HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ THÔNG TIN THƯ VIỆN TRONG TRƯỜNG ĐẠI HỌC LIBRARY-INFORMATION SERVICES IN UNIVERSITIES NGUYỄN VĨNH HÀ Đại học Đà Nẵng TÓM TẮT Trình bày khái niệm nội dung hoạt động dịch vụ thông tin thư viện môi trường đại học Xác định tầm quan trọng việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động loại hình dịch vụ Giới thiệu sản phẩm dịch vụ thông tin có chọn lọc (SDI) ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng có hiệu Trung tâm Thông tin Tư liệu – ĐHĐN ABSTRACT This paper presents some concepts and content of library-information service in university environment It also attempts to define the importance of information technology applications in the operation of this service Finally, the paper introduces a selective dissemination of information service (SDI) product which has utilized information technology effectively at the Information Resources Center, Danang University Ngày nay, với vai trò “khoa học lớn”, thông tin có giá trị định đến phát triển kinh tế - xã hội Với số lượng người làm công tác nghiên cứu khoa học, tăng lên theo cấp số cộng, điều xảy mà sản phẩm họ theo mà tăng lên theo cấp số nhân, phong phú nội dung, đa dạng hình thức? Tất tạo nên khối lượng thông tin khổng lồ không ngừng phát triển, dẫn đến tượng bùng nổ thông tin Xuất phát từ tình hình đó, việc sử dụng tìm kiếm thông tin gặp không khó khăn, vấn đề mà người dùng tin (NDT) phải đối mặt thư viện trường đại học gặp nhiều thách thức Chính mà mô hình dịch vụ thông tin thư viện hình thành Dịch vụ thông tin thư viện (Information Service) Nhu cầu thông tin nhu cầu trao đổi thông tin thuộc nhóm nhu cầu tinh thần Có nhu cầu cần mức giúp người sử dụng trao đổi thông tin, đó, có nhu cầu, việc trao đổi thông tin, người sử dụng dịch vụ cần cung cấp thông tin cần thiết để thỏa mãn nhu cầu họ Cho đến chưa có định nghĩa dịch vụ chấp nhận phạm vi toàn cầu Tính vô hình khó nắm bắt dịch vụ, đa dạng, phức tạp loại hình dịch vụ làm cho việc định nghĩa dịch vụ trở nên khó khăn Hơn nữa, quốc gia khác có cách hiểu dịch vụ không giống nhau, phụ thuộc vào trình độ phát triển kinh tế quốc gia Để thấy rõ khó khăn việc đưa khái niệm dịch vụ, thấy GATS (Genaral Agreement on Trade in Services) đưa khái niệm dịch vụ cách liệt kê dịch vụ thành 12 ngành lớn 155 phân ngành khác Nhưng hiểu dịch vụ cách tìm đặc tính bật khác biệt dịch vụ so với hàng hoá Một số đặc tính dịch vụ * Tính vô hình (intangibility) Khác với sản phẩm, dịch vụ không tồn dạng vật phẩm cụ thể, không nhìn thấy được, nắm bắt hay nhận diện giác quan Chính mà muốn marketing cho dịch vụ, cần phải tạo cho NDT biết tiềm cách cung cấp cho họ cảm giác hữu hình dịch vụ * Tính không đồng (heterogeneity) Dịch vụ gắn chặt với người cung cấp dịch vụ Chất lượng dịch vụ phụ thuộc chặt chẽ vào cá nhân thực dịch vụ (trình độ, kỹ năng,…) cá nhân, chất lượng dịch vụ nhiều thay đổi theo thời gian * Tính tách rời/chia cắt (inseparability) Thông thường để thực dịch vụ, người cung cấp dịch vụ thường phải tiến hành số bước thao tác liền với nhau, tách rời để thu kết mà người mua dịch vụ mong muốn Ví dụ, dịch vụ tìm kiếm thông tin, để người cung cấp thông tin cần phải thực số bước sau đây: phân tích nhu cầu, xác định nguồn, thực trình tìm, gửi kết tìm Các bước tiến hành độc lập, vì, NDT không quan tâm tới kết riêng lẻ, mà họ quan tâm đến kết mà họ nhận có thỏa mãn nhu cầu họ hay không Các hoạt động dịch vụ thông tin thư viện Cung cấp tài liệu a Cho mượn tài liệu (miễn phí) b Dịch vụ tài liệu tham khảo (có thu phí) c Dịch vụ dịch thuật d Dịch vụ internet e Phổ biến thông tin có chọn lọc f Các dịch vụ trao đổi thông tin ( Hội thảo, Hội chơ, triển lãm,…) g Đào tạo, v.v… Sức mạnh quan thông tin - thư viện khả tổ chức cung cấp dịch vụ thông tin theo yêu cầu khả tạo sản phẩm thông tin có giá trị gia tăng cao Và dịch vụ triển khai tốt sở lực có nguồn