sắp xếp tài liệu

SẮP XẾP TÀI LIỆU Xử lý kỹ thuật tài liệu Sắp xếp tài liệu Xử lý kỹ thuật tài liệu Đóng dấu Viết số đăng ký cá biệt Dán từ, gắn chip Làm túi sách phiếu sách Dán nhãn Dán mã vạch Sữa chữa nhỏ tài liệu Xử lý kỹ thuật tài liệu (tt) Ý nghĩa  Công tác xếp tài liệu  Công tác phục vụ  Công tác bảo quản tài liệu Yêu cầu  Tiến hành tuần tự, xác Quy trình xử lý kỹ thuật tài liệu: Đóng dấu → Ghi số ĐKCB → Dán từ, gắn chíp → Làm túi sách, phiếu sách → Dán nhãn, mã vạch → Sửa chữa tài liệu  Tiến hành khẩn trương, nhanh chóng Xử lý kỹ thuật tài liệu (tt) Đóng dấu  Bắt buộc tài liệu nhập vào thư viện  Đóng dấu thư viện – quan thông tin nơi: Trang tên sách: yếu tố thông tin nhan đề Trang thứ 17: góc bên trái phía trang  Tài liệu mỏng 17 trang đóng dấu trang cuối phần văn tài liệu  Tài liệu quý thường đóng dấu vào góc bên trái phía trang 34 trang cuối Xử lý kỹ thuật tài liệu (tt) Xử lý kỹ thuật tài liệu (tt) Ghi số đăng ký cá biệt (SĐKCB) Ghi trang tên sách trang 17 (hoặc trang Thư viện/Cơ quan thông tin chọn đóng dấu) Xử lý kỹ thuật tài liệu (tt) Xử lý kỹ thuật tài liệu (tt) Dán từ, gắn chip Làm túi sách, phiếu sách  Túi sách dán mặt bìa sau sách, bên có chứa phiếu sách  Phiếu sách có ghi tên tài liệu, ký hiệu xếp giá Xử lý kỹ thuật tài liệu (tt) Dán nhãn  Sách dày: gáy sách  Sách mỏng: bên phải bìa sau Mã vạch  Phương pháp mã hóa thông tin vạch đen, trắng có độ rộng hẹp, dài ngắn, đậm nhạt khác  Mã vạch: phần vạch đen trắng phần ký hiệu Xử lý kỹ thuật tài liệu (tt) Mã vạch (tt)  Ký hiệu: phần chữ phần số • Phần chữ: ký hiệu chữ nơi lưu tài liệu, loại hình tài liệu, hay ký hiệu kết hợp ngôn ngữ tài liệu nơi lưu trữ,ngôn ngữ tài liệu khổ cỡ… Vd: Đ, S, ME, Vv… • Phần số: số bắt đầu 0001, số bắt đầu 00001  Mã vạch in giấy, cắt dán lên bìa tài liệu → nhãn mã vạch Sắp xếp tài liệu (tt) 2.4.2 Phương pháp xếp theo hình thức Phương pháp dựa vào đặc điểm hình thức bên tài liệu để xếp ( nhan đề, ngôn ngữ, năm xuất bản, số thứ tự tài liệu nhập vào thư viện…) Ưu điểm  Dễ thực hiện, tốn thời gian  Gồm nhiều phương pháp khác với ưu điểm riêng Sắp xếp tài liệu (tt) 2.4.2 Phương pháp xếp theo hình thức Nhược điểm  Tài liệu có nội dung bị phân tán nhiều nơi  Khó thỏa mãn nhu cầu nghiên cứu chuyên sâu, tìm tài liệu thay  Cán thư viện khó nắm bắt thành phần vốn tài liệu thư viện, giới thiệu tài liệu cho người sử dụng  Tốn diện tích kho, giá (trừ phương pháp sx theo số đăng ký cá biệt, vị trí cố định, khổ cỡ)  Hình thức không đẹp mắt (trừ phương pháp sx theo khổ cỡ tài liệu) Sắp xếp tài liệu (tt) 2.4.2.1 Phương pháp xếp theo chữ  Phương pháp xếp tài liệu theo thứ tự chữ mẫu tự (tên tác giả hay nhan đề tài liệu)  Tập trung tác phẩm tác giả vào chỗ  Không thể trở thành phương pháp xếp (cơ sở xếp đầu tiên) mà dùng làm phương pháp phụ để phối hợp với phương pháp khác Sắp xếp tài liệu (tt) 2.4.2.1 Phương pháp xếp theo