Đề bài: Thiết kế qui trình đánh giá chỗ làm việc đơn vị, quan anh (chị) Đánh giá nhân viên Văn thư thuộc Văn phòng Tổng cục Chính trị/ Bộ Quốc phòng Hiện em công tác Văn phòng Tổng cục Chính trị/ Bộ Quốc phòng Tổng cục Chính trị quan tham mưu, đạo chiến lược hoạt động Công tác Đảng, Công tác Chính trị toàn quân; giúp cho Quân ủy Trung ương, Thủ trưởng Tổng cục Chính trị, Thủ trưởng Bộ Quốc phòng hoạt động Công tác Đảng, Công tác Chính trị quân đội nhân dân Việt Nam, nhằm xây dưng quân đội vững mạnh trị, tư tưởng tổ chức, góp phần xây dưng quân đội quy, tinh nhuệ, bước đại, hoàn thành thắng lợi nhiệm vụ mà Đảng nhân dân giao phó Vị trí làm việc: Nhân viên Văn thư thuộc Văn phòng Tổng cục Chính trị/ Bộ Quốc phòng Những vấn đề chung công tác văn thư: Công tác văn thư hoạt động máy quản lý nói chung hoạt động quản lý quan nói riêng Trong văn phòng, công tác văn thư thiếu nội dung quan trọng, chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động quan, xem phận hoạt động quản lý Nhà nước quan, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thông tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước nói chung quan, đơn vị nói riêng Làm tốt công tác văn thư góp phần giải công việc quan nhanh chóng, xác, xuất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước, Quân đội; hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái pháp luật Giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan Bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Theo nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư xác định: Công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức; quản lý sử dụng dấu công tác văn thư, cụ thể sau: Quản lý giải văn bản: a Quản lý giải văn đến: Tiếp nhận, đăng ký văn đến: Khi tiếp nhận văn chuyển đến từ nguồn, kiểm tra sơ tính pháp lý văn Đối với văn đến chuyển qua máy fax qua mạng phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn ; trường hợp phát có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải Đóng dấu “đến” văn đến; ghi số đến ngày đến (kể đến trường hợp cần thiết) Đối với fax cần chụp lại trước đóng dấu “đến”; văn đến chuyển qua mạng, trường hợp cần thiết, in làm thủ tục đóng dấu “đến” Dấu “đến” đóng rõ ràng, ngắn vào khoảng giấy trống, số, ký hiệu (đối với văn có ghi tên loại), trích yếu nội dung (đối với công văn) vào khoảng giấy trống phía ngày, tháng, năm ban hành văn Đăng ký Văn đến vào sổ đăng ký văn bản, bảo đảm rõ ràng, xác; không viết bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt từ, cụm từ không thông dụng Trình chuyển giao văn đến: Sau đăng ký văn đến phải kịp thời trình cho người có thẩm quyền xem xét cho ý kiến đạo giải Người có thẩm quyền, vào nội dung văn đến; chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác giao cho phận cá nhân đơn vị ý kiến đạo giải thời hạn giải văn Chuyển giao văn đến cho phận cá nhân giải quyết, vào ý kiến người có thẩm quyền, bảo đảm nhanh chóng đối tượng b Quản lý giải văn đi: Tiếp nhận văn chuyển đến từ phận đơn vị, kiểm tra tính pháp lý văn bản, kiểm tra thể thức văn bản, thẩm quyền người ký, vào số công văn đi, đăng ký vào sổ công văn đi; in, văn ban hành theo nơi nhận, văn khẩn, mật phải đóng dấu khẩn, thượng khẩn dấu mật Văn gửi đơn vị toàn quân quan Đảng, Nhà nước phải đóng bì thư, ghi rõ địa quan, đơn vị cá nhân nhận lập hồ sơ theo dõi Lưu văn gốc, lưu văn phải xếp theo số thứ tự văn Lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan c Quản lý sử dụng dấu: Nhân viên văn thư chịu trách nhiệm giữ dấu đóng dấu quan, không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ quan Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền, tuyệt đối không đóng dấu khống Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu quy định Khi đóng dấu lên chữ ký dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Với