windows | View | Arrange All (E2003: Window | Arrange) Nếu tùy chọn “Windows of active workbook” chọn bỏ chọn, sau chọn kiểu xếp nhấp nút OK Nếu chọn kiểu xếp Tiled (lát gạch) cửa sổ làm việc bảng tính hình sau: Nếu chọn kiểu xếp Horizontal (nằm ngang) bảng tính xếp chồng lên hình minh họa sau: Nếu chọn kiểu Vertical (thẳng đứng) bảng tính xếp nằm cạnh sau: Nếu chọn kiểu Cascade (thác nước) bảng tính xếp đè lên hình minh họa sau Khi cửa sổ bảng tính xếp gọn gàng, bạn dễ dàng thao tác di chuyển liệu cửa sổ Để sử dụng lại thiết lập sau này, bạn lưu thành tập tin workspace Các bước thực sau: Chọn ngăn View | nhóm Window chọn Save Workspace (E2003: File | Save Workspace…) | nhập tên cho workspace hộp File Name, chọn nơi lưu nhấn nút OK Tập tin workspace có phần mở rộng xlw Muốn chuyển đổi bảng tính chế độ toàn hình bạn cần kích chuột hai lần lên Title (tiêu đề) cửa sổ bảng tính Bạn nhấn nút Maximize cửa sổ bảng tính hành để phóng to cửa sổ nhấn nút Close để đóng bảng tính sau hoàn tất công việc với cửa sổ Để sử dụng lại không gian làm việc thiết lập trước đó, bạn cần mở tập tin xlw vừa tạo giao diện làm việc bạn thiết lập trước khôi phục Tất hiệu chỉnh hay cập nhật thông tin bảng tính workspace Excel nhắc nhở bạn lưu lại bạn lệnh đóng workspace Nếu ngày, bạn phải thực công việc lặp lặp lại nhiều bảng tính Tôi khuyên bạn nên dành thời gian để thiết lập kiểu không gian làm việc cho bảng tính tùy thuộc vào yêu cầu tao tác xử lý số liệu chúng Sau đó, bạn việc mở tập tin xlw cho kiểu không gian làm việc phù hợp với nhu cầu sử dụng bạn mà không cần phải tốn thời gian xếp, tổ chức bảng tính lần sử dụng sau Chiêu thứ 2: Nhập liệu đồng thời vào nhiều sheet Thông thường người dùng Excel có liệu muốn nhập vào nhiều sheet khác Bạn dùng công cụ Group sheet lại để nhập liệu đồng thời Nhưng có cách khác nhanh chóng linh hoạt bạn dùng vài dòng lệnh VBA Nhưng phải nói đến công cụ Group nhỉ? Công cụ Group dùng để nhập liệu vào nhiều sheet lúc có nhiều người chưa dùng đến Nó dùng để kết nối sheets với phạm vi work book Group sheet lại tay: Để nhóm sheet lại, bạn việc click chọn sheet thứ nhất, nơi bạn nhập liệu từ bàn phím vào, vừa nhấn Ctrl, vừa nhấn vào tên sheet khác mà bạn muốn nhập liệu đồng thời Khi bạn gõ vào sheet hành, liệu tự động nhập vào sheet lại nhóm Điệp vụ hoàn tất nhanh chóng (nghe giống 007 nhỉ) Để thoát khỏi tình trạng group, bạn việc click chọn sheet khác nhóm, click chuột phải lên tên sheet nhómbất kỳ, chọn Ungroup Sheets Hoặn bạn muốn gỡ số sheet khỏi nhóm, Ctrl click vào tên sheet Khi hay nhiều sheet Group với nhau, tiêu đề Windows có chữ [Group] (tronh ngoặc vuông) Nhìn vào bạn biết bạn tình trạng group sheets Trừ bạn có cặp mắt sắc chim ưng, bén dao cạo, thường bạn không để ý đến dấu hiệu này, bạn quên không ungroup công việc xong Chính khuyên bạn thực xong thao tác nhập liệu hàng loạt vào sheet, phải ungroup chúng Dù phương pháp dễ nhất, có nghĩa bạn phải nhớ nhớ group ungoup cần, không bạn vô tình ghi đè