hoàn thiện công tác giao hàng cà phê xuất khẩu bằng đường biển tại công ty intimex đà nẵng.doc

hoàn thiện công tác giao hàng cà phê xuất khẩu bằng đường biển tại công ty intimex đà nẵng

Sau gần 20 năm đổi mới, đất nước ta có nhiều thay đổi đáng kể, nền kinh tế đang có sự phát triển về mọi mặt, đời sống nhân dân ngày càng được nâng cao Để có được những thành quả như vậy, chúng ta không thể không nói đến vai trò to lớn của hoạt động ngoại thương mà đặc biệt là hoạt động xuất khẩu.

So với những năm trước thì ngày nay số lượng các đơn vị tham gia vào hoạt động xuất nhập khẩu ngày càng nhiều và có mặt tại tất cả các địa phương trong cả nước Công ty Intimex Đà Nẵng là một doanh nghiệp có bề dày trong hoạt động nhập khẩu và bước đầu tham gia vào hoạt động kinh doanh xuất khẩu, do đó đã đóng góp một phần đáng kể vào kim ngạch xuất nhập khẩu chung của cả nước bằng việc nhập khẩu và xuất khẩu nhiều mặt hàng mang lại lợi nhuận cao

Mặt hàng cà phê là mặt hàng xuất khẩu chủ lực của Công ty Trong vài năm qua kim ngạch xuất khẩu của các mặt hàng này ngày càng tăng và thị trường xuất khẩu ngày một mở rộng hơn Đạt được điều trên là nhờ Công ty luôn coi trọng công tác tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu, đặc biệt là khâu giao nhận hàng xuất khẩu, để đảm bảo giao hàng đúng tiến độ, thu hồi tiền hàng nhanh chóng, góp phần nâng cao uy tín của

Công ty đối với khách hàng Đây cũng chính là lý do của đề tài: “Hoàn thiện công tác giao hàng cà phê xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Intimex Đà Nẵng”

Mục tiêu của đề tài

Phân tích tình hình hoạt động giao hàng cà phê xuất khẩu bằng đường biển nhằm rút ra những mặt được và chưa được từ đó đưa ra một số kiến nghị để hoàn thiện công tác này với mục tiêu là ngày càng nâng cao và phát triển hơn nữa hoạt động này tại công ty Đồng thời cũng nhằm góp phần tạo nên một hệ thống làm việc hợp lý, khoa học để hỗ trợ cho việc thực hiện nghiệp vụ giao hàng phù hợp với các quy định của pháp luật, phạm vi hoạt động và tình hình thực tế của chi nhánh.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Chuyên đề tập trung nghiên cứu tình hình giao hàng cà phê

xuất khẩu bằng đường biển tại Intimex Đà Nẵng.

Phạm vi nghin cứu: Đó là công tác giao hàng cà phê tại Intimex Đà Nẵng trong

những năm gần đây.

Phương pháp nghiên cứu

Dựa trên cơ sở lý thuyết kinh tế kết hợp với thực tế, sử dụng phương pháp phân tích, lựa chọn, so sánh… để làm rõ vấn đề cần nghiên cứu.

* Đề tài gồm 3 phần:

 Phần I: Cơ sở lý luận về giao nhận hàng xuất khẩu

 Phần II: Thực trạng hoạt động kinh doanh và công tác giao nhận mặt hàng cà phê xuất khẩu tại Công ty Intimex Đà Nẵng

 Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác giao nhận mặt hàng cà phê xuất khẩu tại Công ty Intimex Đà Nẵng

Mặc dù có nhiều cố gắng để hoàn thành nhưng với kiến thức còn hạn chế đề tài không thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong sự đóng góp ý kiến của thầy cô và các bạn để đề tài được hoàn thiện hơn.

Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Lâm Minh Châu và các chú, các chị phòng XNK Công ty Intimex Đà Nẵng đã giúp em hoàn thành đề tài này

Đà Nẵng, tháng 5 năm 2009Sinh viên thực hiện Thipannha phommasathit

CHƯƠNG 1

CỎ SỞ LÍ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

1.1.KHÁI QUÁT VỀ GIAO NHẬN TRONG HOẠT ĐỘNG NGOẠI THƯƠNG:1.1.1 KHÁI NIỆM VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN:

1.1.1.1.Khái niệm:

Giao nhận là tập hợp các nghiệp vụ liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gởi tới nơi nhận hàng Giao nhận bao gồm việc thực hiện hàng loạt các công việc liên quan đến quá trình chuyên chở như: bao bì, đóng gói, lưu kho, đưa hàng ra cảng, làm thủ tục gởi hàng, xếp hàng lên tàu, chuyển tải hàng hoá ở dọc đường, dỡ hàng ra khỏi tàu và giao hàng cho người nhận…Như vậy giao nhận thực chất là tổ chức quá trình chuyên chở và giải quyết các thủ tục liên quan đến quá trình chuyên chở đó.

Dịch vụ giao nhận (Freight Forwarding service), theo qui t¾c mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhận: “là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề liên quan đến Hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập các chứng từ có liên quan đến hàng hóa”.

Theo điều 163 của Luật Thương Mại Việt Nam ban hành ngày 23-5-1997 thì: “giao nhận hàng hoá là hành vi thương mại theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá từ người gởi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao nhận cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của người vận tải hay người giao nhận khác”.

1.1.1.2.Những đặc điểm cơ bản của hoạt động giao nhận:

• Điểm đầu và điểm cuối quá trình giao nhận nằm ở những quốc gia khác nhau.Hàng hoá thông qua quá trình giao nhận sẽ được chuyển từ tay người bán sang tay người mua bằng các phương tiện vận tải.

• Hoạt động giao nhận luôn đi đôi với hoạt động vận tải Chính vì người bán ở những quốc gia khác nhau, do đó phương tiện vận tải là công cụ không thể thiếu trong quá trình di chuyển hàng hoá từ nơi gởi đến nơi nhận hàng.

• Hoạt động giao nhận chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài, khách quan cũng như chủ quan.

1.1.2.PHÂN LOẠI HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN:

 Căn cứ vào phạm vi hoạt động:

-Giao nhận quốc tế: là hoạt động giao nhận phục vụ tổ chức chuyên chở hàng hoá quốc tế.

-Giao nhận nội địa: là hoạt động giao nhận phục vụ chuyên chở hàng hoá trong phạm vi quốc gia.

 Căn cứ vào nghiệp vụ kinh doanh:

-Giao nhận thuần tuý: là hoạt động giao nhận chỉ bao gồm thuần tuý việc gởi hàng đi hoặc nhận hàng đến.

-Giao nhận tổng hợp: là hoạt động giao nhận ngoài giao nhận thuần tuý còn bao gồm cả xếp dỡ, bảo quản hàng hoá, vận chuyển đường ngắn, hoạt động kho tàng.

Căn cứ vào phương thức vận tải:

-Giao nhận hàng chuyên chở bằng đường biển -Giao nhận hàng chuyên chở bằng đường sông -Giao nhận hàng chuyên chở bằng đường sắt

-Giao nhận hàng chuyên chở bằng đường hàng không -Giao nhận hàng chuyên chở bằng ô tô

-Giao nhận hàng chuyên chở kết hợp bằng nhiều phương thức vận tải khác nhau.

Căn cứ vào tính chất giao nhận:

- Giao nhận riêng: là hoạt động giao nhận do người xuất nhập khẩu tự tổ chức không sử dụng dịch vụ của người giao nhận.

- Giao nhận chuyên nghiệp: là hoạt động giao nhận của các tổ chức, công ty chuyên kinh doanh giao nhận theo sự uỷ thác của khách hàng.

1.1.3.CÁC CƠ QUAN LIÊN QUAN ĐẾN GIAO NHẬN HÀNG HOÁ XUẤT NHẬP KHẨU CHUYÊN CHỞ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN:

Giao nhận là một quá trình thực hiện hàng loạt các nghiệp vụ khác nhau liên quan đến quá trình tổ chức chuyên chở hàng hoá từ nước người gởi hàng đến nước người nhận hàng

Quá trình giao nhận thường bắt đầu khi người chủ hàng thực hiện hay uỷ thác cho người giao nhận và thanh toán xong cho mọi chi phí liên quan đến giao nhận Trong quá trình giao nhận, người giao nhận (công ty giao nhận) cần phải liên hệ nhiều cơ quan tổ chức khác nhau như: các cơ quan kiểm soát thuộc chính phủ như hải quan, giám sát xuất nhập khẩu, các tổ chức y tế, lãnh sự…

- Các công ty xuất nhập khẩu thường là người thực hiện hay uỷ thác cho người khác thực hiện công tác giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu.

- Các ga, cảng chịu trách nhiệm giao nhận hàng hoá, lưu kho, lưu bãi, xếp dỡ, cấp Giấy ra vào…

- Các công ty vận tải vận chuyển hàng và sắp xếp thực hiện giao nhận cùng với chủ hàng hay người giao nhận.

- Công ty đại lý tàu biển là người thay mặt cho người vận chuyển thực hiện các thủ tục chứng từ liên quan đến giao nhận và vận tải hàng hoá.

- Công ty bảo hiểm cấp giấy chứng nhận bảo hiểm và chịu trách nhiệm bồi thường cho hàng hoá nếu rủi ro xảy ra.

- Công ty giám định khi được uỷ thác và cấp giấy biên bản giám định - Ngân hàng là trung gian thanh toán tiền và thực hiện bảo lãnh.

1.1.5 NHIỆM VỤ CÁC BÊN THAM GIA TRONG QUÁ TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HOÁ XUẤT NHẬP KHẨU :

1.1.5.1.Nhiệm vụ của cảng:

- Kí kết hợp đồng bốc dỡ, giao nhận,bảo quản, lưu kho hàng hoá với chủ hàng - Giao hàng xuất khẩu cho tàu và nhận hàng nhập khẩu từ tàu.

- Kết toán với tàu việc giao nhận hàng hoá và lập các chứng từ cần thiết để bảo vệ quyền lợi của chủ hàng ngoại thương.

- Tiến hành bốc dỡ, vận chuyển bảo quản, lưu kho hàng hoá trong khu vực cảng - Chịu trách nhiệm về tổn thất hàng hoá do mình gây nên trong quá trình giao nhận, vận chuyển, bốc dỡ…

- Hàng hoá lưu kho bãi của cảng bị hư hỏng tổn thất thì cảng phải bồi thường nếu có biên bản hợp lệ, và nếu cảng không chứng minh được là cảng không có lỗi.

- Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hóa ở bên trong nếu bao kiện hoặc dấu seal còn nguyên vẹn, do ký mã hiệu sai hoặc không rõ.

1.1.5.2.Nhiệm vụ của chủ hàng ngoại thương:

- Kí kết hợp đồng giao nhận với cảng trong trường hợp hàng qua cảng.

- Tiến hành việc giao nhận hàng hoá với tàu trong trường hợp hàng không qua cảng - Kí hợp đồng bốc dỡ, vận chuyển lưu kho, bảo quản với cảng

- Cung cấp cho cảng các thông tin về hàng hoá và tàu, và các chứng từ cần thiết cho cảng để cảng giao nhận hàng hoá:

+ Đối với hàng nhập khẩu: chủ tàu phải cung cấp chứng từ như bản lược khai hàng hóa (Cargo Manifest), sơ đồ xếp hàng, chi tiết hầm tàu (Hatch list), vận đơn đường biển (nếu ủy thác giao nhận cho Cảng), 24h trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu.

+ Đối với hàng xuất khẩu: chủ hàng phải cung cấp chứng từ như bản lược khai hàng hóa 24h trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu, sơ đồ xếp hàng 8h trước khi bốc hàng xuống tàu.

- Theo dõi quá trình giao nhận để giải quyết những vấn đề phát sinh

- Lập các chứng từ cần thiết trong quá trình giao nhận để có cơ sở khiếu nại các bên

- Thanh toán các loại phí cho cảng

1.2 QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN:

1.2.1.Đối với hàng xuất khẩu phải lưu kho bãi của cảng:

Đối với loại hàng này việc giao hàng gồm 2 bước lớn: chủ hàng ngoại thương giao hàng cho cảng sau đó cảng mới tiến hành giao cho tàu.

1.2.1.1.Giao hàng xuất khẩu cho Cảng:

- Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác kí kết hợp đồng lưu kho, bảo quản hàng hóa với cảng.

- Trước khi giao hàng cho cảng phải giao cho cảng các giấy tờ như: + Danh mục hàng hóa

+ Giấy phép xuất khẩu (nếu có)

+ Thông báo xếp hàng do hãng tàu cấp + Chỉ dẫn xếp hàng

- Giao hàng vào kho, bãi cảng

1.2.1.2.Cảng giao hàng xuất khẩu cho tàu:- Trước khi giao hàng cho tàu thì chủ hàng phải:

+ Làm các kiểm nghiệm kiểm dịch (nếu có), hải quan + Báo cho cảng ngày giờ dự kiến tàu đến, chấp nhận NOR + Giao cho cảng sơ đồ xếp hàng

- Tổ chức xếp và giao hàng lên tàu như sau:

+ Trước khi xếp hàng lên tàu, chủ hàng phải tổ chức vận chuyển hàng từ kho ra cảng, lấy lệnh xếp hàng, ấn định số màng xếp hàng, bố trí xe, công nhân và người áp tải nếu cần.

+ Tiến hành bốc và giao hàng cho tàu Việc xếp hàng lên tàu do công nhân cảng làm Hàng sẽ được giao dịch cho tàu dưới sự giám sát của đại diện hải quan Trong quá trình giao hàng, nhân viên kiểm đếm hàng của càng phải ghi số lượng hàng giao vào Tally Report, cuối ngày phải ghi vào Daily Report và khi xếp xong một tàu thì ghi vào Final Report Phía tàu cũng có nhân viên kiểm đếm hàng và ghi kết quả vào Tally Sheet Việc kiểm đếm hàng cũng có thuê nhân viên kiểm kiện.

+ Khi giao nhận xong một lô hoặc toàn tàu thì cảng phải lấy biên lai thuyền phó để trên cơ sở đó lập vận đơn đường biển.

- Lập bộ chứng từ thanh toán

Căn cứ vào hợp đồng mua bán và L/C, nhân viên giao nhận phải lập hoặc lấy các chứng từ cần thiết tập hợp thành bộ chứng từ để xuất trình cho ngân hàng thanh toán tiền hàng Nếu thanh toán bằng L/C thì bộ chứng từ thanh toán phải phù hợp một cách máy móc với L/C và phải xuất trình trong thời hạn hiệu lực của L/C.

- Thông báo cho người mua về việc giao hàng và mua bảo hiểm cho hàng hóa nếu cần.

- Thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng như chi phí bốc hàng, vận chuyển, bảo quản, lưu kho.

- Tính toán thưởng phạt xếp dỡ (nếu có).

1.2.2.Đối với hàng xuất khẩu không phải lưu kho bãi:

Đây là các hàng hóa xuất khẩu do chủ hàng ngoại thương vận chuyển từ các nơi trong nước để xuất khẩu, họ có thể để hàng tại kho riêng của mình chứ không cần qua kho của cảng Từ kho riêng của chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác có thể giao trực tiếp cho tàu Các bước giao nhận cũng được diễn ra tương tự như đối với hàng lưu kho bãi của cảng.

1.2.3.Đối với hàng xuất khẩu đóng trong các container:1.2.3.1.Nếu gửi hàng nguyên ( FCL/FCL ):

-Chủ hàng hoặc người gửi được chủ hàng ủy thác điền vào booking note và đưa cho

đại diện của hãng tàu để xin kí cùng với bảng danh mục hàng hóa xuất khẩu.

-Sau khi kí booking note, hãng tàu sẽ cấp lệnh giao container rỗng cho chủ hàng mượn.

-Chủ hàng lấy container rỗng về kho riêng của mình , đóng hàng vào .kiểm nghiệm ,.kiểm dịch , làm thủ tục hải quan ,và niêm phong cặp chì

-Giao cho tàu tại CY qui định, trước khi hết thời hạn qui định của từng chuyến tàu và lấy Mate’ Receipt

-Sau khi hàng đã xếp lên tàu thì mang MR để đổi lấy vận đơn.

1.2.3.2 Nếu gửi hàng lẻ:

-Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thac mang hàng đến giao cho người chuyên chở tại ICD qui định và lấy vận đơn

-Người chuyên chở hoặc người gom hàng đóng các lô hàng lẻ đó vào container sau khi đã kiểm tra hải quan và niêm phong cặp chì

-Người chuyên chở xếp container lên tàu và vận chuyển đến nơi đến

1.3.CÁC CHỨNG TỪ LIÊN QUAN ĐẾN GIAO HÀNG XUẤT KHẨU CHUYÊN CHỞ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN:

1.3.1.Chứng từ hàng hóa:

Là chứng từ cơ bản của khâu công tác thanh toán, nó là yêu cầu của người bán đòi hỏi người mua phải trả số tiền hàng ghi trên hóa đơn Hóa đơn ghi rõ đặc đểm của hàng hóa, đơn giá và tổng giá trị của hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán và phương thức chuyên chở hàng hóa.

1.3.1.1.Phiếu đóng gói:

Là chứng từ liệt kê chi tiết của nhiều loại kiện hàng khác nhau được vận chuyển trong một chuyến tàu, nhằm tạo điều kiên thuận lợi cho việc kiểm đếm trong mỗi kiện và có ích đặc biêt khi hàng gồm nhiều đặc tính khác nhau và cung cấp nhiều dữ kiện hơn hóa đơn trong kiểm tra để biết qui cách ,đặc điểm của đơn hàng có được tôn trọng hay không Phiếu đóng gói do người sản xuất hàng lập khi đóng hàng.

1.3.1.2.Giấy chứng nhận phẩm chất:

Là chứng từ xác nhận chất lượng của hàng hóa thực giao và chứng minh phẩm cấp hàng phù hợp với các điều khoản của hợp đồng Nếu hợp đồng không có qui định gì khác,Giấy chứng nhận phẩm chất có thể do xưởng hoặc xí nghiêp sản xuất hàng hóa cấp hoặc cũng có thể do cơ quan kiểm nghiểm, giám định hàng xuất khẩu cấp.

1.3.1.3.Giấy chứng nhận số lượng:

Là giấy chứng nhận số lượng mà người bán giao cho người mua ,có thể do công ty giám định cấp ,hoặc do xí nghiệp sản xuất hàng lập và được công ty giám định hay hải quan xác nhận ,được dùng trong mua bán bách hóa ,hoặc loại hàng cần biết số lượng hơn trọng lượng như : bút máy ,thuốc lá điếu , bàn ghế …Nếu hàng gồm nhiều chi tiết phức tạp như phụ tùng máy móc ,dụng cụ cắt gọt ,thường dùng bảng kê chi tiết trong bộ chứng từ thanh toán ,nhưng khi hàng thanh toán là loại động nhất ,sẽ dụng Giấy chứng nhận số lượng

1.3.1.4.Giấy chứng nhận trọng lượng:

Là chứng từ xác nhận trọng lượng hàng ,do hải quan hoặc công ty giám định hàng cấp ,tùy theo qui định của hợp đồng

Nếu hàng có khối lượng lớn như than ,ngũ cốc… đây sẽ là một căn cứ để người mua đối chiếu giữa hàng nghười bán đã gởi với hàng thực nhận của từng mặt hàng cụ thể

3.2.Chứng từ hải quan:

Chứng từ hải quan là những chứng từ mà theo chế độ hải quan người chủ hàng phải xuất trình cho cơ quan hải quan khi hàng hóa qua biên giới quốc gia.

3.2.1 Tờ khai hải quan:

Là khai báo của chủ hàng cho cơ quan hải quan để thực hiện thủ tục hải quan khi xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa.Theo điều lệ hải quan Việt Nam, tờ khai hải quan phải được nộp cho cơ quan hải quan ngay khi hàng hóa đến cửa khẩu,tờ khai hải quan phải được đính kèm Giấy phép xuất nhập khẩu ,bảng kê chi tiết và vận đơn.

3.2.2 Giấy phép xuất nhập khẩu:

Là chứng từ do Bộ thương mại cấp, cho phép chủ hàng được phép xuất hay nhập khẩu một hoặc một số lô hàng nhất định có cùng tên hàng, từ một nước nhất định, qua một cửa khẩu nhất định, trong một thời gian nhất định.

3.2.3.Các Giấy chứng nhận kiểm dịch và Giấy chứng nhận vệ sinh:

Là chứng từ do cơ quan có thẩm quyền của nhà nước cấp cho chủ hàng để xác nhận hàng hóa đã được an toàn về mặt dịch bệnh, sâu hại, nấm độc…

Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật:

Là giấy chứng nhận do cơ quan thú y cấp, chứng nhận không có vi trùng gây bệnh cho giống súc vật khác hoặc động vật có liên quan đã được tiêm chủng đề phòng dịch bệnh

Công dụng:

-Ấn định phẩm chất hàng và là căn cứ hàng phù hợp với yêu cầu của hợp đồng -Bổ sung các chứng từ trình hải quan, làm thủ tục hải quan khi xuất khẩu

-Bổ sung cho bộ chứng từ thanh toán xuất trình cho người mua để người này làm thủ tục nhập ,vì ở các nước cũng đều qui định chế độ kiểm dịch nhằm bảo vệ nền móng công nhgiệp của nước mình

Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật:

Do các cơ quan bảo vệ thực vật cấp khi hàng hóa là thực vật ,thảo mộc hoặc có nguồn gốc từ thực vật đã dược kiểm tra và xử lí các dịch bệnh.

Giấy chứng nhận vệ sinh:

Là giấy xác nhận tính chất vô hại của hàng hóa đối với người tiêu thụ ,thường do cục kiểm nghiệm hàng hóa xuất nhập khẩu cấp và nếu trong hợp đồng mua bán hoặc L/C qui định ,cũng có thể do một cơ quan y tế lập và cấp.

3.2.4.Giấy chứng nhận xuất xứ:

Là chứng từ do phòng thượng mại của nước xuất khẩu cấp cho chủ hàng ,theo yêu cầu và lời khai của chủ hàng để chứng nhận nơi sản xuất hoặc nguồn gốc của hàng

Công dụng:

-Giúp hải quan nước nhâp khẩu căn cứ tính thuế dựa trên áp dụng biểu thuế quan ưu đãi của các nước với nhau.

-Giúp hải quan thực hiện chích sách khu vực ,chính sách phân biệt đối xử trong mua bán khi tiến hành việc giám sát và quản lí.

-Xác nhận một phần chats lượng hàng ,nhất là hàng thuộc thổ sản địa phương.

3.2.5.Hóa đơn lãnh sự:

Là hóa đơn trên đó lãnh sự của các nước nhập khẩu đang công tác tại nước xuất khẩu chứng thực về giá cả và tổng giá trị lô hàng

Một số nước qui định rằng lãnh sự có thể kí trực tiếp trên hóa đơn thương mại, một số nước khác lại qui định rằng hóa đơn lãnh sự phải được lập trên những Giấy in sẵn và phải được lãnh sự kiểm tra về thị thực.

3.3.Chứng từ vận tải:

Là chứng từ do người vận tải cấp để xác nhận rằng mình đã nhận hàng đã chở.

Là chứng từ quan trọng nhất trong bộ chứng từ thanh toán.Vận đơn đường biển có 3 chức năng:

-Là biên lai của người vận tải về việc đã nhận hàng đã chở -Là bằng chứng của hợp đồng chuyên chở hàng biển -Là bằng chứng chuyên chở hợp đồng hàng hóa.

Trong thương mại hàng hóa quốc tế thường gặp nhiều loại vận đơn đường biển với tên gọi khác nhau và có tác dụng khác nhau.

3.3.2.Biên lai thuyền phó:

Là giấy xác nhận của thuyền phó phụ trách về hàng hóa trên tàu về việc nhận hàng để chuyên chở, trong đó người ta ghi kết quả của việc kiểm nhận hàng hóa mà các nhân viên kiểm điện của tàu đã tiến hành khi hàng hoá được bốc lên tàu.

Biên lai thuyền phó không phải là bằng chứng cho việc sở hữu hàng hóa mà chỉ là chứng từ để đổi lấy vận đơn đường biển

3.3.3.Sơ đồ xếp hàng:

Sơ đồ xếp hàng do thuyền trưởng hay nhân viên chuyên trách dưới tàu hoặc có khi do đại lí vận tải biển lập để sử dụng một cách khoa học các khoang, các hầm chứa trên tàu, giữ thăng bằng tàu khi tàu di chuyển, giữ độ chênh dọc hợp lí.

Người gởi hàng, người nhận hàng cũng cần biết sơ đồ xếp hàng để biết rõ vị trí lô hàng, từ đó có kế hoạch hữu hiệu trong việc bốc dỡ hàng và dự kiến mọi tổn thất nếu có do vị trí đặt hàng trên tàu

CHƯƠNG 2

TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU VÀ CÔNG TÁCGIAO HÀNG CÀ PHÊ XUẤT KHẨU TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY

INTIMEX ĐÀ NẴNG

2.1.TỔNG QUAN VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX:2.1.1.QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY:

Chi nhánh công ty Xuất Nhập Khẩu Intimex tại Đà Nẵng (CN Intimex Đà Nẵng) được thành lập năm 1995 theo quyết định số: 589/IN – TCCB ngày 14/08/1995 của Công ty Xuất Nhập Khẩu Dịch vụ Thương mại - Bộ Thượng Mại Tiền thân của chi nhánh Intimex Đà Nẵng là Trạm Intimex Đà Nẵng được thành lập năm 1989 trực thuộc công ty Xuất Nhập Khẩu Nội Thương & Hợp tác xã - Bộ Thương Mại Để thực hiện việc thu mua hàng xuất khẩu, tiếp nhận, tiêu thụ hàng hóa do công ty chủ quản nhập khẩu từ các nước Đông Âu và Liên Xô cũ tại địa bàn các tỉnh miền Trung.

Chi nhánh có tên giao dịch quốc tế: Intimex Đà Nẵng

Trụ sở : 02 Pasteur, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng Tài khoản VND số : 0041.000.000.781 tại Ngân hàng Ngoại thương ĐN Tài khoản Ngoại tệ số : 0041.370.012.025 tại Ngân hàng Ngoại thương ĐN Điện thoại : 05113.822026 – 810350 – 810691 - 251796

Trụ sở của chi nhánh nằm ở số 02 Pasteur, ngay trung tâm thành phố nên rất thuận lợi cho hoạt động kinh doanh Hơn nữa, Chi nhánh còn có đội ngũ cán bộ nhanh nhẹn có trình độ chuyên môn khá cao, có đội ngũ nhân viên bán hàng nhanh nhẹn, lịch sự và nắm bắt được nhu cầu thị trường một cách nhanh chóng Tuy Chi nhánh gặp phải một số khó khăn về vốn, song trải qua một thời gian hoạt động nhờ sự quản lý linh hoạt của ban lãnh đạo cũng như chủ trương chính sách đúng đắn của Nhà nước, Chi nhánh đã từng bước khắc phục khó khăn, phát huy thuận lợi để đứng vững trên thị trường trong nước và mở rộng quan hệ với thị trường nước ngoài như Hàn Quốc, Nhật Bản, EU, Mỹ, Trung Quốc…

Nhìn chung từ khi thành lập đến nay, Chi nhánh đã từng bước đi vào nền nếp, không ngừng mở rộng hoạt động kinh doanh, trang bị đầy đủ các cơ sở vật chất kỹ thuật cho các phòng ban, cửa hàng, không những đóng góp cho ngân sách Nhà nước, chấp hành tốt công tác xã hội mà còn đảm bảo đời sống cho cán bộ, công nhân viên.

2.1.2.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ PHẠM VI HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY:

SVTH: ThipPanNha PhomMaSaThit – Lớp 31K01.2

Quan hệ trực tuyến

- Xây dựng, tổ chức thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh trên cơ sở kế hoạch được công ty Chủ quản giao theo đúng quy định của pháp luật, hướng dẫn của Công ty chủ quản và Bộ thương mại.

