Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán sas Innova Open 2015

Dưới đây là công dụng của các phím chức năng được sử dụng trong chương trình: F1 - Trợ giúp F3 - Sửa một bản ghi khi làm việc với danh mục F4 - Thêm một bản ghi mới F5 - Tra cứu theo mã

MỤC LỤC

Chương 1: 2

KHỞI ĐỘNG LÀM VIỆC VỚI 2

SAS INNOVA OPEN 2015 1 Cài đặt SAS INNOVA OPEN 2015 2

2 Khởi động SAS INNOVA OPEN 2015 7

3 Các phím chức năng sử dụng trong SAS INNOVA OPEN 2015 8 4 Các công việc chuẩn bị 9

5 Danh mục sử dụng trong SAS INNOVA OPEN 2015 10

6 Các thao tác xử lý khi cập nhật chứng từ 21

7 Báo cáo trong SAS INNOVA OPEN 2015 24

Chương 2: 26

CÁC PHÂN HỆ KẾ TOÁN 26

TRONG SAS INNOVA OPEN 2015 26

1 Phân hệ Hệ thống 26

2 Phân hệ Tổng hợp 37

3 Phân hệ kế toán Vốn bằng tiền 45

4 Phân hệ Bán hàng 50

4.4.2 Báo cáo công nợ phải thu 62

5 Phân hệ Mua hàng 62

6 Phân hệ Vật tư hàng hoá 70

7 Phân hệ Giá thành 79

8 Phân hệ TSCĐ, CCDC 96

9 Phân hệ Báo cáo thuế, Báo cáo tài chính 102

Chương 3: 111

CÀI ĐẶT BẢN QUYỀN SAS INNOVA OPEN 2015 111

Chương 1 KHỞI ĐỘNG LÀM VIỆC VỚI SAS INNOVA OPEN 2015

1 Cài đặt SAS INNOVA OPEN 2015

 Để cài đặt SAS INNOVA OPEN 2015 bạn cần phải có bộ cài đặt Để

có được bộ cài đặt bạn có thể download miễn phí trên www.sis.vn hoặc www.phanmemketoan.net hoặc liên hệ trực tiếp với Công ty CP SIS Việt Nam để được hướng dẫn cài đặt và

đăng ký bản quyền (Hotline: 0912.426.152)

 Các bước cài đặt:

Trường hợp 1: Chưa có bản SAS INNOVA trên máy

B1 : Chạy bộ cài vừa mới tải về, hoặc trên đĩa

B2 : chọn “Next” để bắt đầu cài đặt

B3: Chọn “ I accept the terms of the license agreement” và ấn “ next”

để tiếp tục

B4 : Điền thông tin User Name và Company Name, sau đó ấn “ Next”

để tiếp tục

B5:

- Nếu máy tính có ổ D và là ổ chứa dữ liệu :

Chọn mục “ Toan bo” , sau đó ấn “Next” để tiếp tục

- Nếu máy tính không có ổ D hoặc ổ D là ổ Windows :

 Vào ổ D tạo mới thư mục SAS INNOVA OPEN 2015.Tiếp tục cài đặt, ở bước này chọn “ Tuy Chinh” sau đó next để tiếp tục

 Ấn “ Change…” để chọn đường dẫn tới thư mục SAS INNOVA OPEN 2015 vừa tạo, Ok và Next để tiếp tục

B6: Chọn “ Install” để cài đặt

B7 : Sau khi chương trình cài đặt chạy xong ấn “ Finish” để kết thúc B8 : Chạy chương trình từ desktop, các hộp thoại nhỏ hiện ra chọn “ OK”, sau đó khởi động lại máy để hoàn tất cài đặt và cài font

Trường hợp 2: Trên máy đã có SAS INNOVA OPEN 2015

B1 : Vào Control Panel gỡ bỏ SAS INNOVA OPEN 2015 ra khỏi máy (bước này không ảnh hưởng tới chương trình và dữ liệu)

B2: Vào ổ D đổi tên SAS INNOVA OPEN 2015 (ví dụ SAS INNOVA

OPEN 2015 thành SAS INNOVA OPEN 2015_CtyA) Bước này rất quan trọng, tránh trường hợp cài đè lên bản đã có dẫn đến mất dữ liệu

B3 : Trong thư mục SAS INNOVA OPEN 2015_CtyA vào thư mục

Ws, send to file sas.exe lên desktop để chạy chương trình cho CtyA

B4 : Chạy cài đặt bình thường như trường hợp chưa có bản SAS trên máy

 Yêu cầu cấu hình tối thiểu đối với máy tính cài đặt SAS INNOVA OPEN 2015

o Ram 256

o Pentium III 800

o Ổ cứng: chỗ trống 500 MB

o Windows XP, Windows 2000, Windows 2000 Server

2 Khởi động SAS INNOVA OPEN 2015

 Khi hoàn thiện cài đặt, trên màn hình máy tính xuất hiện hai biểu tượng của SAS INNOVA OPEN 2015

o Biểu tượng vào chương trình phần mềm SAS INNOVA OPEN 2015

o Biểu tượng của chương trình Hướng dẫn sử dụng trực tiếp SAS INNOVA OPEN 2015 bằng hình ảnh và lời nói (Sử dụng bằng cách nháy chuột trực tiếp vào biểu tượng)

 Thao tác mở phần mềm:

o Kích đúp vào biểu tượng SAS INNOVA OPEN 2015

o Gõ tên và mật khẩu để đăng nhập vào SAS INNOVA OPEN

2015 (Mặc định ban đầu của chương trình khi đăng nhập là: SAS, Mật khẩu để trắng)

 Ở phiên bản SAS INNOVA OPEN 2015 tích hợp chương trình Truy cập vào máy từ xa là Team viewer, chương trình này hỗ trợ cho việc hướng dẫn hoặc hỗ trợ cho khách hàng từ xa

 Hoặc kết nối trực tiếp đến các kênh hỗ trợ khác của SIS khi vào biểu tượng SIS (màu đỏ)

3 Các phím chức năng sử dụng trong SAS INNOVA OPEN 2015

Trong chương trình khi cập nhật và xử lý số liệu thường sử dụng một

số phím chức năng Mỗi phím chức năng dùng để thực hiện một lệnh nhất định Trong chương trình đã cố gắng thống nhất mỗi phím chức năng chỉ sử dụng cho một mục đích duy nhất Tuy nhiên để hiểu rõ hơn công dụng của mỗi phím trong từng trường hợp cụ thể cần phải đọc rõ hướng dẫn sử dụng trong từng trường hợp này Dưới đây là công dụng của các phím chức năng được sử dụng trong chương trình:

