Phân tích thiết kế hệ thống quản lý bán hàng

Phân tích thiết kế hệ thống quản lý bán hàng

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Lời nói đầu 1. Sự cần thiết của đề tài - Bối cảnh xã hội Ngày nay ngành công nghệ thông tin đang phát triển nhanh và mạnh, khoa học công nghệ thực sự đã và đang đem lại hiệu quả lớn cho nền kinh tế xã hội, cho các doanh nghiệp tổ chức kinh doanh trong giai đoạn mở cửa này, đặc biệt là nâng cao hiệu quả trong quá trình quản lý. Trong nền kinh tế phát triển nhiều thành phần này thì quản lý bán hàng càng mang tính quyết định chính trong hiệu quả kinh doanh chính vì vậy việc ra đời những bài toán quản lý nói chung và quản lý bán hàng nói riêng là một điều tất yếu khách quan. Có thể nói rằng với sự phát triển của công nghệ thông tin thì việc quản lý thủ công không còn phù hợp nữa. Ta có thể nhận thấy một số yếu kém của việc quản lý theo phơng pháp thủ công nh: Thông tin về đối tợng quản lý nghèo làn, lạc hậu, không thờng xuyên cập nhật. Việc lu trữ bảo quản khó khăn, thông tin lu trữ trong đơn vị không nhất quán, dễ bị trùng lập giữa các bộ phận Đặc biệt là mất rất nhiều thời gian và công sức để thống kê, để phân tích đa ra các thông tin phục vụ việc ra quyết định. Do đó, việc sử dụng các thành tựu của công nghệ thông tin trong quản lý ngày càng rộng rãi và mang lại hiệu quả cao, khắc phục đợc những nhợc điểm của hệ thống quản lý cũ, các bài toán quản lý đợc đa vào máy tính và ngày càng đợc tối u hoá, giản đợc thời gian cũng nh chi phí cho quá trình xử lý, mang lại hiệu quả lớn trong kinh doanh. - Hoàn cảnh của công ty Từ cuối năm 2002 công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast đã dần chuyển sang cung cấp các phần mềm quản lý khác nhau chứ không chỉ cung cấp các phần mềm kế toán doanh nghiệp. Với thế mạnh và kinh nghiệm trong lĩnh vực làm phầm mềm quản lý tài chính kế toán của mình các sản phẩm của công ty ngày ______________________________________________________________ 1 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 nay đã chứng minh tính hiệu quả của mình và đem lại nhiều lợi ích cho khách hàng. Công ty đã thực hiện t vấn và sản xuất một số phần mềm theo đơn đặt hàng của khách hàng bán các phần mềm về quản lý quỹ tiền mặt, quản lý khách hàng, Quản lý nhuận bút, quản lý nhà hàng, Vì vậy việc xây dựng các ch ơng trình DEMO để giới thiệu các phần mềm khác nhau đang đợc đặt ra cấp thiết. 2. Định hớng Hiện nay công việc quản lý bán hàng thờng đợc thực hiện bằng phơng pháp thủ công dẫn đến những bất cập nh: - Tốc độ cập nhật, xử lý không cao, không đáp ứng đợc nhu cầu cần báo cáo đột xuất của ban lãnh đạo. - Không đồng bộ trong việc cập nhật dẫn tới việc sai sót. - Quản lý thủ công thờng chịu ảnh hởng lớn bởi các yếu tố chủ quan do sự tác động của môi trờng bên ngoài - Lu trữ thông tin khó, dễ bị lộ. - Thông tin thờng lu trữ trên giấy gây lãng phí lớn. - Khi mở rộng quy mô hoạt động thì hệ thống quản lý thủ công sẽ không đáp ứng đợc Bài toán đặt ra là tìm cách tổ chức một hệ thống mới quản lí các hoạt động liên quan tới quản lý bán hàng trên cơ sở cách thức hoạt động và quy tác làm việc của đơn vị. Hệ thống mới phải làm sao giải quyết đợc các vấn đề nêu trên, phù hợp với điều kiện của đơn vị ứng dụng hệ thống. 