QUẢN LÝ HỒ SƠ SINH VIÊN
ĐỀ BÀI:QUẢN LÝ HỒ SƠ SINH VIÊN 1. TÓM TẮT NỘI DUNG Chương 1: Khảo sát và giới thiệu chung về bài toán Chương 2: Phân tích hệ thống về chức năng Chương 3: Phân tích hệ thống về mặt dữ liệu Chương 4 : Tổng kết 2. THỰC THI 2.1: Chương 1: Khảo sát và giới thiệu chung về bài toán 1. Mục đích của việc quản lý hồ sơ sinh viên Quy trình thống nhất phương pháp quản lý toàn bộ hố sơ sinh viên từ lúc nhập trường đến 5 năm sau khi sinh viên đã tốt nghiệp ra trường. Công tác quản lý toàn bộ hồ sơ sinh viên của trường Đại Học Kinh Tế Công Nghiệp gồm 3 hệ đào tạo: Đại Học , Cao Đẳng, Trung Cấp. Công tác quản lý hồ sơ sinh viên liên quan đến các phòng đào tạo, phòng tài vụ, phòng tổng hợp, phòng công tác học sinh viên…. Gọi chung là bộ phận quản lý (BPQL). 2. Quy trình tiếp nhận và quản lý hồ sơ • Quy trình tiếp nhận hồ sơ sinh viên Quy trình tiếp nhận và quản lý hồ sơ sinh viên là những phương pháp tổ chức tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ và cách thức lưu trữ, sao cho việc tìm kiếm xác nhận một sinh viên một cách dễ dàng. Đầu năm học cán bộ phòng công tác học sinh sinh viên được phân công tiếp nhận hồ sơ sinh viên trúng tuyển trong kỳ thi tuyển hằng năm của trường vào học. Khi tiếp nhận hồ sơ sinh viên, cán bộ hướng dẫn sinh viên hoàn chỉnh các giấy tờ thuộc bộ hồ sơ sinh viên quy định, đồng thời phải kiểm 1 tra tình trạng hồ sơ bao gồm tất cả giấy tờ được liệt kê trên bao bì hồ sơ theo đúng mẫu hồ sơ quy định. Trường hợp sinh viên vì lý do đặc biệt chưa kịp hoàn tất hồ sơ theo thờigian quy định thì yêu cầu sinh viên viết giấy cam đoan ,cam kết bổ sung hồ sơ theo thơi gian được chấp nhận . Thường xuyên bố sung hồ sơ sinh viên, cập nhật kịp thời vào phần mềm quản lý hồ sơ sinh viên để phản ánh kịp thời những thay đổi về bản than của sinh viên. Các quyết định khen thưởng, kỷ luật, kiểm điểm, nhận xét đánh giá hàng năm của sinh viên,các thành tích khen thưởng, biên bản kỷ luật, chế độ ưu đãi được lưu kịp thời vào hồ sơ sinh viên, vào phần mềm quản lý hồ sơ sinh viên tại phòng công tác sinh viên. Các tài liệu liên quan đến sinh viên được bổ sung theo yêu cầu của phòng công tác sinh viên vào mỗi cuối học kỳ. Hồ sơ sinh viên nên được sắp xếp khoa học dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy,dễ bảo quản . Các thông tin thuộc về hồ sơ sinh viên được cập nhật thường xuyên. Sắp xếp hồ sơ theo đơn vị lớp và mã số sinh viên gồm đầy đủ các thông tin về sinh viên. Phần giấy tờ ưu tiên theo đơn vị lớp và mã số sinh viên để tiện lợi cho công tác xét ưu tiên sau này. • Tổ chức và tiếp nhận hồ sơ Phòng đào tạo và công tác học sinh sinh viên chịu trách nhiệm tổ chức tiếp nhận hồ sơ sinh viên trong ngày nhập trường khóa mới. Hồ sơ tiếp nhận trong ngày tựu trường đã được thông báo trong” giấy báo trúng tuyển ” bao gồm: - Hồ sơ trúng tuyển. - Học bạ trung học phổ thông có công chứng. - Bằng tốt nghiệp trung học phổ thông có công chức. 2 - Giấy khai sinh có công chức. - Các giấy tờ ưu tiên. Sau khi nhập hồ sơ vào hệ thống, hệ thống quản lý hồ sơ sinh viên sẽ quản lý những tài lieu tổng hợp như hồ sơ khi nhập trường gồm các giấy tờ nêu trên, hồ sơ theo dõi quá trình học tập, hồ sơ tốt nghiệp… Đó là những thông tin thiết yếu để quản lý thiết yếu cho quá trình học tập, sinh hoạt và rèn luyện của học sinh sinh viên với nhiều công việc như: Đóng học phí, tình hình học tập… Sinh viên sau khi làm thủ tục nhập trường, kết thúc mỗi học kỳ, mỗi năm học nhà trường sẽ tiếp tục bổ xung thông tin như điểm học tập, rèn luyện của học sinh sinh viên và hình thức khen thưởng định kỳ vào hồ sơ. • Xử lý hồ sơ Sắp xếp hồ sơ theo đơn vị lớp và mã số sinh viên Phân giấy tờ ưu tiên theo đơn vị lớp và mã số sinh viên để tiện lợi cho công tác xét ưu tiên sau này. 3. Việc xử lý và truy xuất hồ sơ. Việc lưu trữ hồ sơ được thực hiện với 2 hình thức: Lưu trữ túi đựng hồ sơ trong tủ hồ sơ được xếp theo đơn vị lớp, khóa và mã số sinh viên Nhập thông tin về sinh viên trên hồ sơ vào chương trình quản lý hồ sơ sinh viên theo đơn vị lớp, mã số sinh viên gồm các mục: Số thứ tự, họ và tên, mã số sinh viên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, hộ khẩu thường trú, dân tộc, tôn giáo, giới tính, địa chỉ nhà trọ, chủ hộ cho thuê nhà trọ, địa chỉ liên hệ. Việc truy xuất hồ sơ: 3 Việc tìm kiếm xác nhận một sinh viên được thực hiện dễ dàng nhờ tiện ích tìm kiếm trong chương trình quản lý hồ sơ sinh viên. Nếu biết tên sinh viên, nhờ việc tìm kiếm của chương trình quản lý hồ sơ sinh viên sẽ xác định được lớp, mã sinh viên, nhanh chóng tìm được hồ sơ lưu gốc. ● Nhận xét: Việc quản lý truy xuất hồ sơ vẫn có nhiều bất cập: do thiếu con người, trang thiết bị Hệ thống hoạt động chậm, chưa đáp ứng được nhu cầu: Xử lý thông tin còn chậm. Vẫn còn việc chậm trễ công việc do thực hiện thủ công. Liên hệ giữa các phòng ban chưa được chặt chẽ. Chưa rõ ràng trong việc phân định công việc giữ các phòng. • Mục tiêu của hệ thống mới 4 • Biểu đồ phân cấp chức năng Biểu đồ luồng dữ liệu * Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh * Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh Tìm kiếm hồ sơ sinh viên theo lớp Tìm kiếm hồ sơ sinh viên theo ngành Đưa ra danh sách sinh viên theo lớp Đưa ra danh sách hồ sơ tốt nghiệp Xử lý dữ liệu Thống kê báo cáo Tìm kiếm hồ sơ sinh viên theo đối tượng ưu tiên Phân loại hồ sơ 5 Quản Lý Hồ Sơ Sinh Viên Cập nhật hồ sơ Nhập hồ sơ Bổ xung hồ sơ Yêu cầu lấy tt Quản Lý Hồ Sơ Sinh Viên Bộ Phận Quản Lý Yêu cầu hồ sơ Kết quả Sinh Viên Yêu cầu cập nhật hồ sơ Bộ phận quản lý Cập nhật hồ sơ Thống kê báo cáo Xử lý dữ liệu Bộ phận quản lý Bộ phận quản lý Phản hồi Yêu cầu Trả lời Yêu cầu Kết quả Đưa vào Sửa đổi Đưa vào Sửa, lấy dữ liệu Kho hồ sơ sinh viên Sinh viên Đưa vào 6 * Biểu đồ dữ liệu mức dưới đỉnh 1 Yêu cầu Nhập Hồ sơ Bổ xung hồ sơ Bộ phận quản lý Bộ phận quản lý Trả lời Yêu cầu Phản hồi Đưa vào Thêm vào Lấy ra Kho dữ liệu Phân loại hồ sơ Bộ phận quản lý Yêu cầu Phản hồi Đưa vào 7 * Biểu đồ dữ liệu mức dưới đỉnh 2 Tìm kiếm hssv theo lớp Tìm kiếm hssv theo ngành Tìm kiếm hssv theo chế độ ưu tiên Bộ phận quản lý Bộ phận quản lý Yêu cầu Phảnh ồi Yêu cầu Trả lời Trả lời Lấy ra Tra cứu Tìm ra Kho dữ liệu Yêu cầu 8 *Biểu đồ dữ liệu mức dưới đỉnh 3 Bộ phận quản lý Sinh viên Đưa ra danh sách sv theo lớp Đưa ra danh sách hs tốt nghiệp Bộ phận quản lý Yêu cầu Yêu cầu Kết quả Kết quả Đưa ra Lấy dữ liệu Hồ sơ sinh viên Lấy dữ liệu 9 Chương 3: Phân tích hệ thống về dữ liệu 3.1 Các thực thể liên kết: Hồ sơ nội trú, Ngoại trú, Dân tộc , Ngành, Đối tượng, Tỉnh, Huyện, Sinh Viên. 3.2 Bảng dữ liệu HS SINHVIEN( MaSV, HoTen, NgayS, GioiTinh, NoiSinh, DiaChi, MaDanToc, MaDoiTuong, DoanVien, NgayVD, NoiKetNap, SoCMND, NgayCap, NoiCap, HS NỘI TRÚ HS LỚP HS ĐỐI TƯỢNG HS TỈNH HS NGANH HS NGOẠI TRÚ HS DÂN TỘC HS SINH VIÊN 10 [...]... NgayS GioiTinh GioiTinh NoiSinh NoiSinh DiaChi DiaChi MaDanToc MaDanToc MaDoiTuong MaDoiTuong DoanVien DoanVien NgayVaoDoan NgayVaoDoan NoiKetNap NoiKetNap SoCMND SoCMND NgayCap NgayCap NoiCap NoiCap HoTenBo HoTenBo NgheBo NgheBo HoTenMe HoTenMe NgheMe NgheMe MaTinh MaTinh TenTinh Malop Malop TenLop Tenlop HeDaoTao MaNganh HeDaoTao NamTuyenSinh MaNganh NgoaiTru TenNganh NamTuyenSinh NgoaiTru 11 SoThe SoNha... SoPhong NgayBD NgayKT TenChuHo SDT QuanHe MaHuyen 12 MaSV SoThe SoNha SoPhong NgayBD NgayKT MaSV TenChuHo SoNha SDT QuanHe MaHuyen NgayBD NgayKT Sơ đồ thực thể liên kết HSNoiTru MaSV SoThe SoNha SoPhong NgayBD NgayKT HS SinhVien MaSV HoTen NgayS GioiTinh NoiSinh DiaChi MaDT MaDoiTuong DoanVien NgayVaoDoan NoiKetNap SoCMND NgayCap NoiCap HoTenBo NgheBo HoTenMe NgheMe MaTinh MaLop HeDaoTao MaNganh NamTuyenS...HoTenBo, NgheBo, HoTenMe, NgheMe, MaTinh, Malop, HeDaoTao, MaNganh, NamTuyenSinh, NgoaiTru) HS NỘI TRÚ( MaSV, SOThe, SoNha, SoPhong, NgayBD, NgayKT ) HS DÂN TỘC( MaDanToc, TenDanToc) HS NGANH( MaNganh, TenNganh ) HS DOITUOng( MaDoiTuong, TenDoiTuong ) HS TỈNH( MaTinh, TenTinh