Công việc quản lý công văn gồm: Quản lý công văn đến Quản lý công văn đi Hai công việc trên là độc lập nhau, nhưng thực chất phương thức xử lý, lưu trữ, quản lý là như nhau. Do đó quy trình lưu trữ, xử lý và quản lý, chỉ khác biệt ở một vài thuộc tính liên quan đến việc “đến” hay “đi” của Công văn. “Quản Lý công văn trong nhà trường” được thực hiện: Đối với công văn gửi đến (tức là công văn mà phòng văn thư nhận được để xử lý, không kể là công văn đến hay công văn đi, hay công văn nội bộ) công văn đến có thể do Sở, Phòng gửi xuống đến: Văn thư nhận công văn và bóc xem công văn (Nếu công văn gửi định danh thì không được bóc). Tại đây công văn được phân loại (Nếu có nhiều công văn thì sẽ được sắp xếp theo từng loại như: Quyết định, Nghị quyết, Chỉ thị, Thông tư, Giấy mời, Báo cáo..v..v… Sau khi phân loại công văn có thể được nhân viên phòng văn thư photo thêm một bản sao, bản sao này được giữ lại và lưu trữ bằng hình thức thủ công theo từng loại đã được phân như ở trên. Đồng thời các thông tin cũng sẽ được thu nhập một cách đầy đủ, và được ghi vào sổ. Tiếp sau đó là thực hiện giải quyết công văn theo yêu cầu công văn gởi đến. Riêng với công văn gửi đi cán bộ chuyên trách xem xét xử lí công văn, nếu giải quyết được họ sẽ ký rồi trình lên lãnh đạo ký duyệt. Nội dung của Công văn sau khi kí bao gồm: Xử lí theo nội dung công văn đã gởi đến, chuyển cho ai, thời hạn giải quyết, ngày kí (kí duyệt hoặc chuyển đi, công văn lưu hành nội bộ thì không cần chuyển đi). Qua đề tài này nhóm chúng đã bổ sung được nhiều kiến thức mới, ôn lại kiến thức cũ, thực hiện nhuần nhuyễn các thao tác trên from, report, menu... và nắm được cách tổ chức, sắp xếp, lưu trữ và quản lý công văn trong nhà trường.
PHẦN 1: GIỚI THIỆU LỜI NÓI ĐẦU oOo— ĐIỀU KIỆN TIN HỌC HĨA Ngày nay, cơng nghệ thơng tin ngày phát triển tỏ rõ tầm quan trọng tất lĩnh vực, nói công nghệ thông tin trở thành thước đo để đánh giá phát triển xã hội đại – nơi mà người dần thoát khỏi cách làm việc thủ công, thô sơ dần tiến đến tin học hóa tất lĩnh vực để cơng việc có hiệu hơn, tiết kiệm thời gian nhân lực Trong lĩnh vực cơng tác quản lý ln giữ vai trò vơ quan trọng, từ việc xây dựng chương trình khoa học kỹ thuật lớn đến công việc quản lý đơn giản, máy tính giúp cập nhật, tìm kiếm lưu trữ thơng tin cách tốt nhất, có cơng tác quản lý văn Chính lẽ với vốn kiến thức học cơng việc giao nhóm chúng em xây dựng chương trình “Quản lý cơng văn nhà trường” nhóm chúng tơi bắt tay vào thực đề tài “ Phân tích thiết kế hệ thống quản lí cơng văn nhà trường” với hy vọng đề tài thành cơng đưa vào ứng dụng giúp cho cơng tác quản lý văn đơn vị đơn giản hơn, nhanh chóng hơn, hiệu hơn, thay cho cách quản lý truyền thống hồ sơ, sổ sách Trong q trình thực đề tài, nhóm chúng em xin chân thành cảm ơn Cơ ABC - nhiệt tình giúp đỡ chúng tơi suốt q trình thực Những thuận lợi khó khăn a Thuận lợi - Yêu cầu việc quản lý tương đối, chương trình quản lý khơng q phức tạp b Khó khăn Do thời gian có hạn trình độ hiểu biết chúng em hạn chế nên việc phân tích thiết kế cài đặt tốn quản lý chưa hồn thiện Bài tốn nhỏ so với cơng việc chương trình, mơ hình chưa hồn chỉnh, lược đồ quan hệ chưa chặt