Giáo trình microsoft office professional 2007 bài 2

Bài Làm việc với Table Khi bạn tạo sở liệu, bạn lưu trữ liệu bảng (dựa nội dung hàng cột) Ví dụ, bạn tạo bảng Contacts lưu trữ danh sách gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, bảng Products lưu trữ thông tin sản phẩm cần quản lý Bài viết với mục đích hướng dẫn bạn làm để tạo bảng làm để thêm trường thiết lập thuộc tính cho trường Cũng hướng dẫn bạn cách tạo khóa chinh cho bảng Bởi có nhiều đối tượng khác lại phụ thuộc lẫn Database Vì trước bắt tay vào thiết kế bảng bạn nên xem xét cách kỹ lưỡng yêu cầu mình, để không bị dư thừa bảng liệu ích 2.1 Tổng quát Mỗi Table đối tượng CSDL mà bạn sử dụng để lưu trữ chủ đề cụ thể, chẳng hạn nhân viên công ty, sản phẩm nhà máy đó, … Một bảng gồm có nhiều trường nhiều ghi Mỗi ghi chứa liệu chủ thể mà bảng lưu trữ, chẳng hạn thông tin nhân viên Một ghi thường tương ứng với dòng bảng liệu Mỗi trường chứa liệu thuộc tính chủ thể bảng, chẳng hạn tên hay địa e-mail nhân viên Mỗi trường tương ứng với cột bảng liệu http://www.ebook.edu.vn Một ghi bao gồm giá trị nhiều trường chẳng hạn Nhà sách Minh Lâm, nhà sách, minhlam@yahoo.com Giá trị trường thường gọi thực thể Trên bảng mở chế độ Datasheet View Trong đó: (1) : Một ghi (2): Một trường (3): Giá trị trường Như tổng kết lại sau: Một sở liệu chứa nhiều bảng, bảng lưu trữ thông tin đối tượng, chủ thể khác Trong bảng chứa nhiều trường với kiểu liệu khác kiểu chuỗi, số, ngày tháng, kiểu liên kết, … 2.1.1 Thuộc tính bảng trường Bảng trường có thuộc tính mà bạn thiết lập để kiểm soát hành vi đặc điểm chúng http://www.ebook.edu.vn Đây bảng mở chế độ Design View Trong đó: (1): Thuộc tính bảng (2): Thuộc tính trường Trong Database Access, thuộc tính bảng ảnh hưởng trực tiếp, toàn diện tới thể hành vi bảng Ở chế độ Design View, thuộc tính bảng thiết lập Pane Property Sheet Ví dụ, bạn thiết lập thuộc tính Default View cho bảng để lần hiển thị hiển thị theo chế độ http://www.ebook.edu.vn Một thuộc tính trường áp dụng cho trường cụ thể bảng xác định tính chất đặc trưng trường Bạn thiết lập thuộc tính cho trường chế độ hiển thị Datasheet View, chế độ Design View cách sử dụng Pane Field Properties http://www.ebook.edu.vn 2.1.2 Kiểu liệu Mỗi trường có kiểu liệu định Một kiểu liệu trường cho biết kiểu liệu mà trường lưu trữ chẳng hạn trường liệu kiểu Text cho phép lưu trữ ký tự, hay kiểu Date/Time cho phép lưu trữ liệu kiểu ngày tháng, … Kiểu liệu trường thực chất thuộc tính trường đó, nhiên khác thuộc tính số điểm sau đây: - Bạn thiết lập kiểu liệu cho trường lưới thiết kế bảng làm việc Pane Field Properties - Một kiểu liệu trường xác định thuộc tính mà trường có http://www.ebook.edu.vn Chú ý: Bạn tạo trường chế độ Datasheet view Access cách nhập liệu trực tiếp liệu vào cột Khi bạn tạo trường cách Access tự động định nghĩa kiểu liệu cho trường dựa giá trị mà bạn nhập vào cột Nếu kiểu liệu phù hợp cho nhiều giá trị cột Access