hiện Đơn hàng hợp lêĐơn hàng không hợp lê Xét Duyêt Yêu cầu xét duyêt Hê thống Lưu trữ/ cập nhật thông tin Lưu thông tin đơn hàng Chứng từ xử lí bằng tay Báo biểu in từ hê thố
Trang 1TRƯỜNG ĐHDL VĂN LANG
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
7 Nguyễn Thị Kim Ngân
8 Nhâm Thị Như Ái
9 Nguyễn Thị Ngọc Hà
10 Trần Thị Thúy An
TP Hồ Chí Minh , ngày 11 tháng 11 năm 2009
Trang 2NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN
……….
………
………
………
………
……….
……….
……….
……….
……….
……….
……….
……….
……….
……….
……….
……….
……….
……….
……….
……….
……….
………
……….
……….
……….
……….
……….
……….
………
………
………
………
………
Trang 3MỤC LỤC
Phần I
Quy trình tổng thể nghiệp vụ bán hàng trong
DN sản xuất beer và nước giải khát
Phần II
Mô tả chi tiết nghiệp vụ trên các lược đồ cụ thể (lược đồ cần có chú thích kèm theo)
Trang 4Bộ phận lập kê hoạch
Giám đốc
Bộ phận theo dõi và ghi nhận đơn hàng
Bộ phận hỗ trợ bán
hàng Bộ phận quản lý thông tin quan hê khách hàng
Nhân viên bán hàng Đại lý các cấp Bộ phận vận chuyển
Khách Hàng Khách Hàng
Trang 5Mô tả chi tiết nghiệp vụ trên các lược đồ cụ thể
Trang 6hiện Đơn hàng hợp lê
Đơn hàng không hợp lê
Xét Duyêt
Yêu cầu xét duyêt
Hê thống Lưu trữ/ cập nhật thông tin
Lưu thông tin đơn hàng
Chứng từ (xử lí
bằng tay) Báo biểu (in từ hê thống) Duyêt
Chứng từ (in
từ hê thống) Bước Công Viêc Hê thống Lưu trữ Hồ sơ Lưu trữ
Chiêu theo các quy định về đơn hàng hợp
lê trong phần tổng thể
nghiêp vụ bán hàng Chương 2
Trang 72 Thiết lập điều khoản giao hàng chi tiết theo mặt hàng, số lượng, thời
gian, địa điểm
THEO DÕI VÀ GHI NHẬN THÔNG TIN QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN ĐƠN HÀNG THIẾT LẬP ĐIỀU KHOẢN GIAO HÀNG CHI TIẾT THEO MẶT HÀNG , SỐ LƯỢNG , THỜI GIAN , ĐỊA ĐIỂM
Khách hàng xác định chi
tiêt mặt hàng , số lượng ,
địa điểm
Hê thống vận chuyển hạn chê
Thông báo khách hàng nêu
rõ lí do , giải thích quy định
Xét Duyêt
Yêu cầu xét duyêt
Đơn hàng hợp lê
Hê thống Lưu trữ/ cập nhật thông tin
Bước 2 Liên hê bộ phận vận chuyển công
ty
Bước 3 Liên hê công ty dịch vụ vận chuyển
Gửi thông báo chi tiêt điều khoản giao hàng
Trang 83 Theo dõi quá trình giao hàng : lập phiếu giao hàng , ghi nhận số
lượng hàng giao theo từng đợt giao hàng , cho phép thực hiện theo
dõi hàng gửi bán…
THEO DÕI VÀ GHI NHẬN THÔNG TIN QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN ĐƠN HÀNG
THEO DÕI QUÁ TRÌNH GIAO HÀNG
Hê thống vận chuyển hạn chê
Chứng từ (xử lí
bằng tay) Báo biểu (in từ hê thống) Duyêt
Chứng từ (in
từ hê thống) Bước Công Viêc Hê thống Lưu trữ Hồ sơ Lưu trữ
Hê thống Lưu trữ/ cập nhật thông tin
Bước 3 Liên hê bộ phận vận chuyển công ty.
Bước 4 Liên hê công ty dịch vụ vận chuyển
Bước 2 Xuất thông báo chi tiêt giao nhận hàng cho bộ phận vận chuyển
Kí nhận
Bước 1
Khách hàng thỏa
thuận với các nhân
viên bán hàng về điều
khoản giao hàng
Trang 9THEO DÕI VÀ GHI NHẬN THÔNG TIN QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN ĐƠN HÀNG
điều khoản thanh toán sau khi đã thực hiện giao hàng Một đơn hàng
Bước 3 Liên hê công ty dịch vụ vận chuyển
Xét duyêt
Xét duyêt
Điều khoản giao dịch mới thông qua Hê thống vận
chuyển hạn chê
Bước 2 Liên hê bộ phận vận chuyển công ty.
Bước 1
Yêu cầu với công ty
các thay đổi điều
khoản giao hàng về
lịch giao hàng
Bước 1
Yêu cầu với công ty các thay đổi điều khoản giao hàng về
lịch giao hàng
Trang 10có thể thực hiện giao hàng nhiều lần và xuất nhiều hóa đơn trong mỗi lần giao hàng ( tự động tính thuế GTGT khi xác định thuế suất).
