quản trị trong quá trình triển khai dự án

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG KHOA KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ CHƯƠNG 3: QUẢN TRỊ TRONG QUÁ TRÌNH TRIỂN KHAI DỰ ÁN TS Nguyễn Thị Việt Hoa 12/11/2014 12:01 PM Chu trình Lập kế hoạch (planning) 12/11/2014 12:01 PM Giám sát (monitoring) Kiểm soát (controlling) Nội dung • 1. Giám sát dự án (Project monitoring) • 2. Kiểm soát dự án (Project control) • 3. Một số nội dung quản trị khác trình thực dự án 12/11/2014 12:01 PM 1.1. Khái niệm giám sát dự án • Giám sát dự án việc thu thập, ghi chép và lập báo cáo về thông tin liên quan đến tất cả khía cạnh dự án trình thực dự án. Đây thông tin mà cán bộ quản lý dự án và người khác doanh nghiệp muốn biết. 12/11/2014 12:01 PM 1.2. Vai trò giám sát trình thực dự án Chi phí Thời gian Chất lượng (Tiến độ) (Performance) 12/11/2014 12:01 PM 1.3. Qui trình giám sát dự án Xác định yếu tố cần GS 12/11/2014 12:01 PM Xây dựng tiêu chí đánh giá, qui trình thu thập liệu Thu thập liệu Viết báo cáo Xác định yếu tố quan cần đánh giá, giám sát • Dựa vào Kế hoạch dự án (thời gian, chi phí, nguồn lực, tiêu chuẩn kỹ thuật, …) • Thực tế dự án: Thay đổi về thái độ khách hàng dự án, tâm lý nhóm dự án,… 12/11/2014 12:01 PM Mẫu Kế hoạch hành động Công việc 1.0. Xác định yêu cầu phiên 1.1.Yêu cầu Module 1.2. Yêu cầu Module 2.0. Thiết kế phiên 2.1. Thiết kế M1 2.2. Thiết kế M2 3.0. Phát triển phiên 3.1. Nâng cấp modules lõi 3.1.1. Nâng cấp M1 3.1.2. Nâng cấp M2 3.2. Xây dựng phiên 3.2.1. Phiên M1 3.2.2. Phiên M2 3.3. Kiểm tra thành phần 3.3.1. Kiểm tra và xác nhận M1 3.3.2. Kiểm tra và xác nhận M2 4.0. Tích hợp và PM kiểm tra phiên 12/11/2014 12:01 Người chịu trách nhiệm Thời gian thực Công việc trước đó Nguồn lực Xác định tiêu chí đánh giá, tiêu chuẩn và qui trình thu thập dữ liệu • Tiêu chí đánh giá và qui trình thu thập dữ liệu: thường sử dụng cho cả vòng đời dự án • Tiêu chuẩn (standard) đánh giá thường không cố định suốt vòng đời dự án (thay đổi thay đổi về lực, công nghệ doanh nghiệp, yêu cầu khách hàng hay thay đổi về sách, …) • Qui trình và nguồn thu thập dữ liệu: Dữ liệu kế toán, dữ liệu hoạt động, dữ liệu thử nghiệm kỹ thuật, phản ứng khách hàng, thay đổi về̀ đặc ơnh sản phẩm, … 12/11/2014 12:01 PM Các hình thức thu thập thông tin • • • • Đếm số lần xuất Ghi chép số liệu ban đầu Cho điểm xếp hạng chủ quan Chỉ số (Indicator): Hiệu làm việc nhóm? Chất lượng truyền thông dự án? • Chỉ tiêu định ơnh: Chất lượng hợp tác thành viên nhóm, tinh thần làm việc nhóm, khả tương tác với khách hàng, … 12/11/2014 12:01 PM Bài tập trang 467 12/11/2014 12:01 PM Bài nhà buổi 12 • Bài trang 467 13 trang 468 12/11/2014 12:01 PM 2. Kiểm soát dự án (Project control) • Khái niệm: Kiểm soát dự án hoạt động nhằm giảm sự khác biệt kế hoạch và thực tế. • Quy trình: Báo cáo về việc thực dự án, so sánh xem việc thực dự án có khác so với kế hoạch không từ đó phát vấn đề cần kiểm soát, Ơm hiểu nguyên nhân có sự khác biệt, đề xuất giải pháp điều chỉnh cần thiết. • Cần cân nhắc: Kiểm soát gì? Đo lường thế nào? Khác biệt đến mức độ cần điều chỉnh? Điều chỉnh thế nào? 12/11/2014 12:01 PM Mục tiêu kiểm soát • Đảm bảo đạt kết mong muốn thông qua việc điều chỉnh hoạt động • Quản lý tài sản doanh nghiệp: – Tài sản hữu hình: quản lý việc sử dụng tài sản (sử dụng, bảo trì, bảo dưỡng, thay thê, ḱ iểm kê) – Nguồn nhân lực – Nguồn tài chính: kiểm soát tài sản có, kiểm soát ngân sách dự án và kiểm soát việc đầu tư vốn. Thường sử dụng kỹ thuật phân ơch và kiểm toán hoạt động thông thường. 12/11/2014 12:01 PM Các loại qui trình kiểm soát • Kiểm soát tự động • Kiểm soát có hay không • Hậu kiểm 12/11/2014 12:01 PM Kiểm soát tự động Đầu vào Qui trình Đầu Cảm ứng Điều chỉnh và định So sánh Tiêu chuẩn 12/11/2014 12:01 PM Kiểm soát có hay không • Đây loại qui trình kiểm soát để thử xem số điều kiện liệu có đáp ứng không 12/11/2014 12:01 PM Hậu kiểm • Mục đích: Cải Ɵến công tác quản trị dự án tương lai. • Nội dung: – Mục tiêu dự án – Cột mốc, điểm cần kiểm tra và ngân sách – Báo cáo cuối và kết dự án – Đề xuất để cải Ɵến qui trình và kết 12/11/2014 12:01 PM Các công cụ kiểm soát dự án • • • • Đường xu hướng dự án Các số quan trọng (critical ratios) Biểu đồ kiểm soát So sánh với chuẩn (benchmarking) 12/11/2014 12:01 PM Đường xu hướng 12/11/2014 12:01 PM Các số quan trọng (critical ratios) CR = (AP/SP) * (BC/AC) – CR: Critical Ratio – AP: Actual Progress – SP: Scheduled Progress – BC: Budgeted Cost (EV) – AC: Actual Cost • Cách sử dụng CR • Hạn chế CR 12/11/2014 12:01 PM Ví dụ • Một gói công việc dự kiến hoàn thành 10 ngày liên tục với tổng chi phí 5000 USD. • Thực tế đã Ɵến hành gói công việc ngày, đã hoàn thành 60% công việc với chi phí 2500 USD • Câu hỏi: CR? 12/11/2014 12:01 PM Bài tập (bài trang 507) Hoạt động Công việc hoàn thành KH Công việc hoàn thành theo TT A ngày ngày 60 40 1.5 B ngày ngày 50 50 1.5 C ngày ngày 30 20 D ngày ngày 20 30 0.67 E ngày ngày 25 25 0.5 12/11/2014 12:01 PM Chi phí Chi phí theo KH thực tế CR Bài tập trang 595 • Sử dụng thông tin bảng bên, xác định xem hoạt động Ɵến độ, hoạt động nhanh hay chậm so với Ɵến độ. 12/11/2014 12:01 PM Hoạt động Chi phí Chi phí theo kế thực tế hoạch CR A 60 40 1.0 B 25 50 0.5 C 45 30 1.5 D 20 20 1.5 E 50 50 0.67 Ngưỡng kiểm soát CR • • • • • Không cần kiểm soát Xem xét kỹ, cần kỹ sư dự án kiểm tra Kiểm tra có thời gian Cần kiểm tra Cần thông báo cho quản lý công ty 12/11/2014 12:01 PM 3. Một số nội dung quản trị khác trình thực dự án • Tự đọc sách: A Guide to the project management body of knowledge, Project Management Institute (2008). 12/11/2014 12:01 PM [...]... cho toàn bộ dự án theo tiến độ hiện tại) 12/11/2014 12:01 PM Bài tập 8 trang 467 12/11/2014 12:01 PM Bài về nhà buổi 12 • Bài 9 trang 467 và bài 13 trang 468 12/11/2014 12:01 PM 2 Kiểm soát dự án (Project control) • Khái niệm: Kiểm soát dự án là hoạt động nhằm giảm sự khác biệt giữa kế hoạch và thực tế • Quy trình: Báo cáo về việc thực hiện dự án, so sánh xem việc thực hiện dự án có khác so... 12:01 PM Kiểm soát tự động Đầu vào Qui trình Đầu ra Cảm ứng Điều chỉnh và ra quyết định So sánh Tiêu chuẩn 12/11/2014 12:01 PM Kiểm soát có hay không • Đây là loại qui trình kiểm soát để thử xem một số điều kiện liệu có được đáp ứng không 12/11/2014 12:01 PM Hậu kiểm • Mục đích: Cải Ɵến công tác quản trị của các dự án trong tương lai • Nội dung: – Mục tiêu dự án – Cột mốc, điểm cần kiểm tra và... hoạt động • Quản lý tài sản của doanh nghiệp: – Tài sản hữu hình: quản lý việc sử dụng tài sản (sử dụng, bảo trì, bảo dưỡng, thay thê, kiểm kê) ́ – Nguồn nhân lực – Nguồn tài chính: kiểm soát tài sản hiện có, kiểm soát ngân sách dự án và kiểm soát việc đầu tư vốn Thường sử dụng các kỹ thuật phân ơch và kiểm toán như đối với các hoạt động thông thường 12/11/2014 12:01 PM Các loại qui trình kiểm... báo xu hướng trong tương lai • Cập nhật kế hoạch, bảng, biểu đồ, sơ đồ theo thời gian • Phân ơch dữ liệu: đưa ra các khuyến nghị cho cán bộ kiểm soát dự án, cho các đối tượng khác • Các loại báo cáo: – Báo cáo hiện trạng dự án, báo cáo Ɵến độ/chi phí, báo cáo thay đổi,… – Báo cáo thường xuyên, Báo cáo đặc biệt, Phân ơch đặc biệt 12/11/2014 12:01 PM 1.4 Phương pháp phân ơch giá trị thu được... dung: – Mục tiêu dự án – Cột mốc, điểm cần kiểm tra và ngân sách – Báo cáo cuối cùng và các kết quả dự án – Đề xuất để cải Ɵến qui trình và kết quả 12/11/2014 12:01 PM Các công cụ kiểm soát dự án • • • • Đường xu hướng dự án Các chỉ số quan trọng (critical ratios) Biểu đồ kiểm soát So sánh với chuẩn (benchmarking) 12/11/2014 12:01 PM Đường xu hướng 12/11/2014 12:01 PM Các chỉ số quan trọng... (Earned Value Analysis) • Đường cơ sở: Kế hoạch dự án đã được phê duyệt • Một số qui ước về cách ước lượng tỷ lệ % hoàn thành công việc: • • • • Ước lượng 50-50 Ước lượng 0 -100 Sử dụng các yếu tố đầu vào quan trọng Qui tắc theo mức độ thực hiện dự án (theo thời gian hoặc theo chi phí) 12/11/2014 12:01 PM 1.4 Phương pháp phân ơch giá trị thu được (Earned Value Analysis) Thời gian (time)... • Một gói công việc dự kiến hoàn thành trong 10 ngày liên tục với tổng chi phí 5000 USD • Thực tế đã Ɵến hành gói công việc trong 8 ngày, đã hoàn thành 60% công việc với chi phí 2500 USD • Câu hỏi: Phân ơch thời gian thực hiện gói công việc 12/11/2014 12:01 PM Phân ơch chi phí CV = EV – AC CV: Cost Variance - Độ chênh lệch chi phí EV – Earned Value: Giá trị thu được (Budgeted cost of work performed... Một gói công việc dự kiến hoàn thành trong 10 ngày liên tục với tổng chi phí 5000 USD • Thực tế đã Ɵến hành gói công việc trong 8 ngày, đã hoàn thành 60% công việc với chi phí 2500 USD • Câu hỏi: Phân ơch chi phí thực hiện gói công việc 12/11/2014 12:01 PM Phân ơch Ɵến độ SV = EV – PV SV: Scheduled Variance - Độ chênh lệch Ɵến độ EV – Earned Value: Giá trị thu được (Budgeted cost of work performed... Samuel J Mantel 12/11/2014 12:01 PM Các đường tiến độ dự án 12/11/2014 12:01 PM Bài tập • Bài tập 3, 6, 7 trang 467 sách “Project management A managerial approach”, 7th edition, Jack R Meredith and Samuel J Mantel 12/11/2014 12:01 PM Dự kiến chi phí theo thực tế ETC = (BAC – EV)/CPI – ETC: Estimated cost to complete (Chi phí dự kiến từ thời điểm tính toán đến khi hoàn thành công việc theo tiến độ hiện... chênh lệch Ɵến độ SPI = EV/PV SPI: Schedule Performance Index – Chỉ số Ɵến độ thực hiện 12/11/2014 12:01 PM Ví dụ • Một gói công việc dự kiến hoàn thành trong 10 ngày liên tục với tổng chi phí 5000 USD • Thực tế đã Ɵến hành gói công việc trong 8 ngày, đã hoàn thành 60% công việc với chi phí 2500 USD • Câu hỏi: Phân ơch tiến độ thực hiện gói công việc 12/11/2014 12:01 PM Bài tập • Bài 1 và 2