Thủ thuật microsoft project 2003

H Kinh t K thut Cụng nghip (HN) Microsoft Project & ng dng NGUYN THANH HONG Microsoft Project 2003 101 101 H Kinh t K thut Cụng nghip (HN) Microsoft Project & ng dng NG DNG MICROSOFT PROJECT 2003 A QUN Lí THI GIAN M U Thớ d: Cụng ty xõy dng A ang thu mt cụng trỡnh thi cụng mt on ng vi tng chiu di l 1000m Trong ú, cỏc hng mc cn thi cụng bao gm: kho sỏt a cht cụng trỡnh, kho sỏt cỏc cụng trỡnh ngm ó cú, lp t h thng thoỏt nc, thi cụng nn múngTng hng mc cụng vic khụng th ng thi c tin hnh cựng mt lỳc m phi i mt s hng mc trc ú tin hnh xong ri mi thi hnh c Vỡ vy, chỳng ta cn phi to mt lch biu theo dừi tin thc hin ca tng cụng vic v phõn b thi gian c th To lp v t chc mt lch biu 1.1 To lp mt lch biu mi Mt lch biu d ỏn bao gm danh sỏch cỏc nhim v hay cỏc hot ng bn cn lm, khong thi gian thc hin cỏc nhim v Bc u tiờn vic to mt lch biu mi l m Tp tin mi v gỏn ngy bt u, ngy kt thỳc ca d ỏn (nu khụng cú ngy u tiờn, ngy hin ti c t ng coi nh l ngy u tiờn ca d ỏn) 1.2 Nhp cỏc nhim v 1.2.1 Nhp mt nhim v mt task form: Trờn menu VIEW, nhp More Views Trong danh sỏch Views, nhp Task Form, sau ú nhp Apply Trong hp Name, nhp tờn nhim v Trong hp Duration, nhp thi hn nhim v Chn hp Effort driven: cho thi hn nhim v khụng i bt k s phõn cụng b phn Trong cỏc ct form, hóy nhp thụng tin chi tit v nhim v (chng hn nh cỏc b phn c phõn phõn cụng v cỏc nhim v trc õy) 102 102 H Kinh t K thut Cụng nghip (HN) Microsoft Project & ng dng 1.2.2 Nhp mt nhim v trờn khung xem Calendar Trờn menu VIEW, nhp Calendar Chn ngy nhim v bt u Trờn menu Insert, nhp New Task Nhp Tab Information Trong hp Name, nhp tờn nhim v Trong hp Duration, nhp thi hn nhim v 1.2.3 Nhp mt nhim v vo mt d ỏn Trờn menu VIEW, nhp Gantt Chart Trong trng Task Name, nhp mt tờn nhim v cui danh sỏch nhim v 1.3 Chuyn mt nhim v thnh mt ct mc Ct mc l mt nhim v vi di=0 Khi a di cho mt nhim v, Microsoft Project hin ký hiu ct mc lờn s ct Gantt bt u t ngy ú Trong phn Duration ca cụng vic ú, bn chn 0d hay trờn list task pane chn Make Selected task milestone sau ú nhp Done thỡ s to c mt ct mc Cng cú th to nú t Task Information bng cỏch chn Advance tab sau ú ỏnh du vo ụ Make Task as Milestone 1.4 a vo mt nhim v lp li o Trong menu VIEW, chn Gantt Chart o Trong trng Task Name, chn hng phớa di ni m mun nhim v lp li o Trong menu Insert, chn Recurring Task o Trong hp Task Name, nhp tờn nhim v 103 103 H Kinh t K thut Cụng nghip (HN) Microsoft Project & ng dng o Trong hp Duration, nhp thi hn ca mt ln xy cho nhim v o Trong phn Recurrence pattern, chn Daily, Weekly, Monthly, hay Yearly o Ch nh s thng xuyờn ca nhim v v chn hp kim k bờn ngy tun m nhim v s xy o Trong phn Range of recurrence, nhp mt ngy bt u vo hp Start, sau ú nhp End after (nhp hoc chn s ln xy cho nhim v) hay End by (hóy nhp hoc chn ngy m mun nhim v lp li kt thỳc) 1.5 Thay i di mt nhim v: Trong menu, nhp Gantt Chart, chn Field Duration, v nhp thi hn mi 1.6 Xúa b mt nhim v: Trong menu, nhp Gantt Chart, Trong trng Task Name, chn nhim v mun xúa v menu Edit, nhp Delete Task (Mun phc mt nhim v sau xúa nú bng cỏch nhp Undo Delete) 1.7 Sp xp li cỏc nhim v lch biu H mc mt nhim v o T thc n VIEW, chn Gantt Chart o Chn nhim v bn mun h mc o T thc n Tools, chn Outlining sau ú chn Indent Lờn mc mt nhim v o T thc n VIEW, chn Gantt Chart o Chn nhim v bn mun a lờn mt mc 1.8 Thay i ngy gi lm vic T thc n Tools, chn Change Working Time Chn ngy trờn lch Ti Make Dates, chn phớm tu chn Nu bn chn tu chn Working bc th 3, Working Time cn