- Chi nhánh thực hiện phương án sản xuất kinh doanh, và dịch vụ theo kế hoạch và mục tiêu chiến lược của Công ty chủ quản.

- Chấp hành luật pháp Nhà nước, thực hiện các chế độ, chính sách tài chính của Nhà nước và nghĩa vụ đối với nhà nước và công ty, có tổ chức bộ máy kế toán riêng, hạch toán độc lập.

- Chi nhánh có nhiệm vụ quản lý và sử dụng vốn, cơ sở vật chất kỷ thuật, nguồn lực công ty giao theo chế độ, chính sách và pháp luật nhà nước nhằm đạt hiệu quả cao nhất.Quản lý sử dụng, đào tạo, và phát triển đội ngũ lao động theo bộ luật lao động.

- Áp dụng các biện pháp bảo vệ môi trường, giữ gìn an ninh trật tự trong phạm vi quản lý của chi nhánh.

 Phạm vi hoạt động:

Trực tiếp xuất nhập khẩu và nhận uỷ thác xuất nhập khẩu, sản xuất, gia công hàng xuất khẩu, bán buôn, bán lẻ và đại lý hàng hoá trên thị trường cả nước Kinh doanh các ngành hàng theo chức năng đã đăng ký kinh doanh.

2.1.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ:2.1.3.1 Sơ đồ bộ máy quản lý:

- Theo quy chế hoạt động của Chi nhánh Intimex Đà Nẵng đã được Tổng giám đốc Công ty Xuất Nhập Khẩu Intimex phê duyệt theo công văn số 1310/IN/TCCB ngày 14/09/2000 Bộ máy quản lý, điều hành của chi nhánh Intimex Đà Nẵng được tổ chức như sau:

SVTH: ThipPanNha PhomMaSaThit – Lớp 31K01.2

Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng

Sơ đồ 2.1 : Bộ máy quản lý của công ty

2.1.3.2.Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty:

Là người đứng đầu chi nhánh do Tổng giám đốc công ty bổ nhiệm, giám đốc là người trực tiếp điều hành mọi hoạt động sản xuất của toàn công ty theo đúng chức năng, nhiệm vụ một cách hiệu quả.

 Phó giám đốc:

Là người tham mưu cho giám đốc về hoạt động sản xuất kinh doanh, có nhiệm vụ cùng các phòng ban theo dõi tình hình sản xuất, kế hoạch cung ứng vật tư thiết bị phụ tùng cho sản xuất, công việc kinh doanh cũng như tình hình tài chính của công ty Đồng thời được giám đốc ủy quyền ký kết và chịu trách nhiệm trước giám đốc.

 Phòng kinh doanh 1 (tại TP.Đà Nẵng):

Chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của đơn vị tại thị trường các tỉnh miền Trung, Tây nguyên và miền Bắc Phối hợp hổ trợ cửa hàng trong việc tìm kiếm khai thác nguồn hàng, đối tác trong lĩnh vực kinh doanh nội địa Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, tham mưu cho giám đốc trong việc ký kết các hợp đồng kinh tế, xây dựng kế hoạch kinh doanh.

 Phòng kinh doanh 2 (tại TP.Hồ Chí Minh):

Chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của đơn vị tại thị trường các tỉnh miền Nam Phối hợp hổ trợ cửa hàng trong việc tìm kiếm khai thác

giám đốc, tham mưu cho giám đốc trong việc ký kết các hợp đồng kinh tế, xây dựng kế hoạch kinh doanh.

 Bộ phận Siêu thị:

Chịu trách nhiệm hoạt động kinh doanh của siêu thị (bán buôn, bán lẻ) các mặt hàng tiêu dùng, điện máy, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, các phó giám đốc Kết hợp với phòng kinh doanh 1 để khai thác tìm kiếm nguồn hàng và mở rộng t hị trường.

 Phòng tổ chức hành chính:

Có chức năng quản lí nhân sự, phân công lao động hợp lí Ngoài ra, còn có trách nhiệm trong việc tuyển dụng, đào tạo nguồn nhân lực cho công ty

 Phòng tài chính kế toán:

Thực hiện việc tổ chức toàn bộ công tác hạch toán kế toán trong toàn công ty; kiểm tra, giám sát công tác kế toán ở các đơn vị trực thuộc theo qui định tài chính.

2.2 CÁC NGUỒN LỰC KINH DOANH CỦA CÔNG TY:2.2.1.CƠ SỞ VẬT CHẤT KỸ THUẬT CỦA CÔNG TY:

Trụ sở công nằm trong khu vực trung tâm thành phố, thuận lợi cho giao dịch, dễ dàng cho vận chuyển Với diện tích gần 1000 m2 được trang bị đầy đủ các thiết bị thông tin như máy fax, điện thoại để bàn, máy vi tính… nên công ty có thể thực hiện việc giao dịch với khách hàng một cách nhanh chóng, đồng thời những phương tiện này còn hỗ trợ đắc lực trong việc cập nhật thông tin về khách hàng và thị trường.

( Nguồn: Phòng kế toán )

Theo bảng số liệu 2.1:

Đa phần các máy móc này đều nhập từ thị trường các nước phát triển nên chất lượng của máy được đảm bảo Tuy nhiên, với một công ty vừa kinh doanh xuất nhập khẩu, vừa kinh doanh thương mại theo hình thức siêu thị như trên thì cơ sở vật chất còn tương đối ít, điều đó làm ảnh hương ít nhiều đến công việc kinh doanh của chi nhánh.

Đối với các phòng ban, công ty trang bị đủ một số máy móc thiết bị cần thiết để phục vụ trong công việc.

2.2.2 NGUỒN LỰC LAO ĐỘNG CỦA CÔNG TY:

Đđy lă nhđn tố quan trọng không thể thiếu để tạo nín sự thănh công của doanh nghiệp.Yếu tố lao động lă lực lượng quyết định trực tiếp đến nguồn cung cấp năng lực vă khả năng sản xuất kinh doanh của một công ty

Dựa văo số liệu tại Bảng 2.2 ta thấy:

Đội ngũ lao động của công ty không ngừng tăng lín qua câc năm về số lượng vă chất lượng Trình độ đại học cao đẳng qua câc năm đều tăng, với tốc độ tăng năm 2008 so với năm 2007 đạt tới 93,33%, điều năy chứng tỏ công ty rất quan đến bồi dưỡng đăo tạo nđng cao trình độ chuyín môn, vă chú trọng tuyển chọn những người có trình, được đăo tạo băi bản Do đặc tính kinh doanh chủ yếu lă giao nhận vận chuyển hăng hoâ, cho nín số lao động nam chiếm nhiều hơn nữ.Năm 2008 tăng so với năm 2007 lă 24 người, với tốc độ tăng 1,93%.Tuy nhiín đđy lă tỷ lệ tăng thấp vì công ty đê đi văo hoạt động ổn định Ngoăi ra, Công ty còn sử dụng đội ngũ lao động theo hợp đồng ngắn hạn nhằm phục vụ những công việc có tính chất mùa vụ như: bốc vâc, phục vụ xếp dỡ hăng hoâ giao nhận XNK.

Để có thể nđng cao hiệu quả hoạt động trong doanh nghiệp thì phải đảm bảo có được một đội ngũ lao động có trình độ tay nghề cao Do đó công ty luôn tìm hướng khắc phục bằng câch đăo tạo vă bồi dưỡng cho cân bộ quản lí, tăng cường năng lực, kỹ năng, chuyín môn nghiệp vụ cho CBCNV, t ch ïc các cu üc thi tay ngh choổ ư ô ề c ng nh n.ô â

Ở công ty hiện nay có hai hình thức đăo tạo:  Đăo tạo tại chỗ:

Do công ty thường liên hệ với các trung tâm dạy nghề mở lớp đào tạo tại công ty, thường đào tạo cho nhân viên học việc Công ty gọi đây là đào tạo ban đầu, quá trình đào tạo này thường kéo dài 2-3 tháng Sau đó công ty sẽ tiến hành thi tuyển để chọn những ai có tay nghề vững vàng vào làm nhân viên chính thức Ngoài ra, trong đào tạo tại chỗ còn có đào tạo nâng cao cho các trưởng ngành hàng, tổ trưởng … nhằm nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ nhân viên.

