TRỘN THƯ TRONG WORD NHÓM THẢO LUẬN 1

TRỘN THƯ TRONG WORD NHÓM THẢO LUẬN 1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA :QUẢN TRỊ KHÁCH SẠ N - DU LỊCH BỘ MÔN :TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG LỚP :K46 B3 & K46 B4 THẢO LUẬN TIN HỌC ĐỀ TÀI: TRỘN THƯ TRONG WORD NHÓM THẢO LUẬN HÀ NỘI - 2010 MỘT SỐ THUẬT NGỮ ĐƯỢC SỬ DỤNG ∗ ∗ ∗ ∗ ∗ ∗ ∗ ∗ ∗ Danh sách đia chỉ: Danh sách điạ chỉ là mô ̣t tê ̣p có chứa dữ liêu thay đổ i ̣ ̣ mỗi bản chép của tài liêu đã đươ ̣c trô ̣n Ví du ̣: mô ̣t nguồ n tài liê ̣u ̣ có thể bao gồ m tên và điạ chỉ của mỗi người nhâ ̣n thư mẫu Mẫu: Thông tin chung đươ ̣c lă ̣p la ̣i mỗi thư mẫu, nhan thư, phong bi, ̃ ̀ hoă ̣c thư mu ̣c (danh mu ̣c) Trường dữ liêu : Danh mu ̣c thông tin nguồ n dữ liêu Trường dữ liê ̣u ̣ ̣ tương ứng với mô ̣t cô ̣t thông tin nguồ n dữ liêu Tên của mỗi trường dữ ̣ liê ̣u sẽ đươ ̣c liê ̣t kê dòng nguồ n dữ liêu đầ u tiên (dòng tiêu đề ) "Mã ̣ Thư" "Ho ̣" là các ví du ̣ về tên trường dữ liê ̣u Bản ghi dữ liêu : Mô ̣t chuỗi thông tin đầ y đủ có liên quan nguồ n dữ ̣ liê ̣u Bản ghi dữ liêu tương ứng với mô ̣t dòng thông tin nguồ n dữ liêu ̣ ̣ Tấ t cả thông tin về mô ̣t khách hàng danh sách khách hàng là mô ̣t ví du ̣ về bản ghi dữ liêu ̣ Têp đươ ̣c ngăn cách: Mô ̣t văn bản có các trường dữ liêu bi tách (hoă ̣c ngăn ̣ ̣ ̣ cách) bằ ng các ký tự hoă ̣c dấ u phẩ y, và các bản ghi dữ liêu đươ ̣c ngăn cách ̣ bằ ng dấ u phân đoa ̣n Dòng tiêu đề : Dòng (hoă ̣c bản ghi) đầ u tiên mô ̣t nguồ n dữ liêu trô ̣n ̣ thư Dòng tiêu đề có chứa tên trường cho các danh mu ̣c thông tin nguồ n dữ liêu; ví du ̣: "Tên" và "Thành phố " Dòng tiêu đề cũng có thể lưu ̣ trữ mô ̣t tài liê ̣u tách biêṭ đươ ̣c go ̣i là nguồ n tiêu đề Tài liêu chính: Trong thao tác trô ̣n thư, tài liê ̣u có chứa văn bản và đồ hoa ̣ ̣ không thay đổ i cho mỗi phiên bản tài liêu đã trô ̣n; ví du ̣: điạ chỉ hồ i báo và ̣ phầ n chinh của thư mẫu ́ Trường Trô ̣n thư: Vùng dành sẵn mà ba ̣n sẽ chèn tài liêu chinh ̣ ́ Trường trô ̣n thư cho Microsoft Word biế t nơi chèn thông tin cu ̣ thể từ nguồ n dữ liê ̣u Ví du ̣: chèn trường trô ̣n thư "Thành phố " để cho Word chèn tên thành phố , "Paris," lưu trữ trường dữ liêu Thành phố ̣ Tài liêu đã đươ ̣c trô ̣n: Tài liêu đươ ̣c ta ̣o bằ ng cách trô ̣n dữ liêu từ nguồ n dữ ̣ ̣ ̣ liê ̣u thành tài liê ̣u chinh ́ Ý NGHĨA CỦA TRỘN THƯ Mail Merge (trộn thư) thủ thuật Microsoft Word sử dụng rộng rãi mang lại nhiều tiện ích như: − Tính dùng hợp thông tin liệu khác vào tài liệu văn cố định cách kết hợp nguồn thơng tin làm Tính đặc biệt hữu ích bạn muốn hợp thơng tin tên, tuổi, địa chỉ… danh sách để gửi thư mời, thư cảm ơn… − Rút ngắn thời gian tạo lập tài liệu giấy mời, giấy khen với số lượng lớn để gửi tới cho nhiều người, nhiều địa khác − Tránh nhầm lẫn, sai sót Ngồi ra, trộn thư cịn giúp tiết kiệm giấy với mẫu tài liệu có nội dung ngắn CÁC BƯỚC THỰC HIỆN CƠ BẢN Bước 1:Trước sử dụng chức trộn thư, bạn cần tạo file văn File thứ mẫu thư mời_ gọi tài liệu Ví dụ: Thư mời Kính mời ơng (bà): Chức vụ: Cơ quan: Đến dự họp báo giới thiệu sản phẩm lúc 7h30 ngày 20/10/2010 Tại địa ABC File thứ bảng chứa thông tin cần thiết biểu mẫu danh sách