Xác định giá trị tài liệu hành chính hình thành trong hoạt động của các tổng công ty 100% vốn nhà nước luận văn ths lưu trữ học và tư liệu học 5 10 02 pdf

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN --- Lã Thị Hồng XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU HÀNH CHÍNH HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC TỔNG CÔNG TY 100% VỐN NHÀ NƯ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

Lã Thị Hồng

XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU HÀNH CHÍNH HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC TỔNG CÔNG TY 100% VỐN NHÀ NƯỚC

Chuyên ngành: Lưu trữ học và tư liệu học

Mã số: 51002

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS, TSKH: Nguyễn Văn Thâm

HÀ NỘI- NĂM 2004

MỤC LỤC

4 Lịch sử nghiên cứu vấn đề và tư liệu tham khảo 04

CHƯƠNG 1: THÀNH PHẦN, NỘI DUNG, Ý NGHĨA CỦA TÀI LIỆU

HÀNH CHÍNH HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC TỔNG CÔNG TY 100% VỐN NHÀ NƯỚC

1.1 Các loại tổng công ty, tổ chức và hoạt động của các

1.2 Thành phần tài liệu hành chính và tình hình công tác lưu trữ

tại các tổng công ty 100% vốn nhà nước 25 1.3 Ý nghĩa giá trị của tài liệu hành chính hình thành trong

hoạt động của các tổng công ty 100% vốn nhà nước 42

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ KHOA HỌC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

HÀNH CHÍNH HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC TỔNG CÔNG TY 100% VỐN NHÀ NƯỚC

2.1 Cơ sở lý luận xác định giá trị tài liệu hành chính hình thành

trong hoạt động của các tổng công ty 100% vốn nhà nước 53

2.2 Cơ sở pháp lý xác định giá trị tài liệu hành chính hình thành

trong hoạt động của các tổng công ty 100% vốn nhà nước 662.3 Cơ sở thực tiễn xác định giá trị tài liệu hành chính hình thành

trong hoạt động của các tổng công ty 100% vốn nhà nước 78

CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ

TÀI LIỆU VÀ XÂY DỰNG DANH MỤC THÀNH PHẦN TÀI LIỆU HÀNH CHÍNH CỦA CÁC TỔNG CÔNG TY 100% VỐN NHÀ NƯỚC CẦN NỘP VÀO LƯU TRỮ LỊCH

3.3 Bảng kê thành phần tài liệu hành chính của các tổng công ty

KẾT LUẬN

109

TÀI LIỆU THAM KHẢO

113

LỜI NÓI ĐẦU

1 Ý nghĩa, mục tiêu của đề tài

Thực hiện đường lối chủ trương của Đảng về phát triển nền kinh tế hàng hóa nhiều thành phần, theo cơ chế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước, trong các loại hình doanh nghiệp nhà nước đang hoạt động ở nước ta hiện nay, vai trò của các tổng công ty 100% vốn nhà nước chiếm vị trí đặc biệt quan trọng Đó là các tổng công ty do Nhà nước quyết định đầu tư và thành lập, “hoạt động trong các ngành, lĩnh vực then chốt, làm nòng cốt thúc đẩy tăng trưởng kinh tế và đóng góp lớn cho ngân sách nhà nước” [16, 30]

Trong quá trình hoạt động của các tổng công ty 100% vốn nhà nước, một khối lượng khá lớn văn bản và tài liệu đã được hình thành để phục vụ cho hoạt động quản lý và sản xuất kinh doanh Những tài liệu đó là tài sản, là phương tiện,

là kho kinh nghiệm quý giá đối với các doanh nghiệp trong việc đưa ra các quyết định kịp thời, chính xác, có sức thuyết phục cao cho hoạt động kinh doanh Đó cũng là nguồn tư liệu phong phú để phục dựng lại lịch sử truyền thống của doanh nghiệp Hơn thế nữa, tài liệu lưu trữ của các tổng công ty 100% vốn nhà nước còn

có ý nghĩa trong việc phản ánh khách quan đường lối đổi mới kinh tế của Đảng

và những chính sách kinh tế của Nhà nước, sự phát triển của nền kinh tế Việt Nam trong những năm qua và trong thời gian tới Nói cách khác, những tài liệu

đó mang ý nghĩa quốc gia và là tài sản của dân tộc

Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001 đã ghi rõ tại Điều 1: Tài liệu lưu trữ quốc gia là tài liệu có giá trị về các mặt, được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức của Nhà nước, trong đó có các tổ chức kinh tế Tuy nhiên, do mới được thành lập và đi vào hoạt động khoảng trên dưới 10 năm trở lại đây, nên việc tổ chức công tác lưu trữ ở các tổng công ty nhà nước còn mang tính tự phát, chưa có mô hình riêng Việc quản lý, tổ chức cũng như các khâu nghiệp vụ lưu trữ ở các doanh nghiệp này vẫn chưa được chỉ đạo và thực hiện như với các cơ quan quản lý nhà nước khác Đây là điều bất cập và không thể kéo dài Đặc biệt trong tình hình hiện nay, nhiều tổng công ty nhà nước lớn đang được tiến hành cổ phần hoá từng phần, tiến tới toàn bộ Có nghĩa là các tổng

công ty 100% vốn nhà nước đang từng bước chuyển đổi mô hình tổ chức quản lý,

cơ chế quản lý từ chủ sở hữu là Nhà nước sang chủ sở hữu là tập thể, là cá nhân Vấn đề quản lý phông tài liệu lưu trữ từ đơn vị hình thành phông thuộc sở hữu nhà nước sang các hình thức sở hữu khác đang được đặt ra rất cấp bách

Với vai trò quan trọng của các tổng công ty 100% vốn nhà nước trong nền kinh tế thị trường, đồng thời với những ý nghĩa giá trị về nhiều mặt của tài liệu lưu trữ doanh nghiệp, ngành lưu trữ cần phải có những chỉ đạo cụ thể hơn để quản lý được tài liệu lưu trữ của những tổ chức kinh tế đặc biệt này Một trong những hướng cần đi sâu nghiên cứu làm tiền đề cho tất cả các vần đề nghiệp vụ khác của công tác lưu trữ ở các doanh nghiệp nhà nước là vấn đề xác định giá trị tài liệu Bởi lẽ liên quan đến vấn đề này là tất cả các khâu nghiệp vụ khác như việc lập danh mục các doanh nghiệp nhà nước thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử các cấp, thu thập, chỉnh lý, thống kê, bảo quản và phát huy hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp như là thành phần quan trọng cuả Phông lưu trữ quốc gia Nhất là khi mà các tổng công ty 100% vốn nhà nước đang dần chuyển đổi, tổ chức lại theo các mô hình quản

lý mới, tài liệu hiện có của các doanh nghiệp nhà nước này cần phải được xác định giá trị

rõ ràng để khi chuyển đổi hình thức sở hữu có thể chuyển giao những tài liệu có giá trị như

là tài sản vào bảo quản nhà nước Tài liệu lưu trữ của các tổ chức nhà nước là tài sản công, thuộc sở hữu toàn dân, cần được Nhà nước có những biện pháp quản lý kịp thời Đồng thời, ngay cả khi doanh nghiệp nhà nước đã chuyển đổi hình thức sở hữu, Nhà nước cũng cần có những hình thức quản lý riêng đối với những tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử của các

tổ chức kinh tế không phải của Nhà nước theo quy định của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia

Là một cán bộ nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, chúng tôi thấy rằng vấn đề xác định giá trị tài liệu của các doanh nghiệp nhà nước, mà trước hết là của các tổng công ty 100% vốn nhà nước, là vấn đề còn mới, mang tính cấp bách, và là cơ sở để đề xuất các giải pháp thiết thực nhằm quản lý, chỉ đạo công tác lưu trữ các doanh nghiệp nhà nước đạt hiệu quả cao hơn trong thời

gian tới Vì vậy, chúng tôi chọn đề tài “Xác định giá trị tài liệu hành chính hình

thành trong hoạt động của các tổng công ty 100% vốn nhà nước” làm luận văn

thạc sĩ khoa học của mình

Với đề tài này, chúng tôi mong muốn giải quyết được ba mục tiêu cơ bản sau đây: Một là, đưa ra được bức tranh khái quát công tác lưu trữ của các tổng công

ty 100% vốn nhà nước: thành phần, nội dung, khối lượng tài liệu; vấn đề xác định giá trị tài liệu; tình hình tổ chức, bảo quản, thống kê, khai thác sử dụng tài liệu tại doanh nghiệp; ý nghĩa giá trị của tài liệu lưu trữ các doanh nghiệp …

Hai là, trên cơ sở thực trạng công tác lưu trữ và thành phần, nội dung, ý nghĩa giá trị của tài liệu tại các tổng công ty 100% vốn nhà nước, nghiên cứu những cơ sở khoa học để xác định giá trị tài liệu hành chính của loại hình doanh nghiệp nhà nước này

Ba là, đề xuất lựa chọn những nhóm tài liệu hành chính tiêu biểu có giá trị của các tổng công ty 100% vốn nhà nước để đưa vào bảo quản tại các lưu trữ lịch sử

Đề tài nghiên cứu thành công sẽ có những đóng góp chính sau đây:

1 Góp phần làm phong phú thêm lý luận của lưu trữ học nước ta về lĩnh vực xác định giá trị tài liệu doanh nghiệp nhà nước, một mô hình tổ chức kinh tế còn mới và đang thay đổi nhanh chóng về mô hình quản lý với những thành phần tài liệu đa dạng và rất có giá trị

2 Góp phần cung cấp các luận cứ khoa học cho các cơ quan quản lý lưu trữ để hoạch định chủ trương chính sách, ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo

về công tác lưu trữ nói chung và công tác bổ sung, xác định giá trị tài liệu lưu trữ nói riêng ở các doanh nghiệp nhà nước

3 Kết quả nghiên cứu góp phần cung cấp các cơ sở khoa học và thực tiễn cho các tổng công ty 100% vốn nhà nước trong việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ở các cơ quan doanh nghiệp và chuẩn bị tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử

2 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu chính của đề tài là vấn đề xác định giá trị tài liệu hành chính tại các tổng công ty 100% vốn nhà nước, nhằm lựa chọn những nhóm tài liệu hành chính tiêu biểu cần nộp lưu vào bảo quản nhà nước Vì vậy những vấn đề khác có liên quan đến đối tượng chính của đề tài như xác định nguồn nộp lưu, xác định các nhóm tài liệu có thời hạn bảo quản lâu dài và tạm thời, ở từng

mức độ cũng sẽ được đề cập tới, song không phải nội dung chính của đề tài Các loại hình tài liệu khác như bản vẽ kỹ thuật, tài liệu phim, ảnh, ghi âm, tài liệu điện tử đều không thuộc phạm vi đề tài

Cũng do các tổng công ty 100% vốn nhà nước hiện nay rất đa dạng về quy

mô, lĩnh vực ngành nghề, nên với điều kiện có hạn, tác giả chỉ tập trung khảo sát tại 5 tổng công ty là: Điện lực, Bưu chính Viễn thông, Xăng dầu, Lâm nghiệp, Thuốc lá Đây là 5 tổng công ty 90- 91 mà Nhà nước quyết định đầu tư và thành lập, đại diện cho các ngành, lĩnh vực quan trọng đối với nền kinh tế nước ta Việc khảo sát, nghiên cứu thành phần tài liệu hành chính của các doanh nghiệp cũng chỉ tập trung ở cơ quan tổng

công ty, không mở rộng đến các doanh nghiệp trực thuộc

3 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu áp dụng trong quá trình thực hiện đề tài trước hết

là chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử khi nghiên cứu quá trình hình thành và phát triển của các loại doanh nghiệp nhà nước, những đặc điểm về tổ chức và hoạt động của chúng liên quan đến thành phần và giá trị tài liệu Đồng thời, đề tài được thực hiện dựa trên cơ sở phương pháp luận của lưu trữ học, đó là các nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc chính trị, nguyên tắc toàn diện

và tổng hợp để đánh giá, xác định giá trị tài liệu của doanh nghiệp Trong quá trình nghiên cứu, một số phương pháp khác cũng được áp dụng như: phương pháp hệ thống, phương pháp phân tích chức năng, phương pháp so sánh, phương pháp tổng hợp, phương pháp thông tin trong việc nghiên cứu xây dựng danh mục thành phần tài liệu hành chính cần bảo quản nhà nước Đặc biệt, trong quá trình nghiên cứu thực hiện đề tài, phương pháp điều tra, khảo sát rất được chú ý coi trọng nhằm đưa ra những nhận xét, kết luận trên cơ sở thực tiễn

