Bài giảng microsoft access bài 4 GV phạm thanh an

Bài 4: BÁO BiỂU - Report Giảng viên: Phạm Thanh An Trung tâm Tin học – Đại học Ngân hàng TP.HCM Nội dung  Các khái niệm Report;  Sử dụng report wizard;  Sử dụng report design view; Ý nghĩa Report   Dùng để trình bày thông tin theo nhiều định dạng khác Có thể vừa thể liệu chi tiết vừa thể số liệu thống kê Phân loại Báo biểu  Báo biểu chi tiết dạng Tabular  Báo biểu chi tiết dạng Columnar  Báo biểu tổng hợp nhóm thống kê Báo biểu dạng Tabular  Dữ liệu Báo biểu trình bày nhiều dòng, dòng mẩu tin bảng Báo biểu dạng Columnar  Dữ liệu Báo biểu trình bày cột (một cột hiển thị nhãn cột hiển thị liệu) Báo biểu tổng hợp  Dữ liệu Báo biểu trình bày theo nhóm tính toán, thống kê nhóm Vai trò Report   Report công cụ dùng thiết kế in ấn liệu hữu hiệu Access Hầu tất bạn muốn in in theo bố cục nào? Report đáp ứng Báo biểu tổng hợp  Dữ liệu Báo biểu trình bày theo nhóm tính toán, thống kê nhóm Các thành phần Báo biểu  Report Header/Footer  Page Header/Footer  Group Header/Footer  Detail Tạo report sử dụng Report design view  Bước 2: Xây dựng nguồn liệu để in ấn cho report   Report in thông tin gì? Phạm vi nào? Là câu hỏi phải trả lời bước cách thiết lập thuộc tính Record Source cho report Thông thường, report in liệu từ hay nhiều bảng từ kết query, tổng quát từ query Query xây dựng sẵn từ danh sách Queries dự án (chứa thẻ Queries)- bước chọn query cần in thuộc tính Record Source report: Tạo report sử dụng Report design view  Tuy nhiên query cần in tạo thân report (không hiển thị tên query thẻ Queries)- điều nên làm đảm bảo chắn report Khi nhấn chuột lên nút … thuộc tính Record Source: Tạo report sử dụng Report design view  Một cửa sổ thiết kế query làm nguồn liệu cho report xuất hiện: Tạo report sử dụng Report design view Tạo report sử dụng Report design view  Hãy thiết lập thông tin cần in report query Thiết lập xong nhấn nút đóng cửa sổ thiết kế query (hoặc nhấn phím nóng Ctrl+W) chọn Yes hộp thoại sau: Tạo report sử dụng Report design view   (3) Sử dụng công cụ Label Dùng chuột nhấp nút Label công cụ Toolbox thả lên vị trí cần đặt vào Report;    Gõ vào nội dung tiêu đề cần in report; Có thể sử dụng công cụ Formatting để định dạng hộp liệu (4) Sử dụng công cụ Text box  Text box ô dùng hiển thị liệu trường liệu (Field) đó, hiển thị liệu biểu thức (ví dụ tính Tổng tiền chẳng hạn) Cách sử dụng Textbox sau: Tạo report sử dụng Report design view  Bước 3: Đưa thông tin lên cửa sổ thiết kế report:  (1) Có nhiều loại thông tin phải đưa lên report Mỗi có ý định đưa thông tin lên, bạn phải trả lời câu hỏi: Đó thông tin gì? tiêu đề “DANH SÁCH CÁN BỘ” Sẽ đặt thông tin lên phần report? Đặt lên phần Page Header  (2) Theo ngầm định, cửa sổ thiết kế report xuất phần: Page header, Page footer Detail Nếu report thiết kế yêu cầu có Report header Report footer, hiển thị chúng cách: nhấn phải chuột lên cửa sổ thiết kế report chọn: Tạo report sử dụng Report design view   Dùng chuột nhấp nút Textbox công cụ Toolbox thả lên vị trí cần đặt vào Report; Gõ vào nguồn liệu hiển thị lên Textbox thuộc tính Control Source Giá trị thuộc tính có thể: Hiển thị giá trị trường: Khi chọn trường muốn đưa thông tin vào (hình dưới): Tạo report sử dụng Report design view  Hoặc hển thị kết biểu thức Khi gõ biểu thức lên thuộc tính bắt đầu dấu “=” Ví dụ: Tạo report sử dụng Report design view  (5) Sử dụng cửa sổ Field List   Danh sách trường liệu in report thể cửa sổ Field List (nếu chưa thấy hiển thị mở thực đơn View | Field List) Muốn in giá trị trường lên vị trí report dùng đối tượng Textbox giới thiệu dùng cửa sổ Field List cách: dùng chuột kéo trường cần in từ cửa sổ Field List thả lên vị trí cần in cửa sổ thiết kế report (nên làm theo cách thay dùng Textbox) Tạo report sử dụng Report design view  (6) Sử  dụng công cụ Line Công cụ Line dùng để vẽ đường thẳng lên Report Rất hữu hiệu việc kẻ bảng biểu Sau nhập nút Line công cụ, thực kẻ cách di chuột  Với yêu cầu trên, cách sử dụng công cụ hướng dẫn thiết kế report sau: Tạo report sử dụng Report design view Tạo report sử dụng Report design view    Trong đó: Textbox bao gồm ô đánh mũi tên dẫn Trong đó: - hoten, ngaysinh, tenchucvu, tenphongban tạo cách kéo từ cửa sổ Field List lên phần Detail; Textbox đếm tổng số cán thiết lập thuộc tính Control Source =Count([hoten]), để phần Report footer Tạo report sử dụng Report design view    Textbox để tự động đánh số thứ tự phải thiết lập sau: Control Source =1; thuộc tính Running sum Over Group Các hộp chữ lại dùng đối tượng Label; Toàn bảng biểu sử dụng đối tượng Line Chú ý đường kẻ phải nối khít với Nếu không khít tạo khe hở nét đứt(không liền nét) [...]... trên trang đầu tiên ở đầu trang  Phần này có thể có hoặc không có thông tin tuỳ vào người thiết kế Để tắt/mở Report Header : View  Report Header/Footer Report Header/Footer  Report Footer: cuối báo biểu, chỉ xuất hiện một lần trên trang cuối cùng ở cuối trang Để tắt/mở Report Footer : View  Report Header/Footer Page Header/Footer  Page Header: Tiêu đề của trang, xuất hiện ở đầu của mỗi trang ... hiện ở đầu của mỗi trang  Phần này có thể có hoặc không có thông tin tuỳ vào người thiết kế Để tắt/mở Page Header : View  Page Header/Footer Page Header/Footer  Page Footer: Cuối trang, xuất hiện ở cuối của mỗi trang Để tắt/mở Page Footer : View  Page Header/Footer Group Header/Footer   Group Header: Đầu nhóm, xuất hiện ở đầu của mỗi nhóm (chỉ có trong báo cáo tổng hợp có gom nhóm dữ liệu) Group... biểu đơn giản Tạo báo biểu đơn giản  Bước 4: Lựa chọn Field cần sắp xếp dữ liệu (nếu cần)   Lựa chọn các Field cần sắp xếp dữ liệu Lựa chọn cách thức sắp xếp tăng hay giảm Tạo báo biểu đơn giản  Bước 5: Lựa chọn dạng hiển thị báo biểu   Lựa chọn báo biểu dạng Tabular, Columnar hay Justified Lựa chọn cách trình bày báo biểu trên khổ giấy dọc hay khổ giấy ngang Tạo báo biểu đơn giản  Bước 6: Lựa... làm nguồn cho báo biểu Tạo báo biểu có 1 nhóm   Bước 3: Lựa chọn hình thức nhóm dữ liệu Lựa chọn hình thức nhóm dữ liệu theo bảng nào (nếu lấy dữ liệu từ nhiều bảng) Tạo báo biểu có 1 nhóm    Bước 4: Lựa chọn Field cần tạo nhóm Lựa chọn Field cần nhóm dữ liệu (nếu chưa chọn nhóm theo bảng) Ưu tiên nhóm theo cột Mã số (ví dụ: MaKH) ... trường cần in từ danh sách Available Fields: (danh sách trường in) sang danh sách Seleted Fields: (danh sách trường in report)   Hãy thực chọn trường hoten, ngaysinh (từ bảng CANBO), trường tenchucvu... báo biểu, xuất lần trang cuối cuối trang Để tắt/mở Report Footer : View  Report Header/Footer Page Header/Footer  Page Header: Tiêu đề trang, xuất đầu trang  Phần có thông tin tuỳ vào người... xuất lần trang đầu trang  Phần có thông tin tuỳ vào người thiết kế Để tắt/mở Report Header : View  Report Header/Footer Report Header/Footer  Report Footer: cuối báo biểu, xuất lần trang cuối