chữ Phương pháp xếp: Mã hóa tên tác giả, nhan đề tài liệu ký hiệu xếp theo ký hiệu  Mã hóa theo số Cutter “Số cutter mã kết hợp số thập phân với chữ lấy từ họ tác giả, sử dụng hệ thống xếp theo chữ cái” (Random House Unabridged Dictionary, 1993) Charles Ammi Cutter sáng tạo TK 19 Bảng ký hiệu chữ tên tác giả, tên sách (TV QG), bảng ký hiệu tên tác giả (TTKHCN QG) Sắp xếp tài liệu (tt) 2.4.2.1 Phương pháp xếp theo chữ  Mã hóa theo số Cutter Tên tác giả : Ký hiệu họ tác giả + chữ tên Nhan đề tài liệu: Ký hiệu từ + chữ từ thứ hai VD: Hoàng Văn Bính - H407B (Thư viện Quốc gia ) Tuyển tập truyện ngắn Việt Nam – T527T  Sắp xếp theo số Cutter : - Thứ tự chữ - Tăng dần số thập phân - Thứ tự chữ cuối Sắp xếp tài liệu (tt)  10 11 Mã hóa theo số Cutter Bạch Thị Thu Hiền Kiều Văn Hốt Quách Thu Trang Fujikawa Nakai Ôn Triệu Luân Vương Lực Khả Yashita Naomi Trần Ngọc Ngân Nghiêm Thu Vân Charles Robertson Ánh Hồng Sắp xếp tài liệu (tt) 2.4.2.1 Phương pháp xếp theo chữ  Mã hóa theo chữ • Tài liệu ngoại văn - Nhan đề tài liệu: chữ đầu (bỏ qua mạo từ) Vd: “A small house” – SMA -Tên tác giả: chữ đầu họ -Tài liệu tác giả nhiều tác giả → nhan đề tài liệu Vd: Charles Ammi Cutter – CUT Sắp xếp tài liệu (tt) 2.4.2.1 Phương pháp xếp theo chữ  Mã hóa theo chữ • Tài liệu tiếng Việt: - Nhan đề: chữ Vd: “Niên giám thống kê 2000” – NIE - Tên tác giả: chữ đầu họ chữ đầu tên - Tài liệu tác giả nhiều tác giả → nhan đề tài liệu Vd: Lê Toàn– Ký hiệu LE -T Sắp xếp tài liệu (tt) 2.4.2.2 Phương pháp xếp theo ngôn ngữ tài liệu  Phương pháp dựa vào đặc điểm ngôn ngữ tài liệu để xếp  Tài liệu phân chia thành loại ngôn ngữ khác  Định hướng bạn đọc vào kho ngôn ngữ họ có khả đọc hiểu  Giúp cán thư viện nâng cao trình độ ngoại ngữ  Tốn nhiều diện tích giá  Phải dồn kho sau thời gian  Hình thức kho không đẹp Sắp xếp tài liệu (tt) 2.4.2.3 Phương pháp xếp theo thời gian  Phương pháp lấy năm xuất tài liệu làm sở để xếp  Phân chia tài liệu thành thời kỳ, thời kỳ tài liệu xếp theo năm xuất (thời kỳ trước CMT8, thời kỳ sau chiến thắng Điện Biên Phủ…)  Phản ánh tình hình xuất khỏang thời gian định  Không tập trung phần tài liệu nhiều tập, tác phẩm tác giả thời gian xuất khác  Không thân thiện với người sử dụng Sắp xếp tài liệu (tt) 2.4.2.4 Phương pháp xếp theo địa lý  Căn vào địa phương nơi nhà xuất tài liệu đặt trụ sở để xếp tài liệu  Trình tự xếp: nước, tỉnh, thành phố, quận,…  Thể rõ tình hình xuất địa phương ,trình độ văn hóa địa phương  Thuận lợi cho việc cung cầp tài liệu nghiên cứu địa phương  Phù hợp với kho tàng trữ tài liệu địa phương  Không thân thiện với người sử dụng Sắp xếp tài liệu (tt) 2.4.2.5 Phương pháp xếp tài liệu theo khổ  Phương pháp vào khổ tài liệu (chiều cao gáy tài liệu) để xếp – – – – Khổ nhỏ: 35 cm  Tiết kiệm diện tích kho, giá  Hình thức đẹp mắt, dễ bảo quản  Phù hợp với kho đóng, người sử dụng không quan tâm đến khổ cỡ tài liệu  Tác phẩm tác giả bị phân tán, chúng khác khổ Sắp xếp tài liệu (tt) 2.4.2.6 Phương pháp xếp theo số đăng ký cá biệt  Phương pháp xếp tài liệu theo số thứ tự tài liệu chúng ghi vào sổ đăng ký  Dễ thực hiện, tiết kiệm diện tích kho giá  Cá biệt hóa tài liệu  Thuận tiện cho công tác kiểm kê  Chỉ phù hợp với hình thức kho đóng Sắp xếp tài liệu (tt) 2.4.2.7 Phương pháp xếp theo vị trí cố định  Phương pháp xếp theo ký hiệu xếp giá cố định tài liệu (KHXGCĐ) Ký hiệu giá  KHXGCĐ = Ký hiệu kho Số thứ tự tài liệu giá Vd: Đ 9/45, tài liệu thuộc kho Đọc, giá số 9, thứ 45 giá  Cá biệt tài liệu thư viện  Tiết kiệm diện tích kho, tránh tình trạng phải dồn kho  Thuận tiện cho công tác kiểm kê tài liệu  Sử dụng mối quan hệ tài liệu giá sách không thay đổi Sắp xếp tài liệu (tt) 2.5 Phương pháp kết hợp 2.5.1 Trong phạm vi thư viện  Sử dụng phương pháp khác nhau, tùy theo đặc thù kho tài liệu 2.5.2 Trong phạm vi kho tài liệu  Kết hợp nhiều phương pháp khác kho tài liệu: • Nội dung – hình thức • Hình thức – nội dung • Hình thức – hình thức [...]... Xếp tài liệu từ trái qua phải Sắp xếp tài liệu (tt) 4 Phương pháp sắp xếp 4.1 Phương pháp sắp xếp theo nội dung 4.1.1 Môn loại tri thức 4.1.2 Chủ đề 4.1.3 Đề tài 4.2 Phương pháp sắp xếp theo hình thức 4.2.1 Chữ cái 4.2.2 Ngôn ngữ tài liệu 4.2.3 Thời gian 4.2.4 Căn cứ địa lý 4.2.5 Khổ 4.2.6 Số đăng ký cá biệt 4.2.7 Vị trí cố định Sắp xếp tài liệu (tt) 4 Phương pháp sắp xếp (tt) 4.1 Phương pháp sắp xếp. .. phân chia tài liệu thành các chủ đề (số lượng các chủ đề)  Thuận tiện cho việc nghiên cứu chuyên sâu về các chủ đề Sắp xếp tài liệu (tt) 4.1.3 Sắp xếp theo đề tài  Phương pháp này phân chia vốn tài liệu thành những đề tài chính và sắp xếp tài liệu theo những đề tài đó  Không có mối liên hệ giữa các đề tài  Phương pháp sắp xếp Cán bộ thư viện nghiên cứu kho tài liệu và định ra các đề tài phù hợp... Việt Nam… Sắp xếp tài liệu (tt) 4.1.3 Sắp xếp theo đề tài  Lưu ý: • Cán bộ thư viện cần cân nhắc khi phân chia tài liệu thành các đề tài (số lượng các đề tài) • Sự phát triển tài liệu của từng đề tài • Thuận tiện cho việc nghiên cứu theo các đề tài khoa học, trưng bày giới thiệu tài liệu theo một chủ đề • Phù hợp cho các thư viện khoa học chuyên ngành Sắp xếp tài liệu (tt) 2.4.2 Phương pháp sắp xếp theo... Lên kế hoạch sắp xếp tài liệu khoa học, hợp lý tránh tình trạng phải dồn kho thường xuyên  Số liệu cần quan tâm: Số lượng tài liệu có trong từng lĩnh vực Số lượng tài liệu thư viện bổ sung/năm Số lượng tài liệu tăng trung bình/năm của mỗi lĩnh vực Số lượng tài liệu giảm trung bình/năm của mỗi lĩnh vực Sắp xếp tài liệu (tt) 4.1.1 Sắp xếp theo môn loại tri thức (tt) Vd: thời gian 5 năm tài liệu thư viện... 1000 cuốn/năm tài liệu vật lý hiện có 500 cuốn tài liện vật lý tăng/năm 3%A tài liệu vật lý thanh lý/năm 5 cuốn Tài liệu vật lý tăng/năm: [(3x1000)/100] – 5 = 25 