4 Lịch sử nghiên cứu vấn đề và tư liệu tham khảo

Do tầm quan trọng và ý nghĩa của công tác xác định giá trị tài liệu nên tới nay đã có nhiều tư liệu ở trong và ngoài nước đề cập về lĩnh vực này Những kết

quả đạt được không chỉ ở góc độ nghiên cứu, mà cả bằng những văn bản quy định của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền

Nghiên cứu các tư liệu của nước ngoài cho thấy Liên Xô (nay là nước Nga) đã đi được khá xa trong vấn đề xác định giá trị tài liệu Các nhà lưu trữ xô viết đã xây dựng được một hệ thống các bảng kê tài liệu liên quan chặt chẽ với nhau để làm công cụ cho việc xác định giá trị và lựa chọn tài liệu vào bảo quản nhà nước Các loại bảng kê tài liệu được xây dựng và áp dụng trong thực tiễn công tác lưu trữ ở Liên Xô có thể được chia thành 2 nhóm: nhóm các bảng kê tài liệu cần phải nộp vào lưu trữ nhà nước và nhóm các bảng kê tài liệu có kèm theo thời hạn bảo quản Việc nghiên cứu các bảng kê này giúp chúng ta có cái nhìn tổng thể về hệ thống các loại công cụ xác định giá trị tài liệu, đặc biệt giúp chúng

ta phương pháp xây dựng từng loại bảng kê Ví dụ: “Bảng kê tài liệu văn kiện chủ yếu cần thu nộp vào các Viện Lưu trữ nhà nước Liên Xô” năm 1973 có cấu tạo gồm 5 phần sau: Quyền lực nhà nước; 2 Quản lý nhà nước; 3 Tư pháp; 4 Kinh tế quốc dân; 5 Văn hoá xã hội Cách phân chia như vậy cho phép áp dụng được vào từng cơ quan cụ thể Liên quan đến vấn đề xác định giá trị tài liệu các doanh nghiệp có thể tham khảo được ở các nhóm tài liệu về quản lý nhà nước và nhóm tài liệu về kinh tế quốc dân Nhóm tài liệu về quản lý nhà nước bao gồm các vấn đề liên quan đến quản lý hành chính mà cơ quan nào cũng có như: 1 Lãnh đạo chung; 2 Tổ chức; 3 Kiểm tra; 4 Kế hoạch- Thống kê; 5 Ngân sách Tài chính; 6 Tiền tệ; 7 Cán bộ và lao động; 8 Văn thư- Lưu trữ Nhóm tài liệu

về kinh tế quốc dân gồm các vấn đề về Công nghiệp, Nông nghiệp, Giao thông, Bưu điện, Xây dựng… là những ngành kinh tế- kỹ thuật đang có nhiều doanh nghiệp nhà nước hoạt động ở nước ta

Ở Trung Quốc năm 1987 cũng đã ban hành “Bản quy định phạm vi nộp lưu

và không nộp lưu tài liệu của cơ quan”, trong đó hồ sơ tài liệu thuộc diện nộp lưu được chia thành các nhóm theo xuất sứ tài liệu là: 1 Tài liệu của cơ quan cấp trên; 2 Tài liệu của cơ quan đồng cấp; 3 Tài liệu của cơ quan cấp dưới Ngoài văn bản nói trên quy định cho phạm vi từng cơ quan, Trung Quốc còn có “Bản quy định về thời hạn bảo quản tài liệu hành chính”, trong đó thời hạn bảo quản tài

liệu hành chính có 3 loại: vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời Nhóm tài liệu bảo quản vĩnh viễn là những tài liệu lưu trữ phản ánh hoạt động chức năng chủ yếu và bộ mặt lịch sử của cơ quan, có giá trị sử dụng lâu dài trong công tác xây dựng cơ quan, đất nước cũng như nghiên cứu lịch sử Đó là những văn kiện mang tính chất pháp quy, chính sách do cơ quan ban hành; tài liệu hình thành trong việc xử

lý những vấn đề trọng yếu; biểu báo cáo thống kê tổng hợp; tài liệu về thay đổi

cơ cấu tổ chức cơ quan, thay đổi lãnh đạo cơ quan; những tài liệu quan trọng của

cơ quan cấp trên ban hành thuộc nghiệp vụ chủ yếu của cơ quan và phải quán triệt chấp hành Các văn bản nói trên của nước Cộng hoà nhân dân Trung Hoa đã xác định được những nhóm tài liệu chủ yếu có giá trị của các cơ quan cần bảo quản ở lưu trữ nhà nước

Khác với các nước trong khối xã hội chủ nghĩa trước đây, đa số các nước theo chế độ tư bản chủ nghĩa thường chỉ tập trung xây dựng Bảng thời hạn bảo quản chung cho tài liệu quản lý hành chính áp dụng cho các cơ quan công quyền

Ví dụ Bang New South Wales (Australia) đã ban hành năm 1984 “Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chung”, trong đó bao gồm những nhóm tài liệu quản lý hành chính phổ biến ở các cơ quan như nhân sự, tài chính kế toán, hành chính nội bộ Còn các nhóm tài liệu phản ánh chức năng nhiệm vụ chuyên môn của các cơ quan phải do các cơ quan quy định cụ thể

Về vấn đề lưu trữ doanh nghiệp ở nước ngoài, chúng tôi chỉ tham khảo được một bài tổng thuật của Phạm Bích Hải dịch đăng trên tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 1 năm 2000: “Lưu trữ trong quá trình tư nhân hoá các doanh nghiệp nhà nước” Bài dịch không đề cập đến việc xác định giá trị tài liệu của các doanh nghiệp nhà nước, mà chỉ nói đến khái niệm tài liệu công bao gồm cả tài liệu kinh doanh của các doanh nghiệp nhà nước và cách quản lý tài liệu của các nước khi doanh nghiệp được tư nhân hoá Theo bài báo này thì các nước đã có các cách giải quyết khác nhau đối với tài liệu khi doanh nghiệp được tư nhân hoá Cụ thể như: thu nhận tất cả tài liệu hiện hành và tài liệu không hiện hành về lưu trữ công (Hungary, Bồ Đào Nha); giữ lại tài liệu hiện hành ở doanh nghiệp trong khoảng 10- 20 năm (Áo, Canada, Thụy Điển…); giữ lại hiện hành ở doanh nghiệp, khi

hết hiện hành chuyển giao cho lưu trữ công (Italia) Đối với tài liệu của doanh nghiệp tư nhân, có nước quy định Nhà nước “chỉ giám sát tài liệu khi chúng có giá trị lịch sử” (Italia); hoặc “nếu doanh nghiệp thực thi các chức năng mang tính chất toàn liên bang thì Lưu trữ nhà nước chịu mọi phí tổn bảo đảm việc bảo quản, xác định giá trị, chỉnh

lý và sử dụng tài liệu”; hoặc “chuyển quyền quản lý tài liệu cho tư nhân, nhưng bảo hộ luật pháp đối với tài liệu có giá trị” (Hungary, Bồ Đào Nha) Những quy định như vậy chứng tỏ

ở nước ngoài cũng rất quan tâm đến tài liệu có giá trị lịch sử của các doanh nghiệp nói chung; với tài liệu doanh nghiệp nhà nước thì được coi là tài sản nhà nước cần được quản

lý

Ở Việt Nam, việc nghiên cứu xây dựng bảng kê những tài liệu cần thu vào kho lưu trữ Bộ đã được các nhà lưu trữ Việt Nam đề cập đến từ những năm 70, trong đó khẳng định rằng cấu trúc của các bảng kê có thể được chia thành 2 phần chính: 1 Các nhóm tài liệu tiêu biểu phản ánh những lĩnh vực hoạt động quản lý chung ở đa số các Bộ, ngành; 2 Các nhóm tài liệu phản ánh những lĩnh vực hoạt động quản lý đặc thù của mỗi Bộ, ngành Kết quả của những nghiên cứu nói trên

là việc ra đời Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện mẫu được ban hành kèm theo công văn số 25- NV ngày 10-9-1975 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng

Những năm 80 được đánh dấu bởi một loạt các bài viết mang tính lý luận

về xác định giá trị tài liệu, trong đó không chỉ khẳng định vai trò của phương pháp luận, mà còn trình bày một cách hệ thống các phương pháp trong quá trình đánh giá tài liệu nói chung, cũng như việc xây dựng các loại bảng kê nói riêng nhằm lựa chọn những tài liệu có giá trị vào bảo quản nhà nước

Từ cuối những năm 80 trở lại đây được ghi nhận bởi một loạt các đề tài nghiên cứu khoa học về xác định giá trị tài liệu nói chung và xây dựng các bảng

kê nói riêng nhằm lựa chọn tài liệu có giá trị vào bảo quản nhà nước Trên cơ sở các đề tài nghiên cứu, cuối những năm 90 Cục Lưu trữ Nhà nước đã ban hành được một số các văn bản hướng dẫn về xác định thành phần tài liệu nộp lưu như:

“Danh mục mẫu thành phần tài liệu nộp vào Trung tâm lưu trữ tỉnh” ban hành kèm theo công văn số 316/LTNN- NVĐP ngày 24-6-1999; “Hướng dẫn thành phần hồ sơ, tài liệu của các cơ quan hành chính nhà nước trung ương thuộc diện

nộp lưu vào các Trung tâm lưu trữ Quốc gia” ban hành kèm theo công văn số 262/LTNN-NVTƯ ngày 12-6-2001 Các đề tài nghiên cứu khoa học và các văn bản hướng dẫn nói trên đều thống nhất chung ở 2 điểm là:

1 Sự cần thiết và vai trò của việc biên soạn các bảng kê thành phần tài liệu tiêu biểu dành cho các nhóm cơ quan thuộc diện nộp lưu vào bảo quản nhà nước;

2 Thành phần của bảng kê tài liệu bao gồm 2 nhóm lớn: thứ nhất là các nhóm tài liệu chung phổ biến ở tất cả các cơ quan như tài liệu tổng hợp (hoặc lãnh đạo, chỉ đạo chung), hành chính- văn thư- lưu trữ, thi đua- khen thưởng, tổ chức- cán bộ- lao động- tiền lương, kế hoạch- thống kê, xây dựng cơ bản, tài chính- kế toán, hợp tác quốc tế, khoa học- công nghệ, thanh tra; thứ hai là các tài liệu chuyên môn của ngành (hoặc cơ quan) trên cơ sở các chức năng, nhiệm vụ chuyên môn cụ thể

Những điểm thống nhất trên là cơ sở quan trọng, là kinh nghiệm quý báu cho việc nghiên cứu xây dựng các bảng kê cụ thể hơn cho các nhóm cơ quan như đối với các doanh nghiệp nhà nước nói chung, trong đó có các tổng công ty 100% vốn nhà nước

Tuy nhiên, việc đi sâu nghiên cứu vấn đề xác định giá trị tài liệu của các doanh nghiệp nhà nước thì tư liệu hầu như chưa có Về tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp nói chung mới chỉ được đề cập đến trong một số bài viết như: “Suy nghĩ về công tác lưu trữ doanh nghiệp trong thời kỳ đổi mới” của tác giả Nguyễn Trọng Biên trên tạp chí Văn thư- Lưu trữ số 3/2000;

“Tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp ở Việt Nam và những vấn đề khoa học cần nghiên cứu” của Tiến sĩ Vũ Thị Phụng đăng trong Kỷ yếu hội thảo khoa học “Lưu trữ học và Quản trị văn phòng” lần thứ 2 năm 2001, sau đó có chỉnh sửa để đăng ở tạp chí “Lưu trữ Việt Nam” số 3, tháng 6 năm 2003 Ngoài ra, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng đã tổ chức nghiên cứu

và đưa vào chương trình giảng dạy môn học “Công tác văn thư- lưu trữ trong các doanh nghiệp” Hiện nay một số cán bộ trong Khoa đang thực hiện đề tài “Hệ thống văn bản quản lý hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp” Khoa Văn bản và Công nghệ hành chính của Học viện Hành chính quốc gia cũng có một đề tài khoa học cấp bộ do Phó Giáo sư- Tiến

sĩ hoa học Nguyễn Văn Thâm làm chủ nhiệm là “Các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống văn bản và thủ tục điều hành của các doanh nghiệp nhà nước”

Tuy nhiên, những bài viết cũng như các công trình nghiên cứu nói trên về doanh nghiệp nhà nước mới chỉ đi sâu về các thể loại, kỹ thuật và hình thức trình bày các loại văn bản của doanh nghiệp nhà nước mà chưa đi sâu về nội dung, về giá trị thực tiễn cũng như giá trị lịch sử của tài liệu Các đề xuất đưa ra cũng mới chỉ mang tính định hướng, chưa có các giải pháp cụ thể Đó cũng chính là mục tiêu và nội dung nghiên cứu chính của luận văn này

Để nghiên cứu đề tài, luận văn được viết trên cơ sở những tư liệu sau:

- Sách kinh điển, sách lý luận về khoa học nghiệp vụ lưu trữ và công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ

- Hệ thống văn bản pháp luật của Đảng, Nhà nước về doanh nghiệp nhà nước như: Văn kiện Đại hội và các nghị quyết của Đảng; Luật Doanh nghiệp, Luật Doanh nghiệp nhà nước; các văn bản của Nhà nước về việc thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của một số tổng công ty nhà nước

- Văn bản của Nhà nước, của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quy định

về công tác lưu trữ nói chung và công tác xác định giá trị tài liệu nói riêng

- Văn bản của một số tổng công ty quy định cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ các phòng ban chức năng, lề lối làm việc, công tác văn thư -lưu trữ của

cơ quan, sổ sách đăng ký công văn đi- đến, sổ mục lục thống kê tài liệu đã chỉnh

lý và thực tế tài liệu hình thành ở các doanh nghiệp nhà nước

- Các bài viết, kết quả nghiên cứu khoa học về tài liệu lưu trữ nói chung

và tài liệu của các doanh nghiệp nhà nước nói riêng

5 Bố cục của luận văn

Với mục đích và ý nghĩa nói trên, bố cục của luận văn ngoài Phần mở đầu

và Kết luận gồm 3 chương như sau:

Chương 1 Thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu hành chính hình

thành trong hoạt động của các tổng công ty 100% vốn nhà nước

1 Các loại hình tổng công ty, tổ chức và hoạt động của các tổng công ty 100% vốn nhà nước

2 Thành phần tài liệu hành chính hình thành tại các tổng công ty 100% vốn

nhà nước

3 Ý nghĩa giá trị của tài liệu hành chính hình thành tại các tổng công ty 100% vốn nhà nước

Chương 2 Cơ sở khoa học xác định giá trị tài liệu hành chính hình thành

tại các tổng công ty 100% vốn nhà nước

1 Cơ sở lý luận xác định giá trị tài liệu hành chính hình thành tại các tổng công ty 100% vốnnhà nước

2 Cơ sở pháp lý xác định giá trị tài liệu hành chính hình thành tại các tổng công ty 100% vốn nhà nước

3 Cơ sở thực tiễn xác định giá trị tài liệu hành chính hình thành tại các tổng công ty 100% vốn nhà nước

Chương 3 Tổ chức xác định giá trị tài liệu và xây dựng Danh mục thành

phần tài liệu hành chính hình thành tại các tổng công ty 100% vốn nhà nước cần nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử

1 Tổ chức xác định giá trị tài liệu hình thành tại các tổng công ty 100% vốn nhà nước

2 Xây dựng Danh mục thành phần tài liệu hành chính của các tổng công

ty 100% vốn nhà nước cần nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử

****

Luận văn này được hòan thành ngòai sự cố gắng, nỗ lực của bản thân còn

có sự giúp đỡ thiết thực và nhiệt tình của các thầy cô giáo trong Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng- Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội, lãnh đạo Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, tòan thể các bạn bè đồng nghiệp trong cơ quan, đặc biệt là sự giúp đỡ nhiệt tình và trách nhiệm của nguời hướng dẫn PGS- TSKH Nguyễn Văn Thâm đã giúp đỡ tôi hòan thành luận văn này Nhân dịp này, cho phép tôi được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới mọi sự giúp đỡ quý báu đó

Mặc dù đã cố gắng hết sức, nhưng do vấn đề nghiên cứu còn mới mẻ mà khả năng trình độ và điều kiện thời gian có hạn nên luận văn không tránh khỏi những hạn chế Tác giả luận văn mong nhận được sự thông cảm và góp ý chân tình của các thầy cô giáo và các bạn đồng nghiệp

Chương 1 THÀNH PHẦN, NỘI DUNG, Ý NGHĨA CỦA TÀI LIỆU HÀNH CHÍNH HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC TỔNG CÔNG TY 100% VỐN NHÀ NƯỚC

1.1 Các loại tổng công ty, tổ chức và hoạt động của các tổng công ty

100% vốn nhà nước

1.1.1 Các loại tổng công ty, vị trí, vai trò tổng công ty 100% vốn nhà nước

Điều 1 Luật Doanh nghiệp nhà nước do Quốc hội nước Cộng hoà xã hội

chủ nghĩa Việt Nam khoá XI, kỳ họp thứ 4 thông qua ngày 26 tháng 11 năm

2003 (sau đây gọi tắt là Luật Doanh nghiệp nhà nước) ghi rõ: “ Doanh nghiệp nhà nước là tổ chức kinh tế do nhà nước sở hữu toàn bộ vốn điều lệ hoặc có cổ phần, vốn góp chi phối, được tổ chức dưới hình thức công ty nhà nước, công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn.”[16, 2]

Hình thức công ty nhà nước “là doanh nghiệp do Nhà nước sở hữu toàn bộ vốn điều lệ, thành lập, tổ chức quản lý, đăng ký hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp nhà nước Công ty nhà nước được tổ chức dưới hình thức công ty nhà nước độc lập, tổng công ty nhà nước”.[16, 3]

“Tổng công ty nhà nước là hình thức liên kết kinh tế trên cơ sở tự đầu tư, góp vốn giữa các công ty nhà nước, giữa công ty nhà nước với các doanh nghiệp khác hoặc được hình thành trên cơ sở tổ chức và liên kết các đơn vị thành viên có mối quan hệ gắn bó với nhau về lợi ích kinh tế, công nghệ, thị trường và các dịch

vụ kinh doanh khác, hoạt động trong một hoặc một số chuyên ngành kinh tế- kỹ thuật chính nhằm tăng cường khả năng kinh doanh và thực hiện lợi ích của các đơn vị thành viên và toàn tổng công ty ".[16, 29]

Theo Điều 47 của Luật Doanh nghiệp nhà nước, tổng công ty có các loại hình sau:

“1 Tổng công ty do Nhà nước quyết định đầu tư và thành lập là hình thức liên kết và tập hợp các công ty thành viên hạch toán độc lập có tư cách pháp nhân, hoạt động trong một hoặc một số ngành kinh tế- kỹ thuật chính, nhằm tăng cường tích tụ, tập trung vốn và chuyên môn hoá kinh doanh của các đơn vị thành viên và toàn tổng công ty

2 Tổng công ty do các công ty tự đầu tư và thành lập là hình thức liên kết thông qua đầu tư, góp vốn của công ty nhà nước quy mô lớn do Nhà nước sở hữu toàn bộ vốn điều lệ với các doanh nghiệp khác, trong đó công ty nhà nước giữ quyền chi phối doanh nghiệp khác

3 Tổng công ty đầu tư và kinh doanh vốn nhà nước là tổng công ty được thành lập để thực hiện quyền, nghĩa vụ của chủ sở hữu đối với các công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước một thành viên chuyển đổi từ các công ty nhà nước độc lập và các công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước một thành viên do mình thành lập; thực hiện chức năng đầu tư và kinh doanh vốn nhà nước và quyền, nghĩa vụ của chủ sở hữu đối với cổ phần, vốn góp của Nhà nước tại các doanh nghiệp đã chuyển đổi sở hữu hoặc hình thức pháp lý từ các công ty độc lập.” [16, 29-30]

Trong ba loại hình tổng công ty nói trên, điều kiện tổ chức loại hình tổng công ty do Nhà nước quyết định đầu tư và thành lập được quy định tại Điều 48 của Luật Doanh nghiệp nhà nước năm 2003, trong đó phải bảo đảm:

“1 Hoạt động trong các ngành, lĩnh vực then chốt, làm nòng cốt thúc đẩy tăng trưởng kinh tế và đóng góp lớn cho ngân sách nhà nước;

2 Các công ty thành viên hoạt động trong một hoặc một số chuyên ngành kinh tế- kỹ thuật chính, liên kết chặt chẽ với nhau về công nghệ, thị trường và vốn;

3 Có ít nhất hai tổng công ty trong một ngành, lĩnh vực, trừ ngành, lĩnh vực mà công nghệ sản xuất không cho phép thành lập hai hay nhiều tổng công ty.”[16, 30 ]

Tổng công ty do Nhà nước quyết định đầu tư và thành lập bao gồm tổng công ty được tổ chức lại từ tổng công ty thành lập theo Luật Doanh nghiệp nhà nước năm 1995 (các tổng công ty 90- 91) và tổng công ty được thành lập mới theo Luật Doanh nghiệp nhà nước năm 2003

Hiện nay Nhà nước ta đang tích cực thực hiện chủ trương chuyển đổi, tổ chức lại các tổng công ty do Nhà nước quyết định đầu tư và thành lập, công ty thành viên hạch toán độc lập của tổng công ty theo mô hình Công ty mẹ- Công ty con Theo Điều 28 khoản 1 Nghị định của Chính phủ số 153/2004/NĐ-CP ngày 09/8/2004 về tổ chức, quản lý tổng công ty nhà nước và chuyển đổi tổng công ty nhà nước, công ty nhà nước độc lập theo mô hình Công ty mẹ- Công ty con (sau đây gọi tắt là Nghị định 153/2004): Việc chuyển đổi, tổ chức lại tổng công ty do Nhà nước quyết định đầu tư và thành lập “nhằm chuyển từ liên kết theo kiểu hành chính với cơ chế giao vốn sang liên kết bền chặt bằng cơ chế đầu tư tài chính là chủ yếu; xác định rõ quyền lợi, trách nhiệm về vốn và lợi ích kinh tế giữa công ty mẹ với các công ty con và công ty liên kết; tăng cường năng lực kinh doanh cho các đơn vị tham gia liên kêt; tạo điều kiện để phát triển thành tập đoàn kinh tế.” [28, 23 ] Cũng theo Điều 20 của Nghị định nói trên: “Công ty mẹ có chức năng trực tiếp sản xuất kinh doanh và đầu tư tài chính vào doanh nghiệp khác Công ty mẹ có các quyền, nghĩa vụ của công ty nhà nước theo quy định của Luật Doanh nghiệp nhà nước; thực hiện quyền, nghĩa

vụ của chủ sở hữu đối với phần vốn đầu tư vào các công ty con và công ty liên kết.” [28, 20] Như vậy việc chuyển đổi, tổ chức lại các tổng công ty chỉ nhằm thay đổi cơ chế đầu tư; xác định

rõ hơn quyền lợi, trách nhiệm về vốn và lợi ích kinh tế; tăng cường năng lực kinh doanh; tạo điều kiện để phát triển cho doanh nghiệp Song về bản chất đây vẫn là các doanh nghiệp nhà nước

Qua phần giới thiệu trên đây về khái niệm các loại doanh nghiệp nhà nước, các công ty nhà nước nói chung và các loại tổng công ty nhà nước nói riêng, chúng tôi đi đến một số nhận xét sau:

1 Tổng công ty 100% vốn nhà nước là các tổ chức kinh tế của Nhà nước

So với các cơ quan quản lý nhà nước và cơ quan hành chính sự nghiệp, các tổng công ty này có những điểm chung và những đặc điểm riêng

Điểm chung là ở chỗ, cùng có xuất phát điểm là tổ chức của Nhà nước với mục tiêu chung là phục vụ Nhà nước, và cao nhất là phục vụ nhân dân Cho nên các tổng công ty nhà nước cũng được tổ chức và hoạt động theo những nguyên tắc và mô hình chung của các cơ quan nhà nước như: mô hình tổ chức quản lý, cơ chế quản lý (quản lý hành chính, quản lý kinh tế, quản lý nhân sự); lề lối, tác phong làm việc, quan hệ cấp trên với cấp dưới vv

Nhưng, là tổ chức kinh tế nên các tổng công ty nhà nước hoạt động có mục tiêu kinh tế, vì lợi ích kinh tế, có hạch toán kinh tế… khác với các cơ quan quản

lý nhà nước mang tính công quyền, không vụ lợi

2 Bên cạnh đó, là một trong những thành phần của nền kinh tế quốc dân, so với các tổ chức kinh tế không phải của nhà nước, các tổng công ty nhà nước cũng

có những điểm chung và riêng Điểm chung ở chỗ cùng là tổ chức kinh tế vì lợi nhuận Để thực hiện mục tiêu này, các tổng công ty nhà nước có quyền tự chủ trong sản xuất kinh doanh và phải bảo đảm sản xuất kinh doanh có hiệu quả Nhưng các tổng công ty 100% vốn nhà nước được Nhà nước quyết định đầu tư vốn và thành lập, không phải như các doanh nghiệp khác tự xin phép thành lập và

tự đầu tư vốn Chính vì vậy , các tổng công ty 100% vốn nhà nước chịu sự điều tiết của Nhà nước, chịu sự ràng buộc rất chặt chẽ với Chính phủ và các cơ quan quản lý nhà nước

3 Từ những khái niệm, vai trò và mối quan hệ nói trên của các tổng công

ty cho chúng ta hình dung trước hết về vị trí, ý nghĩa của các cơ quan đơn vị hình thành phông là các tổng công ty 100% vốn nhà nước ; qua đó thấy được giá trị của hệ thống tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của chúng Với những ngành, lĩnh vực quan trọng thiết yếu cho xã hội, tạo động lực phát triển nhanh cho nền kinh tế, hoặc có lợi thế cạnh tranh cao, hay được thành lập ở địa bàn đặc biệt khó khăn mà các thành phần kinh tế khác không đầu tư, các tổng công ty 100% vốn nhà nước rõ ràng phải là các nguồn bổ sung tài liệu vào Phông lưu trữ quốc gia Hay nói cách khác, Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam không thể thiếu thành phần tài liệu phản ánh lịch sử phát triển các ngành kinh tế mũi nhọn, tiêu biểu cho chính sách đổi mới phát triển kinh tế mà Đảng và Nhà nước ta đang đẩy

mạnh Nhà nước cần quan tâm đến các nguồn bổ sung này để lựa chọn được những tài liệu có giá trị vào các kho lưu trữ lịch sử

1.1.2 Đặc điểm về tổ chức của các tổng công ty 100% vốn nhà nước

Để tổ chức quản lý các tổng công ty nhà nước hoạt động kinh doanh có hiệu quả theo sự điều tiết của Nhà nước, Luật Doanh nghiệp nhà nước quy định: Tổng công ty nhà nước bao gồm Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Tổng Giám đốc, các phó Tổng giám đốc, kế toán trưởng và bộ máy giúp việc [16, 18]

Hội đồng quản trị là cơ quan đại diện trực tiếp chủ sở hữu tại tổng công ty, có quyền nhân danh tổng công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục tiêu, nhiệm

vụ và quyền lợi của tổng công ty Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm trước người quyết định thành lập tổng công ty nhà nước, người bổ nhiệm và trước pháp luật về mọi hoạt động của tổng công ty Hội đồng quản trị gồm Chủ tịch và các thành viên Chủ tịch Hội đồng quản trị và Trưởng Ban kiểm soát phải là thành viên chuyên trách Tổng giám đốc có thể là thành viên Hội đồng quản trị Số lượng thành viên Hội đồng quản trị không quá 7 người Chủ tịch Hội đồng quản trị không kiêm nhiệm chức vụ Tổng giám đốc Chủ tịch Hội đồng quản trị và các thành viên do người quyết định thành lập tổng công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm hoặc thay thế, khen thưởng, kỷ luật Nhiệm kỳ của thành viên Hội đồng quản trị không quá năm năm Thành viên Hội đồng quản trị có thể được bổ nhiệm lại

Hội đồng quản trị làm việc theo chế độ tập thể; họp ít nhất một lần trong một quý để xem xét và quyết định những vấn đề thuộc nhiệm vụ , quyền hạn của mình; đối với những vấn đề không yêu cầu thảo luận thì Hội đồng quản trị có thể lấy ý kiến bằng văn bản Hội đồng quản trị có thể họp bất thường để giải quyết những vấn đề cấp bách của tổng công ty Nội dung các vấn đề thảo luận, các ý kiến phát biểu, kết quả biểu quyết, các quyết định được Hội đồng quản trị thông qua và kết luận của các cuộc họp của Hội đồng quản trị phải được ghi thành biên bản Chủ toạ và thư ký cuộc họp phải liên đới chịu trách nhiệm về tính chính xác và tính trung thực của biên bản họp Hội đồng quản trị Nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị

có tính bắt buộc thi hành đối với toàn bộ công ty

Hội đồng quản trị thành lập Ban kiểm soát để giúp Hội đồng quản trị kiểm tra, giám sát tính hợp pháp, chính xác và trung thực trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong ghi chép sổ kế toán, báo cáo tài chính và việc chấp hành Điều lệ công ty, nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị, quyết định của Chủ tịch Hội đồng quản trị Ban kiểm soát thực hiện nhiệm vụ do Hội đồng quản trị giao, báo cáo và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị.Ban kiểm soát gồm Trưởng ban là thành viên Hội đồng quản trị và một số thành viên khác do Hội đồng quản trị quyết định Tổ chức công đoàn trong công ty cử một đại diện đủ tiêu chuẩn tham gia thành viên Ban kiểm soát

Tổng Giám đốc là người đại diện theo pháp luật, điều hành hoạt động hàng ngày của công ty theo mục tiêu, kế hoạch phù hợp với Điều lệ công ty và các nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị; chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao

Văn phòng và các phòng ban chuyên môn, nghiệp vụ có chức năng tham mưu, giúp việc Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc trong quản lý, điều hành công việc của tổng công ty

Việc thành lập các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ không được quy định

cụ thể trong Luật Doanh nghiệp nhà nước, cũng không được quy định trong Quyết định thành lập hay Điều lệ của Tổng công ty Điều đó thuộc quyền của doanh nghiệp theo Luật định: “Được tổ chức bộ máy quản lý theo yêu cầu kinh doanh” [16, 18] Chính vì vậy, mỗi tổng công ty tự quyết định thành lập các phòng ban giúp việc của mình Cụ thể qua thực tế tại một số tổng công ty như sau:

Tổng công ty Điện lực Việt Nam được thành lập theo Nghị định của Chính phủ số 14/CP ngày 27/01/1995 Theo quyết định số 1576 EVN/TCCBLĐ ngày 23/10/1999 của Tổng công ty Điện lực Việt Nam, hiện nay Tổng công ty có 18 phòng ban như sau: Văn phòng; Ban Tổ chức Cán bộ và Đào tạo; Ban Lao động Tiền lương; Ban Kế hoạch; Ban Tài chính- Kế toán; Ban Kinh doanh và Dịch vụ khách hàng; Ban Hợp tác quốc tế; Ban Kỹ thuật nguồn điện; Ban Kỹ thuật lưới điện; Ban Kỹ thuật an toàn và Bảo hộ lao động; Ban Thẩm định; Ban Quản lý xây

dựng; Ban Kinh tế dự toán; Ban Quản lý đấu thầu; Ban Vật tư và Xuất nhập khẩu; Ban Thanh tra Bảo vệ và Pháp chế; Ban Kiểm toán nội bộ; Ban Phát triển điện nông thôn và miền núi [44]

Tổng công ty Bưu chính viễn thông Việt Nam được thành lập theo Quyết định số 249/TTg ngày 29/4/1995 của Thủ tướng Chính phủ Quyết định số 127/QĐ-TCCB/HĐQT của Tổng công ty ngày 04/5/2000 đã phê chuẩn mô hình

tổ chức bộ máy quản lý cơ quan Tổng công ty Bưu chính viễn thông Việt Nam giai đoạn 2000- 2005 gồm 16 phòng ban sau: Ban Viễn thông; Ban Bưu chính- Phát hành báo chí; Ban Khoa học Công nghệ- Công nghiệp; Ban Đầu tư- Phát triển; Ban Tổ chức- Cán bộ- Lao động; Ban Giá cước- Tiếp thị; Ban Kế hoạch; Ban Kế toán Thống kê- Tài chính; Ban Kiểm toán nội bộ; Ban Thanh tra; Ban Bảo vệ bưu điện; Văn phòng; Văn phòng đại diện; Ban Hợp tác quốc tế; Ban Phát triển Bưu chính- Viễn thông nông thôn; Ban Thi đua- Truyền thống[17]

Tổng công ty Lâm nghiệp Việt Nam được thành lập theo Quyết định số 667/TCLĐ ngày 04/10/1995 của Bộ Lâm nghiệp Theo quyết định số 1360 TCT/TCLĐ/QĐ ngày 12/8/1998 của Tổng công ty Lâm nghiệp Việt Nam, thuộc Tổng công ty gồm 8 phòng chức năng: Văn phòng; Phòng Tổ chức- Lao động; Phòng Kế hoạch- Đầu tư; Phòng Trồng rừng; Phòng Kỹ thuật và Hợp tác quốc tế; Phòng Kinh doanh- Xuất nhập khẩu; Phòng Kế toán- Tài chính; Phòng Kiểm toán [46]

Tổng công ty Thuốc lá Việt Nam là một doanh nghiệp nhà nước có đóng góp lớn vào ngân sách nhà nước hàng năm, được thành lập theo Quyết định số 254/TTg ngày 29/4/1995 của Thủ tướng Chính phủ Quyết định số 01 TLVN/QĐ-TC ngày 02/01/1997 của Tổng công ty quy định bộ máy giúp việc gồm: 1 Phòng Kinh tế Kế hoạch; 2 Phòng Tổ chức- Lao động tiền lương; 3 Phòng Tài chính- Kế toán; 4 Phòng Kỹ thuật; 5 Văn phòng [20]

Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam được thành lập theo Quyết định số 224/TTg ngày 17/4/1996 của Thủ tướng Chính phủ Hiện nay Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam có 12 phòng chức năng sau: Văn phòng; Phòng Tổ chức-Cán bộ; Phòng Lao động- Tiền lương; Phòng Tài chính- Kế toán; Phòng Đầu tư -Xây

dựng cơ bản; Phòng Thanh tra; Phòng Hợp tác quốc tế; Phòng Xuất nhập khẩu; Phòng Kinh doanh; Phòng Kinh doanh ga; Phòng Kỹ thuật xăng dầu; Phòng Công nghệ phát triển [21]

Qua cơ cấu tổ chức các đơn vị chức năng của một số tổng công ty nói trên thấy rằng, mô hình tổ chức quản lý của cơ quan tổng công ty cũng tương tự như

mô hình tổ chức quản lý của các cơ quan quản lý nhà nước Tức là cũng có những phòng ban chức năng phổ biến như Văn phòng, Tổ chức- Cán bộ, Lao động- Tiền lương, Kế hoạch, Tài chính - Kế toán, Xây dựng cơ bản, Khoa học- Công nghệ, Hợp tác quốc tế, Thanh tra Các đơn vị chức năng này cũng có chức năng nhiệm

vụ tương tự như ở các cơ quan quản lý nhà nước Bởi trong thực tế, các tổng công

ty nhà nước cũng có chức năng nhiệm vụ và vai trò như là bộ máy quản lý hành chính đối với cơ quan tổng công ty và với các doanh nghiệp thành viên