tin đội ngũ cán thông tin chuyên nghiệp Một số yếu tố định đến chất lượng dịch vụ thông tin thư viện: Một là: Năng lực người thực dịch vụ hay kỹ cần có: Trong thư viện trường đại học ngày nay, lực chuyên môn người thực dịch vụ có ý nghĩa định tới chất lượng Có thể hiểu cách nôm na kỹ mà người thực cung cấp thông tin phải có, là: - đào tạo chuyên môn - biết trò chuyện với khách hàng (khả hiểu đầy đủ xác nhu cầu NDT) - khả ngoại ngữ (để tổng hợp tin từ nhiều nguồn tài liệu hiểu rõ tâm lý NDT, giúp NDT vượt qua rào cản ngôn ngữ để họ tiếp cận với thông tin) - khả sử dụng nguồn thông tin (nguồn tin giấy, nguồn tin sách (nonbook material), v.v… khả sử dụng trang thiết bị khai thác nguồn tin có khả tư vấn/hướng dẫn, v.v… Cán thông tin thư viện cán khoa học đặc tính lao động họ mang tính sáng tạo Tuy nhiên, vai trò thông tin cán thông tin thư viện có coi trọng với chức năng, nhiệm vụ họ hay không vấn đề cần phải bàn Hai là: Trang thiết bị kỹ thuật/ công cụ công nghệ hỗ trợ: Thông tin ngày trở nên tải, nhu cầu thông tin NDT ngày đòi hỏi nhiều mức độ chất lượng cao (chất lượng, xác kịp thời), có trang thiết bị đại có để thực việc truyền tải thông tin, thiết bị trang bị quan thông tin /thư viện phải đòi hỏi phải mang tính đồng Bên cạnh trang thiết bị đại, công cụ hỗ trợ để cung cấp thông tin cho NDT cần phải quan tâm đến, phần mềm ứng dụng chuyên biệt cho hệ thống quan thông tin – thư viện Một số phần mềm ứng dụng để thực công tác dịch vụ cung cấp thông tin mà triển khai Trung tâm Thông tin Tư liệu - Đại học Đà Nẵng SDILRC Ứng dụng công nghệ thông tin Một đặc tính thông tin “kịp thời” (timeliness) - điều hiểu cách đơn giản NDT nhận thông tin họ cần Vì vậy, để đạt hiệu việc cung cấp thông tin cho NDT, hoạt động thông tin thư viện phải tạo nhiều hội cho NDT, nghĩa cung cấp thông tin nhanh hơn, mềm dẻo đa chiều Do việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) truyền thông làm cho việc phổ biến tri thức nhân loại trở nên thuận tiện nhanh chóng Thực tế, công nghệ thông tin giúp cho đội ngũ giảng viên hay sinh viên ngày nâng cao cập nhật kiến thức chuyên môn hoạt động nghiên cứu Trách nhiệm người làm công tác quản lý thông tin trường đại học làm để giúp cho đội ngũ giảng viên hay sinh viên có thông tin có ý nghĩa hữu ích Với vai trò người quản lý thông tin, nhận thức giá trị thư viện đại học ngày "đáp ứng nhu cầu thông tin cách có hiệu … từ nhiều nguồn thông tin qua công nghệ mới" Ứng dụng tin học công tác thông tin – thư viện thường tập trung vào việc lưu trữ, tìm kiếm tạo sản phẩm thông tin, tổ chức dịch vụ tìm phổ biến thông tin Đặc điểm hoạt động thường xuyên phải quản lý khối lượng tài liệu lớn khai thác lặp lặp lại nhiều lần Do vậy, tin học hóa hoạt động thông tin – thư viện xu phát triển tất yếu quan thông tin – thư viện Trong phạm vi viết này, tác giả xin nhấn mạnh đến việc ứng dụng công nghệ thông tin dịch vụ cung cấp thông tin có chọn lọc (SDI) đến cán bộ, giảng viên sinh viên trường đại học Dịch vụ dần nhiều thư viện trường đại học quan tâm sử dụng, NDT có hội để hưởng dịch vụ này, phát triển sở sử dụng máy tính điện tử (MTĐT) Trung tâm Thông tin đại học Đà Nẵng triển khai loại hình dịch vụ (SDILRC) bước đầu thu kết khả quan - SDI qui trình lưu trữ thông tin mà cho phép NDT (có thể cá nhân hay nhóm người dùng) nhận thông tin liên quan cách tự động thông qua mô tả (profile) - SDI phương thức chủ động nhằm cung cấp cho NDT thông tin mới, phù hợp /liên quan với yêu cầu thường xuyên đăng ký trước họ - SDI dịch vụ cung cấp cho NDT thông tin cập nhật theo chủ đề định Những thông tin chọn từ tất mô tả (profile) nội dung tài liệu (document profile – DP) mà cán cung cấp thông tin nhận thời gian Có thể hiểu NDT tương ứng với kiện/gói chứa thông tin thích hợp với NDT mà nhà cung cấp dịch vụ tạo Cơ cấu SDI bao gồm bước sau: Lựa chọn tài liệu nhóm người dùng Mô tả tài liệu / document profile (DP) Mô tả người dùng/ user profile (UP) Tương thích tài liệu yêu cầu UP Phổ biến/thông báo đến cho UP Phản hồi từ UP Sơ đồ hệ thống dịch vụ SDI Vì dịch vụ SDI phát triển sở sử dụng hệ thống MTĐT cho phép phổ biến thông tin tự động hóa nên tạm dùng Visual basic Microsoft access để xây dựng hệ thống, Visual basic 6: Dễ dàng, thuận tiện mạnh Như ngôn ngữ lập trình hướng tới đối tượng đầy đủ Tính ngôn ngữ tăng cường lực Internet Tính sở liệu mạnh Có khả liên lạc với ứng dụng Windows khác Được phát triển hệ VB Microsoft access dùng chương trình phụ trợ Còn Microsoft access thì: Có khả quản lý, bảo trì khai thác số liệu lưu giữ cách có hệ thống dựa hệ điều hành Windows Thiết kế chương trình ứng dụng dạng đơn giản Có thể ứng dụng với chương trình ứng dụng khác Microsoft office Nguyên lý hệ thống Các UP mô tả ghi lại dạng đọc máy Nguyên lý áp dụng chủ yếu dịch vụ SDI tự động hóa xử lý theo bó (batch processing), UP đối chiếu với DP Tương tự trình xử lý thông tin tự động hóa, tài liệu đưa vào hệ thống, biểu ghi tài liệu (DP) chuyển dạng đọc máy Theo ấn định thời gian, DP đối chiếu kết có giá trị từ khóa DP UP phải tương thích (matched) – công việc hệ thống điều khiển Hình 1: Giao diện sở liệu tài liệu Khi DP phù hợp với UP, ghi lại Sau đó, thông tin thích hợp gửi cho UP, thường thông qua mạng từ hệ thống tới trạm NDT Dạng dịch vụ theo chế độ online Hình 2: Giao diện tương thích DP UP Dịch vụ SDI số dịch vụ hữu ích quan thông tin thư viện Dịch vụ SDI cần phổ biến triển khai không phạm vi thư viện trường đại học, mà quan thông tin liên quan Tóm lại: tháng 7/2000, nước G8 Hiến chương Okinawa xã hội thông tin toàn cầu, khẳng định: "Công nghệ thông tin (CNTT) truyền thông động lực tạo nên mặt kỷ 21 Nó tác động sâu sắc đến cách thức sống, học tập làm việc; đến cách thức Nhà nước giao tiếp với dân chúng CNTT nhanh chóng trở thành phận sống còn, định phát triển kinh tế giới Nó tạo thách thức kinh tế, xã hội trước cá nhân, doanh nghiệp, cộng đồng nơi trái đất nhằm đạt hiệu tính sáng tạo cao Tất cần nắm bắt hội này" Thay cho lời kết luận Mức độ phát triển nghiệp thông tin - thư viện thước đo trình độ văn minh quốc gia, vị lãnh đạo nhà nước Singapore khẳng định: “Số phận quốc gia tuỳ thuộc vào việc người dân sử dụng cách có hiệu thông tin, tri thức công nghệ, mấu chốt thành đạt kinh tế, hoàn toàn nguồn dự trữ tài nguyên thiên nhiên phong phú ” TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] [2] [3] [4] [5] [6] [7] [8] Đoàn Phan Tân, Thông tin học, H., Đại học quốc gia Hà Nội, 2001 Đoàn Phan Tân, Tin học hóa hoạt động thông tin thư viện, H., Đại học Quốc gia Hà Nội, 2001 Trần Mạnh Tuấn, Sản phẩm dịch vụ thông tin thư viện, H., Trung tâm Thông tin Công nghệ Quốc gia, 1998 Miguel E Ruiz, Introduction and basic definitions of information Yvonne J Chandler, Libraies & Librarians: A link between legal information service & firm productivity Nguyễn Bình Minh, Một số vấn đề lý luận thực tiễn thương mại dịch vụ dịch vụ thương mại Việt Nam, Trường Đại học Ngoại thương, Web Nguyễn Minh Hiệp, Sử dụng Phần mềm nguồn mở Thư viện số Greenstone để xây dựng Kho tài nguyên học tập nhằm nâng cao chất lượng đào tạo nguồn nhân lực, Báo cáo tham luận Nguyễn Vĩnh Hà, Dịch vụ phổ biến thông tin có chọn lọc, Luận văn Thạc sĩ Khoa học, 2001 ... Tân, Thông tin học, H., Đại học quốc gia Hà Nội, 2001 Đoàn Phan Tân, Tin học hóa hoạt động thông tin thư viện, H., Đại học Quốc gia Hà Nội, 2001 Trần Mạnh Tuấn, Sản phẩm dịch vụ thông tin thư viện, ... vậy, tin học hóa hoạt động thông tin – thư viện xu phát triển tất yếu quan thông tin – thư viện Trong phạm vi viết này, tác giả xin nhấn mạnh đến việc ứng dụng công nghệ thông tin dịch vụ cung... Các hoạt động dịch vụ thông tin thư viện Cung cấp tài liệu a Cho mượn tài liệu (miễn phí) b Dịch vụ tài liệu tham khảo (có thu phí) c Dịch vụ dịch thuật d Dịch vụ internet e Phổ biến thông tin