Bài giảng hệ thống thông tin kế toán 1 phần 1 ứng dụng excel trong kế toán

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Phần 1: ỨNG DỤNG EXCEL TRONG KẾ TOÁN Số đơn vị học trình: Mục tiêu môn học: Cung cấp kiến thức giúp sinh viên tổ chức xử lý công tác kế toán phần mềm Excel Cung cấp kiến thức hệ quản trị sở liệu tổ chức liệu kế toán Một số hàm bổ sung COUNTA(value1,value2, ) Đếm số giá trị số chuỗi kể giá trị trống COUNTIF(range,criteria) Đếm theo điều kiện ROW(reference) Trả số thứ tự dòng ô tham chiếu ROW(B4) = ROW() Trả số thứ tự dòng ô hành BT_CB.xls Một số hàm bổ sung COLUMN(reference) Trả số thứ tự cột ô tham chiếu COLUMN(B4) = COLUMN() Trả số thứ tự cột ô hành ADDRESS(row_num, col_num) Trả chuỗi địa tuyệt đối ô theo thứ tự dòng, thứ tự cột định ADDRESS( 4, ) = $B$4 “Sheet1!”&ADDRESS( 4, ) = Sheet1!$B$4 BT_CB.xls Một số hàm bổ sung INDIRECT(ref_text) Trả địa thực chuỗi chứa địa INDIRECT(ADDRESS( 4, )) Trả giá trị ô B4 Sheet hành = $B$4 INDIRECT(“Sheet1!”&ADDRESS(3, 3)) Trả giá trị ô C3 Sheet1 = Sheet1!$C$3 SUM(INDIRECT(ADDRESS(3,3)&”:”&ADDRESS(6,3))) Trả Tổng giá trị dãy ô C3:C6 , =SUM($C$3:$C$6) Một số hàm bổ sung INDEX(array,row_num,column_num) Trả giá trị ô dòng cột bảng tra INDEX(A1:D5,2,3) Trả giá trị ô C2 = 70 INDEX($B$2:$D$5,2,3) Trả giá trị ô D3 = 120 A B C D SP1 SP2 SP3 CH1 60 70 80 CH2 100 110 120 CH3 140 150 160 CH4 180 190 200 Một số hàm bổ sung MATCH(lookup_value,lookup_array,0) Dò tìm xác Số thứ tự giá trị dò tìm dãy giá trị định Nếu tìm không thấy báo lỗi #NA A MATCH(CH3,A1:A5,0) = MATCH(CH3,C1:C5,0) = #N/A B C D SP1 SP2 SP3 CH1 60 70 80 CH2 100 110 120 CH3 140 150 160 CH4 180 190 200 ISNA(value) Trả giá trị TRUE gặp lỗi #N/A, ngược lại trả FALSE ISNA(MATCH(CH3,A1:A5,0)) = FALSE ISNA(MATCH(CH3,C1:C5,0)) = TRUE Một số hàm bổ sung VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,0) Trả giá trị bảng dò tìm dòng có giá trị dò tìm theo cột định VLOOKUP(“CH2”,A1:D5,2,0) = 100 VLOOKUP(“CH2”,B1:D5,2,0) = #NA A B C D SP1 SP2 SP3 CH1 60 70 80 CH2 100 110 120 CH3 140 150 160 CH4 180 190 200 II Một số hàm bổ sung MOD(N,d) Trả số dư N/d MOD(7,2) = LEFT(text,n) : Lấy bên trái n ký tự LEN(Text) : Đếm số ký tự IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) IF( Thực hành nhiều, kết tốt, kết xấu) MAX( N, ) = IF( N>0, N, ) MIN( N, ) = IF( N>0, 0, N ) II Một số hàm bổ sung SUM(value1,value2, ): Tổng cộng SUMIF(range,criteria,sum_range) : Tổng có điều kiện SUM(IF(logic…1,1,0)*IF(logic…2,1,0)*sum_range) Hàm SUM Mãng, tính tổng có điều kiện trở lên Khi kết thúc lệnh phải bấm Ctrl+Shift+Enter {=SUM(… )} SUM((logical_test1)*(logical_test2)*sum_range) Tổ chức tập tin liệu: Sổ sách kế toán xây dựng theo hình thức Nhật ký chung Các hình thức kế toán khác Sinh viên tự nghiên cứu Kỳ kế toán Là thời kỳ ghi mhận nghiệp vụ phát sinh tổ chức theo Quí Nếu liệu doanh nghiệp lớn, tổ chức kỳ kế toán tháng Kỳ báo cáo Là thời kỳ lập Sổ sách báo cáo kế toán, thay đổi theo yêu cầu báo cáo Tập tin thực hành tổ chức theo kỳ kế toán Quí 1, kỳ báo cáo tháng 1, tháng 2, quí 1… Tổ chức tập tin liệu: Dữ liệu tổ chức nhiều bảng tính (Sheet) Sheet KT: Ghi nhận thông tin tổng quát Sheet HTTK1: Ghi nhận danh mục tài khoản cấp Sheet HTTK2: Ghi nhận danh mục tài khoản cấp Sheet SDD: Ghi nhận danh mục tài khoản chi tiết, số dư đầu kỳ kế toán cuối ngày hành Sheet CT: Ghi nhận nghiệp vụ phát sinh kỳ Mỗi loại sổ sách kế toán báo cáo tài xây dựng Sheet riêng, có biến động liệu gốc tự động cập nhật, người dùng cần thực số thao tác đơn giản để copy thêm xóa bớt số dòng I Tổ chức liệu kế toán Đặc điểm xử lý liệu kế toán Excel: Ưu điểm: Excel phần mềm phổ thông Chi phí đầu tư thấp Dễ học, dễ sử dụng Phù hợp cho việc tạo báo biểu có tính toán Có tính linh hoạt cao, dễ dàng điều chỉnh sổ sách báo cáo kế toán theo yêu cầu nhà quản lý I Tổ chức liệu kế toán Đặc điểm xử lý liệu kế toán Excel: Nhược điểm: Excel phù hợp với khối lượng liệu nhỏ Xử lý Excel mang tính thủ công, kết hợp với Macro để tự động hóa công tác xử lý Phải kết hợp linh hoạt hàm thủ thuật xử lý phức tạp Tính bảo mật chưa cao Không có chức ràng buộc liệu phần mềm quản trị sở liệu I Tổ chức liệu kế toán Đặc điểm xử lý liệu kế toán Excel: Môn học trang bị cho Sinh viên cách xây dựng sở liệu cách lập sổ, báo cáo kế toán với mục tiêu Xây dựng tập tin lần, sử dụng cho nhiều kỳ kế toán Có thể truy xuất liệu theo kỳ báo cáo Các liệu cần truy xuất có nội dung xây dựng công thức dòng copy cho dòng lại Khi nhập mới, sửa, xóa liệu không cần chỉnh sửa công thức nhằm giảm thiểu thao tác phải thực Tạo cảnh báo nhằm nhắc nhở cập nhật liệu Hạn chế việc xử lý làm tăng kích thước tập tin lớn mức [...]... I Tổ chức dữ liệu kế toán 2 Đặc điểm xử lý dữ liệu kế toán bằng Excel: Ưu điểm: Excel là phần mềm phổ thông Chi phí đầu tư thấp Dễ học, dễ sử dụng Phù hợp cho việc tạo các báo biểu có tính toán Có tính linh hoạt cao, dễ dàng điều chỉnh các sổ sách và báo cáo kế toán theo yêu cầu mới của nhà quản lý I Tổ chức dữ liệu kế toán 2 Đặc điểm xử lý dữ liệu kế toán bằng Excel: Nhược điểm: Excel chỉ phù hợp...Tổ chức tập tin dữ liệu: Dữ liệu được tổ chức trên nhiều bảng tính (Sheet) Sheet KT: Ghi nhận các thông tin tổng quát Sheet HTTK1: Ghi nhận danh mục tài khoản cấp 1 Sheet HTTK2: Ghi nhận danh mục tài khoản cấp 2 Sheet SDD: Ghi nhận danh mục tài khoản chi tiết, số dư đầu kỳ kế toán và cuối ngày hiện hành Sheet CT: Ghi nhận nghiệp vụ phát sinh trong kỳ Mỗi loại sổ sách kế toán và báo cáo tài... chỉ phù hợp với khối lượng dữ liệu nhỏ Xử lý bằng Excel mang tính thủ công, có thể kết hợp với Macro để tự động hóa công tác xử lý Phải kết hợp linh hoạt các hàm và các thủ thuật xử lý phức tạp Tính bảo mật chưa cao Không có chức năng ràng buộc dữ liệu như các phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu I Tổ chức dữ liệu kế toán 2 Đặc điểm xử lý dữ liệu kế toán bằng Excel: Môn học trang bị cho Sinh viên cách xây... kế toán bằng Excel: Môn học trang bị cho Sinh viên cách xây dựng cơ sở dữ liệu và cách lập các sổ, báo cáo kế toán với mục tiêu Xây dựng tập tin 1 lần, sử dụng cho nhiều kỳ kế toán Có thể truy xuất dữ liệu theo kỳ báo cáo Các dữ liệu cần truy xuất có cùng nội dung được xây dựng công thức trên 1 dòng và copy cho các dòng còn lại Khi nhập mới, sửa, xóa dữ liệu không cần chỉnh sửa công thức nhằm giảm... còn lại Khi nhập mới, sửa, xóa dữ liệu không cần chỉnh sửa công thức nhằm giảm thiểu các thao tác phải thực hiện Tạo cảnh báo nhằm nhắc nhở cập nhật dữ liệu Hạn chế việc xử lý làm tăng kích thước tập tin lớn quá mức ... dò tìm theo cột định VLOOKUP(“CH2”,A1:D5,2,0) = 10 0 VLOOKUP(“CH2”,B1:D5,2,0) = #NA A B C D SP1 SP2 SP3 CH1 60 70 80 CH2 10 0 11 0 12 0 CH3 14 0 15 0 16 0 CH4 18 0 19 0 200 II Một số hàm bổ sung MOD(N,d)... Nếu tìm không thấy báo lỗi #NA A MATCH(CH3,A1:A5,0) = MATCH(CH3,C1:C5,0) = #N/A B C D SP1 SP2 SP3 CH1 60 70 80 CH2 10 0 11 0 12 0 CH3 14 0 15 0 16 0 CH4 18 0 19 0 200 ISNA(value) Trả giá trị TRUE gặp lỗi... dòng cột bảng tra INDEX(A1:D5,2,3) Trả giá trị ô C2 = 70 INDEX($B$2:$D$5,2,3) Trả giá trị ô D3 = 12 0 A B C D SP1 SP2 SP3 CH1 60 70 80 CH2 10 0 11 0 12 0 CH3 14 0 15 0 16 0 CH4 18 0 19 0 200 Một số hàm bổ