Đồng thời với chức năng kinh doanh, tự hạch toán dưới sự quản lý của Nhà nước, một số tổng công ty lớn thường có các phòng ban chức năng chuyên sâu hơn về quản lý tài chính như Kiểm toán nội bộ (Tổng công ty Điện lực Việt Nam, Tổng công ty Bưu chính Viễn thông, Tổng công ty Lâm nghiệp Việt Nam) ; Đầu tư- Phát triển, Giá cước- Thị trường (Tổng công ty Bưu chính Viễn thông); Quản

lý đấu thầu, Thẩm định (Tổng công ty Điện lực Việt Nam)

Chiếm vị trí đặc biệt trong cơ cấu của cơ quan tổng công ty là các đơn vị chức năng chuyên môn theo chuyên ngành kinh tế- kỹ thuật của doanh nghiệp Các đơn vị chuyên môn này, tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ, lĩnh vực sản xuất- kinh doanh của từng doanh nghiệp và yêu cầu thực tế của từng thời kỳ, được tổ chức nhằm tham mưu giúp Tổng giám đốc thực thi nhiệm vụ thuộc chức năng và quyền hạn theo quy định của pháp luật

Trong hoạt động của các tổng công ty nhà nước, sự tham gia quản lý công ty của người lao động là vô cùng quan trọng Hình thức và nội dung tham gia quản lý công ty của người lao động không chỉ là thành viên của Ban kiểm soát như đã nói ở trên, mà còn được Luật Doanh nghiệp nhà nước quy định tại các Điều 44 và 45 Người lao động tham gia quản lý công ty thông qua các hình thức và tổ chức sau đây:

1 Đại hội toàn thể hoặc Đại hội đại biểu công nhân, viên chức được tổ chức từ tổ, đội, phân xưởng, phòng, ban đến công ty;

2 Tổ chức Công đoàn của tổng công ty;

3 Ban Thanh tra nhân dân;

4 Thực hiện quyền kiến nghị, khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật” [16, 28]

Từ các hình thức và tổ chức nói trên, các nhóm tài liệu cũng được hình thành, phản ánh về vai trò đóng góp và sự tham gia quản lý công ty của người lao động

Về các đơn vị thành viên của tổng công ty do Nhà nước quyết định đầu tư

và thành lập, theo Điều 6 Nghị định 153/2004 có:

1 Các đơn vị do tổng công ty đầu tư toàn bộ vốn điều lệ, bao gồm:

- Công ty thành viên hạch toán độc lập;

- Đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc và đơn vị sự nghiệp;

- Công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước một thành viên;

- Các doanh nghiệp do tổng công ty đầu tư toàn bộ vốn điều lệ được thành lập ở nước ngoài;

- Tuỳ theo quy mô và nhu cầu trong kinh doanh, tổng công ty có thể có công ty tài chính

2 Các đơn vị thành viên do tổng công ty nắm giữ cổ phần, vốn góp chi phối bao gồm:

- Công ty cổ phần có cổ phần chi phối của tổng công ty;

- Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên có vốn góp chi phối của tổng công ty;

- Công ty liên doanh, trong đó tổng công ty là đối tác giữ quyền chi phối;

- Các doanh nghiệp do tổng công ty giữ cổ phần, vốn góp chi phối được thành lập

b) Công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước một thành viên do công ty mẹ nắm giữ toàn bộ vốn điều lệ [28, 19]

Các đơn vị thành viên của tổng công ty đều có con dấu, tài khoản phù hợp với phương thức hạch toán của tổng công ty Mối quan hệ của tổng công ty với các doanh nghiệp thành viên được quy định trong Luật Doanh nghiệp nhà nước

và các văn bản liên quan bởi các quyền và nghĩa vụ của từng loại doanh nghiệp

Số lượng và tên các đơn vị thành viên thường được ghi trong Điều lệ của tổng công ty Song theo từng thời kỳ, với yêu cầu tổ chức quản lý và tổ chức kinh doanh khác nhau, số lượng và tên các đơn vị thành viên cũng có sự thay đổi Một

số ví dụ như sau:

Theo Nghị định 14/CP ngày 27/01/1995 của Chính phủ về thành lập Tổng công ty Điện lực Việt Nam và ban hành Điều lệ của Tổng công ty: Tổng công ty điện lực Việt Nam có 14 doanh nghiệp nhà nước hạch toán độc lập; 17 doanh nghiệp nhà nước hạch toán phụ thuộc; 3 đơn vị sự nghiệp Nhưng theo “Quyết định của Thủ tướng Chính phủ

số 219/2003/QĐ-TTg ngày 28/10/2003 về việc phê duyệt Đề án tổng thể sắp xếp, đổi mới doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Tổng công ty điện lực Việt Nam đến năm 2005”: Những doanh nghiệp, đơn vị Nhà nước tiếp tục nắm giữ 100% vốn điều lệ và giữ nguyên pháp nhân có 34, trong đó các doanh nghiệp hạch toán độc lập có 12; các doanh nghiệp hạch toán phụ thuộc có 17; các đơn vị sự nghiệp có 05 [42, 10800]

Theo Nghị định của Chính phủ số 51-CP ngày 1/8/1995 phê chuẩn Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Tổng công ty Bưu chính viễn thông Việt Nam: Tổng công ty có 17 doanh nghiệp nhà nước hạch toán độc lập, 59 đơn vị hạch toán phụ thuộc, 12 đơn vị sự nghiệp, 6 đơn vị liên doanh có vốn góp của Tổng công ty Theo Công văn số 261/CP-ĐMDN ngày 11/3/2003 của Chính phủ về việc phê duyệt danh mục doanh nghiệp nhà nước và bộ phận doanh nghiệp nhà nước thuộc Tổng công ty Bưu chính viễn thông Việt Nam thực hiện cổ phần hóa giai đoạn 2003- 2005: Thực hiện cổ phần hóa, Nhà nước giữ cổ phần 51% trở lên ở

12 doanh nghiệp và bộ phận doanh nghiệp ; thực hiện cổ phần hóa, khi bán cổ phiếu lần đầu Nhà nước giữ cổ phần thấp nhất 51% ở 01 doanh nghiệp; thực hiện cổ phần hóa, Nhà nước không nắm giữ cổ phần chi phối ở 12 doanh nghiệp [4, 641- 643]

Theo Quyết định của Thủ tướng Chính phủ số 224-TTg ngày 17/4/1995 v/v thành lập Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam, tại thời điểm thành lập, Tổng công

ty có 35 đơn vị thành viên [37, 299 -300]

Theo Nghị định của Chính phủ số 67-CP ngày 25/10/1995 phê chuẩn Điều lệ

về Tổ chức và hoạt động của Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam: 11 đơn vị thành viên hạch tóan độc lập; 01 đơn vị sự nghiệp Quyết định của Thủ tướng Chính phủ số 14/2003/QĐ-TTg ngày 20/01/2003 phê duyệt Phương án tổng thể sắp xếp, đổi mới doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Tổng công ty Thuốc lá Việt Nam giai đoạn 2003- 2005: những doanh nghiệp mà Nhà nước tiếp tục nắm giữ 100% vốn gồm 01 đơn vị sự nghiệp, các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh có 08 nhà máy thuốc lá, 02 công ty thương mại và xuất nhập khẩu; có 03 doanh nghiệp thực hiện

cổ phần hoá mà Nhà nước giữ trên 50% vốn điều lệ; có 02 doanh nghiệp sáp nhập thành 01 vào năm 2005.[41]

Các đơn vị thành viên cũng chính là các nguồn văn bản đến chiếm số lượng khá lớn trong thành phần tài liệu của các tổng công ty

Qua phần giới thiệu trên đây về chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức một

số tổng công ty, có thể đi đến một số nhận xét sau:

- Các tổng công ty 100% vốn nhà nước là loại doanh nghiệp nhà nước được tổ chức quản lý theo mô hình có Hội đồng quản trị Mô hình này được luật định theo một cơ cấu quản lý thống nhất gồm Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Tổng giám đốc, các Phó Tổng giám đốc, Kế toán trưởng và bộ máy giúp việc Những quy định của Luật Doanh nghiệp nhà nước về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các thành phần cơ cấu nói trên; về chế độ làm việc của Hội đồng quản trị; về quan hệ giữa Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc đã giúp chúng ta hình dung ra các nhóm tài liệu hình thành nên từ các thành phần cơ cấu đó và mức độ quan trọng cũng như giá trị của chúng

- Thực hiện quyền của công ty nhà nước trong việc tổ chức bộ máy quản lý theo yêu cầu kinh doanh và bảo đảm kinh doanh có hiệu quả, các tổng công ty 100% vốn nhà nước đã tự tổ chức bộ máy giúp việc gồm các phòng ban chức năng Các phòng ban này giống như ở các cơ quan quản lý nhà nước, thường gồm

các phòng ban chức năng chủ yếu và một số phòng ban chức năng chuyên môn

Sự giống nhau về cơ cấu tổ chức một số phòng ban của các tổng công ty 100% vốn nhà nước và các cơ quan quản lý hành chính nhà nước giúp chúng ta xác định vị trí, ý nghĩa của các tổng công ty này, thành phần và giá trị của các nhóm tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của chúng

- Cũng qua việc nghiên cứu chức năng nhiệm vụ của các phòng ban cơ quan tổng công ty thấy rằng, các tổng công ty 100% vốn nhà nước cũng là những

cơ quan quản lý nên có những chức năng tương tự như các cơ quan quản lý khác Giữa chúng rõ ràng có những điểm tương đồng Song điểm khác biệt của các tổng công ty này là: với chức năng chính sản xuất- kinh doanh nhằm mục tiêu lợi nhuận dưới sự quản lý của Nhà nước, nên một số tổng công ty có những phòng ban chuyên sâu hơn về quản lý tài chính như Kiểm toán, Kinh tế dự toán…Tài liệu của các phòng ban chuyên môn này có giá trị đặc biệt quan trọng không chỉ với doanh nghiệp, mà còn đối với Nhà nước trong hoạt động quản lý kinh doanh hàng ngày cũng như trong nghiên cứu lịch sử

1.1.3 Các mối quan hệ của tổng công ty 100% vốn nhà nước

1.1.3.1 Quan hệ với Chính phủ và các cơ quan quản lý nhà nước

Được Nhà nước quyết định đầu tư vốn và thành lập, các tổng công ty

100% vốn nhà nước có mối quan hệ ràng buộc rất chặt chẽ với Chính phủ và các

cơ quan quản lý nhà nước Điều đó được thể hiện qua toàn bộ Luật Doanh nghiệp nhà nước năm 2003, trong đó đặc biệt là: Điều 7 quy định về người đề nghị thành lập mới công ty nhà nước; Điều 9 quy định về thẩm quyền quyết định thành lập mới công ty nhà nước; Điều 62 quy định Nhà nước là chủ sở hữu công ty nhà nước; Điều 64 quy định về quyền của chủ sở hữu nhà nước đối với công ty nhà nước; Điều 65 quy định về quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu đối với công ty nhà nước do Chính phủ thực hiện; Điều 66 quy định về quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu đối với công ty nhà nước do Bộ quản lý ngành, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện; Điều 67 quy định về quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu đối với công ty nhà nước do Bộ Tài chính thực hiện; Điều 75 quy định về thẩm quyền quyết định

tổ chức lại công ty nhà nước; Điều 78 quy định về thẩm quyền quyết định giải thể

công ty nhà nước; Điều 87 quy định nội dung quản lý nhà nước đối với công ty nhà nước; Điều 88 quy định về cơ quan quản lý nhà nước đối với công ty nhà nước; Điều 89 quy định về kiểm toán, thanh tra hoạt động kinh doanh của công ty nhà nước