khách mời_gọi liệu nguồn Ví dụ: Họ tên Đỗ Mạnh Lê Tùng Trần Cương Chức vụ Giám đốc Giám đốc Trưởng phòng Cơ quan Công ty ABC Công ty XYZ Công ty ABC + Chú ý: tập tin liệu nguồn bạn tạo Word, nhiên thể Excel bạn có lợi bảng liệu có hỗ trợ nhiều phép tính hàm phức tạp Ngoài ra, tập tin liệu nguồn bao gồm hàng cột hàng (dòng tiêu đề) phải chứa tiêu đề cần trộn thư Họ tên, chức vụ Bước 2: Quay tài liệu Vào thực đơn Tools / Mail Merge / chọn nút Create / chọn mục From letters / chọn nút Active window Bước 3: chọn nút Get Data / Open Data Source Trong hộp thoại Open Data Source ta mở tập tin liệu nguồn Sau chọn Edit main Document Bước 4: Sau trở tài liệu chính, ta đưa trỏ lệnh đến mục có nội dung Họ tên, chức vụ, Sau chọn Insert Merge Field công cụ Mail Merge, chọn nội dung cột tương ứng có hộp thoại chọn mục lại văn cần trộn Ta làm hết nội dung Bước 5: Vào lại thực đơn Tools / Mail Merge hộp thoại nó, ta chọn nút Merge xuất hộp thoại, ta chọn: + All: để trộn tất danh sách tập tin liệu nguồn + From to: để chọn từ bảng tới hàng + When merging Record: để chọn có ko việc trộn hàng khơng có liệu Chọn Merge VÍ DỤ MINH HỌA Sau ví dụ minh họa bước thực Word 2007  Trước sử dụng chức trộn thư, bạn cần tạo file văn File thứ tài liệu ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN ĐỐNG ĐA TRƯỜNG TIỂU HỌC CÁT LINH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc GIẤY MỜI Kính gửi phụ huynh em: Học sinh lớp: Trường Tiểu học Cát Linh trân trọng kính mời Ơng (Bà) Đến dự: BUỔI HỌP ĐẦU NĂM HỌC 2010- 2011 Thời gian: 00 Chủ nhật ngày 16/09/2010 Địa điểm: phòng học lớp File thứ liệu nguồn gồm bảng thơng tin tạo Excel dùng Table Word Họ tên Nguyễn Trâm Anh Nguyễn Thiên Di Phạm Linh Đan Trần Đăng Khoa Lớp 1A 2A 3A 4A  Trở lại mẫu Tài liệu chính, chọn Mailings (có sẵn thực đơn word 2007) -> Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge Wizard  Khi cơng cụ Mail Merge xuất bên phía phải hình Word, bạn chọn cho mẫu tài liệu Letters, nhấp Next để tiếp tục:  Ở hình kế cho phép bạn chọn định dạng thư dùng làm tài liệu Trong trường hợp ví dụ bạn dùng tài liệu hành chọn hình nhấp Next  Màn hình (trang 3) cho phép bạn chọn nơi nhận, trường hợp tạo danh sách mà lưu trước nên bạn chọn vào Use an existing list, xong nhấp vào Browse… Nếu chưa chuẩn bị danh sách từ trước, chọn Type a new list  Khi hộp thoại Select Data Source xuất hiện, hộp thọai để tìm đến tệp danh sách mà lưu từ trước, chọn tệp cần tìm phần Documents library, sau tìm tệp danh sách nhấn Open :  Sau xuất hộp thoại Mail Merge Recipients sau, hộp thoại thông tin bạn nhập bảng liệu nguồn như: Họ tên, lớp, chức vụ thể hiện, ấn OK để đồng ý:  Sau đó, chương trình tự động quay hình chính, phía bên phải hình, sau hồn thành trang bạn ấn Next để thực tiếp thao tác trang 10  Lúc này, hình trang xuất hiện, yêu cầu bạn viết thư cách điền thông tin vào thư bạn Di chuyển trỏ vào mục Họ tên để cách giấy mời (trường trộn thư) Nhấp chuột vào More items để có thêm trường liệu  Hộp thoại Insert Merge Field xuất 11  Nhấn Insert làm tương tự với trường trộn thư lại Khi làm xong, hình soạn thảo có dạng:  Nhấn Next để xem trước thư trộn 12  Tiếp