Khảo sát hoạt động của hệ thống OpenERP

Khảo sát hoạt động của hệ thống OpenERP

ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH KHOA TIN HỌC QUẢN LÝ TIỂU LUẬN KHẢO SÁT HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG Các quy trình: - CRM - Document Management - Project Management Nhóm 12 - 2010 _ MỤC LỤC MỤC LỤC I - GIỚI THIỆU OpenERP Các quy trình khảo sát OpenERP Đánh giá khả thi II KHẢO SÁT MODULE CRM Giới thiệu Cài đặt CRM OpenERP Khảo sát hoạt động .13 Kết luận 23 III KHẢO SÁT MODULE DOCUMENT MANAGEMENT 24 Giới thiệu 24 Khảo sát hoạt động .25 Kết luận 33 IV KHẢO SÁT MODULE PROJECT MANAGEMENT 34 Giới thiệu 34 Khảo sát hoạt động .34 Kết luận 39 -2- I - GIỚI THIỆU OpenERP OpenERP (còn gọi Tiny ERP) phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) quản lý quan hệ khách hàng (CRM) mã nguồn mở, thiết kế với mục tiêu có đáp ứng nhanh theo nhu cầu khác doanh nghiệp OpenERP có sẵn khoảng 300 module dễ dàng tích hợp vào hệ thống tùy theo nhu cầu khách hàng OpenERP thành lập Tổng giám đốc Fabien Pinckaers vào năm 2005 Hệ thống triển khai 37 quốc gia Mỗi ngày có gần 800 cá nhân cộng đồng mã nguồn mở góp phần nâng cao chất lượng phần mềm * Những ưu điểm - Dễ cài đặt, sử dụng, đầy đủ tài liệu hướng dẫn, hỗ trợ nhiều ngôn ngữ • Cài đặt tự động với lần nhấp chuột • Có thể thao tác qua Web qua ứng dụng Windows • Tài liệu hướng dẫn sử dụng cho người dùng • Tài liệu kỹ thuật cho lập trình viên • Hỗ trợ 20 ngôn ngữ (hiện chưa hỗ trợ tiếng Việt) - Toàn diện: có đầy đủ mô đun cần thiết doanh nghiệp (hiện có 300 module): Quản lý bán hàng, quản lý khách hàng, quản lý mua, quản lý sản xuất, kế toán, tài chính, dịch vụ, quản lý dự án - Mạnh mẽ • Tự động thu thập thông tin doanh nghiệp • Có thể tự thiết kế báo cáo riêng vòng phút - Linh hoạt • Thay đổi mà không cần phải lập trình • Quản lý module cách linh hoạt (có thể thêm mới, sửa đổi, xoá module cách nhanh chóng) • Dễ dàng nâng cấp di chuyển hệ thống - Hệ thống theo chuẩn • Tương tác qua dịch vụ Web • Có thể tương tác với phần mềm có Joomla, ezPublish, SAP, OSCommerce, LDAP, OpenOffice.org, Microsoft Office, • Mã nguồn mở hoàn toàn miễn phí - Hỗ trợ tất doanh nghiệp với quy mô: sử dụng cho doanh nhiệp từ vài đến 2000 nhân viên -3- Các quy trình khảo sát OpenERP Để hiểu rõ ERP ứng dụng cho môn học này, nhóm chọn nghiên cứu module OpenERP: CRM, Document Project Management Nhóm đặt mục tiêu nghiên cứu cách hoạt động tổng thể hệ thống OpenERP, từ hiểu rõ linh hoạt ứng dụng trường hợp, quy trình cụ thể doanh nghiệp khác không khảo sát theo quy trình cụ thể a/ CRM: CRM viết tắt Customer Relationship Managemet - Quản trị quan hệ khách hàng Đó chiến lược công ty việc phát triển quan hệ gắn bó với khách hàng qua nghiên cứu, tìm hiểu kỹ lưỡng nhu cầu thói quen họ Đó toàn quy trình thu thập, tổng hợp phân tích thông tin khách hàng, hàng bán, hiệu công tác tiệp thị, khả nǎng thích nghi công ty xu hướng thị trường nhằm mục đích nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh, mang lại lợi nhuận cao cho công ty b/ Document Management: Module quản lý tài liệu cho phép lưu trữ, phân loại, tìm kiếm tài liệu doanh nghiệp Module cung cấp truy cập FTP đến tất nguồn tài nguyên hệ thống ERP Hệ thống cung cấp cấu trúc thư mục để tăng hiệu tìm kiếm tài liệu Nó hữu ích để theo dõi tài liệu liên quan đến dự án, sản phẩm, bán hàng, hợp đồng, v.v c/ Project Management: Module