PHÂN TÍCH KHẢ NĂNG TIN HỌC HÓA NGHIỆP VỤ TUYỂN MỘ

Ứng dụng tin học trong công tác Quản trị nhân lực: Là một quá trình thiết kế các chương trình theo đúng nội dung và trình tự thực hiện các hoạt động nghiệp vụ cơ bản của công tác quản tr

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH KHẢ NĂNG

TIN HỌC HÓA NGHIỆP VỤ TUYỂN MỘ

1 Khái niệm

1.1 Tin học: Là khoa học nghiên cứu về việc tự động hóa xử lý thông tin bởi

một hệ thống máy tính cụ thể hoặc trừu tượng Với cách hiểu hiện nay, tin học bao hàm tất cả các nghiên cứu và kỹ thuật có liên quan đến việc xử lý thông tin Trong nghĩa thông dụng, tin học còn có thể bao hàm cả những gì liên quan đến các thiết bị máy tính hay các ứng dụng tin học văn phòng

1.2 Thông tin: Là tất cả những nhân tố góp phần giúp cho con người nắm bắt

và nhận thức một cách đúng đắn và đầy đủ các hiện tượng xảy ra trong tự nhiên và xã hội, các sự kiện diễn ra trong không gian và thời gian, các vấn đề chủ quan và khách quan, … để trên cơ sở đó có thể đưa ra những quyết định chính xác, kịp thời, có hiệu quả và có ý nghĩa tích cực nhất Thông tin bao gồm cả những tri thức mà con người trao đổi cho nhau và cả tri thức tồn tại độc lập với con người

1.3 Công nghệ thông tin: Là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ

và công cụ kỹ thuật để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số

1.4 Quản trị nhân lực: Là quá trình thiết kế các chính sách và thực hiện các

hoạt động chức năng về thu hút, đào tạo - phát triển, duy trì nhân lực của một tổ chức nhằm làm cho con người đóng góp giá trị hữu hiệu nhất cho tổ chức

1.5 Ứng dụng tin học trong công tác Quản trị nhân lực: Là một quá trình

thiết kế các chương trình theo đúng nội dung và trình tự thực hiện các hoạt động nghiệp vụ cơ bản của công tác quản trị nhân lực Từ đó giúp nhà quản trị thu nhận, tính toán, xử lý, cung cấp các thông tin cần thiết một cách thuận lợi, nhanh chóng,

2 Tuyển mộ:

Các nghiệp vụ của công tác quản trị nhân lực trong một tổ chức, bao gồm: Tuyển dụng (tuyển mộ và tuyển chọn), đào tạo, phân tích công việc, đánh giá thực hiện công việc, hoạch định nhân lực, định mức lao động, thù lao và phúc lợi… Ta có khái niệm sau:

“Tuyển dụng là quy trình sàng lọc và tuyển chọn những người có đủ năng lực

đáp ứng một công việc trong một tổ chức, công ty, hoặc một chương trình tự nguyện hay nhóm cộng đồng.”

Tuyển dụng nhân viên là một quá trình bao gồm hai giai đoạn: tuyển mộ,

tuyển chọn Hai giai đoạn trên có sự liên hệ chặt chẽ với nhau Xác định nhu cầu và thu hút nguồn nhân sự là thực hiện quá trình tuyển mộ nhân viên Tuyển chọn là giai đoạn quyết định đến chất lượng của công tác tuyển dụng

Trong phạm vi bài báo cáo này, do thời gian có hạn nên em chỉ đi sâu về nghiệp vụ tuyển mộ

− Tuyển mộ là quá trình thu hút những người xin việc có trình độ từ lực lượng

lao động bên ngoài và bên trong tổ chức để lựa chọn lao động cho các vị trí làm việc còn trống của tổ chức Quá trình tuyển mộ sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả của quá trình tuyển chọn

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH KHẢ NĂNG TIN HỌC HÓA

NGHIỆP VỤ TUYỂN MỘ

1.Sự cần thiết ứng dụng tin học trong xử lý nghiệp vụ Tuyển mộ:

Thế kỷ XXI là thế kỷ của công nghệ thông tin Đây là một bước ngoặt lịch sử

có ý nghĩa trọng đại: nền kinh tế thế giới đang chuyển từ kinh tế công nghiệp sang nền kinh tế thông tin – kinh tế tri thức, nền văn minh loài người đang chuyển từ văn minh công nghiệp sang văn minh trí tuệ Việc ứng dụng những thành tựu của công nghệ thông tin là quan trọng đối với bất kỳ lĩnh vực, ngành nghề nào Do đó, việc ứng dụng tin học trong quản trị nhân lực nói chung và trong xử lý nghiệp vụ tuyển mộ nói riêng là yêu cầu tất yếu