Qua các quy định trên thấy rằng các mối quan hệ của công ty nhà nước, đặc biệt là các tổng công ty 100% vốn nhà nước với các cơ quan quản lý nhà nước là rất rộng, bao gồm tất cả các lĩnh vực hoạt động của công ty: từ tổ chức- nhân sự, quy hoạch- kế hoạch, tài chính- kế toán cho đến các hoạt động sản xuất kinh doanh đều phải thông qua quyết định của chủ sở hữu nhà nước là Chính phủ và các cơ quan nhà nước được Chính phủ uỷ quyền

Quyền của chủ sở hữu nhà nước đối với công ty nhà nước được quy định tại Điều 64 của Luật Doanh nghiệp nhà nước năm 2003 như sau:

“ a) Quyết định thành lập, tổ chức lại, giải thể, chuyển đổi sở hữu công ty; quyết định cơ cấu tổ chức quản lý của công ty; tuyển chọn, bổ nhiệm, miễn nhiệm, chế độ lương, thưởng của Chủ tịch Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc; phê duyệt nội dung, sửa đổi, bổ sung Điều lệ của tổng công ty;

b) Quyết định mục tiêu, chiến lược và định hướng kế hoạch phát triển công ty; quyết định các dự án đầu tư có giá trị lớn theo quy định của Điều lệ công ty; quyết định các hợp đồng vay, cho vay, thuê, cho thuê và hợp đồng kinh tế khác vượt quá mức vốn điều lệ của công ty; quy định chế độ giao kế hoạch, đặt hàng hoặc đấu thầu, mức giá bán, mức bù chênh lệch cho các công ty cung ứng các sản phẩm, dịch vụ công ích

c) Quyết định mức vốn đầu tư ban đầu, mức vốn điều lệ và điều chỉnh vốn điều lệ của công ty; quyết định dự án vay, cho vay có giá trị; quy định chế độ tài chính của công ty;

d) Kiểm tra, giám sát, đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của công ty” [16, 37] Các quyền của chủ sở hữu đối với công ty nhà nước do Chính phủ, Bộ quản lý ngành, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, Bộ Tài chính thực hiện được quy định

cụ thể hơn ở các Điều 65, 66, 67 của Luật Doanh nghiệp nhà nước

Đặc biệt, mối quan hệ của các cơ quan nhà nước với các công ty nhà nước được thể hiện rõ nhất ở Điều 87 về nội dung quản lý nhà nước đối với công ty nhà nước: “1 Ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về doanh nghiệp nhà nước và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan

2 Xây dựng quy hoạch và chiến lược phát triển công ty nhà nước theo định hướng, mục tiêu chiến lược, quy hoạch và kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội, phát triển ngành, lãnh thổ

3 Tổ chức đăng ký kinh doanh đối với công ty nhà nước, xây dựng và lưu giữ các thông tin cơ bản về công ty nhà nước; theo dõi và giám sát các hoạt động kinh doanh của công ty nhà nước sau đăng ký; bảo đảm cho công ty nhà nước hoạt động theo đúng các điều kiện quy định tại quyết định thành lập và đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật

4 Xây dựng quy hoạch và tổ chức thực hiện đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, nâng cao phẩm chất đạo đức kinh doanh cho người quản lý công ty nhà nước; phẩm chất chính trị, đạo đức, nghiệp vụ cho cán bộ quản lý nhà nước đối với công ty nhà nước; đào tạo và xây dựng đội ngũ công nhân lành nghề

5 Ban hành danh mục sản phẩm, phương thức quản lý tài chính và chính sách ưu đãi đối với sản phẩm, dịch vụ công ích trong từng thời kỳ

6 Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện pháp luật, chính sách, chế độ của Nhà nước tại các công ty nhà nước; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm theo quy định của pháp luật.”[16, 48]

Các cơ quan quản lý nhà nước đối với công ty nhà nước được quy định tại Điều 88 Luật Doanh nghiệp nhà nước như sau:

“1 Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước đối với công ty nhà nước; quy định việc phân công, phối hợp giữa các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và phân cấp, phối hợp giữa các Uỷ ban nhân dân các cấp trong việc thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước đối với công ty

2 Các Bộ, cơ quan ngang Bộ thực hiện quản lý nhà nước đối với công ty nhà nước theo chức năng và lĩnh vực được phân công phụ trách…” [16, 48-49]

Thực hiện chức năng quản lý nhà nước đối với doanh nghiệp nhà nước trong từng lĩnh vực, các cơ quan quản lý nhà nước đã ban hành các văn bản quy định cụ thể như: Quyết định của Bộ trưởng Bộ Tài chính số 832 TC/QĐ/CĐKT ngày 28/10/1997 ban hành Quy chế kiểm toán nội bộ tại doanh nghiệp nhà nước; Quyết định của Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư số 62/2003/QĐ-BKH ngày 27/01/2003 về việc ban hành Chế độ báo cáo thống kê định kỳ doanh nghiệp nhà nước…

Nói tóm lại, các tổng công ty nhà nước có mối quan hệ với tất cả các cơ quan quản lý nhà nước theo từng chức năng và nhiệm vụ được phân công Đó là mối quan hệ quản lý, chỉ đạo, là cấp trên với cấp dưới và tổng công ty là người phải phục tùng, thi hành Do vậy các văn bản quản lý, chỉ đạo của các cơ quan quản lý nhà nước gửi đến các tổng công ty là khá lớn về số lượng , đa dạng về thể loại, phong phú về nội dung, có giá trị cao trong hoạt động thực tiễn của doanh nghiệp cũng như trong nghiên cứu lịch sử

1.3.1.2 Quan hệ với các đơn vị thành viên

Trong mối quan hệ giữa tổng công ty do Nhà nước quyết định đầu tư và thành lập với các đơn vị thành viên, Luật Doanh nghiệp nhà nước quy định tại Điều 52 như sau:

1 Công ty thành viên hạch toán độc lập có tư cách pháp nhân, tự chủ kinh doanh theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty do Hội đồng quản trị tổng công ty phê duyệt; chịu

sự ràng buộc về quyền và nghĩa vụ với tổng công ty

2 Đơn vị sự nghiệp thực hiện chế độ phân cấp hạch toán do tổng công ty quy định, được tạo nguồn thu từ việc thực hiện các hợp đồng cung cấp dịch vụ, nghiên cứu khoa học và đào tạo chuyển giao công nghệ với các đơn vị trong và ngoài tổng công ty Đơn vị sự nghiệp hoạt động theo quy chế do Hội đồng quản trị tổng công ty phê duyệt

3 Quan hệ giữa tổng công ty với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do tổng công ty sở hữu toàn bộ vốn điều lệ: Tổng công ty là chủ sở hữu, thực hiện quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên theo quy định của Luật Doanh nghiệp

4 Quan hệ giữa tổng công ty với công ty có vốn chi phối của tổng công ty: Thực hiện quyền, nghĩa vụ của cổ đông, thành viên góp vốn chi phối thông qua đại diện của mình tại doanh nghiệp

Quan hệ giữa công ty mẹ với các công ty con và công ty liên kết được quy định cụ thể tại các Điều 24, 25, 26 của Nghị định 153/2004

Qua đó thấy rằng, mối quan hệ của tổng công ty 100% vốn nhà nước với các đơn vị thành viên là mối quan hệ cấp trên với cấp dưới, có sự ràng buộc về quyền lợi và nghĩa vụ theo quy định của pháp luật Chính từ mối quan hệ này mà hàng ngày tổng công ty nhận được số lượng khá lớn các loại văn bản đến từ các đơn vị thành viên để báo cáo, để trình, xin ý kiến giải quyết…Và ngược lại, tổng công ty cũng gửi tới các đơn vị thành viên không

ít các văn bản mang tính chỉ đạo và trả lời các yêu cầu cụ thể

1.3.1.3 Ngoài quan hệ với các cơ quan quản lý nhà nước, các tổng công ty 100% vốn nhà nước còn có mối quan hệ thường xuyên với các đối tác trong hoạt động kinh doanh Đó là các đối tác trong nước và nước ngoài kinh doanh cùng lĩnh vực, các bạn hàng trong và ngoài nước, các nhà thầu, nhà thiết kê, kỹ thuật… Các mối quan hệ này nhằm mục đích kinh doanh, lợi nhuận

Tất cả các mối quan hệ kể trên của các tổng công ty 100% vốn nhà nước với các cơ quan nhà nước, các đơn vị thành viên, các đối tác trong nước và nước ngoài là môi trường, điều kiện cho việc hình thành hệ thống các loại hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động

1 2 Thành phần tài liệu hành chính và tình hình công tác lưu trữ tại các tổng công ty 100%vốn nhà nước

1 2.1 Thành phần tài liệu hành chính của các tổng công ty

Trong quá trình hoạt động của các đơn vị tổ chức tổng công ty100% vốn nhà nước, tài liệu hành chính chiếm số lượng lớn và là thành phần chủ yếu so với các loại hình tài liệu khác như tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu phim, ảnh, ghi

âm, ghi hình… Tài liệu hành chính bao gồm các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính thông thường, sổ sách ghi chép, theo dõi quản lý hành chính Các bản vẽ thiết kế kỹ thuật khi đi kèm với tờ trình, công văn đề nghị, quyết định phê duyệt, hồ sơ quản lý dự án thì cũng không thể tách rời khỏi tài

liệu hành chính Vì vậy, khi đi cùng với tài liệu hành chính thì các bản vẽ kỹ thuật cũng được coi như tài liệu hành chính Thành phần tài liệu hành chính hình thành tại các tổng công ty cần được phân tích từ các góc độ: xuất xứ, thể loại, nội dung

Về xuất xứ của văn bản, qua khảo sát sổ đăng ký công văn đi- đến ở một số tổng công ty có thể thấy được một phần qua các số liệu thống kê sau đây:

Ở Tổng công ty Điện lực Việt Nam:

Năm 2002

Văn bản đến:

- Của các cơ quan cấp trên (gồm Chính phủ và Bộ, ngành TW): 1750

- Của các cơ quan trong ngành ( các đơn vị thành viên) : 10.266

Tổng cộng: 14.006

Văn bản đi:

Tổng cộng: 10.835 Năm 2003

Văn bản đến:

- Của các cơ quan cấp trên (gồm Chính phủ và Bộ, ngành TW): 1891

Tổng cộng: 16.755

Văn bản đi:

Tổng cộng: 10.950

Ở Tổng công ty Bưu chính Viễn thông: Năm 1998 Hội đồng quản trị ban hành 321 quyết định, 9 báo cáo, 209 công văn; Tổng công ty ban hành 4031 quyết định, 157 báo cáo,

218 thông báo, 6229 công văn; năm 1999 Tổng công ty ban hành 3868 quyết định, 216 báo cáo, 317 thông báo, 7546 công văn; năm 2000 Tổng công ty ban hành 6526 quyết định, 132 báo cáo, 363 thông báo, 6629 công văn

Ở Tổng công ty Lâm nghiệp Việt Nam có số liệu trung bình khoảng hơn

3000 văn bản đến, 3000 văn bản đi của Tổng công ty và khoảng 500 văn bản đi của Hội đồng quản trị

Tổng công ty Xăng dầu năm 2003 có 2021 văn bản đến và 2165 văn bản đi Xuất phát từ các mối quan hệ chặt chẽ với các cơ quan quản lý nhà nước nên văn bản gửi đến các tổng công ty rất nhiều Trong số văn bản gửi đến của các cơ quan quản lý nhà nước, có những văn bản gửi chung đến tất cả các cơ quan hoặc các doanh nghiệp Ví dụ: Pháp lệnh lưu trữ quốc gia, Pháp lệnh phòng cháy chữa cháy Những văn bản gửi chung như vậy thường là các văn bản quy phạm pháp luật dùng để áp dụng chung

