Giáo trình Microsoft Office Access

Microsoft Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trường Windows, trong đó có sẵn các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động sản sinh chương trình cho hầu hết các bài toán thường gặp trong quản lý, thống kê, kế toán. Với Access, người dùng không phải viết từng câu lệnh cụ thể như trong Pascal, C hay Foxpro mà chỉ cần tổ chức dữ liệu và thiết kế các yêu cầu, công việc cần giải quyết

Giáo trình B - Microsoft Access 1. Tổng quan về Microsoft Access 1.1. Khởi động Access: Cách 1: Start  Programs  Microsoft Office  Microsoft Office Access 2003 Cách 2: - Start  Run, hộp thoại Run xuất hiện: - Trong danh sách lệnh Open, gõ MSAccess . - Chọn OK. 1.2. Các thành phần trên giao diện MS Access: 1.3. Các thao tác trên tệp tin MS Access (*.mdb): 1.3.1. Tạo mới tệp tin cơ sở dữ liệu: - File  New - Chọn Blank database. Trang 1/82 Các hành động lên đối tượng Chọn Trang chứa đối tượng muốn làm việc Danh sách các đối tượng Giáo trình B - Microsoft Access - Xuất hiện hộp thoại File New database, nhập tên tệp tin cơ sở dữ liệu trong ô File Name - Chọn nơi cất giữ tệp tin cơ sở dữ liệu trong Save in. - Nhấp nút Create. 1.3.2. Mở tệp tin cơ sở dữ liệu: - File  Open hoặc nhấp nút Open trên thanh công cụ. Trang 2/82 Giáo trình B - Microsoft Access - Chọn nơi chứa tệp tin trong Look in. - Chọn tệp tin cần mở trong danh sách. - Nhấp nút Open. 1.3.3. Đóng tệp tin cơ sở dữ liệu: Cách 1: File  Close Cách 2: Ấn tổ hợp phím Ctrl + F4. 1.3.4. Thoát khỏi MS Access: Cách 1: File  Exit Cách 2: Nhấp nút Close trên thanh tiêu đề. Cách 3: Ấn tổ hợp phím Alt + F4 Trang 3/82 Giáo trình B - Microsoft Access 2. Bảng dữ liệu – Table 2.1. Import các bảng từ tệp tin khác: - Tạo mới/mở tệp tin chứa các bảng cần Import. - File  Get external data  Import - Tìm đến tệp tin chứa các bảng cần Import trong Look in. - Chọn tệp tin trong danh sách. - Nhấp Import. - Chọn Tab Tables, trong tab này ta chọn các bảng cần Import và nhấp OK. 2.2. Thiết kế bảng: - Insert  Table - Chọn Design View - Mô tả các đặc trưng của các trường dữ liệu trong bảng Trang 4/82 Giáo trình B - Microsoft Access - Tạo khóa chính của bảng Màn hình thiết kế bảng Xem các đặc trưng của một trường trong màn hình thiết kế • Field Name: tên trường tối đa 255 ký tự • Data Type: kiểu dữ liệu mà trường sẽ lưu trữ Microsoft Access cung cấp các kiểu dữ liệu sau: Kiểu dữ liệu Ý nghĩa lưu trữ Text Kiểu chuỗi tối đa 255 ký tự Memo Kiểu chuỗi có độ dài tối đa 65.535 ký tự Number Kiểu số Date/Time Kiểu ngày (nếu cần có thể lưu trữ thêm thông tin của giờ) Currency Kiểu số có định dạng theo loại tiền tệ Auto Number Kiểu số nhưng tự động tăng do MS Access cung cấp quản lý, người sử dụng không thể cập nhật được Yes/No Kiểu Logic OLE Object Kiểu đối tượng kết nhúng: Word, Excel … Hyperlink Kiểu chuỗi chỉ đường của một số địa chỉ hồ sơ hoặc một trang Web. Lookup Wizard Tạo một trường dữ liệu để chọn giá trị từ một bảng khác. • Description: ghi chú ý nghĩa của trường gồm bao nhiêu ký tự hoặc ký số. Dùng để lưu trữ những thông tin gì trong bảng. Các ghi chú này sẽ được hiển thị trên thanh trạng thái bên dưới màn hình, khi chúng ta mở bảng sang chế độ cập nhật (Datasheet View) • Field Size: độ rộng tối đa của dữ liệu trên một trường, đặc trưng này chỉ có hiệu lực khi một trường có kiểu dữ liệu là số hoặc là chuỗi • Decimal Places: xác định số chữ số lẻ sau phần thập phân • Caption: chuỗi tiêu đề trường thể hiện bảng ở chế độ cập nhật dữ liệu. • Default View: giá trị mặc định ban đầu của trường khi thêm một dòng dữ liệu mới • Validation Rule: qui tắc kiểm tra dữ liệu hợp lệ khi nhập dữ liệu từ bên ngoài vào trong bảng • Validation Text: chuỗi thông báo lỗi sẽ xuất hiện nếu nhập dữ liệu vào bảng sai với qui tắc đã định nghĩa trong phần qui tắc hợp lệ ở phía trên. • Required: có yêu cầu bắt buộc phải có dữ liệu trên trường có hay có thể để trống. • Allow Zero Length: có cho phép chứa chuỗi rỗng hay không • Index: có đồng ý dữ liệu trên trường được sắp xếp theo thứ tự tăng hoặc giảm hay không Trang 5/82 Giáo trình B - Microsoft Access • Format: định dạng các thể hiện của dữ liệu trên màn hình hoặc ra máy in. Định dạng Để thể hiện Ví dụ hiển thị Date/Time General Date Ngày giờ đầy đủ 4/3/93, 05:34:00 PM Long Date Thứ, tháng, ngày, năm Saturday, April 3, 1993 Medium Date Ngày, tháng, năm 3-Apr-93 Short Date Ngày-tháng-năm 3/4/93 Long Time Giờ:phút:giây AM/PM 5:34:00 PM Medium Time Giờ:Phút AM/PM 5:34 PM Short Time Giờ:Phút 5:34 Number General Num Đúng số đã nhập vào Currency Có phân cách phần ngàn, số lẻ, chèn thêm $ $ 1,1998.03 Euro Giống như định dạng Currency, tuy nhiêu sẽ sử dụng ký tự € € 1,998.03 Fixed Có phân cách phần ngàn và có làm tròn, phụ thuộc vào vị trí số lẻ trong Decimal Places 1,998.03 (2 số lẻ) 1,998.0 (1 số lẻ) Standard Có phần cách phần ngàn, số lẻ 1,998.03 Percent Dữ liệu nhập được nhân (x) 100 và định dạng thêm ký tự %. nhập 0.1  10% Scientific Dạng số khoa học nhập 50  5.0E+01 Text > Làm thay đổi dữ liệu thành chữ IN < Làm thay đổi dữ liệu thành chữ thường @ Dữ liệu bắt buộc nhập & Dự liệu không bắt buộc nhập • Input Mask (Mặt nạ nhập liệu): mặt nạ định dạng dữ liệu dùng để bắt buộc người sử dụng khi nhập dữ liệu vào bảng phải tuân thủ theo đúng định dạng của nó. Ký tự Ý nghĩa cho phép nhập 0 Ký số 0  9 , không được phép nhập dấu vào 9 Ký số 0  9 và khoảng trắng không cho phép nhập dấu # Ký số 0  9 và khoảng trắng cho phép nhập dấu L Ký tự A  Z bắt buộc nhập dữ liệu ? Ký tự A  Z không bắt buộc nhập dữ liệu A Ký tự và ký số bắt buộc nhập liệu A Ký tự và ký số không bắt buộc nhập liệu & bất kì một ký tự nào hoặc khoảng trắng, bắt buộc nhập liệu C Bất kì một ký tự nào hoặc khoảng trắng không bắt buộc nhập liệu . , : ; - / Các dấu phân cách: số lẻ, phần ngàn, ngày, giờ (thật sự mà nói thì các dấu này còn phụ thuộc vào bên trong thuộc tính Regional Settings của Control Panel bên trên Windows) < Chuyển đổi các dữ liệu chuỗi sang chữ thường > Chuyển đổi các dữ liệu sang dạng chữ IN Ví dụ: Input mask Giá trị nhập liệu (000) 000-0000 (206) 555-0248 (999) 999-9999! (206) 555-0248 (000) AAA-AAAA (206) 555-TELE >L????L?000L0 GREENGR339M3 >L0L 0L0 T2F 8M4 Trang 6/82 Giáo trình B - Microsoft Access 00000-9999 98115-3007 >L<?????????????? Maria ISBN 0-&&&&&&&&&-0 ISBN 1-55615-507-7 >LL00000-0000 DB51392-0493 2.3. Sửa tên - Chọn Table muốn sửa tên. - Chọn chuột phải và chọn mục Rename trên thực đơn ngữ cảnh. 2.4. Sao chép & Cắt dán - Click chuột chọn Table muốn sao chép hay cắt dán trong CSDL nguồn. - Click chuột phải chọn mục Copy/Cut. - Di chuyển sang CSDL đích. - Chọn trang Table. - Click chuột phải chọn mục Paste. + Structure Only: chỉ sao chép cấu trúc của bảng hiện tại sang bảng mới + Structure and Data: sao chép cấu trúc và dữ liệu của bảng hiện tại sang bảng mới. + Append Data to Existing Table: nối dữ liệu từ bảng hiện tại sang bảng mới với điều kiện giữa chúng giống nhau về cấu trúc. Ghi chú: Các thao tác sao chép & cắt dán không chỉ gói gọn trong trường hợp 1 cơ sở dữ liệu hiện tại mà chúng ta có thể sao chép một bảng từ CSDL này sang CSDL khác. Trang 7/82 Giáo trình B - Microsoft Access 2.5. Xóa - Click chuột chọn bảng cần xóa - Click chuột phải - Chọn mục Delete 2.6. Các chế độ hiển thị của bảng: 2.6.1. Chế độ nhập liệu – Datasheet View: – Khi cần nhập dữ liệu cho bảng, xem thông tin, hiệu chỉnh dữ liệu, thêm mới, xóa các mẫu tin, chọn font cho dữ liệu,… – Thao tác: + Double click vào tên bảng. + Đặt vệt sáng tại tên bảng cần mở. Chọn trên thanh công cụ hoặc Alt + O. 2.6.2. Các thao tác trong chế độ nhập liệu: 2.6.2.1. Xóa mẫu tin: – Chọn dòng cần xóa. – Ấn phím Delete hoặc Edit -> Delete. 