Quản lý thư viện tại trường cấp III Hồng Quang

Quản lý là một thuật ngữ mang ý nghĩa tổng quát nó thường được dùng không chỉ việc điều hành hoạt động trong các tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội....

LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành được báo cáo này, em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong Bộ môn Công nghệ Thông Tin đã giảng dạy giúp đỡ em trong suốt thời gian học tập vừa qua. Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo Phạm Minh Hoàn Bộ môn Công nghệ Thông tin – Trường Đại Học Kinh tế Quốc dân đã tận tình hướng dẫn giúp đỡ em hoàn thành báo cáo . Tôi cũng xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ, trao đổi của các bạn bè trong lớp K7 - Trường ĐHKTQD. Và các anh chị khoá trước đã giúp đỡ tôi hoàn thành báo cáo này. Vì thời gian và trình độ có hạn, việc nghiên cứu và xây dựng hệ thống Quản Lý Thư Viện chắc chắn sẽ không chánh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô, của các anh chị cũng như của các bạn . Nguyễn Trọng Hiệp 1 Quản lý thư viện LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Với sự phát triển không ngừng của Tin học trên thế giới, đã ảnh hưởng trực tiếp đến ngành khoa học kỹ thuật ở nước ta trong những năm gần đây.Tin học ra đời kéo theo sự thay đổi của toàn xã hội, nền kinh tế phát triển, giáo dục đào tạo được nâng cao, cuộc sống của con người được cải thiện rõ rệt. Sự phát triển Tin học ở nước ta đang bước vào thời kỳ mới, các ứng dụng của tin học được triển khai rộng rãi, và có quy mô tương đối lớn. Nhu cầu của con người ngày càng cao, để đáp ứng những nhu cầu đó những người làm công tác tin học phải thường xuyên nâng cao lắm bắt những tiến bộ của công nghệ trên thế giới, và ứng dụng có hiệu quả vào nền kinh tế nước ta . Một trong những yêu cầu làm tin học nước ta hiện nay là phải có khả năng phân tích, hiểu được thực trạng của cơ quan mình để từ đó có thể thiết kế, xây dựng ra các hệ thông tin dùng máy tính và phương tiện truyền thông, khi lượng thông tin ra tăng thì nhu cầu cho việc quản lý, tổ chức và sử lý thông tin đạt hiệu quả cao nhất đồng thời đáp ứng cho yêu cầu quản lý, xử lý và lưu giữ thông tin, tìm kiếm thông tin khi cần thiết, thống kê những thông tin mà con người yêu cầu, bảo mật thông tin đảm bảo nhanh chính xác kịp thời .Tin học là một ngành khoa học đáp ứng được những yêu cầu đó vì tin học là công cụ máy tính điện tử cho phép sử lý nhanh chóng và mềm dẻo các yêu cầu mà con người đưa ra, sản phẩm của nó được ứng dụng rộng dãi trong thực tế . Hiện nay, ở các nước phát triển, các hệ thống xử lý thông tin đã được xây dựng và ứng dụng rất có hiệu quả. Các hệ thống thông tin đó đã trở thành sương sống trong nhiều lĩnh vực khác nhau như ngân hàng, quản trị doanh nghiệp, thương mại điện tử . Hệ thống đó giúp cho con người kinh doanh Nguyễn Trọng Hiệp 2 Quản lý thư viện hiệu quả hơn và giảm bớt công sức nhân lực, giúp cho con người vượt qua trở ngại về không gian . Ngoài những ứng dụng lớn của tin học đã kể trên. Tin học còn được