Giáo trình microsoft office professional 2007 bài 5

Bài Làm việc với Report Với Microsoft Office Access 2007 bạn tạo nhiều loại báo cáo khác nhau, từ đơn giản đến phức tạp Đầu tiên ghĩ báo cáo dùng để hiển thị ghi từ nguồn liệu Cho dù báo cáo với danh sách đơn giản, báo cáo nhóm tiêu doanh thu theo vùng miền, việc bạn nên quan tâm trường chứa liệu cần hiển thị lên báo cáo, bảng hay Query chứa chúng Sau bạn chọn ghi cần thiết, bạn dễ dàng tạo báo cáo công cụ Report Wizard Report Wizard chức Access, chức hướng dẫn bạn thông qua câu hỏi, báo cáo tạo dựa câu trả lời bạn cho câu hỏi 5.1 Lựa chọn ghi nguồn Một báo cáo bao gồm thông tin đưa vào từ ghi bảng Query thông tin lưu giữ với lúc báo cáo thiết kế thiết kế, chẳng hạn nhãn, đề mục, hình ảnh Các bảng truy vấn cung cấp liệu biết đến nguồn ghi báo cáo Nếu trường mà bạn muốn sử dụng nằm bảng bạn sử dụng bảng nguồn ghi Nếu trường sử dụng nằm nhiều bảng khác bạn cần bạn phải sử dụng hiều Query nguồn ghi Những Query tồn sở liệu bạn, cần bạn tạo Query để chưa liệu mà bạn muốn hiển thị lên báo cáo 5.2 Tạo báo cáo Sử dụng công cụ Report http://www.ebook.edu.vn Các công cụ Report cung cấp đường nhanh để tạo báo cáo Bởi tự động tạo báo cáo mà không cần lấy thông tin hỏi đáp từ người thiết kế Báo cáo hiển thị tất trường từ nguồn liệu bảng Query Tuy báo cáo sử dụng công cụ Report không hoàn hảo tạo sản phẩm cuối Nhưng thật hữu dụng để hiển thị nhanh liệu Bạn lưu lại báo cáo chỉnh sửa chế độ hiển thị Layout View Design View cho phục vụ tốt mục đích bạn Bước 1: Trong pane Navigation, nhấp chọn Table Query mà bạn muốn tạo báo cáo http://www.ebook.edu.vn Bước 2: Trên Tab Create, nhóm Reports nhấp chọn Report Access tạo báo cáo hiển thị Layout View Sau xem báo cáo, bạn lưu sau đóng báo cáo bảng Query mà bạn sử dụng làm ghi nguồn Tại thời điểm cần mở lại báo cáo, Access hiển thị liệu từ nguồn liệu báo cáo Sử dụng công cụ Report Wizard http://www.ebook.edu.vn Bạn sử dụng ReportWizard để có nhiều chọn lựa trường xuất báo cáo Và trường nhóm xếp, sử dụng nhiều bảng Query làm liệu nguồn cho báo cáo Bước 2: Trên Tab Create, nhóm Reports nhấp chọn Report Wizard Bước 3: Chức Wizard hướng dẫn bạn bước tạo báo cáo: Hộp thoại cho phép bạn lựa chọn trường hiển thị báo cáo Nhấp Next để chuyển bước http://www.ebook.edu.vn Trong cửa sổ cho phép cho phép bạn chọn trường cần nhóm Nhấp Next để chuyển bước Chọn trường xếp cho báo cáo Nhấp Next để chuyển bước http://www.ebook.edu.vn Chọn kiểu bố trí báo cáo khung Layout, chọn khổ giấy ngang hay dọc khung Orientation Nhấp Next để chuyển bước Chọn Style cho báo cáo, nhấp Next để chuyển bước http://www.ebook.edu.vn Nhập vào tên báo cáo phần What title you… Cuối chọn Finish để hoàn tất Chú ý: Nếu bạn muốn lấy trường vào báo cáo từ nhiều bảng Query, bạn không nhấp Next Finish sau lựa chọn xong trường từ Table Query trang Report Wizards http://www.ebook.edu.vn Thay chuyển sang bước bạn