ĐỒ ÁN VỀ QUẢN LÍ CÔNG VĂN

Đề tài: Quản lý Công văn HSTH: Bùi Hoài Thương LỜI CẢM ƠN Trước tiên em xin gửi lời cảm ơn đến Ban Giám hiệu, quý Thầy, Cô, người ân cần bảo em khoảng thời gian qua Mỗi Thầy, Cô người lái đò sang sông, người lái hết lòng truyền đạt - trang bị cho em kiến thức – kinh nghiệm quý báu để em trưởng thành sống thực Với mà em tích lũy từ giảng đường hành trang vững giúp em bước vào đời có công việc ổn định tương lai Con xin gởi lời cảm ơn đến các Chú Phòng Thanh tra quốc phòng tỉnh thuộc Bộ CHQS tỉnh Sóc Trăng Tuy với hai tháng ngắn ngủi với giúp đỡ Chú tiếp thêm, giúp thêm cho tự tin để bước vào đời, biết sử dụng kiến thức học giảng đường vào thực tế đặc biệt hoàn thành tốt thực tập cuối khóa Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn thầy Mã Trường Thành tận tình bảo, giúp đỡ em suốt thời gian thực thực tập cuối khóa Chính nhờ hỗ trợ, giúp đỡ thầy giúp em vượt qua khó khăn suốt thời gian thực đề tài để hoàn thành tốt thực tập cuối khóa theo thời gian quy định khoa Cuối lời, xin cảm ơn người bạn lớp Trung cấp CNTT– Khóa Cảm ơn bạn hỗ trợ - giúp đỡ suốt thời gian qua, bạn tiếp thêm cho lửa tinh thần giúp vượt qua khó khăn suốt thời gian thực tâp Chân thành cảm ơn HS: Bùi Hoài Thương Trang Đề tài: Quản lý Công văn HSTH: Bùi Hoài Thương LỜI NÓI ĐẦU Trong thời buổi đại ngày nay, với phát triển chung xã hội Công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ Từ doanh nghiệp lớn đến doanh nghiệp vừa nhỏ, từ quan, xí nghiệp đến trường học, bệnh viện, CNTT ứng dụng rộng rãi thực tế sống mang lại hiệu thiết thực phục vụ nhu cầu thiết yếu người Đưa người dễ dàng tiếp cận với phát triển khoa học công nghệ tri thức nhân loại Xu hướng phát triển hệ thống tin học giới xã hội hóa thông tin, thông tin mang tính toàn cầu Tốc độ phát triển công nghệ thông tin nhanh đến chóng mặt, chủng loại đa dạng phong phú Mặc khác, vấn đề tin học hóa sản xuất quản lý đề cập giai đoạn nay, với mong muốn cải thiện hoạt động thường niên cách nhanh tiện Vì Quản lý Công văn chương trình xây dựng nhằm đáp ứng nhu cầu xử lý truy xuất thông tin Công văn dễ dàng Qua mong giúp ích phần để giải khó khăn quản lý lưu trữ thông tin Công văn đáp ứng phần nhỏ nhu cầu xã hội ngày nay, góp phần đưa đất nước phát triển ngày hoàn thiện bước đại không riêng ngành CNTT mà lĩnh vực Trang Đề tài: Quản lý Công văn HSTH: Bùi Hoài Thương NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP Sóc Trăng, ngày… tháng… năm 2013 Thủ trưởng đơn vị (Kí tên đóng dấu) Trang Đề tài: Quản lý Công văn HSTH: Bùi Hoài Thương NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN Sóc Trăng, ngày… tháng… năm 2013 GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN Trang Đề tài: Quản lý Công văn HSTH: Bùi Hoài Thương