phổ cập cho đội ngũ giáo viên, học sinh, sinh viên, các công nhân viên chức trong các cơ quan nhà nước, tư nhân. Máy tính đã được dùng phổ biến cho công tác quản lý trong trường học, như quản lý thư viện, quản lý học sinh, quản lý điểm của các học sinh, sinh viên trong trường của mình, bằng hệ thống máy tính, việc áp dụng như vậy giúp con người đỡ vất vả hơn, mất ít thời gian. Và điều quan trọng là chúng ta có thể làm được một khối lượng công việc lớn với độ chính xác tuyệt đối . Việc ứng dụng và phát triển tin học vào công tác quản lý là một tất yếu, biết được vai trò và ý nghĩa quan trọng đó, các cơ quan, xí nghiệp, các trường học, các mô hình quản lý thư viện vừa và nhỏ đã lợi dụng tính ưu việt của tin học, áp dụng một cách mạnh mẽ và tích cực vào đơn vị thuộc sự quản lý của mình . Để nêu lên được một đặc điểm của việc ứng dụng tin học trong đời sống, em xin được trình bày hệ thống quản lý thư viện cấp III “Năng khiếu tỉnh Hải Dương” bằng máy tính . Ưu điểm của hệ thống là: - Cập nhật và khai thác thông tin nhanh chóng tại mọi thời điểm . - Tổ chức thông tin một cách có khoa học - Tìm kiếm, thống kê thông tin nhanh chóng theo các tiêu chí khác nhau - Lưu trữ thông tin với số lượng lớn - An toàn thông tin, đảm bảo thông tin chính xác, không sai lệch. Nguyễn Trọng Hiệp 3 Quản lý thư viện Dựa trên tính ưu việt đó .Em đã tiến hành nghiên cứu đề tài “Quản lý thư viện tại trường cấp III Hồng Quang” Đề tài được đặt ra với hy vọng sẽ giảm bớt thời gian của quản thư (Cán bộ quản lý thư viện) trong phòng tổ chức trong việc tìm kiếm, sắp xếp, thống kê báo cáo về những thông tin liên quan như bạn đọc (Độc giả), tài liệu mà độc giả quan tâm . Nguyễn Trọng Hiệp 4 Quản lý thư viện CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG 1.1. Quản lý và ứng dụng tin học trong công tác quản lý 1.1.1 Một số khái niệm cơ bản về quản lý Quản lý là một thuật ngữ mang ý nghĩa tổng quát nó thường được dùng không chỉ việc điều hành hoạt động trong các tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội Trong công tác quản lý người ta phân chia ra làm 2 loại hình lao động: - Lao động mang tính máy móc, lặp đi lặp lại nhiều lần như việc thống kê danh sách, bảng biểu. - Lao động mang tính chất sáng tạo, như việc đề ra các phương pháp mới, các công việc kiểm tra, hướng dẫn . Trong thời gian tiêu phí cho loại hình thứ nhất chiếm 3/4 thời gian, chỉ còn 1/4 thời gian dành cho loại hình thứ hai . 1.1.2. Ứng dụng tin học trong công tác quản lý: Ngày, nay cùng với sự phát triển của tin học phần cứng cũng như phần mềm, việc ứng dụng của tin học trong mọi lĩnh vực trở lên phổ biến. Ở nước ta tin học đã và đang khẳng định vai trò của mình trong các công tác quản lý mọi lĩnh vực như kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội Việc áp dụng tin học vào công việc quản lý trước hết giải phóng cho cho các nhà lãnh đạo khỏi các công việc nặng nhọc, các công việc mất nhiều thời gian mà hiệu quả lại không cao, đồng thời tạo điều kiện, thời gian dốc sức vào trong công tác quản lý cho họ chặt