hiểu liệu kiểu Text, cần thiết bạn hoàn toàn thay đổi lại kiểu liệu Dưới bảng mô tả kiểu liệu mà Access tự động thiết lập cho trường tương ứng với liệu bạn nhập vào Dữ liệu nhập vào Kiểu liệu mà Access tự định nghĩa Minh Lâm Text http://www.minhlam.com Hyperlink Number, Long Integer 50,000 Number, Long Integer 50,000.99 Number, Double 50000.389 Number, Double 12/67 Date/Time December 31, 2006 Date/Time 10:50:23 Date/Time http://www.ebook.edu.vn 10:50 am Date/Time 17:50 Date/Time $12.50 Currency 21.75 Number, Double 123.00% Number, Double 3.46E+03 Number, Double 2.1.3 Quan hệ bảng Mặc dù bảng lưu trữ liệu chủ thể định, xét Database chủ thể lại có mối quan hệ mật thiết với Ví dụ, sở liệu chứa: Một bảng customers danh sách khách hàng công ty bạn Một bảng products chứa danh sách sản phẩm mà công ty bạn sản xuất Một bảng orders chưa đơn đặt hàng mà khách hàng mua sản phẩm Vì khách hàng orders mua sản sản phẩm công ty sản xuất nên khách hàng phải khách hàng bảng customers, sản phẩm phải sản phẩn bảng Products Chính mối liên hệ mà bạn cần phải làm để liên kết bảng lại với Nhờ việc liên kết mà bạn dễ dàng kiểm soát toàn vẹn liệu Database http://www.ebook.edu.vn Để liên kết bảng lại với bạn cần phải tạo mối liên kết (quan hệ) Một mối quan hệ kết nối Logical hai bảng với thông qua trường có chung hai bảng Ví dụ bảng Customers có trường Id xác định tính khách hàng bảng Orders có trường Id_Kh trường lưu trữ Id khách hàng mua sản phẩm, hai trường gọi trường liên kết bảng Customers bảng Order 2.1.4 Khóa Những trường mà phần mối quan hệ bảng gọi trường khóa Một khóa thường bao gồm nhiều trường khác Trong bảng có hai loại khóa sau đây: Primary key: Một bảng có khóa Primary key Một khóa Primary key bao gồm nhiều trường kết hợp với xác định tính ghi lưu trữ bảng Thông thường, có số để xác định tính ghi, chẳng hạn số ID, số sê-ri, mã số chọn làm khóa Ví dụ, bạn có bảng Customers khách hàng xác đinh thông qua số Id khách hàng Như trường Id trường khóa bảng Customers Khi khoá (Primary key ) chứa nhiều trường kết hợp trường tồn tại, kết hợp với để tạo giá trị Ví dụ, bạn kết hợp trường Ho, Ten, Ngay_Sinh để tạo thành trường khóa cho bảng People Foreign key: Một bảng có nhiều Foreign key Một Foreign key chứa giá trị mà tương ứng với giá trị giá trị trường khóa bảng khác Ví dụ, bạn có bảng Orders, http://www.ebook.edu.vn đơn hàng có số Id khách hàng đặt đơn hàng đó, Id xác định tính ghi bảng Customers Như nói trường Id khách hàng bảng đơn hàng Foreign key (ngoại khóa) Sự tương ứng giá trị trường khóa nên tảng mối quan hệ bảng với Bạn sử dụng mối quan hệ bảng để kết hợp liệu từ bảng liên quan Ví dụ, giả sử bạn có bảng Customers bảng Orders, ghi xác định trường khóa Id (trường khóa chính) Để liên kết đơn hàng với khách hàng, bạn thêm trường ngoại khóa vào bảng Orders tương ứng với trường Id bảng Customers, sau tạo mối quan hệ hai khóa Khi bạn thêm ghi vào Orders, bạn sử dụng giá trị cho trường Id khách hàng lấy từ bảng Customers Khi bạn cần xem thông tin đơn đặt hàng khách hàng, bạn nên sử dụng mối quan hệ để xác định liệu từ bảng Customers tương ứng với ghi bảng Orders http://www.ebook.edu.vn Mối quan hệ hai bảng, hiển thị cửa sổ Relationships (1): Là trường primary key (khóa chính), xác định biểu tượng khóa bên cạnh tên trường (2): Là trường foreign key (ngoại khóa) 2.1.5 Lợi ích việc sử dụng relationships Việc lưu trữ liệu phân chia bảng liên quan có lợi ích sau đây: Sự quán: Vì nội dung liệu ghi lần, bảng, có khả sảy mâu thuẫn, không minh bạch Chẳng hạn, bạn lưu trữ tên khách hàng lần, bảng khách hàng, lưu trữ nhiều lần (Và tiềm ẩn mâu thuẫn) bảng chứa liệu đơn hàng http://www.ebook.edu.vn Trong Pane Navigation, nhấp đúp chuột vào bảng cần thêm trường Bảng mở chế độ Datasheet View Trên Tab Datasheet, nhóm Fields & Columns nhấp chọn Add Existing Fields Pane Field List xuất hình đây: http://www.ebook.edu.vn Nhấp vào biểu tượng (+) danh sách bảng cần lấy trường, danh sách bảng xuất hiện, bạn chọn tới trường cần lấy kéo thả đến vị trí cần thêm trường bảng Cửa sổ Lookup Wizard xuất Nhấp Next không chọn thêm trường http://www.ebook.edu.vn Trong cửa sổ bạn chọn trường cần xếp nhấp Next Bạn nhấp Next để chuyển sang bước http://www.ebook.edu.vn Nhập lại tên cho cột cần thiết, cuối nhấp Finish để kết thúc Như trường thêm vào bảng 2.4.4 Thiết lập thuộc tính cho trường http://www.ebook.edu.vn Sau tạo trường mới, để điều khiển hành vi, kiện diễn trường bạn cần phải thiết lập thuộc tính cho Ví dụ, việc thiết lập thuộc tính cho trường giúp bạn: - Điều khiển hiển thị liệu trường - Giúp ngăn ngừa việc nhập liệu không xác - Gán giá trị mặc định cho trường - Giúp tăng tốc độ tìm kiếm xếp liệu Bạn thiết lập số thuộc tính sẵn có trường làm việc chế độ Datasheet View Tuy nhiên để thiết lập đầy thuộc tính cho trường bạn nên sử dụng chế độ hiển thị Design View * Ở chế độ Datasheet View Ở chế độ Datasheet View bạn đổi tên, liệu, định dạng, số thuộc tính khác trường Mở bảng chế độ Datasheet View Trên Pane Navigation, nhấp phải chuột vào bảng cần mở, menu popup chọn Open http://www.ebook.edu.vn Đổi tên trường Khi bạn thêm trường cách nhập thẳng liệu vào bảng chế độ Datasheet View, Access tự động định nghĩa tên chung chung cho trường, ví dụ bắt đầu với trường thứ Field1, trường Field2, Field3, … Mặc định Access sử dụng tên trường Label nơi mà trường hiển thị, ví dụ tiêu đề cột mở bảng chế độ Datasheet View Việc đổi tên trường giúp trường có thêm thông tin mô tả nó, nhờ mà giúp cho người dùng dễ dàng trình sử dụng chỉnh sửa Nhấp phải chuột vào phần tiêu đề cột cột cần đổi tên, chọn Rename popup menu http://www.ebook.edu.vn Nhập vào tên cần sửa đổi, lưu ý tên trường không 64 ký tự bao gồm khoảng trắng Thay đổi kiểu liệu trường Khi bạn tạo trường cách nhập liệu vào trường chế độ hiển thị Datasheet View, Access kiểm tra liệu để xác định kiểu liệu thích hợp cho trường Chẳng