F1 - Trợ giúp

F3 - Sửa một bản ghi (khi làm việc với danh mục)

F4 - Thêm một bản ghi mới

F5 - Tra cứu theo mã hoặc theo tên trong danh điểm

- Xem số liệu chi tiết khi đang xem số liệu tổng hợp

- Xem các chứng từ liên quan đến chứng từ đang cập nhật

F6 - Đổi mã, đổi danh mục tài khoản về danh mục tài khoản chuẩn theo

QĐ15 hoặc 48

F7 - In

F8 - Xoá một bản ghi

F10 – Tính Tổng cộng trong báo cáo hoặc sắp xếp các thông tin trên

báo cáo Ví dụ khi xem số liệu báo cáo ta muốn thay đổi các kiểu xem

số liệu

Ctrl+F6 trên các báo cáo thuế GTGT để kết xuất dữ liệu sang HTKK

Ctrl+F - Tìm một xâu ký tự trong màn hình xem số liệu (Ctrl + F)

Ctrl+G - Tìm tiếp xâu ký tự đã được khai báo khi tìm lần đầu (^F)

trong màn hình xem số liệu

4 Các công việc chuẩn bị

4.1 Lựa chọn hình thức ghi chép sổ sách kế toán

SAS INNOVA OPEN 2015 cho phép lựa chọn các hình thức ghi chép

sổ sách kế toán sau:

 Sổ kế toán theo hình thức nhật kí chung

 Sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ

 Sổ kế toán theo hình thức Nhật kí chứng từ

 Sổ kế toán theo hình thức Nhật ký sổ cái

 Sau khi các chứng từ gốc được cập nhật vào phần mềm, tuỳ theo

sự lựa chọn hình thức sổ sách kế toán của người sử dụng, SAS

INNOVA OPEN 2015 cho phép in ra tất cả các báo biểu theo

đúng mẫu và chế độ do BTC Việt Nam ban hành

4.2 Hệ thống, quy trình nghiệp vụ hạch toán nội bộ

Để khai thác tối đa hiệu quả của phần mềm SAS INNOVA OPEN 2015,

cần xác định rõ yêu cầu quản lý, khả năng đáp ứng yêu cầu của phần

mềm kế toán để lập ra quy định hạch toán kế toán nội bộ

 Xác định rõ yêu cầu quản lý, các báo cáo quản lý

 Xác định rõ tổ chức thông tin, quy trình xử lý số liệu

 Quy định hạch toán cho các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên,

phát sinh đặc biệt

 Quy định về quy trình luân chuyển chứng từ

 Quy định về các báo biểu, báo cáo thực hiện theo thông tư quyết định nào

 Phân công công việc cho từng nhân viên kế toán, phù hợp với phần mềm kế toán cần áp dụng

 Xây dựng quy trình nghiệp vụ hạch toán cho từng phát sinh cụ thể

 Lập danh sách người sử dụng và phân quyền chi tiết cho từng người

5 Danh mục sử dụng trong SAS INNOVA OPEN 2015

Việc xây dựng danh mục sử dụng các phím F3 - sửa; F4 – thêm mới; F6 - đổi mã và F8 – xoá danh điểm

Khi thực hiện mã hóa một danh mục cần lưu ý các điểm sau:

 Mã phải là duy nhất trong danh mục

 Mã phải dễ nhớ để tiện cho việc cập nhật và tra cứu

 Trong trường hợp danh điểm có phát sinh theo thời gian thì khi xây dựng hệ thống mã phải tính đến vấn đề mã hóa cho các danh điểm sẽ phát sinh

 Trong một số trường hợp hệ thống mã hóa phải được xây dựng sao cho thật tiện lợi cho việc xử lý và lên các báo cáo

Dưới đây là một số gợi ý về cách thức xây dựng hệ thống mã hóa của các danh mục:

 Có thể dùng phương pháp đánh số lần lượt tăng dần theo phát sinh của các danh điểm mới bắt đầu từ 00001 Phương pháp này tiện lợi trong trường hợp số lượng danh điểm lớn Một tiện lợi khác của phương pháp này là các phát sinh mới bao giờ cũng nằm ở phía dưới khi liệt kê theo vần ABC

Ví dụ: khách hàng thứ 1: KH001; thứ 2: KH002

 Trong trường hợp số lượng danh điểm không nhiều thì có thể mã hóa theo cách dễ gợi nhớ đến tên của danh điểm Ví dụ đối với khách hàng ta có thể mã hóa theo tên giao dịch của khách hàng: Cty ABC có mã là ABC, Cty XYZ có mã XYZ

 Tùy theo nhu cầu xử lý số liệu, có thể áp dụng một số phương án khác nhau mà chia thành các nhóm khác nhau và nhóm không chỉ

có 1 cấp mà có thể có đến 2-3 cấp Ví dụ đối với các đơn vị có khách hàng trải rộng trên toàn quốc thì có thể nhóm theo tỉnh/thành phố, chẳng hạn các khách hàng trên địa bàn Hà nội thì

đều bắt đầu bằng HN, TP HCM bắt đầu bằng HCM (HCM001; HCM002; HN001; HN002)

 Trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều đơn vị thành viên và số liệu được cập nhập tại các đơn vị thành viên sau đó được gửi về và tổng hợp toàn công ty thì đối với một số danh mục từ điển phải thống nhất trong toàn công ty, còn một số danh mục từ điển phải xây dựng để tránh trùng lặp giữa các đơn vị thành viên

 Lưu ý khi mã hoá không nên để xảy ra trường hợp mã của một danh điểm này lại là một phần trong mã của một danh điểm khác (tức là phải số ký tự nếu cùng cấp)

Ví dụ không được mã KH001 với KH0010 (đúng KH010) hoặc ABC với ABCD (đúng ABD) việc mã hoá sao cho các mã đều phải có độ dài (số ký tự) bằng nhau

5.1 Danh mục tài khoản

 Chức năng: Hệ thống tài khoản là xương sống của toàn bộ hệ

thống kế toán với hầu hết các thông tin được phản ánh trên các tài khoản Việc xây dựng danh mục tài khoản phụ thuộc vào 2 yếu tố sau:

 Yêu cầu quản lý do cơ quan, tổ chức đặt ra

 Phương án tổ chức khai thác thông tin của phần mềm kế toán

 Đường dẫn: vào phần Tổng hợp\ Danh mục\ Tài khoản

 Các thông tin về tài khoản: Sử dụng các phím F3, F4, F6, F8 để khai báo hoặc sửa chữa thông tin