gừ vo thi gian bt u v kt thỳc lm vic Chn phớm OK 104 104 H Kinh t K thut Cụng nghip (HN) Microsoft Project & ng dng Lp lch cho cỏc cụng vic KHI NIM: PREDECESSOR: Mt cụng vic cn c bt u hay kt thỳc trc mt cụng vic khỏc cú th bt u SUCCESOR: Mt cụng vic ph thuc vo s bt u hay kt thỳc ca cụng vic din trc Cỏc mi quan h gia cỏc Cụng vic FS (Finish to Start) Mt Cụng vic bt u Cụng vic trc kt thỳc SS (Start to Start) Mt Cụng vic bt u Cụng vic trc bt u FF (Finish to Finish ) Mt Cụng vic kt thỳc Cụng vic trc kt thỳc SF (Start to Finish ) Mt Cụng vic kt thỳc Cụng vic trc bt u 2.1 To lp mt quan h gia cỏc cụng vic T thc n VIEW, chn Gantt Chart Trong bng Gantt, chn hai nh.im v hay nhiu hn m bn mun ni Trong thc n Edit chn LinkTask 2.2 Trong bng Gantt, chn cỏc nhim v bn mun ni Trong thc n Edit, chn UnLinkTask 2.3 2.4 Loi b mt quan h gia cỏc cụng vic Thay i kiu quan h gia cỏc cụng vic T thc n VIEW, chn Gantt Chart Bm chut ỳp vo ng kt ni ca cỏc Cụng vic mun thay i Trong hp Type, chn kiu quan h gia cỏc Cụng vic, Chn phớm OK Tin hnh song song hay trỡ hoón gia cỏc nhim v Dựng Lead Time lp lch mt s thc hin chng gia hai Cụng vic cho mt Cụng vic bt u trc Cụng vic ca nú kt thỳc 2.5 Dựng Lag Time trỡ hon s u ca mt Cụng vic tip theo Thờm Lead hay Lag Time M Project cho phộp xỏc lp thi gian dn trc (lead time, õy l khong thi gian trựng lp gia cỏc nhim v l thuc Chng hn, nu mt nhim v cú th bt u nhim v trc ca nú ó hon thnh c mt na, ta cú th ch nh loi l thuc finish-to-start vi thi gian dn trc l 50% cho nhim v k tip ca nú (cú giỏ tr õm)) hay thi gian tr (lag time, õy l khong thi gian trỡ hoón gia cỏc nhim v l thuc Chng hn, nu ta cn thi gian trỡ hoón l hai ngy gia s kt thỳc mt nhiờm v v bt u mt nhim v khỏc, bn cú th thit lp loi l thuc finish-to-start v ch nh thi gian tr l hai ngy (cú giỏ tr dng)) gia cỏc nhim v ch sau to cỏc mi quan h l thuc gia cỏc nhim v 105 105 H Kinh t K thut Cụng nghip (HN) Microsoft Project & ng dng o Trong menu VIEW, chn Gantt Chart o Trong trng Task Name, chn nhim v mun xỏc lp thi gian dn trc hay thi gian tr cho nú, sau ú nhp Task Information o Nhp tab Predecessors o Trong trng Lag, nhp thi gian dn trc hay thi gian tr theo dng mt thi gian hay t l phn trm ca thi hn dnh cho nhim v trc o nhp thi gian dn trc, hóy nhp mt s õm hay t l phn trm õm, chng hn 2% i vi thi gian dn trc l hai ngy o nhp thi gian tr, hóy nhp mt s dng hay t l phn trm dng, chng hn nh 50% cho na thi gian ca nhim v trc thi gian tr 2.6 Lp lch mt nhim v bt u hay kt thỳc liờn quan n mt ngy c th T thc n VIEW, chn Gantt Chart Chn nhim v bn mun, sau ú chn Task Information thc n Insert Chn Advanced tab Trong Constraint Task chn kiu rng buc t danh sỏch Nu chn rng buc khỏc As Late As Possible hay As soon As Possible, a vo ngy hp Date Chn phớm OK 106 106 H Kinh t K thut Cụng nghip (HN) Microsoft Project & ng dng B QUN Lí CHI PH Gỏn chi phớ cho mt ti nguyờn o Trờn Menu VIEW , chn Gantt Chart o Trong ct Task Name, chn tỏc v cn nhp vo chi phớ mt ln o Trờn Menu Window, chn Split o Trong khung nhỡn Task Form phn di mn hỡnh, chn ti nguyờn ta mun nhp chi phớ mt ln hoc nhp vo ti nguyờn mi ct Resource Name, sau ú nhn Enter o Trờn trỡnh n Fomat, di chuyn chut ti Details, sau ú click Resource cost o Trong ct Task type, click vo Fixed Duration o Trong ct Units, nhp vo giỏ tr O v nhn Enter o Trong ct Cost, nhp vo giỏ tr chi phớ ca vic gỏn ti nguyờn o Trờn trỡnh n Window, click Remove Split Chun b tớnh toỏn chi phớ vt gi: thc hin theo cỏc bc sau: o Trờn trỡnh n View, chn khung