chẽ hơn, khoa học, làm tăng tốc độ về xử lý thông tin đạt hiệu quả hơn. Tuy nhiên từng công việc cụ thể mà ta có thể tin học hoá từng phần hoặc tin học hoá toàn phần. Nguyễn Trọng Hiệp 5 Quản lý thư viện a. Tin học hoá toàn bộ: Nội dung chủ yếu của phương pháp này là tin học hoá đồng thời các chức năng quản lý và thành lập một cấu trúc hoàn toàn tự lập động thay thế cho các cấu trúc tổ chức của cơ quan quản lý. Ưu điểm: Của chức năng này là các chức năng quản tin học một cách triệt để nhất, hệ thống đảm bảo tính nhất quán và tránh trùng lặp thừa thông tin. Nhưng nhược điểm của thông tin này là thực hiện công việc rất lâu, khó khăn và các chi phí ban đầu rất lớn. b. Tin học hoá từng phần: Nội dung chủ yếu của phương pháp này là tin học hoá từng phần chức năng hoặc theo nhu cầu cụ thể của từng bộ phận. Việc thiết kế các phân hệ quản lý của hệ thống được thực hiện một cách độc lập và tách biệt với các giải pháp được chọn cho các phân hệ khác nhau . Ưu điểm: Của phương pháp này là tính đơn giản khi thực hiện vì các ứng dụng được phát triển tương đối độc lập với nhau, vốn đầu tư ban đầu không lớn . Nhược điểm: Của phương pháp này không đảm bảo tính nhất quán cao trong toàn bộ hệ thống và không tránh khỏi sự dư thừa và trùng lặp thông tin. Cả hai phương pháp trên còn tuỳ thuộc vào từng cơ sở vào từng cơ quan cụ thể. Cho dù áp dụng theo phương pháp nào đi chăng nữa thì việc tin học hoá phải được xây dựng theo một kế hoạch chặt chẽ và thống nhất . Nguyễn Trọng Hiệp 6 Quản lý thư viện c. Những đặc điểm của hệ thống quản lý: c.1. Phân cấp quản lý: Hệ thống quản lý trước hết là một hệ thống được tổ chức thống nhất từ trên xuống dưới và có chức năng tổng hợp thông tin giúp lãnh đạo quản lý thống nhất trong toàn bộ hệ thống . Hệ thống được phân làm nhiều cấp thông tin phải được tổng hợp từ dưới lên trên và truyền từ trên xuống dưới . c.2. Luồng thông tin vào: Ở mỗi công việc khối lượng thông tin cần xử lý thường nhất là rất lớn, đa dạng cả về chủng loại về cách xử lý hay tính toán . Có thể phân thông tin ra làm 3 loại: - Thông tin dùng cho tra cứu: Là loại thông tin được dùng chung cho hệ thống và ít thay đổi. Các thông tin này thường được cập nhật một lần và chỉ dùng cho tra cứu cho việc xử lý thông tin sau này . - Thông tin luân chuyển chi tiết: Là loại thông tin chi tiết về các hoạt động của một đơn vị, khối lượng thông tin rất lớn cần phải được xử lý kịp thời. - Thông tin luân chuyển tổng hợp: Là loại thông tin được tổng hợp về hoạt động của các cấp thấp hơn thông tin này thường được cô đọng xử lý theo kỳ, xử lý theo lô và mang nhiều thông tin . + Xử lý theo lô (batch processing) : Mỗi khi thông tin đến (hay yêu cầu xử lý xuất hiện), thì chưa được đem xử lý ngay, mà được gom lại cho đủ một số lượng nhất định (một lô hay một mẻ) mới được đem xử lý một cách tập thể. Nguyễn Trọng Hiệp 7 Quản lý thư viện + Xử lý theo kỳ: Mỗi khi thông tin được chuyễn đến, thì chưa được đem xử lý ngay, mà phải đợi đến kỳ nhất định thông tin mới được đem xử lý. c.3. Luồng thông tin ra: - Thông