NHẬN XÉT CỦA KHOA KỸ THUẬT - CÔNG NGHỆ Sóc Trăng, ngày… tháng… năm 2013 KHOA KỸ THUẬT – CÔNG NGHỆ Trang Đề tài: Quản lý Công văn HSTH: Bùi Hoài Thương MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT A.PHẦN MỞ ĐẦU PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài 10 Mục tiêu nghiên cứu 10 Nhiệm vụ nghiên cứu 11 Phạm vi nghiên cứu 11 Phương pháp nghiên cứu 11 Thời gian nghiên cứu 11 B PHẦN NỘI DUNGCHƯƠNG 1: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG 13 1.1 Khảo sát thực trạng 14 1.1.1 Thực trạng 14 1.1.2 Yêu cầu nhà quản lý 15 1.2 Giới thiệu đề tài 16 1.2.1 Giới thiệu 16 1.2.2 Phân tích yêu cầu công việc 16 Chương CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ CƠ SỞ KHOA HỌC 18 2.1 Cơ sở lý thuyết –(Microsoft Access&VBA) 18 2.1.1 Các khái niệm 18 2.1.2 Khái niệm phụ thuộc liệu dạng chuẩn 18 2.1.3 Khái niệm dẫn khóa dẫn 19 2.1.4 Mục tiêu tính ưu việt mô hình quan hệ 19 2.1.5 Sử dụng Access 2003 20 2.1.6 Tổng quan VBA 21 2.1.7 Module 22 2.2 Phân tích thiết kế hệ thống 24 2.2.1 Sơ đồ phân rã chức nghiệp vụ 24 2.2.2 Sơ đồ luồng liệu 26 2.3 Thiết kế sở liệu 28 2.3.1 Khái niệm sở liệu 28 2.3.2 Mô hình liên kết thực thể ER 28 2.3.3 Mô hình quan hệ 35 2.3.4 Mô hình vật lý liệu 36 CHƯƠNG 3: THỰC NGHIỆM (DEMO) 41 3.1 Chức tổng quan 41 Trang Đề tài: Quản lý Công văn HSTH: Bùi Hoài Thương 3.1.1 Giao diện đăng nhập 41 3.1.2 Giao diện 41 3.2 Chức danh mục (Cập nhật) 43 3.2.1 Giao diện Cập nhật 43 3.2.2 Cập nhật Công văn đến 44 3.2.3 Cập nhật Công văn 45 3.3 Chức tìm kiếm 47 3.3.1 Giao diện chức tìm kiếm 47 3.3.2 Giao diện Tìm kiếm theo Mã Công văn đến 48 3.4 Chức báo cáo 49 3.4.1 Giao diện chức báo cáo 49 3.4.2 Bảng mẫu Báo cáo 50 PHẦN KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 53 Nhận xét thân 53 Kết đạt 53 Hạn chế đề tài 53 Hướng phát triển 54 TÀI LIỆU THAM KHẢO 55 WEBSITE THAM KHẢO 55 Trang Đề tài: Quản lý Công văn HSTH: Bùi Hoài Thương DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt Ý nghĩa CNTT Công nghệ thông tin VB Visual Basic CSDL Cơ sở liệu SQL Structure query language QBE Query by example PB Phòng ban QLCV Quản lý công văn GVHD Giáo viên hướng dẫn MS Microsoft NV Nhân viên CHQS Chỉ huy quân Trang Đề tài: Quản lý Công văn HSTH: Bùi Hoài Thương A.PHẦN MỞ ĐẦU Trang Đề tài: Quản lý Công văn HSTH: Bùi Hoài Thương PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Đối với xã hội, quản lý hoạt động liên quan đến kinh tế góp phần xây dựng xã hội tốt đẹp Đối với xí nghiệp, quan, tổ chức, công tác văn thư lưu trữ có vai trò quan trọng hoạt động tổ chức đảm bảo thông tin dạng Văn cập nhật, lưu trữ chuyển tới người xử lý cách kịp thời xác Trước đây, công tác quản lý Văn bản, Công văn thực thủ công hình thức lưu trữ hồ sơ, sổ sách Việc làm thủ công gặp không khó khăn hạn chế, đặc biệt việc tìm kiếm, xếp Ngày nay, với phát triển mạnh mẽ, len lỏi vào tất lĩnh vực công nghệ thông tin, xí nghiệp, quan dễ dàng quản lý văn với sản phẩm phần mềm ưu việt Tìm hiểu công tác quản lý Công văn, em nhận thấy Phòng Thanh tra quốc phòng tỉnh thuộc Bộ CHQS tỉnh Sóc Trăng đơn vị sớm coi trọng đầu tư cho công tác văn thư lưu trữ, tin học hóa công tác Gần Phòng Thanh tra quốc phòng tỉnh thuộc Bộ CHQS tỉnh Sóc Trăng mạnh dạn đưa vào sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ, văn bản, công việc với mục đích khắc phục hạn chế phương pháp quản lý thủ công Chính lẽ Phòng Thanh tra quốc phòng tỉnh thuộc Bộ CHQS tỉnh Sóc Trăng đơn vị khảo sát phục vụ cho trình viết nên “ Đề tài Quản lý Công văn đến đi” Mục tiêu nghiên cứu Hệ thống xây dựng cho phép: • Lưu thông tin (Công văn, phòng ban, danh mục khác); • Thêm thông tin (Công văn, phòng ban, danh mục khác); • Cập nhật chỉnh sửa thông tin cách dễ dàng; • Hỗ trợ việc tìm kiếm: thông tin Công văn đến (nội bên ngoài), thông tin phòng ban cách linh hoạt; • Hỗ trợ việc báo cáo thống kê: thông tin Công văn đến (nội bên ngoài), nhanh chóng xác Nhờ đó, ta tạo chương trình quản lý để lưu trữ thông tin nhằm giúp cho Phòng Thanh tra lưu trữ liệu cần thiết thông tin, số liệu, kiếm soát lượng thông tin Công văn đến cách đầy đủ xác Trang 10 Đề tài: Quản lý Công văn HSTH: Bùi Hoài Thương CHƯƠNG 3: THỰC NGHIỆM (DEMO) 3.1 Chức tổng quan 3.1.1 Giao diện đăng nhập Đây giao diện để đăng nhập vào chương trình: • Tài khoản: Thuong • Mật khẩu: 12345 Trang 41 Đề tài: Quản lý Công văn HSTH: Bùi Hoài Thương 3.1.2 Giao diện • Đây giao diện chương trình Trang 42 Đề tài: Quản lý Công văn HSTH: Bùi Hoài Thương 3.2 Chức danh mục (Cập nhật) 3.2.1 Giao diện Cập nhật Chức Trong giao diện gồm có: • Cập nhật ; • Báo cáo; • Tìm kiếm; • Nghiệp vụ; • Thông tin chương trình Trang 43 Đề tài: Quản lý Công văn HSTH: Bùi Hoài Thương 3.2.2 Cập nhật Công văn đến Giao diện Cập nhật thông tin công văn đến gồm có: • Nút Thêm dùng để thêm thông tin Công văn đến; • Nút Xóa dùng để xóa bỏ Công văn bị nhập sai hay không sử dụng nữa; • Nút Ghi dùng để lưu trữ lại thông tin thêm vào • Nút Thoát dùng để thoát chương trình Trang 44 Đề tài: Quản lý Công văn HSTH: Bùi Hoài Thương 3.2.3 Cập nhật Công văn Giao diện Cập nhật thông tin công văn gồm có: • Nút Thêm dùng để thêm thông tin Công văn đến; • Nút Xóa dùng để xóa bỏ Công văn bị nhập sai hay không sử dụng nữa; • Nút Ghi dùng để lưu trữ lại thông tin thêm vào • Nút Thoát dùng để thoát chương trình Đây giao diện nhấn vào nút thoát Khi nhấn vào Yes đóng form hành lại, bấm No trở form Trang 45 Đề tài: Quản lý Công văn HSTH: Bùi Hoài Thương 3.2.4 Giao diện chức Cập nhật Công văn • Đây giao diện dùng