tiếp tục nhấp chọn bảng Query khác cần lấy liệu mục Tables/Queries Sau chọn xong tất trường cần thiết bạn nhấp Next Finish để máy tính tiếp tục tạo báo cáo Sử dụng công cụ Blank Report Nếu không quan tâm đến việc sử dụng công cụ Report Report Wizards, bạn sử dụng công cụ Blank Report để xây dựng báo cáo từ đầu Với công cụ bạn nhanh chóng tạo báo cáo, đặc biệt thích hợp bạn dự định thêm vào số trường định Dưới bước tạo báo cáo công cụ Blank Report Bước 1: Trên Tab Create, nhóm Reports nhấp chọn Blank Report Một Blank Report hiển thị chế độ Design, Pane Field List xuất bên trái hình http://www.ebook.edu.vn Bước 2: Trong Pane Field List nhấp chuột vào nút có hình (+) vào bảng chứa trường mà bạn muốn hiển thị liệu báo cáo http://www.ebook.edu.vn Bước 3: Nhấp chọn trường giữ phím Ctrl nhấp chọn nhiều trường lúc kéo thả lên báo cáo Bước 4: Sử dụng côn cụ nhóm Control Tab Formatting để thêm Logo, tiêu đề, số trang, … cho báo cáo 5.3 Tìm hiểu Report section Trong Access, việc thiết kế báo cáo chia thành nhiều phần (Section) Bạn hiển thị báo cáo chế độ Design View để nhìn thấy vùng (section) Muốn tạo báo cáo đáp ứng yêu cầu, cần phải hiểu rõ phần, cách làm việc với Section Ví dụ, phần lựa chọn để đặt điều Control tính toán? Và làm thể để Access tính toán kết Dưới danh sách tóm tắt kiểu Section cách sử dụng chúng http://www.ebook.edu.vn - Report Header: Đây phần in lần bắt đầu báo cáo Sử dụng tiêu đề báo cáo cho thông tin mà thông thường xuất trang bìa, biểu tượng, tiêu đề, ngày tháng Các Report Heager in trước in trang - Page Header: Đây Section in đầu trang Ví dụ, sử dụng Page Header để lặp lại tiêu đề báo cáo tất trang - Group Header: Đây phần in bắt đầu nhóm ghi Sử dụng Section để in tên nhóm Ví dụ, báo cáo nhóm theo sản phẩm lúc Group Header sử dụng để in tên sản phẩm Khi bạn đặt Control tính toán mà sử dụng hàm Sum Group Header, Access tính tổng cho nhóm - Detail: Section in tất dòng có nguồn ghi Đây nơi bạn đặt Control hiển thị liệu phần thân báo cáo - Group Footer: Đây phần in cuối nhóm ghi Sử dụng Section để in thông tin tóm tắt cho nhóm - Page Footer: Được in cuối trang Sử dụng phần để in thông tin số trang trang thời báo cáo - Report Footer: Đây phần in lần Sử dụng phần để in tổng số thông tin tóm tắt toàn báo cáo Chú ý: Ở chế độ Design, Report Footer xuất phần Page Footer Tuy nhiên báo cáo in xem trước in, Report Footer lại xuất phía Page Footer, cần Goup Footer cuối dòng cuối phần Detail nằm trang cuối http://www.ebook.edu.vn 5.4 Tìm hiểu Control Tương tự phần “Tìm hiểu Controls” – Bài 5.5 Tinh chỉnh báo cáo Tương tự phần “Tinh chỉnh Form” – Bài 5.6 Thêm Control vào báo cáo Tương tự phần “Thêm Control lên Form” – Bài 5.7 Xem báo cáo Có nhiều cách để xem báo cáo, cách lựa chọn phụ thuộc vào mà bạn muốn thao tác với báo cáo liệu - Nếu bạn muốn tạm thời thực thay đổi với liệu xuất báo cáo trước bạn in nó, bạn muốn chép liệu từ báo cáo vào nhớ tạm, sử dụng Report View - Nếu bạn muốn thay đổi thiết kế báo cáo hiển thị liệu bạn sử dụng chế độ Layout View - Nếu bạn đơn giản muốn xem báo cáo thấy in ra, bạn sử dụng chế độ Print Preview Xem báo cáo chế độ Report View Report View chế độ hiển thị mặc định sử dụng bạn nhấp đúp chuột vào báo cáo pane Navigation chưa mở Trong trường hợp báo cáo mở chế độ bạn nhấp phải chuột vào tên báo Pane Navigation chọn Report View Làm việc với liệu chế độ Report View Trong chế độ Report View, bạn lựa chọn nội dung văn Copy vào nhớ tạm máy tính Để lựa http://www.ebook.edu.vn chọn toàn cột số hàng, bạn nhấp giữ chuột vào lề bên trái kéo tới hàng muốn chọn Sau copy hàng chọn cách đây: - Trên Tab Home, nhóm Clipboard, nhấp chọn Copy - Nhấp phải chuột dòng chọn, chọn Copy http://www.ebook.edu.vn - Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + C Chỉ hiển thị trường bạn muốn cách sử dụng công cụ lọc Bạn áp dụng lọc trực tiếp cho báo cáo mà không cần rời khỏi chế độ Report View Ví dụ, báo cáo có cột "City" bạn muốn xem hàng mà cột "City" có giá trị “Miami”, bạn làm sau: - Tìm từ “Miami” báo cáo nhấp phải chuột vào - Nhấp chọn Equals “Miami” http://www.ebook.edu.vn Access tạo áp dụng lọc, lúc báo cáo ghi có cột City Miami http://www.ebook.edu.vn Tạo lọc chi tiết Bước 1: Nhấp phải chuột vào trường cần lọc Bước 2: Chọn Common Filters Bước 3: Nhấp chọn điều kiện lọc mà bạn muốn Bước 4: Nhập vào giá trị lọc Hủy bỏ lọc Bước 1: Nhấp phải chuột vào trường mà bạn muốn loại bỏ lọc Bước 2: Nhấp chọn Clear filter from city http://www.ebook.edu.vn Chú ý: Nếu bạn áp dụng lọc cho báo cáo sau lưu đóng báo cáo lại lọc lưu báo cáo Tuy nhiên lần sau mở lại báo cáo, Access không sử dụng lọc Để sử dụng lại lọc, Tab Home tìm tới nhóm Sort & Filter, nhấp chọn Toggle Filter Xem báo cáo trước in sử dụng Print Preview Nhấp phải chuột vào báo cáo Pane Navigation, sau chọn Print Preview Các nút Navigation giúp bạn xem cách trang mà bạn muốn http://www.ebook.edu.vn (1) Trở trang (2): Trở trang trước (3): Chuyển tới trang (4): Chuyển tới trang cuối (5): Gõ vào số trang hộp nhấp nhấn Enter để nhảy tới trang Ở chế độ Print Preview, bạn phóng to để xem chi tiết thu nhỏ để xem vị trí liệu trang Nếu vị trí trỏ chuột nằm báo cáo bạn cần nhấp chuột lần Để đảo ngược chế độ hiển thị bạn bấm chuột lần Bạn sử dụng Control Zoom trạng thái Access để chỉnh cỡ phóng to hay thu nhỏ báo cáo Để đóng chế độ Print Preview bạn làm theo cách sau đây: - Trên Tab Print Preview chọn nút Close Print Preview - Nhấp phải chuột vào báo cáo Pane Navigation sau chọn Layout View chọn Design View 5.8 In báo cáo http://www.ebook.edu.vn Bạn in báo cáo mở chế độ xem nào, chí đóng Trước in, chắn thiết lập thông số cài đặt cho trang in, lề, khổ giấy trang in, … Access lưu lại cài đặt phải thiết lập chúng lần Sau bạn thiết lập lại yêu cầu in ấn thay đổi Thay đổi định dạng trang in - Mở báo cáo chế độ Print Preview Bạn