nhỡn Task Usage o Trong ct Task Name, chn ti nguyờn c gỏn o Trờn trỡnh n Insert, chn Column Trong hp File Name, chn Overtime Work v click OK o Trong ct Overtime work, click vo hng ca ti nguyờn c gỏn cho tỏc v cn nhp vo thi gian lm vic vut gi V ct ny ta nhp vo thi gian lm vic vut gi ca ti nguyờn c gỏn Thớ d: thc hin vic lp t cụng trỡnh vi mt nhõn cụng v lm vic 10 ngy(10x8=80 gi), thc hin cỏc thao tỏc theo hng dn trờn, nhp vo thi gian vt gi l 20 gi thỡ thi gian hon thnh cụng trỡnh ch cũn cú 7.5 ngy vi mi ngy lm thờm gi (10x2=20 gi) 107 107 H Kinh t K thut Cụng nghip (HN) Microsoft Project & ng dng o Tng t cho cỏc ti nguyờn khỏc Thi gian vut gi nhp vo l mt phn ca tng thi gian lm vic m ta ó nhp vo phn ti nguyờn, ú nhp vo thi gian lm vic s c rỳt ngn Tỡm kim cỏc chi phớ vt ngõn sỏch 3.1 Xem cỏc tỏc v cú chi phớ vt quỏ ngõn sỏch o Trờn menu view, nhp Task Usage, tr n Table, sau ú nhp Cost o Trong hp Filter, nhp Cost Overbudget o Xem cỏc chi phớ vt quỏ ngõn sỏch, nhp Cost Greater than hp Filter, sau ú xỏc nh giỏ tr phớ tn hp Show tasks/assignments whose cost is greater than o xem tt c cỏc tỏc v, nhp All Tasks hp Filter 3.2 Cỏc tỏc v v ti nguyờn cú chi phớ vt ngõn sỏch o Trờn menu View, nhp Reports o Nhp Costs, sau ú nhp Select o hin th cỏc tỏc v vt quỏ ngõn sỏch, nhp Overbudget Tasks, sau ú nhp select hin th cỏc ti nguyờn vt quỏ ngõn sỏch, nhp Overbudget Resources, sau ú nhp select Gỏn chi phớ c nh cho mt nhim v: o Trờn trỡnh n View, chn khung nhỡn Gantt Chart o Trờn trỡnh n View, di chuyn chut ti Table, sau ú click Cost o Trong ct Task Name, chn tỏc v ta mun nhp vo chi phớ c nh o Trong ct Fixed Cost, nhp vo giỏ tr chi phớ Lu ý: Nu mun nhp vo chi phớ c nh cho ton b d ỏn, ta thc hin nh sau: Click chn Option trờn trỡnh n Tools, click vo hp View Trong phn Outline options, ỏnh du chn Project summary task v click OK Trong ct Task Name s xuõt hin tờn d ỏn ( hng u tiờn cú s th t l 0), nhp chi phớ c nh ca ton b d ỏn hng ny ct Fixed Cost Vớ d: 108 108 H Kinh t K thut Cụng nghip (HN) Microsoft Project & ng dng Kim soỏt s gia tng chi phớ ca d ỏn Sau gỏn mc giỏ cho cỏc ti nguyờn hoc chi phớ c nh cho cỏc tỏc v, cú th cn quan sỏt tng cỏc chi phớ ny phc v cho vic qun lý ti chớnh, iu chnh tỏc v v.v 5.1 Quan sỏt chi phớ ca mt tỏc v Trờn trỡnh n View, click More View, chn Task Sheet v click Apply Trờn trỡnh n View, di chuyn chut n Table, chn Cost 5.2 Quan sỏt chi phớ ca mt ti nguyờn Trờn trỡnh n View, chn Resource Sheet Trờn trỡnh n View, di chuyn chut n Table, chn Cost Lu ý: Chỳng ta cú th quan sỏt vic phõn phi chi phớ cho tỏc v khung nhỡn Task Usage bng cỏch cho hin th chi tit v chi phớ Cỏch lm quen thuc l vo trỡnh n View, chn khung nhỡn Task Usage Trờn trỡnh n Format, di chuyn chut ti Details, chn Cost Cỏch lm tung t cho vic quan sỏt chi phớ v ti nguyờn V vi riờng ti nguyờn, ngoi vic quan sỏt khung nhỡn Task Usage, ta cũn cú th quan sỏt s phõn phi chi phớ ny theo dng biu (chn la Detail ca trỡnh n Format dng quan sỏt chi phớ phõn b theo thi gian Cost hoc quan sỏt chi phớ tớch ly theo thi gian Cummulative Cost) 5.3 Quan sỏt chi phớ ca ton b d ỏn o Trờn trỡnh n Project, chn Project Information o Khung nhỡn Project Information xut hin, chn Statistics o Trong hm current, ct Cost ta cú th quan sỏt c tng chi phớ theo k hoch ca d ỏn 109 109 H Kinh t K thut Cụng nghip (HN) Microsoft Project & ng dng Lu cỏc thụng tin v chi phớ bng mt k hoch c s 6.1 To mt k hoch c s Sau lp k hoch cho mt d ỏn, quỏ trỡnh trin khai thc hin d ỏn cú th cú nhiu