 Đào tạo bên ngoài:

Công ty thường gửi các CBCNV của mình đi học ở các trung tâm dạy nghề bên ngoài Thường thì các công ty hay cử nhân viên của mình đi học các lớp nâng cao nghiệp vụ do Công ty Intimex tổ chức Mục đích kiểu đào tạo này là nâng cao nghiệp vụ, trình độ của cán bộ, thủ trưởng đơn vị…

Sơ đồ 2.2: Hoạt động đào tạo của công ty như sau:

2.2.3.TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH CỦA CÔNG TY:

Bảng 2.3 Bảng cân đối kế toán của Công ty

(ĐVT: Triệu đồng; %)

Số tiền Tỉ trọng Số tiền Tỉ trọng Mức độ Tốc độ

A.TÀI SẢN

Đào tạo bên ngoài Gửi đi đào tạo tại trường, trung tâm

Lập danh sách Đưa đi đào tạo Lập danh sách

Đưa đi đào tạo Đào tạo tại chỗ

Nhu cầu đào tạo được xét

Lập kế hoạch đào tạo

Chuẩn bị đào tạo

5) Thuế & cỏc khoản phải nộp 913 1,53 1.298 1,90 385 42,17

Là một Cụng ty làm nhiệm vụ kinh doanh XNK cho nên tài sản lu động của Công ty chiếm gần toàn bộ tổng tài sản của Cụng ty (chiếm hơn 80% trong tổng tài sản) và đang cú xu hướng tăng dần, tốc độ tăng từ 2007 đến 2008 là 14,28% Nguyờn nhõn của hoạt động này là do tỡnh trạng của cụng ty tập trung chủ yếu vào hoạt động xuất nhập khẩu hàng húa, ớt tham gia vào hoạt động sản xuất.Qua bảng trờn ta thấy lượng tiền mặt, khoản phải thu của Cụng ty tăng lờn đỏng kể, nhất là khoản phải thu khách hàng Có thể do các thương vụ kinh doanh kéo dài chưa đến kỳ thanh toỏn nờn Cụng ty cha thu đợc từ khách hàng Tuy nhiờn tỡnh trạng này làm cho hoạt động kinh doanh chưa thực sự an toàn, cụng ty phải chỳ ý thu nợ để trỏnh tỡnh trạng chiếm dụng vốn của khỏch hàng.

+ Tài sản cố định:

TSCĐ của Cụng ty chủ yếu nằm ở cơ sở vật chất kỹ thuật hiện cú, nhà cửa, các phương tiện phục vụ kinh doanh, trong năm TSCĐ có tăng nhng ít, tốc độ tăng từ 2007 đến 2008 chỉ đạt 8,22% , điều này là do Cụng ty đã đầu t xây dựng kho bãi phục vụ lu giữ hàng hoá XNK.

Nhìn chung với một Công ty phục vụ kinh doanh XNK, cơ cấu tài sản như vậy là khỏ hợp lý Cụng ty đã đầu t, xây dựng kết cấu tài sản phục vụ kinh doanh có hiệu quả.

• Về nguồn vốn:

Trong 100% vốn hoạt động của công ty thì có khoản 20-30%là vốn đối ứng tự có của công ty còn 70-80% là vốn vay,công ty vay vốn kinh doanh tại nhưng ngân hàng như Vietcombank,Eximbank,ngân hàng quân đội (MB), ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn ,ACB và một số đơn vị khác.

Nợ phải trả chiếm tỷ trọng cao tốc độ tăng từ 2007 đến 2008 là 13,82%, trong đó nợ ngắn hạn là chủ yếu Các khoản nợ của công ty tương đối lớn, đó là một trở ngại lớn cho hoạt động sản xuất kinh doanh, tuy nhiên đó là so đặc điểm kinh doanh các sản phẩm của công ty, phần nợ này tập trung vào các khoản phải thu của khách hàng và hàng tồn kho.

Ngoài ra ta phân tích thêm một số chỉ tiêu sau sẽ thấy rõ hơn về tình hình tài chính của công ty:

Dựa vào bảng phân tích 2.4 nêu trên:

a) Phân tích cấu trúc tài sản: Phân tích cấu trúc tài sản nhằm đánh giá những đặc trưng

trong cơ cấu tài sản của công ty:

- Tỷ trọng tài sản cố định: thể hiện cơ cấu giá trị tài sản cố định trong tổng tài sản,

phản ánh mức độ tập trung vốn hoạt động của công ty Do công ty kinh doanh thương mại nên tỷ trọng này thường chiếm tỷ trọng thấp trong cơ cấu tài sản.Từ năm 2007 đến năm 2008, tỷ trọng này không có sự biến động nhiều, tuy có giảm nhưng không đáng kể.

- Tỷ trọng khoản phải thu của khách hàng: phản ánh mức độ vốn kinh doanh của

doanh nghiệp bị các đơn vị khác tạm thời sử dụng Tỷ trọng này chiếm tỷ trọng cao nhất trong cơ cấu tài sản và có xuất khẩu hướng tăng, năm 2008 so với 2007 tăng 3,51%, xuất phát từ những nguyên nhân sau: theo đặc thù kinh doanh tại công ty thì vừa có hình thức bán buôn, vừa có hình thức bán lẻ; năm 2007 thì hình thức bán buôn chưa phát triển mạnh thì công ty bán lẽ thu tiền ngay nên tỷ trọng này thấp, sang năm 2008, hình thức bán buôn phát triển mạnh thì tỷ trọng này chiếm tỷ trọng cao Một phần là do sự

cạnh tranh giữa các công ty ngày càng lớn, nên công ty sử dụng chính sách tín dụng bán hàng để thu hút khách hàng, đây là một chính sách ưu đãi của công ty về thanh toán (hình thức bán buôn kì hạn tín dụng dài), có thể một phần do công tác thu hồi nợ của công ty không hiệu quả và vấn đề đặt ra là việc thu hồi nợ.

- Tỷ trọng hàng tồn kho: Tỷ trọng này đang có xu hướng giảm, năm 2007 chiếm

30,06% và năm 2008 chỉ còn 23,60% Tuy nhiên đây cũng là một tỷ trọng tương đối cao trong cơ cấu tài sản, tỷ trọng này phụ thuộc nặng nề vào đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty, đây là một công ty thượng mại, hàng tồn kho chiếm tỷ trọng khá cao vì đây là đối tượng cơ bản trong kinh doanh của công ty Năm 2007, chính sách dự trữ của công ty không hợp lý ở chỗ là dự trữ hàng hoá quá nhiều để kinh doanh nội địa và xuất khẩu nên chỉ tiêu này chiếm tỷ lệ quá cao Săng năm 2008 công ty chỉ dự trữ hàng bán nội địa tại các kho hàng để kinh doanh nội địa, còn đối với hàng xuất khẩu công ty thực hiện tốt phương thức quản trị kịp thời (Just In Time) - tức là mua hàng khi cần, không để hàng tồn kho trong cung ứng và tiêu thụ nên giảm nhanh được tỷ trọng này

b) Phân tích cấu trúc nguồn vốn:

- Tỷ suất nợ: chỉ tiêu này chiếm tỷ trong rất cao trong cấu trúc nguồn vốn và có xu

hướng giảm nhưng không nhiều, năm 2005 là 72,06%, và năm 2006 còn 71,79% Đây là một tỷ suất nợ mang quá nhiều rủi ro và mất khả năng thanh toán có thể xảy ra, tỷ suất nợ càng cao như vậy thể hiện mức độ phụ thuộc của công ty vào chủ nợ càng lớn, tính tự chủ của công ty thấp, khả năng tiếp nhận các khoản vay nợ càng khó khi công ty không thanh toán kịp thời các khoản nợ và tất nhiên, hiệu quả hoạt động kém.

- Tỷ suất tự tài trợ: thể hiện khả năng tự chủ về tài chính của công ty Đây là chỉ

tiêu ngược với chỉ tiêu trên Do mức độ phụ thuộc của công ty vào chủ nợ là quá lớn nên mất khả năng tự chủ về tài chính.

2.2.5.KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY:

Từ năm 2007 – 2008, hoạt động kinh doanh của Chi nhánh luôn tăng trưởng về mọi mặt: kim ngạch, doanh số, lợi nhuận, nguồn vốn Đặc biệt trong lĩnh vực xuất khẩu, kim ngạch xuất khẩu của đơn vị ngày càng tăng nhanh, thị trường xuất khẩu ngày càng được mở rộng, uy tín của đơn vị đối với khách hàng trong và ngoài nước ngày càng được nâng cao Những kết quả đó được thể hiện qua các bảng chỉ tiêu sau:

Bảng 2.5 Kết quả hoạt động kinh doanh

- Giá vốn hàng bán 152.560 161.382

(Nguồn: Phòng kế toán )

Qua bảng số liệu 2.5 ta thấy:

- Tổng doanh thu tăng năm 2008 tăng 17.218 triệu VNĐ so với năm 2007, doanh thu tăng chủ yếu là hoạt động kinh doanh trong nước tăng Công ty co một thuận lợi lớn là không có các khoản giảm trừ, điều đó cũng nói lên phần nào uy tín chất lượng trong công ty trong thương trường Giá vốn hàng bán cao do công ty kinh doanh thương mại dịch vụ, không sản xuất Hàng hoá chỉ đơn giản là mua đi bán lại, lấy công làm lời nên phụ thuộc nặng nề vào nhà cung ứng, đặc biệt là mặt hàng nông sản (cà phê, tiêu) luôn biến động như hiện nay, vì thế rất khó khăn trong việc giảm chi phí để tăng doanh thu.Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cũng tăng, năm 2008 tăng 5.954 triệu VNĐ so với năm 2007, do nhu cầu mở rộng kinh doanh thì việc gia tăng chi phí là điều tất nhiên, nhưng doanh thu cũng tăng, tốc độ gia tăng doanh thu vẫn cao hơn tốc độ gia tăng chi phí điều đó làm cho lợi nhuận kinh doanh tăng qua hai năm.

2.3 TÌNH HÌNH KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY:2.3.1 TÌNH HÌNH KINH DOANH XUẤT KHẨU:

2.3.1.1 Cơ cấu mặt hàng xuất khẩu:

Hiện nay mặt hàng xuất khẩu chủ yếu của Công ty là cà phê, hồ tiêu Đây là mặt hàng kinh doanh có tính thời vụ cao.Vì vậy việc kinh doanh các mặt hàng này cũng chịu ảnh hưởng rất lớn bởi tính thời vụ, việc kinh doanh các mặt hàng của Công ty ngày càng tăng do các sản phẩm của Công ty được thị trường nước ngoài tín nhiệm, mặc khác là do việc bảo quản hàng hoá của Công ty rất tốt và đảm bảo chất lượng.

