Phân tích thiết kế hệ thống quản lý khách sạn Harbuorview

Phân tích thiết kế hệ thống quản lý khách sạn Harbuorview

MUC LUC

LỜI CẢM ƠN

CHƯƠNG I:MÔ TẢ BÀI TOÁN

1.Giới thiệu khái quát về khách sạn HARBUORVIEW 2.Cơ cấu tổ chức và chức năng của khách sạn.

3.Quá trình thuê phòng của khách

CHƯƠNG II:PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG:

I-Mô hình nghiệp vụ của tổ chức.

1.Biểu đồ ngữ cảnh.

2.Biểu đồ phân rã chức năng gộp.

3.Ma trận thực thể chức năng.

4.Mô hình phân rã chức năng chi tiết.

II-Mô hình luồng dữ liệu:

1.Các hồ sơ dữ liệu sử dụng.

2.Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0.

III-Mô hình liên kết thực thể E_R:

trang thiết bị hiện đại, phục vụ giải trí cung như các dich vụ lưu trú ăn uống hoàn hảo.

từ phòng thương gia, phòng đặc biệt và phòng hoàng gia, két an toàn Ngoài các trang thiết bị trong phòng ra còn có trung tâm giao dịch, phòngtập thể hình, phòng họp lớn cho khoảng 360 khách, phục vụ tại phòng

dịch vụ giặt là, bãi đỗ xe miễn phí, dịch vụ đưa đón, cửa hµng đồ lưu niệm, phòng massage, bể bơi, bar ngoài trời…

Dịch vụ ăn uống.

Khách sạn chia thành các nhà hµng riêng biệt và mỗi nhà hµng

chuyên sâu về một cách phục vụ, dịch vụ ăn uống thuộc điểm mạnh của khách sạn vì nó rất được chó trọng và phát triển như: harbour café có thẻ phục vụ 100 suất ăn, chuyên các đồ ăn ÂU đặc sắc, nhà hàng Nam

Phương phục vụ 120 suất ăn và từ kiến trúc đến đồ ăn đều mang phong cách châu Á, ngoài ra là bên lobby lounge bar và laterrasse, chuyên phục

vụ những đồ ăn nhanh, đồ uống, cocktail…có thể phục vụ từ 32-40 suất ngoài kinh doanh dịch vụ ăn uống cho khách nghỉ ngơi tại khách sạn nhàhàng còn phục vụ những khách nước ngoài đang công tác và làm việc tại việt nam tổ chức những cuộc họp, hội nghị của các công ty, khu công nghiệp, lễ cưới

Dịch vụ ăn uống cũng chiếm một phần doanh thu chủ yếu trong toàn

bộ doanh thu của khách sạn, đây là một lĩnh vực cần nhiều sự sang tạo vàphụ thuộc vào cách phục vụ của nhân viên

Dịch vụ bổ sung.

Kinh doanh dịch vụ bổ sung trong khách sạn chủ yếu là các dịch vụ về giặt là, massage( được bố trí tại một gác lửng) dịch vụ đồ lưu niệm, các dịch vụ sử dụng internet, photocopy hay sử dụng máy fax tại business center đều phải trả cho những chi phí đó

2.Cơ cấu tổ chức và chức năng của khách sạn:

TỔNG GIÁM ĐỐC

Trong đó :

TỔNG GIÁM ĐỐC:Điều hành mọi hoạt động của khách sạn

PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC:Giám sát và điều hành trực tiếp các phòng ban và

bộ phận

BỘ PHẬN BUỒNG:Phục vụ dọn dẹp phòng và bàn ăn của khách

PHÒNH KINH DOANH:Cung cấp hàng hoá,vật tư phục vụ nhu cầu của khách sạn

BỘ PHẬN LỄ TÂN:Có nhiệm vụ hướng khách đăng ký đặt phòng,nhận phòng,trả phòng và các yêu cầu dịch vụ…

BỘ PHẬN NHÀ HÀNG:Phục vụ tiệc khi khách có nhu cầu

PHÒNG KỸ THUẬT:Chiu trách nhiệm về các trang thiết bị của khách sạn

BỘ PHẬN BẢO VỆ:Có nhiệm vụ bảo vệ cho toàn bộ khách sạn và khách hang

PHÒNG KẾT TOÁN:Chịu trách nhiệm thu,tri của toàn khách sạn

3-QUÁ TRÌNH THUÊ PHÒNG CỦA KHÁCH:

Khi khách hàng đến:

Ða số khách đến khách sạn đã có đăng ký phòng trước (hoặc nhờ

hướng dẫn viên du lịch đăng ký phòng ).Một số khác chưa đăng ký thì thuê được phòngnếu còn phòng

PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC

PHÒNG KẾ TOÁN

PHÒNG KỸ THUẬT

BỘ PHẬN BUÒNG

BỘ PHẬN

LỄ TÂN

BỘ PHẬN NHÀ HÀNG

BỘ PHẬN BẾP

BỘ PHẬN BẢO VỆ

Khi khách hàng đến, nhân viên tiếp nhận sẽ hỏi xem vị khách đó có

đăng ký phòng trước hay không, và đăng ký phòng trước với tên nào Như

vậy cần phải tham khảo đến hồ sơ đăng ký phòng trước.Khi khách đến không đăng ký phòng trước, nhân viên tiếp nhận phải xem còn phòng

trống hay không Nếu không, nhân viên này phải thông báo cho khách

biết để khách đến khách sạn khác Nếu có phòng đáp ứng yêu cầu của khách

nhân viên tiếp tân yêu cầu khách xuất trình giấy tờ và giữ lại chứng minh

nhân dân hay giấy tờ tùy thân khác (nếu khách không có chứng minh nhân dân) Giấy tờ này sẽ trả lại khi khách hoàn thành thủ tục rời khách sạn Mỗi căn phòng, tùy theo kiểu, vị trí và những tiện nghi bố trí bên trong

mà có một giá biểu riêng Khi khách đến thuê, nhân viên tiếp tân phải ghi

nhận phiếu đăng ký thuê phòng Mỗi phiếu đăng ký thuê phòng chỉ lập cho

một người khách, thường là người chịu trách nhiệm thanh toán sau này Trênphiếu đăng ký thuê phòng cần phải ghi rõ khách nào được bố trí ở phòng nào, vào khoảng thời gian nào (ngày nào) để thuận tiện trong việc khai báo tạm trú, tạm vắng khi nhà chức trách đến kiểm tra

Nếu khách có yêu cầu dịch vụ (giặt ủi, gọi điện thoại, karaoke, ), nhân viên tiếp tân phải lập một bảng kê dịch vụ Mỗi bảng kê có một số thứ tự và

lập cho một khách, ghi tất cả những dịch vụ mà khách yêu cầu trong suốt

quá trình lưu trú tại khách sạn Trong đó phải ghi chi tiết khách yêu cầu dịch

vụ gì vào thời điểm nào, chi phí tương ứng là bao nhiêu Bảng kê này nhân

viên tiếp tân giữ lại và sẽ yêu cầu khách thanh toán khi rời khỏi khách sạn sau đợt nghỉ

Nếu khách có yêu cầu đặt tiệc tùng, nhân viên tiếp tân phải lập một

hóa đơn đặt tiệc Trên hóa đơn ghi nhận những món mà khách yêu cầu

Qua hóa đơn đó thể hiện các yêu cầu của khách (số lượng, thẩm mỹ, cách

và thời gian bày trí, ) và từ đó nhân viên tiếp tân thoả thuận với khách đơn giá tương ứng cho từng món Một bản sao hóa đơn được giao cho nhà

hàng để bộ phận phục vụ chuẩn bị Mỗi hóa đơn có một số thứ tự và ghi

cho chỉ một khách hàng Khách hàng có thể thanh toán hóa đơn ngay hoặc

bộ phận tiếp tân giữ lại yêu cầu khách trả sau này

không và xác nhận vào phiếu đến Nếu khách làm hư hại đồ đạc trong

phòng thì khách phải đền bù hoặc trả thêm tiền để khách sạn sắm sửa lại

Khi khách trả tiền một hóa đơn thanh toán được lập Mỗi hóa đơn có một

số thứ tự, thu tiền của chỉ một khách hàng, ngày thu, lý do (thu của phiếu

đến, bảng dịch vụ và các hoá đơn nào) với số tiền thu là bao nhiêu Nhân viên tiếp tân chịu trách nhiệm ký xác nhận vào phiếu thu và lập thành hai

bản chuyển cho bộ phân kết toán để thanh toán tiền với khách

Cuối mỗi ngày bộ phận kế toán phải lập báo cáo về DS khách đã thuê

phòng , DS tình hình các phòng,doanh thu thuê phòng và doanh thu tiệc trong khách sạn cho lãnh đạo.Cuối mỗi tháng và mỗi quý phải báo cáo tình hình doanh thu,hoạt động của khách sạn cho lãnh đạo

