Xây dựng hệ thống quản lý nhà hàng của Trung tâm dinh dưỡng phục hồi chức năng Hải An Hải Phòng
1 I-/ Khảo sát hiện trạng và thu thập thông tin 1. Mẫu kế hoạch phỏng vấn Kế hoạch phỏng vấn Người được hỏi: Nguyễn Ngọc Hà Người phỏng vấn : - Nguyễn Đức Toàn - Đỗ Trọng Phú Địa chỉ : nhà hàng “TT DD phục hồi CN” Thời gian hẹn : 8h30’ Đối tượng : Người được phỏng vấn là người làm các công việc quản lý nhà hàng. Mục đích của công việc phỏng vấn là hiểu được công việc quản lý hoạt động ăn uống nhà hàng. Trình độ của người được hỏi: Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm Chương trình : 1 Giới thiệu 2 Tổng quan về phỏng vấn , chủ đề sẽ đề cập Câu hỏi : Câu1 : Bác có thể giới thiệu về tổng quan cấu trúc, thành phần của nhà hàng được không ạ? Câu 2 : Những lĩnh vực nhà hàng có thể phục vụ cho khách là những gì ạ? Câu 3: Thế nhập thực phẩm của nhà hàng như thế nào? Câu …: …. Tổng hợp các nội dung Kết thúc phỏng vấn Thời gian : 1 phút 2 phút 5 phút 5 phút 5 phút 5 phút (Dự kiến tổng cộng 45 phút) 1.2 Phiếu phỏng vấn 2 Phiếu phỏng vấn Người được hỏi: Nguyễn Ngọc Hà Người phỏng vấn : - Nguyễn Đức Toàn - Đỗ Trọng Phú Địa chỉ : nhà hàng “TT DD phục hồi CN” Thời gian hẹn : 8h30’ Đối tượng : Người được phỏng vấn là người làm các công việc quản lý nhà hàng. Mục đích của công việc phỏng vấn là hiểu được công việc quản lý hoạt động ăn uống nhà hàng. Người được pv là: Bác Nguyễn Ngọc Hà, là giám đốc điều hành của nhà hàng, đã có 6 năm kinh nghiệm. Câu hỏi Ghi chú Câu1 : Bác có thể giới thiệu về tổng quan cấu trúc, thành phần của nhà hàng được không ạ? Câu 2 : Những lĩnh vực mà nhà hàng có thể phục vụ cho khách là những gì ạ? Câu 3: Thế nguồn nhập thực phẩm của nhà hàng như thế nào? Câu …: …. 4. Tổng hợp các nội dung 5. Kết thúc phỏng vấn - uh, được. Bác nói trước …. Cửa hàng bác có một ban bảo vệ gồm 5 người (3 sáng, 2 tối), 1 bộ phận nhà bếp 12 người trong đó có 1 bếp trưởng người TQ, tiếp tân 10 người, kế toán 2 người (1 tr, 1 ph), 2 thủ kho (1tr, 1ph). Bác là giám đốc điều hành nhà hàng này, … - Cửa hàng bác phục vụ khách hàng ăn uống, khách có thể yêu cầu những món ăn như những cửa hàng khác, các cháu cũng có thể đặt tiệc liên hoan lớp, hoặc phục vụ tổ chức đám cưới. Nhưng chức năng chính của cửa hàng phục vụ những món ăn chữa bệnh, mỗi món ăn của bác là một bài thuốc. Đây, các cháu thấy … - Thực phẩm bác có thể nhập ở VN, 1 số vị thuốc cũng có thể nhập ở VN như yến, … Nhưng vị thuốc chủ yếu nhập từ TQ. Chúng đắt lắm nên mỗi lần nhập Đánh giá chung: - Đây là người có nhiều kinh nghiêm, cẩn thận, … nhân viên có thái độ phục vụ tốt 1.3 Lưu đồ công việc khi phỏng vấn 3 Dự án Tiểu dự án : Quản lý kho Trang: xx Loại: Lưu đồ Nhiệm vụ : Lập đơn hàng Ngày: xx/xx/xx Thủ kho Người quản lý Bên ngoài 1.4 Bảng mô tả chi tiết tài liệu 1.5 Bảng mô tả chi tiết công việc 1.6 Bảng tổng hợp công việc Số tt Mô tả công việc Vị trí làm việc Tầm xuất Hồ sơ vào Hồ sơ ra T1 Lập và chuyển đơn hàng: Xuất phát từ yêu cầu cung ứng, báo giá, đơn hàng lập và chuyển đi bằng điện thoại (80%), viết (20%), sắp các đơn hàng vào sổ đặt hàng để đối chiếu, theo dõi. Quản lý kho hàng D1 D2 D3 D4 T2 Tiếp nhận và kiểm phiếu: T3 Tiếp nhận và nhập hàng: 4 (D2) Sổ thực đơn (D4) Sổ đặt hàng ( D1 ) Phiếu nhập hàng (D3) Đơn hàng (T1) Lập và chuyển đơn hàng Nhà cung cấp (D5) Phiếu giao hàng (T2) Tiếp nhận và kiểm phiếu (T3) Tiếp nhận, nhập hàng 1.7 Bảng tổng hợp hồ sơ, tài liệu Số tt Tên – vai trò Công việc liên quan D1 Phiếu nhập hàng: Ghi hàng hóa xuất hay