3. Mục đích nghiên cứu Trong thời đại ngày nay thông tin kinh tế là vấn đề sống còn với các đơn vị kinh doanh. Đơn vị nào làm chủ đợc thông tin sẽ có u thế tuyệt đối trong hoạt động kinh doanh. Hơn nữa chỉ thu nhập thông tin tốt thì vẫn cha đủ, mà phải biết bảo quản giữ gìn thông tin về hoạt động kinh doanh của đơn vị một cách chặt chẽ. ______________________________________________________________ 2 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Do đó hệ thống mới phải có cơ chế kiểm soát chặt chẽ, bảo đảm an toàn, bảo mật cơ sở dữ liệu. Từ công tác nghiệp vụ liên quan tới hoạt động quản lý bán hàng, chúng ta sẽ tiến hành phân tích thiết kế một hệ thống nhằm tin học hoá các chức năng có thể đợc thực hiện trên máy tính. Từ đó xây dựng một chơng trình ứng dụng hỗ trợ cho quá trình thực hiện các chức năng nh quản lý, xử lý các hoạt động nhập mua, xuất bán hàng hoá, các nghiệp vụ tiền mặt, lập các báo cáo định kỳ Tóm lại, mục tiêu cuối cùng là xây dựng một phần mềm quản lý bán hàng hiện đại, đáp ứng nhu cầu xử lý các chức năng nghiệp vụ trong quá trình thực hiện các hoạt động kinh doanh. 4. Phơng pháp nghiên cứu Trong việc phân tích thiét kế hệ thống chúng ta có thể áp dụng phơng pháp thiết kế từ đỉnh xuống. Đây là phơng pháp thiết kế giải thuật dựa trên t tởng module hoá. Trớc hết xác định các vấn đề chủ yếu nhất mà việc giải quyết bài toán yêu cầu, bao quát đợc toàn bộ bài toán. Sau đó phân chia nhiệm vụ cần giải quyết thành các nhiệm vụ cụ thể hơn, tức là chuyển từ module chính đến các module con từ trên xuống dới ______________________________________________________________ 3 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 5. Kế cấu của đề tài + Chơng 1: Tổng quan về công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast và các vấn đề nghiên cứu, sự cần thiết của đề tài, mục tiêu và phơng pháp nghiên cứu. + Chơng 2: Một số lý luận cơ bản về phân tích thiết kế hệ thống thông tin. Trình bầy khái quát phơng pháp luận cơ bản làm cơ sở phơng pháp luận cho việc nghiên cứu chuyên đề. + Chơng 3: Phân tích thiết kế hệ thống quản lý bán hàng. Trình bầy chi tiết chơng trình phân tích thiết kế hệ thống, thiết kế dữ liệu, thiết kế giải thuật, thiết kế giao diện của chơng trình. Em xin chân thành cảm ơn thầy Trịnh Phú Cờng giảng viên hớng dẫn và các thầy cô trong khoa tin học kinh tế đã góp ý chỉ bảo cho em nhiều kiến thức và kinh nghiệp quý báu Đồng thời em cũng xin ơn các cô chú, anh chị tại công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast đặc biệt là anh Phan Thế Chiến đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp này. Do trình độ có hạn chế và hoàn thành trong thời gian thực tập ngắn, chắc chắn trong chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em không tránh khỏi sai xót, rất mong nhận đợc sự góp ý chỉ bảo của thầy cô và các bạn ______________________________________________________________ 4 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Chơng I Tổng quan về công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast I. Khảo sát Tình hình tại công ty 1. Quá trình hình thành, cơ cấu tổ chức của công ty a. Quá trình hình thành. Ngày nay các ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực quản lý cũng rất phong phú mà để làm nên điều này không thể thiếu các công ty phần mềm. Họ là những ngời đã đang đem công nghệ thông tin vào với cuộc sống và vào lĩnh vực kinh doanh. ở Việt Nam các lĩnh vực ứng dụng công nghệ thông tin đợc phát triển cha lâu. Vì vậy các công ty phần mềm phần lớn ra đời trong thời gian gần đây chủ yếu là từ sau giữa thập kỷ 90 của thế kỷ XX. Trong xu hớng đó công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast đã ra đời. Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast đợc thành lập theo giấy phép thành lập công ty số 3096/GP-UB do UBNN TP Hà Nội cấp ngày 11/6/1997 đây chính thức là ngày thành lập công ty. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 056067 do Sở kế hoạch và đầu t Hà Nội cấp ngày 18/6/1997.Hình thức sở hữu của công ty là hình thức cổ phần. Vốn đăng ký ban đầu của công ty là 1.000.000.000 đồng đợc chia thành 10.000 cổ phiếu. Vào đầu năm 2003 vốn đăng ký của công ty đã tăng thành 1.250.000.000 đồng và đợc chia thành 125.000 cổ phiếu. Công ty có tên tiếng việt là : Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST. Tên tiếng Anh của công ty là FAST software company. Tên viết tắt là FAST Logo của công ty : ______________________________________________________________ 5 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Chức năng kinh doanh của công ty : - Sản xuất và kinh doanh các phần mềm máy tính - Buôn bán hàng t liệu tiêu dùng (thiết bị máy tính, tin hoc, điện tử ) - Dịch vụ thông tin khoa học công nghệ - Dịch vụ t vấn chuyển giao công nghệ Lĩnh vực kinh doanh chính : Sản xuất và kinh doanh các phần mềm quản lý doanh nghiệp. Các sáng lập viên của công ty bao gồm 7 ngời: Thành viên của hội đồng quản trị gồm có 3 ngời: Công ty gồm có ba văn phòng : Văn phòng tại TP Hà Nội Địa chỉ : Số 18 Nguyễn Chí Thanh, Quận Ba Đình Điện thoại : (04)7715590 Fax : (04)7715591 Email : fast@hn.vnn.vn Văn phòng tại TP Hồ Chí Minh Địa chỉ : Số 391A Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Quận 3 Điện thoại : (08)8481001 Fax : (08)8480998 Email : fastsg@hcm.vnn.vn Văn phòng tại Đà Nẵng Địa chỉ : Toà nhà Softtech, 15 Quang Trung Điện thoại : (0511)810532 Fax : (0511)812692 Email : fastdn@dng.vnn.vn ______________________________________________________________ 6 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 b. Cơ cấu tổ chức của công ty Sơ đồ tổ chức của công ty đợc tổ chức nh sau: Các công việc chính của các phòng ban trong công ty Hội đồng quản trị:Nhiệm vụ xác định chiến lợc dài hạn của công ty Giám đốc công ty: Điều hành thực hiện các chiến lợc đề ra, phất triển kinh doanh. Xây dựng các quy định, chế độ, chính sách chung của công ty về tổ chức nhân sự, tiền lơng và các vấn đề tài chính kế toán. Tham ra vào xác định những chiến lợc của công ty và lập kế hoạch năm cho toàn công ty cùng với việc thực hiện chính sách tài chính. Phòng tổng hợp: Trợ lý cho giám đốc về các vấn đề nhân sự, maketting, tổ chức sản xuất kinh doanh, làm việc với các đối tác, tài chính kế toán toàn công ty, xây dựng dự án phát triển kinh doanh. Phòng nghiên cứu phát triển sản phẩm: Có nhiệm vụ nghiên cứu các phần mềm mới, hỗ trợ các bộ phận kinh doanh sửa đổi sản phẩm theo các yêu cầu đặc thù. Các chi nhánh, bộ phận kinh doanh: Bán hàng, dịch vụ khách hàng (Hiện có ở Hà Nội, Sài Gòn và Đà Nẵng) ______________________________________________________________ 7 Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị Giám đốc Giám đốc Các chi nhánh HN, HCM, ĐN Các chi nhánh HN, HCM, ĐN Phòng nghiên cứu & phát triển sản phẩm Phòng nghiên cứu & phát triển sản phẩm Phòng tổng hợp Phòng tổng hợp Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Sơ đồ tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các chi nhánh trong công ty nh sau Các công việc chính: STT Phòng ban, bộ phận Các công việc chính 1. Giám đốc chi nhánh Điều hành, tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh đặt ra Xây dựng các quy định, chế độ, chính sách chung của chi nhánh về tổ chức nhân sự, lơng tài chính kế toán Tham ra vào việc xác định chiến lợc của công ty. Lập kế hoặch năm cho chi nhánh. 