Mẫu Quy trình đi công tác

1 Mục đích• Quy định trình tự và trách nhiệm thực hiện các thủ tục khi cán bộ, nhân viên đi công tác từ khi có đề nghị đi công tác đến khi hoàn thành chuyến công tác, hoàn thành quyết to

QUY TRÌNH ĐI CÔNG TÁC

Phòng Quản trị nguồn nhân lực

Phiên bản: 1.0

Ngày ban hành:

Ngày soát xét cuối:

Chức vụ

Chức vụ:

Chức vụ

Chức vụ:

ISO 9001:2008

TÀI LIỆU NÀY ĐƯỢC BAN HÀNH TRÊN HỆ THỐNG QUY TRÌNH

CÁC PHIÊN BẢN

THAM KHẢO

THUẬT NGỮ VÀ VIẾT TẮT

Tên thuật ngữ Viết tắt Ý nghĩa

MỤC LỤC

1 MỤC ĐÍCH 6

2 PHẠM VI ÁP DỤNG 6

3 NỘI DUNG QUY TRÌNH 6

1 SƠ ĐỒ QUY TRÌNH 6

2 MÔ TẢ CHI TIẾT 7

QUYẾT ĐỊNH 13

1 Mục đích

• Quy định trình tự và trách nhiệm thực hiện các thủ tục khi cán bộ, nhân viên đi công tác từ khi có đề nghị đi công tác đến khi hoàn thành chuyến công tác, hoàn thành quyết toán công tác phí và báo cáo sau khi đi công tác về.

2 Phạm vi áp dụng

• Quy trình áp dụng trên phạm vi toàn các văn phòng trung tâm của Công ty Cổ phần ABC trên

cả nước.

3 Nội dung quy trình

1 Sơ đồ quy trình

2 Mô tả chi tiết

3.2.1 Đề nghị đi công tác

Trách nhiệm thực hiện o Người đi công tác (trong trường hợp đặc biệt Trưởng bộ phận hoặc HR có thể làm

thay)

Các bước thực hiện o Xem xét nhu cầu công việc, thấy cần phải đi công tác

o HR, Trưởng phòng, nhân viên trao đổi trước để thống nhất về lịch đi công tác

o Lập đề nghị đi công tác trên AMIS.HRM

dùng smartphone

đã cài app AMIS.HRM để lập

đề nghị sẽ tiện hơn

Yêu cầu/thời gian o Chậm nhất 3 ngày trước khi đi công tác

Biểu mẫu o Đề nghị đi công tác (BM-01)

Đầu ra o Đề nghị đi công tác đã được hoàn thiện chính xác, đầy đủ; dự trù kinh phí chính

xác, hợp lý

3.2.2 Trình GĐ phê duyệt

Trách nhiệm thực hiện o Phần mềm AMIS.HRM

Đầu vào o Đề nghị đi công tác đã được gửi bằng phần mềm AMIS.HRM

Các bước thực hiện o Tiếp nhận Đề nghị đi công tác qua email tự động từ AMIS.HRM gửi đến

o Xem xét mục đích để duyệt hoặc từ chối trên phần mềm AMIS.HRM Nếu từ chối quy trình kết thúc tại đây

Yêu cầu/thời gian o Chậm nhất 02 ngày trước khi đi công tác

Tài liệu liên quan o Quy định quyền hạn ký duyệt tài liệu

Đầu ra o Đề nghị đi công tác đã được GĐ phê duyệt trên AMIS.HRM

3.2.3 Chuẩn bị các giấy tờ đi công tác chuyển cho Nhân viên

Mục đích o Chuẩn bị các giấy tờ đi công tác cần thiết chuyển cho Nhân viên

Trách nhiệm thực hiện o HR

Đầu vào o Đề nghị đi công tác đã được GĐ phê duyệt

Các bước thực hiện o Soạn Đề nghị đi công tác nước ngoài (nếu cần)/giấy đi đường, giấy giới thiệu

trình ký GĐ

o Chuyển lại toàn bộ giấy tờ (Bao gồm cả đề nghị đi công tác) đã được GĐ ký chuyển lại cho Nhân viên

o Hướng dẫn nhân viên về cách sử dụng giấy giới thiệu, giấy đi đường; nhắc nhở nhân viên thu thập các chứng từ chi tiêu trong quá trình đi công tác để phục vụ quyết toán công tác phí khi quay về; nhắc nhân viên mang theo CMTND hoặc các giấy tờ cần thiết khác để làm các thủ tục của sân bay, ga tàu

 Lưu ý : Nhắc nhở nhân viên kinh doanh tự túc nơi lưu trú và vé tàu xe khi đi công

tác địa bàn

Yêu cầu/thời gian o Chậm nhất 01 ngày trước khi đi công tác

o Mẫu giấy đi đường (BM-03)/Mẫu quyết định cử nhân viên đi công tác nước ngoài (BM-04)

Đầu ra o Toàn bộ giấy tờ đi công tác đã được chuyển cho nhân viên

3.2.4 Chuẩn bị phương tiện đi lại và lưu trú

Mục đích o Chuẩn bị phương tiện đi lại và chỗ lưu trú cho nhân viên đi công tác (Trừ trường

hợp nhân viên kinh doanh đi công tác địa bàn) Trách nhiệm thực hiện o HR

Đầu vào o Đề nghị đi công tác đã được GĐ VP/GĐ TT phê duyệt

Các bước thực hiện o Liên hệ với Hành chính để mượn xe hoặc liên hệ thuê xe ô tô bên ngoài.

o Đặt vé máy bay khi nhân viên đi công tác ở xa (Bắc – Trung – Nam) và chuyển lại cho nhân viên

o Viết email thông báo về chuyến công tác đến các bên liên quan (theo mẫu) Yêu cầu/thời gian o Trước khi đi công tác ít nhất 1 ngày