THEO DÕI VÀ GHI NHẬN THÔNG TIN QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN ĐƠN HÀNG XUẤT HÓA ĐƠN ,GHI CÁC KHOẢN PHẢI THU , GHI CÔNG NỢ KHÁCH HÀNG
Thủ
tục Nhân viên bán hàng
Bộ phận theo dõi và ghi nhận
Bướ
c
thực
hiện
biên bản liên quan
Bước 3 Kiểm tra đầy đủ thông tin các hóa đơn cũ mới và
chuyển cho khách hàng
khách hàng theo điều khoản thanh toán
Bước 4 Quản lí công nợ thông qua ngân hàng bảo trợ toán
Khách hàng có ngân hàng bảo trợ
Hê thống Lưu trữ/ cập nhật thông tin
Trang 11THEO DÕI VÀ GHI NHẬN THÔNG TIN QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN ĐƠN HÀNG
THEO DÕI THÔNG TIN NHẬP KHẨU
Thỏa thuận về số
lượng , loại hàng ,
thời gian và địa
điểm giao dịch
Bước 3
Thực hiên giao dịch nhận hàng
Trang 12THEO DÕI VÀ GHI NHẬN THÔNG TIN QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN ĐƠN HÀNG
TÍNH TOÁN , PHÂN BỔ CÁC CHI PHÍ LIÊN QUAN HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG
Gửi báo cáo tính
hoạt động bán hàng
.
Bước 2
Xét duyêt đưa ra bản phân bổ chi phí liên quan hoạt dộng bán hàngbán hàng
Bước 3
Phân bổ chi phí theo bản kê hoạch
Trang 13THEO DÕI VÀ GHI NHẬN THÔNG TIN QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN ĐƠN HÀNG
Khách hàng yêu
cầu trả hang
Bước 3
Phân tích yêu cầu để giải quyêt
Xét duyêt
Thỏa qui định hàng trả lại
Hê thống Lưu trữ/ cập nhật thông tin
Trang 141 Ghi nhận và lưu trữ thông tin liên quan đến sản phẩm và dịch vụ của công ty như thay đổi giá ,đặc điểm sản phẩm …
Trang 15HỖ TRỢ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG GHI NHẬN VÀ LƯU TRỮ THÔNG TIN KẾ HOẠCH
xét duyệt
Bước 2 Duyêt
Phó Giám Đốc: Duyệt các bản kế hoạch
Bước 4Bản kế hoạch được xét duyệt
nội bộ Bước 4
Phổ biến thông tinmới cho kháchhàng
Giám Đốc:
ko Duyệt
Bước 1Lập bản kế hoạch mới
Hê thống Lưu
Trang 16QUẢN LÝ THÔNG TIN QUAN HỆ KHÁCH HÀNG THEO DÕI THÔNG TIN KHÁCH HÀNG
Bước 1 Công ty phát triển
hê thống thông tin đên từng phân hê
Trang 17trợ bán hàng
Bước 1Theo dõi tỷ giá ngoại
tệ
Báo biểu(in từ hệ thống)Báo cáo tỷ giá ngoại tệ
Bộ phận hộ trợ bán hàng tiêp nhận báo biểu về tỷ giá ngoại tê
từ ngân hàng
Bước 3Tiếp nhận ngoại tệ vàquy đổi dựa vào báocáo tỷ giá ngoại tệ
Trang 18HỖ TRỢ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG GỬI THU ĐIỆN TỬ ĐẾN ĐỒNG THỜI NHIỀU KHÁCH HÀNG
Thủ tục Bộ phận quản lý thông tin quan hệ khách hàng Bộ phận hỗ trợ bán hàng Khách hàng
Định kì gửi cho khách hàng tiềm
năng là 1 tháng / lần về thông tin
sản phẩm , giá cả
Khi có những thay đổi chính
sách giá , chiêt khấu , khuyên
mãi mới
Gửi thư chúc mừng đên khách
hàng tiềm năng vào các dịp lễ ,
têt
Bước 1Thiêt lập danh sách
khách hàng thân thiêt
)Danh sách các khách hàng thân thiết
Bước 2Gừi mail cho các khách hàng thân thiêt
Thông tin các sản phẩm
Thông tin giá cả thay đổi
Thư chúc mừng các ngày lễ và ngày sinh nhật
Trang 19HỖ TRỢ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG THEO DÕI QUÁ TRÌNH BIẾN ĐỔI THỊ TRƯỜNG
Tổng hợp thông tin
Thông tin được tổng hợp thì được gửi cho bộ phận báo cáo phân tích
Thông tin được tổng hợp thì được gửi cho bộ phận lập kế hoạch kinh doanh
Trang 20HỖ TRỢ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG THỐNG KÊ CÁC HỢP ĐỒNG THEO CÁC MỨC THỰ HIỆN
Thủ
tục Bộ phận hổ trợ hoạt động bán hàng Bộ phận lập kế hoach kinh doanh
Bộ phận báo cáo và phân tích tình hình kinh
PXKKVCNB Bước 1
Yêu câu thống kê
Bước 2Tiếp nhận yêu