lên liệu sheet mà bạn không nhìn thấy hình thời Thí dụ bạn muốn ghi lúc liệu vào vùng bảng tính, vùng liệu sheet phải khác Thế sheet group có thèm quan tâm bạn nhập liệu vùng đâu? Group sheet lại cách tự động: Bạn giải vấn đề cách dùng đoạn code VBA đơn giản Để đoạn code làm việc được, phải đặt kiện riêng sheet bạn muốn Để vào trang soạn thảo code sheet nào, click phải chuột vào tên sheet chọn View Code Bạn chọn kiện sheet, kiện liên quan đến sheet đổi ô chọn, thay đổi nội dung ô, kích hoạt sheet, thoát khỏi sheet, … để thực thi đoạn code VBA Thường bạn đưa thẳng đến trang soạn thảo code riêng sheet bạn chọn View Code hướng dẫn Bạn kiểm tra lại thực thuộc sheet bạn chọn hay không cách nhìn vào cửa sổ VBA Project bên trái, bạn thấy dạng thư mục This Workbook – Sheetname sheet chọn không bạn phải tìm sheet bạn cần doubled click Trước tiên bạn phải đặt name cho vùng ô bạn muốn nhập liệu trùng sheet, giả sử “MyRange” 3/ Chọn thẻ Layout -> Tại Current Selection, chọn Series “Màu đỏ” 4/ Chọn thẻ Design -> Tại Type, chọn Change Chart Type (với Excel 2003, nhấn chuột phải vào nhãn “Màu đỏ” -> chọn Chart Type) -> chọn biểu đồ đường Line Chart 5/ Làm tương tự với Series “Màu xanh” 6/ Một lần nữa, bạn chọn Series “Màu đỏ” thẻ Layout -> Labels, chọn Data Labels -> More Data Label Options (với Excel 2003, nhấp chuột hai lần vào nhãn chọn Data Labels) -> thẻ Label Options, đánh dấu chọn Category Name, đồng thời bỏ chọn Value phía Category Name -> Close 7/ Lặp lại tương tự với Series “Màu xanh” 8/ Tiếp tục chọn Series “Màu đỏ” thẻ Layout -> Labels, chọn Data Labels -> chọn Below (với Excle 2003, nhấn chuột phải chọn nhãn “Màu đỏ” -> chọn thẻ Alignment -> chọn Label Position to Below) 9/ Cũng làm tương tự với Series “Màu xanh” 10/ Nhấn chọn trục X cũ -> nhấn chuột phải chọn Format Axis (với Excel 2003, nhấp chuột hai lần vào trục X -> chọn thẻ Patterns) -> chọn thẻ Axis Options -> Major tick mark style, chọn None danh sách xổ xuống -> Axis Labels, chọn None danh sách xổ xuống Việc làm biến trục X cũ -> Close 11/ Nhấn chọn nhãn “Màu đỏ” -> chọn thẻ Home (với Excel 2003, chọn công cụ Formatting) -> đổi màu chữ thành màu đỏ 12/ Làm tương tự cho nhãn “Màu xanh”, vậy, nhãn sử dụng màu chữ màu xanh Vậy bạn thấy thành Tuy chiêu vụn vặt giúp bạn cách tùy biến cho đồ thị thêm màu sắc MỤC LỤC Những tuyệt chiêu Excel Chiêu thứ 72: Tạo số tổng cộng cho biểu đồ cột nhiều thành phần (Stacked Column Chart) Khi bạn sử dụng biểu đồ cột nhiều thành phần (Stacked Column Chart), thật không dễ dàng để thể số tổng cộng lên cột Và chiêu thứ 72 đời để giúp bạn hoàn thành công việc Tuy nhiên, trước bắt đầu, cần liệu mẫu biểu đồ cột nhiều thành phần Bạn tạo liệu biểu đồ hình đây: Tiếp theo, bạn chọn series “Tổng cộng” -> nhấn chuột phải -> chọn Change Chart Type (với Excel 2003, nhấn vào biểu đồ để chọn -> Chart -> Chart Type) -> chọn biểu đồ đường Thế biểu đồ bạn có dạng sau: Kế đó, bạn cần đưa số liệu lên biểu đồ cách nhấn vào biểu đồ để chọn đường