chẽ… Mặc dù cố gắng để hồn thành đề tài hạn chế kinh nghiệm, kiến thức thời gian ngắn nên chương trình nhiều sai sót cần bổ sung Vì vậy, mong cảm thơng, bảo, góp ý từ q thầy bạn bè để đề tài hồn thiện c Lí xây dựng hệ thống mới: Vì lý trên, chúng em mạnh dạn đưa hình thức quản lý có trợ giúp máy vi tính Với cơng nhệ khoa học – kỹ thuật ngày phát triển, Khoa học máy tính phát triển mạnh mẽ xâm nhập vào lĩnh vực khoa học, kinh tế, xã hội, quản lí Máy tính có đóng góp khả tuyệt vời tới lĩnh vực Việc lưu trữ quản lý Công văn máy tính giải khó khăn nêu trên, giúp người quản lý cập nhật liệu, bổ sung, thống kê tìm kiếm Cơng văn theo số yêu cầu nhanh chóng thuận tiện PHẦN 2: NỘI DUNG ĐỀ TÀI 2/ KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG 1/ Hiện trạng: a.Thiết bị tin học: Máy móc thiết bị đủ mạnh phòng, có nối mạng Internet đáp ứng nhu cầu Tin học hóa khâu quản lý b Các ứng dụng tin học: - Máy tính phải cài đặt phần mềm Visual Studio 2008 số phần mềm khác… 2/ Phân tích a/ Mơ tả tốn tin học Công việc quản lý công văn gồm: Quản lý công văn đến Quản lý công văn Hai công việc độc lập nhau, thực chất phương thức xử lý, lưu trữ, quản lý Do quy trình lưu trữ, xử lý quản lý, khác biệt vài thuộc tính liên quan đến việc “đến” hay “đi” Công văn “Quản Lý công văn nhà trường” thực hiện: - Đối với công văn gửi đến (tức cơng văn mà phòng văn thư nhận để xử lý, không kể công văn đến hay công văn đi, hay công văn nội bộ) công văn đến Sở, Phòng gửi xuống đến: Văn thư nhận cơng văn bóc xem cơng văn (Nếu cơng văn gửi định danh khơng bóc) Tại cơng văn phân loại (Nếu có nhiều cơng văn xếp theo loại như: Quyết định, Nghị quyết, Chỉ thị, Thông tư, Giấy mời, Báo cáo v v… Sau phân loại cơng văn nhân viên phòng văn thư photo thêm sao, giữ lại lưu trữ hình thức thủ cơng theo loại phân Đồng thời thông tin thu nhập cách đầy đủ, ghi vào sổ Tiếp sau thực giải công văn theo yêu cầu công văn gởi đến - Riêng với công văn gửi cán chun trách xem xét xử lí cơng văn, giải họ ký trình lên lãnh đạo ký duyệt Nội dung Cơng văn sau kí bao gồm: Xử lí theo nội dung cơng văn gởi đến, chuyển cho ai, thời hạn giải quyết, ngày kí (kí duyệt chuyển đi, cơng văn lưu hành nội khơng cần chuyển đi) Qua đề tài nhóm chúng bổ sung nhiều kiến thức mới, ôn lại kiến thức cũ, thực nhuần nhuyễn thao tác from, report, menu nắm cách tổ chức, xếp, lưu trữ quản lý cơng văn nhà trường SỔ CƠNG VĂN ĐI STT_Vaoso Số CV Trích yếu Ngày Ngày MãNS MãCQ Mã CV loại MãNS MãCQ SỔ CÔNG VĂN ĐẾN STT_Vaoso Số CV Trích yếu Ngày Ngày Mã đến CV loại b/ Phạm vi nghiên cứu: - Quy trình quản lý cơng văn nhà trường - Các vấn đề cần giải trình quản lý số lượng công văn đến công văn đi, tra cứu tìm kiếm cập nhật cơng văn Từ tiến hành xây dựng sở liệu khai thác liệu phục vụ công tác quản lý - Theo dõi báo cáo tình hình cho ban giám hiệu, đáp ứng yêu cầu quản lý thời điểm phát triển tương lai - Quản lí công văn quan trường Phần mềm “Quản Lý quản lí cơng văn nhà trường ” phầm mềm có chức cho q trình thực quản lí cơng văn, phục vụ tin học hóa quan trường học C/ Phuơng pháp thực hiện: Bước Tiêu đề bước Xác định mục đích yêu cầu đề tài Phân tích Xây dựng đặc tả đề tài Thiết kế Cài đặt Thử nghiệm