Các thông tin phải khai báo khi xây dựng hệ thống tài khoản bao gồm:

 Số hiệu tài khoản: Số hiệu tài khoản cần khai báo, chẳng hạn thêm

tài khoản tiền VNĐ ngân hàng cấp 2 : Tài khoản 11211

 Tên tài khoản: Tên gọi của tài khoản, ví dụ tên gọi của tài khoản

trên là: Tài khoản tiền VNĐ NH ngoại thương VN

 Tên ngắn: Tên tiếng anh của tài khoản, Gõ tên tiếng Anh nếu cần

 Mã ngoại tệ: Loại tiền hạch toán

 Tài khoản mẹ: Đối với những TK là TK cấp 2 thì mới cần khai

báo TK mẹ là TK cấp 1, ví dụ tài khoản mẹ của TK 11211 là 1121

 Tài khoản có theo dõi công nợ hay không: Khai báo “0” là không

theo dõi công nợ chi tiết thì TK này sẽ không lên bảng cân đối công nợ hay theo dõi chi tiết cho từng đối tượng khách hàng; Khai báo “1” là TK theo dõi công nợ

 Tài khoản là tài khoản sổ cái hay không phải là tài khoản sổ cái:

Các tài khoản sổ cái là các tài khoản được sử dụng khi lên các báo cáo quyết toán như bảng cân đối kế toán, bảng báo cáo kết quả kinh doanh Tính chất này của tài khoản còn phục vụ việc lên sổ cái của tài khoản và khi in ấn một số bảng biểu tổng hợp chương trình sẽ gộp số liệu của các tài khoản chi tiết hơn vào tài khoản sổ cái

 Loại tài khoản: Loại tài khoản dùng để chia tài khoản theo tính

chất của các tài khoản phục vụ cho việc phân tích số liệu kế toán Loại của các tài khoản được chọn trong danh mục phân loại các tài khoản, tuy nhiên ở bản SAS INNOVA OPEN 2015 không sử dụng đến

5.2 Danh mục ngoại tệ, tỷ giá

 Chức năng: Dùng để khai báo các loại ngoại tệ sử dụng trong quá trình hạch toán

 Tỷ giá: cho phép khai báo các mức tỷ giá theo từng loại ngoại tệ từng thời gian cụ thể (theo ngày)

 Đường dẫn: Hệ thống\ Danh mục\ Tỷ giá ngoại tệ

5.3 Danh mục đơn vị cơ sở

 Chức năng: Sử dụng danh mục đơn vị cơ sở trong trường hợp một công ty có nhiều chi nhánh, kinh doanh nhiều lĩnh vực khác nhau, cần theo dõi hoạt động chứng từ và lên các báo cáo riêng biệt theo từng chi nhánh, từng lĩnh vực hoạt động

 Đường dẫn: Hệ thống\ Danh mục\ Đơn vị cơ sở

 Hiện tại chương trình để phím F3, phím này chỉ cho phép sửa tên của mã đơn vị chương trình đã để mặc định

5.4 Danh mục nghiệp vụ hạch toán

 Chức năng: Định nghĩa các nghiệp vụ hạch toán cho các chứng từ bằng các mã hạch toán Ví dụ xây dựng mã hạch toán cho nghiệp

vụ chi lương là Nợ 334 và Có 1111 và khai báo bút toán này phát sinh cho chứng từ nào thì sau này khi chọn mã hạch toán

 Đường dẫn: Tổng hợp\ Danh mục\ Nghiệp vụ hạch toán

 Vào màn hình nhập nghiệp vụ hạch toán nhấn phím F4 thêm mới

mã nghiệp vụ:

 Mã nghiệp vụ: Khai báo mã

 Tên nghiệp vụ hạch toán: Diễn giải tên nghiệp vụ

 Mã chứng từ: Khi enter qua trường này chương trình sẽ mở ra

danh mục các mã chứng từ đã được khai báo ở Phân hệ Hệ thống, gắn mã chứng từ nào vào đây thì khi làm loại chứng từ đấy sẽ đưa lên các danh mục mã hạch toán có gắn mã chứng từ này

 Tài khoản Nợ và Tài khoản Có: Khai báo cặp bút toán định khoản

cho mã hạch toán này

 Tài khoản thuế Nợ và Tk thuế Có: Khai báo cho các nghiệp vụ liên

quan đến thuế đầu vào và thuế đầu ra

 Tài khoản thuế nhập khẩu: Khai báo cho bút toán nhập khẩu

 Tài khoản chiết khấu: Khai báo cho bút toán bán hàng có chiết

khấu

5.5 Danh mục khách hàng, nhà cung cấp

 Chức năng: Cập nhật, hiệu chỉnh danh mục nhóm khách hàng; Phân khách hàng thành các nhóm tuỳ theo yêu cầu quản lý của đơn vị Ví dụ phần danh mục khách hàng theo các nhóm

 Các khách hàng có thể chia thành từng nhóm khách Chương trình phân cấp đến 3 mức

 Các thông tin cập nhật

Kiểu phân nhóm: Chương trình xây dựng có 3 cấp nhóm, đặt các cấp

1,2,3 tương ứng (Có thể hiểu theo các cấp tăng dần hoặc giảm dần)

Mã nhóm khách hàng: Mã hoá nhóm khách hàng Tuân thủ quy tắc mã

hoá thông tin

Tên nhóm khách hàng: Nhập tên nhóm khách hàng

Tên 2: Dùng đặt tên viết tắt hoặc tên tiếng Anh, hoặc ký hiệu riêng của

nhóm khách hàng

5.6 Danh mục khách hàng

 Chức năng: Danh mục khách hàng, nhà cung cấp dùng để quản lý

khách hàng, nhà cung cấp và các đối tượng công nợ phải thu, phải trả (tk 131, 136, 1388, 141, 331, 336 và 3388)

 Đường dẫn: Bán hàng (mua hàng)\ Danh mục\ Khách hàng

 Cập nhật các thông tin:

- Mã khách : Mã khách hàng, mã nhà cung cấp, mã cá nhân

- Tên khách hàng : Tên khách hàng, tên nhà cung cấp

- Tên 2 : Tên viết tắt, bí danh, của khách hàng

- Điạ chỉ : Địa chỉ của khách hàng

- Đối tác : Tên, địa chỉ của đối tác

- Mã số thuế VAT : Nhập vào mã số thuế của đối tượng trên, nếu nhập

sai chương trình sẽ báo lỗi

- Tài khoản ngầm định: ta có thể đặt trước tài khoản ngầm định cho

khách hàng đó để khi vào các chứng từ của khách hàng đó thì sẽ tự động hạch toán

SAS INNOVA OPEN 2015 phân cấp các khách hàng có thể đến 3 cấp khác nhau Nếu bạn đã phân nhóm khách hàng theo hướn dẫn trên thì mục Nhóm khách hàng 1 nhập vào mã nhóm cấp 1 (theo trên bạn nhập MB), Nhóm khách hàng 2 nhập vào mã nhóm cấp 2 (theo trên bạn nhập HN), Nhóm khàch hàng 3 nhập vào mã nhóm thứ 3 (theo trên bạn nhập BD)

Các thông tin dưới đây là các thông tin không bắt buộc, nếu có bạn hãy

nhập, còn không có thể bỏ qua: Số điện thoại; Số Fax; Email; Ngân

hàng giao dịch; Ghi chú

5.7 Danh mục vụ việc hợp đồng

Chức năng: Khai báo danh mục vụ việc hợp đồng nhằm mục đích tập

hợp chi phí giá thành cho từng vụ việc hợp đồng hoặc quản lý các đối tượng khác Thiết lập cơ sở ban đầu để tính chi phí giá thành

Đường dẫn: Giá thành\ Danh mục\Vụ việc, hợp đồng

Các thông tin cập nhật:

- Mã vụ việc : Mã vụ việc, hợp đồng

- Tên vụ việc : Đặt tên cho vụ việc, hợp đồng

- Tên 2 : Tên viết tắt, ký hiệu riêng hoặc tên tiếng Anh của vụ việc, hợp đồng

- Tài khoản : Tên tài khoản theo dõi vụ việc, hợp đồng

- Khách hàng : Mã khách hàng liên quan đến vụ việc, hợp đồng

- Ngày bắt đầu : Ngày bắt đầu của vụ việc, hợp đồng

- Ngày kết thúc: Ngày kết thúc của vụ việc, hợp đồng

- Tiền nguyên tệ: Giá trị nguyên tệ ghi trên hợp đồng

- Tiền VND : Giá trị VND (quy đổi) ghi trên hợp đồng

5.8 Danh mục kho hàng

 Chức năng: Cập nhật, hiệu chỉnh danh mục kho hàng trong đơn vị

 Đường dẫn: Vật tư hàng hoá\Danh mục\ Danh mục kho

Các thông tin cập nhật:

- Mã kho : Khai báo mã kho

- Tên kho : Khai báo tên kho

- Tên 2 : Tên tiếng Anh, viết tắt hoặc ký hiệu riêng của kho

- Kho/đại lý : Khai báo là kho của công ty hay đại lý

- Tài khoản hàng tồn kho tại đại lý: Khai báo tài khoản để theo dõi

hàng tồn kho tai các đại lý

5.9 Danh mục nhóm hàng hoá vật tư

 Chức năng: Cập nhật, hiệu chỉnh danh mục nhóm hàng hoá, vật tư

Phân loại danh mục hàng hoá, vật tư theo yêu cầu quản lý của đơn vị

 Đường dẫn: Vật tư hàng hoá\Danh mục\ Nhóm hàng hoá vật tư

5.10 Danh mục hàng hoá vật tư

 Chức năng: Cập nhật, hiệu chỉnh danh mục hàng hoá vật tư Khai

báo theo dõi chi tiết vật tư, hàng hoá, thành phẩm

 Đường dẫn: Vật tư hàng hoá\Danh mục\ Hàng hoá vật tư

Các thông tin cập nhật

- Mã vật tư : Trường mã có 16 ký tự, có thể cả bằng chữ và số chú ý

tạo mã sao cho khoa học để dễ tra cứu, và phải lường trước được số lượng hàng hoá vật tư phát sinh sau này

- Part number : Có thể dùng đối với những đơn vị theo dõi Part

number của hàng hoá

- Tên vật tư : Khai báo tên vật tư hàng hoá, Tên VT hàng hoá và tên mã

VT thường có mối liên hệ với nhau để dễ theo dõi tra cứu

- Tên 2 : Tên viết tắt, tên tiếng Anh hoặc ký hiệu riêng của hàng hoá vật tư

- Đơn vị tính : Đơn vị tính của hàng hoá, vật tư

- Theo dõi tồn kho: Khai báo có theo dõi tồn kho hay không

0 – Không theo dõi tồn kho, sẽ không lên báo cáo tồn kho

1 – Có theo dõi tồn kho

Cách tính giá tồn kho: Khai báo cách tính giá tồn kho của các hàng hoá, vật tư

+ Tính tồn kho theo phương pháp giá trung bình

+ Tính tồn kho theo phương pháp giá đích danh

+ Tính tồn kho theo phương pháp giá nhập trước, xuất trước + Tính tồn kho theo phương pháp trung bình từng lần nhập

Khi khai báo trường này cần chú ý phải xác định trước và thống nhất cách tính giá của hàng hoá, khai báo hàng hoá tính theo giá nào thì vào chương trình phải tính theo giá đó

- Thuế suất: Khai báo mức thuế suất cho các vật tư được kê khai thuế

- Tk doanh thu : Khai báo tài khoản doanh thu

- Tk hàng bán trả lại : Khai báo tài khoản hàng bán trả lại

- Tk sản phẩm dở dang: Khai báo tài khoản sản phẩm dở dang, dùng để

hạch toán chi phí, giá thành

- Nhóm vật tư 1 : Khai báo hàng hóa, vật tư có thuộc nhóm thứ nhất

không

- Nhóm vật tư 2 : Khai báo hàng hóa, vật tư có thuộc nhóm thứ hai

không

- Nhóm vật tư 3 : Khai báo hàng hóa, vật tư có thuộc nhóm thứ ba

Đường dẫn: Vốn bằng tiền/ Danh mục/ Ngân hàng

5.12 Đổi mã và ghép mã các danh điểm trong các danh mục từ điển

Trong một số trường hợp sẽ có nhu cầu đổi mã một danh điểm thành một mã khác cho đúng hoặc cho thống nhất

Trong một số trường hợp khác thì do nhầm lẫn nên có thể xảy ra khả năng là một danh điểm có tới 2 mã Khi này thì sẽ có nhu cầu ghép 2

mã thành một mã hoặc là đổi một mã thành mã khác

Chương trình SAS INNOVA OPEN 2015 cho phép đổi và ghép mã các danh điểm Việc này được thực hiện ở danh mục từ điển, sử dụng phím F6 Khi đổi hoặc ghép mã chương trình sẽ tự động tìm kiếm mã hiện thời trong tất cả các dữ liệu và đổi thành mã mới

