Quy trình hóa nghiệp vụ “Quản lý bán hàng Bia

TRƯỜNG ĐHDL VĂN LANG KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN -   - Môn : ERP Chương 3: Quy trình hóa nghiệp vụ “Quản lý bán hàng_Bia” GVHD: Giảng Viên Phí Anh Tuấn Thành viên Nhóm : Trần Duy Linh (trưởng nhóm ) Trà Thế Hiền Nguyễn Tấn Phát Nguyễn Nữ Thủy Tiên Hồ Dương Đức Tú Vũ Thị Ngọc Yến Nguyễn Thị Kim Ngân Nhâm Thị Như Ái Nguyễn Thị Ngọc Hà 10 Trần Thị Thúy An TP Hồ Chí Minh , ngày 11 tháng 11 năm 2009 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN  …………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… ……………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… ………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… MỤC LỤC Phần I Quy trình tổng thể nghiệp vụ bán hàng DN sản xuất beer nước giải khát Phần II Mô tả chi tiết nghiệp vụ lược đồ cụ thể (lược đồ cần có thích kèm theo) Giám đốc Bộ phận lập kê hoạch Bộ phận hỗ trợ bán hàng Bộ phận quản lý thông tin quan khách hàng Bộ phận theo dõi và ghi nhận đơn hàng Nhân viên bán hàng Đại lý các cấp Khách Hàng Bộ phận vận chuyển Mô tả chi tiết nghiệp vụ lược đồ cụ thể (lược đồ cần có thích kèm theo)  Theo dõi ghi nhận thông tin trình thực đơn hàng Mô hình tổng quan công viêc theo dõi và ghi nhận đơn hang Thiết lập đơn hàng THEO DÕI VÀ GHI NHẬN THÔNG TIN QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN ĐƠN HÀNG THIẾT LẬP ĐƠN HÀNG Thủ tục Khách hàng Bước Khách hàng đặt hàng và mua hàng trực tiêp Nhân viên bán hàng Bộ phận theo dõi ghi nhận dơn hàng Yêu cầu xét duyêt Xét Duyêt Đơn hàng không hợp lê Bước thực Đơn hàng hợp lê Chiêu theo các quy định về đơn hàng hợp lê phần tổng thể nghiêp vụ bán hàng Chương Bước Thanh toán và lập phiêu xuất Lưu thông tin đơn hàng Hê thống Lưu trữ/ cập nhật thông tin Chứng từ (xử lí tay) Báo biểu (in từ thống) Chứng từ (in từ thống) Duyêt Bước Công Viêc Hê thống Lưu trữ Hồ sơ Lưu trữ Thiết lập điều khoản giao hàng chi tiết theo mặt hàng, số lượng, thời gian, địa điểm THEO DÕI VÀ GHI NHẬN THÔNG TIN QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN ĐƠN HÀNG THIẾT LẬP ĐIỀU KHOẢN GIAO HÀNG CHI TIẾT THEO MẶT HÀNG , SỐ LƯỢNG , THỜI GIAN , ĐỊA ĐIỂM Thủ tục Khách hàng Nhân viên bán hàng Bước Khách hàng xác định chi tiêt mặt hàng , số lượng , địa điểm Bộ phận vận chuyển công ty Công ty dịch vụ vận chuyển Yêu cầu xét duyêt Xét Duyêt Thông báo khách hàng nêu rõ lí , giải thích quy định Bước thực Đơn hàng hợp lê Gửi thông báo chi tiêt điều khoản giao hàng Bước Liên bộ phận vận chuyển công ty Bước Liên công ty dịch vụ vận chuyển Hê thống Lưu trữ/ cập nhật thông tin Chứng từ (xử lí tay) Báo biểu (in từ thống) Chứng từ (in từ thống) Duyêt