Bảng 2.6 Cơ cấu mặt hàng xuất khẩu

(ĐVT: USD,%)

Tên mặt hàngSố tiềnNăm 2007Tỉ trọngSố tiềnNăm 2008Tỉ trọng

Mặt hàng nông sản là mặt hành xuất khẩu chủ lực của công ty Tuy nhiên trong năm 2007 kim ngạch xuất khẩu của mặt hàng này không tăng nhiều nguyên nhân do sự thụ động tìm kiếm khách hàng của công ty, chính vì thế mà không mở rộng được thị trường xuất khẩu Công ty quen làm việc với các khách hàng tiêu thụ hàng nông sản truyền thống chủ yếu là các công ty thu mua hàng nông sản lớn trên thế giới Năm 2008 đặc biệt nói lên sự thành công của việc xuất khẩu mặt hàng nông sản, kinh ngạch xuất khẩu tăng gần gấp 1,5 lần, đặt biệt là mặt hàng cà phê, do nhiều lý do: tình hình giá cà phê thế giới tăng cao, cà phê Việt Nam được mùa, được giá, chất lượng hạt cà phê Việt Nam ngày càng được nâng cao nên được thị trường thế giới chấp nhận, số lượng hợp đồng mua cà phê tăng đột biến…

Mặt hàng thủ công mỹ nghê, đồ gỗ cũng tăng tương đối tốt Đặc biệt là nhóm hàng mây tre, đối với mặt hàng này, công ty có chính sách chủ động tìm kiếm khách hàng và thị trường mới Đây cũng là những mặt hàng đang được ưa chuộng trên thế giới, sự uy tín của các thương nhân Việt Nam cũng như chất lượng sản phẩm đã góp phần làm nên điều này.

Kim ngạch xuất khẩu của mặt hàng thuỷ sản chiếm giá trị tương đối thấp trong tổng kim xuất khẩu của công ty và đang có xuất khẩu hướng giảm, do quy định khắc khe vế chất lượng của thị trường nước ngoài, các rào cản kinh tế và các rào cản phi kinh tế ở các thị trường mà công ty đang xuất khẩu qua, điều đó làm thất thu rất nhiều Do đó công ty cần chú trọng hơn nữa việc xuất khẩu mặt hàng này ,từng bước mở rộng thị trường, tìm kiếm nhiều khách hàng để đa dạng hoá thị trường xuất khẩu của mình Góp phần nâng cao hơn nữa tổng kim ngạch xuất khẩu.

Hiện nay, công ty đang tìm mọi cách hoàn thiện chất lượng sản phẩm để có thể xuất khẩu sang những thị trường khó tính, bên cạnh hoạt động đó là sự mở rộng nghiên cứu thị trường, tìm những khách hàng mới.

2.3.1.2 Cơ cấu thị trường xuất khẩu:

Bảng 2 7 Cơ cấu thị trường xuất khẩu

(ĐVT: USD,%)

(Nguồn: Phòng kinh doanh)

Qua số liệu tại bảng 2.7 ta thấy:

- Thị trường Mỹ: đây là thị trường quan trọng của công ty, hàng xuất sang thị trường này chủ yếu là nông sản, năm 2007 kim ngạch xuất khẩu sang thị trường này chiếm 31% đến năm 2008 đã là 54%, điều đó cho thấy được rằng sản lượng xuất khẩu sang thị trường Mỹ tăng rất nhanh Đây là một thị trường tiềm năng có sức tiêu thụ lớn, nhu cầu người tiêu dùng đa dạng

- Thị trường EU: Là thị trường truyền thống của công ty với các nước chính như: Pháp, Hà Lan, Ý Kim ngạch các mặt hàng xuất khẩu của công ty vào thị trường EU ngày càng tăng Mặc dù thị trường EU rất năng động phong phú và đa dạng, tuy nhiên đây là một thị trường rất khó tính Đòi hỏi rất cao về chất lượng sản phẩm Sản phẩm xuất sang đây chủ yếu là hàng nông sản, thủ công mỹ nghê, hàng thuỷ sản.

Nhìn chung, thị trường EU và Mỹ là hai thị trường chính và có tiềm năng lớn hiện nay, ngoài ra, công ty còn xuất sang thị trường các nước châu Á khác như Pakistan (tiêu), và các nước trong khu vực ASEAN… đây là thị trường không ổn định, việc xuất hàng sang các nước này không thường xuyên, tuỳ thuộc vào từng thời điểm.

2.3.2 TÌNH HÌNH KINH DOANH NHẬP KHẨU:2.3.2.1 Cơ cấu mặt hàng nhập khẩu:

Bảng 2.8 Cơ cấu mặt hàng nhập khẩu

Dựa vào bảng 2.8:

Trong nhiều năm qua, các mặt hàng nhập khẩu chủ yếu của công ty là các xe ô tô phần lớn đã qua sử dụng, chiếm đến 41,65% kim ngạch nhập khẩu năm 2007 Đến năm 2008, nhu cầu vê ô tô nhập khẩu đã qua sử dụng tăng, chiếm đến 49,47% kim ngạch Ngoài ra, công ty còn nhập khẩu các loại máy xúc, đào, nhựa và kính, và máy photocopy Là một công ty thương mại, hàng hoá nhập khẩu về nhằm mục đích bán lại, chính vì thế mà công ty sẽ nhập về bán những gì mà khi lập phương án kinh doanh thấy có lợi nhuận Kim ngạch nhập khẩu của công ty nhỏ hơn so với kim ngạch xuất khẩu, vì vậy mà cơ cấu hàng nhập khẩu cũng khá đơn giản Các mặt hàng còn lại như: máy xúc ,kính, nhựa tuy có kim ngạch nhập khẩu không lớn do nhu cầu của thị trường không nhiều.

2.3.2.2 Cơ cấu thị trường nhập khẩu:

Bảng 2.9 Cơ cấu thị trường nhập khẩu

(Nguồn: Phòng kinh doanh)

Theo số liệu tại bảng 2.9:

Công ty nhập khẩu hàng hoá chủ yếu từ thị trường EU và thị trường Châu Á với nhiều hình thức khác nhau thông qua hợp đồng mua bán, có thể là mua đứt bán đoạn, cũng có khi là hình thức mua bán đối lưu.

Thị trường EU là thị trường công ty nhập khẩu chính từ các nước như: Đức, Thụy Điển, chủ yếu nhập Ô tô IFA W50, IFA W60, KAZMAK, máy xúc đào, BENCO< KOMAXSU…

Thị trường Châu Á, công ty nhập khẩu hàng hoá chủ yếu từ các nước Hàn Quốc, Trung Quốc, Đài Loan như: Ô tô KIA, HUYNDAI, SAMSUNG có xuất xứ từ Hàn Quốc, các mặt hàng như kính, nhựa, máy photocopy được nhập khẩu từ Đài Loan, Trung Quốc.

Nhìn chung, hàng nhập khẩu của công ty là các loại vật tư, máy móc thiết bị, nguyên liệu phục vụ cho nhu cầu sản xuất trong nước.

2.3.3 TÌNH HÌNH KINH DOANH XUẤT KHẨU CÀ PHÊ CỦA CÔNG TY:

Trong những năm gần đây, cà phê luôn là mặt hàng xuất khẩu chủ lực của Chi nhánh công ty XNK Dịch vụ-Thương mại Đà Nẵng, đóng góp đáng kể trong tổng kim ngạch xuất nhập khẩu của Chi nhánh trong năm Một trong những nguyên nhân lớn đóng góp vào thành công đó là việc chi nhánh đã tìm được một số thị trường tiêu thụ với khối lượng lớn và khá ổn định tiêu biểu là thị trường EU, Mỹ Bên cạnh đó Chi nhánh còn tiếp tục mở rộng sang thị trường các nước châu Á khác như Pakistan (tiêu), và các nước trong khu vực ASEAN…

Cà phê bao gồm hai chủng loại là: cà phê nhân thô Robusta (cà phê vối) và Arabica (cà phê chè), trong đó Robusta chiếm 99% kim ngạch xuất khẩu cà phê của Công

Qua bảng số liệu trên ta thấy:tỉ lệ cà phê Arabica được xuất khẩu rất ít chỉ chiếm 2.579,56 USD năm 2007 tương ứng với tỷ trong là 1% sang năm 2008 có tăng lên nhưng mức tăng không đáng kể chiếm 119.726,5 USD với tỷ trọng là1,2%.Còn cà phê Robusta thì lại được xuất khẩu với số lượng rất lớn chiếm khoản 99% trong tổng kim ngạch mức chênh lệch giữa năm 2007 và 2008 là rất lớn chiếm 318,26% với loại 1 và 334,34% với loại 2vaf mức chênh lệch tổng kim ngạch giữa hai năm là 331% đây là một điều đáng mừng cho hoạt động xuất khẩu cà phê của Intimex đã không ngừng được tăng lên một cách đáng kể.

Bảng 2.11: Cơ cấu thị trường xuất khẩu cà phê

(ĐVT: USD,%)

Nhìn chung hoạt động xuất khẩu cà phê sang thị trường EU, Mỹ là ổn định nhất trong số các nước nhập khẩu cà phê của Chi nhánh cả về số lượng nhập khẩu cũng như giá trị kim ngạch Đây là những thị trường tiêu thụ cà phê rất lớn nhưng điều kiện tự nhiên không cho phép các quốc gia này tự đáp ứng được, chính vì vậy mà nhu cầu nhập khẩu từ các nước này rất lớn Tuy nhiên đây là một thị trường rất khó tính, đòi hỏi rất khắt khe về chất lượng sản phẩm nhập khẩu Do vậy mà đòi hỏi chi nhánh cần phải nỗ lực nhiều để nâng cao chất lượng sản phẩm nhằm duy trì và phát triển quan hệ hơn nữa với thị trường này, giúp cho hoạt động kinh doanh xuất khẩu của chi nhánh ngày một tốt hơn Ngoài hai thị trường chính trên, Chi nhánh còn tiếp tục mở rộng với thị trường các nước Châu Á, mặc dù kim ngạch xuất khẩu sang các thị trường này còn ít nhưng cũng mở ra nhiều cơ hội cho hoạt động xuất khẩu của Chi nhánh sau này.

2.4 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC GIAO HÀNG CÀ PHÊ XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY:

2.4.1 NHỮNG ĐIỀU KHOẢN LIÊN QUAN ĐẾN GIAO NHẬN HÀNG CÀ PHÊ XUẤT KHẨU CỦA CHI NHÁNH:

+ Trong container lót giấy kraft và bỏ bao hút ẩm

+ Cà phê đã được kiểm dịch và kiểm định đạt tiêu chuẩn chất lượng được xếp hoặc thổi vào container 24 giờ sau khi phun thuốc khử trùng vào trong container, các giấy dán lỗ thông hơi phải được gỡ bỏ, việc này phải được thực hiện trước khi xếp cont lên tàu.

2.4.1.2 Điều kiện cơ sở giao hàng:

Điều kiện cơ sở giao hăng quy định nh îng ư cơ sở có tính nguy n tă c cu aê õ í vi ûc giao nh ûn ha ng hoá gi îa b n bán va b n mua, la s û ph nê â ì ư ê ì ê ì ư â chia trách nhi ûm gi îa các b n V ïi m ùi đi u ki ûn ê ư ê ơ ô ề ê cơ sở giao ha ngì khác nhau thì nghĩa vụ cu a các b n sẽ khác nhau trong th ûcí ê ư hi ûn h üp đ ng Các b n l ûa chọn đi u ki ûn ê ơ ồ ê ư ề ê cơ sở giao hăng phù hợp với mình tuỳ theo những điều kiện nhất định nhằm mang lại hiệu quả cao nhất.

Hầu hết câc doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu khi buôn bân với người nước ngoăi thường âp dụng điều kiện FOB khi xuất khẩu vă điều kiện CIF khi nhập khẩu Vă Chi nhânh Intimex Đă Nẵng cũng không phải lă trường hợp ngoại lệ, trong hợp đồng xuất khẩu că phí cũng như câc mặt hăng xuất khẩu khâc Chi nhânh thường sử dụng điều kiện cơ sở giao hăng lă FOB

+ Điều kiện cơ sở giao hăng FOB: Giao hăng bao hoặc thổi văo container tại bêi

cảng hoặc tại kho riíng rồi đưa container ra cảng để xếp lín tău Người mua lă khâch ngoại có trâch nhiệm mua bảo hiểm cho hăng hóa sau khi người bân giao hăng qua lan can tău (người bân miễn trâch nhiệm khi hăng đê trín boong tău).

Sở dĩ Chi nhânh nói riíng cũng như hầu hết câc doanh nghiệp xuất khẩu nói chung đều sử dụng điều kiện cơ sở giao hăng lă FOB bởi v quyền thuí tău thuộc về phía khâch hăng Công ty chỉ có nghĩa vụ giao hăng xong khi qua khỏi lan can tău tại cảng gởi hăng, sau đó khâch hăng phải chịu mọi rủi ro về mất mât hư hỏng hăng kể từ lúc đó Mặt khâc, đối với những khâch hăng thường có nhu cầu mua hăng với số lượng lớn mă khả năng của công ty không đâp ứng được buộc lòng khâch hăng phải kí hợp đồng với nhiều công ty khâc cho nín của công ty phải đi ghĩp với nhiều đơn vị khâc, trong trường hợp năy công ty phải k theo điều kiện FOB.

+Điều kiện cơ sở giao hănh CFR: Trong thời gian gần đđy công ty đê chuyển hướng sang xuất khẩu theo điều kiện CFR Điều thuận lợi khi kí được điều kiện năy lă công ty sẽ giănh được quyền thuí tău từ đó tạo điều kiện cho câc đại lí hêng tău trong nước có cơ hội phât triển đội tău, tạo công ăn việc lăm cho người lao động vă tiết kiệm được ngoại tệ Bín cạnh đó, công ty sẽ chủ động trong việc thuí tău, giao hăng ở cảng vă chọn những thời điểm có lợi cho mình để đưa hăng lín tău Còn đối với điều kiện FOB, quyền thuí tău thuộc về phía khâch hăng Công ty chỉ có nghĩa vụ giao hăng xong khi qua khỏi lan can tău tại cảng gởi hăng, sau đó khâch hăng phải chịu mọi rủi ro về mất mât hư hỏng hăng kể từ lúc đó, tuy nhiín cũng còn phải có nghĩa vụ khai hải quan để xuất khẩu hăng Thông thường điều kiện năy được kí bân hăng cho thị trường Đăi Loan vì khâch hăng Đăi Loan khi mua hăng xong thì tiến hănh nhập bằng tău rời chứ không bằng Container như câc thị trường khâc Tuy nhiín đối với câc thị trường khâc,

có một số công ty có văn phòng đại diện tại Việt Nam (công ty môi giới), những công ty môi giới này rất mạnh và muốn lấy tiền hoa hồng nên một mặt kí hợp đồng với nhiều hãng tàu, mặt khác đặt mua hàng của rất nhiều đơn vị Vì vậy khi kí kết hợp đồng với các công ty này thì họ muốn mua theo điều kiện FOB để giành được quyền thuê tàu và hưởng hoa hồng từ các hãng tàu Mặt khác, đối với những khách hàng thường có nhu cầu mua hàng với số lượng lớn mà khả năng của công ty không đáp ứng được buộc lòng khách hàng phải kí hợp đồng với nhiều công ty khác cho nên hàng của công ty phải đi ghép với nhiều đơn vị khác, trong trường hợp này công ty phải kí theo điều kiện FOB Hoặc là các khách hàng có đại lí vận tải uy tín tại Việt Nam nên họ cũng kí theo điều kiện FOB.

2.4.1.3 Địa điểm giao hàng:

Thông thường địa điểm giao hàng có thể tại kho riêng, kho nội địa, kho ngoại quan hay tại bãi cảng theo yêu cầu của đơn vị với tư cách là người mua Chi phí vận chuyển bên bán chịu, bốc xếp mỗi bên chịu một đầu Tại địa điểm giao hàng, hàng được cơ quan giám định kiểm định hàng 100% về trọng lượng và chất lượng theo tiêu chuẩn Việt Nam

Công ty Intimex có các địa điểm giao hàng: TPHCM, Đà Nẵng, Nha Trang, Hải Phòng Trong đó TPHCM vẫn là địa điểm giao hàng chính của công ty Mỗi cảng đều có những thuận lợi và khó khăn, vì vậy cần phân tích một cách kĩ lưỡng để lựa chọn địa điểm giao hàng đúng đắn Việc lựa chọn địa điểm giao hàng hợp lí sẽ góp phần quan trọng nâng cao hiệu quả kinh doanh và tạo được uy tín của công ty trên thương trường

*Đối với cảng TPHCM:

Cảng TPHCM có những thuận lợi là cảng Sài Gòn là cảng lớn nên lịch trình tàu chạy trên tuyến đường thường xuyên hơn, mặt khác, cảng có cơ sở vật chất kĩ thuật hiện đại, chuyên dụng phù hợp với nhu cầu vận chuyển của công ty Chính vì là cảng lớn, tàu chạy thường xuyên nên cước phí thuê tàu là thấp nhất so với các cảng khác Bên cạnh đó, nếu việc giao hàng được tiến hành tại cảng TPHCM thì công ty sẽ gặp một số khó khăn vì khi giao hàng tại TPHCM, công ty phải tiến hành vận chuyển hàng hoá từ Đà Nẵng vào TPHCM bằng đường bộ, điều này rất dễ gây nên rủi ro trong quá trình vận chuyển do rất dễ hư hỏng , ngoài ra việc vận chuyển bằng đường bộ có thể gây nên tổn thất do các sự cố xảy ra trên đường đi Mặt khác khi vận chuyển từ Đà Nẵng vào TPHCM nếu có sự cố xảy ra trên tuyến đường vận tải thì sẽ làm cho hàng hoá không tập kết đúng thời gian giao hàng qui định, ví vậy sẽ gây khó khăn cho công ty trong việc nhận tiền hàng

*Cảng Đà Nẵng:

Những thuận lợi khi giao hàng tại cảng Đà Nẵng là việc giao hàng tại Đà Nẵng sẽ giúp bảo quản hàng că phí được tốt hơn, ít xảy ra tổn thất Từ đó duy trì được chất lượng sản phẩm cho đến khi hàng giao tới tay khách hàng.