- Phần 2: Danh sách các định khoản, các mặt hàng trong chứng từ đó

- Phần 3: Các tính toán như tổng số tiền, thuế GTGT, chi phí

- Phần 4: Các nút chức năng điều khiển quá trình cập nhật chứng từ như xem, sửa, xoá, mới

- Sửa: sửa chứng từ hiện thời

- Xoá: xoá chứng từ hiện thời

- Xem: liệt kê các chứng từ đang xử lý để chọn một chứng từ

- Tìm: đưa vào các điều kiện để lọc các chứng từ đã cập nhật trước đó

ra Có thể xem/sửa/xoá

- Copy: khi copy các nội dung của một chứng từ đã có rồi

- Quay ra: Chuyển sang nhập loại chứng từ khác (phải lưu chứng từ hiện thời trước): chuột phải và chọn chứng từ cần chuyển

Có một tiện lợi là tất cả các chức năng xử lý nêu trên đều nằm trên cùng một màn hình cập nhật chứng từ Người sử dụng chỉ việc ở trong một màn hình và có thể thực hiện tất cả các xử lý cần thiết Trong quá trình cập nhật chứng từ có thể dùng con trỏ nháy vào các ô trên hoặc dùng phím nóng ALT+ chữ gạch chân trong ô sáng đó

6.1 Quy trình vào mới một chứng từ

Dưới đây sẽ trình bày quy trình vào một chứng từ mới trên cơ sở ví dụ vào một “Hoá đơn mua hàng”

- Chọn menu cần thiết, ví dụ: " Mua hàng\ Sơ đồ\ Hoá đơn mua hàng"

- Chương trình sẽ lọc ra các chứng từ được nhập cuối cùng và hiện lên màn hình cập nhật chứng từ để biết là các chứng từ cuối cùng được nhập Nhấn nút ESC để quay ra màn hình nhập chứng từ

Chỉ có các nút <<Lưu>> là bị mờ đi còn các nút khác đều hiện – cho phép sử dụng, để làm mới chứng từ tích vào nút <<Mới>>

- Tại nút <<Mới>> ấn phím Enter để bắt đầu vào chứng từ mới Con trỏ sẽ chuyển đến trường đầu tiên trong màn hình cập nhật thông tin

về chứng từ

- Lần lượt cập nhật các thông tin trên màn hình: Các thông tin chung cho toàn bộ chứng từ, các định khoản / mặt hàng trong chứng từ và các thông tin khác như thuế, chi phí,

- Tại nút <<Lưu>> ấn phím Enter để lưu chứng từ

- Để tìm nhanh một khách hàng, một vật tư, trong khi cập nhật chứng từ ta có thể thực hiện bằng các cách như sau Nếu ta không nhớ

mã thì ta chỉ việc ấn phím Enter và toàn bộ danh mục cần thiết sẽ hiện lên cho ta chọn Nếu ta nhớ một số ký tự đầu của mã thì ta gõ các ký

tự đầu này rồi ấn phím Enter, chương trình sẽ hiện lên danh mục cần thiết và con trỏ sẽ nằm tại bản ghi có mã gần đúng nhất với mã ta gõ vào Trong màn hình danh mục ta có thể tìm một xâu ký tự đặc biệt

mà tên khách hàng / vật tư có chứa

- Để vào thêm một khách hàng mới, một vật tư mới, ngay trong khi cập nhật chứng từ thì ta chỉ việc Enter qua trường mã cần thiết Màn hình danh mục từ điển sẽ hiện lên và trong màn hình này ta có thể thực hiện các thao tác với danh mục như thêm, sửa, xoá các danh điểm trong danh mục

- Để chọn loại ngoại tệ giao dịch cần thiết ta chọn nút

- Trong khi nhập chứng từ nếu cần xem một báo cáo nào đó ta có thể kích chuột vào nút xem báo cáo và chọn báo cáo cần thiết để xem

- Trong khi nhập chứng từ nếu cần chuyển sang nhập chứng từ loại khác ta có thể kích chuột phải vào màn hình chứng từ đang nhập và

chọn loại chứng từ cần thiết để nhập (lưu ý phải lưu chứng từ hiện thời trước)

7 Báo cáo trong SAS INNOVA OPEN 2015

7.1 Quy trình chung lên báo cáo

 Chọn phân hệ kế toán liên quan đến báo cáo cần kết xuất

 Chương trình sẽ hiện thị danh sách các báo cáo liên quan của phân

hệ vừa chọn -> chọn báo cáo cần thiết

 Đặt điều kiện lọc số liệu để lên báo cáo Sau khi tính toán xong, chương trình sẽ hiển thị kết quả dưới dạng bảng số liệu Ta có thể dùng các phím con trỏ để di chuyển xem các thông tin cần thiết

 Trong đa số các báo cáo chương trình sẽ cho phép thay đổi các kiểu xem, ví dụ như sắp xếp các dòng theo mã hoặc theo tên hoặc theo giá trị hoặc nhóm các vật tư, khách hàng theo các tiêu chí khác nhau, Để làm việc này ta dùng phím F10 để lựa chọn kiểu xem Chương trình sẽ hiện lên các lựa chọn để ta chọn kiểu xem cần thiết Ta có thể thay đổi các kiểu xem khác nhau Nếu muốn xem theo một kiểu khác ta lại chỉ việc dùng phím F10 một lần nữa

 Nếu ta cần in số liệu hoặc kết xuất ra các tệp dữ liệu dạng EXCEL hoặc DBF thì dùng phím F7 Chương trình hiện lên màn hình để ta chọn mẫu báo cáo vào đầu ra (máy in hay tệp dữ liệu)

 Đặc biệt chương trình cho phép sắp xếp thứ tự các cột báo cáo, thay đổi độ rộng của các cột hoặc dấu các cột số liệu để có thể lên một báo cáo nhanh theo yêu cầu

7.2 Một số điểm cần lưu ý khi lên và xem báo cáo

 Khi xem báo cáo nếu ta muốn thay đổi trật tự sắp xếp của các cột hoặc thay đổi độ rộng của các cột hoặc muốn dấu bớt đi một số cột nào đó giống như trong EXCEL thì ta thực hiện các thao tác như di chuyển cột, thay đổi độ rộng của cột, che cột và sau đó ấn F7 để in và chọn chức năng báo cáo nhanh Khi này chương trình sẽ đưa ra mẫu in giống như ta sắp xếp

 Trong các báo cáo tổng hợp ta có thể xem các chi tiết phát sinh liên quan bằng cách dùng phím F5