biểu đồ bạn vừa tạo -> nhấn chuột phải -> Add Data Labels (với Excel 2003, nhấn chuột phải -> Format Data Series -> Labels -> Show Value -> OK) Tuy nhiên, bạn thấy số liệu nằm hết bên phải phía Do đó, bạn nhấn chọn số vừa -> nhấn chuột phải -> Format Data Labels -> thẻ Label Options, phần Label Position, chọn Above -> Close (với Excel 2003, chọn số -> nhấn chuột phải -> Format Data Labels -> Alignment chọn Outside End Label Position) Cuối cùng, bạn cần xóa đường biểu đồ Một lần bạn nhấn chuột phải vào đường biểu đồ -> Format Data Series -> chọn thẻ Line Color -> chọn No Line -> Close (với Excel 2003, nhấn chuột phải vào đường biểu đồ -> Format Data Series -> chọn thẻ Patterns -> Line -> None -> OK) Để đẹp hơn, bạn nhấn chuột từ từ hai lần vào series “Tổng cộng” xóa Như vậy, biểu đồ bạn sau hoàn thành này: MỤC LỤC Những tuyệt chiêu Excel Chiêu thứ 73: Thêm mô tả vào công thức bạn Kể bạn tự viết công thức hay hàm tự tạo cho bạn xem lại vào dịp sau đó, bạn cảm thấy khó khăn để hiểu ý nghĩa công thức bạn Bạn phải dò ô, vùng xem mối liên kết với vùng khác để biết công thức bạn làm Và chắn, bạn thầm ước có dẫn nho nhỏ để lần vậy, bạn nhìn vào hiểu bạn làm Có vấn đề là, bạn thêm chữ vào công thức, đa phần hàm trả kết lỗi bỏ qua dòng chữ Tuy vậy, đừng vội lo lắng, Excel có cung cấp cho bạn hàm chuyên giúp bạn thêm mô tả vào công thức, hàm N Khi bạn sử dụng hàm này, Excel đơn biến chuỗi bạn thành số Giả sử bạn dùng =N(“GPE”) kết bạn nhận Ví dụ, bạn kết hợp sử dụng hàm N này: =A1*B1+N("Tính doanh thu sản phẩm A") Tất nhiên, bạn cần lưu ý hàm N chuyển chuỗi bạn thành số nên bạn sử dụng =A1*B1*N("Tính doanh thu sản phẩm A"), bạn gặp rắc rối kết Tóm lại, bạn sử dụng hàm N cách để gợi nhớ nhằm giúp bạn dễ thở việc dò tìm sau MỤC LỤC Những tuyệt chiêu Excel Chiêu thứ 74: Di chuyển công thức chứa địa tương đối mà không làm thay đổi tham chiếu Khi công thức bạn chứa địa tuyệt đối (được biểu thị dấu $, $A$1), bạn thoải mái di chuyển công thức mà lo tham chiếu bị thay đổi Tuy nhiên, vấn đề là, nhiều lúc bạn quên đặt địa tương đối sau thao tác nhiều công đoạn, liệu bạn lên đến số hàng ngàn, bạn từ từ đến ô để thêm dấu $ Vậy bạn làm gì? Có cách giúp bạn di chuyển công thức không làm thay đổi tham chiếu, bạn làm sau: 1/ Chọn vùng hay ô bạn muốn copy 2/ Chọn thẻ Home -> Editting, chọn Find & Select -> Replace (Excel 2003, chọn Edit -> Replace) nhấn Ctrl + H 3/ Tại dòng Find What:, gõ = 4/ Tại dòng Replace With, gõ & hay ký hiệu mà bạn chắn công thức 5/ Nhấn nút Option bên dưới, bạn phải bảo đảm bạn không đánh dấu check vào Match entire cell contents -> nhấn Replace All 6/ Tất công thức bạn thay đổi từ dấu = sang dấu & Bây giờ, bạn dễ dàng thoải mái copy vùng bạn vừa thay đổi đến nơi khác tùy thích 7/ Sau đó, công việc cuối bạn quét chọn vùng bạn vừa chuyển qua, vùng công thức chứa dâu & sử dụng Replace để chuyển ngược lại từ dấu & thành dấu = Khi bạn kết thúc công việc, tham chiếu bạn giữ lúc ban đầu MỤC LỤC Những tuyệt chiêu Excel