quản lý dự án (Project Management) OpenERP quản lý dự án Chúng liên quan đến dịch vụ hỗ trợ, sản xuất hay nghiên cứu phát triển Nó cho phép tổ chức hoạt động, nhiệm vụ kế hoạch công việc cần thiết để hoàn tất dự án • Hệ thống cho phép lập kế hoạch phân bổ nguồn tài nguyên sở ngắn hạn dài hạn • Lập lịch email tự động để thông báo cho đối tác tình trạng tiến độ dự án • Cung cấp giao diện đồ họa dự án, nguồn lực sẵn có khối lượng công việc • Chức CalDAV truy cập để lập kế hoạch thông tin từ xa • Có thể xếp công việc theo số tiêu chí để có bảng phân tích thông tin khác liên quan đến nhiệm vụ dự án, chậm trễ, tiến -4- Đánh giá khả thi - Khách hàng nguồn sống doanh nghiệp, doanh nghiệp quản lý thông tin khách hàng tốt mang lại nhiều lợi nhuận hơn, vấn đề mà doanh nghiệp Việt Nam chưa có quan tâm đắn - Việc triển khai ERP cách toàn diện gặp nhiều khó khăn, triển khai hệ thống nhỏ CRM ERP dễ dàng Sau bước triển khai module khác OpenERP - Hệ thống OpenERP hệ thống mã nguồn mở Trong OpenERP có sẵn khoảng 300 module cho tích hợp vào tùy theo nhu cầu khách hàng yêu cầu hệ thống Sau triển khai thêm module khác dễ dàng Chi phí cho quyền phần mềm gần Doanh nghiệp tốn chi phí triển khai, huấn luyện chi phí phát sinh khác - Hệ thống OpenERP triển khai nhiều nước giới với nhiều mô hình hoạt động khác nhau, việc triển khai sử dụng OpenERP Việt Nam giúp doanh nghiệp Việt Nam tái cấu, cấu trúc lại quy trình hoạt động hiệu hơn, theo kịp phát triển mô hình hoạt động tiên tiến giới - OpenERP hỗ trợ cộng đồng mã nguồn mở, tính tiện ích ngày cải tiến phát triển Tăng cường tính hữu ích, gặp trục trặc, khó khăn trình triển khai hỗ trợ nhiệt tình cộng đồng sử dụng OpenERP -5- II KHẢO SÁT MODULE CRM Giới thiệu CRM khởi nguyên từ ý tưởng giúp doanh nghiệp sử dụng nguồn lực (nhân lực công nghệ) để hiểu thấu đáo thái độ, thói quen khách hàng đánh giá giá trị phân đoạn khách hàng riêng biệt Với trợ giúp chương trình CRM có hiệu quả, doanh nghiệp có thể: - Cung cấp cho khách hàng dịnh vụ tốt Nâng cao hiệu trung tâm hỗ trợ khách hàng Trợ giúp nhân viên bán hàng thực đơn hàng cách nhanh Đơn giản hoá tiến trình tiếp thị bán hàng Phát khách hàng Tăng doanh thu từ khách hàng Dưới mô hình hệ thống ERP, từ mô hình này, thấy phân hệ CRM phần phần hệ thống ERP -6- Cài đặt CRM OpenERP Bước 1: Tạo sở liệu (database) chưa có Bước 2: Trên “Database creation” chọn “Connect now” Bước 3: Ở “Setup”, chọn lựa CRM profile cần thiết -7- Bước 4: Nhập thông tin công ty tab General Information định dạng báo cáo thông tin công ty Tab Report Information Sau bấm Next Điền thông tin công ty tóm tắt trình cài đặt Bấm “Install” Bước 5: Sau Install hoàn tất, cửa sổ thông báo hỏi muốn cấu hình hệ thống hay không Bấm “Start Configuration” -8- Cửa sổ Next Configuration Step Bấm “Continue” Tiếp tục bấm “Continue” Bước 6: Chọn “View Mode” Trong bước có lựa chọn là: • Simplified Interface: thị số thông tin mặc định -9- • Extended Interface: hiển thị hết tất thông tin Bước 7: cửa sổ “Configure User” Bước tạo User, người sử dụng tạo nhiều User, gán quyền (Role), gán nhóm (Group) Mỗi thực xong user bấm “Add” Trong trường hợp muốn kết thúc tạo User bấm “Skip” Cửa sổ “Configure User” Bấm “Continue” - 10 - Khảo sát hoạt động a/ Cài đặt: Để cài đặt phân hệ Document Management, chọn Administration  Modules Management  Modules  Uninstalled modules Sau chọn module document board_document, tiến trình cài đặt diễn tự động Nếu hoàn tất có thêm hệ thống phân hệ Document Management hình bên Ngoài cần cài đặt thêm phần Reporting Document Management Để cài đặt thêm module này, thực việc cài đặt sau: vào Administration  Modules Management  Modules  Uninstalled modules - 25 - Sau chọn module cần cài đặt danh sách modules chưa cài đặt Thực hình sau: Sau chọn xong, nhấn Apply Scheduled Upgrades để cài đặt modules - 26 - b/ Truy cập nội truy cập bên sử dụng FTP - Để truy cập bình thường đến tài liệu thông qua OpenERP, kết nối đến chúng trực tiếp thông qua hệ thống tập tin sử dụng FTP protocol Để kết nối đến FTP Server, sử dụng địa sau: Trong 192.168.2.103 IP server OpenERP Ngoài ra, xem folder tài liệu Windows Explorer - Sau đó, nhập username password - 27 - - Thao tác duyệt folder Windows Explorer, tiện lợi Có thể lư file download đơn giản thao tác Windows Explorer - 28 - - Trong folder Documents ta có hệ thống folder sau: - Copy thử file tài liệu vào My Folder - 29 - - Tìm thử file upload lên cách chọn Search a file: - Gõ tên file vào ô Attachment Name TK nhấn nút Find tìm thấy file có phần mở đầu TK~ mà cụ thể file TKBHKDAU_2011-HC14.doc upload trước - 30 - c/ Sử dụng Reporting Document Management: Để sử dụng chức reporting, vào menu Document Management, chọn Reporting: Trong phần có mục: • This Month: xem báo cáo tháng - 31 - Ví dụ để tìm danh sách báo cáo ta thực sau: • All months: xem tất báo cáo - 32 - Màn hình xem kết tìm kiếm tất tài liệu: Kết luận Document Management System chức cho phép theo dõi lưu trữ tài liệu điện tử hình ảnh văn giấy xem thành phần quản lý nội dung doanh nghiệp (Enterprise content management - ECM) Chức có nhiều ưu điểm: - Có khả lưu trữ phục hồi liệu - Tìm kiếm dễ dàng dựa vào xác định từ khóa - Dữ liệu back up thường xuyên - Phân cấp người sử dụng tài liệu - Phân chia tài liệu theo loại khác - 33 - IV KHẢO SÁT MODULE PROJECT MANAGEMENT Giới thiệu Trong Open ERP, dự án (project) tập hợp nhiệm vụ (tasks) cần hoàn tất Các dự án có cấu trúc chia thành nhiều dự án nhỏ Trong dự án có nhệm vụ cần thực Cấu trúc hữu ích cho việc tổ chức hoạt động doanh nghiệp Khảo sát hoạt động a/ Tạo dự án: Vào menu Project Management  Projects  New Project Nhập vào Project Name (tên dự án), Parent Project (dự án cha/dự án lớn, tạo nhiều dự án dự án dự án khác) Project Manager (người quản lý dự án), Starting Date (ngày bắt đầu), Expected End (ngày dự kiến hoàn thành) Nếu đánh dấu vào ô Warm Manager, hệ thống gửi thông báo đến người quản lý dự án có task (nhiệm vụ/công việc) đóng lại Ngoài ra, thêm thành viên vào dự án mục Project’s member - 34 - Thiết lập Warm Customer: tab Partner Info, đánh dấu vào Warn Partner, định nghĩa Mail Header Mail Footer để hệ thống tự động gửi mail cho khách hàng task hoàn thành Nội dung email dựa chi tiết task, sửa đổi người sử dụng trước email gửi Sau nhập đầy đủ thông tin, nhấn nút Save để lưu liệu - 35 - Các trạng thái dự án: • • • • Open: dự án thực hiện, Pending: dự án bị tạm dừng, Canceled: dự án bị hủy bỏ Done : dự án hoàn tất thành công Sau tạo, dự án trạng thái Open, hình dự án có nút tương ứng với trạng thái b/ Tạo task mới: Sau tạo project, tiếp tục tạo task cần thực cách: • Ở công cụ bên phải, chọn Create a task • Từ menu Project Management  Tasks  New task để tạo gán cho dự án Task có trạng thái sau: • Draft : task nhập chưa xác nhận người phải thực • Open: task mở • Closed: task hoàn tất • Cancelled: task bị hủy bỏ • Pending: task tạm dừng - 36 - Một nhiệm vụ giao cho người dùng - người chuyển task sang trạng thái closed, Nhưng không giao cho để không chịu trách nhiệm cụ thể: thành viên khác chịu trách nhiệm nhiệm vụ mà họ thực Mỗi người dùng sau quản lý nhiệm vụ cách sử dụng trình đơn Project Management  Tasks  My Tasks Hoặc để mở nhiệm vụ chưa giao cho ai, vào Project Management  Tasks  All Tasks  Unassigned Task sau chọn Draft mục Status nhấn nút Find để lọc danh sách Tương tự Project, task có nút tương ứng với trạng thái task c /Thay đổi người thực nhiệm vụ: Có thể gán task cho người khác cách thay đổi người chịu trách nhiệm cho công việc Trong hình task, nhấn nút Delegate Trong cửa sổ ra, mục Assign To, nhấn vào hình kính lúp chọn user danh sách - 37 - d/ Ngữ cảnh Ngữ cảnh xác định môi trường làm việc để thực nhiệm vụ định Ví dụ xác định ngữ cảnh sau đây: • Office: nhiệm vụ phải xử lý nơi làm việc (chẳng hạn điện thoại khách hàng, viết tài liệu) • Car: công việc cần di chuyển (như mua sắm, đến bưu điện) • Travel: cho công việc xử lý máy bay tàu công tác (chẳng hạn viết báo, phân tích sản phẩm mới) • Home: nhiệm vụ xảy mọt nơi riêng tư (chẳng hạn việc tìm kiếm lao công cắt bãi cỏ) Có thể tạo ngữ cảnh riêng cách sử dụng menu Project Management  Configuration  Time Management  Contexts - 38 - e/ Timebox Timebox khoảng thời gian quy định để hoàn thành task Thông thường timeboxes xác định với giai đoạn sau đây: • Daily: task phải xử lý ngày • Weekly: task phải giải tuần • Monthly: task phải hoàn thành tháng • Long term: task xử lý tháng Một nhiệm vụ đặt timebox lần có phân phân biệt timebox thời hạn hoàn thành nhiệm vụ, thời hạn thường cố định yêu cầu phận quản lý Timebox ngược lại, chọn để tham chiếu đến cá nhân làm Tạo timebox cách vào menu Project Management  Configuration  Time Management  Timeboxes  My timeboxes Kết luận Module Project Management cung cấp chức cần thiết để quản lý dự án, dự nội công ty dự án thực cho khách hàng Từ đó, giúp doanh nghiệp có hệ thống xử lý tổng thể lập kế hoạch tổ chức sản xuất kinh doanh cho toàn công ty - 39 - [...]... cập tài liệu bằng email hoặc phần mềm quản lý của công ty - Tự động chuyển các meta-informations một cách chính xác thông qua những thông tin đăng nhập khi đăng kí - Quy trình quản lý tài liệu tự động luôn đồng bộ giữa các hệ thống với nhau - Tự động index và phân loại các tài liệu cho hiệu quả tối đa - 24 - 2 Khảo sát hoạt động a/ Cài đặt: Để cài đặt phân hệ Document Management, chọn Administration... “Next” Cửa sổ thông báo quá trình cấu hình phân hệ CRM đã thành công Tiếp tục bấm “Continue” Quá trình cài đặt CRM trong OpenERP hoàn tất Sau đó có thể đăng nhập để sử dụng chương trình - 12 - 3 Khảo sát hoạt động Sơ đồ quá trình chuyển đổi của một khách hàng tiềm năng thành một khách hàng hay cơ hội 3.1 Contacts (người liên hệ) : Thường được hiểu là người liên hệ, là người nắm giữ mối liên kết giữa doanh... chia thành nhiều dự án nhỏ Trong mỗi dự án có các nhệm vụ cần thực hiện Cấu trúc này rất hữu ích cho việc tổ chức hoạt động của doanh nghiệp 2 Khảo sát hoạt động a/ Tạo mới 1 dự án: Vào menu Project Management  Projects  New Project Nhập vào Project Name (tên dự án), Parent Project (dự án cha/dự án lớn, có thể tạo 1 hoặc nhiều dự án là dự án con của 1 dự án khác) Project Manager (người quản lý dự... trọng của việc quản