 Khi xem các chi tiết phát sinh ta có thể xem trực tiếp chứng từ gốc liên quan bằng cách kích vào nút xem chứng từ gốc

 Khi in báo cáo ta có thể chọn ngôn ngữ in báo cáo: bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh

 Khi in báo cáo ta có thể chọn in báo cáo theo mẫu báo cáo chỉ có cột thông tin về đồng tiền hạch toán (VNĐ) hoặc theo mẫu báo cáo có các cột thông tin về tiền nguyên tệ, tỷ giá hạch toán và tiền VNĐ

Chương 2:

CÁC PHÂN HỆ KẾ TOÁN TRONG SAS INNOVA OPEN 2015

1 Phân hệ Hệ thống

Chức năng: Các màn hình cập nhật chứng từ là đầu vào chính của toàn

bộ hệ thống thông tin kế toán SAS INNOVA OPEN 2015 cho phép khai báo một số thông tin chung về các màn hình cập nhật chứng từ Việc khai báo này nhằm 2 mục đích:

 Liên kết các thông tin đầu vào thành một hệ thống nhất để tiện cho xử lý số liệu

 Tự động hoá việc cập nhật số liệu

1.1 Tạo số liệu làm việc

Thiết lập các thông số ban đầu của hệ thống Chức năng này được thực hiện khi tiến hành cài đặt xong hoặc khi đổ các Update nâng cấp, chỉnh sửa chương trình gốc

1.2 Chức năng bảo trì và kiểm tra số liệu

Số liệu được cập nhật và lưu giữ ở nhiều bảng số liệu khác nhau vì một

số lý do có thể bị sai lệch về chỉ dẫn hoặc có sự không đồng bộ giữa các bảng số liệu

Khi chỉ dẫn của một bảng nào đó bị sai lệch hoặc bị mất thì khi xử lý

số liệu chương trình sẽ đưa ra các thông báo như: “Out of Range”,

“Index Tag Not Found”, "Not a table/DBF",

Khi số liệu giữa các bảng bị mất đồng bộ thì lên báo cáo sẽ bị sai Trong cả 2 trường hợp trên ta phải thực hiện chức năng bảo trì và kiểm tra số liệu

Ngoài ra, khi ta xoá số liệu thì số liệu chưa bị xoá hẳn mà chỉ bị đánh dấu xoá và sẽ không tham gia vào các tính toán Cùng với thời gian những số liệu bị xoá có thể rất nhiều và sẽ ảnh hưởng đến tốc độ xử lý

Vì vậy, định kỳ khoảng một tháng một lần nên thực hiện chức năng bảo trì và kiểm tra số liệu để chương trình xoá hẳn các bản ghi bị đánh dấu xoá ra khỏi chương trình

Ở chức năng này còn kiểm tra số liệu ở các phần sau

- Kiểm tra Sổ kho và Sổ cái: chương trình sẽ kiểm tra sự sai lệch của một chứng từ khi đưa lên sổ kho và sổ cái

- Kiểm tra HĐ GTGT đầu vào

- Kiểm tra các chứng từ thuế

1.3 Chức năng sao chép vào/ ra số liệu

Việc sao chép số liệu này nhằm mục đích để chuyển số liệu cho người dùng khác, ví dụ từ các đơn vị cấp dưới cho đơn vị cấp trên, từ các cửa hàng về công ty Sau khi sao chép ra và chuyển cho người dùng khác,

ví dụ là đơn vị cấp trên, thì đơn vị cấp trên sẽ thực hiện sao chép (copy) từ đĩa vào chương trình và sẽ có bộ số liệu giống như ở bản gốc

Ta cũng có thể dùng chức năng sao chép để lưu giữ số liệu

1.4 Chức năng lưu trữ (Back up) số liệu

Việc sao chép và lưu trữ số liệu cũng như chương trình là rất quan trọng Mặc dù rất ít khi xảy ra nhưng vẫn có thể vào một ngày nào đó,

vì lý do hỏng đĩa cứng, virus, xoá nhầm nên số liệu hoặc chương trình

có thể bị hỏng

Để khắc phục hiểm hoạ này ta phải thực hiện lưu và cất giữ chương trình cũng như số liệu đã được cập nhật hàng ngày

Chương trình cho phép tự động lưu số liệu sang một tệp khác vào một

ngày cố định trong tuần theo ngày ta khai báo tham số “ngày lưu số liệu hàng tuần” khai báo ở tham số hệ thống Đúng ngày khai báo này

mỗi lần thoát ra khỏi chương trình, nếu ta chưa lưu số liệu và người sử dụng có thẩm quyền lưu giữ số liệu thì chương trình sẽ hỏi là có lưu số liệu không Nếu trả lời là có thì chương trình sẽ thực hiện lưu số liệu Mỗi lần lưu thì chương trình sẽ lưu toàn bộ số liệu từ khi phát sinh đến thời điểm hiện tại và lưu ra một tệp riêng theo đường dẫn “ổ cài chương trình phần mềm/ SAS INNOVA OPEN 2015/ Backup Tuy nhiên sau một số lần lưu nhất định được khai báo trong phần khai báo tham

số hệ thống, chương trình sẽ ghi đè tệp số liệu mới nhất lên tệp số liệu

cũ nhất

Ngoài việc lưu định kỳ tự động hàng tuần, khi cần thiết ta có thể lưu khi chạy chức năng lưu trữ số liệu Số liệu lưu trữ để được cất trong thư mục Backup

Ngoài biện pháp lưu giữ số liệu như trên ta còn có thể thực hiện lưu giữ bằng một số công cụ khác như NC (Norton Commnader), Windows Explorer,

1.5 Quản trị người sử dụng

SAS INNOVA OPEN 2015 cho phép quản lý quyền truy nhập các chức năng theo từng người sử dụng Khả năng này đảm bảo cho việc bảo mật và an toàn số liệu kế toán

Muốn truy nhập vào phần quản trị sử dụng ta phải nhập mật khẩu của người sử dụng hiện thời

Phần khai báo người sử dụng chương trình và phân quyền truy nhập có các chức năng sau:

 Thêm người sử dụng (Là thêm mới người sử dụng)

 Sửa đổi người sử dụng (Sửa thông tin người sử dụng đã khai báo)

 Xoá người sử dụng (Là xoá hẳn 1 người sử dụng đã khai báo)

 Phân quyền (Người quản lý gắn quyền sử dụng từng phần hành cho người thừa hưởng)

 Chi tiết (phân quyền cho người sử dụng tới từng chứng từ)

