NHỮNG THUẬT NGỮ VIẾT TẮT TRONG TÀI LIỆU

Đề tài này sau khi áp dụng sẽ giảm thời gian tối đa trong việc rà xoát, tính toán sử lý thông tin đối với người tham gia bảo hiểm xã hội trong lực lượng CA tại Tuyên Quang.

MỤC LỤC

Trang

2 Công tác bảo hiểm xã hội tại Công an Tuyên Quang 12

3 Sơ đồ nghiệp vụ thực hiện chế độ đối với người tham gia BHXH.

16

5 Bản khai quá trình tham gia đóng Bảo hiểm xã hội 23

3.2 Cách phát hiện các thành phần của mô hình 40

thực thể liên kết

1.3 Sơ đồ phân cấp chức năng Quản lý bảo hiểm 43

1 Môi trường 70

NHỮNG THUẬT NGỮ VIẾT TẮT

TRONG TÀI LIỆU

Thầy hướng dẫn đề tài - Thạc sỹ Lưu Minh Tuấn, Giảng viên Bộ môn côngnghệ thông tin Trường Đại học Kinh tế Hà Nội, đã hết lòng giúp đỡ, hướng dẫn, chỉdạy tận tình để đề tài thực tập tốt nghiệp của em được hoàn thành.

Các thầy, cô đã tận tâm giảng dạy trong thời gian em học tập tại trường

Lãnh đạo Công an tỉnh Tuyên Quang đã tạo mọi điều kiện giúp tôi hoàn thành

LỜI NÓI ĐẦU

Cùng với sự phát triển của nền Công nghệ thông tin trong những năm gần đây,việc ứng dụng máy tính để quản lý thông tin trong ngành Công an đã phát triển mạnh,vấn đề áp dụng tin học để xử lý thông tin trong công tác nghiệp vụ, quản lý đã trở

thành nhu cầu bức thiết, nhất là trong giai đoạn "Mở cửa" mở cửa giao lưu với cácnước tiên tiến trên thế giới.

Trung tâm tin học thuộc Công an tỉnh Tuyên Quang là một đơn vị được thànhlập với mục đích đưa các ứng dụng, các trang thiết bị tin học vào phục vụ công tácnghiệp vụ, và các công tác quản lý của ngành

Bộ phận quản lý bảo hiểm xã hội là một đơn vị vừa được Trung tâm tin họctrang bị máy tính để thực hiện chính sách xã hội đảm bảo yêu cầu nghiệp vụ bảo hiểm

xã hội cho cán bộ chiến sỹ khi đã có thời gian công tác trong ngành Hiện nay bộ phậnnày có 3 máy tính được thiết lập mạng LAN với Công an tỉnh

Bộ phận quản lý Bảo hiểm xã hội có nhiệm vụ chính là:

1 Rà xoát đối tượng được hưởng chế độ bảo hiểm xã hội (Nam có thời giancông tác từ 30 năm trở lên, Nữ có thời gian công tác từ 25 năm trở lên và có tuổi từ 50)

2 Lập đề xuất đề nghị cho các đối tượng được hưởng chế độ chính sách BHXH

3 Lập tờ khai quá trình tham gia bảo hiểm xã hội

4 Diễn giải thu nhập trong 5 năm cuối

5 Tính tổng thu nhập trong 5 năm cuối

6 Tính bình quân thu nhập trong 5 năm cuối

7 Đối chiếu lại các thông tin và ký nhận

8 Gửi về cơ quan bảo hiểm xã hội Bộ Công an

Ngoài ra, bộ phận này còn có trách nhiệm tính và thanh toán bảo hiểm xã hộicho các đối tượng đột xuất ngừng đóng BHXH nhưng chưa đủ thời gian để đượchưởng chế độ dài hạn: ra khỏi ngành, đột tử, bệnh tật không tham gia đóng bảo hiểm xãhội được

Do yêu cầu khách quan trên sẽ là cơ sở cho việc xây dựng đề tài quản lý Bảohiểm xã hội tại Công an tỉnh Tuyên Quang

Phạm vi đề tài là thực hiện trong Bộ phận quản lý BHXH tại Công an tỉnhTuyên Quang

Hướng phát triển của đề tài: Có thể áp dụng cho các tỉnh khác có mức phân cấptương đương.

Đề tài này sau khi áp dụng sẽ giảm thời gian tối đa trong việc rà xoát, tính toán

sử lý thông tin đối với người tham gia bảo hiểm xã hội trong lực lượng CA tại TuyênQuang

Việc áp dụng đề tài trong thực tế sẽ tránh được những tính toán sai khi thực hiệnbằng thủ công

quản lý, điều hành Nói chung, Quản lý thực chất là Quản lý thông tin nhưng để quản

lý trên máy tính đều phải thể hiện bằng các dữ liệu ghi trên dạng tải nào đó Bởi vậy,khi ta nói Quản lý thông tin tức là nói đến Quản lý dữ liệu

Ở nước ta trong những năm gần đây, thuật ngữ Cơ sở dữ liệu không còn mấy xa

lạ với những người làm Tin học Các ứng dụng tin học vào quản lý đang ngày mộtnhiều hơn Do đó, ngày càng có đông đảo người quan tâm hơn đến thiết kế, xây dựngcác cơ sở dữ liệu Tuy nhiên, hiện vẫn còn ít có những tài liệu phổ biến về Lý thuyết