lý tài liệu: - Nguồn tài nguyên quan trọng cho công ty Kiểm soát, tổ chức tài liệu một cách rõ ràng hơn tạo sự tiện dụng Không bị thất thoát tài liệu Lưu trữ thông tin để tái sử dụng Nâng cao tính bảo mật cho hệ thống tài liệu c/ Các tính năng của module Document Management: Module này có thể tích hợp vào hệ thống dễ dàng và nhanh chóng để giải quyết các vấn đề khi sử dụng hệ thống. .. Outlook và Microsoft Word, các Module này do hãng Axelor có trụ sở tại Pháp phát triển, các Module này có thể tìm thấy trên trang OpenERP trong mục Modules 4 Kết luận Thông qua hệ thống quan hệ khách hàng, các thông tin của khách hàng sẽ được cập nhật và được lưu trữ trong hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu Nhờ một công cụ dò tìm dữ liệu đặc biệt, doanh nghiệp có thể phân tích, hình thành danh sách khách... liên hệ Ngược lại, nếu đối tác đó là doanh nghiệp lớn, người liên hệ sẽ được phân loại theo chức vụ, quyền hạn của cá nhân người liên hệ CRM ghi nhận tất cả những thông tin này giúp cho doanh nghiệp có thể đưa ra những giải pháp kịp thời nhắm thúc đẩy cho mối quan hệ giữa hai bên được tốt hơn, Tất cả các nghiệp vụ trong CRM đều liên quan đến đối tác (partner), mà người liên hệ chính là một phần của. .. tiếp vào hệ thống ERP Nếu tạo được các mối liên hệ với khách hàng có nhiều “contacts” với nhiều chức vụ (tầng lớp khác nhau) sẽ tạo được dây liên kết với khách hàng đó Biết được nhu cầu từng đối tượng, từ đó đưa ra phương cách xử lý phù hợp Trong OpenERP, Leads có nhiều trạng thái: • Open: là trạng thái đầu tiên • Draft: chưa thực hiện việc liên hệ, khách hàng chưa phản hồi lại thông tin của doanh... các vấn đề vướng mắc của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả - 23 - III KHẢO SÁT MODULE DOCUMENT MANAGEMENT 1 Giới thiệu Quản lý thông tin đã trở thành một nhân tố chính trong chiến lược phát triển của công ty Điều quan trọng là chúng ta vẫn có được những thông tin chính xác và hiệu quả nhất nhưng vẫn giữ nó được an toàn Việc quản lý tài liệu bao gồm lưu trữ, truy cập, tham khảo, phân phối và... - b/ Truy cập nội bộ và truy cập bên ngoài sử dụng FTP - Để truy cập bình thường đến các tài liệu thông qua OpenERP, có thể kết nối đến chúng trực tiếp thông qua hệ thống tập tin sử dụng FTP protocol Để kết nối đến FTP Server, sử dụng địa chỉ như sau: Trong đó 192.168.2.103 là IP của server OpenERP Ngoài ra, cũng có thể xem folder tài liệu bằng Windows Explorer - Sau đó, nhập username và password -... tác là ở đó có thông tin người liên hệ Ví dụ: Leads, Sales Opportunities, Cases Chính người liên hệ là người tạo ra sợi dây liên kết giữa doanh nghiệp và các đối tác 3.2 Leads (đầu mối thông tin): Lead có thể được hiểu là một đầu mối kinh doanh, thông tin của một Lead Tùy theo mô hình kinh doanh của doanh nghiệp mà thông tin Leads sẽ khác nhau Có thể là “người liên hệ , “Partners” (khách hàng/cơ hội ... Khảo sát hoạt động .13 Kết luận 23 III KHẢO SÁT MODULE DOCUMENT MANAGEMENT 24 Giới thiệu 24 Khảo sát hoạt động ... khảo sát OpenERP Để hiểu rõ ERP ứng dụng cho môn học này, nhóm chọn nghiên cứu module OpenERP: CRM, Document Project Management Nhóm đặt mục tiêu nghiên cứu cách hoạt động tổng thể hệ thống OpenERP, ... toàn diện gặp nhiều khó khăn, triển khai hệ thống nhỏ CRM ERP dễ dàng Sau bước triển khai module khác OpenERP - Hệ thống OpenERP hệ thống mã nguồn mở Trong OpenERP có sẵn khoảng 300 module cho tích