Quản lý khách sạn trên openerp
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ Đề tài: QUẢN LÝ KHÁCH SẠN TRÊN OPENERP Giảng viên hướng dẫn : Nguyễn Kim Long Lớp : QL092L Thời gian thực : 21/3/2011– 30/6/2011 Tên sinh viên thực : Nguyễn Quang Đạo – 09003L Nguyễn Minh Tài – 09029L TÓM TẮT Trong học kỳ 10.2 trường Đại Học Hoa Sen, nhóm thực đề tài Quản Lý Khách Sạn, với đề tài tìm hiểu phần mềm mã nguồn mở OpenERP dựa vào OpenERP viết chương trình “Quản lý khách sạn” Qua trình tìm hiểu OpenERP tùy biến OpenERP cho phù hợp với quy trình quản lý khách sạn đặc biệt quy trình đặt phòng dành cho khách sạn muốn quản lý, nhóm đạt được: Hiểu biết quy trình quản lý khách sạn nói chung quy trình quản lý đặt phòng nói riêng Tổng quan số phân hệ OpenERP Cấu trúc phát triển, tùy biến OpenERP Kế thừa phát huy chức có sẵn OpenERP Quản lý khách sạn Page MỤC LỤC TÓM TẮT MỤC LỤC I TỔNG QUAN VỀ OPENERP Định nghĩa Ưu điểm Đánh giá khả thi Tồng quan module OpenERP Module quản lý kế toán: Open ERP cung cấp module kế toán đầy đủ tích hợp bao gồm kế toán tài chính, kế toán quản trị, quản lý thuế, quản lý ngân sách, quản lý tài sản, phải thu/phải trả, tiền mặt, tiền gửi, lương thưởng, séc … Open ERP có 50 phân hệ bổ sung cho tính kế toán như: chuyển tiền ngân hàng điện tử, quản lý tài sản, hoá đơn tự động, số tài chính, … Đặc điểm: Lợi ích: Module CRM SRM(quan hệ khách hàng): Module CRM&SRM cung cấp đầy đủ chức quản lý thông minh xuyên suốt chu trình quan hệ khách hàng từ tổ chức lực lượng bán hàng (quản lý lịch hẹn, thông tin giao dịch ) đến chăm sóc khách hàng sau bán hàng (quản lý yêu cầu, phàn nàn từ khách hàng, quản lý trung tâm hỗ trợ khách hàng ) giúp dịch vụ khách hàng tốt tăng doanh thu từ kênh bán hàng Phân hệ quản lý quan hệ khách hàng Open ERP giúp nhóm/một nhân viên bán hàng quản lý hiệu thông minh đầu mối, hội, nhiệm vụ, vấn đề phát sinh, yêu cầu, sai sót chiến dịch … Đặc điểm: Lợi ích: Quản lý nhân sự: Open ERP cung cấp 20 Module liên quan đến quản lý nguồn nhân lực quản lý thông tin cá nhân, kỹ & kinh nghiệm, chi phí công việc, nghỉ lễ nghỉ phép, có mặt vắng mặt, chấm công tính lương … Module Chi phí cho phép bạn quản lý chi phí hàng ngày công ty bạn, giúp bạn theo dõi thông tin chi phí nhân viên cho phép cho bạn xác nhận chi phí theo kỳ từ chối chúng Sau xác nhận, hệ thống tự tạo biên nhận cho nhân viên Đặc điểm: Lợi ích: II QUẢN LÝ KHÁCH SẠN Phạm vi: Đề tài không nghiêng mặt kỹ thuật, mang tính kinh doanh nhiều hơn, với đề tài này, ta biết quy trình quản lý khách, đặt phòng toán nào, để từ ta hiểu phần hoạt động khách sạn Quản lý khách sạn Page Mục tiêu: Các chức Mô tả quy trình Giới thiệu module Interface: giao diện mà người dùng thấy thao tác .9 View: miêu tả làm mà danh sách form, thể screen Nó dùng để thể toàn liệu Action: Action hành động xác định hành vi hệ thống phản ứng lại hành động người dùng, nói chung người dùng kết nối với server người dùng phải tìm kiếm kết nối với action thường „operations‟ menu 10 Workflow: luồng công việc, thứ tự bước, tác vụ, kiện tương tác làm nên quy trình để thực công việc Các workflow thiết kế để đạt mục đích xử lý thông tin theo trình tự quy luật 11 Database: 14 III KẾT LUẬN VÀ ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN 15 Kết thúc đồ án chuyên ngành A, thu kinh nghiệm có giá trị quy trình làm đồ án, cách hoạt động làm việc theo nhóm Tuy nhiều vấn đề trình làm đồ án, cố gắng hoàn thành phần lớn mục đích đồ án đề ra: 15 IV TÀI LIỆU THAM KHẢO 16 http://doc.openerp.com/v6.0/developer/index.html 16 http://www.mokepigu.wordpress.com 16 Quản lý khách sạn Page I TỔNG QUAN VỀ OPENERP Định nghĩa OpenERP (còn gọi Tinny ERP) phần mềm hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp quản lý quan hệ khách hàng thông qua mã nguồn mở, thiết kế với mục tiêu có đáp ứng nhanh theo nhu cầu khác doanh nghiệp.OpenERP có sẵn khoảng 300 module để đáp ứng dễ dàng tích hợp vào hệ thống theo nhu cầu khách hàng Ưu điểm Dễ cài, sử dụng, đầy đủ thông tin, tài liệu hướng dẫn, hỗ trợ nhiều ngôn ngữ khác Có tài liệu hướng dẫn cho ngườ sử dụng tài liệu kỹ thuật cho lập trình viên Có đầy đủ module cần thiết cho nhu cầu doanh nghiệp Quản lý module linh hoạt dễ dàng nâng cấp hay di chuyển hệ thống Hoàn toàn miễn phí, tương tác với phần mềm có joomla, ezPublish, SAP, OSCommer, Office OpenOffice Đánh giá khả thi Khách hàng nguồn sống doanh nghiệp, doanh nghiệp quản lý thông tinkhách hàng tốt mang lại nhiều lợi nhuận hơn, vấn đề mà doanh nghiệp ViệtNam chưa có quan tâm đắn Việc triển khai ERP cách toàn diện gặp nhiều khó khăn, triển khai mộthệ thống nhỏ CRM ERP dễ dàng Sau bước triển khai module khác OpenERP Hệ thống OpenERP hệ thống mã nguồn mở Trong OpenERP có sẵn khoảng 300module cho tích hợp vào tùy theo nhu cầu khách hàng yêu cầu hệ thống Sau nàytriển khai thêm module khác dễ dàng Chi phí cho quyền phần mềm gần 0.Doanh nghiệp tốn chi phí cho việc triển khai, huấn luyện chi phí phát sinh khác Hệ thống OpenERP triển khai nhiều nước giới với nhiều mô hình hoạt động khác nhau, việc triển khai sử dụng OpenERP Việt Nam giúp doanh nghiệpViệt Nam tái cấu, cấu trúc lại quy trình hoạt động hiệu hơn, theo kịp phát triển mô hình hoạt động tiên tiến giới OpenERP hỗ trợ cộng đồng mã nguồn mở, tính tiện ích ngày cải tiến phát triển Tăng cường tính hữu ích, gặp trục trặc, khó khăn Quản lý khách sạn Page trình triển khai hỗ trợ nhiệt tình cộng đồng sửdụng OpenERP Tồng quan module OpenERP hinh1: kiến trúc openerp Module quản lý kế toán: Open ERP cung cấp module kế toán đầy đủ tích hợp bao gồm kế toán tài chính, kế toán quản trị, quản lý thuế, quản lý ngân sách, quản lý tài sản, phải thu/phải trả, tiền mặt, tiền gửi, lương thưởng, séc … Open ERP có 50 phân hệ bổ sung cho tính kế toán như: chuyển tiền ngân hàng điện tử, quản lý tài sản, hoá đơn tự động, số tài chính, … Đặc điểm: Tích hợp hoàn toàn với module kế toán quản trị kế toán chi phí Hỗ trợ đa công ty, đa tiền tệ, đa chiều phân tích quản trị Tổng hợp, cân đối hệ thống tài khoản tức theo thời gian thực Thiết kế tiện lợi giúp xử lý nhanh bút toán hóa đơn Tuân thủ nghiêm ngoặc chuẩn mực kế toán Việt Nam quốc tế Báo cáo tài doanh nghiệp đầy đủ đa dạng theo yêu cầu doanh nghiệp Lợi ích: Quản lý khách sạn Page Không cần phải nhập liệu lần, tất thông tin tổng hợp xử lý tự động Các định kế toán tài tác động lên toàn hệ thống Module CRM SRM(quan hệ khách hàng): Module CRM&SRM cung cấp đầy đủ chức quản lý thông minh xuyên suốt chu trình quan hệ khách hàng từ tổ chức lực lượng bán hàng (quản lý lịch hẹn, thông tin giao dịch ) đến chăm sóc khách hàng sau bán hàng (quản lý yêu cầu, phàn nàn từ khách hàng, quản lý trung tâm hỗ trợ khách