Cơ sở Dữ liệu một trong những hướng nghiên cứu chỉ phát triển trong những thập niêngần đây, đặc biệt từ khi E.Codd đề xuất ra “Mô hình Dữ liệu Quan hệ” Ngày nay,người dùng máy tính có thể thấy khá nhiều Hệ Quản trị Cơ sở dữ liệu (các DBMS)được các hãng phần mềm lớn trên thế giới phát triển và hình thành thương phẩm trênnền tảng của lý thuyết về Mô hình Quan hệ này Đó là những công cụ tốt cho người lậptrình, để giúp họ xây dựng nên các ứng dụng quản lý đa dạng, Song, Thiết kế cơ sở dữliệu theo mô hình quan hệ lại là một việc khác Ngoài những hiểu biết thấu đáo về bàitoán quản lý thực tế (về những tương quan ý nghĩa, hay các phụ thuộc hàm của những

dữ liệu ban đầu); việc thiết kế còn đòi hỏi Thiết kế viên phải có một kiến thức về cácmức mô hình hóa ( khái niệm, logic, vật lý), các cách tiếp cận để thiết kế cơ sở dữ liệu,các ngôn ngữ mô tả và thao tác dữ liệu, cũng như tối ưu hóa câu hỏi

1 Nội dung đề tài

Nghiên cứu xây dựng hệ thống thống thông tin quản lý Bảo hiểm xã hội trong lựclượng công an tỉnh Tuyên Quang

Phạm vi ứng dụng của đề tài: Quản lý công tác bảo hiểm xã hội đối với nhữngcán bộ, chiến sĩ, công nhân viên công tác tại Công an Tuyên Quang

Cụ thể các chức năng:

- Quản lý những cán bộ chiên sĩ, công nhân viên công an trong Công an tỉnhTuyên Quang tham gia đóng bảo hiểm xã hội

- Thống kê, rà soát những đồng chí đã thực hiện đủ thời gian đóng bảo hiểm xãhội được làm thủ tục hưởng trợ cấp lương hưu

- Tính toán và lập tờ khai bảo hiểm trong đó có diễn giải chi tiết 5 năm cuối.Mục tiêu của đề tài:

Hệ thống thông tin phải cài đặt được trên những máy sẵn có của bộ phận quản lýbảo hiểm tại Công an tỉnh

Hệ thống thuận tiện, thân thiện với người sử dụng

Hệ thống có thể thay thế các công việc hiện đang làm thủ công như vào sổ, tínhtoán tháng năm tham gia đóng bảo hiểm, tính tổng số lương, số lương bình quân thamgia bảo hiểm

2 Đặc điểm của hệ thống

Trong việc quản lý BHXH, hệ thống phải hỗi trợ những chức năng sau:

* Quản lý những người tham gia đóng BHXH, cập nhập, truy cập nhanh chóng,chính xác đến từng người

* Quản lý danh sách những người tham gia BHXH nhằm Rà xoát những đốitượng đến thời gian được hưởng chính sách BHXH

* In quyết định nghỉ việc và hưởng chế độ BHXH

* In tờ khai bảo hiểm xã hội đó phải nêu rõ và tính đươc:

- Thông tin nhân sự tham gia BHXH

- Thông tin về những thân nhân phải trực tiếp nuôi dưỡng

- Thông tin về quá trình công tác và những mức tham gia BHXH theo từng thờigian công tác

- Diễn giải quá trình tham gia BHXH trong thời gian 5 năm cuối của quá trìnhđóng BHXH

- Tinh tổng thu nhập trong 5 năm cuối,

- Tính mức lương thu nhập trung bình trong 5 năm cuối

* Quản trị cơ sở dữ liệu một cách có hiệu quả để giúp những người trong bộ phậnquản lý BHXH dễ dàng theo dõi và giám sát trong quá trình thực hiện rà xoát và in cácquyết định Đối với Ban giám đốc thì trợ giúp kịp thời đưa ra những quyết định, nhữngsách lược nhằm nâng cao chất lượng cán bộ chiến sỹ Việc quản trị cơ sở dữ liệu gồmcác xử lý sau: Sắp xếp dữ liệu; Cập nhập và điều chỉnh dữ liệu; Tổng lược thông tin;Các thao tác tính toán;

3 Chọn hệ thống thông tin để tiến hành đề tài

Qua những yêu cầu hỗ trợ chức năng nêu trên, và đối với một bộ phận Quản lýBHXH có quy mô nhỏ như ở CATQ, tôi thấy chọn "Hệ thông tin quản lý (ManagementInformation System - MIS)" là hoàn toàn phù hợp

4 Các giai đoạn tiến hành xây dựng hệ thống

Hình 1.1.4: Các giai đoạn tiến hành xây dựng hệ thống

Hình 1.2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy

2 Công tác Bảo hiểm xã hội tại công an tỉnh Tuyên Quang

Bảo hiểm xã hội là hoạt động xã hội thực hiện trợ cấp tiền lương hưu và các trợcấp xã hội cho một số đối tượng trong diện chính sách của Đảng và Nhà nước, những

cá nhân trong quá trình tham gia lao động, công tác có đóng bảo hiểm xã hội đến hếttuổi lao động sẽ được hưởng một khoản trợ cấp xã hội đó là lương hưu Cán bộ Công

an Nhân nhân là một đơn vị lực lượng vũ trang, cán bộ ở đây đều tham gia đóng gớpbảo hiểm xã hội trong thời gian công tác và chiến đấu

Bộ phận quản lý Bảo hiểm xã hội trong Công an tỉnh Tuyên Quang là một đơn vịtrực thuộc phòng Tổ chức cán bộ, hiện nay bộ phận này được trang bị 3 máy tính đểthực hiện các công việc nghiệp vụ BHXH đối với các đối tượng đang phục vụ trongtoàn ngành hiện đang công tác tại Tuyên Quang

Hàng năm bộ phận này tiến hành rà soát những cán bộ chiến sỹ, công nhân viênCông an đã tham gia công tác có thời gian theo Nghị định về BHXH, lập danh sách vàcăn cứ vào tình hình thực tiễn của từng đơn vị đề nghị cho cán bộ chiến sỹ, công nhânviên Công an có đủ điều kiện hưởng chế độ chính sách trình lãnh đạo Công an tỉnh phêduyệt Sau khi được phê duyệt cán bộ là công tác Quản lý BHXH tiến hành lập tờ khai

về quá trình tham gia BHXH từ thời gian bắt đầu tham gia BHXH cho đến nay, rồi mô

tả chi tiết quá trình đóng góp BHXH trong 5 năm gần đây, đồng thời cũng tính ra tổng

số thu nhập, và bình quân thu nhập (trên tháng) của cán bộ chiến sỹ, công nhân viêntrong thời gian 5 năm cuối.

Sau khi đã lập xong tờ khai bộ phận này yêu cầu cán bộ chiến sỹ tham gia BHXHkiểm tra lại những thông tin của nhân sự cũng quá trình công tác rồi xác nhận vào bản

tờ khai, tờ khai bảo hiểm xã hội và quyết định nghỉ chờ hưu và hưởng chế độ hưu trí sẽđược gửi về cơ quan bảo hiểm xã hội Bộ Công an Căn cứ vào điều lệ bảo hiểm xã hội

và hồ sơ của người tham gia bảo hiểm xã hội Cơ quan bảo hiểm xã hội Bộ Công antiến hành cấp Quyết định hưởng chế độ hưu trí đồng thời cấp giấy giới thiệu trả lươnghưu về nơi cư trú của người đã tham gia bảo hiểm xã hội

CHƯƠNG II

KHẢO SÁT HỆ THỐNG

I KHẢO SÁT NGHIỆP VỤ BẢO HIỂM XÃ HỘI

1 Sơ đồ nghiệp vụ cấp sổ Bảo hiểm xã hội

Khai cấp sổ bảo hiểm xã hội

Xét duyệt cơ quản Bảo hiểm Bộ Công an

Xét duyệt của lãnh đạo Công an tỉnh

Được

Không duyệt

Người tham gia

đề xuất cơ quan BHXH Bộ Công an cấp sổ cho người tham gia BHXH

2 Sơ đồ nghiệp vụ quản lý sổ

Người thực hiện Quy trình

Khôngduyệt

3 Sơ đồ nghiệp vụ thực hiện chế độ đối với người tham gia BHXH

Ghi thông tin nhân

sự về người tham gia BHXH vào sổ

Thêm thông tin vào

II MẪU BIỂU TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ BHXH

1 Biểu mẫu tờ khai cấp sổ BHXH

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

-& -TỜ KHAI CẤP BẢO HIỂM XÃ HỘI. Họ và tên: ……… Nam / nữ Ngày tháng năm sinh: ……/…… /………

Nơi sinh:………

Số sổ BHXH: (Cơ quan bảo hiểm xã hội ghi) Dân tộc:……… Quốc tịch:……… ………

Chức danh, nghề nghiệp, cấp bậc, chức vụ: ………

Đơn vị công tác: ………

Trú quán : (Nơi đăng ký NKTT)………

CM thư số:………Nơi cấp:………

Ngày ………… tháng………năm………

I QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC CÓ ĐÓNG BẢO HIỂM XÃ HỘI Từ tháng/năm Đến tháng/năm Chức danh, nghề nghiệp, cấp bậc, chức vụ, đơn vị, nơi làm việc Thời gian đóng BHXH Mức tiền lương đóng BHXH Năm Tháng II CÁC CHẾ ĐỘ BHXH ĐÃ ĐƯƠC HƯỞNG ………

………

………

………

Tuyên Quang, ngày… .tháng……năm……

Người khai

(ký tên, ghi rõ họ tên)

PHẦN XÉT DUYỆT CỦA THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN ĐƠN VỊ

Thời gian đóng BHXH tính đến ngày …./…/… là …… năm …… tháng…

THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN ĐƠN VỊ

(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

PHẦN XÉT DUYỆT CỦA VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ

Thời gian đóng BHXH tính đến ngày …… là…… năm…….tháng

VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ

(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

2 Mẫu sổ Bảo hiểm xã hội

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

-& -SỔ BẢO HIỂM XÃ HỘI

Số:………

Họ và tên: ……… Nam / nữ:………

Sinh ngày: ………tháng ……… năm……….…

Nơi sinh:………

Dân tộc:……… Quốc tịch:……… ………

Địa chỉ thường trú: ……… ………

………

Cơ quan, đơn vị làm việc (nơi cấp sổ):………

Giấy CMND số:………Nơi cấp:………

Người được cấp sổ Ngày….tháng … năm…

(ký tên và đóng dấu)

QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC VÀ ĐÓNG BẢO HIỂM XÃ HỘI

Thời gian

Cấp bậc, chức vụ, chức danhnghề, công việc, đơn vị làmviệc, địa điểm đơn vị đóng

Mức tiền lươngtháng làm căn cứđóng BHXH

Tỷ lệ đóngBHXH

Tổng sốtiền đóngBHXH 1tháng

Ngườisửdụnglaođộng

Ngườilaođộng

Thủ trưởngđơn vị Cơ quanBHXH

3 Mẫu thông báo bàn giao công tác để chuẩn bị nghỉ chờ hưu

*** -Số: /CAT-PX13

Tuyên Quang, ngày ….tháng … năm 200

THÔNG BÁO Bàn giao công tác để chuẩn bị nghỉ chờ hưu.