thay i hoc cng cú th phi tỡm mt gii phỏp mi Vn t lm bit c k hoch sau c iu chnh hoc lp mi cú u im gỡ khụng nh v thi gian, chi phớ , nhõn lc Microsoft Project cung cp cho ta mt cụng c lm c iu ny l bng cỏch lu k hoch ban u li di dng mt k hoch c s (Baseline plan) hoc k hoch tm thi (Interim plan), sau ú ta c vic iu chnh k hoch, cỏc kt qu ca k hoch mi c lp s c so sỏnh trc tip vi cỏc kt qu ca k hoch c s Ta cú th lm theo cỏc bc nh sau: o Trờn Menu View, chn Gantt Chart o Trong ct Task Name, ỏnh du chn cỏc cụng tc ta cn lu thụng tin c s (nu ch mun lu thụng tin c s cho mt s tỏc v) o Trờn Menu Tools, di chuyn chut ti Tracking, chn Save Baseline 6.2 Sao chộp mt k hoch c s Trong trng hp mun chộp mt Baseline theo mt Baseline ó to trc, cng tng t trờn Menu Tools, Chn Tracking, chn Save Baseline 6.3 Xúa mt k hoch c s Trong trng hp mun xoỏ mt hay nhiu k hoch c s, thc hin nh sau: o Trờn Menu Tools, chn Tracking, sau ú chn Clear Baseline o xoỏ mt Baseline, chn Clear Baseline plan, chn tờn ca k hoch c s mun xoỏ o Chn Entire project hoc Selected tasks xoỏ ton b k hoch hay mt phn theo cỏc tỏc v c ỏnh du 110 110 H Kinh t K thut Cụng nghip (HN) Microsoft Project & ng dng Thay i phng thc tớnh toỏn phớ thc t (Actual Cost) Trong quỏ trỡnh d ỏn c thc hin, chi phớ thc t cho cỏc tỏc v bt u xut hin song song vi quỏ trỡnh thc hin v c Microsoft Project tớnh toỏn t ng cp nht quỏ trỡnh thc hin cỏc tỏc v, nhiờn thc t chi phớ ny cú th khụng nh tớnh toỏn v ta s nhp vo bng tay thun tin cho vic qun lý d ỏn chng trỡnh khụng t ng tớnh toỏn chi phớ thc t ta lm nh sau: o Trờn Menu Tools ặ Options ặ Calculation o nhp giỏ tr chi phớ bng tay, ta xoỏ i du Actual costs are always calculated by Microsoft Project v ngc li mun Microsoft Project t ng tớnh toỏn giỏ tr ny o Click OK 111 111 H Kinh t K thut Cụng nghip (HN) Microsoft Project & ng dng C QUN Lí TI NGUYấN Lp danh mc cỏc ti nguyờn ca d ỏn 1.1 To danh mc ti nguyờn s dng ca s Resource Sheet 1.2 í ngha cỏc trng Resource Sheet 1.3 nh ngha bng ti nguyờn ca d ỏn iu chnh thụng tin ca ti nguyờn 2.1 Gỏn phng thc truyn thụng cho ti nguyờn (Assigning a communication method) 2.2 Xỏc nh tớnh hiu lc ca ti nguyờn (Specifying resource availability) 2.3 Xỏc nh loi Booking (Specifying a Booking type) 2.4 To mt chng loi ti nguyờn (Creating a generic resource) 2.5 Thờm chỳ thớch cho ti nguyờn 2.6 To lch cho ti nguyờn Phõn b ti nguyờn 3.1 Phõn b ti nguyờn cho mt cụng vic Ta cú th phõn b ti nguyờn cho cụng vic bng cỏch choùn View ệ Gantt Chart thanh,v tip tc thc hin cỏc bc sau nu phõn b ti nguyờn cho cụng vic: o La chn mt cụng vic m ta mun phõn b ti nguyờn : click vo cụng vic trờn Gantt Chart, hoc click vo mt vi ct Gantt Chart o Click vo Assign Resources hoc La chn Tool ệ Assign Resources m hp thoi Assign Resources , nh trỡnh by hỡnh sau : 112 112 H Kinh t K thut Cụng nghip (HN) Microsoft Project & ng dng o La chn ti nguyờn mun phõn b t danh sỏch Resource Name ca hp thoi Assign Resources o Click Assign Project t mt check ỏnh du ct cc t ca hp thoi Assign Resources cho bit vic la chn cụng vic o Lp li bc trờn phõn b thờm ti nguyờn vo vic la chn cụng vic hoc click Close 3.2 S dng tr giỳp chn ti nguyờn 3.3 Thay i ti nguyờn ca mt cụng vic Xúa mt ti nguyờn c phõn b : chn cụng vic cú phõn b ti nguyờn mun xúa, click vo nỳt Assign Resources hoc chn ToolsệResource ệAssign Resources hp thoi Assign Resources Lm cho ni bt ti nguyờn xúa t cụng vic Ta cú th xem mt checkmark next ti nguyờn ct cc t ca hp thoi Click Remove, nh trỡnh by hỡnh