Công ty hiện nay vẫn xuất theo địa điểm giao hàng này tuy nhiên rất ít và chỉ xuất trong trường hợp ngày giao hàng cận kề nên xuất ở Đà Nẵng để không bị sai sót trong L/C Tuy nhiên giao hàng tại cảng Đà Nẵng công ty sẽ gặp những bất lợi đó là do tàu chạy không thường xuyên do ít có tàu ghé vào cảng Đà Nẵng dẫn đến cước phí thuê tàu cao

*Cảng Nha Trang và cảng Hải Phòng: trong trường hợp công ty xuất hàng bằng tàu rời

thì công ty mới xuất hàng ở các cảng này để tiết kiệm chi phí chuyên chở nhiều lần và đảm bảo chất lượng cho hàng că phí.

2.4.1.4 Thời gian giao hàng:

Việc xác định thời gian giao hăng là căn cứ vào sự thoả thuận của công ty và khách hàng Thường thì thời gian giao hàng mang tính ước khoản mà không xác định rõ ràng Với cách thức thức quy định thời gian như vậy công ty sẽ có những thuận lợi nhất định trong việc lập kế hoạch chuẩn bị hàng và giao hàng cho tàu đúng thời gian quy định.

2.4.1.5 Phương thức giao hàng:

Đối với công ty thường sử dụng cách thức giao hàng nguyên container Với cách thức này, công ty rất khó chủ động trong việc giao hàng cũng như cần có số lượng hàng lớn để giao một lần Tuy nhiên việc giao nhận hàng nguyên container lại tiết kiệm được chi phí do không phải gởi nhiều lần và việc giám sát quá trình đóng hàng vào cũng không bị hạn chế do phân tán nhiều lần.

2.4.2 Trình tự thực hiện hoạt động giao hàng theo các điều kiện cơ sở giao hàng: 2.4.2.1.Khi công ty xuất theo điều kiện CFR:

Phương thức này thường được sử dụng khi giao dịch với các đối tác Châu Á Đây là phương pháp tích cực trong việc tăng thêm thu ngoại tệ và trình độ nghiệp vụ của các cán bộ thực hiện công tác giao nhận hàng că phí xuất khẩu của công ty.

Trình tự thực hiện hoạt động vận tải và giao nhận hàng theo điều kiện CFR

được tiến hành như sau:a Chuẩn bị hàng hoá:

Để đảm bảo hàng hoá được chuẩn bị đúng theo yêu cầu của hợp đồng, công ty sẽ triển khai thu mua nguyên liệu theo size, cỡ của hợp đồng và tổ chức chế biến Đây là khâu đầu tiên và cũng rất quan trọng vì nó sẽ quyết định hoạt động xuất khẩu có tiến hành tốt hay không, giao hàng có đúng hạn không và điều quan trọng hơn cả là nó quyết định đến phần lợi nhuận mà công ty có thể đạt được Công ty cũng có thể đặt gia công từ các đơn vị khác để đảm bảo tiến độ giao hàng theo hợp đồng trong trường hợp số

lượng đặt hàng lớn trong thời gian ngắn Công tác chuẩn bị hàng luôn được tiến hành khẩn trương nhưng cũng không kém phần cẩn trọng để vừa đảm bảo thời hạn giao hàng vừa thoả mãn được các yêu cầu mà hợp đồng đề ra Đối với công ty, chưa thực sự có được chỗ đứng vững chắc trên thương trường, do đó công tác chuẩn bị hàng xuất khẩu rất được công ty chú trọng vì ngoài mục tiêu lợi nhuận công ty còn coi trọng uy tín để tạo được niềm tin nơi bạn hàng

b Tổ chức chuyên chở hàng và kí hợp đồng vận tải:

Đi đôi với việc tích cực chuẩn bị hàng hoá, công ty đồng thời tiến hành liên hệ và tìm hiểu thông tin để lựa chọn hãng tàu có lịch trình và cước phí phù hợp nhất để kí hợp đồng vận tải Khi lựa chọn thường dựa vào những yếu tố: thiết bị của hãng tàu, dịch vụ, lịch trình, giá cước thuê tàu và các yếu tố khác Đây là công tác quan trọng nó không những quyết định đến kết quả xuất khẩu mà còn quyết định đến uy tín của công ty Sau khi hàng đã chuẩn bị xong, nếu công ty đóng hàng tại kho riêng của mình thì yêu cầu hãng tàu cung cấp vỏ Container và đến nhận vỏ Container rỗng tại bãi Container khi được hãng tàu thông báo Địa điểm nhận Container là kho Container của hãng tàu Khi nhận vỏ Container rỗng, nhân viên công ty kiểm tra một cách kĩ lưỡng Container Nếu Container không đảm bảo các thông số kĩ thuật và an toàn vệ sinh cho việc vận chuyển chuyên chở hàng hoá thì báo ngay với hãng tàu để xin đổi vỏ Container khác Chi phí vận chuyển Container rỗng về công ty là do công ty thanh toán Trong trường hợp công ty giao hàng tại các cảng khác thì phải thuê xe chuyên dung chở hàng và bãi Container ở cảng để giao hàng.

 Công tác thuê tàu chuyên chở mặt hàng cà phê xuất khẩu

a Phương thức thuê tàu áp dụng tại công ty:

Đối với những hợp đồng xuất khẩu ký kết theo điều kiện giao hàng là C&F thì quyền thuê tàu vận tải thuộc về công ty Để thực hiện công tác này một cách thuận lợi và hiệu quả, công ty đã lựa chọn phương thức thuê tàu chợ.

Phương thức thuê tàu chợ không đòi hỏi hai bên phải tiến hành kí kết hợp đồng chuyên chở mà chỉ tuân theo những điều khoản đã quy định sẵn trong B/L của hãng tàu nên không yêu cầu cao về trình độ nghiệp vụ của nhân viên thực hiện công tác thuê tàu.

Hơn nữa trong phương thức thuê tàu chợ, do sự cạnh tranh giữa các hãng tàu trên thị trường thuê tàu nên công ty thường xuyên nhận được lịch trình tàu chạy, biểu cước của các hãng tàu, giúp cho công ty chủ động trong việc thuê tàu, thủ tục thuê tàu đơn giản nhanh chóng Công ty có thể định trước thời gian giao hàng cũng như có thể tính toán được chi phí vận tải trước khi kí kết các điều khoản của hợp đồng mua bán dựa theobiểu cước đã quy định sẵn của các hãng tàu.

Đồng thời công ty cũng thấy được nhược điểm của thuê tàu chuyến là giá cước trên thị trường thường xuyên biến động, nếu không nắm vững tình hình thị trường thuê tàu công ty rất dễ bị động hoặc buộc phải thuê với giá cước đắt, và nghiệp vụ thuê tàu chuyến lại khá phức tạp, đòi hỏi nhiều thời gian giao dịch, đàm phán.

Vì vậy sau khi xem xét các ưu điểm và nhược điểm cuả hai phương thức thuê tàu là thuê tàu chợ và thuê tàu chuyến mà công ty đã quyết định chọn phương thức thuê tàu chợ để áp dụng trong hầu hết các hợp đồng xuất khẩu của công ty.

b Trình tự thực hiện công tác thuê tàu chuyên chở hàng cà phê xuất khẩu tại công ty:

Việc thuê tàu được thực hiện theo trình tự các công việc sau:

 Cán bộ thực hiện nghiệp vụ thuê tàu tiến hành tìm hiểu các hãng tàu thông qua các tạp chí, báo kinh tế và các phương tiện thông tin đại chúng khác Liên hệ với hãng tàu có lịch trình chạy qua các cảng giao hàng theo hợp đồng xuất khẩu của công ty Sau đó hãng tàu sẽ gởi cho công ty lịch trình và biểu cước mới.

 Sau khi tìm hiểu về lịch trình tàu chạy, giá cước mà các hãng tàu cung cấp, công ty tiến hành lựa chọn và quyết định thuê tàu của hãng tàu thích hợp.

 Sau khi đã lựa chọn được hãng tàu thích hợp, công ty và hãng tàu thống nhất với nhau về các điều khoản thuê, cho thuê và các điều khoản khác, thường là một số điều khoản chủ yếu trong xếp dỡ và vận chuyển, công việc này thường được thực hiện bằng diện thoại Các điều khoản có thể được áp dụng theo những thỏa thuận trong các hợp đồng vận tải trước nếu hợp đồng xuất khẩu không có gì thay đổi về điều kiện vận tải Sau đó, công ty tiến hành kí Booking note với đại lý hãng tàu Việc kí Booking note được tiến hành trước ngày bốc hàng lên tàu từ 5-7 ngày.

Thông qua công tác lựa chọn hãng tàu tại công ty ta thấy được những cái ưu và những mặt hạn chế cần khắc phục Việc công ty đưa ra các tiêu thức để đánh giá lựa chọn hãng tàu là hoàn toàn hợp lí, vì như vậy sẽ giúp cho việc lựa chọn hãng tàu diễn ra nhanh chóng và có những căn cứ để đánh giá chính xác về hãng tàu mà mình đã lựa chọn, từ đó có thể hạn chế được những khoản chi phí phát sinh trong quá trình chuyên chở Bên cạnh đó còn có mặt hạn chế, đó là quan hệ của công ty với các hãng tàu chưa được thường xuyên lắm, do đó, công ty vẫn chưa được hưởng những ưu đãi đặc biệt của các hãng tàu dành cho những khách hàng truyền thống Ngoài ra cũng vì lí do này mà công tác thuê tàu còn chiếm nhiều thời gian, làm giảm hiệu quả của việc giao hàng

c Làm thủ tục hải quan và các chứng từ xuất khẩu: