Tài liệu MS EXCEL NÂNG CAO ppt

4.Tên vùng và sử dụng tên vùng trong công thức Giải thích thuật ngữ: Range: có thể chỉ là 1 cell, có thể là 1 dãy các cell liền nhau theo hàng hoặc theo cột, có thể một vùng chọn hình

II MS EXCEL NÂNG CAO

BÀI 1: GIỚI THIỆU VỀ HÀM

1 Giới thiệu công thức (Formula)

Công thức giúp bảng tính hữu ích hơn rất nhiều, nếu không có các công thức thì bảng tính cũng giống như trình soạn thảo văn bản Chúng ta dùng công thức để tính toán từ các dữ liệu lưu trữ trên bảng tính, khi dữ liệu thay đổi các công thức này sẽ tự động cập nhật các thay đổi và tính ra kết quả mới giúp chúng ta đỡ tốn công sức tính lại nhiều lần Vậy công thức có các thành phần gì?

Công thức trong Excel được nhận dạng là do nó bắt đầu là dấu = và sau đó là sự kết hợp của các toán

tử, các trị số, các địa chỉ tham chiếu và các hàm

Ví dụ:

Ví dụ về công thức

Bảng 1 Các toán tử trong công thức

Bảng 2 Thứ tự ưu tiên của các toán tử

2 Giới thiệu hàm (Function)

Hàm trong Excel được lập trình sẵn dùng tính toán hoặc thực hiện một chức năng nào đó Việc

sử dụng thành thạo các hàm sẽ giúp chúng ta tiết kiệm được rất nhiều thời gian so với tính toán thủ công không dùng hàm Các hàm trong Excel rất đa dạng bao trùm nhiều lĩnh vực, có những hàm không yêu cầu đối số, có những hàm yêu cầu một hoặc nhiều đối số, và các đối số có thể là bắt buộc hoặc tự chọn

Ví dụ:

=Rand() hàm không có đối số

=If(A1>=5,”Đạt”,”Rớt”) hàm 3 đối số

=PMT(10%,4,1000,,1) hàm nhiều đối số và đối số tùy chọn

Trong Excel 2007 có tổng cộng 12 hàm mới: AverageIf, AverageIfs, CountIfs, IfError, SumIfs và nhóm hàm Cube Excel 2007 có các nhóm hàm chính như:

 Hàm ngoại: Call, Registed.ID,…

 Hàm lấy dữ liệu từ SSAS: Cubeset, Cubevalue,…

 Hàm dữ liệu: Dmin, Dmax, Dcount,…

 Hàm ngày và thời gian: Time, Now, Date,…

 Hàm kỹ thuật: Dec2Bin, Dec2Hex, Dec2Oct,…

 Hàm tài chính: Npv, Pv, Fv, Rate,…

 Hàm thông tin: Cell, Thông tin, IsNa,…

 Hàm luận lý: If, And, Or,…

 Hàm tham chiếu và tìm kiếm: Choose, Vlookup, OffSet,…

 Hàm toán và lượng giác: Log, Mmult, Round,…

 Hàm thống kê: Stdev, Var, CountIf,…

 Hàm văn bản: Asc, Find, Text,…

3 Các lỗi thông dụng (Formulas errors)

Các lỗi thông dụng

Lỗi Giải thích

#DIV/0! Trong công thức có chứa phép chia cho 0 (zero) hoặc chia ô rỗng

#NAME? Do dánh sai tên hàm hay tham chiếu hoặc đánh thiếu dấu nháy

#N/A Công thức tham chiếu đến ô mà có dùng hàm NA để jiễm tra sự tồn tại

của dữ liệu hoặc hàm không có kết quả

#NULL! Hàm sử dụng dữ liệu giao nhau của 2 vùng mà 2 vùng này không có

phần chung nên phần giao rỗng

#NUM! Vấn đề đối với giá trị, ví dụ như dùng nhầm số âm trong khi đúng phải

là số dương

#REF! Tham chiếu bị lỗi, thường là do ô tham chiếu trong hàm bị xóa

#VALUE! Công thức tính toán có chứa kiểu dữ liệu không đúng

4.Tên vùng và sử dụng tên vùng trong công thức

Giải thích thuật ngữ:

Range: có thể chỉ là 1 cell, có thể là 1 dãy các cell liền nhau theo hàng hoặc theo cột, có thể một vùng

chọn hình chữ nhật(hình vuông) Ngoài ra Range lại có thể bao gồm các cell, các dãy cell không liên

tiếp hoặc Range 3D nằm rải rác ở các sheet khác nhau Trong bài này tôi dùng từ “vùng chọn” để thay

thế cho range

Tọa độ của 1 vùng chọn (range): là địa chỉ từ ô đầu tiên đến ô cuối cùng của 1 vùng chọn Ví dụ:

A1:C10, F1:F10…

a Giới thiệu về Name

-Mặc dù các vùng chọn vẫn cho phép bạn làm việc một cách có hiệu quả với các nhóm ô lớn, nhưng có

một số khuyết điểm khi sử dụng các tọa độ của một vùng chọn:

 Bạn không thể làm việc với nhiều hơn một tập hợp các dãy ô trong một lần Mỗi lần bạn muốn

sử dụng một vùng chọn, bạn phải định nghĩa lại tọa độ của nó

 Để biết một công thức chẳng hạn như =SUM(E6:E10) đang cộng những giá trị gì, bạn phải xem chính vùng chọn đó mới biết

 Một sai sót nhỏ trong việc định nghĩa các tọa độ của vùng chọn có thể dẫn đến kết quả tệ hại, nhất là khi bạn xóa một vùng chọn

-Bạn có thể khắc phục những vấn đề trên bằng cách sử dụng tên cho vùng chọn (range name), là các tên được gán cho một ô hoặc một dãy ô Với một tên đã được định nghĩa, bạn có thể sử dụng nó thay

thế cho các tọa độ của vùng chọn

Ví dụ: để đưa vùng chọn vào công thức, bạn sử dụng tên của vùng chọn đó thay vì chọn vùng chọn hoặc nhập tọa độ của nó Bạn có thể tạo bao nhiều tên cho vùng chọn tùy thích và thậm chí bạn có thể gán nhiều tên cho cùng một vùng chọn

-Tên của vùng chọn làm cho các công thức của bạn trở nên trong sáng, dễ nhìn, dễ đọc và dễ hiểu hơn

Ví dụ: việc gán tên DSo_8(Doanh số tháng 8) vào một vùng chọn, chẳng hạn như vùng chọn

E6:E10, sẽ làm rõ ngay mục đích của một công thức, chằng hạn như =SUM(DSo_8) nghĩa là tổng doanh số của tháng 8 Các tên của vùng chọn cũng làm tăng tính chính xác của các phép tính với vùng chọn bởi vì bạn không cần phải xác định tọa độ của vùng chọn nữa

-Ngoài ra, sử dụng tên cho vùng chọn còn có nhiều ưu điểm sau đây:

 Các tên dễ nhớ hơn các tọa độ vùng chọn

 Các tên không thay đổi khi bạn di chuyển một vùng chọn sang một chỗ khác trong bảng tính

 Các vùng chọn được đặt tên tự động điều chỉnh bất cứ khi nào bạn chèn hoặc xóa các hàng

hoặc các cột trong vùng chọn

 Các tên làm cho bạn dễ định hướng một bảng tính hơn Bạn có thể sử dụng lệnh GoTo để

nhảy nhanh đến một vùng chọn đã được đặt tên

b Nguyên tắc đặt tên cho vùng chọn

Các tên của vùng chọn có thể hoàn toàn linh hoạt, nhưng bạn cần tuân theo một vài giới hạn và quy tắc sau đây:

 Tên chỉ có thể có tối đa 255 ký tự

 Tên phải bắt đầu với một chữ cái hoặc ký tự gạch dưới (_) Đối với phần còn lại của tên, bạn có thể sử dụng bất kỳ ký tự nào (chữ, số, symbol) ngoại trừ khoảng trắng Đối với các tên có nhiều

từ, bạn nên tách các từ bằng dấu gạch dưới (ví dụ: Số_Tài_Khoản) hoặc bằng cách dùng chữ hoa chữ thường (ví dụ: SốTàiKhoản), vì Excel không phân biệt chữ thường và chữ hoa khi bạn

sử dụng tên vùng chọn trong bảng tính

 Không sử dụng các địa chỉ ô (chẳng hạn như Q1) hay bất kỳ ký hiệu toán tử nào (+, -, *, /, <, >,

và &) bởi vì những ký hiệu này có thể gây rắc rối cho bạn, nhất là khi sử dụng tên của vùng chọn trong công thức

 Để việc nhập tên của vùng chọn dễ dàng hơn và nhanh hơn, bạn nên cố gắng đặt tên cho vùng chọn càng ngắn càng tốt nhưng vẫn giữ được ý nghĩa của chúng Ví dụ: TSoLN_07 dễ nhập hơn Tổng_Số_Lợi_Nhuận_Năm_2007, và dễ hiểu hơn TSLN07

 Không sử dụng các tên có sẵn của Excel Những tên đó là: Auto_Activate, Auto_Close,

Auto_Deactivate, Auto_Open, Consolidate_Area, Criteria, Data_Form, Database, Extract, FilterDatabase, Print_Area, Print_Titles, Recorder, và Sheet_Title

Bạn nên ghi nhớ những quy tắc trên, trước khi học tiếp cách đặt tên cho một vùng chọn

c Sử dụng Name Box (hộp Name) để đặt tên

Name Box nằm ở phía ngoài cùng bên trái của thanh công thức, trong trường hợp bạn không thấy nó, bạn chọn menu View và đánh dấu chọn Formula Bar Thường thì Name Box hiển thị địa chỉ của ô

hiện hành, tuy nhiên nó cũng cung cấp thêm một vài tính năng nhằm giúp bạn làm việc với các tên của vùng chọn một cách dễ dàng hơn:

 Sau khi bạn đã đặt tên cho một vùng chọn, tên này sẽ xuất hiện trong Name Box bất cứ khi nào

bạn chọn vùng chọn đó (xem minh họa ở hình dưới)

 Name Box là một drop-down list (nghĩa là một cái danh sách xổ xuống) Để chọn nhanh một

vùng chọn đã được đặt tên, bạn mở danh sách xổ xuống này và chọn tên của vùng chọn mà bạn muốn, Excel sẽ di chuyển ngay đến vùng chọn đó và chọn nó

 Phiên bản nào của Excel cũng có Name Box, nhưng Excel 2007 có một tính năng mới rất tiện lợi, là bạn có thể thay đổi kích cỡ của Name Box Nếu bạn không thể thấy hết tên của vùng chọn hiện hành (do nó dài quá), bạn di chuyển cursor (con trỏ chuột) sang mép phải của Name Box (ngay chỗ có một cái núm tròn lõm xuống), cursor sẽ biến thành một mũi tên hai đầu nằm ngang, bạn chỉ việc nhấp và rê chuột qua lại để định lại kích cỡ cho Name Box

Khi bạn chọn một vùng chọn có tên đã được định nghĩa tên sẽ xuất hiện trong Name Box(cụ thể ở đây,

Advertising là tên của vùng chọn C4:F4)

Name Box cũng ngẫu nhiên là cách dễ nhất để đặt tên cho một vùng chọn Bạn làm theo các bước sau: B1: Chọn vùng chọn mà bạn muốn đặt tên

B2: Nhấp chuột vào bên trong Name Box để hiển thị một điểm chèn

B3: Nhập tên mà bạn muốn đặt cho vùng chọn và nhấn Enter Excel sẽ tự động định nghĩa một tên

mới

d Sử dụng hộp thoại Define Name để đặt tên

B1: Chọn dãy mà bạn muốn đặt tên

B2: Chọn Formulas, Define Name Hoặc nhanh hơn: nhấp phải (right-click) vào vùng chọn và sau

đó chọn Name a Range

Khi bạn mở hộp thoại New Name để đặt tên cho một dãy, tọa độ của dãy tự động xuất thiện trong

khung Refers to

B3: Nhập tên mà bạn muốn đặt cho dãy vào khung Name

B4: Sử dụng danh sách Scope để chọn phạm vi mà tên dãy này có ảnh hưởng đến Mặc định, nó sẽ

là Workbook (toàn bảng tính)

B5: Nhập một vài mô tả hoặc ghi chú về dãy này trong khung Comment Những mô tả hoặc ghi

chú này sẽ xuất hiện khi bạn sử dụng tên dãy trong công thức

Quản lý các tên vùng vào Formulas/ Name Manager

- New: thêm mới

- Edit: chỉnh sửa

- Delete: xóa

BÀI 2: CÁC CÔNG CỤ TÙY CHỌN TRONG EXCEL

1.Conditional Formatting (Định dạng màu sắc theo điều kiện)

Giới thiệu

Định dạng theo điều kiện là công cụ cho phép bạn áp dụng định dạng cho một ô (cell) hay nhiều

ô (range of cells) trong bảng tính và sẽ thay đổi định dạng tùy theo giá trị của ô hay giá trị của công thức

Ví dụ như bạn có thể tạo cho định dạng của ô đó là chữ in đậm màu xanh khi giá trị của nó lớn hơn 100 Khi giá trị của ô thoả điều kiện thì các định dạng bạn tạo ra ứng với điều kiện đó sẽ được áp dụng cho ô đó Nếu giá trị của ô không thoả điều kiện bạn tạo ra thì định dạng của ô đó sẽ áp dụng định dạng mặc định (default formatting)

Quy tắc chung trong tô màu:

B1: Chọn vùng cần định dạng tô màu (không chọn tiêu đề)

B2: Menu Home/ Conditional Formatting

- New rule : tạo mới 1 định dạng

- Clear rule: xóa các định dạng

- Manage Rules: quản lý các định dạng

B3: Chọn New Rule để tạo mới -> xuất hiện hộp thoại New Formatting Rule

- Format all cells based on their values : định dạng cho tất cả các ô

- Format only cells that contain: định dạng cho từng ô theo điều kiện có sẵn

- Format only top or bottom ranked value: định dạng cho dữ liệu cao nhất hoặc thấp

1.1.Định dạng cho ô dữ liệu theo các điều kiện có sẵn

B1: Vào CF / New Rule -> Format only cells that contain

B2: Chỉnh các tùy chọn

- Tùy chọn đầu tiên : chọn kiểu dữ liệu cần định dạng

+ Cell value: ô chứa giá trị + Specific text: ô về chuỗi + Date Occurring: ô về ngày tháng + Blanks: ô trống

+ No Blank: ô không trống + Errors: ô bị lỗi

+ No Errors: ô không bị lỗi

- Tùy chọn thứ 2: chọn toán tử so sánh

+ Between: trong khoảng

+ Not between: ngoài khoảng + Equal to: bằng

+ Not equal to: không bằng + Greater than: lớn hơn + Less than: nhỏ hơn + Greater than or equal: lớn hơn hoặc bằng + Less than or equal to: nhỏ hơn hoặc bằng

- Tùy chọn thứ 3: nhập giá trị cần so sánh

- Format : định dạng màu sắc, font chữ, …

VD: Định dạng cho những ô có giá trị >= 100 nền xanh chữ đen

B3: OK 1.2.Định dạng cho các ô có giá trị cao nhất hoặc nhỏ nhất

B1: CF/ New Rule -> Format only top or bottom ranked values

B2: Chọn kiểu định dạng: Top (cao nhất) or Bottom(thấp nhất) , nhập số ô cần lấy B3: Nhấn Format để định dạng -> OK

1.3.Định dạng cho những ô có giá trị trên hoặc dưới trung bình

B1: CF/ New Rule -> Format only values that are above or below average

B2: Mục Format values that are: chọn kiểu so sánh B3: Nhấn Format để định dạng -> OK

1.4.Định dạng cho những ô có giá trị duy nhất hoặc trùng lặp

B1: CF/ New Rule -> Format only unique or duplicate values

B2: Mục Format all: chọn kiểu so sánh

-Duplicate: là trùng nhau -Unique: là duy nhất B3: Nhấn Format để định dạng -> OK 1.5 Sử dùng hàm để định dạng có điều kiện

B1: CF/ New Rule -> Use a formula to determine which cells to format

B2: Mục Format values where this formula is true: nhập biểu thức hàm điều kiện cần định dạng

a) Định dạng dòng chẵn: =Mod(row(),2)=0

b) Định dạng dòng lẻ: = Mod(row(),2)>0

c) Định dạng cột chẵn: = Mod(column(),2)=0

d) Định dạng cột lẻ: = Mod(column(),2)>0

e) Định dạng cho N mẫu tin lớn nhất: VD định dạng 2 mẫu tin có đơn giá lớn nhất

= ô đầu tiên của cột cần so sánh>=LARGE(vùng chứa ô so sánh, số mẫu cần lấy)

= $G3>=LARGE($G$3:$G$6,2)

f) Định dạng cho N mẫu tin nhỏ nhất: VD định dạng 2 mẫu tin có đơn giá thấp nhất

= ô đầu tiên của cột cần so sánh<=SMALL(vùng chứa ô so sánh, số mẫu cần lấy)

= $G3>=SMALL($G$3:$G$6,2)

g) Định dạng theo điều kiện bất kỳ:

Có thể sử dụng hàm để đặc điều kiện cho vùng dữ liệu

VD: = C2>=100 ( đinh dạng các ô lớn hơn 100)

= C2=”APT” ( định dạng cho các ô có chữ APT)

= C2>average($C$2:$C$6) : định dạng cho ô lớn hơn điểm trung bình của vùng nào đó

Định dạng cho các hàng có mặt hàng là tivi và có số lượng lớn hơn 100

- Trong cùng một vùng dữ liệu có thể đặt nhiều điều kiện khác nhau

VD: Định dạng màu vàng cho các dòng có doanh thu lớn hơn 20,000,000 và định dạng màu

đỏ cho các dòng có chi phí nhỏ hơn 5,000,000

2.Data Validation ( Ràng buộc dữ liệu)

B1: Chọn vùng cần tạo ràng buộc dữ liệu

Vào Menu Data/ Data validation

B2: Trong hộp thoại Data Validation lần lượt chọn các thông số cho ràng buộc

Thẻ Setting: thiết lập điều kiện ràng buộc

- Allow: loại điều kiện

+ Any value : ko giới hạn + Whole number: số nguyên + Decimal: số thập phân + List: tạo danh sách giới hạn cho phép người dùng chỉ chọn dc dữ liệu có trong danh sách quy định

+ Date : kiểu ngày + Time: kiều thời gian + Text length: giới hạn số ký tự + Custom: giới hạn tùy chỉnh có thể dùng các công thức hàm để tạo ra giới hạn

- Data: Chọn điều kiện ràng buộc

- Nhập dữ liệu ràng buộc có thể là 1 giá trị, miền giá trị, vùng dữ liệu

Thẻ Input Message: Tùy chỉnh hộp thoại gợi ý nhắc nhở

- Title: tiêu đề hộp thoại thông báo

- Input message: nội dung thông báo

Thẻ Error Alert: Tùy chỉnh hộp thoại báo lỗi

- Style: kiểu hộp thoại

+ Stop: ngừng thao tác + Warnig: Cảnh báo

+ Information: hiện nội dung lỗi nhưng vẫn cho phép tiếp tục thao tác

- Title: tiêu đề

- Error message: nộ dung báo lỗi

VD:

a) Số phiếu phải là số nguyên lớn hơn 0

Chọn vùng cần thiết lập giới hạn -> Data Validation

b) Nhóm xét nghiệm: chỉ được chọn 1 trong các giá trị trong bảng Nhóm Xét Nghiệm B1: Chọn vùng cần thiết lập giới hạn

B2: Vào Data validation

Có thể đặt tên cho vùng trước rồi vào Data Validation chỉ cần điền tên vùng là được không cần quét chọn trực tiếp

c) Xét nghiệm: chỉ được chọn 1 xét nghiệm trong Nhóm xét nghiệm tương ứng

=IF(C5="chat_gay_nghien",$A$20:$A$22,IF(C5="di_ung",$D$20:$D$23,IF(C5="huyet_hoc",$G$20:$G$21,$J$20:$J$22)))

d) Có thể nhập danh sách trực tiếp vào List:

VD: Loại chỉ dc chọn 1 trong 3 là: Loại 1, Loại 2, Loại 3

Ở mục Source nhập: Loại 1, Loại 2, Loại 3

Không phân biệt chuỗi hay số

BÀI 3 CÁC CÔNG CỤ THỐNG KÊ 1.Subtotal ( Thống kê theo nhóm)

B1: Sắp xếp vùng cơ sở dữ liệu (CSDL) theo thứ tự tăng dần Data -> Sort

B2: Quét chọn toàn bộ vùng dũ liệu cần thống kê Data-> Subtotal -> xuất hiện hộp thoại Subtotal

- At each change in: chọn field cần Nhóm

- Use function: chọn hàm cần thống kê

- Add subtotal to: Chọn cột dữ liệu cầu thống kê

- Replace current subtotals: Thay thế các thống kê trước đó ( trường hợp thống kê theo nhiều nhóm

khác nhau ta phải làm subtotal nhiều lần, nhưng từ lần thứ 2 trở đi thì không được chọn Replace)

- Page break between groups: ngắt trang giữa các nhóm

- Summary below data: Tạo ra dòng thống kê dưới mỗi nhóm

2.PivotTable ( Thống kê tùy chọn)

B1: Chọn vùng dữ liệu cần thống kê

Vào menu Insert -> Pivot Table

B2: Trong hộp thoại Pivot Table

- Select a table or range : lấy dữ liệu từ bảng hoặc vùng

- Use a external data source: lấy từ nguồn dữ liệu khác

- New Worksheet : Thống kê qua sheet mới

->OK

B3: Sang sheet mới xuất hiện hộp thoại PivotTable Field List

- Report Filter: nơi chứa điều kiện loc

- Column Labels: tiêu đề các Field muốn hiển thị theo cột

- Row Labels: tiêu đề các Field muốn hiển thị theo hàng

- Value: Chọn field muốn lấy giá trị thống kê

Tiến hành kéo thả các field dữ liệu vào các vùng tương ứng bên dưới để có được bảng thống

kê theo ý muốn