Quản lý kí túc xá sinh viên tại trường Đại học Kinh tế Quốc Dân

Quản lý kí túc xá sinh viên tại trường Đại học Kinh tế Quốc Dân

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài.

Ngày nay, ngành công nghệ thông tin đang phát triển vô cùng mạnh

mẽ Nó đã chứng tỏ được sức mạnh của mình trong mọi lĩnh vực của cuộcsống

Nước ta ngành tin học đã và đang khẳng định vai trò, vị trí lớn củamình trong mọi lĩnh vực kinh tế, xã hội Rất nhiều cơ quan công sở, xí nghiệp,trường học, bệnh viện đã đưa tin học vào ứng dụng Trong đó việc quản lýthông tin là một ứng dụng cần thiết và mang lại nhiều lợi ích Nó giúp cho cáccông ty, xí nghiệp, trường học tiết kiệm được thời gian, tiền bạc, nhân công

và có độ chính xác rất cao

Tại các trường đại học vấn đề quản lý chỗ ở của sinh viên là một trongnhững vấn đề cần thiết và cấp bách Một sinh viên muốn đạt được thành quảcao trong hoc tập phải có một môi trường sống và học tập tốt Thực tế cáctrường đại học việc quản lý chỗ ở hầu hết cũng chỉ quản lý trên giấy tờ,sổ sách

Vì vậy việc áp dụng tin học, đưa máy tính vào trợ giúp quản lý kí túc

xá sinh viên là rất cần thiết, nó giúp cho người quản lý thu hẹp không gian lưutrữ, tránh được thất lạc dữ liệu, xử lý nhanh một khối lượng lớn về thông tin,tra cứu tìm kiếm một cách nhanh chóng với độ chính xác cao, tiết kiệm đượcnhiều thời gian và công sức không chỉ đối với người quản lý mà còn đối với

cả người thân, bạn bè hay chính bản thân sinh viên

Xuất phát từ nhận thức trên, với mong muốn áp dụng công nghệ thôngtin vào quản lý, dựa trên những hoạt động thực tiễn em xin mạnh dạn xây

dựng những bước đầu tiên của phần mềm "Quản lý kí túc xá sinh viên tại trường Đại học Kinh tế Quốc Dân”, với các chức năng lưu trữ, xử lý thông

tin về sinh viên và tình hình trong kí túc

Em xin trân trọng cảm ơn ThS Trịnh Hoài Sơn, giảng viên khoa Tinhọc Kinh tế trường Đại học Kinh tế Quốc Dân người đã tận tình hướng dẫn

em trong quá trình thực hiện để hoàn thành đề án này

2 Mục đích

Đề tài được nghiên cứu với 3 mục đính chính:

* Nghiên cứu tổng quan về trường Đại học Kinh tế Quốc dân và kí túc

xá sinh viên

* Nghiên cứu trên cơ sở lý thuyết việc phát triển hệ thống thông tin quản

lý kí túc xá sinh viên

* Xây dựng hệ thống thông tin quản lý kí túc xá sinh viên

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Quy trình quản lý sinh viên ở kí túc xá mỗi kỳ

- Các vấn đề cần giải quyết trong quá trình quản lý số lượng sinh viêntrong kí túc, tình hình an ninh, tra cứu tìm kiếm sinh viên Từ đó tiến hànhxây dựng cơ sở dữ liệu và khai thác dữ liệu phục vụ công tác quản lý

- Theo dõi và báo cáo tình hình cho ban quản lý kí túc, đáp ứng yêu cầuquản lý của trung tâm dịch vụ trong thời điểm hiện tại và phát triển trongtương lai

4 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp hệ thống, phương pháp tư duy

Phương pháp phân tích, tổng hợp: mục đích để chứng minh từng luậnđiểm của đề tài có tính thuyết phục hơn

Phương pháp tin học hóa bằng công cụ lập trình để giải quyết vấn đề đãđược phân tích và xây dựng giải pháp

CẤU TRÚC CỦA ĐỀ ÁN

Lời nói đầu: Nêu rõ mục đích tại sao chọn đề tài này

Chương I: Tổng quan về trường Đại học Kinh tế Quốc dân và bài toánquản lý kí túc xá sinh viên

 Nhằm giới thiệu tổng quan về trường Đại học Kinh tế Quốc dân

và kí túc xá sinh viên, bao gồm: Quy mô, cơ cấu tổ chức, chứcnăng của từng bộ phận