2. Các trợ lý giám đốc ( Phòng tổng hợp ) Trợ lý cho giám đốc về các vấn đề thị trờng tiếp thị, tuyển dụng và đào tạo nhân sự. 3. Phòng kinh doanh Tìm kiếm khách hàng. Khách hàng. 4. Phòng t vấn thiết kế Hỗ trợ phòng kinh doanh bán hàng trong các ______________________________________________________________ 8 Giám đốc chi nhánh Giám đốc chi nhánh Phòng kinh doanh Phòng kinh doanh Phòng tư vấn thiết kế Phòng tư vấn thiết kế Phòng triển khai hợp đồng Phòng triển khai hợp đồng Phòng lập trình ứng dụng Phòng lập trình ứng dụng Phòng hỗ trợ bảo hành Phòng hỗ trợ bảo hành Văn phòng và kế toán Văn phòng và kế toán Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 công việc sau : + Khảo sát yêu cầu của khách hàng, xác định bài toán, xác định khối lợng công việc để xác định giá bán, nhân sự thực hiện và thời gian thực hiện. + Đề ra phơng án thiết kế sơ bộ giải quyết các bài toán của khách hàng Hỗ trợ phòng lập trình và phòng triển khai thực hiện hợp đồng về nghiệp vụ, bài toán đã đợc khảo sát trớc đó. 5. Phòng t vấn ứng dụng ( triển khai hợp đồng ) Trong phòng này có thể có các nhóm cố định hoặc các nhóm thành lập theo dự án và các nhân viên dự án 1 ngời triển khai. Mỗi chi nhánh có thể có hơn 1 phòng t vấn ứng dụng Khảo sát chi tiết thêm yêu cầu của khách hàng. T vấn về xây dựng hệ thống thông tin Phối hợp với phòng lập trình để sửa đổi, test và tiếp nhận chơng trình sửa đổi theo yêu cầu đặc thù. Cài đặt và đào tạo. Hỗ trợ sử dụng trong thời gian đầu. Hỗ trợ sử dụng và bảo hành chơng trình khi cần thiết. 6. Phòng lập trình ứng dụng Tham ra và xây dựng phơng án thiết kế sơ bộ giải quyết bài toán của khách hàng trong giai đoạn khảo sát bán hàng. Hỗ trợ phòng triển khai thực hiện hợp đồng trong việc lập trình sửa đổi theo yêu cầu đặc thù. Bảo hành chơng trình sửa đổi. ______________________________________________________________ 9 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 7. Phòng hỗ trợ bảo hành Hỗ trợ khách hàng sử dụng chơng trình Bảo hành sản phẩm 8. Phòng kế toán Kế toán 9. Văn phòng Văn phòng tổng đài, lễ tân, tạp vụ Số lợng nhân viên trong công ty tăng nhanh theo từng năm.Ta có bảng tổng kết tốc độ phát triển số lợng nhân viên trong công ty : Năm 1998 2003 số lợng nhân viên tăng từ 17 nhân viên lên tới 80 nhân viên và trong những năm tới công ty dự định sẽ mở rộng quy mô công ty cũng nh số lợng nhân viên trong công ty. Mục tiêu của công ty là: Chuyên sâu tạo lên sự khác biẹt II. Hoạt động sản xuất sản phẩm phần mềm của công ty Sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của công ty Sản phẩm - Phần mềm kế toán Fast accounting 2003.f trên Visual Foxpro - Phần mềm kế toán Fast accounting 2003.s trên SQL Server - Phần mềm tổng hợp báo cáo toàn tổng công ty Fast Corporate Reporter 2003.w trên nền Web. - Phần mềm quản trị toàn diện doanh nghiệp ERIC ERP của Jupiter System Inc. - Phần mềm kế toán và quản trị kinh doanh Fast Bussiness 2004.s trên SQL Server (Viết trên ngôn ngữ VB.NET, hỗ trợ Unicode) Dịch vụ cung cấp - Khảo sát yêu cầu và t vấn về xây dựng hệ thống thông tin tài chính kế toán và quản trị kinh doanh. - Sửa đổi và phát triển chơng trình theo yêu cầu đặc thù của khách hàng. ______________________________________________________________ 10 [...]