thay đổi thiết lập cho trang in chế độ nào, chế độ hiển thị Print Preview trực quan nhìn thấy thay đổi mà bạn vừa thực - Trên Tab Print Preview tìm tới nhóm Page Layout, nhấp Landscape để thiết lập trạng chọn Portrait thái định hướng Size để thiết lập kích thước cho trang in, Margins để điều chỉnh lề, … - Sau thực thay đổi, sử dụng nút Navigation để xem thử số trang để chắn bạn không tạo vấn đề định dạng trang phía sau In báo cáo Bước 1: Mở Report chế độ mà bạn muốn, có thẻ chọn báo cáo Navigation Pane Bước 2: Nhấp chọn nút Microsoft Office Button nhấp Print Hộp thoại Print xuất , sau Bước 3: Nhập tùy chọn in báo cáo hộp thoại, cuối nhấp Ok để in báo cáo http://www.ebook.edu.vn [...]... cuối cùng hoặc dòng cuối cùng của phần Detail nằm ở trang cuối http://www.ebook.edu.vn 5. 4 Tìm hiểu về các Control Tương tự như phần “Tìm hiểu về các Controls” – Bài 4 5. 5 Tinh chỉnh báo cáo Tương tự như phần “Tinh chỉnh Form” – Bài 4 5. 6 Thêm Control vào báo cáo Tương tự như phần “Thêm Control lên Form” – Bài 4 5. 7 Xem báo cáo Có nhiều cách để xem báo cáo, cách được lựa chọn phụ thuộc vào những gì... không tạo ra bất kỳ vấn đề gì về định dạng trên các trang phía sau In báo cáo Bước 1: Mở Report ở bất kỳ chế độ nào mà bạn muốn, hoặc có thẻ chọn báo cáo trên Navigation Pane Bước 2: Nhấp chọn nút Microsoft Office Button nhấp Print Hộp thoại Print xuất hiện , sau đó Bước 3: Nhập các tùy chọn in báo cáo trong hộp thoại, cuối cùng nhấp Ok để in báo cáo http://www.ebook.edu.vn ... Preview bạn làm theo một trong các cách sau đây: - Trên Tab Print Preview chọn nút Close Print Preview - Nhấp phải chuột vào báo cáo trên Pane Navigation sau đó chọn Layout View hoặc chọn Design View 5. 8 In báo cáo http://www.ebook.edu.vn Bạn có thể in một báo cáo trong khi nó đang được mở ở bất kỳ chế độ xem nào, hoặc thậm chí trong khi nó đang đóng Trước khi in, hãy chắc chắn là đã thiết lập các... giúp bạn xem một cách tuần tự hoặc bất cứ trang nào mà bạn muốn http://www.ebook.edu.vn (1) Trở về trang đầu tiên (2): Trở về trang trước (3): Chuyển tới trang tiếp theo (4): Chuyển tới trang cuối cùng (5) : Gõ vào số trang trong hộp nhấp và nhấn Enter để nhảy tới trang đó Ở chế độ Print Preview, bạn có thể phóng to để xem chi tiết hoặc thu nhỏ để xem vị trí của dữ liệu trên trang Nếu vị trí con trỏ chuột ... trang cuối http://www.ebook.edu.vn 5. 4 Tìm hiểu Control Tương tự phần “Tìm hiểu Controls” – Bài 5. 5 Tinh chỉnh báo cáo Tương tự phần “Tinh chỉnh Form” – Bài 5. 6 Thêm Control vào báo cáo Tương... “Tinh chỉnh Form” – Bài 5. 6 Thêm Control vào báo cáo Tương tự phần “Thêm Control lên Form” – Bài 5. 7 Xem báo cáo Có nhiều cách để xem báo cáo, cách lựa chọn phụ thuộc vào mà bạn muốn thao tác... 1: Mở Report chế độ mà bạn muốn, có thẻ chọn báo cáo Navigation Pane Bước 2: Nhấp chọn nút Microsoft Office Button nhấp Print Hộp thoại Print xuất , sau Bước 3: Nhập tùy chọn in báo cáo hộp thoại,