 Mô tả hoạt động diễn ra trong kí túc xá

 Đưa ra bài toán cần tin học hóa

Chương II: Phân tích, thiết kế phần mềm quản lý kí túc xá sinh viên

 Đưa ra đặc tả yêu cầu của phần mềm

 Thiết kế kiến trúc, thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế giao diện, thiết

kế logic xử lý

 Cơ sở lý luận để có được những thiết kế đó

Kết luận và phương hướng phát triển:

 Tổng kết những gì đề án đã làm được và chưa làm được

 Đưa ra hướng mở của đề án

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

QUỐC DÂN VÀ BÀI TOÁN QUẢN LÝ KÝ TÚC XÁ

1.1 Giới thiệu tổng quan về trường Đại học Kinh tế Quốc Dân và

kí túc xá sinh viên

Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân

Địa chỉ: 207 Đường Giải phóng - Quận Hai Bà Trưng - Hà Nội;

Ngày thành lập: ngày 25 tháng 1 năm 1956;

Website: http:// www.neu.edu.vn;

Chức năng nhiệm vụ:

Đào tạo cán bộ quản lý kinh tế và quản trị kinh doanh bậc đại học vàsau đại học Tư vấn về chính sách vĩ mô cho Đảng và Nhà nước Tư vấn vàtrung tâm chuyển giao công nghệ quản lý kinh tế và quản trị kinh doanh

Hàng năm số lượng tuyển sinh đại học và sau đại học chính quy củatrường vào khoảng hơn 5000 sinh viên trong đó phần lớn là sinh viên ngoạitỉnh nên nhu cầu về nhà ở là rất lớn Như vậy, mỗi năm các cán bộ ký túc phảiquản lý hàng nghìn sinh viên Phương pháp quản lý những sinh viên này đượcthực hiện theo phương pháp thủ công Việc quản lý rất phức tạp và khó khănnên cần được tin học hoá

Hiện tại, trường Đại học Kinh tế Quốc Dân có năm dãy nhà kí túc: Nhà

1, 2, 3, 4, 11 với 330 phòng ở Các nhà được sử dụng cho sinh viên học hệchính quy riêng nhà 2 từ tầng 3 dành cho sinh viên TQ

Với phòng bình thường thì 10người/1phòng và giá là80.000VNĐ/người/tháng Với phòng tum thì có từ 2 đến 3 người ở: 2 ngườithì giá là 180.000 VNĐ/người/tháng, 3 người thì giá là 150.000

VNĐ/người/tháng Nhà 11: 8 người/phòng, giá là 100.000 VNĐ/người/tháng.Riêng phòng dành cho sinh viên Trung Quốc thì không tính giá phòng.

Mỗi phòng đều có công tơ điện và công tơ nước riêng Điện được miễnphí 10 số/người/tháng, nước miễn phí 40m³/tháng Nếu dùng quá thì trả thêm

Trong mỗi toà nhà đều có chi hội trưởng sinh viên do hội sinh viên cử

ra Họ có trách nhiệm đôn đốc nhắc nhở các bạn thực hiện nội quy của ký túc

1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý kí túc xá

Sơ đồ phân nhánh các phòng ban:

Chức năng quản lý của từng bộ phận

• Ban giám đốc: Chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động quản lý kí túc xá

• Nhà ăn, tổ dịch vụ, tổ xe: phục vụ các mặt đời sống sinh viên về ăn uống,vui chơi, giải trí và nơi trông coi xe của sinh viên trong kí túc

• Tổ sửa chữa: bảo trì và sửa chữa các tài sản cố định trong kí túc xá nhưmáy bơm nước và các hỏng hóc xảy ra tại các phòng trong kí túc

• Tổ kế toán: Ghi chép tình hình thu chi và báo cáo tổng kết của trung tâmdịch vụ Chức năng của bảo vệ KTX nhằm đảm bảo trật tự an ninh trong kítúc

