Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” 1.3 Quan niệm chức lưu trữ Theo truyền thống, nhà lưu trữ xem người giao nhiệm vụ “giữ gìn” tài liệu lưu trữ có giá trị trường tồn, người ta thường cho chức giao cho tổ chức lưu trữ, đương nhiên, tổng thể chức thích hợp với nhiệm vụ Tuy nhiên, dễ dàng nhận chức giao cho tổ chức lưu trữ khác thường có xu hướng, phụ thuộc vào truyền thống văn hoá, thẩm quyền pháp lý chí định trị Như vậy, chẳng hạn tầm quốc gia, số tổ chức lưu trữ có vai trò nơi tiếp nhận tài liệu lưu trữ - giai đoạn muộn vòng đời tài liệu - tổ chức tập trung nỗ lực vào việc xếp, chỉnh lý, mô tả, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu Trong trường hợp khác, lưu trữ quốc gia giao nhiệm vụ xác định giá trị lựa chọn tài liệu để bổ sung chí đặt tiêu chuẩn việc bảo quản quản lý tài liệu giai đoạn hành chúng Khi mà nhà lưu trữ bắt đầu xem xét việc chức tổ chức lưu trữ cần phải thực thi điều kiện tài liệu điện tử người ta ý thức tồn quan niệm rộng chức lưu trữ (chức lưu giữ tài liệu lưu trữ), mà phần thực theo truyền thống nhà lưu trữ hay tổ chức lưu trữ Quan điểm chức lưu trữ sau: Chức lưu trữ tập hợp hoạt động liên đới góp phần thực thành công mục tiêu xác định, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ bảo đảm cho tài liệu tiếp cận khai thác sử dụng hiểu Những hoạt động giai đoạn tạo lập tài liệu vòng đời tài liệu lưu trữ (và môi trường điện tử chí phải trước thời điểm đó), tiếp tục xuyên suốt giai đoạn bảo quản sử dụng Trong môi trường tài liệu giấy truyền thống, chức lưu trữ chức phân tán, với trách nhiệm thực thi giao cho số bên tham gia bao gồm quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh tài liệu, quan - văn khố, nhà quản lý văn thư nhà lưu trữ Tập hợp chức lưu trữ cụ thể giao cho tổ chức lưu trữ định chức riêng tổ chức xác định rộng hay hẹp TS Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” Vấn đề quan trọng không lệ thuộc vào thay đổi truyền thống hành tổ chức, độc lập với chức giao cho tổ chức lưu trữ, chức lưu trữ thực thi khứ bên khác chức phải trở thành đối tượng xem xét kỹ lưỡng nhà lưu trữ tính đến việc quản lý tài liệu điện tử Chức lưu trữ bị ràng buộc mục tiêu bảo đảm cho việc tạo lập bảo tồn chứng hoạt động hay tác nghiệp quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh tài liệu Khuynh hướng tự nhiên coi chứng ngang với quan niệm trách nhiệm dẫn tới giả định dựa vào quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh tài liệu tương lai để bảo đảm giai đoạn chức lưu trữ (tạo lập tài liệu thực tế) thực Một mà hành động xảy ra, nhóm giả định thứ hai có xu hướng dẫn cho hoạt động thực tế Như nêu trên, để tạo thành chứng tài liệu phải bao gồm nội dung, bối cảnh cấu trúc Trong môi trường truyền thống nội dung, bối cảnh cấu trúc phần thiết yếu gắn liền với phương tiện mang tin (thường giấy) mà tài liệu lưu trữ Vì vậy, giả thiết người ta định làm tài liệu mục tiêu tạo lập chứng thoả mãn Hơn nữa, tổ chức hay cá nhân sản sinh tài liệu thường có nhu cầu việc sử dụng lại tài liệu công cụ sẵn có để quản lý tài liệu hành môi trường truyền thống phát triển đến mức tương đối tinh xảo (các hệ thống đăng ký, khung phân loại hồ sơ v.v ) nên giả thiết phần định việc kiểm soát trí tuệ tài liệu lưu trữ ấn định từ giai đoạn vòng đời tài liệu Như vậy, thời điểm định vòng đời tài liệu, chức lưu trữ thực thi theo truyền thống quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh tài liệu và/hoặc người quản lý văn thư, người làm lưu trữ nhìn chung thoả mãn với trình Một tài liệu lưu trữ giấy trải qua giai đoạn hành, phải đưa định thu thập vào lưu trữ lịch sử Khía cạnh chức lưu trữ giải khác tuỳ theo quy định hay thông lệ khác Nhưng dù tài liệu giữ lại bảo quản sau xử lý cuối chắn chuyển vào kho bảo quản quan lưu trữ vào thời điểm thích hợp Ở TS Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” thời điểm đó, nhiệm vụ mang tính truyền thống việc xác định giá trị thiết lập kiểm soát vật lý trí tuệ tài liệu thực thi Trong môi trường điện tử, hoạt động thực tiễn việc thực thi chức lưu trữ mô tả rõ ràng không đủ để đạt mục tiêu tạo lập bảo tồn chứng Lý vấn đề xem xét theo chức tạo lập tài liệu, xác định giá trị, bảo quản khai thác, sử dụng tài liệu Tạo lập tài liệu Trong môi trường điện tử, để thực làm tài liệu dựa vào quan hay cá nhân sản sinh tài liệu Cho dù giả thiết có động xác đáng nhằm bảo đảm tính trách nhiệm quan niệm tài liệu bao gồm rõ ràng với tài liệu giấy Ngoài ra, chế, thủ tục để tạo lập tài liệu sẵn quan hay cá nhân sản sinh tài liệu tương lai chưa có hành động trước định Chẳng hạn, quy định việc tạo lập tài liệu không cài đặt sẵn hệ thống điện tử giai đoạn thiết kế hệ thống việc tạo lập tài liệu không xảy Vì vậy, môi trường điện tử, vòng đời tài liệu phải nhìn nhận khía cạnh rộng hay bắt đầu sớm hơn, từ giai đoạn trước giai đoạn tạo lập tài liệu Giai đoạn trước xem giai đoạn “chuẩn bị (nhận thức)” Hai thay đổi nói - khó khăn liên quan tới việc dựa hoàn toàn vào quan hay cá nhân sản sinh tài liệu tương lai để thực làm tài liệu cần thiết phải mở rộng chức lưu trữ tới giai đoạn vòng đời tài liệu mà có nhiều bên (các nhà quản lý thông tin, thiết kế hệ thống v.v ) tham gia - môi trường điện tử đặt yêu cầu khả chuyên môn nhà lưu trữ giai đoạn sớm nhiều vòng đời tài liệu (thậm chí trước vòng đời bắt đầu môi trường tài liệu giấy truyền thống) Xác định giá trị tài liệu Trong môi trường tài liệu giấy truyền thống, thành phần bên tham gia giao thực phần chức lưu trữ xác định giá trị lựa chọn tài liệu khác tuỳ thuộc vào tập quán hay truyền thống hành truyền thống tổ chức khác Tuy nhiên, thường nhiệm vụ không triển khai thực TS Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” giai đoạn cuối vòng đời tài liệu Tuy vậy, môi trường điện tử, việc tạo lập tài liệu, công việc liên quan tới việc xác định giá trị lựa chọn phải bắt đầu sớm vòng đời tài liệu, thường giai đoạn “chuẩn bị” Sở dĩ yêu cầu giữ lại bảo quản dựa tính toán lưu trữ cần phải đưa vào hệ thống điện tử thời điểm thiết kế hệ thống Nếu không, tài liệu giữ lại hệ thống khoảng thời gian mà chúng cần thiết để phục vụ cho yêu cầu công việc người sử dụng, sau bị xoá bỏ Khả tiến hành xác định giá trị lựa chọn tài liệu sau giai đoạn sử dụng hành lưu trữ tài liệu truyền thống lại áp dụng tài liệu điện tử Yêu cầu thực nhiệm vụ xác định giá trị lựa chọn tài liệu từ điểm xuất phát vòng đời tài liệu liên quan tới cần thiết phải sử dụng kỹ chuyên môn lưu trữ sớm vòng đời tài liệu so với thực tiễn làm Hơn nữa, yêu cầu phải tiến hành xác định giá trị lựa chọn tài liệu từ giai đoạn thiết kế hệ thống - tức trước tài liệu sản sinh - đặt vấn đề cần có phương pháp tiếp cận mới, phù hợp việc xác định giá trị lựa chọn Cụ thể là, cần phải tập trung ý vào chức quan hay cá nhân nguồn sản sinh tài liệu, quy trình hoạt động mà qua chức thực vào thân tài liệu Bảo quản tài liệu Bảo quản tài liệu điện tử đặt thách thức cấp thiết nhà lưu trữ Để tài liệu sử dụng chứng nội dung, bối cảnh cấu trúc chúng - thứ mà môi trường điện tử tồn độc lập với phương tiện mang tin phải bảo toàn Do vậy, bảo quản riêng phương tiện mang tin không đủ Trong môi trường tài liệu giấy truyền thống, người ta tập trung nỗ lực vào việc bảo quản an toàn phương tiện mang tin vật lý (thường giấy) nội dung, cấu trúc, phạm vi định, bối cảnh tài liệu gắn liền với phương tiện mang tin vật lý Bằng cách đó, việc bảo quản tài liệu chứng bảo đảm Ngược lại, môi trường điện tử, nhà lưu trữ tập trung nguồn lực đáng kể cho việc bảo quản phương tiện mang tin vật lý (băng từ, diskette, phương tiện quang học v.v ) mà thất bại việc bảo quản tài liệu theo nghĩa TS Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 10 Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” Có thể nói tài liệu lưu trữ dạng điện tử bảo quản cách hữu hiệu tiết kiệm quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh chúng bối cảnh môi trường máy tính họ Tất nhiên, điều cần phải tiến hành sở tiêu chuẩn nhà lưu trữ đặt giám sát cách hệ thống quan lưu trữ nhằm bảo đảm tiêu chuẩn đặt phải tuân thủ Việc chấp nhận vai trò không trực tiếp bảo quản hay bảo quản phân tán cho phép quan lưu trữ tránh vấn đề phức tạp chi phí cho việc đầu tư lớn vào công nghệ liên quan tới việc trì bảo quản tài liệu điện tử Ngoài cách làm giải phóng đội ngũ nhân viên quan lưu trữ để họ tập trung vào việc thực chức kiểm tra, giám sát trách nhiệm mà họ phải đảm nhiệm môi trường mới, môi trường “một lưu trữ ảo” phân tán Mặt khác, giải pháp loại đòi hỏi phải có nhận thức đầy đủ chức lưu trữ phạm vi bên tham gia Việc thực thành công giải pháp phụ thuộc vào thiện chí Chính phủ hay quan Chính phủ có dành ưu tiên cần thiết cho yêu cầu bảo quản tài liệu, đầu tư kinh phí cho việc di trú/chuyển đổi tài liệu không cần thiết quan sang dạng thức (formats) thích hợp với công nghệ điều chỉnh hệ thống cho phù hợp với chuẩn mực mà nhà lưu trữ đặt liên quan tới nguyên tắc bảo quản vấn đề phục vụ người sử dụng Hiện nay, có nhiều quan điểm khác phương pháp tiếp cận tốt Tiếp cận khai thác sử dụng tài liệu Môi trường điện tử đem lại hội thách thức việc thực chức lưu trữ liên quan tới vấn đề tiếp cận khai thác sử dụng tài liệu Xét hội, nay, có nhiều loại công cụ khác để xác định tiếp cận khai thác tài liệu điện tử từ xa Vì vậy, người làm lưu trữ người nghiên cứu không thiết phải có mặt nơi bảo quản tài liệu Do đó, nhiều trường hợp, việc thu thập tài liệu lưu trữ vào kho bảo quản để phục vụ khai thác sử dụng quản lý việc sử dụng tài liệu không thực cần thiết (tuy nhiên, có vấn đề khác cần phải tính tới việc bảo đảm an toàn tài liệu buộc phải làm theo phương TS Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 11 Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” pháp cũ) Điều có tác động định xét khía cạnh tranh luận vấn đề có trực tiếp bảo quản tài liệu kho lưu trữ hay không trình bày chắn dẫn tới phát triển quan điểm phương pháp luận tốt lĩnh vực tiếp cận khai thác sử dụng chức lưu trữ Xét thách thức, chúng xuất phát từ vấn đề phức tạp liên quan tới việc bảo quản tài liệu điện tử trình bày trên, tác động nhà lưu trữ tổ chức lưu trữ tri thức mà hai cần phải nắm bắt TS Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 12 ... tài liệu điện tử” Vấn đề quan trọng không lệ thuộc vào thay đổi truyền thống hành tổ chức, độc lập với chức giao cho tổ chức lưu trữ, chức lưu trữ thực thi khứ bên khác chức phải trở thành đối... lý văn thư, người làm lưu trữ nhìn chung thoả mãn với trình Một tài liệu lưu trữ giấy trải qua giai đoạn hành, phải đưa định thu thập vào lưu trữ lịch sử Khía cạnh chức lưu trữ giải khác tuỳ theo... hướng tự nhiên coi chứng ngang với quan niệm trách nhiệm dẫn tới giả định dựa vào quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh tài liệu tương lai để bảo đảm giai đoạn chức lưu trữ (tạo lập tài liệu thực tế)