4-CÁC HỒ SƠ DỮ LIỆU CÓ LIÊN QUAN:

1 Bảng giá phòng:

Loại Phòng Số lượng

phòng

Giá phòng đơn

Giá phòng đôi

2.Hồ sơ đăng ký phòng trước:

Tên khách Địa chỉ Thời gian

đăng ký

Loại phòng Số lượng

3.Hồ sơ khách đến :

Tên khách Địa chỉ Ngày thuê Ngày trả Loại phòng Số lượng

4.Phiếu đăng ký thuê phòng:

PHIẾU ĐĂNG KÝ THUÊ PHÒNG

Họ tên khách hàng:………

Số CMTND:………

Địa chỉ:………

Điện thoại:………

Tên

phòng

Số lượng Đơn giá Ngày thuê Ngày trả Ghi chú Thành tiền

Ngày….tháng … năm 200…

Lễ Tân Khách Hàng

5.Phiếu yêu cầu dịch vụ của khách hang:

PHIẾU YÊU CẦU DỊCH VỤ CỦA KHÁCH HÀNG

Ngày… tháng… năm 200…

Họ tên khách hàng:………

Số CMTND:………

Địa chỉ:………

Điện thoại:………

Loại dịch vụ Số lượng Thời gian 6.Bảng kê các loại dịch vụ của khách: BẢNG KÊ DỊCH VỤ CỦA KHÁCH HÀNG Ngày… tháng… năm 200…

Số TT:………

Họ tên khách hàng:………

Số CMTND:………

Địa chỉ:………

Điện thoại:………

Lễ Tân Khách hàng

7.Phiếu yêu cầu đặt tiệc của khách hàng:

PHIẾU YÊU CẦU ĐẶT TIỆC CỦA KHÁCH HÀNG

Ngày… tháng… năm 200…

Họ tên khách hàng:………

Số CMTND:………

Địa chỉ:………

Điện thoại:………

Tên món ăn Số lượng Thẩm mỹ Thời gian 8.Hoá đơn đặt tiệc: HOÁ ĐƠN ĐẶT TIỆC Ngày… tháng… năm 200…

Số TT:…………

Họ tên khách hàng:………

Số CMTND:………

Địa chỉ:………

Điện thoại:………

Lễ Tân Khách Hàng

9.Hoá đơn thanh toán:

HÓA ĐƠN THANH TOÁN Ngày…….tháng……năm 200………

Số Phiếu:…………

Họ tên khách hàng:………

Số CMTND:………

Địa chỉ:………

Điện thoại:………

Lễ tân

Kế Toán Khách hàng

V-Bảng phân tích xác định chức năng ,tác nhân và hồ sơ:

Động từ+Bổ ngữ Danh từ Nhận xét

Giữ lại-Bảng kê dịch vụ

Lập-Hóa đơn đặt tiệc

Thỏa thuận –Gía phòng

Hồ sơ đăng ký phòng trướcPhòng

Hồ sơ khách Phiếu đăng ký phòngDịch vụ

Bảng kê dịch vụTiệc

Hóa đơn đặt tiệc

Bộ phận kế toánĐơn giá món ănPhòng tiếp tânHóa đơn thanh toánBáo cáo

Lãnh đạo công ty

Tác nhânTác nhân

=

=

Hồ sơ dữ liệu

Hồ sơ dữ liệuTác nhân

CHƯƠNG II-PHÂN TICH THIẾT KẾ HỆ THỐNG:

I –Mô hình nghiệp vụ của tổ chức

1.Biểu đồ ngữ cảnh

Yêu cầu thanh toán

Gửi phiếu thanh toán

2.Biểu đồ phân rã chức năng gộp:

Yêu cầu đặt tiệc

Khách

Lãnh đạo khách sạn

HÌnh 1.Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống

HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN

Sơ đồ S

Hình 2 : Biểu đồ phân rã chức năng gộp của hoạt động quản lý

khách sạn

3.Mô tả chi tiết chức năng lá.