2.6.2.2. Định dạng Font: – Format -> Font – Chọn font chữ, kích cỡ chữ và màu chữ. – Chọn OK. 2.6.2.3. Cố định cột: – Chọn cột cần cố định. – Format -> Freeze Column 2.6.2.4. Bỏ cố định cột: – Format -> UnFreeze All Column 2.6.2.5. Ẩn cột: – Chọn các cột cần ẩn. – Format -> Hide Column 2.6.2.6. Hiển thị cột: – Format -> Unhide Column Trang 8/82 Giáo trình B - Microsoft Access – Chọn các Field cần hiển thị. – Chọn OK. 2.6.3. Chế độ thiết kế - Design View: – Khi cần thay đổi về cấu trúc bảng: đổi tên cột, đổi tên trường, thêm trường, xóa trường, đổi kiểu dữ liệu,… – Thao tác: + Đặt vệt sáng tại tên bảng cần mở. + Chọn trên thanh công cụ hoặc View -> Design View 2.6.4. Các thao tác trong chế độ thiết kế: 2.6.4.1. Chèn thêm trường: – Chọn dòng nằm sau dòng cần chèn. – Insert -> Rows 2.6.4.2. Xóa trường: – Chọn dòng cần xóa. – Ấn phím Delete. 2.7. Thiết lập mối quan hệ: 2.7.1.1. Các loại quan hệ: – Một – Một (One to One): Các dòng dữ liệu có trong 2 bảng phải tương ứng với nhau. – Một – Nhiều (One to Many): Một dòng trong bảng một sẽ tương ứng với nhiều dòng dữ liệu bên nhiều. 2.7.1.2. Các bước thực hiện: – Chọn trên thanh công cụ hoặc Tools -> Relationships…. – Chọn các bảng tham gia tạo mối quan hệ trong hộp thoại Show Table( Nếu không hiển thị hộp thoại Show Table, chọn trên thanh công cụ) – Chọn Add. – Chọn trường có chứa quan hệ ở bảng thứ nhất và kéo thả vào trường có quan hệ ở bảng thứ 2. Xuất hiện hộp thoại thiết lập mối quan hệ Trang 9/82 Giáo trình B - Microsoft Access + Chọn Enforce Referential Integrity (Kiểm tra hiệu lực của ràng buộc toàn vẹn) + Chọn Cascade Update Related Fields (Tự động cập nhật các trường quan hệ): Khi thay đổi giá trị bên quan hệ 1 thì các giá trị bên quan hệ nhiều tự động thay đổi theo. + Chọn Cascade Delete Related Records (Tự động xóa các mẩu tin quan hệ): Khi xóa mẫu tin bên quan hệ một thì MS Access tự động xóa các mẫu tin bên quan hệ nhiều. – Lưu ý: Hai bảng tham gia tạo quan hệ phải tồn tại 2 trường có cùng kiểu dữ liệu và cùng độ rộng. 2.7.1.3. Xóa một quan hệ đã tạo: – Nhấp phải chuột vào đường biểu diễn mối quan hệ – Chọn Delete 2.7.1.4. Chỉnh sửa một quan hệ đã tạo: – Nhấp phải chuột vào đường biểu diễn mối quan hệ – Chọn Edit – Tiến hành sửa chữa – Chọn OK 2.8. Tìm kiếm và thay thế: 2.8.1. Tìm gần đúng: Sử dụng các ký tự đại diện (wildcard) khi nhập vào giá trị cần tìm. MS Access cung cấp một số các ký tự đại diện tìm kiếm sau: Ký tự Ý nghĩa Vị dụ và kết quả tìm ? Đại diện một ký tự Tà?  Tàn, Tài * Đại diện một chuỗi các ký tự La*  Lan, Lam, Lang … # Đại diện một ký số 25##  từ 2500 đến 2599 - Đại diện các ký tự năm trong một khoảng [ ] [L-N]am  là Lam, Mam, Nam ! Phủ định [!L-N]am  không là Lam, Mam, Nam 2.8.2. Tìm kiếm: – Đặt điểm chèn tại cột cần tìm dữ liệu – Edit -> Find hoặc Ctrl + F. Trang 10/82 . - Microsoft Access 1. Tổng quan về Microsoft Access 1.1. Khởi động Access: Cách 1: Start  Programs  Microsoft Office  Microsoft Office Access 2003 Cách. danh sách lệnh Open, gõ MSAccess . - Chọn OK. 1.2. Các thành phần trên giao diện MS Access: 1.3. Các thao tác trên tệp tin MS Access (*.mdb): 1.3.1. Tạo