tin đầu ra được tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụ thuộc vào nhu cầu quản lý trong từng trường hợp cụ thể, từng đơn vị cụ thể. Thông tin ra là việc truy cứu nhanh về một đối tượng cần quan tâm: Ví dụ như thông tin về sách, độc giả, mượn trả, đồng thời phải đảm bảo chính xác kịp thời . - Các thông tin đầu ra chủ yếu là các bài toán quản lý là báo cáo tổng hợp, thống kê, báo cáo. Các mẫu báo biểu báo cáo thống kê phải phản ánh cụ thể trực tiếp, sát với một đơn vị. - Ngoài những yêu cầu được cập nhật thông tin kịp thời cho hệ thống, luồng thông tin ra phải được thiết kế mềm dẻo. Đây là chức năng thể hiện tính mở của hệ thống, tính giao diện của hệ thống thông tin đầu ra gắn với chu kỳ thời gian tuỳ ý theo yêu cầu của bài toán cụ thể, từ đó ta có thể lọc bớt thông tin thừa trong quá trình xử lý . 2.1. Nguyên tắc xây dựng mô hình thông tin quản lý 2.1.1. Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý Là hệ thống nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho sự quản lý, điều hành của một doanh nghiệp (Hay nói rộng ra là của một tổ chức). Hạt nhân của hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu chứa các thông tin phản ánh tình trạng hiện thời và hoạt động kinh doanh hiện thời của doanh nghiệp . Hệ thống thông tin thu thập các thông tin đến từ môi trường của doanh nghiệp phối hợp với các thông tin có trong cơ sở dữ liệu để kết xuất các thông tin mà nhà quản lý cần, đồng thời thường xuyên cập nhật cơ sở dữ liệu để dữ cho các thông tin ở đó luôn phản ánh đúng thực trạng của doanh nghiệp (Hay tổ chức) Nguyễn Trọng Hiệp 8 Quản lý thư viện Các hệ thống thông tin quản lý thường được phân loại theo hai mức: + Mức thấp, hay còn gọi là mức tác nghiệp, hệ thống chỉ có nhiệm vụ in ra một số bảng biểu, chứng từ giao dịch theo khuôn mẫu của cách xử lý bằng tay truyền thống . Bấy giờ hệ thống còn được gọi là hệ thống xử lý dữ liệu (Data processing systems); đó thường là hệ xử lý các đơn hàng; hệ quản lý nhân sự; hệ quản lý thiết bị, hệ kế toán v.v . + Mức cao, hay còn gọi là mức điều hành, hệ thống phải đưa ra các thông tin có tính chất chiến lược và kế hoạch giúp cho người lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra các quyết định đúng đắn trong công tác điều hành sự hoạt động của doanh nghiệp. Bấy giờ hệ thống thường được gọi là hệ hỗ trợ quyết định (Decision support systems). Đặc điểm của hệ hổ trợ quyết định là bên cạnh cơ sở dữ liệu, còn có thêm một cơ sở mô hình chứa các mô hình, các phương pháp mà khi được chọn lựa để vận dụng nên các dữ liệu sẽ cho các kết quả theo yêu cầu đa dạng của người dùng đặt ra khi chọn lựa các quyết định của mình . 