Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng cho công ty Việt Nam StanLey.DOC

Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng cho công ty Việt Nam StanLey

Mục Lục

Mở đầu 5

Chương 1 Tổng quan về cơ sở thực tập và đề tài nghiên cứu 6

1.1 Giới thiệu về công ty VIỆT NAM STANLEY: 6

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển: 6

1.1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty : 9

1.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ và bộ máy quản lý của công ty 12

1.1.2.2 Cơ cấu bộ máy tổ chức của công ty: 13

1.1.2.3 Các lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp: 16

1.1.3 Đặc điểm về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: 17

1.1.4 Những kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh chủ yếu của doanh nghiệp trong những năm qua: 20

1.1.4.1Tình hình sản xuất của doanh nghiệp: 20

1.1.4.2 Tình hình tiêu thụ: 20

1.1.4.3 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh: 21

1.1.5 Những ưu, nhược điểm về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và những vấn đề đặt ra của doanh nghiệp 22

1.1.6 Phương hướng phát triển của doanh nghiệp trong thời gian tới 22

1.1.6.1 Các biện pháp chủ yếu nhằm đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: 23

1.1.7 Tổng quan vấn đề tin học hoá của công ty 24

1.1.7.1 Khái quát về bộ phận tin học của công ty: 24

1.1.7.2 Sử dụng các phần mềm trong công tác quản lý và sản xuất:25 1.2 Định hướng đề tài nghiên cứu: 27

1.2.1 Tên đề tài: 27

1.2.2 Sự cần thiết của đề tài: 27

1.2.3 Lợi ích mà phần mềm hướng tới: 29

Chương 2 Cơ sở phương pháp luận của phần mềm ứng dụng 31

2.1 Thông tin quản lý và hệ thống thông tin quản lý: 31

2.1.1 Hệ thống trong phân tích thiết kế phần mềm: 31

2.1.2 Thông tin trong quản lý: 31

2.1.3 Tính chất của thông tin: 32

2.1.4 Khái niệm về hệ thống thông tin: 33

2.2 Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp: 33

2.2.1 Phân loại: 33

2.2.2 Tầm quan trọng của hệ thống thông tin hoạt động tốt: 34

2.3 Một số công cụ mô hình hóa: 35

2.3.1 Sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD): 35

2.3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD): 35

2.4 Công nghệ phần mềm và một số mô hình trong phát triển phần mềm: 36

2.4.1 Khái niệm công nghệ phần mềm (CNPN): 36

2.4.2 Vòng đời phát triển phần mềm: 38

2.4.3 Mô hình thác nước: 39

2.4.4 Mô hình lặp và tăng dần: 41

2.4.5 Cấp bậc kiến trúc phần mềm: 43

2.5 Giới thiệu một số công cụ phát triển: 45

2.5.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2003: 45

2.5.2 Microsoft Visual Basic 6.0: 46

Chương 3 Xây dựng phần mềm ứng dụng 50

3.1 Phân tích: 50

3.1.1 Sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD) 50

3.1.2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) 51

3.1.2.1 Sơ đồ mức ngữ cảnh 51

3.1.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) mức 0 của tiến trình bán hàng 52

3.1.2.3 Sơ đồ mức 1-chức năng quản lý bán hàng 53

3.1.2.4 Sơ đồ mức 1-chức năng lên báo cáo 54

3.2 Thiết kế 54

3.2.1 Sơ đồ quan hệ thực thể (ERD) 55

3.2.2 Sơ đồ cấu trúc dữ liệu (DSD) 56

3.2.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu: 57

3.2.3 Thiết kế giải thuật 61

3.2.3.1 Thuật toán đăng nhập hệ thống 61

3.2.3.2 Thuật toán cập nhật hoá đơn 62

3.2.3.3 Thuật toán xoá dữ liệu 63

3.2.3.4 Thuật toán lập báo cáo 64

3.2.3.5 Thiết kế kiến trúc hệ thống 65

3.3 Một số giao diện chính 66

3.3.1 Form chính 66

3.3.2.Form đăng nhập 67

3.3.3.Form danh mục hàng hoá 68

3.3.4 Form danh mục khách hàng 69

3.3.5 Form danh mục nhân viên 70

3.3.6 Form hoá đơn bán hàng 71

3.3.7 Form thanh toán với khách hàng 72

3.3.8 Các form báo cáo 73

3.3.81 Báo cáo doanh thu theo khách hàng 73

3.3.8.2 Báo cáo doanh thu theo hàng bán 73

3.3.8.3 Báo cáo doanh thu theo nhân viên 74

3.3.8.4 Báo cáo tổng hợp doanh thu 74

Kết luận 75

Tài liệu tham khảo 76

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ

Bảng 3.1 Danh mục hàng hóa 57

Bảng 3.2 Danh mục khách hàng 57

Bảng 3.3 Danh mục nhân viên 58

Bảng 3.4 Hoá đơn bán hàng 58

Bảng 3.5 Chi tiết bán hàng 58

Bảng 3.6 Thanh toán với khách hàng 59

Sơ đồ 2.1 Tháp quản lý trong tổ chức 32

Sơ đồ 2.2 Mô hình hệ thống thông tin 33

Sơ đồ 2.3 Cấu trúc công nghệ phần mềm 36

Sơ đồ 2.4 Các giai đoạn của quy trình phát triển phần mềm 37

Sơ đồ 2.5 Mô hình thác nước 39

Sơ đồ 2.6 Mô hình thác nước 41

Sơ đồ 2.7 Mô hình lặp tăng dần 43

Sơ đồ 2.8 Mô hình chuyển đổi từ vấn đề thành các giải pháp 44

Sơ đồ 3.1 Chức năng kinh doanh 50

Sơ đồ 3.2 Mức ngữ cảnh 51

Sơ đồ 3.3 Luồng dữ liệu mức 0 của tiến trình bán hàng 52

Sơ đồ 3.4 Mức 1 - Chức năng quản lý bán hàng 53

Sơ đồ 3.5 Mức 1 - Chức năng lên báo cáo 54

Sơ đồ 3.6 Quan hệ thực thể 55

Sơ đồ 3.7 Cấu trúc dữ liệu 56

Sơ đồ 3.8 Mối quan hệ giữa các bảng 60

Sơ đồ 3.9 Thuật toán đăng nhập hệ thống 61

Sơ đồ 3.10 Thuật toán cập nhập hoá đơn 62

Sơ đồ 3.11 Thuật toán xoá dữ liệu 63

Sơ đồ 3.12 Thuật toán lập báo cáo 64

Sơ đồ 3.13 Thiết kế kiến trúc hệ thống 65

Mở đầu

Trong xã hội thông tin hệ thống thông tin mà bản chất là phần mềm làxương sống của xã hội Nó cung cấp cho các cá nhân và tổ chức những tiệních rất to lớn, đặc biệt là với các doanh nghiệp Để tăng cường lợi thế cạnhtranh với các đối thủ thi các doanh nghiệp buộc phải phát triển hệ thống thông

tin nhanh nhạy, đáng tin cậy Trong học kỳ này em được học những môn học

như Công Nghệ Phần Mềm, Hệ Thống Thông Tin Quản Lý, Lập Trình QuảnLý…Qua những môn học này em đó được tìm hiểu về quy trình để tạo ra mộtphần mềm thương mại Với chuyên đề em đã tìm hiểu thực tế tại công ty ViệtNam StanLey Sau một thời gian tìm hiểu em đó quyết đinh xây dựng chuyên