hạn, bạn nhập vào giá trị 1/ 1/ 2006, Access đoán liệu ngày tháng thiết lập kiểu liệu cho trường Date/Time Nếu với trường mà liệu bạn nhập vào cho thuộc nhiều kiểu khác nhau, Access xác định trường thuộc kiểu tự động gán cho trường liệu kiểu Text http://www.ebook.edu.vn Kiểu liệu trường định thuộc tính mà có Ví dụ bạn thiết lập thuộc tính Append Only cho trường kiểu Hyperlink trường kiểu Memo Có nhiều trường hợp Access hiểu lầm kiểu liệu mà bạn muốn thiết lập bạn phải thay đổi lại kiểu liệu cho trường Ví dụ, bạn có trường lưu số phòng trong khách sạn, bạn nhập liệu cho trường 10/2001, với chức tự tìm kiếm Access kiểm tra gán cho trường kiểu liệu ngày tháng, thực tế bạn muốn lưu liệu trường kiểu Text Để sửa lại kiểu liệu cho trường bạn làm sau: - Trên Ribbon nhấp chọn Tab Datasheet - Trong danh sách Data Type nhóm Data Type & Forrmatting bạn chọn kiểu liệu mà bạn muốn Các kiểu liệu sẵn có Access Data type Use to store Size Text Sử dụng cho văn số không dùng để tính toán Tố đa 255 ký tự Memo Sử dụng lưu trữ ký tự, văn bản, định rạng Rich Tối đa 01 GB cho ký tự http://www.ebook.edu.vn Text Number Lưu trữ giá trị số nguyên 1, 2, 4, bytes, 16 bytes sử dụng cho trường ID Date/Time Dữ liệu kiểu ngày tháng bytes Currency Lưu giá trị kiểu tiền tệ bytes AutoNumber Giá trị nguyên tự động thêm vào Insert ghi bytes, 16 bytes Yes/No Giá trị kiểu Logic bit (8 bits = byte) OLE Object Lưu trữ đối tượng nhúng Tối đa gigabyte Attachment Lưu trữ Pictures, Images, Binary files, Office files Có thể lên tới gigabytes Hyperlink Lưu trữ kiên kết Có thể lên tới 2Gb http://www.ebook.edu.vn Lookup Wizard Sử dụng bạn muốn tạo trường Look up (tìm kiếm) hiển thị dạng Combo cho phép chọn liệu từ nguồn khai báo Tường ứng giá trị tìm kiếm trả Chú ý: Dung lượng tối đa mà Access dành cho Database Gigabyte Thay đổi định dạng trường Ngoài việc thiết lập kiểu liệu cho trường bạn thiết lập thuộc tính Format cho trường Ví dụ, bạn nhập vào 10 50 phút sáng, Access thiết lập kiểu liệu Data/Time thuộc tính Format Medium Time Để thay đổi thuộc tính Format trường bạn làm sau: Trên Ribbon, nhấp chọn tab Datasheet Trong danh sách Format, nhóm Data Type & Formatting, chọn kiểu định dạng mà bạn muốn thiết lập http://www.ebook.edu.vn Chú ý: Trong danh sách Format có giá trị sẵn có thay đổi tùy thuộc vào kiểu liệu trường Ở chế độ Design View Khác với chế độ hiển thị Datasheet View, chế độ Design View bạn thiết lập cho trường thuộc tính mà bạn muốn Ở chế độ này, bạn thiết lập kiểu liệu cho trường bảng lưới Và thiết lập thuộc tính khác cho trường Pane Field Properties Mở bảng chế độ Design View Để thiết lập kiểu liệu cho trường chế độ Design View bạn làm sau: Trên Pane Navigation, nhấp phải chuột vào bảng cần mở chọn Design View http://www.ebook.edu.vn Bảng xuất chế độ Design View, lưới thiết kế bạn chọn tới trường cần thay đổi kiểu liệu Trong cột Data Type, lựa chọn lựa chọn kiểu liệu từ danh sách đổ xuống Thiết