cầu thống kê
Bước 3Thống kê các hợp
Thống kê ngân sách thu
được qua từng loại mặt
tổng hợp
Khi bộ phận báo cáo phân tích cần có những thống kê cho viêc phân tích
Khi bộ phận lập kê hoạch cần
có những thống kê cho viêc phân tích
Thống kê được tổng hợp và được gửi đên bộ phận lập kê hoạch
Thống kê được tổng hợp và được gửi đên bộ phận báo cáo phân tích
Báo biểu(in từ hệ thống)
Chứng từ (in từ hệ thống)
Hê thống Lưu trữ
Bước Công Viêc
Hồ sơ Lưu trữ
Trang 21THEO DÕI VÀ GHI NHẬN THÔNG TIN QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN ĐƠN HÀNG THIẾT LẬP ĐIỀU KHOẢN GIAO HÀNG CHI TIẾT THEO MẶT HÀNG , SỐ LƯỢNG , THỜI GIAN , ĐỊA ĐIỂM
Khách hàng xác định chi
tiêt mặt hàng , số lượng ,
địa điểm
Hê thống vận chuyển hạn chê
Thông báo khách hàng nêu
rõ lí do , giải thích qui định
Xét Duyêt
Yêu cầu xét duyêt
Đơn hàng hợp lê
Hê thống Lưu trữ/ cập nhật thông tin
Bước 2 Liên hê bộ phận vận chuyển công ty
Bước 3 Liên hê công ty dịch vụ vận chuyển
Gửi thông báo chi tiêt điều khoản giao hàng
Trang 231 Theo dõi thông tin khách hàng: họ tên, địa chỉ, điện thoại, người đại diện,
… Lưu trữ cây phân cấp khách hàng theo khu vực bán hàng, nhóm khách hàng Cho phép thống kê khách hàng theo các khía cạnh khác nhau.
QUẢN LÝ THÔNG TIN QUAN HỆ KHÁCH HÀNG THEO DÕI THÔNG TIN KHÁCH HÀNG
Cập nhật thông tin khách hàng từ các đại lí
Báo cáo về khách hàng
Bước 3 Thiêt lập hê thống tìm kiêm khách hàng theo nhiều khía cạnh
Bước 2
In các báo cáo về khách hàng
Bước 1 Lấy các thông tin chung của khách hàng
Các thông tin chung của khách hàng
Trang 242 Quản lý công nợ khách hàng: dựa trên các khoản phải thu / trả khách hàng từ các điều khoản thanh toán sẽ tính tự động công nợ khách hàng
Trang 25hàng còn nợ tính
cả số vỏ trên đơn
hàng , số vỏ bão
lãnh có tiền cộc
Bước 2 : Nhận báo cáo về
thông tin két và vỏ nợ
Hê thống Lưu trữ
Bước 3 : Nhận thông báo về nợ két vỏ chưa trả
Bước 4 : Thu gom két ,
vỏ theo định kì trên danh sách
Trang 26QUẢN LÝ THÔNG TIN QUAN HỆ KHÁCH HÀNG QUẢN LÝ KHIẾU NẠI CỦA KHÁCH HÀNG
Tiêp nhận các khiêu nại của các khách hàng
Bước 3 Giải quyêt khiêu nại của khách hàng
Duyêt
Hồ sơ Lưu trữ
Hê thống Lưu trữ
Văn bản hóa
các khiêu nại
của khách
hàng hàng
Bước 4Thông báo cho khách
hàng biêt khiêu nại đã
được giải quyêt
Trang 27Mô hình tổng quan công viêc lập kê hoạch kinh doanh
Trang 281 Kế hoạch bán hàng: ghi nhận thông tin quy định về doanh thu theo khu vực, theo chu kỳ thời gian và theo sản phẩm bia
Trang 292 Kế hoạch tiếp thị: quy định chiến lược tiếp thị và chi phí tiếp thị trên từng sản phẩm , cho phép đăng ký chỉ tiêu bán hàng cho nhân viên bán hàng và khách hàng, quy định mức hoa hồng bán hàng và các khoản thưởng , lập kế hoạch tiếp cận thị trường (nhà hàng khách sạn , khu vui chơi)
Trang 303 Phát triển hệ thống dịch vụ giao nhận sàn phẩm theo đơn
Trang 314 Kế hoạch phân bổ chi phí (dựa trên ngân sách được cấp cho bộ phận bán hàng)
Trang 325 Lập kế hoạch phát triển hệ thống phân phối (bao gồm xây dựng đại lí phân phối , đẩy mạnh thương hiệu đến các đại lí ko trực thuộc)
Trang 336 Cập nhật thông tin thực hiện kế hoạch và phân tích định kì
THEO DÕI VÀ GHI NHẬN THÔNG TIN QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN ĐƠN HÀNG
Khách hàng yêu
cầu trả hàng
Bước 3
Phân tích yêu cầu để giải quyêt
Kiểm tra qui định hàng trả
lại
Thỏa qui định hàng trả lại
Hê thống Lưu trữ/ cập nhật thông tin