... pháp phát triển hệ thống thông tin i nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin Từ yêu cầu thực tế của công việc quản lý là làm thế nào để có đợc công cụ quản lý tốt nhất Phát triển một hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực... niệm hệ thống thông tin 1 Thông tin và quản lý Cán bộ quản lý trong các cấp quản lý khác nhau cần thông tin cho quản lý khác nhau Việc ra quyết định khác nhau cần đợc cung cấp thông tin khác nhau Điều này đợc thể hiện qua định nghĩa vè thông tin quản lý nh sau: Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý cho mình Các cấp quản lý. .. đợc các công việc trên thì phân tích viên phải hiểu biết sâu sắc về môi trờng hệ thống thông tin phát triển và hoạt động của hệ thống thông tin Các bớc cần thực hiện khi phân tích hệ thống: Xác định các yêu cầu; Cấu trúc hóa các yêu cầu của hệ thống; Lựa chọn cho hệ thống mới, đa ra các chiến lợc về hệ thống thông tin 1.0 Xác định các yêu cầu hệ thống Ghi chép phỏng vấn , kết quả khảo sát,quan sát,... tính điện tử là phơng tiện chủ yếu để quản lý dữ liệu một cách thành công Chính vì những lý do đó nên mối quan tâm hàng đầu của các phân tích viên hệ thống là thiết kế các ngân hàng dữ liệu nhằm lu trữ và quản lý tập trung dữ liệu trên máy tính điển tử để phục vụ cho nhiều ngời cũng nh nhiều mục đích quản lý khác nhau Vấn đề đặt ra đối với việc thiết kế một ngân hàng dữ liệu là phải giảm thiểu sự trùng... Khách hàng thờng nhìn hệ thống thông tin theo mô hình này Đây là góc nhìn của ngời sử dụng 3 Mô hình vật lý trong Mô hình vật lý trong liên quan đến những khía cạnh xử lý lô gíc của hệ thống tuy nhiên không phải là cách nhìn của ngời sử dụng mà là cái nhìn của nhân viên thiết kế hệ thống thông tin Nó liên quan đến những trang thiết bị đợc dùng cho hệ thống, dung lợng kho dữ liệu và tốc độ xử lý của thiết. .. Thu thập Thu thập Phân phát Phân phát Kho dữ liệu Kho dữ liệu Mô hình hệ thống thông tin đợc mô tả nh sau: a Cơ sở dữ liệu Một trong những bộ phận quan trọng nhất của hệ thống thông tin đó là cơ sở dữ liệu của hệ thống Dữ liệu có tầm quan trọng sống còn đối với một doanh nghiệp hay tổ chức, do vậy mỗi khi phân tích, thiết kế một hệ thống thông tin thì yêu cầu đầu tiên đối với các phân tích viên là làm... hiện và tiến hành cài đặt nó Phân tích hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đa ra đợc chuẩn đoán về tình hình thực tế Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó Việc thực hiện hệ thống thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình... những lý do dẫn đến sự cài đặt nó hoặc cũng không tính đến môi trờng trong nó đợc phát triển, ta nghĩ rằng đó chỉ đơn giản là một hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định hoặc một hệ chuyên gia Hệ thống thông tin tăng cờng khả năng cạnh tranh 16 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 đợc thiết kế. .. đúng thời điểm cần thiết Vì thế hệ thống thông tin mới cũng cần đáp ứng tính đúng đắn và kịp thời Làm thế nào để có một hệ thống thông tin hoạt động tốt và có hiệu quả là một trong những công việc của bất kỳ một nhà quản lý hiện đại nào Để đạt đựơc điều đó, cần phải xem xét cơ sở kĩ thuật cho hệ thống thông tin Yêu cầu các công đoạn và phơng pháp để phân tích, thiết kế, cài đặt hệ thống thông tin phải... mô hình hoá dữ liệu của hệ thống thực tại, phân tích viên xây dựng mô hình vật lý ngoài và mô hình lô gíc Từ đó dự đoán tồn tại cần khắc phục hệ thống hiện tại Công việc tiếp theo sau khi chuẩn đoán khuyết tật của hệ thống cũ là phải đa ra các giải pháp để giải quyết các vấn đề Từ đó xác định mục tiêu mới của hệ thống thông tin mới 3 Giai đoạn thiết kế lô gíc (Giai đoạn thiết kế lô gíc đợc thực hiện