đề với phần mềm quản lý bán hàng cho một bộ phận nhỏ của công ty ViệtNam StanLey

Chương 1 Tổng quan về cơ sở thực tập và đề tài nghiên cứu1.1 Giới thiệu về công ty VIỆT NAM STANLEY:

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển:

Công ty TNHH Điện Stanley Việt Nam

Tên giao dịch: Vietnam Stanley Electric Co.,Ltd

Công Ty TNHH Điện Stanley Việt Nam là Công Ty liên doanh được thànhlập theo giấy phép đầu tư số 1669/GP ngày 16-09-1996 của Bộ Kế Hoạch vàĐầu Tư

Vốn pháp định là: 8.300.000 USD, trong đó:

+Công ty TNHH Điện Stanley Nhật Bản chiếm 50%

+Tổng Công Ty Đầu Tư Phát Triển Nhà Hà Nội chiếm 30%

+Công ty TNHH Điện Thái Stanley chiếm 20%

+Ngành nghề: Linh kiện điện tử

Sản phẩm chính của công ty là:

+sản xuất và lắp ráp các loại đèn và các linh kiện đèn dành cho xe ôtô và xe

gắn máy (Xe máy: Honda, Yamaha,Ô tô Civic, Honda CRV ).

+sản xuất bóng đèn xe máy xuất khẩu và tiêu thụ trong nước

+sản xuất đèn phản quang xuất khẩu

+sản xuất giắc cắm đèn ô tô và bảng mạch điện tử

Sản phẩm được tiêu thụ tại thị trường Việt Nam và xuất khẩu

Cơ sở sản xuất: Dương Xá, Gia Lâm, Hà Nội

Tổng số cán bộ công nhân viên: 1300 người (số liệu 3/2008).

+Công nhân chính thức: 1160

+Công nhân thời vụ: 140

Trong đó có trình độ

Đại học là: 51

+ 02 khối văn phòng làm việc: trực tiếp sản xuất và gián tiếp quản lý.

+ 02 nhà xe công nhân: 1800 xe

+ 02 nhà ăn công suất: 400 người /ca

Công ty có 10 phân xưởng chính là:

+ Phân xưởng phun đúc 1 với 32 máy phun đúc từ 55 Tấn đến 550 Tấn + Phân xưởng phun đúc 2 với 33 máy phun đúc từ 75 Tấn đến 450 Tấn + Phân xưởng Mạ Eva 1: Sản phẩm chính là bộ đèn sau xe máy, gồm 03

Line sơn liên hoàn với công suất khoảng 2,500,000 Sản Phẩm/năm

+ Phân xưởng Mạ Eva 2: Sản phẩm chính là bộ đèn trước xe máy, gồm 02

Line sơn liên hoàn và Robot mạ tự động liên hoàn với công suất khoảng3,000,000 Sản Phẩm/năm

+ Phân xưởng lắp ráp 1: với 10 dây chuyền lắp ráp đèn và 2 dây chuyền lắp

ráp bóng đèn và lắp ráp dây, đui đèn

+ Phân xưởng lắp ráp 2: với 10 dây chuyền lắp ráp đèn và 2 dây chuyền lắp

ráp bóng đèn và lắp ráp dây, đui đèn

+ Phân xưởng Sơn: Gồm 03 dây chuyền chính

Dây truyền Hard Coat: Gồm 02 Line phun sơn tự động bằng Robot với công

suất Mã khoảng: 2,500,000 Sản phẩm/năm

Dây truyền Handle front cover (Hộp đèn pha xe máy): Gồm 02 Line phun sơnliên hoàn với công suất Max khoảng 2,500,000 sản phẩm/năm (Hiện mới đưavào sử dụng 01 Line, công suất 1,200,000 sản phẩm/năm)

Dây truyền Crank case, Engine protector (Tấm bảo vệ maý và hộp xích ):

Gồm 02 Line phun sơn liên hoàn với công suất Max 2,000,000 Sảnphẩm/năm

+ Phân xưởng Dics: Gồm 03 dây chuyền.

Dây truyền lắp ráp tự động: Gồm 02 dây truyền sản phẩm chủ yếu giắc cắmđèn ô tô, công suất tối đa Max: 12.000.000 Pcs/Năm

Dây truyền lắp ráp bán tự động: Gồm 03 dây truyền sản phẩm chủ yếu giắccắm đèn ô tô, công suất tối đa Max: 15.000.000 Pcs/Năm.

Dây truyền đúc SP: gồm 06 máy đúc: 01 chiếc 50 tấn, 02 chiếc 100 tấn và 03

chiếc 110 tấn (năng suất tối đa: 4.000.000 Sp/năm)

+ Phân xưởng Khuôn: với hệ thống máy móc thiết bị sản xuất khuôn tự

động hiện đại nhất trên thế giới có thể chế tạo các loại khuôn từ 100 kg đến

trên 2000 kg, công suất tối đa có thể sản xuất 30- 50 khuôn /năm.

1.1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty :

Gồm 03 bộ phận chính và một số ban giúp việc như sau:

+ Bộ phận quản lý

+ Bộ phận gián tiếp sản xuất

+ Bộ phận trực tiếp sản xuất

+ 05 uỷ ban

Uỷ ban an toàn lao động và vệ sinh

Uỷ ban cải tiến Snap

Uỷ ban phúc lợi Xã Hội

Uỷ ban phòng cháy chữa cháy

Uỷ ban đạo đức

Bộ phận quản lý nguyên liệu đầu vào.

Bộ phận kho mua hàng: Purchase Stock

+ Giám đốc sản xuất: Shoji Shimotori.

+ Phó giám đốc kỹ thuật: Nozue

+ Phó giám đốc phụ trách khuôn: Yamamoto

Tổ chất lượng.

+ Phòng phun đúc.