hàng ) giúp dịch vụ khách hàng tốt tăng doanh thu từ kênh bán hàng Phân hệ quản lý quan hệ khách hàng Open ERP giúp nhóm/một nhân viên bán hàng quản lý hiệu thông minh đầu mối, hội, nhiệm vụ, vấn đề phát sinh, yêu cầu, sai sót chiến dịch … Đặc điểm: Gửi nhận thư tự động Một hệ thống toàn diện tùy biến hoàn toàn Wizard giúp thiết lập cấu hình theo yêu cầu Lợi ích: Tích hợp với lịch biểu doanh nghiệp Tích hợp với bán hàng, mua hàng dịch vụ sau bán hàng Quy trình chăm sóc khách hàng quản lý thông qua workflow Quản lý nhân sự: Open ERP cung cấp 20 Module liên quan đến quản lý nguồn nhân lực quản lý thông tin cá nhân, kỹ & kinh nghiệm, chi phí công việc, nghỉ lễ nghỉ phép, có mặt vắng mặt, chấm công tính lương … Module Chi phí cho phép bạn quản lý chi phí hàng ngày công ty bạn, giúp bạn theo dõi thông tin chi phí nhân viên cho phép cho bạn xác nhận chi phí theo kỳ từ chối chúng Sau xác nhận, hệ thống tự tạo biên nhận cho nhân viên Đặc điểm: Quản lý khách sạn Nhân viên “ghi” lại chi phí riêng tự chuyển vào hệ thống kế toán sau xác nhận cấp quản lý Page II Module Holidays giúp kiểm soát lập kế hoạch ngày nghỉ tổng thể cho công ty cho phòng ban phận Nó cho phép nhân viên yêu cầu nghỉ phép Sau đó, nhà quản lý theo dõi - xác nhận yêu cầu Module Attendances cho phép bạn quản lý “có mặt” nhân viên vào dự án, lập thời gian biểu cho công ty thể thời gian tham gia vào dự án Nó cho phép bạn theo dõi lịch làm việc nhân viên xác nhận timesheets họ Mục tiêu module giúp theo dõi thời gian làm việc dự án với chi phí liên quan Lợi ích: Tùy chỉnh quy trình xác nhận Kết nối tự động với máy chấm công Tích hợp với hệ thống tính lương tự động Tích hợp với module kế toán tài kế toán quản trị giúp kiểm soát chi phí QUẢN LÝ KHÁCH SẠN Phạm vi: Đề tài không nghiêng mặt kỹ thuật, mang tính kinh doanh nhiều hơn, với đề tài này, ta biết quy trình quản lý khách, đặt phòng toán nào, để từ ta hiểu phần hoạt động khách sạn Mục tiêu: Xử lý thông tin khách hàng lại nghỉ ngơi khách sạn, qua xử lý tiến trình đặt phòng, dịch vụ khách thuê toán tiền phòng cho khách sau khách rời khỏi khách sạn Các chức Quản lý khách hàng Quản lý đặt phòng khách sạn Thanh toán Mô tả quy trình Khách hàng đến khách sạn đặt phòng, nhân viên lấy thông tin vể khách hàng, khách hàng đồng ý khách sạn tiến hành thủ tục đặt phòng Khách cung cấp thông tin cá nhân ngày khách ở, khách cho nhân viên đặt phòng, tiện nghi phòng dịch vụ tiện ích khách sạn mà khách muốn thuê.Sau nhân viên xác nhận khách đạt phòng, phòng mà khách muốn đặt thuê, ghi nhận lại phòng khách đặt.Sau khách tiến hành lên nhận phòng Trong Quản lý khách sạn Page trường hợp khách muốn sử dụng thêm dịch vụ trực tiếp gọi điện cho nhân viên yêu cầu cung cấp dịch vụ tiện ích Ngoài ra, khách gọi điện đặt phòng trước với khách sạn mà không cần trực tiếp đến khách sẽ, lúc nhân viên ghi nhận ngày mà khách đặt trước phòng, sau khách đến xác nhận phòng nhân viên làm thủ tục cho khách tiến hành đặt phòng Sau khách nghỉ khách sạn khách trả phòng nhân viên tiến hành toán cho khách bao gồm tiện nghi mà khách đăng ký sử dụng dịch vụ tiện ích mà khách thuê Sau hệ thống ghi nhận lại Cuối tháng hệ thống thống kê lại tháng tình trạng khách đặt phòng Giới thiệu module Interface: giao diện mà người dùng thấy thao tác Trong cấu hình có chức thêm, chỉnh sữa tầng, loại