sau : o Dựng chc nng Replace thay th ti nguyờn 113 113 H Kinh t K thut Cụng nghip (HN) Microsoft Project & ng dng Gii quyt xung t ti nguyờn Khi ta ch nh cỏc ti nguyờn cho cỏc nhim v, M Project kim tra lch biu ca cỏc ti nguyờn xỏc nh ti nguyờn ang lm vic Tuy nhiờn, M.Project khụng truy cp c mt ti nguyờn ó c s dng v bn li gỏn thờm mt nhim v mi Thớ d, nu ta ch nh Tun lm vic quỏ thi gian hai nhim v v thi im bt u ging nhau, thc cht bn ch nh Tun lm vic 16 gi thay vỡ gi trờn ngy - iu ny Tun khụng lm c cho dự l mt cụng nhõn tn tõm lm vic 4.1 Phỏt hin cỏc ti nguyờn xung t 4.1.1 S dng Views phỏt hin xung t S dng Resource Sheet hay view Resource Usage, tỡm cỏc ti nguyờn xung t Trong view ny, cỏc ti nguyờn tranh chp xut hin vi mu Thờm vo ú, mt biu tng quan trng xut hin ct Indicator ti mt ti nguyờn b gỏn chng hin th view Ti nguyờn s dng xem hỡnh sau: chn View -> Resource Usage Ta cng cú th xem s chanh chp qua biu bng cỏch click trờn menu vo view>Resource Graph Xem xột vic tranh chp cỏc ti nguyờn s hu ớch cho lm vic vi cỏc tranh chp - Biu Gantt Chart khung di ch cỏc nhim v c ch nh ti cỏc ti nguyờn m bn chn khung trờn Cỏc nhim v m c bt u ti mt thi im s chng lờn khung Gantt Chart iu ny giỳp ta xỏc nh cỏc m chớnh chỳng gõy tranh chp ti nguyờn 114 114 H Kinh t K thut Cụng nghip (HN) Microsoft Project & ng dng Trờn biu Gantt Chart trờn ch cho ta thy ti nguyờn Mỏy Tớnh b tranh chp 4.1.2 S dng Filters phỏt hin xung t Mt k thut n gin khỏc m ta cú th dựng phỏt hin v gii quyt cỏc xung t ti nguyờn l dựng Filters: s dng chc nng Project->Filtered >Overallocated Resource Tip ú mụ t k hn cỏc ti nguyờn b xung t ta vo Format->Details >Overallocation 115 115 - H Kinh t K thut Cụng nghip (HN) Microsoft Project & ng dng dũng work l s gi phi lm ngy, dũng Overal l s gi lm quỏ quy nh 4.2 Gii quyt cỏc xung t 4.3.1 Lờn lch thi gian lm thờm (Scheduling overtime) Cú th gii quyt xung t ti nguyờn bng cỏch lờn li lch cho ti nguyờn Overtime project l mt lng cụng vic cỏi c xp tr hn so vi k hoch lm vic bỡnh thng, v cỏc gii overtime c thay i theo t l overtime ca ti nguyờn Cụng vic overtime khụng c hin th thờm tỏc v Thay vo ú, nú hin th mt thi gian ó hao phi da trờn mt tỏc v sut cỏc gii khụng chớnh quy Bng vic xỏc nh lch, ti nguyờn cú th hon tt tỏc v nhanh hn v ú ta cú th loi c cỏc xung t lờn lch thi gian lm thờm ta tin hnh cỏc bc sau: View -> Gantt Chart Window -> Split Nhp vo khung di Format -> Details -> Resource Work Click nhim v cn overtime iu chnh li lng thi gian thớch hp 116 116 4.3.2 Xỏc nh li lch cho ti nguyờn Nu mt ti nguyờn cú xung t v s gi xung t mt ngy c cho l cha , bn cú th loi bng cỏch tng s gi lm vic cho ti nguyờn ngy ú thay i lch lm vic cho ti nguyờn, ti Resource Usage view Xỏc nh ti nguyờn ni cú tranh chp, v ghi chỳ s gi tranh chp Nhp ỳp chut vo ti nguyờn tranh chp m hp thoi Resource Information cho ti nguyờn ú Nhp vo tab Working Time ti xem lch ti nguyờn ú, nh hỡnh sau: thay i gi lm vic chun cho ti nguyờn ta lm cỏc bc sau: Click ngy u tiờn ca ti nguyờn b tranh chp Nhn chn Use default S dng From v To ci t cỏc gi lm khụng chun cho cỏc ngy ú Lp li quỏ trỡnh trờn cho mi ngy m bn mun thay i lch biu lm vic cho mt ti nguyờn c bit Click vo OK bn hon thnh 4.3.3 B sung cụng vic bỏn phn Gi s mt ti nguyờn c b sung ti mt s nhim v hin ti v cng b tranh chp Cng gi s l ta khụng mun thờm mt ti nguyờn no na, hay chuyn i gia cỏc ti nguyờn, thờm gi lm Ta cú th b sung ti nguyờn vo cụng vic bỏn phn cho mi tỏc v gii quyt tranh chp, thụng qua cỏc tỏc v cú th