Quan hệ với câu hỏi đặt Phân tích nhiệm vụ mà đề tài nêu Xây dựng mô tả đề tài, thiết mơ hình ER,… Thiết kế giao diện thân thiện, dễ sử dụng Viết thuật toán Kiểm thử c/ XÁC ĐỊNH CHỨC NĂNG VÀ LẬP BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG Bảng chức chi tiết vá nhóm chức thành nhóm để đưa biểu đồ phân cấp chức CÁC CHỨC NĂNG CHI TIẾT NHÓM LẦN NHÓM LẦN Ghi sổ Nhân Lưu GỬI CÔNG VĂN Phân phát QUẢN LÝ CÔNG VĂN Phân loại Ghi sổ Nhân NHẬN CÔNG VĂN Lưu Sơ đồ chức năng: QUẢN LÝ CÔNG VĂN CẬP NHẬT CÔNG VĂN TÌM KIẾM CƠNG VĂN THỐNG KÊ Cập nhật CV đến Tra CV Đến theo số thứ tự Thống kê công văn theo ngày Cập nhật CV Tra CV Đến theo loại Thống kê công văn theo tháng Chỉnh sửa công văn Tra cứu CV Đến đơn vị gửi Thống kê công văn theo năm Thêm công văn Tra cứu CV Đến theo đơn vị nhận Thống kê công văn đến theo loại Xóa cơng văn Tra CV Đến theo ngày vào sổ Tra CV Đi theo ngày nhận Tra cứu CVĐ theo ngày gửi Mơ hình ER: Công văn_Đi Công văn_Đi n STT_VaoSo SoCV TrichYeu NgayCV NgayDi MaNS MaCQ MaLoai n Loai Maloai Tenloai Thuộ c n Thuộ c n Nhansu Chuyển MaNS TenNS ChucVu Công văn_Đến STT_VaoSo SoCV TrichYeu NgayCV NgayDi MaNS MaCQ MaLoai n Tiếp nhận Coquan Gửi MaCQ TenCQ Diachi SoDT IV THÀNH PHẦN DỮ LIỆU MỨC QUAN NIỆM 4.1 mơ hình DFD cấp 4.2 mơ hình DFD cấp V THÀNH PHẦN DỮ LIỆU MỨC LOGIC 5.1 Mơ hình quan hệ MLD CV_Den (STT_VaoSo, SoCV, TrichYeu, NgayCV, NgayDen, MaNS, MaLoai, MaCQ CV_Di (STT_VaoSo, SoCV, TrichYeu, NgayCV, NgayDi, MaNS, MaCQ, MaLoai CoQuan (MaCQ, TenCQ, SoDT, Diachi) NhanSu (MaNS, ChucVu, TenNS) LoaiCV (MaLoai, TenLoai) MatKhau (TenDN, Dangnh) 5.2 Ràng buộc tham chiếu CV_Den(MaCQ) CoQuan(MaCQ) CV_Den(MaNS) NhanSu(MaNS) CV_Den(MaLoai) LoaiCV(MaLoai) CV_Di(MaCQ) CoQuan(MaCQ) CV_Di(MaNS) NhanSu(MaNS) CV_Di(MaLoai) LoaiCV(MaLoai) THIẾT KẾ THÀNH PHẦN DỮ LIỆU : CV_Den: Lưu trữ thông tin công văn đến Stt Tên thực thể STT_VaoSo SoCV TrichYeu NgayCV NgayDen MaNS MaCQ MaLoai Diễn giãi Số thứ tự vào sổ Số công văn Trích yếu Ngày cơng văn Ngày cơng văn đén Mã nhân Mã quan Mã loại Kiểu Text Text Text Date/Time Date/Time Text Text Text Độ rộng 20 200 dd-mm-yyyy dd-mm-yyyy 3 10 CV_Di: Lưu trữ thông tin công văn Stt Tên thực thể STT_VaoSo SoCV TrichYeu NgayCV NgayDi MaNS MaCQ MaLoai Diễn giãi Số thứ tự vào sổ Số cơng văn Trích yếu Ngày công văn Ngày công văn Mã nhân Mã quan Mã loại Kiểu Text Text Text Date/Time Date/Time Text Text Text Độ rộng 20 200 dd-mm-yyyy dd-mm-yyyy 3 Dangnhap: Lưu trữ thông tin đăng nhập Stt Tên thực thể TenDN MatKhau Diễn giãi Tên đăng nhập Mật Kiểu Text Text Độ rộng 50 50 CoQuan: Lưu trữ thông tin quan Stt Tên thực thể MaCQ TenCQ Diachi SoDT Diễn giãi Mã quan Tên quan Địa Số điện thoại Kiểu Text Text Text Text Độ rộng 50 50 12 NhanSu: Lưu trữ thông tin nhân Stt Tên thực thể MaNS TenNS ChucVu Diễn giãi Mã nhân Tên nhân Chức vụ Kiểu Text Text Text Độ rộng 50 50 LoaiCV: Lưu trữ thông tin nhân Stt Tên thực thể MaLoai TenLoai Diễn giãi Mã loại Tên loại Kiểu Text Text Độ rộng 30 11 12 ... trình độ hiểu biết chúng em hạn chế nên việc phân tích thiết kế cài đặt toán quản lý chưa hồn thiện Bài tốn nhỏ so với cơng việc chương trình, mơ hình chưa hồn chỉnh, lược đồ quan hệ chưa chặt chẽ…