4 Các chiến lược Những chiến lược phương pháp để thực việc quản lý vòng đời tài liệu lưu trữ điện tử tạo thành khung cấu trúc mà quan lưu trữ áp dụng để làm việc với tài liệu loại Những thách thức thời đại điện tử thực lớn lao điều kiện tổ chức lưu trữ giới đa dạng phép đưa phương thuốc đơn giản, hữu hiệu cho tất lưu trữ Một số lưu trữ thấy chiến lược đưa phù hợp thống với phương pháp mà họ theo đuổi; nơi khác nhìn nhận chiến lược thay đổi Mỗi lưu trữ cần phải xây dựng phương pháp tiếp cận riêng/phù hợp với điều kiện hoàn cảnh cụ thể Và, lưu trữ cần phải điều chỉnh giải pháp cho phù hợp lẽ, điều kiện, hoàn cảnh công nghệ tài liệu điện tử tiếp tục thay đổi Để bảo đảm chức lưu trữ thực thi cách hữu hiệu, có trách nhiệm đầy đủ môi trường điện tử, lưu trữ phải có chiến lược toàn diện bảo đảm có ảnh hưởng quan trọng đến tồn tại, đặc điểm hay khả tiếp cận khai thác, sử dụng tài liệu điện tử phải tham gia đóng góp vào việc thực thi thành công chức Tuy thẩm quyền pháp lý, nguồn lực điều kiện lưu trữ khác nhau, có điểm mấu chốt mà lưu trữ cần phải làm, là: Tham gia vào toàn vòng đời hệ thống điện tử tạo lưu giữ tài liệu lưu trữ điện tử để bảo đảm cho việc tạo lập giữ lại tài liệu thực xác thực, đáng tin cậy bảo quản Đảm bảo quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh tài liệu tạo giữ lại tài liệu thực xác thực, đáng tin cậy bảo quản Quản lý trình xác định giá trị thực kiểm soát tri thức tài liệu lưu trữ điện tử Đặt yêu cầu bảo quản tiếp cận khai thác nhằm đảm bảo tài liệu lưu trữ điện tử trạng thái sẵn sàng, tiếp cận khai thác hiểu 4.1 Vòng đời tài liệu điện tử Nguyên tắc khung cấu trúc để quản lý tài liệu lưu trữ điện tử là: “Lưu trữ cần phải tham gia vào toàn vòng đời hệ thống điện tử tạo lưu giữ tài liệu lưu trữ điện tử để bảo đảm cho việc tạo lập giữ lại tài liệu thực xác thực, đáng tin cậy bảo quản được” Có hai khái niệm nguyên tắc tham gia lưu trữ vòng đời tài liệu Sự tham gia lưu trữ Việc lưu trữ tham dự vào toàn vòng đời tài liệu nghĩa lưu trữ phải chịu trách nhiệm toàn hành động liên quan tới tài liệu suốt vòng đời chúng Thực chất, điều có nghĩa lưu trữ cần tăng cường hiểu biết chức lưu trữ thúc đẩy việc áp dụng tiêu chuẩn hoạt động thực tiễn góp phần vào việc đạt mục tiêu chức lưu trữ với tất đối tác, bên có vai trò định chức thời điểm tất thời điểm vòng đời tài liệu Chức lưu trữ mở rộng toàn vòng đời tài liệu vòng đời nhìn nhận có giai đoạn sau: - Chuẩn bị (nhận thức) - Tạo lập tài liệu - Bảo trì (bao gồm bảo quản sử dụng) Vòng đời tài liệu Vòng đời tài liệu điện tử, thực chất, định qua phương án lựa chọn định đưa giai đoạn mà nhu cầu lưu giữ tài liệu xác định hệ thống lưu giữ tài liệu thiết kế phát triển, trước tài liệu sản sinh Trong giai đoạn – giai đoạn nói đến “giai đoạn chuẩn bị” – hệ thống thông tin điện tử thiết kế, phát triển (xây dựng) thực thi (áp dụng) Quá trình bao gồm việc phân tích yêu cầu thông tin việc xử lý thông tin phục vụ cho mục đích hoạt động Quá trình bao gồm việc lựa chọn, mua sắm cài đặt thiết bị công nghệ thích hợp Các yêu cầu chức việc quản lý tài liệu điện tử cần phải xem xét tính đến thiết kế xác định yêu cầu kỹ thuật hệ thống thông tin điện tử nhằm bảo đảm nội dung, bối cảnh cấu trúc tài liệu sản sinh hay giữ lại cung cấp chứng đáng tin cậy hoạt động quan, tổ chức hay cá nhân - nguồn sản sinh tài liệu rằng, tài liệu lưu trữ điện tử nhận diện bảo quản Việc xem xét giải yêu cầu giai đoạn chuẩn bị góp phần hạn chế thay đổi, chỉnh sửa hệ thống sau chúng áp dụng Những thay đổi, chỉnh sửa thường tốn kém, phức tạp chí không khả thi Trong định mang tính tảng đưa thời điểm chuẩn bị giai đoạn tạo lập tài liệu hiển nhiên có tính chất định Một hệ thống thiết kế nhằm thoả mãn yêu cầu lưu trữ cho tài liệu điện tử tiếp cận khai thác được; tài liệu hoàn chỉnh đáng tin cậy không nắm bắt cách thống hệ thống việc thiết kế ý nghĩa Những tài liệu thích hợp đáng tin cậy phải tạo lập người ta cần đến chúng phải nắm bắt, ghi lại hệ thống tài liệu thiết kế cách hoàn chỉnh Giai đoạn bảo trì bao gồm phần lại vòng đời tài liệu lưu trữ cho dù chúng làm giấy hay dạng điện tử Mục đích việc bảo trì/giữ gìn tài liệu lưu trữ thay đổi theo thời gian Ban đầu, tài liệu sử dụng quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh chúng để hỗ trợ cho trình định thực hoạt động tác nghiệp Sau đó, tài liệu cất giữ thời gian để sử dụng hoạt động khác hay để đáp ứng yêu cầu khía cạnh trách nhiệm Cuối cùng, tài liệu giữ gìn để phục vụ cho mục đích pháp lý, văn hoá hay mục đích nghiên cứu khác Như vậy, giai đoạn bảo trì tài liệu bao hàm việc lưu giữ mục đích hoạt động thực tiễn giá trị lưu trữ tài liệu Những hành động thực liên quan tới tài liệu suốt giai đoạn hành chúng cần phải xác định nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo trì tiếp cận khai thác tài liệu sau chúng thoả mãn nhu cầu hoạt động quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh chúng Tương tự vậy, bước áp dụng để bảo quản lưu trữ phải đảm bảo tài liệu phải có đủ khả tiếp tục cung cấp chứng đáng tin cậy xác thực hoạt động quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh chúng Một lưu trữ hoạt động cách hữu hiệu suốt vòng đời tài liệu hạn chế chức nhiệm vụ, nguồn lực thẩm quyền gặp trở ngại lớn việc giải vấn đề tài liệu điện tử Chẳng hạn, quan, tổ chức hay cá nhân tạo quản lý tài liệu theo cách không giải cách thích hợp vấn đề liên quan đến tính xác thực độ tin cậy tài liệu vấn đề kiểm định tính xác thực hay độ tin cậy tài liệu chúng chuyển giao vào lưu trữ thực Hơn nữa, lưu trữ mà hoạt động triển khai sau tài liệu chuyển giao vào kho vấp phải nhiều khó khăn kỹ thuật Nhiều khó khăn số loại trừ tránh lưu trữ tác động đến quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh tài liệu sớm vòng đời tài liệu Trong nhiều trường hợp, lưu trữ có khả giải vấn đề kỹ thuật liên quan tới tài liệu mà lưu trữ thu nhận cộng tác nơi sản sinh chúng Sự hợp tác đạt cách dễ dàng lưu trữ thiết lập mối quan hệ hợp tác tốt với nơi sản sinh tài liệu từ giai đoạn đầu vòng đời tài liệu Tuy nhiên, có tình mà chí có hợp tác nơi sản sinh tài liệu vấn đề kỹ thuật giải cuối vòng đời tài liệu; chẳng hạn như, mà tài liệu đòi hỏi phải có thiết bị, công nghệ không tồn hay trường hợp phổ biến thông tin kỹ thuật hệ thống mà nơi sản sinh tài liệu sử dụng không lưu giữ đầy đủ không đạt yêu cầu ...4.1 Vòng đời tài liệu điện tử Nguyên tắc khung cấu trúc để quản lý tài liệu lưu trữ điện tử là: Lưu trữ cần phải tham gia vào toàn vòng đời hệ thống điện tử tạo lưu giữ tài liệu lưu trữ điện tử. .. rộng toàn vòng đời tài liệu vòng đời nhìn nhận có giai đoạn sau: - Chuẩn bị (nhận thức) - Tạo lập tài liệu - Bảo trì (bao gồm bảo quản sử dụng) Vòng đời tài liệu Vòng đời tài liệu điện tử, thực chất,... điện tử để bảo đảm cho việc tạo lập giữ lại tài liệu thực xác thực, đáng tin cậy bảo quản được” Có hai khái niệm nguyên tắc tham gia lưu trữ vòng đời tài liệu Sự tham gia lưu trữ Việc lưu trữ tham