+ Tiến hành bàn giao công tác, thôi điều hành (nếu có)……, nghỉ phép, kiểm trasức khỏe và giải quyết việc gia đình, kể từ ngày… Tháng….năm……

+ Nghỉ chờ hưu từ ngày….tháng… năm……

+ Hưởng chế độ hưu trí kể từ ngày… tháng….năm…

Xin trân trọng thông báo để Đồng chí biết, thực hiện

4 Mẫu quyết định nghỉ công tác và hưởng chế độ hưu trí

*** -Số: /CAT-PX13

Tuyên Quang, ngày ….tháng … năm 200

GIÁM ĐỐC CÔNG AN TỈNH TUYÊN QUANG

- Căn cứ điều lệ bảo hiểm xã hội ban hành kèm theo Nghị định số 12/CP ngày26/01/1995 và số 45/CP ngày 15/7/1995 của Chính phủ

- Căn cứ Quyết định số 1063/2003/QĐ-BCA (X13) ngày 31/12/2003 của Bộtrưởng Bộ Công an về việc ban hành quy định và hướng dẫ 1 số chính sách đối với sỹquan, công nhân viên Công an khi xuất ngũ (nghỉ việc) được hưởng chế độ hưu tríhàng tháng

- Căn cứu Quyết định số 596/QĐ-BCA (X13) ngày 29/8/2003 của Bộ trưởng BộCông an về ban hành quy định phân công trách nhiệm giữa Công an các cấp về một sốvấn đề trong công tác TCCB của lực lượng CAND

- Theo đề nghị của đồng chí trưởng phòng PX13

QUYẾT ĐỊNH Điều 1: Đồng chí:……… , sinh tháng … /……., Cấp

bậc:……… (hệ số lương…… ); Chức vụ:……… Đơn vị:

………, được nghỉ công tác từ ngày ……/……./…… vàhưởng chế độ hưu trí kể từ ngày ……./…… /………

Điều 2: Các đồng chí trưởng phòng PX13, PH12,…… và đồng chí có tên ghi ở điều 1

chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./

- X13 - Bộ CA (để B/c)

- Như điều 2 (thi hành)

5 Mẫu bản khai quá trình tham gia đóng Bảo hiểm xã hội

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BẢN KHAI QUÁ TRÌNH THAM GIA BẢO HIỂM XÃ HỘI.

Họ tên các con và người phải trực tiếp nuôi dưỡng

Chức danh, nghề nghiệp, cấp bậc, chức vụ, đơn vị, nơi làm việc

Thời gian đóng BHXH

Mức tiền lương đóng BHXH

III TÍNH MỨC BÌNH QUÂN TIỀN LƯƠNG THÁNG

Diễn biến lương từ tháng …./…… đến tháng ……./……

Từ tháng …/……… đến tháng … /…… , … tháng, hệ số lương ……., thâm niên …

Từ tháng …/……… đến tháng … /…… , … tháng, hệ số lương ……., thâm niên …

Từ tháng …/……… đến tháng … /…… , … tháng, hệ số lương ……., thâm niên …

Từ tháng …/……… đến tháng … /…… , … tháng, hệ số lương ……., thâm niên …

Tổng thu nhập

350.000đ * số tháng * hệ số lương * hệ số thâm niên = ……… đ

350.000đ * số tháng * hệ số lương * hệ số thâm niên = ……… đ

350.000đ * số tháng * hệ số lương * hệ số thâm niên = ……… đ

350.000đ * số tháng * hệ số lương * hệ số thâm niên = ……… đ

Tổng cộng: ……… đ

(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký tên, đóng dấu)

III LỰA CHỌN MÔI TRƯỜNG CÀI ĐẶT

1 Giới thiệu ngôn ngữ Visual Basic

Microsoft Visual Basic 6.0, hiện thân mới nhất và tuyệt vời nhất của ngôn ngữBASIC cũ, cung cấp một hệ thống thiết kế chương trình ứng dụng Windows hoàn thiện

trong một bộ chương trình Visual Basic (thường được gọi là VB) cho phép bạn viết,hiệu chỉnh và thử nghiệm chương trình ứng dụng Windows Song song đó , VB còn cócác công cụ dùng để viết và biên dịnh tập tin trợ giúp, bộ phận điều khiển ActiveX, kể

cả chương trình ứng dụng Internet

Bản thân Visual Basic chính là một chương trình ứng dụng Windows Bạn tải vàđiều hành hệ thống VB cũng giống như những chương trình Windows khác Bạn sửdụng chương trình VB đang hoạt động để tạo nên các chương trình káhc VB chỉ làcông cụ, cho dù là công cụ có hiệu năng tuyệt đỉnh, mà lập trình viên c dùng để viết,thử nghiệm và chạy chương trình ứng dụng Windows

Giống như phần cứng máy tính, vai trò của công cụ lập trình phát triển trên 50năm qua Ngôn ngữ lập trình ngày nay, như Visual Basic chẳng hạn, khác xa với nhữngngôn ngữ lập trình cách đây chỉ một vài năm Trước khi trở thành môi trường cửa sổ,ngôn ngữ lập trình là công cụ dựa trên văn bả đơn giản dùng để viết chương trình.Ngày nay bạn cần nhiều yếu tố hơn ngoài ngôn ngữ, cần công cụ thiết kế đồ hoạ có khảnăng làm việc trong hệ thống Windows và tạo những chương trình ứng dụng tận dụngđược tất cả các hoạt động đa xử lý, trực tuyến, đa phương tiện, và đồ hoạ, do Windowscung cấp Visual Basic là công cụ như thế Không chỉ đơn thuần là một ngôn ngữ,Visual Basic còn cho phép bạn tạo các chương trình ứng dụng tương tác với mọiphương diện của hệ điều hành Windows ngày nay

2 Giới thiệu Microsoft Access 2000

Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu giúp ta quản lý, bảo trì khaithác số liệu được lưu trữ một cách có tổ chức bên trong máy tính Với MicrosoftAccess ta có thể nhanh chóng xây dựng được một phần mềm hoàn chỉnh với giao diệnthuận lợi cho nhiều bài toán trong các lĩnh vực quản lý, kế toán, thống kê Ngoài ra, đốivới những phần việc lắt léo mà công cụ sẵn có của Microsoft Access không thực hiệnđược, thì ngôn ngữ Access Basic sẽ hỗ trợ, làm tăng sức mạnh của Access

Toàn bộ chương trình cơ sở dữ liệu nằm gọn trong một file duy nhất có phần mởrộng của tên file là MDB.

3 Giới thiệu Microsoft Excel

Microsoft Excel là một bảng tính trong bộ công cụ làm việc do hãng Microsoftphát triển, được sử dụng làm việc đối với các bảng, nó có nhiều chức năng giúp conngười trong việc lập và kẻ bảng

CHƯƠNG III

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

I CƠ SỞ LÝ THUYẾT

1 Phân tích chức năng

Phân tích hiện trạng là giai đoạn đầu của quá trình phân tích và thiết kế hệ thống,

là một công việc quan trọng để nhận định về quy trình và cách thức hoạt động của hệthống Nhận định càng sát với thực tiễn sẽ giúp cho giai đoạn phân tích và thiết kế hệthống mới được thuận lợi và đúng đắn

Mục đích: Phân tích hiện trạng nhằm:

- Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống

- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cung cách hoạt động của hệ thống

- Chỉ ra các chỗ hợp lý của hệ thống cần được kế thừa, và các chỗ bất hợp lý của

hệ thống cần được nghiên cứu khắc phục, cũng như hướng mở rộng của hệ thống ở cácgiai đoạn sau

2 Phân tích hệ thống về xử lý

Phân tích hệ thống theo nghĩa chung nhất là khảo sát nhận diện và phân định cácthành phần của môt phức hợp và chỉ ra các mối liên quan giữa chúng Theo định nghĩahẹp phân tích hệ thống là giai đoạn 2, đi sau giai đoạn phân tích hiện trạng, là giai đoạnbản lề giữa phân tích hiện trạng và đi sâu vào các thành phần của hệ thống

Phân tích hệ thống bao gồm việc phân tích về chức năng xử lsy và phân tích về

dữ liệu (dữ liệu là đối tượng của xử lý)

Sự phân tích hệ thống về mặt xử lý nhằm mục đích lập một mô hình xử lý củahện thống, để trả lời cầu hỏi “ Hệ thống làm gì?”, tức là đi sâu vào bản chất, đi sâu vàochi tiết của hệ thống về mặt xử lý thông tin, và chỉ diễn tả ở mức độ logic, tức là trả lờicâu hỏi “Làm gì?” mà gạt bỏ câu hỏi “Làm như thế nào?” , chỉ diễn tả mục đích, bảnchất của quá trình xử lý mà bỏ qua các yếu tố về thực hiện, về cài đặt (là các yếu tố vềvật lý)

Giai đoạn này gọi là giai đoạn thiết kế logic, phải được thực hiện một các hoàn chỉnh để chuẩn bị cho giai đoạn thiết kế vật lý

Đường lối thực hiện: đề tài này chọn hướng phân tích “Top-down” là phân tích từtrên xuống, từ đại thể đến chi tiết Cách làm: xây dựng hai loại biểu đồ là biểu đồ phân cấp chức năng và biểu đồ luồng dữ liệu

2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC)

Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC) là công cụ khởi đầu do công ty IBM phát triển Nó diễn tả sự phân rã dần dần chức năng của hệ thống từ đại thể đến chi tiết Mỗichức năng có thể bảo gồm nhiều chức năng con, và mỗi nút trong biểu đồ diễn tả 1 chức năng con Quan hệ duy nhất giữa các chức năng được diễn tả bởi các cung nối liền các nút là quan hệ bao hàm Như vậy BPC tạo thành một cấu trúc cây chức năng

- Trong biểu đồ, các nút có nhãn là tên các chức năng

Việc phân tích liệt kê các chức năng có dạng như sau:

Mức 1: nút gốc, là chức năng tổng quát của hệ thống

Các mức tiếp theo được phân rã tiếp tục, và mức cuối cùng là chức năng nhỏ nhấtkhông phân chia được nữa

2.2 Biểu đồ luồng liệu

Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) nhằm diễn tả (ở mức logic) tập hợp các chức năng của hệ thống trong các mối quan hệ trước sau trong tiến trình xử lý, trong việc bàn giaothông tin cho nhau

- Giúp hỗ trợ các hoạt động sau:

+ Xác định yêu cầu của User

+ Lập kế hoạch và minh họa các phương án cho nhà phân tích và User xem xét+ Trao đổi giữa nhà phân tích và User do tính tường minh của BLD

+ Làm tài liệu đặc tả yêu cầu hình thức và đặc tả thiết kế hệ thống:

Tóm lại trong các biểu đồ cần xây dựng thì BLD là biểu đồ quan trọng nhất, nó chứa đựng cả yếu tố xử lý và dữ liệu

hoặc

A Chức năng xử lý:

- Khái niệm: Chức năng xử là chức năng biểu đạt các thao tác, nhiệm vụ hay tiếntrình xử lý nào đó Tính chất quan trọng của chức năng là biến đổi thông tin, tức là nóphải làm thay đổi thông tin từ đầu theo một cách nào đó như tổ chức lại thông tin, bổsung thông tin hoặc tạo ra thông tin mới

- Khái niệm: đường tròn hay ô van, trong đó có ghi nhãn (tên) của chức năng

- Nhãn (tên) chức năng: phài là một động từ, có thêm bổ ngữ nếu cần, cho phép

hiểu một các vắn tắt chức năng làm gì Ví dụ: Cập nhập, Báo cáo

Luồng dữ liệu:

Tên kho

Khái niệm: luồng dữ liệu là luồng thông tin vào hay ra của một chức năng xử lý.Chú ý: mọi luồng dữ liệu là phải vào hay ra một chức năng nào đó, vậy trong hai đầucủa một luồng dữ liệu (đầu đi và đầu đến), ít nhất phải có một đầu dính tới một chứcnăng.

Biểu diễn: Bằng mũi tên có hướng trên đó có ghi tên nhãn là tên luồng thông tinmang theo Mũi tên để chỉ hướng của luồng thông tin

Nhãn (tên) luồng dữ liệu: vì thông tin mang trên luồng, nên tên phải là một danh

từ cộng với tính từ nếu cần, cho phép hiểu vắn tắt nội dung của dữ liệu được chuyển

giao Ví dụ: danh sách nhân sự, quá trình công tác…

Kho dữ liệu:

Khái niêm: kho dữ liệu là các thông tin cần lưu giữ lại trong một khoảng thờigian, để sau đó một hay vài chức năng xử lý, hoặc tác nhân trong sử dụng (Dưới dạngvật lý chúng có thể là các tài liệu lưu trữ trong văn phòng hoặc các file trên các thiết bịmang tin (băng từ, đĩa từ) cảu máy tính.)

Biểu diễn: kho dữ liệu được biểu diễn bằng cặp đoạn thẳng song song nằmngang, kệp giữa là tên của kho dữ liệu

Nhãn (tên) kho dữ liệu: tên của kho dữ liệu phải là một danh từ cộng với tính từ

nếu cần, cho phép hiểu vắn tắt nội dung của dữ liệu được lưu trữ Ví dụ: Nhansu, quátrình công tác…

Vài quy tắt diễn tả việc sử dụng kho dữ liệu:

* Truy nhập toàn bộ dữ liệu: luồng dữ liệu không cần mang tên Ví dụ

Nhân sự

Bá

o cáo

* Truy cập một phần dữ liệu: Luồng dữ liệu phai mang tên chỉ rõ thành phầntruy nhập, ví dụ:

* Thông tin được xử lý ngay thì không cần kho

* Thông tin xử lý tại các thời điểm khác với thời điểm được sinh ra thì phải cókho

Thông tin người tham gia BHXH

Nhân sự

Khái niệm: tác nhân ngoài còn được gọi là đối tác, là một người, một nhóm haymột tổ chức ở bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống nhưng có một số hình thứctiếp xúc, trao đổi thông tin với hệ thống Sự có mặt của các nhân tố này trên sơ đồ chỉ

ra giới hạn của hệ thống, và định rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài.Chú ý: là hiểu nghĩa "ngoài lĩnh vực nghiên cứu" không có nghĩa là bên ngoài tổ chức,chẳng hạn nhưn đối với đề tài này thì "Người tham gia BHXH", "Bộ phận quản lýBHXH" là các tác nhân ngoài

Biểu diễn: tác nhân ngoài được biểu diễn bằng hình chữ nhật có gán nhãn

Nhãn (tên) tác nhân ngoài: được xác định bằng danh từ kèm theo tính từ nếu cần

Nhãn (tên) tác nhân trong: được xác định bằng động từ kèm bổ ngữ Ví dụ:

Một số chú ý khi xây dựng biểu đồ BLD:

1./ Trong biểu đồ không có hai tác nhân ngoài trao đổi trực tiếp với nhau

Người tham gia BHXH

Bộ phận quản

lý BH

Báo cáo

2./ Không có trao đổi trực tiếp giữa hai kho dữ liệu mà không thông qua chứcnăng xử lý.

3./ Vì lý do trình bày (nhằm tránh sự chồng chéo của các luồng dữ liệu) nên tácnhân ngoài, tác nhân trong và kho dữ liệu cần sử dụng nhiều lần vẫn có thể được vẽ lại

ở nhiều nơi trong cùng một biểu đồ để cho dễ đọc, dễ hiểu hơn Tuy nhiên các chứcnăng và các luồng dữ liệu thì không được vẽ lại

4./ Đối với kho dữ liệu phải có ít nhất một luồng dữ liệu vào và ít nhất mộtluồng dữ liệu ra Nếu kho chỉ có luồng dữ liệu vào mà không có luồng ra là kho "vôtích sự", nếu kho chỉ có luồng ra mà không có luồng vào là kho "rỗng"

5./ Tác nhân ngoài không trao đổi trực tiếp với kho dữ liệu mà phải thông quachức năng xử lý

Kỹ thuật phân rã biểu đồ BLD: dùng kỹ thuật phân mức: có 3 mức cơ bản

- Mức 1: biểu đồ BLD mức khung cảnh

- Mức 2: biểu đồ BLD mức đỉnh

- Mức 3: biểu đồ BLD mức dưới đỉnh

 BLD mức khung cảnh: đây là mô hình hệ thống ở mức tổng quát nhất, taxem cả hệ thông như một chức năng Tại mức này hệ thổng chỉ có duy nhất một chứcnăng Các tác nhân ngoài và các luồng dữ liệu vào/ra từ các tách nhân ngoài đến hệthống được xác định Tác nhân ngoài xuất hiện đầy đủ ở mức khung cảnh.

 BLD mức đỉnh: đây là mô hình phân rã từ BLD mức khung cảnh với cácchức năng phân rã tương ứng mức 2 của biểu đổ phân cấp chức năng BPC Các nguyêntắc phân rã như sau:

- Các luồng dữ liệu được bảo toàn

- Các tác nhân ngoài được bảo toàn

- Có thể xuất hiện các kho dữ liệu

- Bổ sung thêm các luồng dữ liệu nội tại nếu cần thiết

 BLD mức dưới đỉnh: đây là môt hình phân rã từ BLD mức đỉnh Các thànhphần của biểu đồ được phát triển như sau:

- Về chức năng: phân rã chức năng cấp trên thành chức năng cấp dưới thấp hơn

- Về luồng dữ liệu: vào/ra ở mức trên thì lặp lại (bảo toàn) ở mức dưới, đồngthời bổ sung them cac sluồng dữ liệu nội bo do phân rã các chức năng và thêm kho dữliệu

- Kho dữ liệu: dần dần xuất hiện theo nhu cầu nội bộ

- Tác nhân ngoài: xuất hiện đầu đủ ở mức khung cảnh, ở mức dưới không thểthêm gì

Quá trình phân rã các chức năng ở BLD mức dưới đỉnh có thể tiếp tục cho đếnkhi đạt được mức sơ cấp không phân rã được nữa Số mức phân rã thông thường là 5+-

2 mức tuỳ đô phức tạp của hệ thống

3 Phân tích hệ thống về dữ liệu

Phân tích hệ thống bảo gồm việc phân tích về chức năng xử lý và phân tích về dữliệu Dữ liệu là đối tượng của xử lý Mục đích của giai đoạn phân tích hệ thống về dữliệu là lập lược đồ dữ liệu hay còn gọi là biểu đồ cấu trúc dữ liệu (BCD) gồm có:

-Thông tin gì, bao gồm dữ liệu gì.