Khi khai báo người sử dụng ta phải cập nhật các thông tin sau:

 Tên: Tên được nhập vào khi vào chương trình (viết không dấu)

 Tên đầy đủ: Tên đầy đủ của người sử dụng

 Mật khẩu: Mật khẩu truy nhập khi sử dụng chương trình

 In HD đến lần thứ: là số lần User này được in một Hoá đơn GTGT đến lần thứ n được khai báo

 Nếu là người quản lý tích vào là người quản lý; nếu là người thừa hưởng ta không tích vào ô là người quản lý mà chọn người thừa hưởng ở ô thừa hưởng

 Người quản lý có toàn quyền truy nhập các chức năng và được quyền thêm và phân quyền cho các người sử dụng khác Người thừa hưởng chỉ được sửa đổi các thông tin như tên đầy đủ, đổi mật khẩu truy nhập chương trình, và sử dụng các chức năng được phân

Đối với việc thêm, xoá hoặc phân quyền cho người sử dụng thì chỉ có người sử dụng là người quản lý thì mới thực hiện được các chức năng này

Khi phân quyền thì chương trình sẽ hiện lên 2 danh sách các chức năng: các chức năng được sử dụng và các chức năng không được sử dụng

Muốn thêm các chức năng được sử dụng thì phải đánh dấu các chức năng cần thiết trong danh sách các chức năng không được sử dụng và sau đó chuyển các chức năng được đánh dấu sang danh sách các chức năng được sử dụng ( Bằng cách thêm quyền hoặc thêm tất)

Ngược lại, muốn bớt các chức năng được sử dụng thì phải đánh dấu các chức năng này trong danh sách các chức năng được sử dụng và sau

đó chuyển các chức năng được đánh dấu sang danh sách các chức năng không được sử dụng (Bằng cách xoá quyền, hoặc xoá tất)

Muốn phân quyền chi tiết cho từng người có quyền thêm mới một chứng từ, sửa, xoá một chứng từ ta chọn người cần phân quyền, sau đó chọn chức năng (chi tiết), người sử dụng được sử dụng chức năng nào thì tích vào chức năng đó

1.6 Khai báo các tham số tuỳ chọn

1.6.1 Chức năng

SAS INNOVA OPEN 2015 cho phép khai báo một số tham số tuỳ chọn để chương trình phù hợp nhất với từng doanh nghiệp cụ thể Người sử dụng có thể khai báo các tham số tuỳ chọn đặc thù cho doanh nghiệp như:

- Mã số thuế của doanh nghiệp

- Mã đồng tiền hạch toán,

1.6.2 Mô tả các tham số hệ thống

SAS INNOVA OPEN 2015 cho phép khai báo một số tham số tuỳ chọn

để chương trình phù hợp nhất với từng doanh nghiệp cụ thể

Trong phân hệ Hệ thống có thể khai báo các tham số tuỳ chọn mô tả trong bảng dưới đây

Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC

Ngày quyết định về

chế độ kế toán của

Bộ tài chính

Ngày quyết định này sẽ được in trên các báo cáo tài chính

cứ khách hàng nào chương trình sẽ kiểm tra tính đúng sai còn nếu để mã 0 thì chương trình sẽ không kiểm tra tính đúng sai

Thư mục dữ liệu Copy đường dẫn C:\Program

XML của HTKK thư mục lưu dữ liệu

của HTKK để có đường dẫn đẩy số liệu từ phần mềm vào phần mềm HTKK

Files\HTKK130\DataFiles

Họ và tên của giám

đốc Họ và tên sẽ được in trên các báo cáo

Khuôn dạng của

trường tỷ giá

Khuôn dạng khi nhập và xem báo cáo

trường giá

9 999 999 999.99

Khuôn dạng của

trường giá ngoại tệ

9 999 999 999.9999 Phông chữ khi lên

báo cáo

.VnTime Phông chữ tiêu đề

của báo cáo

.VnHelvellnsH, 16, 0 Phông chữ của báo

ra một tệp riêng, đến lần lưu thứ 51 (mới nhất) thì sẽ ghi đè lên lần lưu thứ nhất (cũ nhất)

Dấu phân cách giữa

tài khoản và tiểu

khoản

Danh sách các đầu

tài khoản không có

số dư

Khai báo này giúp cho chương trình nhận biết khi cập nhật các số dư đầu

theo nguyên giá, 2 -

theo giá trị còn lại

Độ dài trường số hoá

đơn

Là số ký tự của hoá đơn, theo quy định

đơn vị ngầm định

sẽ lên cho tất cả các chứng từ mặc định mã đơn vị này

 Khi khai báo mã số thuế của khách hàng ở màn hình danh mục

khách hàng hoặc ở màn hình kê khai thuế chương trình báo “Invalid

Input”, là do khai báo trong tham số tuỳ chọn là có kiểm tra MST

đúng hay sai nên khi nhập sai chương trình báo lỗi

 Đẩy số liệu từ phần mềm sang chương trình HTKK nhưng vào xem không thấy lên số liệu, là do đường dẫn đẩy số liệu chưa đúng, xem lại cách khai báo trong tham số tuỳ chọn

 Hiện tượng khuôn dạng của trường tiền khai báo ít hơn hoặc lớn hơn rất nhiều lần với phát sinh: xem báo cáo về số lượng hoặc giá trị không hiện lên mà thay vào đó là các “dấu hoa thị” như sau Cách thức khắc phục vào Hệ thống/ Tham số tùy chọn khai báo lại khuôn dạng và vào lại chương trình

1.7 Khai báo năm tài chính

Đối với các doanh nghiệp 100% vốn đầu tư trong nước, thông thường năm tài chính trùng với năm hành chính theo lịch thông thường, bắt đầu từ 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm Và kỳ kế toán thông thường là tháng và trùng với tháng theo lịch hành chính, bắt đầu vào ngày 01/01 hàng tháng và kết thúc vào ngày cuối tháng 31/12

Tuy nhiên đối với đối với một số công ty có vốn đầu tư của nước ngoài thì năm tài chính có thể không trùng với năm hành chính và kỳ kế toán

có thể không trùng với tháng theo lịch hành chính thông thường Ví dụ, năm tài chính bắt đầu từ 01/04 của năm này và kết thúc vào 31/03 của năm sau, còn tháng hạch toán bắt đầu vào ngày 01 của tháng này và kết thúc vào ngày cuối của tháng sau

1.8 Các thông tin chung liên quan đến màn hình cập nhật chứng từ

Chức năng: khai báo các thông tin mặc định cho các giao diện của màn hình nhập chứng từ