dn n lõu hn hon thnh bng cỏch s dng phng phỏp ny b sung cụng vic bỏn phn, bn cú th phi sp xp li ti nguyờn tin cho vic thờm tỏc v Mc nh M Project ci t kiu tỏc v Fixed Units thay i loi tỏc v ti Fixed Duration, thc hin theo cỏc bc sau: View More Views Resource Allocation Click vo tỏc v khung trờn Double Click vo tỏc v m bn mun thay i khung di M combobox Task type Fixed Duration Click OK Tip theo, ta cú th ch nh ti nguyờn lm bỏn thi gian vo tỏc v ny m khụng thay i khong thi gian ca ti nguyờn: Vo Resource Allocation, click vo tỏc v khung trờn ni m ta xỏc nh l ti nguyờn b tranh chp Click vo nỳt Assignment Information trờn Standard, hay click hai cỏi mi hp thoi Assignment Information Chn tab General Thay i giỏ tr mc nh hp Units (100%) theo t l phn trm thi gian m bn mun ti nguyờn lm tỏc v ú Click OK 4.3.4 Kim soỏt ti nguyờn bt u trờn mt cụng vic (Controlling when resources start working on a task) nhõn lờn thi gian cho cỏc ti nguyờn, cụng vic Task Usage view v theo cỏc bc sau: View Task Usage Chn ti nguyờn ni bn mun hoón thi gian ct Task Name Double click vo ti nguyờn Hp thoi Assignment Information Thay i ny ti ụ Start hay Finish OK 118 118 4.3.5 Trỡ hoón cụng vic bng cỏch phõn mc ti nguyờn (Delaying tasks by leveling resource workloads) Vic phõn mc ti nguyờn l quỏ trỡnh x lý ng ti nguyờn bng cỏch trỡ hoón hay phõn nhúm cỏc cụng vic cung cp k hoch ca ch nh cỏc ti nguyờn o T ng phõn mc (Automatic leveling) theo th t u tiờn: thc hin priority cho cỏc tỏc v ta thc hin cỏc bc sau: View Gantt Chart Double Click vo tỏc v mun priority Chn tab General ti ụ Priority ta iu chnh theo ý mun cỏc phõn mc cỏc tỏc v t ng ta thc hin cỏc bc: Tools Level Resource Chn nỳt Automatic xỏc nh priority c th hn (theo ngy, gi,) ta chn danh sỏch Look for overllocation on a Chn Clear leveling project s reset tt c cỏc phõn mc v trc phõn mc Nu bn khụng ỏnh du tu chn ny thỡ project s khụng tr v giỏ tr Trong khung Leveling range for, chn level entire project phõn mc cho ton b project Cũn chn level l ch phõn mc cho t ngy no ti ngy no m thụi Trong danh sỏch Leveling order nu chn: o ID: project s trỡ hoón hay phõn nhúm tỏc v cú s ID cao nht o Standard: project s tỡm tỏc v tt nht phõn nhúm hay trỡ hoón o Priority, Standard: project s chn ti cỏc quyn u tiờn tỏc v v sau ú l tt c cỏc mc m c lit kờt cho cp phõn mc Standard 119 119 Chn mt cỏc tu chn khung Resolve overallocations: o Level only within available slack: trỏnh thay i ngy kt thỳc project ca bn o Leveling can adjust individual assignments on a task: ch phõn mc k hoch ca ti nguyờn da trờn tỏc v c lp ca cỏc ti nguyờn khỏc m nú ang lm vic trờn tỏc v tng t o Level can create splits in remaining work: cho phộp phõn nhúm cỏc tỏc v gii quyt cỏc mõu thun ti nguyờn o Level resource with the proposed booking type: kim tra hp thoi ny cú cỏc tỏc v Project sut quỏ trỡnh phõn mc Click vo Level Now chp nhn cỏc phõn mc trờn: Bn cú th xem cỏc thay i ca vic phõn mc bng cỏch vo: View More Views Level Gantt Apply 120 120 o iu khin vic phõn mc: Ta lm vic ny tun t qua cỏc bc sau: View More Views a vt sỏng vo Resource Allocation v click Apply a vt sỏng vo ni m bn mun trỡ hoón khung trờn Trong khung di, nhp vo s ngy trỡ hoón vo ct Leveling Delay 4.3.6 ỏnh du ti nguyờn (Contouring resources) ỏnh du l mt mc m M Project s dng ch dn vic sp xp cỏc nhim v cỏc cụng vic ca ti nguyờn quỏ thi gian Ph bin nht l Flat, Back Loaded, Front Loaded, v Bell Mc nh l Flat, cú ngha l ti nguyờn lm vic trờn mt tỏc v cho s gi ln nht m ta ch nh