để Cập nhật thông tin Công văn Chức Cập nhật có lựa chọn sau: • Cập nhật Đơn vị nhận; • Cập nhật Cơ quan ban hành; • Cập nhật Lĩnh vực; • Cập nhật Phòng ban; • Cập nhật Loại Công văn Trang 46 Đề tài: Quản lý Công văn HSTH: Bùi Hoài Thương 3.3 Chức tìm kiếm 3.3.1 Giao diện chức tìm kiếm Chức Tìm kiếm có lựa chọn sau: • Tìm kiếm theo Mã Công văn đi; • Tìm kiếm theo Mã Công văn đến; • Tìm kiếm theo Mã loại công văn đi; • Tìm kiếm theo Mã loại công văn đến; • Tìm kiếm theo Tên Công văn đi; • Tìm kiếm theo Tên Công văn đến Trang 47 Đề tài: Quản lý Công văn HSTH: Bùi Hoài Thương 3.3.2 Giao diện Tìm kiếm theo Mã Công văn đến Trong giao diện Tìm kiếm Công văn đến theo Mã gồm có: • Nhập Mã Công văn vào ô trống để tìm kiếm sau nhấn nút Tìm kiếm xuất Công văn cần tìm hện bên List box; • Khi cần in báo cáo cần nhấn nút Báo cáo chương trình in Ngay Công văn vừa tìm được; • Muốn rời form cần nhấn nút thoát (Còn lại mục tìm kiếm khác có chức cách sử dụng giống trên) Trang 48 Đề tài: Quản lý Công văn HSTH: Bùi Hoài Thương 3.4 Chức báo cáo 3.4.1 Giao diện chức báo cáo • Đây giao diện chức báo cáo chương trình Trên Giao diện Báo cáo chương trình có hai lựa chọn: • Báo cáo Công văn đến (khi muốn báo cáo theo công văn đến cần chọn Công văn đến nhập tháng, năm vào bấm nút báo cáo bảng kết báo cáo Công văn đến theo tháng năm ngay); • Báo cáo Công văn (khi muốn báo cáo Công văn cần chọn Công văn nhập tháng, năm vào bấm nút báo cáo bảng kết báo cáo Công văn theo tháng năm ngay) Trang 49 Đề tài: Quản lý Công văn HSTH: Bùi Hoài Thương 3.4.2 Bảng mẫu Báo cáo 3.4.2.1 Báo cáo Công văn đến Trang 50 Đề tài: Quản lý Công văn HSTH: Bùi Hoài Thương 3.4.2.2 Báo cáo Công văn Trang 51 Đề tài: Quản lý Công văn HSTH: Bùi Hoài Thương PHẦN KẾT LUẬN KIẾN NGHỊ Trang 52 Đề tài: Quản lý Công văn HSTH: Bùi Hoài Thương PHẦN KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Nhận xét thân Tuy thời gian thực tập không lâu giúp em bước đầu tiếp cận vào thực tế, thời gian thực tập em học nhiều điều bổ ích từ Chú nề nếp kỷ cương quan Giúp em gắn kết vào thực tế hoàn thiện thân Về chương trình hài lòng sản phẩm mình, đáp ứng phần công tác quản lý nơi thực tập Giao diện đẹp mắt, gần gũi, dễ xử lý sử dụng Kết đạt Để tích hợp với hệ thống có Phòng tra Bộ CHQS tỉnh Sóc Trăng, đòi hỏi phần mềm phải theo yêu cầu quy trình đặt Do đó, em viết ứng dụng mà không thông qua ứng dụng có mạng để giúp việc tích hợp dễ dàng nhanh chóng Sau nghiên cứu công nghệ thực đề tài chưa hoàn thiện chức đạt yêu cầu mà hệ thống cần có Các nội dung đạt được: • Chương trình có giao diện thân thiện, phân cụm rõ ràng chức chi tiết thuộc tính • Chương trình ràng buộc chặc chẽ thông tin • Hỗ trợ chức phù hợp với thực tế vào việc tìm kiếm thông tin, trao đổi quản lý