cuốn/năm → diện tích dự trữ chứa: 25 x 5 = 125 cuốn sách  Hướng dẫn trong kho tài liệu (A) Sắp xếp tài liệu (tt) 4.1.2 Sắp xếp theo chủ đề  Phương pháp này chia kho tài liệu của thư viện thành một số chủ đề và sắp xếp tài liệu theo những... đề dùng để sắp xếp tài liệu trong kho không phản ánh đầy đủ hết nội dung tài liệu  Ký hiệu phân loại của nhiều tài liệu giống nhau  Cán bộ thư viện phải nắm vững cấu tạo của bảng phân loại  Hình thức kho không đẹp Sắp xếp tài liệu (tt) 4.1.1 Sắp xếp theo môn loại tri thức  Phương pháp sắp xếp tài liệu căn cứ vào khung phân loại thư viện – cơ quan thông tin đang sử dụng làm cơ sở sắp xếp chính ... Việt Nam (19 lớp) Sắp xếp tài liệu (tt) 4.1.1 Sắp xếp theo môn loại tri thức Phương pháp sắp xếp  Tài liệu được phân chia thành các lĩnh vực chính  Trong mỗi lĩnh vực chính, tài liệu lại được phân chia và sắp xếp theo từng lĩnh vực nhỏ hơn Vd: 400, 500, 900 ; 430, 440 Vd: KHPL 025 , 028.5 , 025.2 , 027.009 , 027 , 025.3 , 025.006 8 , 025.04 , 025.506 8 Sắp xếp tài liệu (tt) 4.1.1 Sắp xếp theo môn loại... kho tài liệu  Tiết kiệm diện tích trong kho và trên giá Sắp xếp tài liệu (tt) 2 Yêu cầu  Sắp xếp tài liệu phải được lên kế hoạch và tính toán cẩn thận (phương thức sắp xếp, loại giá kệ, diện tích dự trữ…)  Sắp xếp theo thứ tự chính xác, thống nhất  Thuận tiện đối với công tác thư viện nhằm nâng cao chất lượng phục vụ người sử dụng 3 Nguyên tắc sắp xếp   Xếp tài liệu trên giá từ trên xuống dưới Xếp. .. chủ đề Phương pháp sắp xếp:  Tài liệu trong kho được phân chia thành các chủ đề  Trong mỗi chủ đề chính tài liệu được sắp xếp theo từng mục nhỏ hơn Sắp xếp tài liệu (tt) 4.1.2 Sắp xếp theo chủ đề Vd: tai mũi họng, tâm thần học, tiết niệu, tiêu hóa… Tâm thần học: lịch sử, phương pháp điều trị, nhà tâm thần học… Lưu ý  Sự phát triển tài liệu của từng chủ đề để lên kế hoạch sắp xếp hợp lý, khoa học... phần vốn tài liệu của thư viện, giới thiệu tài liệu cho người sử dụng  Tốn diện tích kho, giá (trừ phương pháp sx theo số đăng ký cá biệt, vị trí cố định, khổ cỡ)  Hình thức không đẹp mắt (trừ phương pháp sx theo khổ cỡ tài liệu) Sắp xếp tài liệu (tt) 2.4.2.1 Phương pháp sắp xếp theo chữ cái  Phương pháp sắp xếp tài liệu theo thứ tự chữ cái của một mẫu tự (tên của tác giả hay nhan đề tài liệu)  ... tắc xếp   Xếp tài liệu giá từ xuống Xếp tài liệu từ trái qua phải Sắp xếp tài liệu (tt) Phương pháp xếp 4.1 Phương pháp xếp theo nội dung 4.1.1 Môn loại tri thức 4.1.2 Chủ đề 4.1.3 Đề tài 4.2... lượng tài liệu có lĩnh vực Số lượng tài liệu thư viện bổ sung/năm Số lượng tài liệu tăng trung bình/năm lĩnh vực Số lượng tài liệu giảm trung bình/năm lĩnh vực Sắp xếp tài liệu (tt) 4.1.1 Sắp xếp. .. kho tài liệu (A) Sắp xếp tài liệu (tt) 4.1.2 Sắp xếp theo chủ đề  Phương pháp chia kho tài liệu thư viện thành số chủ đề xếp tài liệu theo chủ đề  Không có mối liên hệ chủ đề Phương pháp xếp: