Cơ quan/tổ chức/cá nhân sản sinh ra tài liệu và tài liệu lưu trữ điện tử

Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” 4.2 Cơ quan/tổ chức/cá nhân sản sinh tài liệu tài liệu lưu trữ điện tử Nguyên tắc thứ hai khung cấu trúc để quản lý tài liệu điện tử là: “Lưu trữ cần đảm bảo quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh tài liệu tạo giữ lại tài liệu thực xác thực, đáng tin cậy bảo quản được” Nguyên tắc nghĩa lưu trữ phải chịu trách nhiệm chức quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh tài liệu quan, tổ chức hay cá nhân không đủ thẩm quyền để quản lý tài liệu họ Lưu trữ tiếp nhận, gánh vác vai trò quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh tài liệu Cơ quan, tổ chức hay cá nhân phải chịu trách nhiệm việc tạo tài liệu đáng tin cậy việc giữ gìn chúng dạng xác thực họ lưu giữ, bảo quản tài liệu quan Tuy nhiên, kiến thức chuyên môn lưu trữ hữu ích việc hướng dẫn cho quan, tổ chức hay cá nhân phương pháp thích hợp để thực trách nhiệm họ Lưu trữ cần phải đạo, tác động hay giám sát kỹ lưỡng hành động bên tham gia khác suốt vòng đời tài liệu lưu trữ điện tử Các bên tham gia bao gồm (1) quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh tài liệu nhà quản lý văn thư; (2) người xây dựng luật pháp, quy định sách; (3) người phân bổ nguồn lực; (4) người sản xuất, cung cấp quản lý công nghệ thông tin mà tài liệu phụ thuộc Thành công lĩnh vực đòi hỏi phảI xây dựng, phát triển mối quan hệ, tiếp xúc hợp tác với bên khác quan tâm tới việc quản lý tốt tài liệu luật gia, kiểm toán viên, kế toán người có thẩm quyền định khác Những hành động mà lưu trữ tiến hành để tác động tới bên tham gia khác việc thực thi chức lưu trữ bao gồm: - Ban hành cải tiến quy định, chế độ điều chỉnh việc quản lý tài liệu để đảm bảo tài liệu điện tử xem xét, giải cách thích đáng; - Thiết lập tiêu chuẩn để quản lý tài liệu điện tử; TS Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 26 Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” - Cung cấp dẫn, hướng dẫn thông tin có khả thúc đẩy hiểu biết quán tiền đề tạo nên hoạt động thực tiễn quản lý tài liệu cách hữu hiệu; - Chỉ rõ làm cách để nhận diện tài liệu điện tử việc bảo quản chúng đòi hỏi gì; - Giám sát việc thực quy tắc quy định quản lý tài liệu quan lưu trữ có thẩm quyền ban hành; - Thúc đẩy hợp tác bên liên quan, bao gồm CQ/TC hay cá nhân sản sinh tài liệu, người quản lý văn thư, chuyên gia thông tin v.v Ngoài ra, lưu trữ cần tỏ tích cực lĩnh vực sau: - Xác định rõ cần sửa đổi đạo luật quy định hành để tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, chẳng hạn thẩm quyền giao cho lưu trữ, việc làm rõ luận điểm thông tin điện tử tài liệu (tức vị tài liệu định công nghệ sử dụng để tạo tài liệu hay phương tiện mang tin mà tài liệu lưu giữ), việc đặt yêu cầu việc quản lý tài liệu điện tử; - Ban hành hay thúc đẩy việc xây dựng áp dụng tiêu chuẩn hỗ trợ cho mục tiêu quản lý tài liệu điện tử; - Thúc đẩy việc xây dựng, áp dụng sử dụng công nghệ thông tin kết hợp yêu cầu chức hệ thống quản lý tài liệu phần mềm cụ thể cần thiết cho việc thực thi chức lưu trữ phân loại, nhận diện tra cứu tài liệu Trong nhiều trường hợp, phương pháp tiếp cận khó chấp nhận Phương pháp đòi hỏi lưu trữ phảI chấp nhận vai trò mà trước họ chưa có Lưu trữ cần phải xây dựng sách xác định rõ vai trò mình; kiến thức chuyên môn để thực vai trò cách thành công; nhiều trường hợp, phải thay đổi văn hoá tổ chức Lưu trữ cần có thẩm quyền tất nhiên nguồn lực TS Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 27 ... việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, chẳng hạn thẩm quyền giao cho lưu trữ, việc làm rõ luận điểm thông tin điện tử tài liệu (tức vị tài liệu định công nghệ sử dụng để tạo tài liệu hay phương... mang tin mà tài liệu lưu giữ), việc đặt yêu cầu việc quản lý tài liệu điện tử; - Ban hành hay thúc đẩy việc xây dựng áp dụng tiêu chuẩn hỗ trợ cho mục tiêu quản lý tài liệu điện tử; - Thúc đẩy... lý tài liệu phần mềm cụ thể cần thiết cho việc thực thi chức lưu trữ phân loại, nhận diện tra cứu tài liệu Trong nhiều trường hợp, phương pháp tiếp cận khó chấp nhận Phương pháp đòi hỏi lưu trữ