Công văn • Cung cấp khả thống kê, báo cáo có tính chất tùy chọn theo tiêu chí cụ thể • Chức quản lý đăng nhập dùng để hỗ trợ tương đối cho phận chuyên trách hệ thống quản lý Công văn • Dễ dàng sử dụng xử lý Hạn chế đề tài • Do thời gian nghiên cứu có hạn khả hạn chế nên số ý tưởng, chưa thực thi • Chương trình xuất lỗi phát sinh có Trang 53 Đề tài: Quản lý Công văn HSTH: Bùi Hoài Thương • Chưa giải trọn vẹn vấn đề nảy sinh trình quản lý • Một số chức hoạt động chưa ổn định Hướng phát triển • Tìm hiểu thực số chức chưa thực chương trình để giải tốt vấn đề mà thực tế đặt • Ràng buộc chặc chẽ tích hợp chức tốt vào hệ thống quản lý quan Trang 54 Đề tài: Quản lý Công văn HSTH: Bùi Hoài Thương TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] TS Huỳnh Quyết Thắng: Giáo trình Access ứng dụng NXB Giáo Dục [2] Th.S Trần Đắc Phiến: Giáo trình phân tích thiết kế hệ thống Trường Đại học Công nghiệp TP.HCM, 2010 [3] TS Nguyễn Ngọc Mai : Cơ sở liệu Visual Basic NXB Giáo Dục [4] Th.S Quách Thị Bửu Châu, Th.S Nguyễn Văn Trung, Th.S Đinh Tiến Minh, Th.S Nguyễn Công Dũng, Đào Hoài Nam: Lập trình Access Khoa CNTT, Trường Đại học Tự nhiện TP.HCM, 2004 WEBSITE THAM KHẢO [1] http://thuthuataccess.com/forum/thread-4751.html [2] http://webketoan.vn [3] http://www.giaiphapexcel.com/forum/archive/index.php/t-23655.html [4] http:// www.saharavn.com Trang 55 [...]... danh mục Công văn và cập nhật vào cơ sở dữ liệu Chức năng “Tìm kiếm” • Tìm kiếm Công văn theo mã Công văn: Khi muốn tìm kiếm thông tin của một Công văn ta nhập vào mã Công văn để dò tìm • Tìm kiếm Công văn theo Tên Công văn: tìm danh sách Công văn theo từng tên Công văn • Tìm kiếm Công văn theo Mã Loại Công văn: tìm danh sách Công văn theo từng loại Công văn Chức năng “Báo cáo-thống kê” • Công văn sẽ... nhiều loại Công văn, loại Công văn thuộc về Công văn đi Mối liên kết: QLCV_LOAICONGVAN – QLCV_CONGVANDEN Có Thuộc Trang 29 Đề tài: Quản lý Công văn HSTH: Bùi Hoài Thương QLCV_CONGVANDEN QLCV_LOAICONGVAN Sơ đồ quan hệ: • Loại Công văn (MaLoaiCV, TenLoaiCV); • Công văn đến (NguoiKiDuyet, NgayDen, NgayVaoSo, LinhVuc ); Mô tả: Công văn đến có nhiều loại Công văn, loại Công văn thuộc về công văn đến Mối... Sơ đồ luồng dữ liệu • Sơ đồ luồng dữ liệu- Mức ngữ cảnh: Trang 26 Đề tài: Quản lý Công văn HSTH: Bùi Hoài Thương • Sơ đồ luồng dữ liệu - Mức 1: Yêu cầu thông tin Công văn Người quản lý Hồ sơ Công văn Phòng ban Báo cáo thông tin Công văn Yêu cầu Nhân viên Báo cáo thông tin Thông tin Công văn 1 3 Cập nhật Tìm kiếm Công văn mới Báo cáo thông tin Công văn Yêu cầu Phòng ban Lưu Lưu Nhân viên 1 Công văn Công. .. thống 2.2.1 Sơ đồ phân rã chức năng nghiệp vụ a Sơ đồ phân rã chức năng QUẢN LÝ CÔNG VĂN NGHIỆP VỤ CẬP NHẬT TÌM KIẾM CÔNG VĂN ĐẾN CƠ QUAN BAN HÀNH THEO MÃ CÔNG VĂN CÔNG VĂN ĐI PHÒNG BAN THEO TÊN CÔNG VĂN LOẠI CÔNG VĂN THEO MÃ LOẠI CÔNG BÁO CÁO – THỐNG KÊ THÔNG TIN CÔNG VĂN ĐẾN THÔNG TIN CÔNG VĂN ĐI LĨNH VỰC ĐƠN VỊ NHẬN b Mô tả chi tiết các chức năng Chức năng “Cập nhật”: • Nhập từng Công văn đến và đi... dạng Công văn, các thông tin này rất cần thiết để người quản lý cập nhật và tìm kiếm thuận tiện và nhanh chóng khi cần Trang 16 Đề tài: Quản lý Công văn HSTH: Bùi Hoài Thương Chức năng tìm kiếm: • Tìm kiếm theo ( Mã Công văn, Tên Công văn, Lĩnh, Loại Công văn ) Chức năng báo cáo: • Gồm các thông tin về Công văn, số lượng Công văn, đến và đi, báo cáo chi tiết các thông tin của từng Công văn, Mã Công văn, ... QLCV_CONGVAN Sơ đồ quan hệ: • Công văn (STT, TenCV, MaCV, NgayBH, NgayHieuLuc, SoKH, TrichYeuVB ); • Loại Công văn (MaLoaiCV, TenLoaiCV) Mô tả: Mỗi Công văn có nhiều loại Công văn, loại Công văn thuộc Công văn Mối liên kết: QLCV_LOAICONGVAN – QLCV_CONGVANDI Có Thuộc QLCV_LOAICONGVAN QLCV_CONGVANDI Sơ đồ quan hệ: • Loại Công văn (MaLoaiCV, TenLoaiCV); • Công văn đi (MaLoai, NguoiNhan, NguoiKi); Mô tả: Công văn. .. chương trình quản lý Công văn và cụ thể chương trình sẽ thực hiện những chức năng sau: Cập nhật Công văn: • Khi Phòng Thanh tra nhận một hay gửi đi một Công văn thì người quản lý Công văn sẽ cập nhật thông tin Công văn đó gồm các thông tin sau (Mã Công văn, Tên Công văn, Cơ quan ban hành, Số kí hiệu, Ngày ban hành, Loại Văn bản, Trích yếu Văn bản, Ngày hiệu lực, Ghi chú,…) Trong đó Mã Công văn dùng để... cuối mỗi tháng và phải thực hiện đúng mẫu hiện hành của cơ quan Từ đó, người quản trị có thể xuất ra bảng báo cáo cho từng tháng và gởi đến từng phòng ban trong cơ quan • Báo cáo-thống kê số lượng Công văn, Công văn đến và đi trong tháng theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cấp trên để biết các thông tin của Công văn theo mã Công văn, TenCV, mã loại Công văn Trang 25 Đề tài: Quản lý Công văn HSTH: Bùi... hỗ trợ cho việc quản lý Công văn tốt hơn Theo yêu cầu từ cơ quan thì em sẽ thực hiện ứng dụng sẽ gồm 2 chức năng chính: Quản lý Công văn đến • Thực hiện quản lý các thông tin của Công văn đến Quản lý Công văn đi • Thực hiện quản lý các thông tin của Công văn đi 1.1.2 Yêu cầu của nhà quản lý Với yêu cầu đặt ra là chương trình mới này phải khắc phục được những nhược điểm của hệ thống quản lý cũ, các... tin, xóa thông tin Công văn nếu người quản lý cần Mẫu cáo báo phải đúng theo mẫu của cơ quan hiện hành Ứng dụng còn phải có khả năng tích hợp với hệ thống hiện tại của cơ quan Khi thực hiện xem Công văn, có thể tra cứu Công văn theo từng Mã Công văn hoặc từng loại hay từng lĩnh vực và in thông tin của tất cả Công văn hay chỉ là Công văn đến hay Công văn đi 1.2.2 Phân tích yêu cầu công việc Như đã nói