MOS excel bài 8 phân tích, tổ chức và chia sẻ workbook

Microsoft ® Excel 2010 Core Skills ® Microsoft Office Excel 2010 Bài 8: Phân tích, tổ chức chia sẻ Workbooks Microsoftđ Excel 2010 Core Skills Mc tiờu ã sp xếp liệu • sử dụng thơng tin AutoFilter để tìm liệu cụ thể • tạo, chỉnh sửa, xúa dóy tờn (range names) â IIG Vietnam ã to, chỉnh sửa xóa siêu liên kết • tạo xóa nhận xét • sử dụng Office Backstage để chia sẻ bảng tính với người dùng khác Microsoft® Excel 2010 Core Skills Sắp xếp liệu Single-Level • Có thể xếp liệu trình tự tăng dần giảm dần • Sử dụng My data has header để ngăn chặn liệu tiêu đề xếp với liệu • Để xếp liệu: – tab Home, nhóm Editing, nhấp vào Sort & Filter, – Trên tab Data, nhóm Sort & Filter, nhấp vào Sort A to Z hoc Sort Z to A â IIG Vietnam Microsoftđ Excel 2010 Core Skills Sắp xếp liệu Multi-Level • Có thể chọn lên đến 64 cột xếp thứ tự • Cũng tùy chỉnh cấp độ xếp dựa kiểu liệu thứ tự sp xp â IIG Vietnam Microsoftđ Excel 2010 Core Skills Lọc thơng tin • Khi hoạt động, biểu tượng AutoFilter xuất phía bên phải tên trường – tìm hàng nơi có giá trị cụ thể tập giá trị – tìm mục cách sử dụng điều kiện tiêu chuẩn cụ thể – tìm cột với số, văn bản, giá trị ngày / • Trên tab Data, nhóm Sort & Filter, chọn Filter â IIG Vietnam Microsoftđ Excel 2010 Core Skills Lọc thơng tin • Menu AutoFilter hiển thị danh sách tất giá trị cột • Tạo lọc cách sử dụng hộp kiểm tra (check box) – tạo AutoFilter tùy chỉnh cách sử dụng loạt giá trị (range of values) © IIG Vietnam Microsoft® Excel 2010 Core Skills Tạo phạm vi đặt tên (Named Ranges) • Để đặt tên phạm vi, chọn phạm vi sau đó: – Trên tab Formulas, nhóm Defined Names, nhấp vào Define Name; – Nhấn chuột phải vào phạm vi ô lựa chọn sau nhấp vào Define Name • Tên đặt sử dụng cơng thức • Tên phạm vi dài từ đến 255 ký tự • Có thể nhanh chóng chọn phạm vi đặt tên cách chọn từ danh sách Name Box â IIG Vietnam Microsoftđ Excel 2010 Core Skills Sửa đổi xóa Named Ranges • Sử dụng Name Manager để: – cập nhật phạm vi ô tham chiếu – thay đổi để đặt tên phạm vi xác định – xóa tên dãy (named range) • Trên tab Formulas, nhóm Defined Names, nhấp vào Name Manager © IIG Vietnam Microsoft® Excel 2010 Core Skills Chèn siêu liên kết (Hyperlinks) • Có thể văn hình ảnh trang nhảy liên kết đến địa điểm khác • Có thể hiển thị tài liệu tham chiếu hình thức URL • Để chèn siêu liên kết: – Trên tab Insert, nhóm Links, nhấp Hyperlink; – nhấn Ctrl + K © IIG Vietnam Microsoft® Excel 2010 Core Skills Sửa đổi xóa Hyperlinks • Nếu tập tin tham chiếu di chuyển đổi tên, phải thay đổi liên kết – thay đổi văn hiển thị cho liên kết, thêm ScreenTip tùy biến • Khi khơng cịn cần siêu liên kết, loại bỏ – văn siêu liên kết cịn • Để chỉnh sửa hyperlink: – Kích chuột phải vào liên kết nhấp vào Edit Hyperlink, – di chuyển đến có chứa liên kết tab Insert, nhóm Links, nhấp Hyperlink • Để xóa hyperlink: – Kích chuột phải vào hyperlink kích Remove Hyperlink; – di chuyển đến có chứa liên kết tab Insert, nhóm Links, nhấp Hyperlink, hóy nhp vo Remove Link â IIG Vietnam 10 Microsoftđ Excel 2010 Core Skills Sử dụng bình luận (Comments) • Tương tự cách đặt ghi dán tài liệu – Excel tự động thêm tên người sử dụng – nhiều người dùng thích worksheet – hữu ích nhắc nhở để cung cấp thêm thơng tin • Để thêm lời bình vào worksheet: – Chọn cell, tab Review, nhóm Comments, nhấp vào New Comment, – nhấn Shift + F2; – kích chuột phải vào cần bình luận nhấn Insert Comment • Để tạm thời hiển thị nội dung bình luận, riêng lẻ đặt vị trí trỏ có chứa bình luận – Khi khỏi ơ, bình lun n li â IIG Vietnam 11 Microsoftđ Excel 2010 Core Skills Sử dụng bình luận (Comments) • Để bắt buộc bình luận hiển thị: – Chọn cell với bình luận, sau tab Review, nhóm Comments, nhấp vào Show / Hide Comment, – kích chuột phải vào có bình luận cần nhấp vào Show / Hide Comment • Để hiển thị nội dung tất bình luận kiến, tab Review, nhóm Comments, nhấp vào Show All Comments • Để xóa bình luận: – Chọn cell có bình luận, sau vào tab Review nhóm Comments, nhấn Delete; – phải nhấp chuột vào ô tab Review nhóm Comments, nhấp vào Delete Comment; – chọn với bình luận, sau vào tab Home, nhóm Editing, nhấn Clear, nhấp vào Delete Comments © IIG Vietnam 12 Microsoft® Excel 2010 Core Skills Nhập vào xuất liệu Nhập vào tập tin liệu • Excel chuyển đổi tập tin liệu bên ngồi cách nhập chúng vào • Trên tab Data, nhóm Get External Data, chọn From Other Sources â IIG Vietnam 13 Microsoftđ Excel 2010 Core Skills Nhập vào xuất liệu Từ Access Nhập vào trực tiếp từ sở liệu Microsoft Access Từ Web Nhập vào liệu được hiển thị vị trí cụ thể trang web Nhập vào liệu từ tập tin chứa liệu số ký tự định dạng văn Từ Text Từ SQL Server Nhập vào liệu từ sở liệu Microsoft SQL Server Từ Analysis Services Nhập vào liệu từ Analysis Services module, thành phần Microsoft SQL Server Từ XML Data Import Nhập vào liệu từ tập tin định dạng XML Từ Data Connection Wizard Từ Microsoft Query Nhập vào liệu cách sử dụng kết nối liệu đến hệ thống khác Nhập vào liệu cách s dng Microsoft Query module â IIG Vietnam 14 Microsoftđ Excel 2010 Core Skills Nhập vào xuất liệu • Định dạng văn có ba định dạng con: – Phân cách (Delimited) • Dữ liệu văn phân cách ký tự xác định trước • Tách dịng văn vào giá trị riêng biệt để chèn vào ô bảng tính – Chiều rộng cố định (Fixed width) • Mỗi giá trị có vị trí bắt đầu kết thúc cụ thể dịng văn • Vị trí văn chia tách liệu vào ô bng tớnh â IIG Vietnam 15 Microsoftđ Excel 2010 Core Skills Nhập vào xuất liệu Xuất liệu • Sử dụng danh sách Save as type để chọn định dạng khác để lưu liệu bảng tính • Phương pháp khác sử dụng Windows Clipboard – Sao chép liệu từ Excel vào clipboard, dán liệu vào chương trình Windows khác © IIG Vietnam 16 Microsoft® Excel 2010 Core Skills Thay đổi thuộc tính Workbook • Có thể hiển thị thuộc tính workbook trước mở – Hữu ích nhiều workbook lưu có tên giống • Xem thuộc tính tài liệu trước lưu workbook cho lần gửi cho người khác • Nhấp vào nút File, chọn Info, chọn Properties, nhấp vào Show Document Panel â IIG Vietnam 17 Microsoftđ Excel 2010 Core Skills Chia sẻ Workbook qua E-mail • Trên tab File, chọn Share, nhấn vào Send Using E-mail • E-mail tạo với workbook đính kèm định dạng chọn tài liệu Internet fax © IIG Vietnam 18 Microsoft® Excel 2010 Core Skills Chia sẻ Workbook qua SkyDrive • Trên tab File, chọn Share, nhấp vào Save to SkyDrive • Lưu workbook vào SkyDrive kèm theo tài khoản Windows Live • SkyDrive hoạt động ổ cứng, Internet © IIG Vietnam 19 Microsoft® Excel 2010 Core Skills Chia sẻ Workbook qua SharePoint • Trên tab File, chọn Share, nhấn Save to SharePoint • Lưu workbook vào SharePoint site cơng ty © IIG Vietnam 20 ... Internet fax © IIG Vietnam 18 Microsoft® Excel 2010 Core Skills Chia sẻ Workbook qua SkyDrive • Trên tab File, chọn Share, nhấp vào Save to SkyDrive • Lưu workbook vào SkyDrive kèm theo tài khoản... Panel â IIG Vietnam 17 Microsoftđ Excel 2010 Core Skills Chia sẻ Workbook qua E-mail • Trên tab File, chọn Share, nhấn vào Send Using E-mail • E-mail tạo với workbook đính kèm định dạng chọn tài... chép liệu từ Excel vào clipboard, dán liệu vào chương trình Windows khác © IIG Vietnam 16 Microsoft® Excel 2010 Core Skills Thay đổi thuộc tính Workbook • Có thể hiển thị thuộc tính workbook trước