Cụ thể, trong công tác tuyển mộ nhân sự Trong những năm gần đây, nhu cầu nhân lực đặc biệt là nhân lực chất lượng cao ngày càng tăng Các cơ quan, tổ chức đều mong muốn lôi kéo đội ngũ nhân lực này vào đơn vị mình trong khi số lượng lại chỉ có giới hạn Do đó, việc tin học hóa công tác tuyển mộ giúp giải quyết được các vấn đề cơ bản sau:

− Quản lý nhu cầu và thông tin tuyển dụng từ các đơn vị cấp dưới, lập kế hoạch tuyển dụng hiệu quả

− Thu hút đội ngũ nhân tài đảm bảo chất lượng yêu cầu đặt ra

− Tiết kiệm nguồn nhân lực và thời gian cho hoạt động tuyển mộ cũng như toàn quy trình tuyển dụng

Như vậy, việc ứng dụng tin học và công nghệ thông tin trong quản lý hoạt

động tuyển mộ giúp cho việc xử lý thông tin nhanh, chính xác, đầy đủ, phục vụ tốt cho công tác tuyển dụng của tổ chức

2 Phân tích cơ hội, thách thức khi ứng dụng tin học trong xử lý nghiệp

vụ tuyển mộ

2.1 Cơ hội

Khi ứng dụng tin học hóa trong xử lý công việc nói chung và nghiệp vụ tuyển

mộ nói riêng, doanh nghiệp có thể tiếp cận được với các thiết bị tin học và phần mềm quản lý hiện đại Nhờ đó, khối lượng công việc giảm bớt, doanh nghiệp tiết

kiệm thời gian và chi phí

Với các phần mềm cập nhật nhanh chóng như hiện nay, doanh nghiệp có thể

nhận được lượng thông tin tối đa từ nhiều nguồn khác nhau phục vụ cho hoạt động

tuyển mộ của mình Điều đó, tạo điều kiện để doanh nghiệp có thể tuyển được số ứng viên lớn với chất lượng đảm bảo nhất, đáp ứng yêu cầu của tổ chức

Sử dụng tin học hóa trong tuyển mộ, doanh nghiệp còn có cơ hội quảng bá sản phẩm và hình ảnh của mình đến với người tiêu dùng, thông qua các trang web

tìm kiếm việc làm: www.timviecnhanh.com, www.careerlink.vn… Nhờ đó, hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phát triển hơn

Với mỗi phần mềm tuyển mộ đều có chức năng lưu cơ sở dữ liệu về nhân

viên Lợi ích thực tế nhất của điều này là sử dụng nguồn dữ liệu cho việc tuyển dụng nội bộ Bằng cách tuyển dụng này, doanh nghiệp có thể có ngay được nguồn

nhân lực đã được kiểm định từ trước cho một vị trí nào đó Rất nhiều thuận lợi như: nhân viên quen với môi trường làm việc do đó tiết kiện thời gian hội nhập, tạo động lực cho những người lao động khác trong tổ chức về những cơ hội thăng tiến rõ ràng nếu họ nỗ lực phấn đấu…

2.2 Thách thức

Việc mua sắm máy móc, trang thiết bị hiện đại phục vụ cho việc hiện đại

hóa, tin học hóa công tác tuyển mộ như mua phần mềm, máy tính, máy in, máy fax…

và thường xuyên cải tiến, nâng cấp chúng cần một nguồn tài chính vững mạnh Không phải tổ chức, doanh nghiệp nào cũng sẵn sàng chi trả cho vấn đề này

Với các phần mềm sử dụng giao diện web, doanh nghiệp có thể nắm bắt được

lượng thông tin lớn Tuy nhiên, tính bảo mật của thông tin tuyển mộ cần được kiểm

tra thường xuyên, tránh việc rò rỉ thông tin ra bên ngoài, gây bất lợi cho tổ chức

Các doanh nghiệp chưa có nguồn nhân lực đặc biệt là nhân lực công nghệ

thông tin chưa đủ mạnh thì cần phải phụ thuộc nhiều vào chuyên gia bên ngoài.