Biểu mẫu o Mẫu email thông báo lịch công tác (BM-05)

Đầu ra o Phương tiện đi lại và thông tin về nơi lưu trú đã được chuẩn bị

o Email thông báo lịch công tác đến các bên liên quan

3.2.5 Tạm ứng công tác phí

Mục đích o Tạm ứng tiền để chi tiêu trong quá trình đi công tác

Trách nhiệm thực hiện o Nhân viên

Đầu vào o Đề nghị đi công tác đã được GĐ phê duyệt

Các bước thực hiện o Thực hiện theo Quy trình tạm ứng

o Có thể yêu cầu HR hỗ trợ nếu có khó khăn Yêu cầu/thời gian o Chậm nhất 01 ngày trước khi đi công tác

Tài liệu liên quan o Quy trình tạm ứng

Đầu ra o Phiếu chi tiền tạm ứng công tác phí

3.2.6 Đi công tác và thu thập các giấy tờ/chứng từ chi tiêu

o Tập hợp giấy tờ để thanh toán tạm ứng khi công tác về Trách nhiệm thực hiện o Nhân viên

Đầu vào o Nhân viên nhận được tiền và các giấy tờ đi công tác cần thiết

o Phương tiện đi lại và nơi lưu trú đã được chuẩn bị Các bước thực hiện o Tiến hành đi công tác theo đúng kế hoạch và thực hiện các yêu cầu của Trưởng

phòng

o Thu thập các giấy tờ/chứng từ chứng minh việc chi tiêu trong suốt quá trình đi công tác (phục vụ cho việc quyết toán công tác phí sau khi đi công tác về)

Yêu cầu/thời gian o Nhân viên đi công tác theo kế hoạch đã được ký duyệt

o Chậm nhât 3 ngày sau khi đi công tác về nhân viên phải chuẩn bị toàn bộ chứng

từ thanh toán

o Toàn bộ giấy tờ/chứng từ chi tiêu trong quá trình đi công tác

3.2.7 Làm thủ tục quyết toán công tác phí

Mục đích o Hoàn thành thủ tục quyết toán công tác phí

Trách nhiệm thực hiện o Nhân viên, HR

Đầu vào o Toàn bộ chứng từ nhân viên đi công tác tập hợp được

Các bước thực hiện o Nhân viên tập hợp toàn bộ giấy tờ/chứng từ thanh toán

o HR có trách nhiệm nhắc nhở nhân viên tập hợp chứng từ thanh toán; hỗ trợ, kiểm tra chứng từ thanh toán và ký và đề nghị thanh toán tạm ứng trước khi nhân viên làm thủ tục quyết toán với kế toán

o Nhân viên thực hiện thủ tục quyết toán công tác phí tạm ứng theo Quy trình thanh quyết toán tạm ứng

Yêu cầu/thời gian o Chậm nhất 10 ngày làm việc sau khi đi công tác về

Tài liệu liên quan o Quy trình thanh toán tạm ứng

Đầu ra o Phiếu thu/phiếu chi thanh quyết toán tạm ứng công tác phí

3.2.8 Báo cáo kết quả chuyến công tác

Mục đích o Báo cáo kết quả công tác cho Trưởng phòng

Trách nhiệm thực hiện o Nhân viên

Các bước thực hiện o Lập báo cáo tình hình đi công tác

Yêu cầu/thời gian o Chậm nhất 3 ngày sau khi đi công tác về

Biểu mẫu o Mẫu báo cáo kết quả đi công tác

3.2.9 Hồ sơ/ Phụ lục

x 4 Quyết định đi công tác nước

x 5 Báo cáo kết quả chuyến công

Phụ lục BM-03

CÔNG TY CỔ PHẦN ABC

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: /20 /GĐĐ-ABC …, ngày tháng năm 20

V/v:

GIẤY ĐI ĐƯỜNG

Cấp cho các ông bà có tên trong danh sách sau:

2.

Quá trình đi công tác:

NƠI ĐI VÀ ĐẾN Ngày giờ đi Ngày giờ đến Chứng nhận của nơi đi/nơi đến

(ký tên/đóng dấu 1 )

Ngày đi từ Công ty

Nơi đến:

Nơi đến:

Ngày về Công ty

Ghi chú 2 :

Tổng số ngày đi công tác: Tổng số người đi công tác:

TỔNG GIÁM ĐỐC

1Nhân sự ký xác nhận ngày xuất phát và ngày về Công ty/Các cơ quan nơi đến thì phải có con dấu

2Trưởng đoàn xác nhận việc đi sớm, về muộn của thành viên trong đoàn (nếu có)

Phụ lục BM-04

CÔNG TY CỔ PHẦN ABC

_

Số: /20 /QĐ-ABC

V/v cử cán bộ đi công tác nước ngoài

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

, ngày tháng năm

TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY CỔ PHẦN ABC

• Căn cứ vào điều lệ thành lập Công ty Cổ phần ABC đã được các thành viên Hội đồng Quản trị thông qua ngày 20/03/2002;

• Căn cứ thư mời của

• Căn cứ vào nhu cầu công việc, vị trí nhân sự trong công ty;

QUYẾT ĐỊNH Điều 1 Cử ông/bà đi công tác tại từ ngày đến ngày về việc

Điều 2 Chi phí công tác do Công ty chi trả toàn phần.

Điều 3 Ông/bà , Phòng Quản trị Nguồn nhân lực, Phòng Hành chính, và Ban Tài chính có trách

nhiệm thực hiện quyết định này

Nơi nhận:

− Như điều 3;

Lưu: VT.

TỔNG GIÁM ĐỐC