• Nhóm vệ sinh: Đảm bảo vệ sinh và mỹ quan trong kí túc

• Giảng đường: Quản lý phòng học và bố trí sắp xếp lịch cho các lớp học

ở phòng học trong kí túc

• Quản lý các nhà 1, 2, 3, 4, 11

- Quản lý sinh viên ở ký túc xá, cập nhật phòng trống

- Thu tiền điện nước của các phòng

- Đôn đốc nhân công vệ sinh môi trường

- Đôn đốc nộp tiền phòng

- Theo dõi và bảo quản tài sản trong nhà quản lý

- Kiểm tra duy trì khách vào ra

- Quản lý, đôn đốc sinh viên thực hiện nội quy

• Quản lý nhà khách

- Quản lý khách ở ngắn ngày trong kí túc là các đối tượng ngườithân của sinh viên hay sinh viên hệ tại chức,…

1.3 Chức năng nghiệp vụ quản lý kí túc xá sinh viên

 Quản lý sinh viên

 Quản lý cơ sở vật chất

 Quản lý nhân viên làm việc tại các nhà

 Quản lý đơn xin vào ký túc

 Quản lý dãy nhà

 Quản lý phòng

 Quản lý tiền phòng và tiền điện, nước

1.4 Bài toán tin học hoá quản lý ký túc xá sinh viên tại trường Kinh tế Quốc Dân

Mô tả hoạt động

- Khi sinh viên có nhu cầu vào ký túc thì phải thực hiện quy trình sau:

 Sinh viên gửi đơn vào ký túc lên phòng giám đốc quản lý ký túc

 Giám đốc xét duyệt và ký đơn, xét nhà cho sinh viên

 Nếu sinh viên được vào trong ở trong kí túc tuỳ vào đối tượng đếnnộp tiền tại phòng tài vụ hoặc phòng kế toán và nhận giấy biên laithu tiền tại phòng đó

 Gửi biên lai thu tiền cùng đơn đã ký cho nhân viên quản lý nhà được xét.

 Nhân viên quản lý nhà xếp phòng cho sinh viên

 Xét đơn xin vào KT nếu KTX còn chỗ trống

 Thu tiền điện nước hàng tháng

 Quản lý an ninh vào ra trong KT:(Quản lý 24/24) bạn bè, ngườithân đến chơi phải xuất trình thẻ hoặc CMT, nhà 1, 2, 3, 4 sinhviên học ngoại ngữ phải xuất trình thẻ

 Kiểm tra các phòng về vệ sinh và tình hình nhân sự

 Khối lượng giấy tờ sử dụng và lưu trữ nhiều

 Thông tin về tình trạng nhà hiện tại của kí túc hay thay đổi thườngxuyên, thực hiện thủ công gây lãng phí giấy tờ

 Thông tin quản lý không đa dạng, khả năng bảo mật thấp

 Việc tra cứu tìm kiếm thông tin gặp nhiều khó khăn và tốn thời gian

 Tốn nhiều thời gian cho việc tổng hợp các báo cáo định kỳ

 Đòi hỏi tốn nhiều nhân lực mà hiệu quả quản lý không cao

Tuy nhiên với cách quản lý đó yêu cầu, đòi hỏi trình độ không cao, cáchquản lý đơn giản

b Mục tiêu

Để khắc phục những nhược điểm trên thì việc ứng dụng tin học vào lĩnhvực quản lý nơi ở của sinh viên tại ký túc xá của trường sẽ cần thiết nhằmmục tiêu:

 Rút ngắn thời gian làm việc bàn giấy và giảm bớt công việc bàn giấy

 Phân phối thông tin về số lượng phòng và thông tin sinh viênnhanh chóng và chính xác

 Cho phép kiểm soát quản lý cao hơn dựa trên việc cung cấp thôngtin chính xác và kịp thời cho báo cáo quản lý, tránh được việcphòng thừa người ở phòng thì thiếu

Yêu cầu của bài toán

 Cập nhật và lưu trữ được số lượng lớn sinh viên ở trong kí túc

 Phục vụ việc tra cứu, tìm kiếm sinh viên nhanh chóng

 Lên được những báo cáo phục vụ quản lý (Báo cáo về tình hìnhvào ra của sinh viên trong kí túc, Bản nhận xét lưu trú, )

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ PHẦN MỀM

KÍ TÚC XÁ SINH VIÊN

2.1 Xác định yêu cầu của phần mềm quản lý kí túc xá sinh viên

2.1.1 Yêu cầu của người sử dụng

Ban Quản lý KTX cần một phần mềm quản lý sinh viên và một số các thông tin liên quan :

 Những sinh viên hiện ở trong KTX

 Những sinh viên vào, ra khỏi ký túc trong kỳ

 Những sinh viên được khen thưởng, bị kỷ luật

 Sinh viên đã nộp tiền nhà hay chưa

 Lưu trữ dữ liệu về sinh viên nội trú trong 10 năm

 Thông tin về nhân viên quản lý tất cả các nhà

2.1.2 Yêu cầu của hệ thống

Với mục đích hỗ trợ đắc lực cho hoạt động kiểm soát được số lượng sinhviên, thông tin sinh viên ở trong phòng của ký túc xá, cho nên hệ thống phảiđảm bảo những yêu cầu sau :

 Hệ thống phải dễ sử dụng, khả năng truy nhập dữ liệu nhanhchóng và chính xác, các thao tác cần đơn giản

 Giao diện người và máy được thiết kế một cách khoa học, thânthiện người sử dụng, có tính thống nhất về phương pháp làm việc,cách trình bày

 Hệ thống giúp có thể cập nhật được toà nhà và số phòng đã sửdụng hết hay chưa sử dụng

 Hệ thống có thể đáp ứng được nhu cầu tìm kiếm đa dạng Cho biếtthông tin về 1 sinh viên bất kỳ, đưa ra được các báo cáo thống kênhanh chóng, dễ dàng và chính xác

 Cung cấp kịp thời các thông tin tổng hợp, báo cáo kết quả chính xác theoyêu cầu.

 Tự động hóa các công việc như tổng hợp, báo cáo, tra cứu, tìm kiếmcác thông tin

 Cho phép in báo cáo

 Báo cáo

2.2 Phân tích HTTT quản lý kí túc xá

2.2.1 Phân tích sơ đồ chức năng của hệ thống

Biểu đồ phân cấp chức năng

Mô tả các chức năng:

♦ Cập nhật thông tin

Cập nhật tòa nhà: cho phép nhập thông tin tòa nhà nào đó

Cập nhật phòng ở trong các tòa nhà: cho phép nhập thông tin phòng bất

kỳ tại tòa nhà nào đó

Cập nhật nhân viên: cho phép nhập thông tin của nhân viên quản lý tạitòa nhà nào đó

Cập nhật khoa: cho phép nhập thông tin khoa bất kỳ

Cập nhật lớp: cho phép nhập thông tin về lớp bất kỳ

Cập nhật khen thưởng kỷ luật: Cho phép nhập mã SV, tên khen thưởng,hình thức

♦Tra cứu, tìm kiếm thông tin :

Tìm kiếm hồ sơ đã đăng kí nhưng chưa được vào kí túc

Tìm kiếm sinh viên theo nhiều phương thức

Tìm kiếm thông tin về chỗ ở trống

Tìm kiếm nhân viên làm việc tại các dãy nhà

♦Báo cáo:

Báo cáo tình hình vào ra ký túc của sinh viên

In ra thông tin về một sinh viên bất kì

Báo cáo về tình hình an ninh trật tự trong kỳ

Đưa ra được bản nhận xét lưu trú về một sinh viên bất kỳ

♦Quản lý đơn vào kí túc:

Cho phép nhập thông tin về hồ sơ, tình trạng nộp tiền của sinh viên, sựthay đổi về tình trạng ở của sinh viên trong kí túc

2.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu

Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD) làm một loại biểu đồ nhằm mục đích diễn

tả một quá trình xử lý thông tin với các yêu cầu :

 Sự diễn tả ở mức lôgic nghĩa là nhằm trả lời cho câu hỏi làm gì ?

mà bỏ qua câu hỏi làm như thế nào?

Chỉ rỏ các các chức năng (con) phải thực hiện để hoàn tất quá trình

Các ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu(DFD)

Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể Tiến trình, kho dữ liệu và dòng thông tin

Nguồn hoặc đíchTên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu

Tiến trình xử lý

Tệp dữ liệu Kho dữ liệu

Một số quy tắc và quy ước liên quan tới DFD

Mỗi luồng dữ liệu phải có 1 tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu

Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhưng luôn luôn đi cùng nhauthi có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất

Xử lý luôn phải được đánh mã số

Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau

Tên cho xử lý phải là một động từ

Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu, luồng vào phải khácluồng ra từ một xử lý

Đối với việc phân rã DFD

Nên chỉ để tối đa 7 xử lý trên 1 trang DFD

Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức phân rã

Tên nguồn

Tên tiến

trình xử

lý

Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD conmức thấp nào đó Luồng ra tới đích của một DFD con phải là luồng ra tới đíchcủa một DFD mức lớn hơn nào đó.

Xử lý không phản rã tiếp thêm gọi là xử lý nguyên thủy Mỗi xử lýnguyên thủy phải có một phích xử lý logic trong từ điển hệ thống

Sơ đồ mức ngữ cảnh

Sơ đồ luồng dữ liệu DFD (mức 0)

Sơ đồ luồng dữ liệu DFD (mức 1)

2.2.3 Phân tích hệ thống về dữ liệu

Chuẩn hóa dữ liệu

Để xây dựng CSDL cần phải thực hiện chuẩn hóa cơ sở dữ liệu.Thông qua bước chuẩn hóa, dữ liệu dư thừa sẽ dần được loại bỏ Thôngqua chuẩn hóa các bảng lớn với nhiều cột dữ liệu sẽ được chia tách thànhnhiều bảng nhỏ Mục đích chính của chuẩn hóa là loại trừ thông tin dưthừa trong các bảng, đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu Quy trình chuẩn hóađược thực hiện qua ba bước

Chuẩn hóa mức 1(1.NF)

Chuẩn hóa mức 1( 1.NF) quy định rằng, trong mỗi danh sách khôngđược phép chứa những thuộc tính lặp, nếu có các thuộc tính lặp thì phảitách các thuộc tính lặp đó ra thành các danh sách con, có một ý nghĩa dướigóc độ quản lý

Gán thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng

và thêm một thuộc tính đinh danh của danh sách gốc

Chuẩn hóa mức 2(2.NF)

Chuẩn hóa mức 2(2.NF) quy định rằng, trong một danh sách mỗi thuộctính phải phục thuộc hàm vào toàn bộ khóa chứ không chỉ phụ thuộc vào 1phần của khóa Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tínhphụ thuộc hàm vào bộ phận của khóa thành một danh sách con mới.

Lấy bộ phận khóa đó làm khóa cho danh sách mới Đặt cho danh sáchmới này một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trongdanh sách

Chuẩn hóa mức 3(3.NF)

Chuẩn hóa mức 3(3.NF) quy định rằng, trong một danh sách khôngđược phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Nếu thuộc tính Z phụthuộc hàm và thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng và

2 danh sách chứa quan hệ Z, Y và danh sách chưa quan hệ Yvới X

Xác định khóa và tên cho mỗi danh sách mới

Trên cơ sở chuẩn hóa dữ liêu 3 mức ta xây dựng được cơ sở dữ liệu của

hệ thống Quản lý nhân sự và tính lương gồm các bảng sau: Bảng bộ phận,Bảng chức vụ, Bảng nhân viên, Bảng chám công, Bảng dữ liệu lương,Bảng các khoản phụ

Xác định các thực thể

Dựa vào các hoạt động cụ thể của hệ thống quản lý ký túc xá Đại họcKinh tế Quốc Dân và dựa vào biểu đồ luồng dữ liệu đã phân tích ở trên tathấy rõ các thực thể (đối tượng cần quan tâm) hệ thống quản lý ký túc xá là :

Trong một hệ thống thông tin cần lựa chọn một số tính chất đặc trưng đểdiễn tả một thực thể, các tính chất này được gọi là thuộc tính của thực thểđược mô tả và đây chính là các loại thông tin cần quản lý: họ tên, địa chỉ,ngày sinh…

Khoá của một quan hệ r trên tập thuộc tính R = {a1,a2,…an} là tập con K

{a1,a2,…an} thoả mãn các tính chất sau: Với bất kỳ hai bộ t1,t2 r đều tồntại thuộc tính AK sao cho t1(a) t2(a) Nói cách khác, không tồn tại hai bộ

mà giá trị bằng nhau trên mọi thuộc tính của K Điều này có thể viết t1(k) t2(k), bất kỳ một tập con thực sự K’ K đều có tính chất đó Tập K là siêu khoácủa quan hệ r nếu là khoá của quan hệ r

Khoá đóng vai trò quan trọng vì nhờ nó mà ta có thể dễ dàng tìm kiếm được bản ghi Phép toán tìm kiếm bản ghi trong file dữ liệu là phép toán quan trọng nhất vì chỉ sau khi tìm kiếm bản ghi đó ta mới có thể xoá bỏ, bổ sung thêm một bản ghi mới vào trước hoặc sau bản ghi mà ta tìm được.