-Mối liên quan xác định giữa các dữ liệu

Việc phân tích hệ thống về dữ liệu thường thực hiệnk theo hai giai đoạn:

- Đầu tiên lập biểu đồ cấu trúc dữ liệu theo mô hình thực thể liên kết bằngphương phương pháp Top – Down (đi từ trên xuống), nhằm phát huy thế mạnh của tínhtrực quan và dễ vận dụng Cách thức cụ thể: xác định các thực thể, mối liên kết giữachúng, rồi đến các thuộc tính

- Tiếp đó hoàn thiện biểu đồ trên theo mô hình quan hệ (dùng phương pháp phápDown – Top) đi từ dưới lên, nhằm lợi dụng cơ sở lý luận chặt chẽ của mô hình nàytrong việc chuẩn hoá biểu đồ Cách thức cụ thể: xuất phát từ danh sách các thuộc tínhrồi đi đến các lược đồ quan hệ, kết quả là vừa đủ cho những kết xuất xử lý

3.1 BCD theo mô hình thực thể liên kết (E – R)

Mô hình thực thể liên kết là mô hình dữ liệu do P.P.Chen đưa ra năm 1976 và

sau đó đươc dùng khá phổ biến trên thế giới Nó có ưu điểm khá đơn giản và gần với tưduy trực quan Khi xem xét các thông tin người ta thường gom cụm chúng quanh cácvật thể, chẳng hạn các thông tin về Tên họ, Giới tính, Địa chỉ, ….được gom cụm vớinhau chung quanh vật thể “Người tham gia BH” Mô hình thực thể liên kết mô tả tậphợp các dữ liệu dùng trong một hệ thống theo các gom cụm như vậy

Định nghĩa mô hình thực thể liên kết: mô hình thực thể liên kết là công cụ

thành lập biểu đồ cấu trúc dữ liệu (BCD), nhằm xác định khung khái niệm về các thựcthể, thuộc tính và mối liên hệ ràng buộc giữa chúng Mục đích của mô hình xác địnhcác yếu tố:

- Dữ liệu nào cần xử lý

- Mối liên quan nội tại (cấu trúc) giữa các dữ liệu

Để xây dựng mô hình thực thể liên kết, ta phải thu thập thông tin theo 3 yếu tố:

- Kiểu thực thể

- Kiểu liên kết

- Các thuộc tính

Các thành phần của mô hình thực thể liên kết:

Thực thể: một thực thể là một hình ảnh cụ thể của một đối tượng cụ thể hoặc

trừu tượng trong mô hình thế giới thực Một học viên, một giảng viên đều có thể thể

hiện bằng một thực thể  đó là các đối tượng cụ thể Ngoài ra còn có thể xây dựng

thực thể từ các đối tượng trừu tượng, ví dụ một mức lương hay một dòng chứng từtrong lĩnh vực kế toán

* Kiểu thực thể: là tập hợp các thực thể có cùng tính chất cùng đặc trưng Ví dụ

“NHANSU” là một kiểu thực thể vì nó mô tả từng thực thể học viên Kiểu thực thểđược biểu diễn bằng hình hộp chữ nhật trong đó ghi nhãn là tên của kiểu thực thể Saunày trong các ứng dụng, để tránh sử dụng nhiều khái niệm ta đồng nhất thực thể vàkiểu thực thể Trong biểu đồ mô hình thực thể liên kết, kiểu thực thể có dạng hình chữnhật tương đương với một bảng, trong đó mỗi kiểu thực thể là một dòng thông tin trongbảng

* Liên kết: là sự kết nối có ý nghĩa giữa hai hay nhiều thực thể phản ánh một sự

ràng buộc về quản lý Ví dụ Nguyễn Văn Hoàn vào ngành từ Ngày đến Ngày mứcđóng bảo hiểm là Mức đóng bảo hiểm

* Kiểu liên kết: là tập các liên kết cùng bản chất Giữa các kiểu thực thể có thể

tồn tại nhiều mối liên kết, mỗi mối liên kết xác định một tên duy nhất

* Các dạng kiểu liên kết: kiểu liên kết là sự xác định có bao nhiêu thể hiện của

kiểu thực thể này có thể kết hợp với bao nhiêu thể hiện của kiểu thực thể

Liên kết một - một (1-1) giữa hai kiểu thực thể A, B là ứng với một thực thể

trong A có một thực thể trong B và ngược lại Liên kết này thuộc loại tầm thường và ítxảy ra trong thực thể

Ký hiệu biểu diễn trong đề tài:

Ví dụ:

Thường liên kết 1-1 sẽ dẫn đến việc nhập chung 2 kiểu thực thể thành một Kiểuthực thể mới phải bao gồm các thuộc tính của hai kiểu thực thể cũ

Liên kết một - nhiều (1 – n) giữa hai kiểu thực thể A, B là: ứng với một thực thể

trong A có nhiều thực thể trong B, và ngược lại ứng với một thực thể trong B chỉ cómột thực thể trong A Ví dụ một người có thể có nhiều quan hệ

Ký hiệu

Liên kết 1 – n rất quan trọng, trong đó thuộc tính khoá của bên 1 sẽ là thuộc tínhkết nối của bên nhiều

Liên kết nhiều - nhiều (n – n) giữa hai kiểu thực thể A, B là ứng với một thực

thể trong A có nhiều thực thể trong B, và ngược lại ứng với một thực thể trong B cónhiều thực thể trong A Ví dụ một NHAN_SU có thể có nhiều CAP_HAM và ngược lạiCAP_HAM có nhiều người cùng có giống nhau

Liên kết n – n không giúp cho ta thấy rõ mối liên hệ giữa 2 thực thể cũng nhưkhông thấy điều gì về nghiệp vụ Trong các bài toán quản lý, để cài đặt được trong môhình cơ sở dữ liệu quan hệ, nó phải được thể hiện bằng các liên kết một - nhiều Chonên thường 1 mối liên kết n – n sẽ được đổi thành 2 mối liên kết 1 – n bằng phươngpháp thực thể hoá: bổ sung một kiểu thực thể trung gian để biến đổi liên kết nhiều -

nhiều thành hai liên kết một - nhiều Khoá của thực thể trung gian là tổ hợp khoá của các bên tham gia.

Ví dụ Trên ta đưa thêm thực thể… với liên kết sau:

* Thuộc tính: là giá trị thể hiện một đặc điểm nào đó của một thực thể hay một

liên kết Nói cách khác mỗi thực thể bao gồm nhiều thông tin, mỗi thông tin đó làthuộc tính của thực thể, chúng thường được gọi là những Field thể hiện trên từng cộtcủa bảng Ví dụ mỗi thực thể NHAN_SU bao gồm thuộc tinh Soso (Số sổ), Hoten (Họ

và tên), Ngaysinh (Ngày sinh)… Thường mỗi thực thể có ít nhất một thuộc tính Đểbiểu diễn thực thể cùng các thuộc tính của nó ta thường dùng các thông dụng như hìnhsau:

NHAN_SU

SosoHodemTenNgaysinh

* Thuộc tính khoá: gồm một hay nhiều thuộc tính trong kiểu thực thể được dùng

để gán cho một thực thể một chách tham khảo duy nhất Thuộc tính khoá có giá trị ởchỗ cho phép ta phân biệt các thực thể với nhau Ví dụ thuộc tính Soso là khóa của kiểuthực thể NHAN_SU, vì ứng với mỗi thực thể NHAN_SU chỉ có một số sổ không trùng

nhau Thuộc tính khóa không được cập nhật

* Thuộc tính kết nối: là thuộc tính dùng để kết nối giữa các thực thể có liên kết,

đối với kiểu thực thể này nó là thuộc tính mô tả nhưng đối với kiểu thực thể kia nó làthuộc tính khoá Ví dụ thuộc tính Soso là thuộc tính kết nối

NHAN_SU

SosoHodemTenNgaysinh

QUA_TRINH_CT

SosoTungayDenngayMaCV

3.2 Cách phát hiện các thành phần của mô hình thực thể liên kết

Phát hiện kiểu thực thể: kiểu thực thể thường tìm từ 3 nguồn sau:

* Thông tin liên quan đến một giao dịch chủ yếu của hệ thống, đó là các thông tinđến từ môi trường bên ngoài nhằm kích hoạt một chuỗi các hoạt động nào đó, chẳnghạn Tờ khai

* Thông tin liên quan đến tài nguyên của hệ thống: vật tư, tài chính, con người,môi trường

* Thông tin đã khái quát dạng thông kê liên quan đến việc lập kế hoạch hoặckiểm soát như sổ sách, hồ sơ, các biểu bảng quy định

Phát hiện các kiểu liên kết: trên thực tế có rất nhiều liên kết giữa các thực thể,

nhưng ta chỉ ghi nhận những kiểu liên kết có ích cho công tác quản lý, và các kiểu liênkết giữa các kiểu thực thể mà ta vừa phát hiện ở trên Kiểu liên kết 1 –n thường hay

gặp nhất, thường thông qua các đường truy nhập, không phải một bước mà được lầntheo khoá có thể qua nhiều thực thể khác nhau.

Cần lưu ý những điểm sau:

* Nếu trong thực thể này phải lưu giữ thông tin về thực thể kia thì phải tạo 1 mốiliên kết

* Trong quan hệ 1 – n, thuộc tính khoá của bên 1 sẽ là thuộc tính kết nối của bênnhiều

* Khi quan hệ giữa 2 thực thể là quan hệ gián tiếp, bắc cầu (A kết hợp với B, Bkết hợp với C, suy ra khi đó A và C có quan hệ bắc cầu) thì không cần xây dựng mốiliên kết giữa A và C

* Tuân thủ các quy tắc quan lý, kiểm tra các bản số sao cho phù hợp với quy tắcquản lý

Phát hiện các thuộc tính: lưu ý:

* Thuộc tính khoá nhận diện: xác đinh sự duy nhất thể hiện của thực thể trongkiểu thực thể

* Các thuộc tính mô tả: chỉ xuất hiện ở mỗi kiểu thực thể, dùng để mô tả các đặctrưng của thực thể, đó là các thuộc tính cố hữu

* Thuộc tính kết nối: thể hiện vai trò kết nối giữa hai kiểu thực thể, nó là thuộctính khoá ở thực thể này (bên 1) và đồng thời là thuộc tính mô tả ở thực thể bên khác(bên n)

Trình tự kỹ thuật để xây dựng mô hình thực thể liên kết: gồm 3 bước

Bước 1: Tạo các kiểu thực thể

Bước 2: Xác định các mối liên kết giữa các kiểu thực thể

Bước 3: Xác định các thuộc tính cho các kiểu thực thể.

Chú ý: Toàn bộ các thao tác xây dựng mô hình phải dựa trên mục tiêu, phải bám

vào mục tiêu là “những yêu cầu quản lý”