1.1.Cập nhật danh sách đăng ký phòng:Các khách hang đã đăng ký phòng trước

2.3 Đăng ký tiệc

3.Thanh toán.

3.1Thanh toánphòng

3.4 Thanh toán hóa đơn

3.2.Thanh toán Dịch vụ

4.Báo cáo thống kê

4.1.Báo cáo DS khách đã thuê phòng

4.3.Báo cáo doanh thu thuê phòng

4.4 Báo cáo doanh thu tiệc

4.2.Báo cáo DS tình hình các phòng

3.3 Thanh toán Tiệc

4.5 Báo cáo doanh thu dịch vụ

1.2.Cập nhật tình

dụng dịch vụ

1.2 Cập nhật tình trạng phòng :Các loại phòng hiện có trong khách sạn đuợc cậpnhật thường xuyên về trang thiết bị,tình trạng và khả năng phục vụ.

1.3 Cập nhật danh mục các dịch vụ : các loại dịch vụ mà khách sạn hiện có thểphục vụ được vói giá tuơng ứng được cập nhật hàng ngày

1.4.Cập nhật danh sách khách: các thông tin về bản thân khách hàng khi đến thuêphòng cũng được cập nhật thường xuyên

2.1.Đăng ký thuê phòng: khi khách có nhu cầu thuê phòng khách làm việc với lễtân và phải thông báo rõ ràng về nhu cầu phòng cần thuê (bao nhiêu người, cầnmấy phòng,loại phòng mấy giường ,tiện nghi ra sao? ) để từ đó lễ tân mới cóthể sắp xếp phù hợp với khách được

2.2 Đăng ký sử dụng dịch vụ: Ngoài việc đăng ký nghỉ tại phòng đăng ký, khách

có thể sử dụng các dịch vụ khác mà khách sạn có thể có ( du lịch, điện thoại,bơi,chơi tennis,hát karaoke,massager…) chỉ cần đăng ký với bộ phận phục vụkhách sạn

2.3: Đăng ký tiệc : Khi khách muốn đặt tiệc thì đăng ký với nhân viên tiếp tânsau đó nhân viên lập một hóa đơn đặt tiệc

3.1.Trả phòng: Khi khách kết thúc ở trong khách sạn thì phải thông bái với lễ tân

để nhận lại phòng và kiểm tra đối chiếu các thiết bị trong phòng so với lúc nhậnphòng

3.2 Thanh toán Dịch vụ: Ngoài việc thanh toán tiền phòng thì khách phải thnahtoán luôn cả tiền đã sử dụng các dịch vụ(điện thoại, đồ uống….) trong thời gian ởtại khách sạn

3.3.Thanh toán tiệc : nhân viên tiếp tân đưa hóa đơn thanh toán tiệc cho kháchhàng và yêu cầu thanh toán

3.4 Viết hóa đơn thanh toán : Bộ phận lễ tân phải chuyển cho khách hóađơn thanh toán chi tiết cho khách cả tiền phòng lẫn tiền sử dụng các dịch vụkhác

4.1.Báo cáo danh sách khách đã thuê phòng:Báo cáo chi tiết các khách đãthuê phòng ở trong khách sạn và hiện tại đang ở trong khách sạn

4.2 Báo cáo danh sách tình hình các phòng :Danh sách các phòng đã đượckhách thuê ở ,các phòng hiện còn trống,các phòng bị hư hỏng không sử dụngđựợc

4.3.Báo cáo doanh thu thuê phòng :Doanh thu tiền thuê phòng của kháchhàng từng ngày,tháng ,quý và năm

4.4.Báo cáo doanh thu tiệc : báo cáo tình hình thu từ việc đặt tiệc mà khách

Qua tìm hiểu vể tình hình hoạt động của khách sạn với các loại tài liệu hồ sơ

được sử dụng và các chức năng hệ thống xác định được mối liên quan thể

hiện qua ma trận sau:

II-Mụ hỡnh luồng dữ liệu:

1.Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0:

Danh mục phũng

Y/c cập nhật Hồ sơ khỏch

Đỏp ứng Danh mục dịch vụ

Y/c thuờ phũng

Phiếu đăng ký đặt tiệc

1.0

CẬP NHẬT DANH MỤC

Lãnh đạo

khách sạn

D1

D5 D6

D7

Phiêu đký TP

Phiếu đký DV

Y/C thanh tóan Phiếu đăng ký đặt tiệc

Gửi phiếu TT Phiếu trả phòng

Hóa đơn thanh toán

D5

4.0

BÁO CÁO THỐNG KÊ

D6

D7

D8 D9

III_MÔ HÌNH LIÊN KẾT THỰC THỂ E-R

LOẠI PHÒNG : gồm các thuộc tính: Loại , Giá phòng , Đơn vị tiện ,

Thuộc tính khóa là Loại

DỊCH VỤ : gồm các thuộc tính : Mã dịch vụ , tên dịch vụ , Đơn vị tính

Thuộc tính khóa là Mã dịch vụ

NHÂN VIÊN : gồm các thuộc tính : Mã nhân viên , Họ tên , chức vụ , công

việc

Thuộc tính khóa là Mã nhân viên

TIỆC:Gồm các thuộc tính: Mã món ăn,Tên món ăn,Đơn giá.Trong đó:Mã

món ăn là khóa

2- Mô hình E-R

1

1

1

Mã dịch vụ

Địa chỉ

Quốc

tịch

1 n

m m

n n

m

n

M ¸ch

KHÁCH

Họ tên

Ghi chú

Ngày thuê

Thu ê

Giờ thuê

PHÒNG

Ngày trả

Số phòng Địa chỉ

Tel

Tình trạng

Tiện nghi

Đăng

ký

DỊCH VỤ

Tên dịch vụ

T rả

Giờ trả

Ngày trả

Đáp ứng

Phục vụ

Thu ộc

LOẠI PHÒNG

Đơn vị

Giá phòng

Loại

Chức vụ

Mã nhân viên

Họ tên

n

Đơn vị tính

Số tiền

m

n

Ngày SD

Mã khach

Mã món ăn

Đơn giá

Tên món ăn

Số lượng

Thời gian Thẩm mỹy

Tổng tiền

Hình 5: Mô hình E - R

IV_Mô hình quan hệ

1_Các quan hệ:

KHACH(Makhach, Hoten, Diachi, Quoctich,Dienthoai,Ghichu)

THUEPHONG(Sophong, Makhach, Ngayden, Gioden, Ngaydi, Giodi) DSPHONG(Sophong,Diachiphong,Tel,ManhanvienPV,Tiennghi,Loại) GIAPHONG(Loai, Donvitinh, Gia)

TIEC(Mamonan,Tenmonan,dongia)

DATTIEC(Makhach,Mamonan,Soluong,Thammy,Thoigian,Tongtien) DICHVU(MaDV, TenDV, Donvitinh)

SUDUNGDV(Makhach, MaDV, Ngaysudung, Tongtien)

NHANVIEN(ManhanvienPV, Hoten, Chucvu, Congviec)

#Loai Donvitinh Gia

Dichvu

#MaDV TenDV Donvitinh

NHANVIEN

#ManhanvienPV Hoten

Chucvu Congviec

Thuephon g

#Sophong

#Makhach

Ngayden Gioden Ngaydi Giodi

DSPhong

#Sophong Tenphong Diachiphong Tel

ManhanvienPV Tiennghi Lo¹i

TIEC

#Mamonan Tenmonan Dongia

MÔ HÌNH VẬT LÝ:

1.KHACH(Makhach, Hoten, Diachi, Quoctich,Dienthoai,Ghichu)

2.THUEPHONG(Sophong, Makhach, Ngayden, Gioden, Ngaydi, Giodi) 3.DSPHONG(Sophong,Diachiphong,Tel,ManhanvienPV,Tiennghi,Loại) 4.GIAPHONG(Loai, Donvitinh, Gia)

5.TIEC(Mamonan,Tenmonan,Dongia)

6.DATTIEC(Makhach,Mamonan,Soluong,Thammy,Thoigian,Tongtien) 7.DICHVU(MaDV, TenDV, Donvitinh)

8.SUDUNGDV(Makhach, MaDV, Ngaysudung, Tongtien)

9.NHANVIEN(ManhanvienPV, Hoten, Chucvu, Congviec)

2.THUÊ PHÒNG:

4.GIÁ PHÒNG:

5.TIỆC:

6.ĐẶT TIỆC:

8.SỬ DỤNG DỊCH VỤ:

Khóa ngoại

Khóa ngoại

9.NHÂN VIÊN:

Manhanvien Char 6 Chữ hoa+số Khóa chính