phòng, tiện nghi, dịch vụ phòng Trong quản lý khách đặt phòng có thông tin khách hàng đặt phòng Đặt phòng khách sạn bao gồm đặt nháp phòng, xác nhận đặt phòng, hoàn tất đặt phòng, lấy phòng, trả phòng đặt phòng trực tiếp Và cuối toán tiến phòng bao gồm danh sách khách hàng toán tiền phòng danh sách khách hàng chưa toán tiền phòng View: miêu tả làm mà danh sách form, thể screen Nó dùng để thể toàn liệu Tầng: có ba loại tree view, form view, search view Với view ta liệt kê tên dãy loại dãy khách sạn.Đồng thời ta tìm kiềm dựa sở tên loại dãy Loại phòng: view để trình bày tên loại phòng mã loại phòng tree view form view thể mã loại phòng, loại phòng, đơn giá, đơn vị tính mô tả phòng Trong view search đưa tiêu chí tìm kiếm với mã loại phòng tên loại phòng Tiện nghi: view tiện nghi thiết kế nhiều thuộc tính, tree thể mã tiện nghi tên tiện nghi Quản lý khách sạn Page form view mã tên thêm vào miêu tả tiện nghi Search view dựa mã tên tiện nghi Dịch vụ: thiết kế gồm mã, tên đơn giá dịch vụ tree form thể field mã, tên, đơn giá, đơn vị tính thông tin ghi Phòng: Phòng có filed mã phòng, trạng thái phòng, loại phòng, loại tầng đơn giá đặt phòng tree, form thể mã, tên, loại tầng, loại phòng, trạng thái phòng, form thể ghi phòng liệt kê danh sách tiện nghi Khách hàng: thông tin tên, họ, địa chỉ, điện thoại, chứng minh nhân dân quốc tịch thể qua tree view, cò form view thông tin trên, form thêm vào field số fax địa email lên lạc cần Search view dựa hai tiêu chí tên họ khách hàng Đặt phòng: đặt phòng xem bước quan trọng quản lý khách sạn, lưu giữ thông tin khách phòng dịch vụ mà khách đặt.Tree view thể field mã phòng khách đặt, tên khách đặt phòng, ngày đặt, ngày đến, ngày đi, trạng thái phòng, số ngày ở, tiện ích khách đặt thông tin tiền khách trả sau toán phòng Còn form thông tin từ tree thể thêm số field số người lớn, số trẻ em cùng, thông tin cần ý đặt phòng thông tin thông báo tình trạng phòng Thông tin cá nhân khách đặt phòng thể form view Ngoài ra, khách cần đặt phòng có chức hỗ trợ dịch vụ khách cần View search thiết kế để tìm kiếm khách đặt phòng dựa tiêu chí ngày đặt phòng, mã đặt phòng, trạng thái phòng tên khách đặt phòng Thanh toán: toán phòng thể vào tree qua field tên, khách hàng, ngày đặt, ngày nhận, ngày trả tổng tiền khách toán Form thể chi tiết thông tin cá nhân, đặt phòng, sau thể khoản mà khách toán qua ngày mà khách lưu trú khách sạn Action: Action hành động xác định hành vi hệ thống phản ứng lại hành động người dùng, nói chung người dùng kết nối với server người dùng phải tìm kiếm kết nối với action thường „operations‟ menu Action đươc thể dạng view không giống view để thể show liệu mà ngầm bên Các action thể quản lý khách sạn bao gồm: đặt phòng, khách hàng, dịch vụ, loại phòng, phòng, tầng, tiện nghi, lấy phòng, trả phòng, toán phòng thống kê khách đặt phòng tháng Ví dụ: Quản lý khách sạn Page 10 hình 2:Action Workflow: luồng công việc, thứ tự bước, tác vụ, kiện tương tác làm nên quy trình để thực công việc Các workflow thiết kế để đạt mục đích xử lý thông tin theo trình tự quy luật Cấu truc workflow quản lý khách sạn bao gồm: header record, activities transaction xác định để thực thi workflow gọi state đặc biệt hình 3: workflow Hearder record hình 4: header record Các Activities Quản lý khách sạn Page 11 hình 5: activities Quản lý khách