tục nhấn Next để hoàn thành việc trộn thư:  Ở trang 6, hình thơng báo Mail Merge sẵn sàng tạo trộn thư cho bạn, để chỉnh lại thư bạn nhấp vào mục: Edit individual letters Hoặc lựa chọn công cụ  Hộp thoại Meger to Printer xuất hiện, bạn chọn All nhấp OK 13  Lúc Word mở tài liệu có tiêu đề Letter nội dung toàn thư trộn từ tài liệu ban đầu Đến bạn tiến hành in hay lưu lại vào máy: 14 MỘT SỐ ĐIỂM KHÁC BIỆT GIỮA WORD 2003 VÀ WORD 2007 Word 2003 xét cách thực tương tự Word 2007, khác 1số bước thực hình giao diện như:  Ở bước thực đầu tiên, ta phải chọn Tools/ Letters and Mailing/ Mail Merge 15  Sau chèn trường liệu vào trường trộn thư,trang trộn thư Word 2003 có dạng Tương tự, ta chọn Recipient để xem trước, Edit recipient list để hoàn thành trộn thư Điểm khác biệt Word 2007 ta chọn trực tiếp cơng cụ 16 CÁC TÌNH HUỐNG LỖI KHÔNG THỂ TRỘN THƯ VÀ CÁCH XỬ LÝ  Nếu bạn không chọn Use an existing list mà lấy thông tin để trộn từ Outlook cách chọn Select from Outlook contacts xuất hộp thoại Data link properties − Nguyên nhân: Do file nguồn bị hỏng − Cách sửa: Tạo file liên kết địa cũ  Lỗi hiển thị ngày trộn thư: Ở tệp Excel định dạng ngày tháng trộn thư sang Word lại hiển thị dạng số, có trường hợp lại hiển thị ngày tháng − Cách sửa: Chuyển định dạnh ô ngày tháng sang dạng text trộn lại sang Word  Khi muốn thêm thông tin cho người nhận thơng tin lại thêm vào tất người khác − Cách sửa: Để chỉnh sửa thông tin cho người cụ thể phải hồn thành việc trộn thư, sau chỉnh sửa tài liệu đẫ trộn Vì việc thay đổi thơng tin tài liệu làm thay đổi tất tài liệu người khác  Font chữ bảng Excel Word phải đồng in không in bị lỗi font  Có 1số ký tự khơng mong muốn xuất văn trộn Ví dụ như: “Dear” hay lời chào xuất đầu tài liệu − Nguyên nhân: Do chức trộn văn mặc định thêm 1lời chào vào đầu giấy mời 17 − Cách sửa: Mở hộp thoại Greeting line bỏ chọn Greeting line fomat MỤC LỤC Nội dung Trang Một số thuật ngữ sử dụng Ý nghĩa trộn thư Các bước thực 3-4 Ví dụ minh họa - 13 Phân biệt word 2003 word 2007 14 - 15 Các tình lỗi khơng thể trộn thư 16 18 BẢN ĐÁNH GIÁ  Các thành viên nhóm 1: Lưu Thị Kim Anh Trần Thị Ngọc Anh Nguyễn Thị Quỳnh Anh Nguyễn Huyền Bích Nguyễn Thị Bông Trần Thị Chinh Bùi Xuân Chương Nguyễn Vũ Đạt Tô Văn Đạt 10 Vũ Thị Dinh 11 Nguyễn Thị Dinh  Số buổi thảo luận:  Bảng đánh giá thành viên nhóm Thành viên Đánh giá Lưu Thị Kim Anh Trần Thị Ngọc Anh Nguyễn Thị Quỳnh Anh Nguyễn Huyền Bích Nguyễn Thị Bông 19 Số buổi tham gia Xếp loại Trần Thị Chinh Bùi Xuân Chương Nguyễn Vũ Đạt Tô Văn Đạt Nguyễn Thị Dinh Vũ Thị Dinh 20 ... thư Các bước thực 3-4 Ví dụ minh họa - 13 Phân biệt word 2003 word 2007 14 - 15 Các tình lỗi khơng thể trộn thư 16 18 BẢN ĐÁNH GIÁ  Các thành viên nhóm 1: Lưu Thị Kim Anh Trần Thị Ngọc Anh Nguyễn... Field xuất 11  Nhấn Insert làm tương tự với trường trộn thư cịn lại Khi làm xong, hình soạn thảo có dạng:  Nhấn Next để xem trước thư trộn 12  Tiếp tục nhấn Next để hoàn thành việc trộn thư: ... Merge 15  Sau chèn trường liệu vào trường trộn thư, trang trộn thư Word 2003 có dạng Tương tự, ta chọn Recipient để xem trước, Edit recipient list để hoàn thành trộn thư Điểm khác biệt Word 2007