2.1.2. Nhu cầu tin học hoá thông tin quản lý: Trong thời gian gần đây ngành công nghiệp hoá máy tính đã có những bước tiến nhanh chóng và đạt được những thành tựu to lớn. Tin học đã và đang thâm nhập vào mọi lĩnh vực hoạt động của đời sống con người. Các hệ thống và phần mềm xử lý thông tin chuyên dụng ngày nay đã trở nên một phần không thể thiếu trong các hoạt động của cơ quan, đơn vị, xí nghiệp, trường học, từ mô hình nhỏ đến mô hình lớn Vì tin học có khả năng lưu trữ, xử lý thông tin và phân tích tổng hợp thông tin hoàn hảo nhất . Bước đầu tiên cần thực hiện khi triển khai một đề tài tin học là phải khảo sát hệ thống. Hệ thống được ta xét tới ở đây là hệ thống quản lý. Đây là một hệ thống rất sống động, nó không chỉ bao gồm các thông tin về quản lý mà Nguyễn Trọng Hiệp 9 Quản lý thư viện còn góp phần vào việc điều hành một hoạt động của một tổ chức kinh tế, xã hội nào đó. Xem xét thông tin quản lý chúng ta cần xác định các yếu tố đặc thù, những nét khái quát cũng như những mục tiêu và nguyên tắc đảm bảo cho việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý, để từ đó giúp ra các phương pháp cũng như các bước thiết kế, xây dựng một hệ thống thông tin quản lý, để từ đó rút ra các phương pháp cũng như các bước thiết kế, xây dựng một hệ thống thông tin quản lý được tin học hoá . Trước kia, khi tin học chưa được ứng dụng rộng rãi trong các cơ quan, nhà trường, xí nghiệp, thư viện . Các hồ sơ, các mẫu bảng biểu, các loại hoá đơn, chứng từ, văn bản Thường được lưu dưới dạng những tập hồ sơ và khi tìm người quản lý phải tìm theo cách tổ chức sắp xếp của mình một cách thủ công, mất thời gian mà hiệu quả làm việc không cao. Chính vì thế và các nhà nghiên cứu máy tính đã nghĩ ra biện pháp khắc phục nhược điểm trên. Việc quản lý các loại hồ sơ, hoá đơn, tài liệu đang được vi tính hoá nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý, tìm kiếm thông tin nhanh chính xác và kịp thời mà con người đưa ra các nhu cầu trên. Việc lưu trữ và quản lý và quản lý trong máy tính sẽ giải quyết được các khó khăn trên, giúp con người quản lý cập nhật dữ liệu, bổ xung thống kê các bảng biểu và nhất là có thể tìm được một hay nhiều hồ sơ, hoá đơn, tài liệu .với bất kỳ một nào một cách nhanh chóng và thuận tiện. 2.1.3. Phương án xây dựng một mô hình thông tin: Để tin học ứng dụng một cách tối ưu chúng ta cần xem xét các phương án xây dựng mô hình thông tin a. Cách xây dựng mô hình hệ thống thông tin: * Các bước tiến hành . Nguyễn Trọng Hiệp 10 Quản lý thư viện [...]... Hip 29 Qun lý th vin 3.2 Biu phõn cp chc nng: H THNG QUN Lí TH VIN Qun lý sỏch Qun lý sỏch Nhp Nhp Qun lý c gi Qun lý c gi Nhp Nhp Hu b Hu b Hu b Hu b Sa i Sa i Sa i Sa i Qun lý Qun lý mn tr mn / / tr Tra cu Tra cu Thng kờ Thng kờ Mn sỏch Mn sỏch Tra cu Tra cu sỏch sỏch TK sỏch TK sỏch Tr sỏch Tr sỏch Tra cu Tra cu c gi c gi X lý X lý quỏhn quỏhn Tra cu Tra cu mn tr mn tr Thanh lý Thanh lý TK TK c... chc nng ca h thng trong mi quan h trc sau, trong quỏ trỡnh x lý v bn giao thụng tin cho nhau Biu lung d liu ca h thng qun lý th vin bao gm: Nguyn Trng Hip 35 Qun lý th vin - Cú hai tỏc nhõn ngoi l: + c gi + Cỏn b qun lý - Chc nng h thng: Qun lý th vin Độc giả thụng tin yờu cu c gi thụng tin, yờu cu TV Quản lý thư viện yờu cu Cán bộ quản lý bỏo cỏo, thngkờ 3.3.4 Biu lung d liu mc nh: Mc 1, cũn gi... li sỏch ó cho mn theo mu sau: Th viện Trờng THPT hồng quang Danh sách độc giả mợn sách quá