Khi muốn xem hay sửa các thông tin đã khai báo của một màn hình nhập chứng từ, thực hiện như sau:

 Hệ thống/ Chức năng/ Danh sách màn hình nhập chứng từ

 Tích chuột vào dòng chứng từ cần xem

 Nhấn phím F3 để xem hoặc khai báo lại các thông tin mặc định

 Sau khi sửa xong “Nhận”

 Thoát ra và vào lại chương trình kiểm tra lại thông tin mặc định của chứng từ đã được sửa

từ khác nhau nhưng lại có cùng một hệ thống đánh số chứng từ thì phải

khai bỏo cỏc màn hỡnh này cú chung một mó chứng từ mẹ để cho chương trỡnh nhận biết để đỏnh số tự động

Mó ctừ mẹ phải là mó chứng từ nào đú trong danh mục chứng từ Trong trường hợp màn hỡnh cú hệ thống đỏnh số riờng thỡ mó chứng từ

Tại phõn hệ kế toỏn tổng hợp ta cú thể cập nhật cỏc phiếu kế toỏn tổng quỏt, cỏc bỳt toỏn phõn bổ, kết chuyển cuối kỳ, cỏc bỳt toỏn định kỳ và cỏc bỳt toỏn điều chỉnh Ngoài ra phõn hệ kế toỏn tổng hợp thực hiện tổng hợp số liệu từ tất cả cỏc phõn hệ khỏc

Phõn hệ kế toỏn tổng hợp thực hiện lờn cỏc sổ sỏch, bỏo cỏo kế toỏn, bỏo cỏo thuế

2.1.2 Sơ đồ tổ chức

Chứng từ Phiếu kế toán Bút toán định kỳ Bút toán kết chuyển tự động Bút toán phân bổ tự động

Chuyển số liệu sang các phân hệ khác

Báo cáo Các báo cáo tài chính

Sổ sách kế toán Báo cáo thuế

2.2 Cập nhật số liệu

Các loại chứng từ, giao dịch cập nhật ở phân hệ kế toán tổng hợp phụ thuộc vào số các phân hệ khác được sử dụng

Nếu ta sử dụng càng nhiều các phân hệ khác (Tiền mặt-Tiền gửi, Phải thu, Phải trả, Vật tư, ) thì số chứng từ cập nhật ở phân hệ kế toán tổng hợp càng ít

Nếu ta sử dụng tất cả các phân hệ khác của chương trình thì trong phân

hệ kế toán tổng hợp chỉ phải cập nhật các bút toán điều chỉnh, khoá sổ cuối kỳ và một số bút toán khác

Trong phân hệ kế toán tổng hợp có 3 loại chứng từ sau:

Chương trình cho phép hạch toán nhiều nợ nhiều có trên cùng một chứng từ nhưng ta phải tách chúng thành các nhóm hạch toán đối ứng 1

Nợ - nhiều Có hoặc 1 Có - nhiều Nợ

Chương trình cho cập nhật diễn giải về nghiệp vụ kinh tế phát sinh và

vụ việc liên quan cho từng dòng hạch toán một

Cách cập nhật:

Đường dẫn: Tổng hợp\ Sơ đồ\ Phiếu kế toán

 Mã đơn vị: Nhập tên hoặc mã của các đơn vị, dùng để quản lý các

công ty thành viên, các xí nghiệp thành viên hoặc các bộ phận - Mã này đã được thiết lập trong Danh mục đơn vị cơ sở

 Số chứng từ: Số thứ tự chứng từ trong PKT, chương trình ngầm định

hoặc tự gõ

 Ngày hạch toán: Ngày ghi chứng từ vào sổ sách kế toán

 Ngày lập chứng từ: Là ngày phát sinh chứng từ

 Loại ngoại tệ: Là loại tiền được sử dụng khi phát sinh nghiệp vụ này

 Mã khách: Có thể bỏ qua hoặc nhận Nếu nhận gõ ký hiệu tắt của mã,

nhấn ENTER, chương trình sẽ hỏi: Có chọn khách hàng không? Có thì chọn khách hàng, Không thì chọn nhà cung cấp, sẽ có danh sách hiện

ra nhấn ENTER vào một khách hàng để chọn Nếu khách hàng mới chưa có trong danh mục mã thì có thể nhấn F4 để tạo một mã khách mới ngay tại cửa sổ này

 Phát sinh nợ: Nếu ô Tài khoản gõ TK ghi nợ thì gõ số tiền vào ô Phát

sinh nợ và ngược lại

 Diễn giải: Mô tả nghiệp vụ kinh tế phát sinh

 Mã vụ việc: Có thể bỏ qua hoặc chọn mã vụ việc theo dõi liên quan

đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã thiết lập trong Danh mục vụ việc hoặc tạo mới

 Mã của trường tự do: Tương tự mã vụ việc

 Nhóm dk (nhóm định khoản): Trường hợp nghiệp vụ phát sinh có

nhiều nợ và nhiều có thì với một nhóm nợ và có tương ứng sẽ cho cùng một nhóm định khoản, mỗi nhóm nợ và có khác nhau sẽ có nhóm dk khác nhau Trường hợp có một nhóm nợ và có thì không cần nhập

 Phát sinh có: Sau khi nhận xong dòng 1 thì ENTER xuống dòng 2 để

gõ tài khoản có và số tiền phát sinh có tương ứng Chú ý các phát sinh bên nợ và bên có phái bắng nhau thì chương trình mới cho lưu

Lưu ý khi cập nhật các chứng từ nhiều Nợ nhiều Có

Chương trình cho phép hạch toán nhiều Nợ nhiều Có trên cùng một chứng từ nhưng ta phải tách chúng thành các nhóm hạch toán đối ứng 1

Nợ - nhiều Có hoặc 1 Có - nhiều Nợ Tương ứng với mỗi nhóm này ta phải mã hoá thành các nhóm định khoản khác nhau ở trường nhóm định khoản Ví dụ ta mã hoá từng cặp định khoản thứ nhất là số 1 và cặp định khoản thứ 2 là số 2 v.v

2.2.2 Cập nhật số dư đầu năm

Chức năng: Khi mới bắt đầu sử dụng chương trình ta nhập số dư đầu năm của các tài khoản Đối với các năm tiếp theo ta chỉ việc thực hiện chuyển số dư cuối năm trước sang đầu năm mới sau khi đã khoá sổ kế toán cuối năm trước

Đường dẫn: Tổng hợp\Nhập số dư đầu năm

a Vào số dư đầu năm của các tài khoản