phụ lục kèm theo văn dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan tên phụ lục Việc đóng dấu giáp lai văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy Đóng dấu độ khẩn, mật, tuỳ theo mức độ cần chuyển phát nhanh, văn xác định độ khẩn theo ba mức sau: hoả tốc, thượng khẩn khẩn Khi soạn thảo văn có tính chất khẩn, cá nhân soạn thảo văn đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn đinh Căn vào quy định độ mật tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước, bí mật quân đội ; soạn thảo tài liệu có nội dung bí mật Nhà nước, bí mật quân đội, người soạn thảo tài liệu phải đề xuất độ mật tài liệu; người duyệt ký tài liệu có trách nhiệm định việc đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật, mật) phạm vị lưu hành tài liệu mang bí mật Nhà nước, bí mật quân đội Dấu độ mật đóng trích yếu nội dung công văn hành chính, dấu Tài liệu thu hồi đóng phía bên quốc hiệu, dấu khẩn đóng phía dấu độ mật Để thực quy định Quân đội, công tác văn thư Văn phòng Tổng cục Chính trị/ Bộ Quốc phòng phải thực tốt yêu cầu sau: Bí mật, an toàn, nhanh chóng, xác, kịp thời đại Bí mật: Đây yêu cầu công tác văn thư văn phòng Tổng cục Chính trị/ Bộ Quốc phòng Vì nội dung công văn thuộc nội dung bí mật quân quân đội Do vậy, từ việc tuyển chọn cán làm công tác văn thư phải bảo đảm yếu tố lai lịch trị, phương pháp tác phong công tác, tính tin cậy đến việc bố trí nơi làm việc, nơi để dấu, nơi phát hành tiếp nhận công văn phải đảm bảo yếu tố bí mật An toàn: Công văn phải bảo đảm an toàn tuyệt đối nội dung, văn bản, dấu; thất lạc đánh văn tác hại khó lường, văn mang tính tuyệt mật quân đội Nhanh chóng: Quá trình giải công văn phải bảo đảm nhanh chóng, kịp thời, đáp ứng tình huống, điều kiện, hoàn cảnh, đáp ứng hoàn thành tốt nhiệm vụ đơn vị Chính xác: Các văn phải bảo đảm xác nội dung thể thức, bảo đảm tính pháp lý… Hiện đại: Đây nội dung văn phòng Tổng cục Chính trị/ Bộ Quốc phòng triển khai, ứng dụng khoa học công nghệ vào thực nhiệm vụ văn thư như: Một số văn chuyển đến chuyển thông qua đường dẫn mạng lan nội đơn vị thuộc quan Tổng cục Chính trị Chính vậy, công tác văn thư Văn phòng Tổng cục Chính trị/ Bộ Quốc phòng bước đáp ứng tốt, phục vụ có hiệu hoạt động đơn vị, góp phần đắc lực việc thực hoàn thành nhiệm vụ trị đơn vị quân đội tình hình Nội dung đánh giá: Theo tiêu chuẩn chức vụ cán quân đội nhân dân Việt Nam, ban hành kèm theo định số: 142/2006/QĐ-QP ngày 23/8/2006 Bộ trưởng Bộ Quốc phòng quy định Cán văn thư Văn phòng Tổng cục Chính trị phải đảm bảo yêu cầu phẩm chất trình độ lực cụ thể sau: Yêu cầu phẩm chất trị: Bản lĩnh trị vững vàng, phẩm chất đạo đức tốt, tin tưởng tuyệt đối vào đường lối lãnh đạo Đảng; chấp hành nghiêm chủ trương sách Đảng, hiến pháp, pháp luật Nhà nước, kỷ luật quân đội; phương pháp công tác khoa học, tỷ mỷ, xác, trung thực Yêu cầu trình độ lực: Nắm vận dụng đắn quan điểm chủ nghĩa Mác-Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh; đường lối trị, quân sự, kinh tế, văn hóa-xã hội Đảng, pháp luật Nhà nước; thị, nghị cấp trên; điều lệnh, điều lệ quân đội vào thực nhiệm vụ; Nắm vững văn quy phạm pháp luật, nguyên tắc, chế độ, quy định công tác văn thư Đảng, Nhà nước, quân đội có liên quan Với đặc thù công tác văn thư lĩnh vực quân sự, bên cạnh yêu cầu mà quân nhân quân đội nhân dân Việt Nam phải có như: Bản lĩnh trị vững vàng, ý trí kiên cường, tâm, lòng trung thành dũng cảm…Thì cán văn thư nói chung cán văn thư Văn phòng Tổng cục Chính trị/ Bộ Quốc phòng nói riêng cần phải hội tụ đức tính sau: Tính bí mật, tính nguyên tắc, tính chủ động, tính tỉ mỷ thận trọng, tính tin cậy chặt chẽ…Cán làm công tác văn thư Văn phòng Tổng cục Chính trị hội tụ đầy đủ phẩm chất, trình độ lực đức tính cần có người làm công tác văn thư lĩnh vực quân sở quan trọng để cá nhân hoàn thành tốt nhiệm cụ giao, góp phần cho đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ trị tronng tình Quy trình đánh giá: Quy trình đánh giá cán quân đội nhân dân Việt Nam nói chung đánh giá cán ngành văn thư quân đội nói riêng thực theo Quy chế đánh giá cán bộ, công chức (kèm theo Quyết định số 286-QĐ/TW ngày 08/02/2010 Bộ Chính trị khóa X) Hướng dẫn số: 1254/HD-CB ngày 15/6/2011 Cục Cán bộ, Tổng cục Chính trị/ Bộ Quốc phòng việc hướng dẫn nhận xét, đánh giá cán quân đội năm Đối với nhân viên Văn thư thuộc Văn phòng Tổng cục Chính trị, đánh giá tuân thủ theo quy định chung đánh giá cán thực theo quy trình sau: - Cán tự nhận xét, đánh giá (bằng văn bản) theo mẫu nội dung quy định; - Tập thể cán bộ, nhân viên làm việc đơn vị sở tham gia ý kiến nhận xét, đánh giá; - Lấy ý kiến tham gia nhận xét, đánh giá tổ chức quần chúng; - Người huy trực tiếp quản lý cán nhận xét, đánh giá; - Sinh hoạt chi thông qua kết nhận xét, đánh giá cán bộ; - Sinh hoạt Đảng ủy thông qua nhận xét, đánh giá kết luận mức độ hoàn thành nhiệm vụ cán Sau Đảng ủy có kết luận kết hoàn thành nhiệm vụ cán người huy thay mặt lãnh đạo, huy đơn vị quản lý trực tiếp gặp cán để thông báo ưu điểm, khuyết điểm, mức độ hoàn thành nhiệm vụ cá nhân giao nhiệm vụ cho cá nhân phấn đấu khắc phục khuyết điểm, phát huy thành tích đạt để thực thắng lợi nhiệm vụ giao Tiêu chí đánh giá: - Trong thực công tác văn thư phải bảo đảm tính bí mật, an toàn; tính nhanh chóng, xác; tính tỷ mỷ, thận trọng; tÝnh ng¨n n¾p, gän gµng; tính nguyên tắc, tin cậy; ; - Tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn đi, đến theo quy định đơn vị, bảo đảm xác, kịp thời; - Đăng ký văn bản, làm thủ tục chuẩn bị gửi văn theo dõi trình luân chuyển văn theo địa chỉ; - Chuyển giao văn bản, tài liệu điện tín xác, kịp thời; - Kiểm tra thể thức văn xá báo cáo lại lãnh đạo trực tiếp văn sai thể thức kịp thời; - Quản lý đóng dấu văn quy chế; - Sắp xếp công văn, tài liệu, hồ sơ bảo đảm hợp lý để tra tìm nhanh, phục vụ nhu cầu khai thác; - Nộp hồ sơ đến hạn nộp lưu vào lưu trữ đơn vị theo quy định; - Đánh máy, in văn bản, tài liệu nhanh, xác; - Thực nghiêm chỉnh quy chế bảo mật công tác văn thư đơn vị Thiết kế phiếu đánh giá: Phiếu đánh giá xây dựng sở thống tiêu chí, chuẩn đánh giá cán làm công tác văn thư quan Văn phòng Tổng cục Chính trị/Bộ Quốc phòng Mẫu phiếu số 1: Hoàn thành tốt 1. Hoàn thành - Tính bí mật, an toàn 2. Hoàn thành TB - Tính nhanh chóng, xác - Tính tỷ mỷ, thận trọng - TÝnh ng¨n n¾p, gän gµng - Tính nguyên tắc, tin cậy 3. Mẫu phiếu số 2: Tiêu chí đánh giá Mức độ hoàn thành nhiệm vụ Kịp Chưa Hoàn Hoàn Hoàn kịp thành Nội dung công việc thời Chưa Chưa thành tốt thành Kịp thời, nhiệm nhiệm thời xác nhiệm vụ vụ TB xác xác vụ Tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn đến Đăng ký văn đi, đến; làm thủ tục chuẩn bị gửi văn theo dõi trình luân chuyển văn theo địa Chuyển giao văn bản, tài liệu điện tín Quản lý đóng dấu văn Sắp xếp công văn, tài liệu, hồ sơ hợp lý để tra tìm nhanh, phục vụ nhu cầu khai thác Nộp hồ sơ đến hạn nộp lưu vào lưu trữ đơn vị Đánh máy, in văn bản, tài liệu Thực quy chế bảo mật công tác văn thư đơn vị ... lưu vào lưu trữ đơn vị theo quy định; - Đánh máy, in văn bản, tài liệu nhanh, xác; - Thực nghiêm chỉnh quy chế bảo mật công tác văn thư đơn vị Thiết kế phiếu đánh giá: Phiếu đánh giá xây dựng sở... bộ, nhân viên làm việc đơn vị sở tham gia ý kiến nhận xét, đánh giá; - Lấy ý kiến tham gia nhận xét, đánh giá tổ chức quần chúng; - Người huy trực tiếp quản lý cán nhận xét, đánh giá; - Sinh hoạt... tốt nhiệm cụ giao, góp phần cho đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ trị tronng tình Quy trình đánh giá: Quy trình đánh giá cán quân đội nhân dân Việt Nam nói chung đánh giá cán ngành văn thư quân đội