Phân xưởng phun đúc 1

Phân xưởng phun đúc 2

Với năng lực hiện nay công ty có thể sản xuất 1.500.000 bộ đèn/năm

1.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ và bộ máy quản lý của công ty

Nghiên cứu nhu cầu và khả năng của khách hàng để xây dựng chiến lượcphát triển công ty, xây dựng kế hoạch dài hạn và hàng năm về sản xuất,kinh doanh Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh theo ngành nghề đãđăng ký

Tổ chức nghiên cứu nâng cao năng suất lao động áp dụng tiến bộ khoahọc kỹ thuật, cải tiến công nghệ chất lượng sản phẩm phù hợp với thị hiếu

của khách hàng, mở rộng thị phần đưa công ty ngày càng phát triển, có uytín, làm ăn hiệu quả.

Chấp hành pháp luật nhà nước, thực hiện chế độ chính sách về quản lý và

sử dụng tiền vốn, vật tư tài sản nguồn lực, hạch toán kinh tế, bảo toàn vàphát triển vốn, thực hiện nghĩa vụ thuế đối với nhà nước

Thực hiện đầy đủ mọi cam kết trong hợp đồng kinh tế đã ký kết với cácđối tác trong và ngoài nước Quản lý toàn diện, đào tạo và phát triển độingũ công nhân viên chức theo pháp luật, chính sách của nhà nước, chăm lođời sống tạo điều kiện cho người lao động và thực hiện vệ sinh môitrường, thực hiện phân phối theo lao động Bảo vệ doanh nghiệp, bảo vệmôi trường, giữ gìn trật tự an ninh chính trị và trật tự an toàn xã hội theoquy định của pháp luật

1.1.2.2 Cơ cấu bộ máy tổ chức của công ty:

Tổng giám đốc

Quyết định chính sách và mục tiêu chất lượng Cung cấp đủ nguồn lực

để duy trì hoạt động của hệ thống chất lượng Tổ chức bộ máy quản lý,xây dựng chiến lược phát triển

Quyết định kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của công ty Tổ chứcđiều hành, kiểm tra các hoạt động trong công ty Định kỳ cùng đại diệnlãnh đạo tổ chức cuộc họp xem xét của lãnh đạo

Phó Tổng giám đốc thứ nhất:

Cùng với Tổng Giám Đốc xem xét kế hoạch sản xuất kinh doanh hàngnăm của công ty Tổ chức điều hành, kiểm tra các hoạt động trong công ty.Liên hệ với các cơ quan quản lý nhà nước để giải quyết những công việcliên quan đến hoạt động của công ty

Giám đốc sản xuất:

Trực tiếp chỉ đạo các phòng kỹ thuật, quản lý chất lượng kiểm soát mọihoạt động kỹ thuật, sản xuất trong toàn công ty Kết hợp với giám đốchành chính chỉ đạo và điều hành các đơn vị liên quan để thực hiện, triểnkhai kế hoạch sản xuất Trực tiếp điều hành, kiểm soát việc thực hiện, triểnkhai sản xuất của các phân xưởng theo tiến độ

Nghiên cứu áp dụng tiến bộ kỹ thuật nhằm mở rộng sản xuất, nâng caochất lượng sản phẩm Chỉ đạo các kỹ sư tổ chức lao động hợp lý để khaithác năng suất lao động ngày càng cao

Kế toán trưởng:

Tổ chức chỉ đạo mọi mặt công tác kế toán thống kê thông tin kinh tế Đềxuất, tham gia với Ban Giám Đốc vầ quyết định phù hợp với hoạt động sảnxuất của doanh nghiệp Phân tích đánh giá tình hình, kết quả hoạt động củadoanh nghiệp Đào tạo, bồi dưỡng trình độ năng lực nghiệp vụ chuyênmôn cho đội ngũ kế toán viên

Phân công chỉ đạo trực tiếp tất cả nhân viên kế toán trong doanh nghiệp

Ký chứng từ, báo cáo kế toán và thống kê Có quyền yêu cầu các bộ phận

trong doanh nghiệp cung cấp đầy đủ kịp thời các tài liệu cần thiết cho côngtác kế toán và kiểm tra kế toán.

Đại diện lãnh đạo về chất lượng:

Thực hiện việc duy trì hệ thống chất lượng hoạt động thực hiện hiệu quảtheo ISO9002 Tổ chức thanh tra, đánh giá hệ thống chất lượng Báo cáotrực tiếp với Tổng Giám Đốc về các hoạt động của hệ thống để làm cơ sởcho việc cải tiến hệ thống

Trưởng phòng quản lý chất lượng:

Tổ chức kiểm tra, thử nghiệm chất lượng, nguyên liệu và sản phẩm Kiểmsoát các thiết bị đo, thiết bị kiểm tra Kiểm soát và lưu trữ các hồ sơ về chấtlượng sản phẩm, thiết bị, dụng cụ đo Giải quyết các khiếu nại của kháchhàng

Phối hợp với các bộ phận khác để giải quyết các vấn đề về chất lượng sảnphẩm Báo cáo với ban giám đốc về tình hình chất lượng sản phẩm Xâydựng và ban hành các tiêu chuẩn, quy định có liên quan đến chất lượng

Trưởng phòng Hành chính-Nhân sự:

Phụ trách các vấn đề về nhân sự và hành chính Tổ chức thi tuyển cán bộcông nhân viên vào công ty Đào tạo hướng dẫn nội quy ban đầu chocông nhân viên mới tuyển

Tổ chức đào tạo cho cán bộ công nhân viên theo kế hoạch đào tạo.Giảiquyết những chế độ - chính sách - tiền lương cho người lao động Liên hệvới các cơ quan của chính phủ để giải quyết các công việc được giao Lưu

trữ những giấy tờ liên quan đến thành lập công ty Lưu trữ hồ sơ của cán

bộ công nhân viên Quản lý, phân công chỉ đạo trực tiếp tất cả nhân viênphòng hành chính

Trưởng phòng xuất nhập khẩu:

Đảm bảo nhập khẩu nguyên vật liệu, linh kiện, vật tư thiết bị kịp thời chosản xuất của công ty Xin giấy phép xuất nhập khẩu Tiến hành việc khấutrừ thuế tại các cục hải quan, theo dõi việc áp dụng chính sách thuế mớicủa chính phủ

Quản đốc phân xưởng :

Giám sát, đôn đốc sản xuất tại các phân xưởng phun đúc, phân xưởng mạ,phân xưởng dây và đui đèn, phân xưởng lắp ráp Theo dõi tình hình hoạtđộng của thiết bị trong các phân xưởng Lập kế hoạch sửa chữa, bảodưỡng, khắc phục phòng ngừa, cải tiến thiết bị sản xuất

Tổ bảo vệ:

Đảm bảo an ninh trật tự xã hội tại khu vực công ty, địa bàn sản xuất Bảo

vệ tài sản của doanh nghiệp và tài sản, phương tiện của khách hàng khiđến công ty giao dịch

1.1.2.3 Các lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp:

Trong thời gian từ năm 1998 đến năm 2008, trải qua chặng đường pháttriển 10 năm cùng với sự trợ giúp về kỹ thuật và công nghệ của các ông tythuộc tập đoàn Stanley công ty Việt Nam Stanley đã trưởng thành nhanhchóng đáp ứng được những yêu cầu khắt khe về chất lượng đối với cáckhách hàng như: Công Ty Honda Việt Nam, Công Ty Suzuki Việt Nam,Công Ty Yamaha Motor Việt Nam

Sản phẩm chủ yếu trong nước của công ty là sản xuất đèn để cung cấp cho công ty Honda va Yamaha Việt Nam, đó là các loại sản phẩm:

+ Đèn trước

Mối quan hệ kinh tế của doanh nghiệp:

Để đảm bảo nguồn hàng cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh,Doanh nghiệp đã chọn đối tác để cung ứng hàng hoá đầu vào là NomuraTrading Co.,Ltd Đầu ra của doanh nghiệp là các Công ty sản xuất và lắpráp xe máy tại Việt Nam: Honda, Yamaha, Suzuki, Kawasaki

1.1.3 Đặc điểm về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp:

Nước ta đang trong quá trình đổi mới và xây dựng đất nước, nền kinh tếđang từng bước đi lên Đời sống của nhân dân ngày càng được nâng cao

do đó nhu cầu về phương tiện đi lại nhất là nhu cầu về xe gắn máy ngàycàng cao Xe gắn máy là một phương tiện đi lại rất thuận lợi trong thànhphố cũng như ở nông thôn Do đó đã có rất nhiều nhà máy sản xuất, lắpráp xe máy được ra đời để đáp ứng những nhu cầu đó Công ty Stanley làmột công ty chuyên sản xuất các loại đèn của Nhật Bản đã nhận thấy cóthể cung cấp sản phẩm đèn cho các nhà máy sản xuất và lắp ráp xe máy tạiViệt Nam nên đã đầu tư xây dựng một nhà máy tại Việt Nam để đáp ứng

nhu cầu này Để xác định phương hướng và xây dựng chiến lược sản xuấtkinh doanh, công ty đã dựa vào các yếu tố sau:

Khách hàng lớn nhất là công ty sản xuất, lắp ráp xe Honda Sản phẩmcủa công ty cung cấp cho Honda là đèn trước, đèn sau, đèn xi nhan choloại xe Dream và Future, Wave Tiếp đến là công ty sản xuất, lắp ráp xeSuzuki Sản phẩm của công ty cung cấp cho Suzuki là đèn pha, đèn hậucho loại xe Suzuki Viva và sắp tới sẽ là Suzuki Best

Khách hàng mới của công ty là công ty sản xuất và lắp ráp xe Yamaha.Sản phẩm của công ty cung cấp cho Yamaha là đèn pha và đèn phanh

Để thiết kế lên hình dáng và mẫu mã của các loại đèn, công ty Stanley

đã bàn bạc với các khách hàng của mình và cùng điều tra, nghiên cứu thịhiếu của khách hàng, từ đó đưa ra các hình mẫu tổng thể Sau đó công tyStanley dựa vào các thông số dữ liệu, kích thước xe của các công ty kháchhàng thiết kế ra các khuôn mẫu để sản xuất ra các chi tiết của sản phẩm.Sau khi đã thiết kế tạo khuôn mẫu xong, Công ty tiến hành sản xuất thửcác chi tiết và lắp ráp thành các các cụm đèn và gửi sản phẩm thử nghiệm

đó cho khách hàng để lắp ráp vào xe xem sản phẩm đó đã đạt các yêu cầucủa công ty khách hàng đề ra chưa Nếu sản phẩm chưa đạt yêu cầu thìcông ty Stanley tiến hành sửa đổi thiết kế cho đến khi sản phẩm đạt yêucầu của khách hàng đề ra Sau khi đã được khách hàng chấp nhận sảnphẩm, công ty Stanley tiến hành sản xuất hàng loạt theo đơn đặt hàng củakhách hàng

Để tiến hành sản xuất sản phẩm cung cấp cho khách khàng công ty phảichuẩn bị các yếu tố đầu vào (nguyên vật liệu) Hầu hết nguyên vật liệuđược nhập từ nước ngoài:

+ Đối với những vật tư, nguyên vật liệu dùng cho sản xuất công ty chỉ mua

ở những nhà cung cấp đã có trong danh sách các nhà cung cấp đã được phêduyệt, đánh giá Khi có bổ xung nhà cung cấp mới thì nhà cung cấp đóphải được khảo sát, đánh giá

+ Tất cả vật tư, nguyên vật liệu dùng cho sản xuất sẽ được nhập kho saukhi có sự kiểm tra của phòng quản lý chất lượng

+ Công ty lựa chọn các nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí sau:

Thời gian giao hàng:

Các dữ liệu của đơn đặt hàng được xem xét, phê duyệt trước khi gửi tớinhà cung cấp Nguyên vật liệu nhập từ nước ngoài chủ yếu là các loại nhựahạt chiếm 60%, ngoài ra là bóng đèn, dây điện và một số hoá chất Đây lànguyên liệu mà trong nước chưa sản xuất ra được Công ty luôn luôn tìmkiếm các nguồn nguyên vật liệu được sản xuất trong nước để thay thếnguồn vật liệu nhập ngoại để giảm già thành sản phẩm Nhưng hiện nay docông nghiệp của Việt Nam chưa phát triển, chưa sản xuất ra được các loạinguyên vật liệu có chất lượng cao do đó tỷ lệ nguyên vật mà công tyStanley có thể mua được ở trong nước còn rất thấp

1.1.4 Những kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh chủ yếu của doanh nghiệp trong những năm qua:

1.1.4.1Tình hình sản xuất của doanh nghiệp:

T ình hình sản xuất của doanh nghiệp được thể hiện ở biểu sau:

Tổng sản lượng 132,600 115,500 160,000 155,700

Tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất năm 1998 đạt: 87.1%

Tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất năm 1999 đạt: 97.3%

Tổng sản lượng hàng hoá năm 1998-1999 tăng: 134.8%

Số lượngtiêu thụ(bộ)

Tỷ lệ

so sánh(%)

Doanhthu(1000đ)

Tỷ lệ sosánh

100

%19

108.58%

Tình hình tiêu thụ sản phẩm năm 1998 đạt 94.19% so với số lượng đượcsản xuất ra

Tình hình tiêu thụ sản phẩm năm 1999 đạt 99.15% so với số lượng được

sản xuất ra

Tổng doanh thu năm 1998-1999 tăng 108.58%

Qua biểu trên ta thấy doanh thu của doanh nghiệp năm sau tăng hơn nămtrước tương ứng với tốc độ tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp.

1.1.4.3 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh:

Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp từ năm

1998-1999 được thể hiện qua biểu sau:

Qua biểu báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh ta thấy tình hình

sử dụng vốn của doanh nghiệp

Hệ số hiệu quả sử dụng vốn sản xuất kinh doanh

Nhận xét:

Doanh thu năm 1998 tăng hơn năm 1997 là 108.58% và lợi nhuận tăng7,223,006 là do:

+ Tổng sản lượng hàng hoá bán ra tăng 144.9%

+ Chi phí cho nguyên liệu giảm

1.1.5 Những ưu, nhược điểm về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

và những vấn đề đặt ra của doanh nghiệp

Ưu điểm:

Vì chỉ có một nhà máy sản xuất đèn cho xe máy tại Việt Nam nên không

có sự cạnh tranh việc cung cấp đèn cho các nhà máy sản xuất lắp ráp xemáy tại Việt Nam

Nhược điểm:

Đầu ra của công ty là các nhà máy sản xuất, lắp ráp xe máy tại Việt Namnên hoàn toàn phụ thuộc vào sản lượng của các nhà máy đó, do đó công tyrất khó có thể tăng sản lượng để tăng doanh thu Không tự thúc đẩy thịtrường tiêu thụ sản phẩm tại Việt nam được

Những vấn đề đặt ra:

Mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm ra nước ngoài, tìm nguồn hàng:nguyên vật liệu trong nước.Nâng cao năng xuất lao động, giảm tiêu haonguyên vật liệu

1.1.6 Phương hướng phát triển của doanh nghiệp trong thời gian tới.

Tiếp tục củng cố thị trường truyền thống (trong nước) Mở rộng quan hệlựa chọn đối tác Phát hiện thị trường mới Nghiên cứu sản phẩm mới Đadạng hóa sản phẩm Nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ công nhân viên.Tìm kiếm nguồn nguyên liệu có thể mua được ở trong nước để thay thếcho nguyên vật liệu vẫn đang phải nhập từ nước ngoài Tìm các biện pháp

để giảm giá thành sản phẩm

1.1.6.1 Các biện pháp chủ yếu nhằm đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp:

*Củng cố thị trường truyền thống:

Đó là các công ty sản xuất và lắp ráp xe máy Honda, Suzuki, Yamahađòi hỏi công ty ngày càng phải nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụkhách hàng truyền thống Công ty phải thường xuyên đảm bảo chất lượnghàng hoá bán ra, đẩy mạnh hoạt động công tác kiểm tra chất lượng sảnphẩm và nâng cao vai trò của công tác bảo hành và các dịch vụ trước vàsau khi bán hàng khác

Tạo điều kiện thuận lợi và ưu thế về thành toán cho khách hàng truyềnthống Đối với những khách hàng này công ty có thể ưu tiên cho họ thanhtoán trước hay cho họ trả chậm trong một số ngày nhất định

*Phát triển thị trường mới:

Ngoài các khách hàng trong nước công ty còn tìm cách mở rộng thịtrường tiêu thụ sản phẩm ra nước ngoài, tìm kiếm các hợp đồng sản xuấtgia công cho các công ty mẹ như ở Stanley Nhật, Stanley Thái Sản phẩmsản xuất ở tại Việt Nam có một lợi thế là tiền lương nhân công rẻ hơn cácnước trong khu vực nên giá thành sản phẩm rẻ hơn đồng thời chất lượngphải đảm bảo tiêu chuẩn yêu cầu Ngoài ra công ty còn luôn tìm kiếm cáckhách hàng mới với các mặt hàng mà năng lực của công ty có thể đáp ứng

về yêu cầu kỹ thuật như đèn cho máy ảnh, camera các sản phẩm về nhựakhác

*Nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ công nhân viên:

Định kỳ tổ chức các buổi học tập cho đội ngũ công nhân kỹ thuật để họkhông ngừng nâng cao kiến thức và nâng cao tay nghề trong sản xuất Lựachọn những công nhân kỹ thuật có trình độ khả năng gửi ra nước ngoài để

học hỏi kỹ thuật công nghệ mới Liên tục cử các cán bộ ra nước ngoài đểhọc tập, nâng cao kiến thức về công nghệ kỹ thuật, trình độ quản lý.

Không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, các biện pháp hạ giá thànhsản phẩm Công ty khuyến khích đội ngũ công nhân viên luôn học hỏi kinhnghiệm, nâng cao kỹ năng tay nghề để chất lượng sản phẩm sản xuất ngàyđược nâng cao

Công ty tạo mọi cơ hội và điều kiện để đào tạo và bồi dưỡng kiến thứccho toàn bộ công nhân để họ không ngừng cải tiến công việc của mình, do

đó có thể tăng năng suất lao động, hạ giá thành sản phẩm Một trong cácbiện pháp quan trọng để hạ giá thành sản phẩm là giảm mức tiêu haonguyên vật liệu, trong đó giảm tỷ lệ hàng hỏng là rất quan trọng

Việc tìm kiếm nguồn nguyên liệu có thể mua trong nước thay thế chonguyên vật liệu đang nhập khẩu cũng là một biện pháp để hạ giá thành sảnphẩm bởi vì nhập từ nước ngoài phải trả công vận chuyển, trả tiến thuếnhập khẩu

1.1.7 Tổng quan vấn đề tin học hoá của công ty

1.1.7.1 Khái quát về bộ phận tin học của công ty:

Hay còn gọi là bộ phận hệ thống mạng PC và điện thoại-thiết bị máy móchành chính Chịu trách nhiệm:

Quản lý hệ thống mạng nội bộ PC và điện thoại của VNS.(Viet NamStanley) Tiến hành các công việc đảm bảo hệ thống mạng của VNS làmviệc thông suốt và an toàn

Lập kế hoạch và tiến hành công việc bảo trì, bảo hành hệ thống mạng,máy vi tính định kỳ theo tuần, tháng Kiểm tra virus toàn bộ máy tính trongnhà máy Lập báo cáo khi có sự cố xảy ra.Khắc phục các sự cố máy tính củacác bộ phận đảm bảo sự hoạt động các máy tính phục vụ yêu cầu sản xuất.Lập kế hoạch đào tạo, khác phục và phòng ngừa virus cho các bộ phận

Quản lý toàn bộ trang thiết bị máy móc của phòng hành chính nhân sự( máy chiếu, photo, Fax vvv…) Quản lý toàn bộ số thuê bao điện thoại diđộng (đăng ký, đổi, cấp mới điện thoại), hàng tháng lập báo cáo tiền cướcphụ trội Quản lý hệ thống camera, đảm bảo hệ thống camera hoạt động ổnđịnh và thông suốt.

Phụ trách công tác thay mực toàn bộ máy in trong công ty Phụ trách toàn

bộ hệ thống biển báo trong toàn công ty Định kỳ lập báo cáo công việcđang thực hiện Ngoài ra phòng tin học còn thực hiện đào tạo tin học chocông nhân viên trong công ty tiếp cận và dễ dàng sử dụng những phần mềmvăn phòng và những tiện ích cơ bản của máy tính

1.1.7.2 Sử dụng các phần mềm trong công tác quản lý và sản xuất:

Stanley là một công ty có môi trường làm việc chuyên nghiệp có trên 10năm hoạt động nên việc ứng dụng tin học trong công ty là tương đối đầy đủ

và là nhu cầu hết sức cần thiết

Dịch vụ về đường truyền internet được thuê bao trọn gói Các phần mềmđều được các công ty phần mềm Việt Nam xây dựng Các phần mềm nàyđược các công ty phần mềm xây dựng dựa trên những khảo sát và tìm hiểuđặc thù môi trường kinh doanh của công ty, môi trường luật pháp của ViệtNam…Đặc điểm của các phần mềm là đơn giản, đầy đủ ,thân thiện, có thểnâng cấp cùng với những sự thay đổi của công việc và nhu cầu quản lý Sửdụng hai loại ngôn ngữ là tiếng Anh và tiếng Việt

Các công ty phần mềm cho các kỹ thuật viên của mình hướng dẫn vàđào tạo những người của công ty tiếp xúc trực tiếp với phần mềm Thườngxuyên có các kế hoạch bảo trì và kiểm khi có lỗi phần mềm hay các khókhăn trong quá trình sử dụng

Có thể nói mạng nội bộ là phần huyết mạch của công ty Mạng nội bộđược sử dụng một cách triệt để cho việc liên lạc, chỉ đạo quản lý, phân công

công việc lịch làm việc, lịch sản xuất, kế hoạch, báo cáo…Được các phòngcác bộ phận trao đổi thông qua mạng nội bộ, thông qua mail nhằm tiêt kiệmthời gian, chi phí liên lạc một cách tối đa Bộ phận tin học của phòng nhân

sự chịu trách nhiệm quản lý các ACCOUNT của các cá nhân và phòng ban,giúp đỡ và sửa chữa khi có trục trặc, đảm bảo thông tin và hoạt động luônthông suốt

Bộ phận gián tiếp sản xuất của công ty như là bộ phận bán hàng, xuất nhậpkhẩu, kê toán, nhân sự…Là các bộ phận gián tiếp sản xuất nên thường sửdụng các phần mêm riêng biệt Đối với các phân xưởng thường sử dụngEXCEL, MICROSOFT WORD2003 cho việc nhập các thông số về quá trìnhsản xuất sản phẩm, về số lượng, chất lượng và các báo cáo cần thiết

- phần mềm chấm công: dùng cho phòng hành chính nhân sự, quản lý việc

sử dụng thẻ cá nhân của toàn bộ công nhân viên trong nhà máy Quản lý việc

ra vào công ty, ngày giờ đi làm, ca làm…Toàn bộ nhân viên của công ty phảiquẹt thẻ vào máy quẹt khi đi làm và nghỉ làm Mỗi nhân viên, công nhân cómột mã số riêng cho biết cấp bậc, vị trí, bộ phận và toàn bộ thông tin cá nhânkhác được lưu dữ trong cơ sở dữ liệu

- phần mềm kế toán: sử dụng cho bộ phận kế toán nhằm cân đối các vấn đề

tài chính, tính toán lương thưởng chế độ, phụ cấp, phụ phí, bồi dưỡng…Vàđưa ra các báo cáo tài chính cho cấp quản lý cao hơn

- phần mềm nhà máy(EASY FACTORY): phần mềm này sử dụng cho

nhiều bộ phận và các cấp quản lý của các bộ phận này: bộ phận bánhàng ,mua hàng, xuất nhập khẩu ,quản lý kho Các bộ phận có trách nhiệm vànghĩa vụ khác nhau khi sử dụng phần mềm này Các bộ phận và các phòngnày sử những chức năng và các công cụ nhất định của phần mềm Các thôngtin, số liệu về quá trình sản xuất được công khai và được lưu dữ trong phầnmềm để các bộ phận này cùng sử dụng Đối với những thông tin quan trong ở

cấp quản lý thì được bảo mật, các bộ phận có chức năng khác nhau sẽ sử dụngnhững phần khác nhau của phần mềm Nhằm phân công công việc và quản lýlẫn nhau, cũng như quản lý quá trình sản xuất nói chung.

Các phần mềm tiên ích luôn được kỹ thuật viên update, phần mềm diệt virutbkav bản quyền tự động cập nhật, các phần mềm văn phòng khác luôn đượccập nhật và sử dụng các phiên bản mới nhất

1.2 Định hướng đề tài nghiên cứu:

1.2.1 Tên đề tài:

Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng sủ dụng cho bộ phận kho bán hàngnhằm đơn giản hoá công việc và hỗ trợ quâ trình quản lý Phần mềm phải cókhả năng mở rộng nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng Cho phép kết nối

dữ liệu với dữ liệu bán hàng Được thiết kế dựa trên ngôn ngữ lập trình VisualBasic Được thiết kế trên giao diện chuẩn của Windows, vì vậy người sử dụng

có kinh nghiệm làm việc trên Windows dễ dàng khai thác được chương trình.Ngôn ngữ thể hiện hoàn toàn bằng tiếng Việt

Đây sẽ là phần mềm quản lý bán hàng phục vụ cho việc quản lý tại một bộphận kho bán hàng tại một công ty sản xuất hàng hóa, nó khác vói phần mềmbán hàng sử dụng ở một siêu thị bán hàng hay dùng cho các công ty dịch vụbán hàng

1.2.2 Sự cần thiết của đề tài:

Cuộc khủng hoảng tài chính toàn cầu năm 2008 tác động đến nền kinh tế

Viêt Nam Các doanh nghiệp sản xuất trong nước không nằm ngoài ảnhhưởng chung của các tác động xấu đến sản xuất và kinh doanh Đặc thù kinhdoanh của Stanley Việt Nam là phụ thuộc phần nhiều vào tình hình kinhdoanh của các công ty lắp ráp và sản xuất xe máy, ôtô trong trong nước haythị trường các nước Tây Âu Nên khi các doanh nghiệp này thu hẹp sản xuất

và kinh doanh cũng dẫn đến sự thu hẹp sản xuất của Stanley Công ty đang

phải đối mặt với các vấn đề mới Như vấn đề quản lý, tăng năng xuất laođộng, giảm hao tổn do hàng hỏng, hao tổn chi phí cho việc sử dụng nguyênvật liệu và các nhu yếu phẩm phục vụ sản xuất, rồi vấn đề cắt giảm giờ laođộng, cắt giảm số ca, cắt giảm nhân công và lao động thời vụ không cầnthiết

Trước tình hình kinh tế và lực lượng sản xuất có những thay đổi công ty cần

có những chính sách và biện pháp quản lý chặt chẽ và hiệu quả hơn nữa Nóđặt ra những thách thức mới cho những người quản lý áp dụng các phươngpháp khác nhau nhằm tăng cường hiệu quả lao đông tiết kiệm chi phí tạo đầcho mục tiêu chung của công ty là tăng năng xuất và đảm bảo chất lượng sảnphẩm

Hiển nhiên là hệ thống thông tin hay việc sử dụng tin học trong quá trìnhkinh doanh, sản xuất đều đem lại hiệu quả kinh tế Việc ứng dụng tin học hóatrong hoạt động kinh doanh, sản xuất của công cần thiết hơn lúc nào hết Mộtđiều không thể phủ nhận là cốt lõi của hệ thống thông tin chính là các sảnphẩm phần mềm

Hiện tại bộ phận Sales Stock (bộ phận kho bán ) của công ty đang sủ dụng

phần mềm nhà máy cho một số công việc nhất định Phần mềm này đòi hỏingười sủ dụng phải nhớ tương đối nhiều kĩ năng sử dụng Phần mềm nàyđược nhiều bộ phận sủ dụng như bộ phận mua, phòng bán (quản lý chungcông việc bán) và bộ phận kho xuất hàng, kho nguyên liệu, phòng xuất nhậpkhẩu và các cấp quản lý của các bộ phận này Vì vậy để tách bạch, đơn giảnhóa và có sự phân công giữa các bộ phận ta có thể xây dựng thêm phần mềmquản lý bán hàng hỗ trợ cho việc quản lý Phần mềm này có thể được sử dụng

cho bộ phận kho bán thuộc phòng bán Như trên đã nêu thì đây là bộ phận

cuối cùng của dây truyền sản xuất nhằm thu lợi nhuận cho công ty Cho nên

nhiệm vụ của bộ phận này khá quan trọng Trong quá trình quan sát và tìmhiểu tại bộ phận này em nhận thấy các vấn đề sau.

+ Phần mềm nhà máy EASY FACTORY là một phần mềm có rất nhiều

các module lớn nhỏ, phục vụ cho các bộ phận riêng biệt Người sử dụng phảighi nhớ nhiều chức năng của phần mềm Phần mềm này sử dụng cả tiếng Anh

và tiếng Việt nên đôi khi gây khó khăn cho nhân viên của phòng này là nhữngngười có trình dộ phổ thông

+ Bộ phận kho bán hàng có hai người là tổ trưởng và tổ phó là những ngườithường xuyên sử dụng phần mềm này Cả hai có trình độ phổ thông nên chỉđược đào tạo để ghi nhớ những chức năng nhất định của phần mềm

+ Sau các ca giao hàng thì bộ phận kho xuất hàng có thời gian nghỉ nhiềuhơn so với các bộ phận khác trong phân nhà máy Khối lượng xử lý công việcliên quan đến giấy tờ, con số là chưa nhiều Trong khi hoàn toàn có thể đàotạo cho các nhân viên này sử dụng tốt một phần mềm chuyên biệt thuần Việt

và đơn giản Giúp bộ phận này sử lý được khối lượng công việc nhiều hơn.Giảm gánh nặng cho phòng bán hàng

Vì vậy để tăng cường hiệu quả hoạt động cho bộ phận kho bán hàng

cũng như hiệu quả sản xuất và kinh doanh nói chung của công ty em lựa chọn

đề tài: Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng sủ dụng cho bộ phận kho bánhàng đơn giản hoá công việc hỗ trợ quâ trình quản lý sử dụng ngôn ngữ lậptrình Visual Basic

1.2.3 Lợi ích mà phần mềm hướng tới:

Phần mềm quản lý bán hàng cho phép nhân viên quản lý bán hàng xác địnhđược năng xuất của lực lượng bán hàng, triển vọng kinh doanh tại các điểmbán hàng và mức độ thành công của các sản phẩm theo các tiêu thức khácnhau: theo khách hàng, theo nhóm khách hàng, theo loại hàng…

Nó cho phép nhà quản lý tìm ra các điểm kinh doanh yếu kém hay các sảnphẩm lỗi bị trả lại, xác định các xu thế kinh doanh, xác dịnh lượng tồn kho đểthực hiện quá trình lên kế hoạch, kiểm tra và tô chức các công việc khác mộtcách dễ dàng và nhanh chóng Phần mềm này có thể truy cập dữ liệu từ các cơ

sở dữ liệu được cập nhật bởi các nhân viên bán hàng, bằng cách sử dụng phầnmềm trợ giúp bán hàng

Chương 2 Cơ sở phương pháp luận của phần mềm ứng dụng2.1 Thông tin quản lý và hệ thống thông tin quản lý:

2.1.1 Hệ thống trong phân tích thiết kế phần mềm:

Hệ thống là một tổ hợp phần cứng, phần mềm cung cấp giải pháp cho vấn

đề cần giải quyết Ngày nay trong khi hệ thống quá phức tạp mà tri thức lạiquá chuyên ngành cho nên một người không thể biết một khía cạnh tácnghiệp Một người khó có thể hiểu được đồng thời mọi vấn đề của hệ thống

Từ thiết kế giải pháp, viết mã chương trình, triển khai trên nền phần cứng đếnđảm bảo chắc chắn mọi thành phần phần cứng làm việc tốt với nhau Tiếntrình phần mềm phức tạp phải được nhiều người thực hiện Trước hết là kháchhàng, đó là người đưa ra vấn đề cần giải quyết Phân tích viên làm tài liệu vấn

đề của khách hàng và chuyển nó tới người phát triển, đó là những cái lập trìnhviên xây dựng phần mềm để giải quyết, kiểm tra và triển khai nó trên phầncứng Phát triển phần mềm có thể được thực hiện bằng nhiều con đườngkhách nhau Các dự án có thể tuân thủ một trong các tiến trình phát triển, baogồm từ tiến trình thác nước tới tiến trình lặp và tăng dần Mỗi loại có ưunhược điểm riêng

2.1.2 Thông tin trong quản lý:

Quản lý được hiểu là tập hợp các quá trình biến đổi thông tin thành hành

động, một việc tương đương với quá trình ra quyết định

Hình vẽ dưới đây là sự thể hiện một tổ chức do R.N Anthony đưa ra,Anthony trình bày tổ chức như là một thực thể cấu thành từ ba mức quản lý:

Sơ đồ 2.1 Tháp quản lý trong tổ chức.

Các quyết định của tổ chức chia thành bà loại: Quyết định chiến lược,quyết định chiến thuật và quyết định tác nghiệp

Quyết định chiến lược là những quyết định xác định mục tiêu và nhữngquyết định xây dựng nguồn lực cho tổ chức

Quyết định chiến thuật là những quyết định cụ thể hóa mục tiêu thànhnhiệm vụ, những quyết định kiểm soát và khai thác tối ưu nguồn lực

Quyết định tác nghiệp là những quyết định nhằm thực thi nhiệm vụ

2.1.3 Tính chất của thông tin:

Tính tương đối

Tính định hướng

Tính thời điểm

Tính cục bộ

2.1.4 Khái niệm về hệ thống thông tin:

Định nghĩa về hệ thống thông tin:

Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phầncứng, phần mềm, dữ liệu…Thực hiện nhiệm vụ thu thập, lưu trữ, xử lý vàphân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường

Hệ thống thông tin của mỗi tổ chức là khác nhau nhưng đều tuân thủ theonguyên tắc sau: nó được thể hiện bởi con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết

bị tin học Đầu vào (inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ nguồn và được

xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước.Kết quả xử lý được chuyển đến các đính hoặc được cập nhật và các kho dữliệu

Sơ đồ 2.2 Mô hình hệ thống thông tin 2.2 Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp:

2.2.1 Phân loại:

Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và trong

mỗi cấp quản lý chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ

Nguồn

trữ

Phân phátĐích

Kho dữ liệu

Tài chính

chiến lược

Marketingchiến lược

Nhân lựcchiến lược

Kinh doanh vàsản xuất chiếnlược

Hệ thốngthông tin vănphòng

Tài chính

chiến thuật

Marketingchiếnthuật

Nhân lựcchiếnthuật

Kinh doanh vàsản xuất chiếnthuật

Tài chính

tác nghiệp

Marketingtác nghiệp

Nhân lựctác nghiệp

Kinh doanh vàsản xuất tácnghiệp

2.2.2 Tầm quan trọng của hệ thống thông tin hoạt động tốt:

Quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn và chất lượng thông tin

do các hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra Sự hoạt động kém của một

hệ thống thông tin sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả nghiêm trọng

Hoạt động tốt hay xấu của một hệ thống thông tin được đánh giá thông quachất lượng của thông tin mà nó cung cấp Tiêu chuẩn chất lượng của thông tinnhư sau:

 Độ tin cậy: thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác

 Tính đầy đủ: thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng các yêucầu của nhà quản lý

 Tính thích hợp và dễ hiểu

 Tính được bảo vệ: thông tin là một nguồn lực quý báu của tổchức do vậy nó phải được bảo vệ, những người có quyền mới đượctiếp nhận

 Tính kịp thời: thông tin nhanh nhạy, gửi tới người sử dụng vàolúc cần thiết

2.3 Một số công cụ mô hình hóa:

2.3.1 Sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD):

Sơ đồ chức năng kinh doanh mô tả mối quan hệ phân cấp chức năng các

thực thể từ cao xuống thấp Trong đó một thực thể có thể có nhiều thực thểcon và thực thể dưới là con của thực thể đứng trên Sử dụng trong giai đoạnphân tích hệ thống thông tin, đồng thời là căn cứ cho giai đoạn thiết kế thiết

kế các chức năng tương ứng

2.3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD):

Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả hệ thống thông tin Trên sơ đồ chỉ baogồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu,nguồn và đích nhưngkhông quan tâm đến thời điểm, nơi và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý Sơ

đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả hệ thống thông tin làm gì và để làm gì

Một số ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu:

Tên tiến trình xử lý

2.4 Công nghệ phần mềm và một số mô hình trong phát triển phần mềm: 2.4.1 Khái niệm công nghệ phần mềm (CNPN):

Công nghệ phần mềm:

CNPN là một tổ hợp các công cụ, phương pháp, thủ tục làm cho ngườiquản trị viên dự án nắm được xu thế tổng quát phát triển phần mềm và giúpcho kỹ sư lập trình có một nền tảng để triển khai các định hướng của phầnmềm

Sơ đồ 2.3 Cấu trúc công nghệ phần mềm

Quá trình phát triển của một dự án phần mềm đều trải qua ba giai đoạn

Giai đoạn một:

Trả lời cho cầu hỏi “Cái gì ?” Tức là người sản xuất phần mềm phải xácđịnh cụ thể và chi tiết sản phẩm phần mềm mà mình cần tạo ra Đây là côngđoạn cực kỳ quan trọng trong sản xuất phần mềm ở quy mô công nghiệp, vìchỉ có xác định rõ ràng phạm vi của sản phẩm và các ràng buộc liên quan tamới có thể tiến hành được kết quả của các công đoạn sau

Phải giải quyết ba vấn đề mấu chốt là tiến hành phân tích hệ thống một cáchtoàn diện theo quan điểm một phần mềm là một thành phần của hệ thống quản

Công nghệ phần mềm

Thành phầnCông cụPhương pháp

Thủ tục

Chức năng

Quản trị viên dự án

Kỹ sư phần mềm

lý do đó nó phải được đặt trong tổng thể hệ thống đó và xem xét mối quan hệràng buộc các yếu tố quản lý khác.

Giai đoạn hai:

Trả lời cho câu hỏi “Thế nào ?” Tức là định hướng phần mềm sẽ phát triểnthế nào trong đó có ba công việc cơ bản cần làm: thiết kế, mã hóa, kiểm thử

Mã hóa trong công nghệ phần mềm là viết mã chương trình: biên dịch chươngtrình từ ngôn ngữ thiết kế sang một ngôn ngữ mà máy tính có thể hiểu

Giai đoạn ba:

Trả lời cho cầu hỏi “Thay đổi ra sao ?” Có ba loại hình bảo trì là: bảo trìsửa đổi, bảo trì thích nghi và bảo trì hoàn thiện hay bảo trì nâng cao Bảo trìsửa đổi là sửa lỗi phần mềm, thông thường là lỗi chi tiết, đơn giản, không phải

là lỗi hệ thống Bảo trì thích nghi là làm cho phần mềm hoàn thiện trong môitrường của người sử dụng Bảo trì hoàn thiện: làm cho phần mềm có thể hoạtđộng tốt trong các môi trường khác nhau

Chế độ thời gian thực.

Thương mại hóa

Hệ thống phân tán

Tính tới hiệu quảthương mại

Phần mềm thông minh

Hệ thống để bàn

Lập trình hướng đối tượng

Xử lý song song

2.4.2 Vòng đời phát triển phần mềm:

Trong công nghiệp phần mềm người ta đặc biệt quan tâm tới vấn đề là vòng

đời phát triển phần mềm Vòng đời phát triển của một phần mềm được hiểu làquy trình từ khi phần mềm ra đời cho đến khi đưa vào sử dụng và quá trìnhnâng cấp bảo trì

Mục đích của việc nghiên cứu vòng đời phát triển của phần mềm là phân racác giai đoạn trên cơ sở đó tìm các giải pháp và công cụ thích hợp để tác độngvào mỗi giai đoạn

 Phân tích yêu cầu

 Bảo trì sửa đổi

 Bảo trì thích nghi

 Bảo trì hoàn thiện