vi mt khong thi gian Ta cú th s dng cỏc ỏnh du khỏc iu khin mt ti nguyờn c lờn lch trỡnh nh th no lm vic trờn mt tỏc v vo mt thi gian v lm iu ny ta cú th gii quyt tranh chp Cỏc ỏnh du giỳp bn ch nh cụng vic cho mt tỏc v da trờn cỏc yu t m tỏc v ũi hi Vớ d, nu mt tỏc v ũi hi ớt ban u, ta s dng ch ỏnh du Back Loaded Nu mt tỏc ũi hi cao hn ta s dng ch Bell, Turtle, hay Early Peak Ci t mt ỏnh du mu (Setting a contour pattern): o o o o View Task Usage Double click ti nguyờn mun ỏnh du M list box Work countour v chn ch ỏnh du OK 121 121 Chia s ti nguyờn gia cỏc Project 5.1 To mt ti nguyờn chung v chia s cỏc ti nguyờn To mt ti nguyờn chung mt Project cú th d dng qun lý ti nguyờn, c bit cho cỏc ti nguyờn mun chia s cho nhiu ti to mt ti nguyờn chung ta tin hnh cỏc bc sau: M cỏc project m ta mun a vo ti nguyờn chung Vo View->Resource Sheet cho mi project ú M mt Project mi, sau ú lu li (vớ d: resource pool) M cỏc project cú ti nguyờn mun chia s chn Tools->Resource Sharing->Share Resource Chn Use resource T hp From chn resource pool (tờn ti nguyờn chung ta mi lu bc 3) Trong panel On conflict with calendar or resource information, nu bn chn pool takes precedence cú xung t xy thỡ chng trỡnh s ly bờn ti nguyờn chung vit cỏc thụng tin chng lờn ti nguyờn c chia s Nu bn chn di thỡ ngc li Click OK 122 122 5.2 M mt project cú s dng ti nguyờn chung m mt project cú s dng ti nguyờn chung bn double click vo project ú, hp thoi Open Resource Pool Information o M tin riờng :Do not open other files, project ch m tin ca bn o Lu ý: Khi chn M tin chung (Option u hp thoi Open Resource Pool Information), M.Project t ng m tin ti nguyờn chung theo ch read-only Do ú mt lỳc cú th cú nhiu ngi cú th s dng ti nguyờn chung cựng mt lỳc 5.3 Hy b vic chia s ti nguyờn gia cỏc d ỏn Thc hin theo tng bc sau: Chn Tool Resource Sharing->Share Resource Chn Use own Resource hp thoi Tuy nhiờn, cng khụng cn phi m tng tin v hu b chia s ti nguyờn khụng, ta cú th lm theo cỏc bc sau: M tin ti nguyờn chung ch read-write bng cỏch s dng hp thoi Open Project s hin th hp thoi Open Resource Pool sau: 123 123 Chn option gia hay cui hp thoi C hai tu chn ny u hu b chia s ti nguyờn chung Chn Tools->Resource Sharing->Share Resource Project hin th hp thoi Share Resource nh sau: Chn project m bn mun loi t ti nguyờn chung Bn cú th chn nhiu ti nguyờn bng cỏch nhn v gi Ctrl hay Shift bn click chut Click Break Link 124 124 [...]... nh sau: o Trờn Menu Tools ặ Options ặ Calculation o nhp giỏ tr chi phớ bng tay, ta xoỏ i du Actual costs are always calculated by Microsoft Project v ngc li khi mun Microsoft Project t ng tớnh toỏn giỏ tr ny o Click OK 111 111 H Kinh t K thut Cụng nghip (HN) Microsoft Project & ng dng C QUN Lí TI NGUYấN 1 Lp danh mc cỏc ti nguyờn ca d ỏn 1.1 To danh mc ti nguyờn s dng ca s Resource Sheet 1.2 í ngha... Clear leveling project s reset tt c cỏc phõn mc v 0 trc khi phõn mc Nu bn khụng ỏnh du tu chn ny thỡ project s khụng tr v giỏ tr 0 5 Trong khung Leveling range for, chn level entire project phõn mc cho ton b project Cũn chn level l ch phõn mc cho t ngy no ti ngy no m thụi 6 Trong danh sỏch Leveling order nu chn: o ID: project s trỡ hoón hay phõn nhúm tỏc v cú s ID cao nht o Standard: project s tỡm... nguyờn gia cỏc Project 5.1 To mt ti nguyờn chung v chia s cỏc ti nguyờn To mt ti nguyờn chung trong mt Project cú th d dng qun lý ti nguyờn, c bit cho cỏc ti nguyờn mun chia s cho nhiu ti to ra mt ti nguyờn chung ta tin hnh cỏc bc sau: 1 M cỏc project m ta