Bộ máy quản lý của công ty Ecc5

Bộ máy quản lý của công ty Ecc5

http://www.ebook.edu.vn TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI Ngày nay trong điều kiện nền kinh tế thị trường ở nước ta Công Nghiệp là ngành sản xuất chiếm vị trí chủ đạo trong nền kinh tế quốc dân. Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực Xây Dựng, Công Ty Xây Dựng Số 5 có chức năng xây dựng và hoàn thiện các công trình giao thông, thủy lợi, xây dựng… tạo cơ sở vật chất cho nền kinh tế . Do đặc trưng là một đơn vị Kinh doanh Xây dựng nên đầu vào của Sản Xuất Kinh Doanh là các loại vật tư như gạch, cát, xi măng… nên hạch toán vật liệu là công tác kế toán quan trọng nhất của Công Ty. Hầu hết các vật liệu được sử dụng đều trực tiếp cấu thành nên thực thể công trình, chi phí về vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng giá thành công trình ( khoảng 70%) nên chỉ c ần có một sự thay đổi nhỏ trong việc hạch toán Nguyên Vật Liệu cũng có thể ảnh hưởng lớn đến giá thành công trình và kết quả hoạt động kinh doanh của Doanh Nghiệp. Bởi vậy Công Ty đặc biệt chú trọng đến vấn đề quản lý và hạch toán vật liệu. Vì tính cấp thiết trên việc nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán trong việc quản lý vật liệu là rất cần thiết. http://www.ebook.edu.vn CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG I. TÌNH HÌNH CƠ BẢN CỦA CT LẮP MÁY VÀ XÂY DỰNG SỐ 5: - Công ty xây lắp máy và xây dựng số 5 (trụ sở chính Ba Đình, Bỉm Sơn, Thanh Hóa) là một trong những thành viên của tổng công ty lắp máy LiLaMa. Với vị trí địa lý nằm trong khu vực trọng yếu của bắc miền trung (Thanh Hóa, Nghệ An, Hà Tỉnh) đó là một nền tảng phát triển thuận lợi của công ty - Chức năng nhiệm vụ chính trong hoạ t động sản xuất kinh doanh của công ty ECC5 là tham gia đấu thầu, tổ chức xây lắp các công trình nhặm tạo ra cơ sở vật chất cho nền kinh tế quốc dân. II. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY ECC5: 1. sơ đồ tổ chức của công ty ECC5: http://www.ebook.edu.vn P.GIÁM ĐỐC ( PHẦN CƠ) PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH BỘ PHẬN Y TẾ PHÒNG KT KỸ THUẬT GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN TRƯỞNG P.GIÁM ĐỐC ( PHẦN ĐIỆN) KẾ TOÁN TÀI CHÍNH P.KẾ HOẠCH VẬT TƯ Q/LÝ MÁY XƯỞNG SX TẤM LỢP VP ĐẠI DIỆN ĐỘI SỬA CHỮA ĐỘI XE ĐỘI CÔNG TRÌNH NHÀ MÁY CTTB& SX QUE HÀN NHÀ MÁY TẤM LỢP MẠ TRƯỜNG CN KỸ THUẬT http://www.ebook.edu.vn 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế tốn của cty: Bộ máy kế tốn của cơng ty tổ chức theo mơ hình vừa tập trung vừa phân tán. Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của GĐ, bộ máy kế tốn có sự phối hợp chun mơn trong mối quan hệ của các phòng ban cũng như kế tốn của đội cơng trình. Nhiệm vụ chủ yếu của bộ máy kế tốn là phản ánh xử lý các nghiệp v ụ kinh tế phát sinh của cơng ty và cung cấp các thơng tin báo cáo tài chính cho các đối tượng có liên quan như ngân hàng hay tổng C.ty. Ngồi ra kế tốn C.ty còn thực hiện cơng việc kế tốn quản trị nhằm lập dự tốn về chi phí để phân tích tình hình biến động, kết quả kinh doanh trong tương lai của c.ty, lập các báo cáo quản trị các cơng trình trong thời kỳ quyết tốn nhằm đánh giá chính xác kết quả doanh thu và chi phí bỏ ra của cơng trình. Kiểm sốt hiệu quả các hoạt động kinh tế của C.ty. Tất cả các thơng tin kế tốn quản trị chỉ cung cấp cho các nhà quản trị của C.ty. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC KẾ TỐN KẾ TỐN TRƯỞNG PHỊNG KẾ TỐN TÀI CHÍNH KẾ TỐN NH TIỀN MẶT KẾ TỐN TS TIỀN LƯƠNG KẾ TỐN DỤNG CỤ VẬT TƯ KẾ TỐN TỔNG HỢP THỦ QUỸ KẾ TỐN CÁC ĐỘI CƠNG TRÌNH http://www.ebook.edu.vn Chức năng và nhiệm vụ cụ thể của từng kế toán phần hành trong công ty: • Kế toán trưởng: Giúp giám đốc chỉ đạo trực tiếp bộ máy kế toán của công ty trong quá trình xử lý các thông tin kinh tế, đồng thời là người kiểm tra các hoạt động kinh tế- tài chính của chủ sở hữu. Nhiệm vụ chính: Tổ chức bộ máy một cách hợp lý không ngừng cái tiến bộ hình thức tổ chức bộ máy kế toán sao cho phù hợp với qui phạm pháp luật, phản ánh trung thực, chính xác, kịp thời các thông tin kinh tế phát sinh. Tổng hợp lập báo cáo tài chính cũng như các bảng tổng hợp vào cuối kỳ, phân tích đánh giá tình hình hoạt động tài chính của toàn công ty. Tính toán các khoản phải nộp ngân sách, các khoản phải nộp cho tổng công ty, cũng như các khoản phải thu phải trả nhằm thực hiện đấy đủ quyền và nghĩa vụ của mình. Đề xuất các phương pháp xử lý tài sản thất thoát, thiếu và thừa trong công ty, cũng như tính chính xác thời kỳ, chế độ kết quả tài sản hằng kỳ. • Kế toán ngân hàng tiền mặt Hằng ngày phản ánh tình hình thu, chi và tồn quĩ tiền mặt, thường xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quĩ thực tế so với sổ sách, phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót trong việc quản lý và sử dụng ti ền mặt. Phản ánh tình hình tăng giảm và số dư tiền gửi ngân hàng hằng ngày, giám sát việc chấp hành chế độ thanh toán không dùng tiền mặt. Phản ánh các khoản tiền đang chuyển, kịp thời phát hiện các nguyên nhaan làm tiền đang chuyển bị ách tắc để doanh nghiệp có biện pháp thích hợp để giải phóng tiền đang chuyển kịp thời. http://www.ebook.edu.vn • Kế toán tài sản tiền lương Nhiệm vụ của kế toán tài sản: - Ghi chép, phản ánh tổng hợp chính xác, kịp thời số lượng, giá trị tài sản hiện có, tình hình tăng giảm và hiện trạng TSCĐ trong phạm vi toàn công ty, cũng như từng bộ phận sử dụng TSCĐ, tạo điều kiện cung cấp thông tin để kiểm tra giám sát thường xuyên việc giữ gìn, bảo quản, b ảo dưỡng TSCĐ và kế hoạch đầu tư TSCĐ trong toàn công ty. - Tính toán và phân bổ chính xác khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất-kinh doanh theo mức độ hao mòn TSCĐ và chế độ tài chính qui định. - Tham gia lập kế hoạch sữa chữa và dự toán chi phí sửa chữa TSCĐ, tập hợp và phân bổ chính sách chi phi sửa chữa TSCĐ vào chi phí kinh doanh. Chức năng và nhiệm vụ của kế toán tiền lương: - Tổ ch ức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số lượng lao động, thời gian kết quả lao động, tính lương các khoản trích theo lương phân bổ chi phí nhân công theo đúng đối tượng lao động. - Theo dõi tình hình thanh toán tiền lương, tiền thưởng, các khoản phụ cấp phụ trợ cho người lao động. - Lập báo cáo về lao động, tiền lương phục vụ cho công tác quản lí nhà nước và quản lí doanh nghiệp. • Kế toán dụng cụ v ật tư: - Ghi chép tính toán, tính toán, phản ánh chính xác trung thực, kịp thời số lượng chất lượng và giá thành thực tế của NVL nhập kho. http://www.ebook.edu.vn - Phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng vào đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh. - Tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị NVL tồn kho, phát hiện kịp thời NVL thiếu, thừa, đọng, kém phẩm chất để công ty có biện pháp xử lý kịp thời hạn chế tối đa mức thiệt hại có thể xảy ra. • Kế toán tổng hợp: - Đôn đốc kiể m tra toàn bộ hoạt động bộ máy kế toán thông qua quá trình quản lý và hạch toán trên hệ thống tài khoản, chứng từ được tổng hợp vào cuối tháng. - Lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị theo đúng qui định của nhà nước. - Phân tích các hoạt động sản xuất kinh doanh trên các chỉ tiêu cơ bản, tham mưu cho kế toán trưởng về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty những ưu nhược điểm, và yếu kém còn t ồn đọng. - Thực hiện công tác quyết toán đối với tổng và nhà nước. - Báo cáo định kỳ và đột xuất về hoạt động đột xuất kinh doanh và quản lý của công ty. • Thủ quỹ: - Tiếp nhận, kiểm chứng chứng từ gốc, phiếu thu, phiếu chi theo đúng qui định về chứng từ gốc do nhà nước ban hành. - Kiểm tra đối chiếu với kế toán tiền mặt hằng ngày về lượng tiền trong két. Thực hiện thu tiền ngân dụng từ các chủ đầu tư. - Báo cáo nhanh về tổng thu tổng chi của ngày hôm trước và số dư đầu ngày báo cáo. • Kế toán đội công trình: http://www.ebook.edu.vn - Hạch tốn phụ thuộc vào bộ máy kế tốn của cơng ty, kế tốn phải tập hợp chi phí sản xuất theo từng hạng mục, theo mức độ hồn thành của cơng việc theo phương pháp tính giá đã qui định. - Tính giá trị khối lượng cơng việc có thể được quyết tốn trong một kỳ để tính doanh thu của cơng trình, kết thúc cơng trình cần lập bản quyết tốn cơng trình. I. HỆ THỐNG KẾ TỐN CUNG ỨNG VẬT TƯ CỦA CƠNG TY ECC5: 1. Biểu đồ phân cấp chức năng: HỆ CUNG ỨNG VẬT TƯ TỔ ĐẶT HÀNG TỔ NHẬN VÀ PHÁT HÀNG TỔ ĐỐI CHIẾU VÀ KIỂM TRA BP KIỂM KÊ VẬT TƯ BP ĐẶT HÀNG BP NHẬN HÀNG BP PHÁT HÀNG BP ĐỐI CHIẾU BP KIỂM TRA http://www.ebook.edu.vn 2.NHIỆM VỤ CƠ BẢN: Khi các phân xưởng có yêu cầu vật tư thì bộ phận cung ứng vật tư phải mua hàng ở các nhà cung cấp đưa về đáp ứng kịp thời cho các phân xưởng không để xảy ra các sai sót về nhận hàng và trả tiền. 3.CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ SỰ PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM Tổ đặt hàng: Đặt hàng dựa trên các dự trù vật tư của các phân xưởng.Tổ này có sử dụ ng một máy tính nhỏ, trên đó có 1 chương trình gọi là hệ đặt hàng(ĐH) trợ giúp các công việc chọn nhà cung cấp, làm đơn hàng và theo dõi sự hoàn tất của đơn hàng. Tổ nhận và phát hàng: Đảm nhiệm việc nhận và phát hàng: tổ này cũng có một máy tính nhỏ trong đó có hệ chương trình gọi là hệ phát hàng trợ giúp các việc ghi nhận hàng về và làm thủ tục phát hàng cho các phân xưởng. Tổ đối chiếu và kiểm tra. Sở dĩ có tổ này vì 2 máy tính ở 2 tổ trên không tương thích cho nên không nối ghép được với nhau. Vậy các tập tin về nhận hàng và đặt hàng quản lý ở 2 máy tính đó là hoàn toàn bị tách rời do đó hàng về mà không xác định được là hàng cho phân xưởng nào. 3. QUY TRÌNH XỬ LÝ: Lưu đồ luân chuyển chứng từ: http://www.ebook.edu.vn BỘ PHẬN ĐẶT HÀNG BỘ PHẬN NHẬN & PHÁT HÀNG BỘ PHẬN ĐỐI CHIẾU & KIỂM TRA BP KIỂM KÊ LẬP PHIẾU YÊU CẦU PHIẾU YÊU CẦU BP ĐẶT HÀNG LẬP PHIẾU ĐẶT HÀNG PHIẾU ĐẶT HÀNG CHƯƠNG TRÌNH XỬ LÝ YÊU CẦU MUA HÀNG ĐẶT MUA TẠI NHÀ CUNG CẤP HÓA ĐƠN 1 2 3 1 PHIẾU ĐẶT HÀNG BP NHẬN HÀNG NHẬN VÀ KIỂM TRA HÀNG PHIẾU ĐẶT HÀNG BP PHÁT HÀNG NHẬP DỮ LIỆU CHƯƠNG TRÌNH XỬ LÝ PHÁT HÀNG 2 3 PHIẾU ĐẶT HÀNG HÓA ĐƠN KIỂM TRA VÀ ĐỐI CHIẾU PHIẾU ĐẶT HÀNG HÓA ĐƠN KẾ TOÁN [...]... xưởng bộ phận kiểm kê lập phiếu yêu cầu mua hàng 1 liên giao cho bộ phận đặt hàng, sau đó bộ phận đặt hàng lập phiếu đặt hàng 3 liên Liên 1 giao cho nhân viên nhập vào chương trình xử lý Liên 2 giao cho bộ phận nhận và phát hàng Liên 3 giao cho bộ phận kiểm tra và đối chiếu sau khi chương trình xử lý xong (trợ giúp các công việc chọn nhà cung cấp, làm đơn hàng và theo dõi hoàn tất của đơn hàng) Bộ phận... bảo quản trước khi phát cho các phân xưởng - Thiếu bộ phận thanh toán để thực hiện việc trả tiền cho nhà cung cấp - Không có hệ thống liên kết giữa các máy tính nên việc luân chuyển thông tin chậm và tốn nhiều chi phí, ngoài ra việc thiếu liên kết như vậy làm cho giá trị của các phần mềm chưa được khai thác hết - Công việc của các bộ phận bị trùng lặp nhiều như ở bộ phận nhận và phát hàng với bộ phận... này cho bộ phận đối chiếu và kiểm tra - Sau khi nhận phiếu đặt hàng, bộ phận nhận hàng dựa trên phiếu đặt hàng để nhận và kiểm tra hàng từ nhà cung cấp, sau đó chuyển phiếu đặt hàng đến bộ phận phát hàng, nhân viên ở bộ phận này nhập dữ liệu vào chương trình xử lý phát hàng, sau khi chương trình xử lý xong nhân viên đưa hàng về cho các phân xưởng - Sau khi nhận được phiếu đặt hàng và hóa đơn bộ phận... doanh của một dơn vị xây dựng, giá trị vật tư chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp vì vậy hệ thống thông tin vật tư là rất cần thiết để đảm bảo quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng vật tư là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng công trình Hệ thống thông tin kế toán vật tư là rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp xây dựng, nó giúp cho việc quản lý vật... 17 Trần Cao Vân KHO2 Kho sắt thép 134 Phan Châu Trinh VPC Văn Phòng Công Ty 12 Quang Trung CHI TIET NHAP XUAT THỦ TỤC KIỂM SOÁT Kiểm tra kho hàng và yêu cầu của phân xưởng Theo dõi thông tin thị trường về: Nhà cung cấp, chất lượng mặt hàng cần mua Kiểm tra phiếu yêu cầu mua hàng Kiểm tra hóa đơn Kiểm tra tình trạng tín dụng cuả công ty http://www.ebook.edu.vn STT Mã NV Mã kho Mã VT Loại phiếu Ngày chứng... với hàng đã nhận nếu chính xác thì xác nhận chỉ lên hóa đơn và gửi cho bộ phận kế toán, bộ phận kế toán xử lý thanh toán tiền cho nhà cung cấp Sơ đồ dòng dữ liệu ( DFD) mức ngữ cảnh: CÁC BỘ PHẬN YÊU CẦU VẬT TƯ VẬT TƯ CHU TRÌNH CUNG ỨNG VẬT TƯ http://www.ebook.edu.vn Sơ đồ dòng dữ liệu ( DFD) ở mức 0 : NHÀ CUNG CẤP YÊU CẦU VẬT TƯ CÁC BỘ PHẬN ĐẶT VẬT TƯ PHIẾU ĐẶT VẬT TƯ NHÀ CUNG CẤP GIẤY CHẤP THUẬN PHIẾU... xác, nếu gộp hai bộ phận đặt hàng và phát hàng thành một thì không tránh khỏi việc nhân viên gian lận ban giám đốc sẽ không kiểm soát được Giải pháp 3: không khả thi về mặt chi phí Giải pháp 4: giống như giải pháp 3 giải pháp này không khả thi về mặt chi phí và không đảm bảo về mặt kỹ thuật vì các chương trình cài đặt trong máy tính sẽ không tương thích Giải pháp 5: đối với tình hình công ty thì giải pháp... hiệu quả Trong giải pháp này chúng ta sẽ gộp http://www.ebook.edu.vn bộ phận kiểm tra đối chiếu vào bộ phận nhận phát hàng chúng ta sẽ tiết kiệm được một máy tính để chuyển qua cho các phòng ban khác, ngoài ra trong giải pháp này cần xây thêm một kho hàng dự trữ IV THIẾT KẾ HỆ THỐNG MỚI: Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) ở mức ngữ cảnh: CÁC BỘ PHẬN Yêu cầu về vật tư vật tư Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) ở mức đỉnh... cần thiết -Không có nơi để bảo quản -Qúa trình sản xuất 2 Hàng nhận được -Tốn chi phí không đúng như đặt -Không đáp ứng kịp hàng mua về:chủng loại thời cho quá trình sản hàng, số lượng hoặc xuất chất lượng 3 Phát hàng không Tốn chi phí vận chuyển đúng phân xưởng 4 Thanh toán nhầm Mất tiền tiền(nhiều hơn mức phải trả) cho nhà cung cấp 5 Thanh toán không Uy tín của công ty đúng kỳ hạn cho nhà cung cấp... cùng một công việc kiểm tra - Chu trình quá lâu do khâu chờ đợi địa chỉ phát hàng II GIẢI PHÁP - Xây dựng một kho hàng Bỏ qua bộ phận đối chiếu BP đặt hàng Thêm kênh liên lạc Gộp BP đặt hàng vào BP phát hàng BP phát hàng Giải pháp 1 Giải pháp 2 http://www.ebook.edu.vn BP đặt hàng BP đối chiếu Thêm một máy tính BP phát hàng Giải pháp 3 BP đặt hàng BP nhận phát hàng Lắp đặt hệ thống liên kết các máy tính . kinh tế quốc dân. II. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY ECC5: 1. sơ đồ tổ chức của công ty ECC5: http://www.ebook.edu.vn. máy kế tốn của cty: Bộ máy kế tốn của cơng ty tổ chức theo mơ hình vừa tập trung vừa phân tán. Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của GĐ, bộ máy kế tốn