Thực trạng và giải pháp nhằm tiết kiệm chi phí điện thoại cố định tại trường trung cấp kinh tế bình dương đào minh dinh

Trong quá trình công tác tại Trường trung cấp Kinh tế Bình Dương, nói riêng và các cơ quan hành chính sự nghiệp nói chung là những đơn vị sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước cấp.. - Tiết

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Ngày nay, cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin đã tác động lớn đến công cuộc phát triển đất nước trên nhiều lĩnh vực như kinh tế, văn hóa xã hội đã đem lại hiệu quả to lớn

Hiện nay các nước trên thế giới đã sử dụng Công nghệ thông tin và có những đầu tư lớn cho công cuộc phát triển kinh tế xã hội, đổi mới nâng cao dân trí về công nghệ thông tin và đào tạo nguồn nhân lực để có chất lượng cao Đảng và Nhà nước đã xác định rõ ý nghĩa và tầm quan trọng của Công nghệ Thông tin, yêu cầu đẩy mạnh của ứng dụng Công nghệ Thông tin, một cách phổ biến và sáng tạo, tiết kiệm chống lãng phí nắm vững tri thức khoa học công nghệ để đem lại tiết kiệm có hiệu quả một cách to lớn

Trong quá trình công tác tại Trường trung cấp Kinh tế Bình Dương, nói riêng và các cơ quan hành chính sự nghiệp nói chung là những đơn vị sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước cấp Nhà trường hoạt động sử dụng ngân sách theo đúng quy định của sở tài chính theo loại, khoản, hạng, mục Không dừng

ở đó bộ phận kế toán đã cụ thể hóa một số nội dung vào “Quy chế chỉ tiêu nội bộ” để tiết kiệm chi phí

- Từ lí do trên, tôi xin trình bày “Thực trạng và giải pháp nhằm tiết kiệm chi phí điện thoại cố định tại Trường Trung cấp Kinh tế Bình Dương”

2 Mục đích và phạm vi nghiên cứu.

2.1 Mục đích

- Khi sử dụng tổng đài điện thoại, nhà trường sẽ tiết kiệm chi phí tiền

thuê bao điện thoại cố định với khoản 22.000 đồng/ thuê bao/tháng

- Mang lại hiệu quả cao trong công việc cũng như trong việc quản lý các thuê bao gọi đường dài

2.2 Phạm vi nghiên cứu.

- Đề tài này tập trung nghiên cứu phương pháp sử dụng tổng đài điện thoại

- Tiết kiệm chi phí điện thoại của Trường trung cấp Kinh tế Bình Dương mang lại hiệu quả sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước

3 Đối tượng nghiên cứu.

- Đề tài sáng kiến kinh nghiệm nghiên cứu phương pháp sử dụng tổng đài điện thoại

- Trang bị hệ thống điện thoại được sử dụng tại Trường Trung cấp Kinh

tế Bình Dương theo hướng tiếp cận công nghệ thông tin hiện đại tiên tiến phù hợp với yêu cầu của quản lý tài chính

4 Nhiệm vụ

- Đề tài này đi sâu làm rõ cách thức sử dụng điện thoại cố định theo hướng tiết kiệm chi phí Những kinh nghiệm trong thực tế của bản thân tôi rút

ra sáng kiến kinh nghiệm để đưa ra ý kiến trang bị hệ thống điện thoại cố định trong đơn vị

- Rút ra bài học kinh nghiệm trong việc sử dụng điện thoại thuê bao cố định tại Trường Trung cấp kinh tế Bình Dương

5 Phương pháp nghiên cứu.

- Trong đề tài này, tôi sử dụng tổng đài điện thoại (Panasonic KX-TES824 - 6 trung kế 24 máy lẻ) và kết hợp với diễn giải mô hình để cụ thể hoá của việc lắp đặt và sử dụng tổng đài điện thoại tại Trường trung cấp Kinh

tế Bình Dương

- Phương pháp quan sát, điều tra cơ bản và thiết kế

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn.

- Đề tài này đóng góp cho nguồn tư liệu của việc trang bị và sử dụng cơ

sở vật chất tại đơn vị Trường Trung cấp kinh tế Bình Dương

- Góp phần sử dụng và quản lý tiền vốn ngày càng có hiệu quả hơn trên

cơ sở tiết kiệm chi phí

Phần I

CƠ SỞ LÝ LUẬN

Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào dạy học và công tác quản lý là công việc khó khăn lâu dài, đòi hỏi rất nhiều điều kiện về cơ sở vật chất tài chính và năng lực của cán bộ, công nhân viên và giáo viên Mặt khác, nó mang lại hiệu quả cao cho việc tiết kiệm chi phí trong quá trình quản lý tài chính Do đó, để việc đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin trong dạy học và công tác quản lý nhất là quản lý tài chính trong đơn vị là việc rất cần thiết

Trong quá trình sử dụng tiền vốn vào việc mua sắm Tài sản trang thiết bị

cơ sở vật chất của đơn vị Nó đòi hỏi nhà quản lý suy nghĩ, cân nhắc việc sử dụng tiền vốn một cách có hiệu quả nhằm không ngừng năng cao hiệu quả quản lý trong đó phải kể đến quản lý tài chính

- Là một nhận viên của đơn vị, tôi có suy nghĩ để cải tiến việc sử dụng

hệ thống điện thoại hiệu quả hơn nhằm tiết kiệm chi phí

- Từ khi cơ quan tài chính sử dụng phương pháp quản lý giao quyền chủ động tài chính cho các đơn vị cơ sở sự nghiệp có thu, phần kinh phí được cấp của ngân sách Nhà nước trong thời gian gần nhất định (tháng, quý, năm) thì chỉ được sử dụng trong khoản kinh phí Nếu tiết kiệm chi phí trong hoạt động đào tạo của Trường thì đơn vị có thể chi hỗ trợ thu nhập tăng thêm cho cán bộ công nhân viên giáo viên trên cơ sở tiết kiệm chi Mặt khác, nhà trường đã thực hiện tốt những qui định về tài chính

- Vậy đổi mới phương pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong quản

lý nhất là sử dụng để thiết kế, trang bị cơ sở vật chất hiện nay là rất cần thiết, việc vận dụng các phương tiện hiện nay trong ứng dụng là một yếu tố trong đổi mới phương thức sử dụng Ngày nay phương tiện phục vụ cho việc quản

lý máy vi tính, điện thoại,… Trong đó, điện thoại là một phương tiện được sử dụng thông tin qua lại để liên hệ công việc thuận tiện

- Để sử dụng điện thoại có hiệu quả giảm chi phí đòi hỏi người sử dụng hoặc trang bị điện thoại phải có một số hiểu biết cơ bản về hệ thống trang bị

và sử dụng điện thoại trong đơn vị

- Do đó việc sử dụng tiền vốn trong hoạt động của đơn vị luôn được người lãnh đạo, người quản lý quan tâm Vấn đề này được nhà nước, Đảng nhất là Bộ Tài chính luôn kêu gọi thực hiện tiết kiệm, sử dụng tiền vốn mang lại hiệu quả nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng tiền vốn, hiệu quả quản

lý tài chính trong đơn vị

- Hiện tôi đang công tác bộ phận quản trị tại Trường Trung cấp Kinh tế Bình Dương, tôi nhận thấy việc chi phí chi cho sử dụng điện thoại với một khoản chi khá lớn Trong đề tài này, tôi không có điều kiện thời gian để trình

bày hệ thống điện thoại mà chủ yếu trình bày “Thực trạng và giải pháp nhằm tiết kiệm chi phí điện thoại cố định tại Trường Trung cấp Kinh tế Bình Dương”.

Phần II THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

1 Thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng điện thoại cố định tại Trường Trung cấp Kinh tế Bình Dương.

1.1 Vài nét về Trường Trung cấp Kinh tế Bình Dương.

- Trường Trung cấp Kinh tế Bình Dương tiền thân là trường Sơ cấp Tài chính Sông Bé được thành lập vào năm 1977, trực thuộc Sở Tài chính Sông

Bé Trường tồn tại và phát triển đến nay trên 38 năm

- Trường Trung cấp Kinh tế là cơ sở giáo dục và đạo tạo trung cấp chuyên nghiệp Trường có nhiệm vụ và chức năng đào tạo theo quy định của

Bộ giáo dục - Đào tạo Trường đào tạo cán bộ tài chính cho tỉnh và các tỉnh lân cận

- Trường liên kết đào tạo với trường Đại học Kinh tế thành phố Hồ Chí Minh, phối hợp đào tạo liên thông từ trung cấp lên Đại học với trường Đại học Sài Gòn Ngoài ra, trường còn đào tạo các lớp ngắn hạn,…

- Về cơ sở vật chất, hiện trường có 13 phòng học trong đó 8 phòng học mới đủ chuẩn, 5 phòng học cũ không đủ chuẩn Các phòng học đều trang bị đầy đủ trang thiết bị giảng dạy như bảng phấn, máy vi tính, máy chiếu projector, âm thanh

- Hầu hết, học sinh vào học tại trường là xét tuyển thuộc các đối tượng tốt nghiệp trung học phổ thông, trung học cơ sở

- Hiện nay vấn đề đổi mới phương pháp quản lý kinh tế trong công nghệ thông tin đang được các cấp, các ngành kinh tế quan tâm Đặc biệt trong

xu thế hội nhập mở cửa giao lưu với thế giới vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế là công việc nặng nề đối với các nhà quản lý kinh tế Trong đó, tôi xin đề cập đến nội dung, phương pháp sử dụng tổng đài điện thoại và tiết kiệm chi

1.2 Thực trạng về sử dụng điện thoại tại Trường Trung cấp Kinh tế Bình Dương.

- Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý tài chính là một bài toán khó với người làm công tác quản lý

- Hiện nay, tôi nhận thấy việc sử dụng điện thoại của trường với một khoản chi phí khá lớn Trong đề tài này, tôi trình bày một vài kinh nghiệm sáng kiến việc sử dụng hệ thống tổng đài điện thoại mà chủ yếu trình bài

“Thực trạng và giải pháp nhằm tiết kiệm chi phí điện thoại cố định tại

Trường Trung cấp Kinh tế Bình Dương” Trong đó, tôi xin đề cập đến nội

dung phương pháp sử dụng tổng đài điện thoại và tiết kiệm chi phí

- Tôi nhận thấy rằng chi phí sử dụng điện thoại với mức hàng tháng tương đối lớn Theo quy chế chỉ tiêu nội bộ ước tính năm học 2013 - 2014

SỐ THUÊ BAO ĐANG SỬ DỤNG TẠI TRƯỜNG

THUÊ BAO

Theo định mức:

Định mức sử dụng điện thoại cho công việc: Điện thoại cố định tháng: phòng bảo vệ 50.000 đ/tháng, Các Phòng, Khoa, Ban Giám hiệu 100.00đ/tháng

Theo cước phí thuê bao hàng tháng 22.000 đồng/tháng/ thuê bao giá hiện hành

Vậy với tổng số tiền chi trả tiền thuê bao là;

Ta có một bài toán nhỏ:

14 thuê bao x 22.000 đồng/tháng = 308.000 đồng/tháng

Vậy một năm chi trả cho tiền thuê bao là:

308.000 đồng/tháng x 12 tháng = 3.696.000đồng /năm

Mức chi hàng năm cho tiền thê bao với số lượng thuê bao quá nhiều

Giải pháp lắp đặt tổng đài điện thoại Panasonic KX-TES824 – 6 chỉ sử dụng 02 đến 03 số thuê bao là đủ

Ví dụ:

03 thuê bao x 22.000 đồng/tháng = 66.000 đồng/tháng

Vậy một năm chi trả cho tiền thuê bao là:

66.000 đồng/tháng x 12 tháng = 792.000đồng /năm

Kết quả tiết kiệm được khi sử dụng tổng đài điện thoại là:

Số tiền chi trả thuê bao hàng năm khi chưa sử dụng tổng đài điện thoại là: 3.696.000đồng /năm

Số tiền chi trả thuê bao hàng năm khi đã sử dụng tổng đài điện thoại là: 792.000đồng /năm

Số tiền sau khi sử dụng tổng đài điện thoại ta tiết kiệm chi phí cho thuê bao là:

3.696.000đồng /năm - 792.000đồng /năm = 2.904.000 số tiền tiết kiệm chi được

2 Một số thuận lợi và khó khăn khi thực hiện.

2.1 Thuận lợi.

- Mô hình điện thoại đang sử dụng tại Trường Trung cấp Kinh tế Bình Dương về tất cả các phòng ban đang sử dụng điện thoại cố định, mỗi phòng

ban hiện đang trang bị một máy điện thoại cố Tận dụng lại các máy bàn đang

sử dụng để làm máy lẻ không cần phải trang bị thêm máy mới

- Tiện lợi tiết kiệm chi phí thuê bao, dể sử dụng, điện thoại nội bộ không mất phí

- Phương pháp triển khai đơn giản lắp ráp và cài đặt sử dụng thuận lợi cho công tác quản lý về cuộc gọi và chi phí sử dụng điện thoại của các phòng ban và cán bộ công nhân viên giáo viên trong trường

- Điện thoại nội mạng không tính cước phí Thuận lợi cho công việc không mất thời gian phải đến từng phòng ban trao đổi công việc trực tiếp chỉ trao đổi trên điện thoại

2.2 Khó khăn.

- Chi phí mua mới một tổng đài điện thoại trị giá khoản: 5.375.000 đồng/cái

- Hiện nhà trường chưa từng được sử dụng Tổng đài điện thoại

- Thời gian lắp đặt dây điện thoại với các phòng ban mới

3 Các biện pháp tiến hành để giải quyết vấn đề.

3.1 Mô hình tổng đài điện thoại

- Lắp đặt: 01 Tổng đài Panasonic KX-TES824 - 6 trung kế và 24 máy lẻ tại phòng kỹ thuật

- Dùng lại 02 đến 03 số thuê bao cũ để sử dụng cho Tổng đài điện thoại đầu vào

- Tổng đài sử dụng được 24 máy lẻ cho các phòng ban

- Thiết lập phòng ban 01 mã sử dụng

- Thiết lập cho cán bộ, giáo viên 01 mã riêng để quản lý người sử dụng, quản lý cuộc gọi

3.2 Sơ đồ tổng đài điện thoại

Hiệu Trưởng

(máy 01)

TỔNG ĐÀI ĐIỆN THOẠI

Phó Hiệu Trường (máy 02)

Văn phòng K.TCKT (máy 13) Cổng thuê bao vào (02)

Khoa Cơ sở + VHPT(máy 14) Cổng thuê bao vào (03)

VP khoa CS+ VHPT (máy 15) Phòng Kỹ thuật (máy 03) Khoa DL&KS (máy 16) Bảo vệ cổng trước (máy 04)

VP Khoa DL&KS (máy 17) Bảo vệ cổng sau (máy 05)

Phòng KT & KĐCL (máy 20) Phòng Kế toán (máy 08)

Văn phòng đoàn (Máy 22) Y tế học đường (máy 10)

(máy 23) (máy 24) Thư viện (máy 11)

- Tình hình thực tế khi sử dụng tổng đài điện thoại:

- Tổng đài điện thoại này được thiết lập theo yêu cầu của người sử dụng

Ví dụ: Hiện tổng đài điện thoại sử dụng 3 thuê bao đầu vào.

- Lập trình tổng đài điện thoại sử dụng được 24 máy lẻ; cách làm khá đơn giản Mở mã bảo vệ rồi thiết lập lại rất đơn giản

- Cách thiết lập; Tất cả các máy lẻ điện thoại nói chuyện liên lạc với nhau hoàn toàn không tốn phí cước gọi như Hiệu Trưởng trao đổi với phòng Tổ chức hành chính chỉ cần; bấm số 07 là liên hệ được phòng tổ chức hành chính trong thời gian trao đổi hoàn toàn độc lập không máy lẻ nào có thể nghe được, không tốn phí điện thoại rất tiện lợi cho việc trao đổi với nhau

- Thiết lập được lời chào khi có người điện thoại tới cơ quan

Ví dụ: Lời chào “Đây là Trường Trung cấp Kinh tế Bình Dương xin trân

trọng kính chào” Quý khách liên hệ phòng ban nào xin vui lòng bấm số theo hướng dẫn 01 Ban Giám hiệu, 18 phòng Đào tạo,…” Tùy theo mô hình chúng ta có thể thiết lập một lời chào khác

- Thiết lập tạo cho tất cả các Cán bộ công nhân viên, giáo viên 01 mã sử dụng riêng cho từng cá nhân Mã sử dụng này có thể sử dụng trên tất cả các máy lẻ

Ví dụ: Giáo viên không nhất thiết về khoa mình mới điện thoại mà cũng có

thể vào các phòng khoa khác điện thoại vẫn được

- Lãnh đạo xem được chi tiết nhật ký cuộc gọi và cước phí sử dụng của từng mã sử dụng của cá nhân và phòng ban

- Tiện lợi cho việc trao đổi với nhau giữa các khoa và phòng ban mà không cần phải gặp trực tiếp

Ví dụ; thiết lập tất cả các cán bộ công nhân giáo viên khi sử dụng điện thoại

ngoài mạng thì 20 phút là hết thời gian cuộc gọi, phải gọi lại

- Riêng Ban Giám Hiệu, các Trưởng phó phòng ban thì không hạn chế cước gọi ngoài mạng

- Mục đích để quản lý người sử dụng tiết kiệm hơn để mang lại lợi ích cho kinh tế của trường

- Thiết lập 01 lúc có thể nhận được nhiều cuộc gọi tới và cuộc gọi đi

- Có khả năng chặn các cuộc gọi không mong muốn: huyện, di động, liên tỉnh, quốc tế cho một số mã sử dụng

VD: Mã số của giáo viên A chỉ được điện thoại trong nước không điện được điện thoại quốc tế

- Chuyển cuộc gọi cho người khác mà bạn không phải di chuyển khỏi bàn làm việc

VD: Khi co khách liên hệ phòng Tổ chức hành chính nhưng không phải là phòng tổ chức mà muốn gặp là phòng đào tạo thì phòng tổ chức bấm chuyển sang phòng đào tạo rất tiện lợi và đơn giản

4 Hiệu quả đạt được

- Qua quá trình vận dụng thiết bị tổng đài điện thoại đã nêu trên, tôi nhận

thấy tiết kiệm được một khoản chi phí tương đối khá lớn

- Thao tác sử dụng rất đơn giản Tất cả các cán bộ, giáo viên, đều sử dụng thành thạo

- Sau đây, tôi xin trình bày chi tiết và mức chi cho tường máy điện thoại thuê bao, cụ thể là;

- Quản lý được người sử dụng điện thoại một cách khá tốt để mang lại hiệu quả kinh tế cao Cũng như trong qui chê chỉ tiêu nội bộ năm học 2014-2015

điện thoại của bảo vệ định mức là 50.000 đồng Ban giám hiệu và các phòng ban 100.000 đồng Sau khi sử dụng tổng đài điện thoại thì việc coi định mức

đủ thiếu, thừa là một công việc đơn giãn không còn phải bân phân như trước đây khi chưa sử dụng tổng đài điện thoại Ban giám hiệu chỉ nhập mã và mở nhật ký của các phòng ban thì biết kết quả của từng phòng ban và từng can bộ công nhân viên sử dụng điện thoại trong tháng là bao nhiêu

- Quản lý chi phí: Dùng mã số người dùng để quản lý chi tiết cuộc gọi của từng các nhân thông qua đó tính toán mức độ chi phí, có thể cài đặt phần mềm tính cước hoặc máy in để quản lý phí điện thoại của cơ quan gọi ngoài mạng

Phần III KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ

1 Kết luận

- Việc tiết kiệm chi phí trong việc sử dụng điện thoại góp phần vào việc

sử dụng kinh phí hoạt động một cách có hiệu quả vào hoạt động của trường

Do đó, để đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý tài chính

có hiệu quả cần có sự quan tâm của lãnh đạo Nhà trường

- Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc trang thiết bị cơ sở vật chất khoa học hợp lý sẽ tiết kiệm chi phí mang lại hiệu quả sử dụng cao Đó là thuận tiện và nhanh chống Do đó, để đẩy mạnh việc ứng dụng và phát triển công nghệ trong giảng dạy cũng như trong sử dụng tiền vốn một cách hiệu quả, cần có sử quan tâm đầu tư cơ sở vật chất của nhà trường Đặt biệt, là cơ

sở nỗ lực học hỏi, rút kinh nghiệm của mỗi người làm công tác quản lý nhất là quản lý tài chính

- Tôi viết đề tài này nhằm mục đích chia sẽ với đồng nghiệp và nhà trường những kinh nghiệm mà tôi tích lũy trong quá nghiên cứu

- Đề tài thể hiện ý tưởng mới, mong muốn tận dụng công nghệ thông tin vào trong việc quản lý và sử dụng điện thoại cố định các thiết bị Tổng đài Panasonic KX-TES824 - 6 trung kế và 24 máy lẻ, mang lại hiệu quả cao ít tốn kém chi phí

- Sáng kiến kinh nghiệm góp một phần vào việc quản lý tài chính ở đơn vị giúp cho lãnh đạo có nhiều thời gian và biện pháp nghiên cứu các vấn đề chuyên môn khác

- Có thể áp dụng cho tất cả các cơ quan hành chính sự nghiệp và doanh nghiệp để mang lại hiệu quả kinh tế tốt hơn