Trong khi đó, việc quản lý và nâng cấp phần mềm lại cần được tiến hành thường xuyên Do đó, việc cải tiến sẽ mất thời gian và tốn kém

3 Phân tích khả năng tin học hóa nghiệp vụ Tuyển mộ:

3.1 Quy trình xử lý nghiệp vụ tuyển mộ:

Bước 1: Xây dựng chiến lược tuyển mộ

Nội dung của chiến lược tuyển mộ gồm:

- Lập kế hoạch tuyển mộ

Trong hoạt động tuyển mộ, một tổ chức cần xác định xem tuyển mộ bao nhiêu người cho từng vị trí cần tuyển Do có một số người nộp đơn không đủ điều kiện hoặc một số người khác không chấp nhận các điều kiện về công việc nên tổ chức cần tuyển

mộ được số người nộp đơn nhiều hơn số người họ cần thuê mướn Tỷ lệ sàng lọc giúp các tổ chức quyết định được bao nhiêu người cần tuyển mộ cho từng vị trí cần tuyển Trong kế hoạch tuyển mộ, chúng ta cần xác định được các tỷ lệ sàng lọc chính xác và hợp lý

- Xác định nguồn và phương pháp tuyển mộ

Để tuyển mộ được đủ số lượng và chất lượng người lao động vào các vị trí việc làm còn thiếu người, tổ chức cần cân nhắc, lựa chọn xem ở các vị trí, công việc nào nên lấy người từ bên trong tổ chức và vị trí công việc nào nên lấy người ngoài tổ chức và đi kèm với nó là phương pháp tuyển thích hợp Với mỗi nguồn tuyển đều có những ưu, nhược điểm riêng, mà tùy vào vị trí cần tuyển, nhà quản trị mới đưa ra nguồn phù hợp

Bộ phận nhân sự cũng cần quyết định xem sẽ sử dụng những phương pháp nào

để có thể tìm được những người nộp đơn xin việc Các trung tâm giới thiệu việc làm, các áp phích, quảng cáo trên báo chí…

- Xác định nơi tuyển mộ và thời gian tuyển mộ

Tổ chức cần lựa chọn các vùng để tuyển mộ để đảm bảo tính hiệu quả của tuyển mộ và đảm bảo tiết kiệm chi phí Tùy thuộc vào loại lao động tuyển mộ mà vùng tuyển mộ được chọn có thể khác nhau

Sau đó, cần xác định rõ thời gian và thời điểm tuyển mộ Để xác định thời gian và thời điểm trong chiến lược tuyển mộ, cần phải lập kế hoạch cho thời gian trước mắt và lâu dài (< 1 năm, 3 năm, 5 năm) Kế hoạch thời gian tuyển mộ phải căn

cứ vào mục tiêu của tổ chức trong từng giai đoạn cụ thể (quy mô kinh doanh, tốc độ tăng trưởng, sự thay đổi công nghệ…)

Bước 2: Tìm kiếm người xin việc

Quá trình “Tìm kiếm người xin việc” có vị trí quan trọng, nó được quyết định bởi các các phương pháp thu hút người xin việc Hiện tại, ở nước ta hiện nay có nhiều phương pháp thu hút người xin việc, các phương pháp này phụ thuộc vào các nguồn tuyển mộ mà tổ chức dự định sẽ thu hút

Nếu như trước đây, khi tin học chưa được phổ biến rộng rãi thi việc tìm kiếm nhân sự chủ yếu thông qua tờ rơi, báo chí…Ngày nay, các nhà quản lý có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau vừa thu hút nhân lực vừa quảng bá hình ảnh của tổ chức: đăng tuyển trên các trang web tìm việc làm, trên các trang web mạng xã hội…

Bước 3: Đánh giá quá trình tuyển mộ

Sau quá trình tuyển mộ thì các tổ chức cần phải đánh giá quá trình tuyển mộ của mình để hoàn thiện công tác này ngày càng tốt hơn Trong quá trình này cần chú

ý tới nội dung và các chi phí tuyển mộ

3.2 Phân tích khả năng tin học hóa tối đa từng bước trong quy trình xử lý

nghiệp vụ tuyển mộ:

Bước 1: Xây dựng chiến lược tuyển mộ

Công cụ tin học: Phần mềm quản trị nhân lực

Áp dụng: Lập và theo dõi kế hoạch tuyển mộ Cụ thể là xác định nguồn tuyển mộ:

Xuất phát từ cơ sở hoạch định nhân lực hoặc khi có nhu cầu thực thế, phần mềm sẽ xác định được nguồn tuyển Thông qua nguồn thông tin là cơ sở dữ liệu có sẵn, phần mềm đưa ra các phương án để nhà quản lý lựa chọn:

− Nguồn bên trong tổ chức có thể sử dụng

− Nguồn bên trong tổ chức cần được đào tạo

− Nguồn bên ngoài tổ chức…

Với mỗi phương án, phần mềm sẽ đưa ra gợi ý về thời gian và kinh phí dự tính thực hiện Nhà quản trị dựa vào đó và ra quyết định tối ưu

Bước 2: Tìm kiếm người xin việc

Công cụ tin học: Máy vi tính; Microsoft office; các trang web tìm việc làm; mạng

xã hội…

Áp dụng: Để tìm kiếm người xin việc, cần có một bản tuyển dụng với yêu cầu thực

hiện công việc và yêu cầu đối với người thực hiện Muốn vậy, cần đánh máy và sử dụng Microsoft Office Word để thực hiện yêu cầu này

Trước đây, các tổ chức chủ yếu sử dụng hình thức đăng báo, tờ rơi, áp phích…

để thu hút người xin việc Nhưng giờ đây, hình thức phổ biến nhất là đăng thông tin tìm lao động thông qua các trang web về việc làm…Với số lượng người truy cập lớn,

cơ hội tìm kiếm nhân tài sẽ hiệu quả hơn

Các trang mạng xã hội như Facebook, Twitter…là hướng tiếp cận mới của nhiều nhà tuyển dụng hiện nay Mạng xã hội chủ yếu sẽ thu hút một lượng đông đảo những ứng viên trẻ tuổi - những người đang là thành viên của mạng xã hội này - tiếp cận được thông tin tuyển dụng không thông qua các kênh truyền thống Từ đây, thông tin tuyển dụng của tổ chức đến được nhiều người hơn, nhờ đó mà nguồn tuyển đa dạng hơn

Bước 3: Đánh giá quá trình tuyển mộ

Công cụ tin học: Phần mềm quản trị nhân lực

Áp dụng: So sánh với kế hoạch tuyển mộ đã được đề ra và tình hình thực hiện, chi

phí liên quan đến tuyển mộ tổ chức có thể đánh giá hiệu quả của tuyển mộ

4.Giới thiệu, phân tích một số phần mềm có triển khai tin học hóa nghiệp vụ tuyển mộ:

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều các phần mềm quản trị nhân lực Trong

đó, đa số các phần mềm đều thiết lập, triển khai nghiệp vụ tuyển dụng, trong đó có nghiệp vụ tuyển mộ

Dưới đây, em xin giới thiệu hai phần mềm quản trị nhân lực có ứng dụng nghiệp vụ này là phần mềm Vn Resource HRM Pro và phần mềm SINNOVA HRMS 4.0 Trên thực tế, không có phần mềm nào là hoàn hảo với mọi tổ chức, nhưng tùy vào điều kiện và tình hình hoạt động, mỗi tổ chức sẽ lựa chọn cho mình một phần mềm phù hợp nhất

Vì tuyển mộ nằm trong công tác tuyển dụng nên để nắm được toàn bộ quá trình tin học hóa nghiệp vụ tuyển mộ một cách có hệ thống em xin trình bày về áp dụng tin học hóa cho cả quá trình tuyển dụng, bao gồm tuyển mộ và tuyển chọn:

4.1 Phần mềm tin học VN Resource HRM Pro

− Tên phần mềm : VN Resource HRM Pro

− Hãng sản xuất: CÔNG TY VN RESOURCE

− Địa chỉ : 178/42 Tô Hiệu, Phường Hiệp Tân, Quận Tân Phú, Thành Phố Hồ Chí Minh

Hình 1: Phần mềm Perfect HRM và giao diện

− Phần mềm VnResource HRM Pro bao gồm các tính năng quản trị nhân lực đáp ứng những yêu cầu cơ bản về vấn đề quản trị nhân lực trong các doanh nghiệp và phát huy hiệu quả đối với doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều chi nhánh

− Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, các chức năng trợ giúp trực tiếp giúp cho người sử dụng nhập dữ liệu dễ dàng Sử dụng nhiều loại ngôn ngữ

− Tính bảo mật cao những thông tin nhạy cảm (lương, phụ cấp…) được mã hóa trước khi truyền trên hệ thống mạng & chứa trong máy chủ Thông tin này được mã hóa, ngay cả với nhân viên IT quản trị hệ thống cũng không thể xem được

Các module chính được cụ thể qua hình sau:

Hình 2: Các module chính của phần mềm VnResource HRM Pro

Chi tiết nội dung nghiệp vụ “Tuyển dụng”

Phân tích nguồn nhân lực trong doanh nghiệp từ đó xác định nhu cầu và chi phí tuyển dụng Sau khi các ứng viên nộp hồ sơ của mình qua website, VnResource HRM Pro sẽ tự động lọc hồ sơ ứng viên phù hợp yêu cầu tuyển dụng và lên lịch hẹn làm bài thi - phỏng vấn Dựa trên kết quả bài thi - phỏng vấn sẽ đưa ra danh sách ứng viên phù hợp

Trong module tuyển dụng có các nội dung chính gồm:

− Phân tích nguồn lực

− Yêu cầu tuyển dụng

− Duyệt tuyển dụng

− Chi phí tuyển dụng

− Hồ sơ ứng viên

− Phỏng vấn ứng viên

− Xét duyệt hồ sơ

− Kết quả tuyển dụng

Hình 3: Giao diện “Thông tin nhân sự”

4.2 Phần mềm SINNOVA HRMS 4.0

− Phần mềm SINNOVA HRMS 4.0 là sản phẩm của công ty Công ty cổ phần giải pháp SinnovaSoft

− Trụ sở: TầngM 10, Tòa nhà San Nam, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội

− Điện thoại: (84-4) 38 374 486/87

− Fax: (84-4) 38 374 485

Hình 4: Giới thiệu sơ bộ phần mềm SINNOVA HRMS 4.0

Nhìn vào hình vẽ trên ta thấy, phần mềm Sinova HRMs 4.0 quản lý các nội dung quan trọng trong quản trị nhân lực gồm:

− Hoạch định nhân lực

− Quản lý hồ sơ nhân sự

− Đào tạo

− Chấm công nhân viên

− Quản lý tiền lương

− Đánh giá nhân sự

− Bảo hiểm

− Quản trị và văn phòng

Chi tiết nội dung nghiệp vụ “Tuyển dụng”

Chức năng quản lý tuyển dụng cung cấp công cụ mạnh mẽ cho phép quản lý

từ yêu cầu tuyển dụng, kế hoạch tuyển dụng, hồ sơ ứng viên, lập kế hoạch thi tuyển,

bộ đề thi, tổ chức thi tuyển, duyệt kết quả và lọc hồ sơ ứng viên trúng tuyển đồng thời

tự động cập nhật sang phần quản lý hồ sơ

Hình5: Giao diện module Kế hoạch tuyển dụng của phần mềm

Các chức năng chính gồm:

- Thiết lập và quản lý bộ đề thi

Cho phép tạo lập các bộ câu hỏi, bộ đề thi

- Quản lý yêu cầu tuyển dụng

Các yêu cầu được xuất phát từ hoạch định hoặc dựa trên nhu cầu thực tế được quản lý, kiểm duyệt và làm căn cứ để xác lập kế hoạch tuyển dụng

- Lập kế hoạch tuyển dụng

Kế hoạch tuyển dụng quản lý về số lượng tuyển, hội đồng tuyển dụng và thời gian, kinh phí, phương pháp tuyển dụng…

- Thi trực tuyến

Ứng viên được cấp tài khoản (tên truy cập và mật khẩu) được gửi vào thư điện

tử để tham gia thi tuyển Bằng tài khoản được cấp thí sinh có thể xem hướng dẫn thi

và thực hiện các vòng thi theo kế hoạch

- Quản lý hồ sơ ứng viên

Hồ sơ ứng viên được lọc từ các đợt tuyển dụng trước, từ các hồ sơ được nộp trực tiếp nhập vào và được nộp trực tuyến

- Lập kế hoạch thi tuyển

Kế hoạch thi được xác lập theo các vòng thi, bài thi tương ứng với các vị trí cho từng kỳ tuyển dụng

- Duyệt kết quả và lọc hồ sơ ứng viên

Kết quả thi được xem xét sau mỗi vòng và duyệt ứng viên trúng tuyển cho mỗi vòng Thông tin các hồ sơ trúng tuyển qua các vòng được cập nhật tự động sang phần

hồ sơ

- Báo cáo kế hoạch và kết quả