lập thuộc tính khác cho trường Trong bảng lưới thiết kế, chọn trường mà bạn muốn thiết lập thuộc tính Access hiển thị thuộc tính trường Pane Field Properties http://www.ebook.edu.vn Chú ý: Kiểu liệu trường xác định nên thuộc tính mà trường có Trong Pane Field Properties, chọn tới thuộc tính cần thiết lập cột thứ điền lại giá trị cột tiếp theo, bạn sử dụng phím F6 để chuyển đổi qua lại lưới danh sách trường phía Pane Field properties Khi làm việc với thông tin dạng Text bạn sử dụng phím Shift + f2 để bật hộp thoại Zoom, với hộp thoại bạn có nhiều không gian để soạn thảo Ví dụ trường hợp đặt trỏ chuột vào dòng cột Description nhấp Shift + F2 hộp thoại Zoom xuất hình đây: http://www.ebook.edu.vn Lưu lại bảng Sau tạo, chỉnh sửa bảng, bạn nên lưu lại thiết kế Khi bạn lưu bảng lần đầu tiên, nhập vào tên cho bảng qua hộp thoại thông báo Access Tên bảng có ý nghĩa mô tả nội dung liệu mà bảng chứa Bạn nhập tên bảng ký tự chữ số bao gồm khoảng trắng không 64 ký tự Để lưu lại bảng bạn nhấp trực tiếp tổ hợp phím Ctrl + S từ nút Microsoft Office Button , bạn chọn Save http://www.ebook.edu.vn http://www.ebook.edu.vn [...]... Winzard để tạo ra một Table rất đơn giản với việc chỉ phải trả lời vài câu hỏi Trong Microsoft Access 20 07, Table Winzard sẽ được thay thế bằng Table và các trường Template (mẫu) Datasheet trong Microsoft Access 20 07, bạn có thể tạo ra và sửa đổi các bảng, trường trong khi đang việc làm việc ở chế độ hiển thị Datasheet View 2. 2 Tạo mới một bảng http://www.ebook.edu.vn Một cơ sở dữ liệu đơn giản, như danh... bảng Cả hai lý do đó có thể sẽ tiêu phí không gian lưu trữ và ngăn cản quá trình làm việc với dữ liệu của bạn Sự hiểu biết: Quá trình thiết kế một Database sẽ dễ hiểu hơn nếu một chủ thể được phân rã hợp lý thành những bảng riêng biệt 2. 1.6 Trước khi bạn bắt đầu Trước khi bạn bắt đầu tạo ra các bảng trong Microsoft Office Access 20 07, có vài sự khác biệt so với những phiên bản trước đó của Access mà bạn... dụng Table Winzard để tạo nhanh một bảng từ những bảng và trường mẫu Thay cho chức năng này trong Microsoft Access 20 07, bạn có thể sử dụng các bảng và trường Templates Một bảng mẫu là một bảng trắng không chứa dữ liệu, bạn có thể bắt đầu luôn hoặc chỉnh sửa cho phù hợp với yêu cầu của mình Microsoft Access 20 07 cung cấp những mẫu Table Template dưới đây: Contacts: Là bảng sử dụng để quản lý thông tin... Datasheet View 2. 3 .2 Tạo bảng mới trong Database đã tồn tại Nhấp chuột chọn nút Microsoft Office Button chọn Open http://www.ebook.edu.vn , sau đó Hộp thoại Open xuất hiện chọn tới Database cần mở rồi nhấp Open http://www.ebook.edu.vn Trên Tab Create trong nhóm Table chọn Table Một bảng mới được Insert vào Database và bảng này được mở ở chế độ Datasheet View http://www.ebook.edu.vn 2. 