MICROSOFT EXCEL NÂNG CAO

MICROSOFT EXCEL NÂNG CAO

MICROSOFT EXCEL

NÂNG CAO

BÀI 1: ÔN TẬP EXCEL CƠ BẢN

BÀI 2: CƠ SỞ DỮ LIỆU VÀ CÁC HÀM CSDL

BÀI 3: BIỂU ĐỒ VÀ IN ẤN TRONG EXCEL

BÀI 4: TỔNG HỢP, PHÂN TÍCH VÀ THỐNG KÊ SỐ LIỆU TRÊN EXCEL

BÀI 5: TÌM KIẾM MỤC TIÊU VÀ DỰ BÁO TRONG EXCEL

BÀI 6: MACRO

10/17/15 2

BÀI 1: ÔN TẬP EXCEL CƠ BẢN

1 Các khái niệm cơ bản: Địa chỉ tương đối, tuyệt đối,

10/17/15 3

Bài 1 – Ôn tập Excel cơ bản

1 Các khái niệm cơ bản

1.1 Địa chỉ tương đối

 Địa chỉ tương đối có dạng: <cột><dòng>

 Khi công thức sao chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu của vùng đích sẽ thay đổi theo hướng và khoảng cách sao chép

Ví dụ tại các ô có dữ liệu như sau: A1=2, A2=3, B1=4, B4=6 và lập các công thức sau:

 Tại ô C1 là: =A1*B1 và sau đó copy công thức xuống ô C2 và sang ô D1 và E1

 Tại ô A3 là: =A1+A2 và sau đó copy công thức sang ô B3, C3, D3 và E3

10/17/15 4

 Bảng nhập liệu như sau

Kết quả

Bài 1 – Ôn tập Excel cơ bản

1 Các khái niệm cơ bản

1.1 Địa chỉ tương đối

10/17/15 5

1.2 Địa chỉ tuyệt đối

 Địa chỉ tương đối có dạng: $<cột>$<dòng>

 Khi công thức sao chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu của vùng đích sẽ không thay đổi

Ví dụ Có dữ liệu trong các ô trong bảng tính lương như sau

Lương cơ bản được ghi ở ô B1, Giá đô la mỹ ở ô D1.

Cột HSL ghi các hệ số lương cơ bản của từng người.

Tại ô C3 ta lập công thức: =B3*$B$1 (tiền lương = HSL * Lương CB), và sau đó copy công thức xuống các ô C4:C6.

Tại ô D3 ta lập công thức: =C3*$D$1 (Ngoại Tệ Mỹ = Tiền Lương / Giá USD), và sau đó copy công thức xuống các ô D4:D6.

Bài 1 – Ôn tập Excel cơ bản

1 Các khái niệm cơ bản

10/17/15 6

10/17/15 7

1.3 Địa chỉ hỗn hợp

Địa chỉ hỗn hợp có các dạng như sau:

 Địa chỉ tuyệt đối theo cột: $<cột><dòng>

 Địa chỉ tuyệt đối theo hàng: <cột>$<dòng>.

Ví dụ

 Tuyệt đối theo cột $B1

 Tuyệt đối theo hàng B$1

Bài 1 – Ôn tập Excel cơ bản

1 Các khái niệm cơ bản

Cú pháp: Min( danh sách đối số )

 Ý nghĩa: trả lại giá trị nhỏ nhất trong danh sách đối số.

3 Hàm tìm giá trị lớn nhất

Cú pháp: Max( danh sách đối số )

 Ý nghĩa: trả lại giá trị lớn nhất trong danh sách đối số.

Bài 1 – Ôn tập Excel cơ bản

2 Các hàm cơ bản

7 Hàm lấy phần dư

 Cú pháp: Mod(số bị chia, số chia)

 Ý nghĩa: trả lại giá trị phần dư trong phép chia nguyên

10/17/15 11

8 Hàm đếm các ô chứa số

Cú pháp: Count ( danh sách đối số )

 Ý nghĩa: đếm các ô chứa giá trị kiểu số trong danh sách đối số.

9 Hàm xếp thứ tự

Cú pháp: Rank( số cần xếp, danh sách số, kiểu xếp )

 Ý nghĩa: trả lại thứ hạng của số cần xếp theo các giá trị của

danh sách số.

 Kiểu xếp:

 0 (hoặc bỏ qua): thì danh sách số giảm dần.

 1: là thứ tự tăng dần khi so sánh giá trị

Bài 1 – Ôn tập Excel cơ bản

2 Các hàm cơ bản

2.1 Các hàm tính toán và thống kê

10/17/15 12

2.2 Các hàm Logic

1 Hàm And

 Cú pháp: And(danh sách biểu thức logic)

 Ý nghĩa: trả lại giá trị

 True: Nếu tất cả các biểu thức logic trong danh sách là True

 False: Nếu có ít nhất một biểu thức trong danh sách nhận giá trị False

Bài 1 – Ôn tập Excel cơ bản

2 Các hàm cơ bản

Cú pháp: Or( danh sách biểu thức logic )

 Ý nghĩa: trả lại giá trị

 False: Nếu tất cả các biểu thức logic trong danh sách là False

 True: Nếu có ít nhất một biểu thức trong danh sách nhận giá trị True

10/17/15 14

3 Hàm Not

 Cú pháp: Not(danh sách biểu thức logic)

 Ý nghĩa: trả về giá trị đối ngược giá trị của biểu thức logic

4 Hàm điều kiện if

Cú pháp: If( bt-logic, gt-True, gt-False )

 Ý nghĩa: sẽ cho ta một trong hai giá trị, nếu bt-logic là

 True: cho giá trị đúng

 False: cho giá trị sai.

Bài 1 – Ôn tập Excel cơ bản

2 Các hàm cơ bản

2.1 Các hàm Logic

2.4 Các hàm hàm xử lý chuỗi

1 Hàm lấy các kí tự bên trái

 Cú pháp: Left(text,num)

 Ý nghĩa: trả lại num ký tự bên trái của text.

2 Hàm lấy các kí tự bên phải

 Cú pháp: Right( text,num ).

 Ý nghĩa: trả lại num ký tự bên phải của text.

3 Hàm lấy các kí tự ở giữa

Cú pháp: Mid( text, pos, num ).

 Ý nghĩa: trả lại num ký tự của text từ vị trí pos.

4 Toán tử nối hai chuỗi

 Cú pháp: text1 & text2

 Ý nghĩa: Nối chuổi text2 vào sau chuổi text1

3 Hàm Match

 Cú pháp: Match (gt tìm, vùng tìm, kiểu tìm)

 Ý nghĩa: trả lại số thứ tự của “gt tim” trong “vùng tìm”.

 Kiểu tìm: tương tự như hàm vlookup.

4 Hàm Index

 Cú pháp: Index( vùng tìm, hàng, cột )

 Ý nghĩa: Trả về giá trị là giá trị của ô được tìm thấy trong vùng tìm bởi sự giao nhau giữa hàng và cột.

10/17/15 19

Bài 2 – CƠ SƠ DỮ LIỆU TRONG EXCEL

I Khái niệm về cơ sở dữ liệu (Data Base)

 CSDL được tổ chức theo dạng danh sách (list).

 Một danh sách gồm có những mục sau:

 Field:

 Hàng đầu tiên của danh sách chứa tên của các cột

 Tên của các trường không được trùng nhau

 Record:

 Các hàng còn lại chứa thông tin về một đối tượng trong danh sách

10/17/15 20

II Cấu trúc tổng quát và vùng điều kiện của các hàm

CSDL

2.1 Cấu trúc tổng quát

Dfunction(Database, field, Criteria)

 Database: Là một CSDL dạng danh sách của Excel

 Field: Là tên nhãn cột đóng trong cặp nháy kép

 Criteria: Là vùng điều kiện xác định các điều kiện cần thiết mà hàm phải thoả mãn để tác động lên trường dữ liệu

đã chỉ ra bởi field

Chức năng: Hàm CSDL tác động lên trường dữ liệu (field) của danh sách (Database) theo các điều kiện xác định bởi vùng điều kiện (Criteria).

10/17/15 21

2.2 Tạo vùng điều kiện để sử dụng hàm CSDL

 Cretiria là một tham chiếu đến một khoảng các ô có chứa các điều kiện đặc biệt cho hàm.

 Hàm CSDL sẽ trả lại kết quả tính toán phù hợp với những ràng buộc được chỉ ra bởi vùng điều kiện.

 Dạng tổng quát của vùng điều kiện:

III Các hàm điều kiện đơn giản

Sử dụng các hàm này không cần lập vùng điều kiện (Criteria)

IV Các hàm CSDL

Tạo vùng điều kiện (Criteria) khi sử dụng các hàm này

4.1 Hàm DSum

 Cú pháp: DSum(Database, Field, Criteria)

 Ý nghĩa: tính tổng tại field có điều kiện thoả mãn điều kiện Criteria trong danh sách Database.

4.2 Hàm DMin

 Cú pháp: DMin (Database, Field, Criteria)

 Ý nghĩa: tìm giá trị nhỏ nhất tại field có điều kiện thoả mãn điều kiện Criteria trong danh sách Database

4.1 Hàm DMax

 Cú pháp: DMax (Database, Field, Criteria)

 Ý nghĩa: tìm giá trị nhỏ nhất tại field có điều kiện thoả mãn điều kiện Criteria trong danh sách Database.

4.2 Hàm DAverage

 Cú pháp: DAverage (Database, Field, Criteria)

 Ý nghĩa: tìm giá trị trung bình tại field có điều kiện thoả mãn điều kiện Criteria trong danh sách Database

4.1 Hàm DCount

 Cú pháp: DCount (Database, Field, Criteria)

 Ý nghĩa: đếm số ô có giá trị tại field có điều kiện thoả mãn điều kiện Criteria trong danh sách Database.

4.2 Hàm DCountA

 Cú pháp: DCountA (Database, Field, Criteria)

 Ý nghĩa: Tương tự hàm trên

 Theo chiều tăng (Ascending).

 Theo chiều giảm (Descending)

Việc sắp xếp tiến hành như sau:

 Ch n vùng d li u c n s p x p ọ ữ ệ ầ ắ ế

 Gọi Menu Data->Sort

 Tại Sort by : Kích chọn một trường để làm khoá sắp xếp.

 Tại 2 Then by : Chọn trường để làm khoá thứ cấp

 Trong các trường khoá: Chọn Ascending hoặc Descending

 Kích chọn ô Header row để lấy dòng đầu tiên làm trường sắp xếp.

5.2.1 Bật / tắt lọc tự động

 Chọn vùng dữ liệu cần lọc thông tin.

 Kích chọn Menu Data ->Filter -> AutoFilter

Lọc với điều kiện phức tạp

 Chọn Custom của trường làm điều kiện lọc.

 Nhập điều kiện vào hộp hộp thoại Custom AutoFilter

 ComboBox đầu tiên ta chọn toán tử quan hệ

 ComboBox thứ hai nhập vào giá trị trích lọc

 C họn toán tử Logic And hoặc Or nếu giá trị nằm trong khoảng giá trị náo đó

 Lưu ý: dùng các kí tự thay thế để làm điều kiện lọc

5.2.2 Trích lọc nâng cao

 Chọn vùng dữ liệu cần lọc thông tin.

 Kích chọn Menu Data ->Filter -> Advanced

Ở mục Action ta có 2 tuỳ chọn:

 Filter the list, in-place: Lọc danh sách và đặt tại chổ

 Copy to another location: Copy dữ liệu sau khi trích lọc sang một vùng khác

Lưu ý để hiển thị danh sách dữ liệu đầy đủ, ta gọi lệnh Data → Filter →

Show All (cho cả lọc tự động hay nâng cao)

10/17/15 33

Bài 3 – BIỂU ĐỒ VÀ IN ẤN

I Biểu đồ trong bảng tính Excel

 Mục đích hiển thị trực quan và dể hiểu bảng tính với những số liệu phức tạp.

 Biểu đồ biến đổi dữ liệu từ các hàng và cột trong bảng tính thành khối hình.

10/17/15 34

1.2 Các bước vẽ biểu đồ

 Để thực hiện vẽ biểu đồ ta gọi lệnh Insert->Chart

 Hoặc kích chuột vào biểu tượng Chart Wizard trên thanh công cụ chuẩn.

Thực hiện qua 4 bước sau

Lưu ý chọn vùng dữ liệu trước khi vẽ biểu đồ.

10/17/15 35

Bước 1

 Chọn kiểu biểu đồ

10/17/15 36

Bước 2 Chọn vùng dữ liệu để vẽ biểu đồ

 Nếu vùng dữ liệu đã chọn thì chọn Next

 Nếu chưa chọn thì kích chuột vào khung Data range và kích chuột chọn vùng dữ liệu trong bảng tính để chọn, chọn Next

10/17/15 37

Bước 3 Lựa chọn thông tin bổ sung

 Chọn Thẻ Title: Nhập các tiêu đề cho biểu đồ và các trục:

 Chart Title : Nhập tiêu đề cho biểu đồ

 Category (X) axis : Nhập tên trụ chủ đề.

 Value (Y) axis : Nhập tên trục giá trị

 Chọn thẻ Axis : Lựa chọn hiển thị hoặc không các tiêu đề của các trục.

 Chọn thẻ Grid lines : Chọn đường thẳng để vẽ các kiểu đường kẻ ô.

 Chọn thẻ Legend : Chọn vị trí hiển thị hộp chú thích.

Chọn thẻ Data Labels : Chọn hiện hoặc không nhãn dữ liệu.

 Chọn thẻ Data Table : Chọn hiển thị bảng dữ liệu hoặc không

10/17/15 38

Bước 4 Nơi lưu biểu đồ

 As new sheet : Tạo một sheet mới và lưu biểu đồ ở sheet đó.

 As object in : Chọn một sheet đang hiển thị để lưu bảng đồ.

10/17/15 39

II In ấn bảng tính

Vào File -> Print

-Số liệu dùng cho tổng hợp nằm trên 1 Sheet

-Thống kê dự vào một tiêu thức duy nhất, điều kiện thống kê đơn giản

-Kết quả của tổng hợp là Tổng lớn(Grand Sum),

Tổng chi tiết(Subtotal), Giá trị trung bình

(Average), Lớn nhất (Max), Nhỏ nhất( Min)

10/17/15 42

-At each change in: Chọn cột có

giá trị làm điều kiện thống kê(Cột

đã được sắp xếp)

-Use Function: Chọn hàm để thực

hiện thống kê

-Add Subtotal to: Chọn cột hoặc

các cột số liệu chứa giá trị thống

kê

-Replace curent subtotal

-Page break between groups

-Summary below data

Bài 4 – TỔNG HỢP, PHÂN TÍCH

VÀ THỐNG KÊ SỐ LIỆU

I Tổng hợp số liệu với SubTotal

Left column: Cột trái

Create links to source data:

Tạo liên kết giữa số liệu

nguồn và tổng hợp

-Data Field : Là một biến mà Pivottable tổng kết

Ví dụ: Tổng số lượng, Tổng thanh toán….

-Page Field: Dùng để chi tiết hơn so vớI Field cột, Field hàng

Ví dụ: Khi chọn Tenkhach ở Page Field thì Field hàng, Field cột chỉ hiển thị những số liệu liên quan đến khách hàng trên

-External data source: Dữ liệu lấy ở nguồn khác

-Multiple Consolidation ranges: Nhiều vùng khác nhau trong wordSheet

-Another Pivottable Report…: Một Pivottable khác

-Pivottable: Tạo báo biểu dạng Pivottable

-Pivottable Report: Biểu đồ dạng Pivot kèm theo Pivottable

-Xác định lạI nguồn dữ liệu

-Chọn Next qua bước 3

a Thay đổi thiết kế:

Bổ sung thêm Column, row hoặc hoán đổI các trường khác

+ Sử dụng PivotTable wizard: Đặt con trỏ trong vùng

Pivottable, kích chọn Pivottable trên thanh công cụ và chọn wizard rồi bổ sung, xoá bỏ hay thay đổi ở bước 3

b Thay đổi hàm tổng kết

Double click vào trường ở vùng Data hoặc Right Click tạI

trường đó và chọn hàm tương ứng

10/17/15 57

Bài 5 – TÌM KIẾM MỤC TIÊU VÀ DỰ BÁO TRONG

EXCEL

I Tìm kiếm mục tiêu với Goal Seek

1.1 Chức năng Goal Seek

-Tìm kiếm giá trị xác định trong một công thức, dùng để

điều chỉnh một số ô nhập liệu thích hợp vớI ô đó

- Xác định giá trị cho ô công thức để ô đích đạt đến kết

quả mong muốn

Ví dụ: Để tính được tỉ lệ lãi suất cần thiết nhằm để huy

động vốn cần thiết hoặc tính được mức lãi suất tiền gởI

ở tương lai ta có thể dùng chức năng Goal Seek

Ví dụ : Sử dụng công thức Goal Seek để giảI bài toán: “

Vừa gà, vừa chó bó lại cho tròn, ba mươi sáu con, một trăm chân chẵn HỏI mấy con gà, mấy con chó?”

-Dự báo định lượng chú trọng đến việc sử dụng các số liệu

trong quá khứ để từ đó rút ra qui luật

- Dự báo định tính sử dụng phương pháp chuyên gia để dự

báo

- Kết quả của dự báo phụ thuộc vào việc sử dụng các số

liệu thích hợp và phương pháp xử lý số liệu

- ChuỗI số liệu: + sắp xếp theo thờI gian quan sát

+ MọI kỳ trong chuỗI số liệu đều bằng nhau

+

+ sắp xếp theo thờI gian quan sát

+ Mọi kỳ trong chuỗI số liệu đều bằng nhau

+Số liệu quan sát phảI xuất phát từ một điểm trong mỗI kỳ+ Không cho phép thiếu sô liệu

- Mô hình dự báo nhân quả

- Mô hình dự báo thời gian

Bài toán: Ngân hàng A thống kê số tiền luân chuyển (tiền

gởi và tiền vay) trong năm 2006 như sau

Yêu cầu: Sử dụng kỹ thuật dự báo hồI qui Tuyến tính để dự

đoán số liệu kinh doanh cho năm 2007

Hàm hồI qui tuyến tính có dạng: y=Ax+B

A: Độ dốc(slope) của đường dự báo

Hàm Slope(y,x), trong đó y và x là dãy số đã biết

B: Là mức chặn (Intercept) của đường dự báo vào thờI điểm

x

Hàm Intercept(y,x)

Sử dụng biểu đồ: Vẽ biểu đồ có dạng như sau

TÌNH HÌNH LUÂN CHUYỂN TIỀN NĂM

2006

0 500 1000 1500

Sử dụng biểu đồ: Nhắp phảI chuột vào chuỗI dữ liệu trong

biểu đồ, Chọn Add trendline

- trong type -> linaer

- Trong Options, TạI customãôg vào “dự báo” và chọn

Display Equation on Chart

- Chọn OK

10/17/15 69