Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” 2.3 Nhu cầu người sử dụng thay đổi kỳ vọng tiếp cận khai thác tài liệu điện tử Đa số người sử dụng hệ thống máy tính trước phải có kỹ tiếp cận kỹ thuật chuyên sâu tới hệ thống máy tính “Các công việc” chuyển tới trung tâm máy tính kết trả lại cho người sử dụng dạng sản phẩm in từ máy tính PC tạo khả cho người sử dụng tiếp cận công cụ thông tin lưu giữ máy tính riêng họ Do ngày nhiều cá nhân tiếp cận dễ dàng tới máy tính nên họ muốn nhận thông tin dạng điện tử Mặc dù nhiều người sử dụng in từ văn kỹ thuật số để xem xét tóm lược, phiên in cần thay vai trò “bản sử dụng tiện lợi” số ứng dụng Sự tiếp cận trực tiếp tới thông tin kỹ thuật số có nhiều ưu điểm xét từ phương diện người sử dụng Việc tra cứu cung cấp thực nhanh chóng Người sử dụng trích lược phần văn bản, phân tích xử lý chúng cách dễ dàng dạng kỹ thuật số Một số dạng mà tài liệu điện tử tạo lập chẳng hạn văn hypertext trở nên vô nghĩa chúng không dạng điện tử Cùng với việc số lượng người sử dụng có máy tính có khả tiếp cận với mạng gia tăng, lưu trữ cần tính tới nhu cầu ngày tăng từ phía người sử dụng việc tiếp cận tài liệu lưu trữ dạng kỹ thuật số Nhu cầu chắn bao hàm tài liệu bắt đầu tồn dạng điện tử dạng phương tiện mang tin truyền thống chuyển đổi sang dạng kỹ thuật số phương pháp quét ảnh 2.4 Công tác lưu trữ tài liệu điện tử phụ thuộc lẫn công nghệ tổ chức Người làm lưu trữ làm việc với tài liệu điện tử nhanh chóng phát môi trường kỹ thuật số chứa đựng mối quan hệ điều phụ thuộc lẫn phức tạp nhiều so với môi trường truyền thống Mối liên hệ cấu trúc tổ chức kiến trúc công nghệ lĩnh vực đòi hỏi quan tâm Ở số quan, tổ chức, người sử dụng mạng, hệ thống phần mềm để thực thi công việc Trong đó, quan, tổ chức khác có hệ thống chuyên sâu thiết kế riêng cho TS Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 17 Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” trình công việc hay nhiệm vụ cụ thể Đôi khi, máy tính sử dụng trước hết công cụ sản xuất cá nhân người sử dụng cuối có quyền kiểm soát đáng kể việc cách thức mà họ tạo lập, quản lý lưu giữ tài liệu điện tử Các mô hình xếp tổ chức đa dạng đòi hỏi phải có cách tiếp cận chiến lược khác để quản lý tài liệu điện tử xét từ khía cạnh lưu trữ nơi áp dụng hệ thống sử dụng chung người điều hành hệ thống điểm đầu mối để điều phối phát triển hệ thống mối quan tâm lưu trữ Ở nơi áp dụng hệ thống chuyên sâu người quản trị hệ thống hay người quản trị liệu đầu mối thích hợp cho việc liên hệ ban đầu Các hệ thống phân tán hoàn toàn gặp phải thách thức lớn lẽ người sử dụng cuối có quyền kiểm soát đáng kể việc tổ chức, lựa chọn quản lý tài liệu mà họ tạo Trong trường hợp người làm lưu trữ chờ đợi người khác gánh lấy trách nhiệm việc xem xét hay giải vấn đề thuộc lưu trữ Trong người làm lưu trữ phải làm việc với người khác lĩnh vực mà tổ chức lưu trữ người ta kỳ vọng xúc tiến, thiết lập mối quan hệ nắm lấy vai trò chủ đạo Trong môi trường kỹ thuật số, phụ thuộc lẫn cá nhân lĩnh vực chuyên môn khác ngày tăng Những người thiết kế hệ thống phụ thuộc vào người sử dụng cuối để xác định yêu cầu hệ thống mà họ thiết kế Người sử dụng cuối thường tìm kiếm lời khuyên hay tham khảo ý kiến chuyên gia công nghệ thông tin khả công nghệ giá chúng làm để thiết kế hệ thống Người sử dụng, người thiết kế chuyên gia công nghệ thông tin tìm kiếm dẫn lãnh đạo việc làm cách để kết hợp công nghệ thông tin với yêu cầu chung quan, tổ chức làm để xác định vai trò trách nhiệm môi trường kỹ thuật số Các nhà lưu trữ quản lý văn thư phần tập hợp Càng ngày, giới quản lý cấp cao kỳ vọng lưu trữ trợ giúp quan, tổ chức xác định tài liệu cần giữ lại đưa tiêu chuẩn giải pháp thực tiễn nhằm bảo đảm tài liệu trạng thái có sẵn, hiểu sử dụng chúng cần thiết TS Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 18 ... họ tạo lập, quản lý lưu giữ tài liệu điện tử Các mô hình xếp tổ chức đa dạng đòi hỏi phải có cách tiếp cận chiến lược khác để quản lý tài liệu điện tử xét từ khía cạnh lưu trữ nơi áp dụng hệ thống... việc tổ chức, lựa chọn quản lý tài liệu mà họ tạo Trong trường hợp người làm lưu trữ chờ đợi người khác gánh lấy trách nhiệm việc xem xét hay giải vấn đề thuộc lưu trữ Trong người làm lưu trữ. .. công nghệ thông tin tìm kiếm dẫn lãnh đạo việc làm cách để kết hợp công nghệ thông tin với yêu cầu chung quan, tổ chức làm để xác định vai trò trách nhiệm môi trường kỹ thuật số Các nhà lưu trữ