3.3 Sử dụng bảng... gồm 2 trường tiền tệ để có thể theo dõi được giá trị khấu hao của tài sản Sau khi bạn tạo ra một bảng bằng cách sử dụng bảng Template, có thể bạn sẽ muốn thêm vào những trường mới bằng cách sử dụng các trường Template Một trường Template là trường đã được định nghĩa sẵn, bạn có thể thêm vào bất cứ bảng nào ở chế độ hiển thị Datasheet View 2. 3.4 Tạo bảng mới sử Template Nhấp chọn nút Microsoft Office. .. khác Khi bạn tạo mới một DataBase rỗng, một bảng mới chưa có nội dung sẽ được chèn vào đó Bạn có thể nhập dữ liệu vào cũng như bắt đầu định nghĩa các trường cho bảng 2. 3.1 Tạo bảng mới trong Database mới Nhấp chuột chọn nút Microsoft Office Button nhất New http://www.ebook.edu.vn , sau đó Trong hộp nhập File Name, gõ vào tên cho Database mới Để thay đổi đường dẫn lưu Database bạn nhấp chuột chọn biểu... vào cột Add New Field Trên phần tiêu đề của cột Add New Field hãy nhập vào tên trường mà bạn muốn tạo, tên này sẽ mô tả trường và giúp bạn dễ dàng nhận ra nó hơn Cuối cùng nhập dữ liệu vào trường đó 2. 4 .2 Thêm trường sử dụng trường Template Trong một số trường hợp thật dễ dàng lựa chọn một trường phù hợp với yêu cầu của bản trong danh sách các trường đã được thiết lập sẵn thay vì việc bạn phải tự tạo... này là danh sách trường Nếu bảng mà bạn thêm trường mới có mối quan hệ với các bảng khác, thì các trường quan hệ sẽ được liệt kê đầu tiên trong Field List Pane http://www.ebook.edu.vn Nhấp chọn nút Microsoft Office Button Open http://www.ebook.edu.vn , tiếp theo chọn Trong hộp thoại Open, chọn tới Database bạn cần làm việc http://www.ebook.edu.vn Trong Pane Navigation, nhấp đúp chuột vào bảng cần thêm... Property Sheet sẽ xuất hiện như hình dưới đây: http://www.ebook.edu.vn Trên Pane Property Sheet nhấp chọn Tab General Chọn cột bên trái để tìm tới thuộc tính của bảng và cột bên phải để thiết lập giá trị 2. 3 Thêm trường vào bảng Bạn lưu trữ từng phần dữ liệu mà bạn muốn theo dõi trong một trường Ví dụ, ở bảng Contacts bạn tạo ra danh sách trường để lưu lần lượt các thông tin như Last Name, First Name,... tên của một người nào đó, chúng ta nên tạo http://www.ebook.edu.vn ra hai trườn riêng biệt là First Name và Last Name Sau đó thì có thể dễ dàng tìm kiếm, sắp xếp theo từng trường hoặc theo cả hai trường 2. 4.1 Thêm trường khi đang nhập dữ liệu Khi bạn tạo một bảng mới hoặc mở một bảng đã tồn tại ở chế độ hiển thị Datasheet View, bạn có thể thêm một trường vào bảng bằng cách nhập dữ liệu vào cột Add New ... Trong Microsoft Access 20 07, Table Winzard thay Table trường Template (mẫu) Datasheet Microsoft Access 20 07, bạn tạo sửa đổi bảng, trường việc làm việc chế độ hiển thị Datasheet View 2. 2 Tạo... Number, Double 12/ 67 Date/Time December 31, 20 06 Date/Time 10:50 :23 Date/Time http://www.ebook.edu.vn 10:50 am Date/Time 17:50 Date/Time $ 12. 50 Currency 21 .75 Number, Double 123 .00% Number, Double... cản trình làm việc với liệu bạn Sự hiểu biết: Quá trình thiết kế Database dễ hiểu chủ thể phân rã hợp lý thành bảng riêng biệt 2. 1.6 Trước bạn bắt đầu Trước bạn bắt đầu tạo bảng Microsoft Office