hạn Mã độc giả Họ và tên Nguyn Trng Hip Tên sách Ngày mợn 20 Ngày quy định trả Ngày trả Qun lý th vin Th viện Trờng THPT Hồng Quang Giấy báo mợn sách quá hạn Kính gửi Lớp chuyên Khối .khoá học Chúng tôi thông báo đến bạn đọc đã mợn sách của th viện nhà trờng những quyển sách có... qun lý th vin s lm tng hiu sut cụng vic v ỏp ng c phn no nhu cu tỡm hiu tra cu ca c gi Bờn cnh ú, tin hc hoỏ cũn lm cho h thng th vin cú th ho nhp vo th gii phỏt trin cụng ngh cú th ng dng c nhng thnh tu mi nht v CNTT h tr cụng tỏc qun lý v phc v c gi Nguyn Trng Hip 14 Qun lý th vin 2.2 Kho sỏt h thng c: Trong phn ny em xin c gii thiu v h thng qun lý th vin Trng Cp III Hng Quang Th vin trng Cp III. .. thng kờ s c gi theo thi gian ch nh t ú lm c s c gi trong k v s sỏch ó mn theo mu sau: Th viện Trờng THPT Hồng Quang Báo cáo tình hình bạn đọc Mã độc giả Từ ngày Đến ngày Họ và tên Lớp chuyên Khoá học Nguyn Trng Hip 21 Số sách mợn Qun lý th vin Bỏo cỏo s sỏch m c gi ó mn n ngy theo mu sau: Th viện Trờng THPT Hồng Quang Báo cáo mợn sách Mã sách Từ ngày Đến ngày Tên sách Tác giả Lợt mợn c Cỏc nghip... trng cp III, nờn hu ht cỏc em cũn nh, v õy l mt lnh Nguyn Trng Hip 24 Qun lý th vin vc mi, ũi hi cỏc cỏn b qun lý phi cú tõm huyt v hng dn nhit tỡnh cho cỏc em Nhng khú khn trờn s c hn ch nu xõy dng c mt h thng qun lý th vin tt trong cụng tỏc kt hp hi ho gia cụng ngh v cỏc cụng tỏc th cụng truyn thng Nguyn Trng Hip 25 Qun lý th vin CHNG III: PHN TCH H THNG 3.1 Cỏc chc nng c bn ca h thng qun lý th vin... c giao cho mi mt cỏn b, t qun th n ban giỏm c phi hon thnh nhim v ca mỡnh trong phm vi thuc s qun lý Nguyn Trng Hip 17 Qun lý th vin b Mt s mu c bn ca cụng tỏc qun lý th vin : Phiu qun lý sỏch Th viện Trờng THPT Hồng Quang phiếu quản lý sách Mã số sách Tên sách Tập Số trang Số lợng .Năm xuất bản Mã nhà xuất bản .Nhà xuất bản Mã thể loại .Thể loại Mã tác... c v khai bỏo vo mu theo hỡnh thc nh sau: Th viện Trờng THPT Hồng Quang phiếu đăng ký Họ và tên .Năm sinh Lớp chuyên Khối khoá học Ngày đăng ký Xác nhận của cơ quan Nguyn Trng Hip 18 Qun lý th vin Sau ú c gi, s c phũng phc v c gi cp th c gi vi mi th bn c s c gỏn cho mt mó s c gi theo mu sau: Số Th viện Trờng THPt hồng quang Thẻ bạn đọc Họ và tên Lớp chuyên... tin v sỏch Nguyn Trng Hip 26 Qun lý th vin Khi cn loi b mt s u sỏch khụng cú kh nng s dng hoc khụng cú nhu cu c c gi s dngthỡ chc nng hu sỏch s c thc hin loi b cỏc thụng tin liờn quan n u sỏch ú Chc nng thanh lý sỏch thc hin vic lu thụng tin v mt u sỏch ó tng tn ti trong kho d liu v c thanh lý bi mt lý do no ú (Bỏn, chuyn nhng ) ra khi kho lu tr 3.1.2 Chc nng qun lý c gi gm 3 - Nhp cỏc thụng tin v... b th vin Nguyn Trng Hip 23 Qun lý th vin - Vic qun lý th vin nh cp nhp thụng tin mi, sa i thụng tin, thit lp cỏc biu thng kờ l khú khn thm chớ gõy nhm ln khú cú kh nng khc phc ngay c 2.4 Yờu cu tin hc hoỏ, thun li v khú khn: Qua quỏ trỡnh kho sỏt h thng ti Th vin trng cp III Hng Quang, cho em thy mt s im ni bt, khi ỏp dng nhng ng dng ca tin hc vo trong cụng tỏc qun lý th vin + Khi thc hin tin hc