Bước Công Viêc Hê thống vận chuyển hạn chê Hê thống Lưu trữ Hồ sơ Lưu trữ Theo dõi trình giao hàng : lập phiếu giao hàng , ghi nhận số lượng hàng giao theo đợt giao hàng , cho phép thực theo dõi hàng gửi bán… THEO DÕI VÀ GHI NHẬN THÔNG TIN QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN ĐƠN HÀNG THEO DÕI QUÁ TRÌNH GIAO HÀNG Thủ tục Khách hàng Nhân viên bán hàng Bộ phận vận chuyển công ty Công ty dịch vụ vận chuyển Bước Khách hàng thỏa thuận với các nhân viên bán hàng về điều khoản giao hàng Bước thực Bước Xuất thông báo chi tiêt giao nhận hàng cho bộ phận vận chuyển Bước Liên bộ phận vận chuyển công ty Kí nhận Hê thống vận chuyển hạn chê Bước Liên công ty dịch vụ vận chuyển Hê thống Lưu trữ/ cập nhật thông tin Chứng từ (xử lí tay) Báo biểu (in từ thống) Chứng từ (in từ thống) Duyêt Bước Công Viêc Hê thống Lưu trữ Phát sinh lịch giao nhận hàng theo điều khoản giao hàng Hồ sơ Lưu trữ THEO DÕI VÀ GHI NHẬN THÔNG TIN QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN ĐƠN HÀNG PHÁT SINH LỊCH GIAO NHẬN HÀNG Thủ tục Khách hàng Công ty Công ty dịch vụ vận chuyển Bộ phận vận chuyển công ty Bước Bước Yêu cầu với công ty các thay đổi điều khoản giao hàng về lịch giao hàng Yêu cầu với công ty các thay đổi điều khoản giao hàng về lịch giao hàng Xét duyêt Xét duyêt Bước thực Điều khoản giao dịch thông qua Bước Liên bộ phận vận chuyển công ty Hê thống vận chuyển hạn chê Bước Liên công ty dịch vụ vận chuyển Chứng từ (xử lí tay) Báo biểu (in từ thống) Chứng từ (in từ thống) Duyêt Bước Công Viêc Hê thống Lưu trữ Hồ sơ Lưu trữ Xuất hóa đơn, ghi khoản phải thu, ghi công nợ khách hàng theo điều khoản toán sau thực giao hàng Một đơn hàng thực giao hàng nhiều lần xuất nhiều hóa đơn lần giao hàng ( tự động tính thuế GTGT xác định thuế suất) THEO DÕI VÀ GHI NHẬN THÔNG TIN QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN ĐƠN HÀNG XUẤT HÓA ĐƠN ,GHI CÁC KHOẢN PHẢI THU , GHI CÔNG NỢ KHÁCH HÀNG Thủ tục Nhân viên bán hàng Bộ phận theo dõi ghi nhận thông tin đơn hàng Ngân hàng Khách hàng Bước Ghi nhận thông tin đơn hàng Bướ c thực Hê thống Lưu trữ/ cập nhật thông tin Bước Xuất hóa đơn, ghi các khoản phải thu, ghi công nợ khách hàng theo điều khoản toán Khách hàng có ngân hàng bảo trợ Bước Quản lí công nợ thông qua ngân hàng bảo trợ toán Bước Kiểm tra đầy đủ thông tin các hóa đơn cũ và chuyển cho khách hàng Hê thống Lưu trữ/ cập nhật thông tin Chứng từ (xử lí tay) Báo biểu (in từ thống) Chứng từ (in từ thống) Duyêt Bước Công Viêc Hê thống Lưu trữ Hồ sơ Lưu trữ Theo dõi thông tin hoạt động nhập khẩu: hạn ngạch nhập khẩu, biên liên quan HỖ TRỢ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG THEO DÕI QUÁ TRÌNH BIẾN ĐỔI THỊ TRƯỜNG Thủ tục Bộ phận hổ trợ hoạt động bán hàng Bộ phận lập kế hoach kinh doanh Bộ phận báo cáo phân tích tình hình kinh doanh Bộ phận hổ trợ hoạt động bán hàng có nhóm thu thập thông tin Bước Thu thập thông tin người dùng Thống kê doanh số Bước thực Phân tích thị phần hãng cạnh tranh Phân tích dòng, loại sản phẩm Thông tin tổng hợp gửi cho phận báo cáo phân tích Bước : Tổng hợp thông tin Thông tin tổng hợp Thông tin tổng hợp gửi cho phận lập kế hoạch kinh doanh Chứng từ (xử lí tay) Báo biểu (in từ thống) Chứng từ (in từ thống) Thông tin tổng hợp PXKKVCNB Duyêt Bước Công Viêc Hê thống Lưu trữ Hồ sơ Lưu trữ Thống kê hợp đồng theo mức thực , từ tiếp cận lý HỖ TRỢ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG THỐNG KÊ CÁC HỢP ĐỒNG THEO CÁC MỨC THỰ HIỆN Thủ tục Bộ phận hổ trợ hoạt động bán hàng Bộ phận báo cáo phân tích tình hình kinh doanh Bộ phận lập kế hoach kinh doanh Khi bộ phận lập kê hoạch cần có thống kê cho viêc phân tích Bước Yêu cầu thống kê Bước Yêu câu thống kê PXKKVCNB Bước Tiếp nhận yêu cầu thống kê Khi bộ phận báo cáo phân tích cần có thống kê cho viêc phân tích Bước Thống kê hợp đồng Thống kê loại mặt hàng tỉ lệ loại mặt hàng Thống kê ngân sách thu qua loại mặt hàng Bước thực Thống kê loại hợp đồng : lớn, nhỏ,trung bình Thống kê loại khách hàng: thường xuyên, tiềm năng,mới, Bước : Báo cáo thống kê tổng hợp Thống kê được tổng hợp và được gửi đên bộ phận lập kê hoạch Báo cáo thống kê tổng hợp Báo cáo thống kê tổng hợp Thống kê được tổng hợp và được gửi đên bộ phận báo cáo phân tích Chứng từ (xử lí tay) Báo biểu (in từ thống) Chứng từ (in từ thống) Duyêt Bước Công Viêc Hồ sơ Lưu trữ Hê thống Lưu trữ Liên kết văn giấy tờ có liên quan đến thỏa thuận hợp đồng Chứng từ Báo biểu Chứng Từ Công (in từ hệ thống) Bước (in từ hệ Hồ sơ Lưu (Xử lýHê thống tay Lưu ) Viêc thống) trữ trữ THEO DÕI VÀ GHI NHẬN THÔNG TIN QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN ĐƠN HÀNG THIẾT LẬP ĐIỀU KHOẢN GIAO HÀNG CHI TIẾT THEO MẶT HÀNG , SỐ LƯỢNG , THỜI GIAN , ĐỊA ĐIỂM Thủ tục Khách hàng Nhân viên bán hàng Bước Khách hàng xác định chi tiêt mặt hàng , số lượng , địa điểm Bộ phận vận chuyển công ty Công ty dịch vụ vận chuyển Yêu cầu xét duyêt Xét Duyêt Thông báo khách hàng nêu rõ lí , giải thích qui định Bước thực Đơn hàng hợp lê Gửi thông báo chi tiêt điều khoản giao hàng Bước Liên bộ phận vận chuyển công ty Bước Liên công ty dịch vụ vận chuyển Hê thống Lưu trữ/ cập nhật thông tin Chứng từ (xử lí tay) Báo biểu (in từ thống) Chứng từ (in từ thống) Duyêt Bước Công Viêc Quản lý thông tin quan hệ khách hàng : Hê thống vận chuyển hạn chê Hê thống Lưu trữ Hồ sơ Lưu trữ Theo dõi thông tin khách hàng: họ tên, địa chỉ, điện thoại, người đại diện, … Lưu trữ phân cấp khách hàng theo khu vực bán hàng, nhóm khách hàng Cho phép thống kê khách hàng theo khía cạnh khác QUẢN LÝ THÔNG TIN QUAN HỆ KHÁCH HÀNG THEO DÕI THÔNG TIN KHÁCH HÀNG Thủ tục Bộ phận hộ trợ bán hàng Bộ phận quan hệ khách hàng Bước Lấy các thông tin chung khách hàng Các thông tin chung khách hàng Bước thực Bước In các báo cáo về khách hàng Cập nhật thông tin khách hàng từ các đại lí Báo cáo về khách hàng Hê thống Lưu trữ/ cập nhật thông tin Chứng từ (xử lí tay) Báo biểu (in từ thống) Chứng từ (in từ thống) Duyêt Bước Công Viêc Bước Thiêt lập thống tìm kiêm khách hàng theo nhiều khía cạnh Hê thống Lưu trữ Hồ sơ Lưu trữ Quản lý công nợ khách hàng: dựa khoản phải thu / trả khách hàng từ điều khoản toán tính tự động công nợ khách hàng Quản lý két , vỏ Bia THEO DÕI VÀ GHI NHẬN THÔNG TIN QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN ĐƠN HÀNG THIẾT LẬP ĐIỀU KHOẢN GIAO HÀNG CHI TIẾT THEO MẶT HÀNG , SỐ LƯỢNG , THỜI GIAN , ĐỊA ĐIỂM Thủ tục Bộ phận theo dõi ghi nhận đơn hàng Bước Cập nhật thông tin két và vỏ khách hàng còn nợ tính cả số vỏ đơn hàng , số vỏ bão lãnh có tiền cộc Bộ phận quản lý thông tin quan hệ khách hàng Khách hàng đại lý Bộ phận vận chuyển Xuất báo cáo đên bộ phận quan khách hàng Bước : Nhận báo cáo về thông tin két và vỏ nợ Gửi thông báo đên khách hàng và đại lý Bước : Nhận thông báo về nợ két vỏ chưa trả Bước thực Bước : Thu gom két , vỏ theo định kì danh sách thống kê Hê thống Lưu trữ Chứng từ (xử lí tay) Báo biểu (in từ thống) Chứng từ (in từ thống) Duyêt Bước Công Viêc Hê thống Lưu trữ Hồ sơ Lưu trữ Ghi nhận thông tin phản hồi, thông tin khiếu nại khách hàng biện pháp xử lý khắc phục QUẢN LÝ THÔNG TIN QUAN HỆ KHÁCH HÀNG QUẢN LÝ KHIẾU NẠI CỦA KHÁCH HÀNG Thủ tục Bộ phận hỗ trợ bán hàng Bộ phận quan hệ khách hàng Giám đốc Bước Gửi các khiêu nại lên công ty Các chứng từ liên quan đên khách hàng Bước Tiêp nhận các khiêu nại các khách hàng Bước Tiêp nhận các khiêu nại các khách hàng Duyêt Bước thực Bước Thông báo cho khách hàng biêt khiêu nại được giải quyêt Bước Giải quyêt khiêu nại khách hàng Duyêt Hồ sơ Lưu trữ Văn bản hóa các khiêu nại khách hàng hàng Hê thống Lưu trữ Lập kế hoạch kinh doanh Chứng từ (xử lí tay) Báo biểu (in từ thống) Chứng từ (in từ thống) Duyêt Bước Công Viêc Hê thống Lưu trữ Hồ sơ Lưu trữ Mô hình tổng quan công viêc lập kê hoạch kinh doanh Kế hoạch bán hàng: ghi nhận thông tin quy định doanh thu theo khu vực, theo chu kỳ thời gian theo sản phẩm bia Kế hoạch tiếp thị: quy định chiến lược tiếp thị chi phí tiếp thị sản phẩm , cho phép đăng ký tiêu