sạn Page 12 Các transaction hình 6: transaction Quản lý khách sạn Page 13 Database: Quản lý khách sạn Page 14 III KẾT LUẬN VÀ ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN Kết thúc đồ án chuyên ngành A, thu kinh nghiệm có giá trị quy trình làm đồ án, cách hoạt động làm việc theo nhóm Tuy nhiều vấn đề trình làm đồ án, cố gắng hoàn thành phần lớn mục đích đồ án đề ra: Giao diện xây dựng hoàn chỉnh, tương ứng với đối tượng người dùng có menu riêng, chứa khả thực Đối với nhân viên thực hoàn chỉnh chức sau: Đăng nhập hệ thống Xem sơ đồ phòng dành cho nhân viên Đặt phòng giùm cho khách hàng trường hợp khách hàng gọi điện thoại đặt phòng Xem danh sách phiếu đặt hàng ngày Quản lý dịch vụ Quản lý khách hàng Quản lý loại tiện nghi Quản lý phòng Thanh toán tiền phòng Đối với khách hàng thực hoàn chỉnh chức sau: Đăng ký thành viên Đang nhập hệ thống Xem thông tin chi tiết phòng Tự chọn phòng muốn đặt theo sở thích Đặt phòng Hướng phát triển: Hoàn tất báo cáo doanh thu theo yêu cầu ( theo tuần, tháng, quý, …) Báo cáo tình trạng loại thiết bị Quản lý khách sạn Page 15 IV TÀI LIỆU THAM KHẢO http://doc.openerp.com/v6.0/developer/index.html http://www.mokepigu.wordpress.com Quản lý khách sạn Page 16 [...]... để đạt được mục đích là xử lý thông tin theo đúng các trình tự và quy luật Cấu truc workflow trong quản lý khách sạn bao gồm: header record, các activities và transaction được xác định để thực thi khi các workflow gọi các state đặc biệt hình 3: workflow Hearder record hình 4: header record Các Activities Quản lý khách sạn Page 11 hình 5: các activities Quản lý khách sạn Page 12 Các transaction... năng sau: Đăng nhập hệ thống Xem sơ đồ phòng dành cho nhân viên Đặt phòng giùm cho khách hàng trong trường hợp khách hàng gọi điện thoại đặt phòng Xem danh sách phiếu đặt hàng trong ngày Quản lý dịch vụ Quản lý khách hàng Quản lý các loại tiện nghi Quản lý phòng Thanh toán tiền phòng Đối với khách hàng thì có thể thực hiện hoàn chỉnh các chức năng sau: Đăng ký thành viên Đang... Hướng phát triển: Hoàn tất báo cáo doanh thu theo yêu cầu ( theo tuần, tháng, quý, …) Báo cáo tình trạng các loại thiết bị Quản lý khách sạn Page 15 IV TÀI LIỆU THAM KHẢO 1 http://doc .openerp. com/v6.0/developer/index.html 2 http://www.mokepigu.wordpress.com Quản lý khách sạn Page 16 ... workflow Hearder record hình 4: header record Các Activities Quản lý khách sạn Page 11 hình 5: các activities Quản lý khách sạn Page 12 Các transaction hình 6: các transaction Quản lý khách sạn Page 13 Database: Quản lý khách sạn Page 14 III KẾT LUẬN VÀ ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN 1 Kết thúc đồ án chuyên ngành A, chúng tôi thu được những kinh nghiệm có giá trị về quy trình làm đồ án, cách hoạt động và làm ... Các Activities Quản lý khách sạn Page 11 hình 5: activities Quản lý khách sạn Page 12 Các transaction hình 6: transaction Quản lý khách sạn Page 13 Database: Quản lý khách sạn Page 14 III... chức Quản lý khách hàng Quản lý đặt phòng khách sạn Thanh toán Mô tả quy trình Khách hàng đến khách sạn đặt phòng, nhân viên lấy thông tin vể khách hàng, khách hàng đồng ý khách sạn tiến... hợp với quy trình quản lý khách sạn đặc biệt quy trình đặt phòng dành cho khách sạn muốn quản lý, nhóm đạt được: Hiểu biết quy trình quản lý khách sạn nói chung quy trình quản lý đặt phòng nói