nhập T1 D2 Sổ thực đơn: Định mức hàng hóa T1 D3 Đơn đặt hàng: ghi lượng hàng đặt gửi nhà cung cấp T1 D4 Sổ đặt hàng: tập hợp các đơn hàng đã đặt T1, T2 D5 Phiếu giao hàng: Ghi số lượng hàng nhà cung cấp phát ra T2, T3 1.8 Bảng tổng hợp từ điển dữ liệu Số tt Tên gọi Ý nghĩa Kiểu Cỡ Khuôn dạng Lĩnh vực Quy tắc ràng buộc 1 Ngày lập phiếu nhập Ngày 14 dd/mm/yy Kế toán Chữ thường hoặc số 2 Số hóa đơn Ký tự 14 Kế toán Chữ thường hoặc số 3 Tên hàng hóa Ký tự 14 Kế toán Chữ hoa, đậm 4 Ngày làm hóa đơn Ngày 14 dd/mm/yy Kế toán Chữ thường hoặc số … ……… … … … … … 5 II-/ Mô tả bài toán 1. Mô tả bằng sơ đồ a. Mô tả bằng hình vẽ: 6 Khu để xe Nơi Ăn uống của khách hàng Nhà Bếp Nhà kho Vườn hoa, cây cảnh Cổn g Kế toán Bảo vệ 2. Mô tả bằng lời: Qua đi khảo sát thực tế và thu thập thông tin về “Quản lý nhà hàng ” của TRUNG TÂM DINH DƯỠNG PHỤC HỒI CHỨC NĂNG tại số 48 Cát Bi – Hải An – HP (điện thoại: 031.726.212) chúng em mô tả hoạt động của nhà hàng như sau: Nhà hàng có một cổng vừa để khách ra vào vừa để nhập hàng. Nhà hàng chia làm 6 khu vực, mỗi khu vực làm những nhiệm vụ khác nhau: Bảo vệ, khu để xe, nhà bếp, kế toán, khu ăn uống, nhà kho. 1. Nhà hàng nhận các thông tin chi tiết về các thực phẩm hoặc các vị thuốc của nhà cung cấp (sau khi đã có yêu cầu nhập hàng). Nội dung của tờ rơi này ghi rõ tất cả các thông tin về thực phẩm hoặc các vị thuốc như: xuất xứ, giá, cách bảo quản, cách sử dụng, tác dụng, … Nếu có nhu cầu lấy các thực phẩm hoặc các vị thuốc này nhà hàng sẽ gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp. Sau đó tiến hành làm thực đơn các món ăn liên quan đến các thực phẩm hoặc các vị thuốc cho khách hàng. 2. Nhà cung cấp đáp ứng nhu cầu nhập hàng của nhà hàng bằng việc chuyển hàng cho nhà hàng kèm theo đơn đặt hàng và kèm theo hóa đơn thanh toán tiền của các thực phẩm hoặc các vị thuốc 3. Nhà hàng nhập các thực phẩm hoặc các vị thuốc thông qua biên lai thanh toán tiền và phiếu nhập kho. 4. Khi khách hàng vào nhà hàng thì nhân viên nhà hàng chuyển cho khách hàng thực đơn. Khách hàng có nhu cầu thưởng thức các món ăn sẽ đọc các yêu cầu của mình cho nhân viên ghi vào phiếu yêu cầu (tên món ăn, đồ uống, quy cách, số lượng, … ). Từ đó các phiếu yêu cầu sẽ chuyển tới nhà bếp. 5. Nhà bếp dựa vào phiếu yêu cầu của khách để từ đó định lượng ra các thực phẩm cần thiết để chế biến các món ăn cho khách hàng và yêu cầu bộ phận thủ kho xuất thực phẩm theo yêu cầu 6. Khi ăn uống xong khách sẽ nhận hóa đơn thanh toán và dựa vào hóa đơn đó thì sẽ thanh toán với bộ phận kế toán của nhà hàng. 7. Sau mỗi tuần, mỗi tháng và sau một năm bộ phận kế toán sẽ tổng hợp tình hình khách hàng, nhập thực phẩm, thực phẩm còn trong kho cho ban lãnh đạo. 7 III-/ Mụ hỡnh nghip v 3.1 Thit lp biu ng cnh ca h thng 8 Yờu cu bỏo cỏo PHIếU 0 H THNG QUN Lí HOT NG N UNG NH HNG KHCH HNG Nhà cung cấp CH CA HNG Phiu yờu cu Bng bỏo giỏ Đơn đặt hàng Húa n thanh toỏn Phiu yờu cu nhp sn phm Đơn đặt hàng Thụng tin sn phm Húa n thanh toỏn Bỏo cỏoo Thụng tin ch o 3.2 Biểu đồ phân rã chức năng Note: TT = thanh toán 3.3 Mô tả chi tiết các chức năng lá 9 Quản lý hoạt động ăn uống nhà hàng 3. Thanh toán 3.1 Tiếp nhận đơn TT 3.2 Kiểm tra đơn hàng 3.3 Kiểm tra đơn TT 3.4 Lập phiếu chi 2. Bán hàng 2.1 Tiếp nhận phiếu y/c 2.2 Kiểm tra phiếu y/c 2.3 Lập phiếu xuất hàng 2.4 Tạo hóa đơn thanh toán 4. Báo cáo 4.1 Lập báo cáo 1. Nhập hàng 1.1 Lập đơn mua hàng 1.2 Kiểm tra đơn hàng 1.3 Tạo phiếu nhập 1.4 Nhập hàng vào kho 1.5 Tạo hóa đơn thanh toán 3.5 Kiểm tra dư nợ