bán hàng cho nhân viên bán hàng khách hàng, quy định mức hoa hồng bán hàng khoản thưởng , lập kế hoạch tiếp cận thị trường (nhà hàng khách sạn , khu vui chơi) Phát triển hệ thống dịch vụ giao nhận sàn phẩm theo đơn Kế hoạch phân bổ chi phí (dựa ngân sách cấp cho phận bán hàng) Lập kế hoạch phát triển hệ thống phân phối (bao gồm xây dựng đại lí phân phối , đẩy mạnh thương hiệu đến đại lí ko trực thuộc) Cập nhật thông tin thực kế hoạch phân tích định kì THEO DÕI VÀ GHI NHẬN THÔNG TIN QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN ĐƠN HÀNG GHI NHẬN VÀ XỬ LÝ HÀNG TRẢ Thủ tục Khách hàng Bộ phận hỗ trợ bán hàng Bộ phận kế toán Bước Khách hàng yêu cầu trả hàng Bước Nhận yêu cầu trả hàng Bước Phân tích yêu cầu để giải quyêt Bước thực Kiểm tra qui định hàng trả lại Thỏa qui định Bước hàng trả lại Ghi nhận thông tin hàng trả lại Bước Thực giao dịch nhận hàng trả Hê thống Lưu trữ/ cập nhật thông tin Chứng từ (xử lí tay) Báo biểu (in từ thống) Chứng từ (in từ thống) Duyêt Bước Công Viêc Hê thống Lưu trữ Hồ sơ Lưu trữ [...]... Quản lý thông tin quan hệ khách hàng : Hê thống vận chuyển hạn chê Hê thống Lưu trữ Hồ sơ Lưu trữ 1 Theo dõi thông tin khách hàng: họ tên, địa chỉ, điện thoại, người đại diện, … Lưu trữ cây phân cấp khách hàng theo khu vực bán hàng, nhóm khách hàng Cho phép thống kê khách hàng theo các khía cạnh khác nhau QUẢN LÝ THÔNG TIN QUAN HỆ KHÁCH HÀNG THEO DÕI THÔNG TIN KHÁCH HÀNG Thủ tục Bộ phận hộ trợ bán. .. vực, theo chu kỳ thời gian và theo sản phẩm bia 2 Kế hoạch tiếp thị: quy định chiến lược tiếp thị và chi phí tiếp thị trên từng sản phẩm , cho phép đăng ký chỉ tiêu bán hàng cho nhân viên bán hàng và khách hàng, quy định mức hoa hồng bán hàng và các khoản thưởng , lập kế hoạch tiếp cận thị trường (nhà hàng khách sạn , khu vui chơi) 3 Phát triển hệ thống dịch vụ giao nhận sàn phẩm theo đơn 4 Kế hoạch... Lưu trữ Hồ sơ Lưu trữ 2 Quản lý công nợ khách hàng: dựa trên các khoản phải thu / trả khách hàng từ các điều khoản thanh toán sẽ tính tự động công nợ khách hàng 3 Quản lý két , vỏ Bia THEO DÕI VÀ GHI NHẬN THÔNG TIN QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN ĐƠN HÀNG THIẾT LẬP ĐIỀU KHOẢN GIAO HÀNG CHI TIẾT THEO MẶT HÀNG , SỐ LƯỢNG , THỜI GIAN , ĐỊA ĐIỂM Thủ tục Bộ phận theo dõi và ghi nhận đơn hàng Bước 1 Cập nhật thông... xử lý hàng trả lại Duyêt Bước Công Viêc Hê thống Lưu trữ Hồ sơ Lưu trữ THEO DÕI VÀ GHI NHẬN THÔNG TIN QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN ĐƠN HÀNG GHI NHẬN VÀ XỬ LÝ HÀNG TRẢ Thủ tục Khách hàng Bộ phận quản lý thông tin quan hệ khách hàng Bộ phận kế toán Bước 1 Khách hàng yêu cầu trả hang Bước 2 Nhận yêu cầu trả hàng