ở tất cả các cơ quan nhà nước hoặc các doanh nghiệp nhà nước Đồng thời có những văn bản gửi đích danh cho tổng công ty Những văn bản gửi đích danh trước hết phải kể đến là Bộ chủ quản chuyên ngành kinh tế-kỹ thuật, Bộ Kế hoạch - Đầu tư, Bộ Tài chính Văn bản của các cơ quan này thường mang tính chỉ đạo liên quan trực tiếp đến chức năng nhiệm vụ của doanh nghiệp như giao vốn, giao chỉ tiêu kế hoạch năm, hướng dẫn các biện pháp thực hiện Đó thực sự là những tài liệu

có giá trị sử dụng lâu dài Bên cạnh đó cũng có những công văn chỉ để đôn đốc nhắc nhở việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như nhắc gửi báo cáo…

Chiếm số lượng khá nhiều trong số văn bản đến các tổng công ty là văn bản đến của các đơn vị thành viên Đó là các công văn đề nghị, báo cáo thường

kỳ, báo cáo khi có vụ việc, báo cáo chuyên đề, thống kê số liệu, đề án tổ chức, sản xuất hoặc hoạt động kinh doanh, quyết định tổ chức hoặc nhân sự (gửi để báo cáo), thông báo, biên bản họp, bản sao hợp đồng, giấy mời…

Trong số văn bản đến tổng công ty từ các đơn vị thành viên, phần lớn chỉ mang tính vụ việc, hoặc gửi để báo cáo nhanh, để biết Nhưng cũng có những báo

cáo thống kê tổng hợp, dài hạn, hoặc đề án, đề nghị quan trọng liên quan đến sự phát triển cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị thành viên

Chiếm số lượng không nhiều và cũng không được thống kê riêng là văn bản đến từ các đối tác của tổng công ty Đối tác của tổng công ty nhà nước bao gồm các đối tác trong nước và nước ngoài Đó có thể là thư từ trao đổi, giấy chào hàng, giấy báo giá, hồ sơ dự thầu

… Số văn bản đến này chủ yếu gồm các loại tài liệu tham khảo, tra cứu lâu dài hoặc tạm thời Tuy nhiên, cũng có những văn bản là sự khởi nguồn cho những hợp đồng lớn hay những mối quan hệ hợp tác quan trọng sau này

Thành phần tài liệu quan trọng trong hoạt động của các tổng công ty là những văn bản do tổng công ty ban hành Theo quy định về chức năng nhiệm vụ

và chế độ làm việc của Hội đồng quản trị thì Hội đồng quản trị được ban hành nghị quyết, quyết định Nội dung các cuộc họp của Hội đồng quản trị phải được ghi thành biên bản Đây là những văn bản mang tính chất quản lý, chỉ đạo liên quan đến thành bại của tổng công ty nên có giá trị rất to lớn

Trong thực tế hoạt động của các tổng công ty nhà nước đã hình thành các loại văn bản sau:

- Văn bản quy phạm áp dụng Đó là các quyết định của tổng công ty ban hành nội quy, quy chế, quy định các lĩnh vực công tác trong nội bộ tổng công ty; quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các đơn vị, phòng, ban trong tổng công ty; quy định chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị; quyết định ban hành quy trình sản xuất, tiêu chuẩn sản phẩm, giá sản phẩm, tiêu chuẩn thi đua…

Số lượng các văn bản quy phạm áp dụng ở một tổng công ty khoảng 60 - 80 văn bản trong một năm Tuy số lượng không nhiều nhưng những văn bản loại này đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động của tổng công ty, quyết định đường lối, phương hướng, mục tiêu, kết quả, quy trình và chất lượng sản phẩm của tổng công ty

- Văn bản quy phạm cá biệt: Quyết định về tiếp nhận, thuyên chuyển, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, lương, thưởng… Số lượng các văn bản loại này ở một tổng công ty, một năm khoảng từ 200 đến 250 văn bản Các văn bản loại này thể hiện mối quan hệ giữa doanh nghiệp với các cá nhân, có giá trị tra cứu lâu dài

- Văn bản hành chính thông thường:

+ Kế hoạch, báo cáo thường kỳ (tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng, năm), báo cáo đột xuất (nhân vụ việc), báo cáo chuyên đề (nhân tổng kết hoặc vụ việc);

+ Tờ trình các dự án, đề án (xây dựng cơ bản, sản xuất kinh doanh, thiết bị );

+ Công văn trao đổi, xin ý kiến, trả lời, hướng dẫn chỉ đạo, đôn đốc, nhắc nhở, yêu cầu, kiến nghị…loại văn bản này khá nhiều về số lượng và phong phú

về

nội dung;

+ Thông báo dùng để thông tin về nội dung hoặc kết quả hoạt động của doanh nghiệp hoặc truyền đạt văn bản đến các đối tượng để thi hành như thông báo kết quả thi đua, kết quả cuộc họp, kết quả phê duyệt quyết toán tài chính…;

+ Thư từ trao đổi với các đối tác nước ngoài;

bộ khoa học kỹ thuật và các thoả thuận khác có mục đích kinh doanh với sự quy định rõ ràng quyền và nghĩa vụ của mỗi bên để xây dựng và thực hiện kế hoạch của mình"[5, 349] Tuỳ theo đối tượng và tính chất, hợp đồng kinh tế có thể có các loại: hợp đồng mua bán hàng hoá, hợp đồng mua bán ngoại thương, hợp đồng

ủy thác xuất nhập khẩu, hợp đồng vận chuyển hàng hoá, hợp đồng kinh tế dịch

vụ, hợp đồng giao nhận thầu xây dựng cơ bản, hợp đồng gia công đặt hàng, hợp đồng nghiên cứu khoa học và triển khai kỹ thuật, hợp đồng liên kết kinh tế, hợp đồng mua bán lixăng (sáng chế)…Cũng tùy theo chức năng kinh doanh của doanh nghiệp về lĩnh vực gì mà có loại hợp đồng nào là chủ yếu Ví dụ: “Hợp

đồng mua bán khí ở mỏ Bạch Hổ giữa Tổng công ty Điện lực với Công ty kinh doanh và chế biến các sản phẩm khí năm 2000” [19, hs 9380]

+ Hợp đồng dân sự: "Là sự thoả thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ của các bên trong mua, bán, thuê, vay, mượn, tặng, cho tài sản, làm hoặc không làm một việc, một dịch vụ hoặc các thoả thuận khác mà trong đó một hoặc các bên nhằm đáp ứng nhu cầu về sinh hoạt, tiêu dùng" [5,349] Các loại hợp đồng dân sự như: hợp đồng mua bán, hợp đồng mua bán nhà ở, hợp đồng thuê nhà, hợp đồng cho vay, hợp đồng gửi giữ tài sản, hợp đồng khoán việc, hợp đồng đại lý, hợp đồng bảo hiểm…Tuỳ theo tính chất hoạt động của từng doanh nghiệp mà có loại hợp đồng dân sự nào nhiều hay ít

Ngoài các văn bản đến và đi như đã kể trên, ở bất cứ cơ quan quản lý nào cũng đều

+ Sổ ghi biên bản các cuộc họp của Tổng giám đốc với phụ trách các phòng ban chức năng của tổng công ty bàn về các biện pháp thực hiện nghị quyết, quyết định của hội đồng quản trị;

+ Sổ ghi biên bản các hội nghị công nhân viên chức; tài liệu hoạt động của các tổ chức đoàn thể trong tổng công ty;

+ Sổ theo dõi tổng hợp về các mặt như thu- chi tài chính, số liệu sản xuất kinh doanh,

sổ ký nhận lương, sổ theo dõi lên lương, phân loại công nhân viên chức …;

+ Hồ sơ nhân sự của công nhân, viên chức trong doanh nghiệp…

Về nội dung của tài liệu, qua thực tế khảo sát tại một số tổng công ty thấy rằng: thành phần nội dung tài liệu tại cơ quan tổng công ty cũng thường có những nhóm nội dung phổ biến giống các cơ quan quản lý nhà nước như: thông tin tổng

hợp, tổ chức- cán bộ, kế hoạch- tài chính, quản lý xây dựng cơ bản, nghiên cứu khoa học, hợp tác quốc tế… Đồng thời, chiếm số lượng lớn, chủ yếu là tài liệu về các chức năng chuyên môn sản xuất- kinh doanh của tổng công ty

Cụ thể như ở Tổng công ty Điện lực Việt Nam, qua nghiên cứu Mục lục hồ

sơ quyển số 1- 2003 thấy rằng: Trong tổng số 18 Ban chức năng thì chỉ có 12 Ban

và Hội đồng quản trị (bao gồm cả Văn phòng) là có tài liệu trong Mục lục Tài liệu được phân loại theo các đơn vị tổ chức, bao gồm các nhóm nội dung với số lượng như sau:

1 Hội đồng quản trị (bao gồm cả tài liệu chung của Tổng công ty) có 21 hồ

sơ, chủ yếu là các tập lưu văn bản đi được chia theo tên loại như: Quyết định khen thưởng và thành lập các đơn vị thuộc Tổng công ty; Quyết định về các vấn

đề vốn và tài vụ; Quyết định giao chỉ tiêu kế hoạch năm cho các đơn vị; Quyết định phê duyệt thiết kế kỹ thuật thi công- tổng dự toán các công trình điện; Quyết định phê duyệt báo cáo nghiên cứu khả thi các công trình điện; Công văn (lưu theo quý)

Nếu xét theo chức năng của Hội đồng quản trị thì nhóm tài liệu này còn thiếu một số nội dung quan trọng như: biên bản các cuộc họp của Hội đồng quản trị, hồ sơ các hội nghị toàn ngành điện; hồ sơ các đoàn lãnh đạo Đảng, Chính phủ, Bộ chủ quản và các cơ quan nhà nước đến thăm và làm việc, kế hoạch và báo cáo tổng kết công tác thường kỳ của Tổng công ty Đồng thời, các tập lưu theo vấn đề như trên lẽ ra phải được chuyển về các đơn vị chức năng nơi soạn thảo ra chúng Ví dụ: Quyết định giao chỉ tiêu kế hoạch phải được chuyển về Ban

+ Nhóm tài liệu về nhân sự : quy hoạch nhân sự ngành; quyết định nhân sự (tiếp nhận, thuyên chuyển, bổ nhiệm, nâng bậc, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, trợ cấp…); thống kê nhân sự; hồ sơ đại hội công nhân viên chức;

+ Nhóm tài liệu về lao động: quy chế, quy định, tiêu chuẩn, định mức trong lao động, sản xuất- kinh doanh, ký kết hợp đồng lao động; đào tạo nguồn nhân lực; tư liệu tham khảo của nước ngoài và các cơ quan về các quy chế, định mức, tiêu chuẩn lao động;

+ Nhóm tài liệu về đào tạo: báo cáo kết quả học tập, tham quan, khảo sát nước ngoài; chương trình, giáo trình môn học về điện của các hệ đào tạo đại học, cao đẳng; hồ sơ quản lý các Trường đào tạo (kinh phí, chỉ tiêu tuyển sinh, kế hoạch, báo cáo…); kế hoạch, báo cáo các lớp đào tạo, tập huấn chuyên đề

3 Kế hoạch có 3724 hồ sơ gồm các vấn đề về quy hoạch, kế hoạch,

vốn đầu tư, thống kê

4 Tài chính- kế toán có 1060 hồ sơ gồm các vấn đề về tài chính, kế

toán, giá cả trong ngành điện

5 Quản lý xây dựng cơ bản có1611 hồ sơ gồm tài liệu của Ban quản lý

xây dựng cơ bản của Tổng công ty và các Ban quản lý dự án; tài liệu của các công trình xây dựng (dự thầu, đấu thầu, khảo sát, thiết kế kỹ thuật, giải phóng mặt bằng, bảo vệ, dự toán, nghiệm thu thanh toán, thanh lý hợp đồng…)

6 Nghiên cứu khoa học có 513 hồ sơ gồm: Báo cáo kết quả nghiên cứu

đề tài; hồ sơ hội nghị khoa học; tiêu chuẩn Việt Nam ngành điện; kế hoạch, báo cáo công tác nghiên cứu khoa học; công văn trao đổi, đề cương nghiên cứu, phiếu đăng ký đề tài; tư liệu tham khảo của nước ngoài

7 Đấu thầu có 1224 hồ sơ gồm: Tiêu chuẩn đánh giá thầu; hồ sơ mời

thầu; chào thầu, dự thầu; dự toán gói thầu; hồ sơ xét thầu; tờ trình kết quả đấu thầu; hợp đồng cung cấp vật tư, thiết bị; hợp đồng xây lắp; hợp đồng cung cấp và lắp đặt thiết bị đường dây

8 Kiểm toán có 79 hồ sơ gồm các báo cáo tài chính thường kỳ (tháng,

quý, năm) của các đơn vị (Ban quản lý dự án, các nhà máy điện…)

9 Thẩm định có 1454 hồ sơ gồm: Quyết định phê duyệt luận chứng kinh

tế kỹ thuật các công trình xây dựng cơ bản; báo cáo nghiên cứu khả thi, thiết kế

kỹ thuật; báo cáo khảo sát địa hình, địa chất công trình, khảo sát kỹ thuật, sự cố thi công công trình; sơ đồ cải tạo và phát triển lưới điện các tỉnh; hợp đồng chỉ dẫn vận hành và bảo quản đường dây 500KV; hợp đồng tư vấn; hợp đồng kinh tế lập định mức

và đơn giá; hợp đồng vận chuyển thiết bị…; biên bản nghiệm thu hạng mục công trình, lắp đặt thiết bị…; báo cáo thẩm định nghiên cứu khả thi công trình, đánh giá dự án; quyết định phê duyệt đề cương, dự toán khảo sát, lập đề cương nghiên cứu khả thi công

trình; hồ sơ dự thầu, đấu thầu xây lắp, cung cấp thiết bị…

10 Kỹ thuật nguồn điện có 1199 hồ sơ gồm: Quy trình quy phạm kỹ

thuật nguồn điện (xử lý sự cố tuabin hơi, vận hành máy ngắt điện không khí nén…); đề án, báo cáo tình hình phục hồi các nhà máy điện; thống kê tình hình than

và kế hoạch cung ứng than cho các nhà máy điện; hồ sơ nhập thiết bị cho nhà máy điện; báo cáo tổng hợp tình trạng thiết bị nhà máy điện; hồ sơ sửa chữa lớn, đại tu, trung tu các nhà máy điện; hồ sơ mời thầu, báo cáo kết quả xét thầu cung cấp thiết bị; công văn trao đổi của Tổng công ty, các nhà máy điện và các đơn vị với Ban Kỹ thuật nguồn điện; báo cáo thường kỳ (tháng, quý, 6 tháng, năm) của các nhà máy điện về tình hình sản xuất, công tác vận hành, sửa chữa thiết bị…

11 Kỹ thuật lưới điện có 775 hồ sơ gồm: Tiêu chuẩn về kỹ thuật lưới

điện; sơ đồ phát triển lưới điện; báo cáo kết quả nghiên cứu khả thi nâng cao phát triển điện lực; báo cáo nghiên cứu khả thi, kinh tế kỹ thuật các công trình về lưới điện; biên bản nghiệm thu, quyết toán các công trình lưới điện; báo cáo truyền tải lưới điện;

hồ sơ đề nghị khen thưởng về thành tích giảm tổn thất điện năng cho các đơn vị; kế hoạch, báo cáo năm, báo cáo chuyên đề của các công ty về truyền tải điện…

12 Kinh tế dự toán có 1060 hồ sơ gồm: Duyệt dự toán các công trình

ngành điện; đơn giá sản phẩm xây lắp các công trình điện; công văn trao đổi của các đơn vị về công tác dự toán; báo cáo thanh quyết toán các công trình; kế hoạch, báo cáo công tác của Ban Kinh tế dự toán…

13 Vật tư- xuất nhập khẩu có 789 hồ sơ gồm: Thống kê thiết bị, vật

tư phụ tùng nhập khẩu; kiểm kê vật tư tồn kho, vật tư mất, kém phẩm chất, vật tư nhập khẩu đến 0h ngày 1/1; công văn trao đổi về vật tư tồn kho, xuất nhập khẩu…; quyết định điều động vật tư, thiết bị giữa các đơn vị; báo cáo thực hiện

hợp đồng nhập ngoại vật tư, thiết bị; tập lưu hợp đồng cung cấp vật tư thiết bị điện; tập lưu hợp đồng nhập khẩu vật tư thiết bị:; hồ sơ theo dõi hợp đồng cung cấp vật tư thiết bị; nhu cầu vật tư thiết bị của các đơn vị; hồ sơ mời thầu, xét thầu cung cấp vật tư thiết bị; báo cáo kết quả định giá thầu vật tư thiết bị; quyết định phê duyệt hợp đồng cung cấp vật tư thiết bị; quyết định phê duyệt đơn vị trúng thầu cung cấp vật tư thiết bị; kế hoạch, báo cáo công tác của Ban Vật tư -Xuất nhập khẩu

Trong Mục lục hồ sơ nói trên của Tổng công ty Điện lực Việt Nam còn thiếu tài liệu của một số Ban quan trọng như: Lao động tiền lương, Tài chính -Kế toán, Hợp tác quốc tế, Kinh doanh và dịch vụ khách hàng, Kỹ thuật an toàn và Bảo hộ lao động, Thanh tra- Bảo vệ và Pháp chế, Kiểm toán nội bộ, Phát triển điện nông thôn và miền núi

Mục lục hồ sơ tài liệu chỉnh lý năm 2000 của Tổng công ty Xăng dầu cũng được hệ thống hoá theo cơ cấu tổ chức- thời gian gồm các nhóm sau:

- Văn phòng có 66 hồ sơ;

- Phòng Xuất nhập khẩu có 22 hồ sơ;

- Phòng Kinh doanh có 45 hồ sơ;

- Phòng Hợp tác quốc tế có 29 hồ sơ;

- Phòng Kỹ thuật xăng dầu có 74 hồ sơ;

- Phòng Quy hoạch và Công nghệ phát triển có 26 hồ sơ;

- Phòng Đầu tư- Xây dựng cơ bản có 1782 hồ sơ;

- Phòng Tài chính có 11 hồ sơ;

- Phòng Kinh doanh ga có 18 hồ sơ;

- Phòng Tổ chức- Cán bộ có 190 hồ sơ;

- Phòng Lao động- Tiền lương có 111 hồ sơ;

- Phòng Thanh tra có 155 hồ sơ;

- Tài liệu Đảng, Công đoàn, Đoàn thanh niên có 71 hồ sơ

Mục lục hồ sơ phông Tổng công ty Thuốc lá Việt Nam chỉnh lý năm 2004 cũng hệ thống hoá hồ sơ theo phương án phân loại cơ cấu tổ chức- thời gian như sau:

- Hội đồng quản trị có 231 hồ sơ;

- Ban Kiểm soát có 65 hồ sơ;

- Văn phòng có 696 hồ sơ;

- Phòng Tổ chức- Lao động- Tiền lương có 263 hồ sơ;

- Phòng Tài chính- Kế toán có 393 hồ sơ;

- Phòng Kinh tế- Kế hoạch có 151 hồ sơ;

- Phòng Kỹ thuật có 200 hồ sơ;

- Phòng Thị trường có 66 hồ sơ;

- Phòng Thanh tra có 25 hồ sơ;

- Tài liệu Đảng Đoàn Có 40 hồ sơ;

- Tài liệu Công đoàn có 205 hồ sơ;

- Tài liệu ảnh có 48 chiếc

Qua thực tế thành phần tài liệu đã được chỉnh lý tại một số tổng công ty, chúng tôi có nhận xét như sau: Tùy theo chức năng, nhiệm vụ của các Ban chức năng mà tài liệu được hình thành nên ở các Ban chức năng phổ biến mà cơ quan nào cũng có như Tổ chức, Kế hoạch, Tài chính…thành phần tài liệu cũng giống như ở các cơ quan quản lý hành chính nhà nước khác Trong các nhóm tài liệu có nội dung chuyên môn thường có 11 nhóm hồ

sơ, tài

liệu chủ yếu sau:

- Hồ sơ xây dựng chính sách, quy hoạch, kế hoạch lĩnh vực chuyên môn;

- Hồ sơ xây dựng hệ thống văn bản hướng dẫn hoạt động nghiệp vụ như quy chế, quy phạm, quy trình, tiêu chuẩn, mẫu biểu, định mức, chỉ tiêu kinh tế, kỹ thuật…;

- Hồ sơ tổ chức thực hiện các hoạt động lĩnh vực chuyên môn;

- Kế hoạch, báo cáo thực hiện các hoạt động lĩnh vực chuyên môn ở các đơn vị;

- Hồ sơ chỉ đạo điểm;

- Hồ sơ kiểm tra, thanh tra các hoạt động lĩnh vực chuyên môn;

- Hồ sơ chỉ đạo, hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ về lĩnh vực chuyên môn;

- Sổ sách theo dõi tổng hợp và chi tiết các lĩnh vực quản lý;

- Kế hoạch, báo cáo tổng kết lĩnh vực quản lý;

- Hồ sơ thẩm định, duyệt các đề nghị của cấp dưới;

- Công văn trao đổi, giải quyết các vụ phát sinh

Thế nhưng trong thực tế, tài liệu được thống kê trong mục lục còn thiếu khá nhiều Đây là tình trạng chung phổ biến không chỉ ở các tổng công ty nhà nước, mà còn khá phổ biến ở các cơ quan quản lý hành chính nói chung ở nước ta hiện nay

1 2.2 Tình hình công tác lưu trữ tại một số tổng công ty

Như trên đã trình bày, các tổng công ty 100% vốn nhà nước là tổ chức kinh tế của Nhà nước, hoạt động với mục tiêu chủ yếu là sản xuất- kinh doanh Các tổng công ty này hoạt động trong các ngành kinh tế- kỹ thuật then chốt Cùng với những đặc điểm về tổ chức, công tác lưu trữ tại các tổng công ty 100% vốn nhà nước cũng có những điểm tương đồng và khác biệt so với các cơ quan quản lý hành chính nhà nước khác

Trước hết về vấn đề tổ chức và cán bộ lưu trữ tại các tổng công ty nhà nước Qua thực

tế khảo sát tại một số tổng công ty thấy rằng: công tác lưu trữ có khi do một cán bộ làm chuyên trách (nếu như ở các tổng công ty lớn như Điện lực Việt Nam, Bưu chính Viễn thông), hoặc có khi do cán bộ văn thư kiêm nhiệm (Tổng công ty Lâm nghiệp Việt Nam, Tổng công ty Xăng dầu, Tổng công ty Thuốc lá) Cán bộ làm lưu trữ hoặc văn thư kiêm lưu trữ thường được bố trí thuộc phòng hành chính của Văn phòng (Tổng công ty Điện lực Việt Nam Tổng công ty Lâm nghiệp Việt Nam, Tổng công ty Xăng dầu, Tổng công ty Thuốc lá) nhưng cũng có khi thuộc phòng Văn thư- Lưu trữ của Văn phòng như ở Tổng công ty Bưu chính Viễn thông Trình độ cán bộ làm lưu trữ chuyên trách như ở Điện lực Việt Nam và Bưu chính Viễn thông đều tốt nghiệp đại học lưu trữ; nhưng ở Lâm nghiệp Việt Nam, Xăng dầu, Thuốc lá thì cán bộ văn thư kiêm lưu trữ có trình độ trung học Văn thư- Lưu trữ

Như vậy, tùy theo số lượng văn bản đi đến nhiều hay ít mà các tổng công ty bố trí cán bộ lưu trữ chuyên trách hoặc lưu trữ kiêm nhiệm với trình độ chuyên môn phù hợp Tình hình này cũng tương tự như ở các cơ quan hành chính nhà nước khác trực thuộc Bộ Bởi thực tế cũng chưa có văn bản nào của Nhà nước quy định về tổ chức và biên chế cán bộ làm lưu trữ cho các loại cơ quan này Thông tư 40/TT-TCCBCP ngày 24/01/1998 của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ mới chỉ quy định về tổ chức và biên chế các

cơ quan cấp Bộ và ngang Bộ Các tổng công ty là các tổ chức kinh tế do Chính phủ thành lập, cũng là các cơ quan thuộc Chính phủ với qui mô và phạm vi lớn