mun a vo ti nguyờn chung 2 Vo View->Resource Sheet cho mi project ú 3 M mt Project mi, sau ú lu li (vớ d: resource pool) 4 M cỏc project cú ti... bn chn di thỡ ngc li Click OK 122 122 5.2 M mt project cú s dng ti nguyờn chung m mt project cú s dng ti nguyờn chung bn double click vo project ú, trong hp thoi Open Resource Pool Information o M tp tin riờng :Do not open other files, project ch m tp tin ca bn o Lu ý: Khi chn M tp tin chung (Option u trong hp thoi Open Resource Pool Information), M .Project t ng m tp tin ti nguyờn chung theo ch read-only... trỡnh by trong hỡnh sau : o Dựng chc nng Replace thay th ti nguyờn 113 113 H Kinh t K thut Cụng nghip (HN) Microsoft Project & ng dng 4 Gii quyt vn xung t ti nguyờn Khi ta ch nh cỏc ti nguyờn cho cỏc nhim v, M Project kim tra lch biu ca cỏc ti nguyờn xỏc nh ti nguyờn ang lm vic Tuy nhiờn, M .Project khụng truy cp c mt khi ti nguyờn ó c s dng v bn li gỏn thờm mt nhim v mi Thớ d, nu ta ch nh Tun lm...H Kinh t K thut Cụng nghip (HN) Microsoft Project & ng dng 7 Thay i phng thc tớnh toỏn phớ thc t (Actual Cost) Trong quỏ trỡnh d ỏn c thc hin, chi phớ thc t cho cỏc tỏc v bt u xut hin song song vi quỏ trỡnh thc hin v c Microsoft Project tớnh toỏn t ng khi cp nht quỏ trỡnh thc hin cỏc tỏc v, tuy nhiờn trong thc t chi phớ ny cú th... Resources hoc La chn Tool ệ Assign Resources m hp thoi Assign Resources , nh trỡnh by trong hỡnh sau : 112 112 H Kinh t K thut Cụng nghip (HN) Microsoft Project & ng dng o La chn ti nguyờn mun phõn b t danh sỏch Resource Name ca hp thoi Assign Resources o Click Assign Project t mt check ỏnh du trong ct cc t ca hp thoi Assign Resources cho bit vic la chn cụng vic o Lp li bc trờn phõn b thờm ti nguyờn vo... chớnh chỳng gõy ra tranh chp ti nguyờn 114 114 H Kinh t K thut Cụng nghip (HN) Microsoft Project & ng dng Trờn biu Gantt Chart trờn ch cho ta thy ti nguyờn Mỏy Tớnh b tranh chp 4.1.2 S dng Filters phỏt hin xung t Mt k thut n gin khỏc m ta cú th dựng phỏt hin v gii quyt cỏc vn xung t ti nguyờn l dựng Filters: s dng chc nng Project- >Filtered >Overallocated Resource Tip ú mụ t k hn cỏc ti nguyờn b xung... Format->Details >Overallocation 115 115 - H Kinh t K thut Cụng nghip (HN) Microsoft Project & ng dng dũng work l s gi phi lm trong ngy, dũng Overal l s gi lm quỏ quy nh 4.2 Gii quyt cỏc xung t 4.3.1 Lờn lch thi gian lm thờm (Scheduling overtime) Cú th gii quyt xung t ti nguyờn bng cỏch lờn li lch cho ti nguyờn Overtime trong project l mt lng cụng vic cỏi c xp tr hn so vi k hoch lm vic bỡnh thng, v... cỏc bc sau: 1 M tp tin ti nguyờn chung ch read-write bng cỏch s dng hp thoi Open Project s hin th hp thoi Open Resource Pool sau: 123 123 Chn option gia hay cui trong hp thoi C hai tu chn ny u hu b chia s ti nguyờn chung 2 Chn Tools->Resource Sharing->Share Resource Project hin th hp thoi Share Resource nh sau: 3 Chn project m bn mun loi ra t ti nguyờn chung Bn cú th chn nhiu ti nguyờn bng cỏch nhn ... costs are always calculated by Microsoft Project v ngc li mun Microsoft Project t ng tớnh toỏn giỏ tr ny o Click OK 111 111 H Kinh t K thut Cụng nghip (HN) Microsoft Project & ng dng C QUN Lí TI...H Kinh t K thut Cụng nghip (HN) Microsoft Project & ng dng NG DNG MICROSOFT PROJECT 2003 A QUN Lí THI GIAN M U Thớ d: Cụng ty xõy dng A ang thu mt cụng trỡnh... (HN) Microsoft Project & ng dng Gii quyt xung t ti nguyờn Khi ta ch nh cỏc ti nguyờn cho cỏc nhim v, M Project kim tra lch biu ca cỏc ti nguyờn xỏc nh ti nguyờn ang lm vic Tuy nhiờn, M.Project