Bước 3 Phân tích yêu cầu để giải quy t Bước thực hiện Xét duyêt Thỏa qui định Bước 4 hàng. .. Bước 3 Tiếp nhận ngoại tệ và quy đổi dựa vào báo cáo tỷ giá ngoại tệ Chứng từ (in từ hệ thống) Duyêt Bước Công Viêc Hê thống Lưu trữ Hồ sơ Lưu trữ 3 Gửi thư điện tử đồng thời đến nhiều khách hàng cùng lúc ngay từ phân hệ HỖ TRỢ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG GỬI THU ĐIỆN TỬ ĐẾN ĐỒNG THỜI NHIỀU KHÁCH HÀNG Thủ tục Bộ phận quản lý thông tin quan hệ khách hàng Bộ phận hỗ trợ bán hàng Khách hàng Định kì gửi cho khách... Bước (in từ hệ Hồ sơ Lưu (Xử lýHê bằng thống tay Lưu ) Viêc thống) trữ trữ THEO DÕI VÀ GHI NHẬN THÔNG TIN QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN ĐƠN HÀNG THIẾT LẬP ĐIỀU KHOẢN GIAO HÀNG CHI TIẾT THEO MẶT HÀNG , SỐ LƯỢNG , THỜI GIAN , ĐỊA ĐIỂM Thủ tục Khách hàng Nhân viên bán hàng Bước 1 Khách hàng xác định chi tiêt mặt hàng , số lượng , địa điểm Bộ phận vận chuyển công ty Công ty dịch vụ vận chuyển Yêu cầu xét... thống) Duyêt Bước Công Viêc Hê thống Lưu trữ Hồ sơ Lưu trữ 4 Ghi nhận thông tin phản hồi, thông tin khiếu nại của khách hàng và các biện pháp xử lý khắc phục QUẢN LÝ THÔNG TIN QUAN HỆ KHÁCH HÀNG QUẢN LÝ KHIẾU NẠI CỦA KHÁCH HÀNG Thủ tục Bộ phận hỗ trợ bán hàng Bộ phận quan hệ khách hàng Giám đốc Bước 1 Gửi các khiêu nại lên công ty Các chứng từ liên quan đên khách hàng Bước 2 Tiêp nhận các khiêu... trữ HỖ TRỢ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG HỘ TRỢ CHUYỂN ĐỔI TỶ GIÁ CÁ LOẠI TIỀN TỆ Thủ tục Khách hàng Bộ phận hỗ trợ bán hàng Ngân hàng Bước 1 Theo dõi tỷ giá ngoại tệ Bộ phận hộ trợ bán hàng tiêp nhận báo biểu về tỷ giá ngoại tê từ ngân hàng Báo biểu (in từ hệ thống) Báo cáo tỷ giá ngoại tệ Bước thực hiện Bước 2 Đưa tiền tệ nước ngoài cho bộ phận hộ trợ bán hàng Chứng Từ (Xử lý bằng tay ) Báo biểu... trên ngân sách được cấp cho bộ phận bán hàng) 5 Lập kế hoạch phát triển hệ thống phân phối (bao gồm xây dựng đại lí phân phối , đẩy mạnh thương hiệu đến các đại lí ko trực thuộc) 6 Cập nhật thông tin thực hiện kế hoạch và phân tích định kì THEO DÕI VÀ GHI NHẬN THÔNG TIN QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN ĐƠN HÀNG GHI NHẬN VÀ XỬ LÝ HÀNG TRẢ Thủ tục Khách hàng Bộ phận hỗ trợ bán hàng Bộ phận kế toán Bước 1 Khách... mới cho khách hàng Bước 4 Phổ biến thông tin mới đại lý cấp dưới Cập nhật thông tin ở đại lý Hê thống Lưu trữ Chứng từ (xử lí bằng tay) Báo biểu (in từ hê thống) Chứng từ (in từ hê thống) Duyêt Bước Công Viêc Hê thống Lưu trữ Hồ sơ Lưu trữ 1 Tra cứu , phân loại , lọc thông tin cần thiết cho công việc bán hàng hằng ngày về sản phẩm , giá cả và đối tác QUẢN LÝ THÔNG TIN QUAN HỆ KHÁCH HÀNG THEO DÕI