TRỘN THƯ TRONG WORD NHÓM THẢO LUẬN 1

Trang 1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

BỘ MÔN :TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG

LỚP :K46 B3 & K46 B4

THẢO LUẬN TIN HỌC

ĐỀ TÀI: TRỘN THƯ TRONG WORD

NHÓM THẢO LUẬN 1

HÀ NỘI - 2010

Trang 3

MỘT SỐ THUẬT NGỮ ĐƯỢC SỬ DỤNG

 Danh sách địa chỉ: Danh sách địa chỉ là một tệp có chứa dữ liệu thay đổi

trong mỗi bản sao chép của tài liệu đã được trộn Ví dụ: một nguồn tài liệu có thể bao gồm tên và địa chỉ của mỗi người nhận thư mẫu

 Mẫu: Thông tin chung được lặp lại trong mỗi thư mẫu, nhãn thư, phong bì,

hoặc thư mục (danh mục)

 Trường dữ liệu : Danh mục thông tin trong nguồn dữ liệu Trường dữ liệu

tương ứng với một cột thông tin trong nguồn dữ liệu Tên của mỗi trường dữ liệu sẽ được liệt kê trong dòng nguồn dữ liệu đầu tiên (dòng tiêu đề)

"Mã Thư" và "Họ" là các ví dụ về tên trường dữ liệu

 Bản ghi dữ liệu : Một chuỗi thông tin đầy đủ có liên quan trong nguồn dữ

liệu Bản ghi dữ liệu tương ứng với một dòng thông tin trong nguồn dữ liệu Tất cả thông tin về một khách hàng trong danh sách khách hàng là một ví dụ về bản ghi dữ liệu

 Tệp được ngăn cách: Một văn bản có các trường dữ liệu bị tách (hoặc

ngăn cách) bằng các ký tự hoặc dấu phẩy, và các bản ghi dữ liệu được ngăn cách bằng dấu phân đoạn

 Dòng tiêu đề: Dòng (hoặc bản ghi) đầu tiên trong một nguồn dữ liệu trộn

thư Dòng tiêu đề có chứa tên trường cho các danh mục thông tin trong nguồn dữ liệu; ví dụ: "Tên" và "Thành phố." Dòng tiêu đề cũng có thể lưu trữ trong một tài liệu tách biệt được gọi là nguồn tiêu đề

 Tài liệu chính: Trong thao tác trộn thư, tài liệu có chứa văn bản và đồ hoạ

không thay đổi cho mỗi phiên bản tài liệu đã trộn; ví dụ: địa chỉ hồi báo và phần chính của thư mẫu

 Trường Trộn thư: Vùng dành sẵn mà bạn sẽ chèn trong tài liệu chính

Trường trộn thư cho Microsoft Word biết nơi chèn thông tin cụ thể từ nguồn dữ liệu Ví dụ: chèn trường trộn thư "Thành phố" để cho Word chèn tên thành phố, như "Paris," lưu trữ trong trường dữ liệu Thành phố

 Tài liệu đã được trộn: Tài liệu được tạo bằng cách trộn dữ liệu từ nguồn

dữ liệu thành tài liệu chính

Trang 4

Ý NGHĨA CỦA TRỘN THƯ

Mail Merge (trộn thư) là 1 thủ thuật trong Microsoft Word được sử dụng rộng rãi vì mang lại nhiều tiện ích như:

 Tính năng này dùng hợp nhất thông tin dữ liệu khác nhau vào một tài liệu văn bản cố định nào đó bằng cách kết hợp 2 nguồn thông tin làm 1 Tính năng này đặc biệt hữu ích nếu như bạn muốn hợp nhất thông tin như tên, tuổi, địa chỉ… trong danh sách để gửi thư mời, thư cảm ơn…

 Rút ngắn thời gian tạo lập các tài liệu như giấy mời, giấy khen với số lượng lớn để gửi tới cho nhiều người, nhiều địa chỉ khác nhau

 Tránh nhầm lẫn, sai sót Ngoài ra, trộn thư còn giúp tiết kiệm giấy với những mẫu tài liệu có nội dung ngắn

CÁC BƯỚC THỰC HIỆN CƠ BẢN

Bước 1:Trước khi sử dụng chức năng trộn thư, bạn cần tạo ra 2 file văn

bản File thứ nhất là mẫu thư mời_ gọi là tài liệu chính Ví dụ:

Thư mời

Kính mời ông (bà):

Chức vụ:

Cơ quan:

Đến dự họp báo giới thiệu sản phẩm lúc 7h30 ngày 20/10/2010

Tại địa chỉ ABC

File thứ 2 là một bảng chứa các thông tin cần thiết của biểu mẫu như danh

sách khách mời_gọi là dữ liệu nguồn. Ví dụ:

Họ và tên Chức vụ Cơ quan

Trang 5

Ngoài ra, tập tin dữ liệu nguồn bao gồm các hàng và cột trong đó hàng đầu

tiên (dòng tiêu đề) phải chứa tiêu đề cần trộn thư như Họ tên, chức vụ

Bước 2: Quay về tài liệu chính.

Vào thực đơn Tools / Mail Merge / chọn nút Create / chọn mục

From letters / chọn nút Active window.

Bước 3: chọn nút Get Data / Open Data Source Trong hộp thoại Open Data Source ta mở tập tin dữ liệu nguồn Sau đó chọn Edit main Document.

Bước 4: Sau khi trở về tài liệu chính, ta đưa trỏ lệnh đến các mục có nội

dung như Họ tên, chức vụ, Sau đó chọn Insert Merge Field trên thanh công cụ

Mail Merge, chọn nội dung các cột tương ứng đã có trong hộp thoại này lần lượt chọn các mục còn lại của văn bản cần trộn Ta làm lần lượt cho tới hết các nội dung

Bước 5: Vào lại thực đơn Tools / Mail Merge trong hộp thoại của nó, ta

chọn nút Merge khi đó xuất hiện hộp thoại, ta chọn:

+ All: để trộn tất cả danh sách trong tập tin dữ liệu nguồn.

+ From to: để chọn từ bảng nào tới hàng nào.

+ When merging Record: để chọn có hoặc ko việc trộn ra các hàng

không có dữ liệu Chọn Merge

VÍ DỤ MINH HỌA

Sau đây là ví dụ minh họa các bước thực hiện đối với Word 2007

Trang 6

 Trước khi sử dụng chức năng trộn thư, bạn cần tạo ra 2 file văn bản File thứ nhất là tài liệu chính

ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN ĐỐNG ĐA CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG TIỂU HỌC CÁT LINH Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

GIẤY MỜI

Kính gửi phụ huynh em: Học sinh lớp:

Trường Tiểu học Cát Linh trân trọng kính mời Ông (Bà)

Đến dự: BUỔI HỌP ĐẦU NĂM HỌC 2010- 2011

Thời gian: 8 giờ 00 Chủ nhật ngày 16/09/2010

Địa điểm: tại phòng học lớp

File thứ 2 là dữ liệu nguồn gồm bảng thông tin có thể tạo trên Excel hoặc dùng Table trên Word

Họ tên Lớp

Nguyễn Trâm Anh 1A

Nguyễn Thiên Di 2A

Phạm Linh Đan 3A

Trần Đăng Khoa 4A

 Trở lại mẫu Tài liệu chính, chọn Mailings (có sẵn trên thanh thực đơn của word 2007) -> Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge Wizard

Trang 7

 Khi đó thanh công cụ Mail Merge sẽ xuất hiện bên phía phải màn hình Word, bạn chọn cho mình mẫu tài liệu là Letters, nhấp Next để tiếp tục:

Trang 8

 Ở màn hình kế cho phép bạn chọn định dạng thư nào dùng làm tài liệu chính Trong trường hợp ví dụ này bạn dùng tài liệu hiện hành thì chọn như

hình và nhấp Next.

 Màn hình kế tiếp (trang 3) cho phép bạn chọn nơi nhận, trường hợp này

chúng ta sẽ tạo một danh sách mà đã lưu trước nên bạn chọn vào Use an

existing list, xong nhấp vào Browse…

Nếu chưa chuẩn bị danh sách từ trước, chọn Type a new list

Trang 9

 Khi đó hộp thoại Select Data Source sẽ xuất hiện, hộp thọai này để tìm đến tệp danh sách mà đã lưu từ trước, chọn tệp cần tìm ở phần Documents

library, sau khi tìm được tệp danh sách đó thì nhấn Open :

Trang 10

 Sau đó xuất hiện hộp thoại Mail Merge Recipients như sau, trong hộp

thoại này thì các thông tin bạn đã nhập ở bảng dữ liệu nguồn như: Họ tên,

lớp, chức vụ sẽ được thể hiện, ấn OK để đồng ý:

 Sau đó, chương trình sẽ tự động quay về màn hình chính, phía bên phải

màn hình, sau khi hoàn thành ở trang 3 bạn ấn Next để thực hiện tiếp thao

tác ở trang 4

Trang 11

 Lúc này, màn hình trang 4 sẽ xuất hiện, yêu cầu bạn viết thư bằng cách điền thông tin vào trong lá thư của bạn

Di chuyển con trỏ vào mục Họ và tên được để cách trong giấy mời

(trường trộn thư) Nhấp chuột vào More items để có thêm các trường dữ

liệu

Trang 12

 Hộp thoại Insert Merge Field sẽ xuất hiện.

 Nhấn Insert rồi làm lần lượt tương tự với các trường trộn thư còn lại Khi

làm xong, màn hình soạn thảo có dạng:

Trang 13

 Nhấn Next để xem trước thư đã được trộn.

 Tiếp tục nhấn Next để hoàn thành việc trộn thư:

 Ở trang 6, màn hình này thông báo Mail Merge đã sẵn sàng tạo trộn thư cho bạn, để chỉnh lại các thư bạn nhấp vào mục: Edit individual letters

Hoặc lựa chọn trên thanh công cụ

 Hộp thoại Meger to Printer sẽ xuất hiện, bạn chọn All và nhấp OK.

Trang 14

 Lúc này Word sẽ mở ra một tài liệu mới có tiêu đề là Letter 1 và nội dung

là toàn bộ thư đã được trộn từ 2 tài liệu ban đầu Đến đây bạn có thể tiến hành in hay lưu lại vào máy:

Trang 15

MỘT SỐ ĐIỂM KHÁC BIỆT GIỮA

WORD 2003 VÀ WORD 2007

Word 2003 xét về cách thực hiện thì tương tự Word 2007, chỉ khác ở 1số bước thực hiện và màn hình giao diện như:

 Ở bước thực hiện đầu tiên, ta phải chọn Tools/ Letters and Mailing/ Mail

Merge.

Trang 16

 Sau khi chèn các trường dữ liệu vào trường trộn thư,trang 5 của trộn thư trong Word 2003 có dạng

Tương tự, ta chọn Recipient để xem trước, Edit recipient list để hoàn thành

trộn thư Điểm khác biệt ở Word 2007 là ta có thể chọn trực tiếp trên thanh công cụ

Trang 17

CÁC TÌNH HUỐNG LỖI KHÔNG THỂ TRỘN THƯ

VÀ CÁCH XỬ LÝ

 Nếu bạn không chọn Use an existing list mà lấy thông tin để trộn từ

Outlook bằng cách chọn Select from Outlook contacts thì có thể xuất

hiện hộp thoại Data link properties

 Nguyên nhân: Do file nguồn trên bị hỏng.

 Cách sửa: Tạo 1 file mới liên kết địa chỉ cũ.

 Lỗi hiển thị ngày khi trộn thư: Ở tệp Excel đã định dạng ngày tháng nhưng khi trộn thư sang Word thì lại hiển thị ở dạng số, có những trường hợp lại hiển thị đúng ngày tháng

 Cách sửa: Chuyển định dạnh của ô ngày tháng sang dạng text rồi

trộn lại sang Word

 Khi muốn thêm thông tin cho 1 người nhận thì thông tin lại được thêm vào tất cả những người khác

 Cách sửa: Để chỉnh sửa thông tin cho 1 người cụ thể thì đầu tiên

phải hoàn thành việc trộn thư, sau đó chỉnh sửa trên tài liệu đẫ được trộn Vì việc thay đổi thông tin trên tài liệu chính sẽ làm thay đổi trên tất cả tài liệu của những người khác

 Font chữ trên bảng Excel và Word phải đồng nhất khi in nếu không khi in sẽ bị lỗi font

 Có 1số ký tự không mong muốn xuất hiện trong văn bản đã trộn Ví dụ như: “Dear” hay bất kỳ lời chào nào đó xuất hiện trên đầu của tài liệu

 Nguyên nhân: Do chức năng trộn văn bản đã mặc định thêm 1lời

chào vào đầu của giấy mời

Trang 18

 Cách sửa: Mở hộp thoại Greeting line bỏ chọn Greeting line fomat.

MỤC LỤC

Một số thuật ngữ được sử dụng 2

Các bước thực hiện cơ bản 3 - 4

Phân biệt word 2003 và word 2007 14 - 15

Trang 19

BẢN ĐÁNH GIÁ

 Các thành viên trong nhóm 1:

1 Lưu Thị Kim Anh

2 Trần Thị Ngọc Anh

3 Nguyễn Thị Quỳnh Anh

4 Nguyễn Huyền Bích

5 Nguyễn Thị Bông

6 Trần Thị Chinh

7 Bùi Xuân Chương

8 Nguyễn Vũ Đạt

9 Tô Văn Đạt

10 Vũ Thị Dinh

11 Nguyễn Thị Dinh

 Số buổi thảo luận: 3

 Bảng đánh giá các thành viên trong nhóm

Thành viên Đánh giá

Số buổi tham gia Xếp loại

Lưu Thị Kim

Anh

Trần Thị Ngọc

Anh

Nguyễn Thị

Quỳnh Anh

Nguyễn Huyền

Bích

Nguyễn Thị

Bông

Trang 20

Trần Thị Chinh

Bùi Xuân

Chương

Nguyễn Vũ Đạt

Tô Văn Đạt

Nguyễn Thị Dinh

Vũ Thị Dinh

Định dạng
Số trang	20
Dung lượng	774,5 KB