GIỚI THIỆU CHUNG ĐỀ TÀI QUẢN LÝ THƯ VIỆN TẠI TRƯỜNG CẤP III NĂNG KHIẾU TỈNH THÁI BÌNH

GIỚI THIỆU CHUNG 1.1. Quản lý và ứng dụng tin học trong công tác quản lý 1.1.1 Một số khái niệm cơ bản về quản lý Quản lý là một thuật ngữ mang ý nghĩa tổng quát nó thường được dùng không chỉ việc điều hành hoạt động trong các tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội Trong công tác quản lý người ta phân chia ra làm 2 loại hình lao động: - Lao động mang tính máy móc, lặp đi lặp lại nhiều lần như việc thống kê danh sách, bảng biểu. - Lao động mang tính chất sáng tạo, như việc đề ra các phương pháp mới, các công việc kiểm tra, hướng dẫn . Trong thời gian tiêu phí cho loại hình thứ nhất chiếm 3/4 thời gian, chỉ còn 1/4 thời gian dành cho loại hình thứ hai . 1.1.2 Ứng dụng tin học trong công tác quản lý : Ngày, nay cùng với sự phát triển của tin học phần cứng cũng như phần mềm, việc ứng dụng của tin học trong mọi lĩnh vực trở lên phổ biến. Ở nước ta tin học đã và đang khẳng định vai trò của mình trong các công tác quản lý mọi lĩnh vực như kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội Việc áp dụng tin học vào công việc quản lý trước hết giải phóng cho cho các nhà lãnh đạo khỏi các công việc nặng nhọc, các công việc mất nhiều thời gian mà hiệu quả lại không cao, đồng thời tạo điều kiện, thời gian dốc sức vào trong công tác quản lý cho họ chặt chẽ hơn, khoa học, làm tăng tốc độ về xử lý thông tin đạt hiệu quả hơn. Tuy nhiên từng công việc cụ thể mà ta có thể tin học hoá từng phần hoặc tin học hoá toàn phần. a. Tin học hoá toàn bộ : Nội dung chủ yếu của phương pháp này là tin học hoá đồng thời các chức năng quản lý và thành lập một cấu trúc hoàn toàn tự lập động thay thế cho các cấu trúc tổ chức của cơ quan quản lý. Ưu điểm: Của chức năng này là các chức năng quản tin học một cách triệt để nhất, hệ thống đảm bảo tính nhất quán và tránh trùng lặp thừa thông tin. Nhưng nhược điểm của thông tin này là thực hiện công việc rất lâu, khó khăn và các chi phí ban đầu rất lớn. b. Tin học hoá từng phần : Nội dung chủ yếu của phương pháp này là tin học hoá từng phần chức năng hoặc theo nhu cầu cụ thể của từng bộ phận. Việc thiết kế các phân hệ quản lý của hệ thống được thực hiện một cách độc lập và tách biệt với các giải pháp được chọn cho các phân hệ khác nhau . Ưu điểm : Của phương pháp này là tính đơn giản khi thực hiện vì các ứng dụng được phát triển tương đối độc lập với nhau, vốn đầu tư ban đầu không lớn . Nhược điểm : Của phương pháp này không đảm bảo tính nhất quán cao trong toàn bộ hệ thống và không tránh khỏi sự dư thừa và trùng lặp thông tin. Cả hai phương pháp trên còn tuỳ thuộc vào từng cơ sở vào từng cơ quan cụ thể. Cho dù áp dụng theo phương pháp nào đi chăng nữa thì việc tin học hoá phải được xây dựng theo một kế hoạch chặt chẽ và thống nhất . c. Những đặc điểm của hệ thống quản lý : c.1. Phân cấp quản lý : Hệ thống quản lý trước hết là một hệ thống được tổ chức thống nhất từ trên xuống dưới và có chức năng tổng hợp thông tin giúp lãnh đạo quản lý thống nhất trong toàn bộ hệ thống . Hệ thống được phân làm nhiều cấp thông tin phải được tổng hợp từ dưới lên trên và truyền từ trên xuống dưới . c.2. Luồng thông tin vào : Ở mỗi công việc khối lượng thông tin cần xử lý thường nhất là rất lớn, đa dạng cả về chủng loại về cách xử lý hay tính toán . Có thể phân thông tin ra làm 3 loại : - Thông tin dùng cho tra cứu : Là loại thông tin được dùng chung cho hệ thống và ít thay đổi. Các thông tin này thường được cập nhật một lần và chỉ dùng cho tra cứu cho việc xử lý thông tin sau này . - Thông tin luân chuyển chi tiết : Là loại thông tin chi tiết về các hoạt động của một đơn vị, khối lượng thông tin rất lớn cần phải được xử lý kịp thời . - Thông tin luân chuyển tổng hợp : Là loại thông tin được tổng hợp về hoạt động của các cấp thấp hơn thông tin này thường được cô đọng xử lý theo kỳ, xử lý theo lô và mang nhiều thông tin . + Xử lý theo lô(batch processing) : Mỗi khi thông tin đến (hay yêu cầu xử lý xuất hiện ), thì chưa được đem xử lý ngay, mà được gom lại cho đủ một số lượng nhất định (một lô hay một mẻ ) mới được đem xử lý một cách tập thể . + Xử lý theo kỳ : Mỗi khi thông tin được chuyễn đến, thì chưa được đem xử lý ngay, mà phải đợi đến kỳ nhất định thông tin mới được đem xử lý. c.3. Luồng thông tin ra: - Thông tin đầu ra được tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụ thuộc vào nhu cầu quản lý trong từng trường hợp cụ thể, từng đơn vị cụ thể. Thông tin ra là việc truy cứu nhanh về một đối tượng cần quan tâm: Ví dụ như thông tin về sách, độc giả , mượn trả, đồng thời phải đảm bảo chính xác kịp thời . - Các thông tin đầu ra chủ yếu là các bài toán quản lý là báo cáo tổng hợp, thống kê, báo cáo. Các mẫu báo biểu báo cáo thống kê phải phản ánh cụ thể trực tiếp, sát với một đơn vị. - Ngoài những yêu cầu được cập nhật thông tin kịp thời cho hệ thống, luồng thông tin ra phải được thiết kế mềm dẻo. Đây là chức năng thể hiện tính mở của hệ thống, tính giao diện của hệ thống thông tin đầu ra gắn với chu kỳ thời gian tuỳ ý theo yêu cầu của bài toán cụ thể, từ đó ta có thể lọc bớt thông tin thừa trong quá trình xử lý . 2.1. Nguyên tắc xây dựng mô hình thông tin quản lý 2.1.1. Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý Là hệ thống nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho sự quản lý, điều hành của một doanh nghiệp (Hay nói rộng ra là của một tổ chức ). Hạt nhân của hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu chứa các thông tin phản ánh tình trạng hiện thời và hoạt động kinh doanh hiện thời của doanh nghiệp . Hệ thống thông tin thu thập các thông tin đến từ môi trường của doanh nghiệp phối hợp với các thông tin có trong cơ sở dữ liệu để kết xuất các thông tin mà nhà quản lý cần, đồng thời thường xuyên cập nhật cơ sở dữ liệu để dữ cho các thông tin ở đó luôn phản ánh đúng thực trạng của doanh nghiệp (Hay tổ chức ) Các hệ thống thông tin quản lý thường được phân loại theo hai mức : + Mức thấp, hay còn gọi là mức tác nghiệp, hệ thống chỉ có nhiệm vụ in ra một số bảng biểu, chứng từ giao dịch theo khuôn mẫu của cách xử lý bằng tay truyền thống . Bấy giờ hệ thống còn được gọi là hệ thống xử lý dữ liệu (Data processing systems); đó thường là hệ xử lý các đơn hàng; hệ quản lý nhân sự; hệ quản lý thiết bị , hệ kế toán v.v . + Mức cao, hay còn gọi là mức điều hành, hệ thống phải đưa ra các thông tin có tính chất chiến lược và kế hoạch giúp cho người lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra các quyết định đúng đắn trong công tác điều hành sự hoạt động của doanh nghiệp. Bấy giờ hệ thống thường được gọi là hệ hỗ trợ quyết định (Decision support systems). Đặc điểm của hệ hổ trợ quyết định là bên cạnh cơ sở dữ liệu, còn có thêm một cơ sở mô hình chứa các mô hình, các phương pháp mà khi được chọn lựa để vận dụng nên các dữ liệu sẽ cho các kết quả theo yêu cầu đa dạng của người dùng đặt ra khi chọn lựa các quyết định của mình . 2.1.2. Nhu cầu tin học hoá thông tin quản lý : Trong thời gian gần đây ngành công nghiệp hoá máy tính đã có những bước tiến nhanh chóng và đạt được những thành tựu to lớn. Tin học đã và đang thâm nhập vào mọi lĩnh vực hoạt động của đời sống con người. Các hệ thống và phần mềm xử lý thông tin chuyên dụng ngày nay đã trở nên một phần không thể thiếu trong các hoạt động của cơ quan, đơn vị , xí nghiệp, trường học, từ mô hình nhỏ đến mô hình lớn Vì tin học có khả năng lưu trữ, xử lý thông tin và phân tích tổng hợp thông tin hoàn hảo nhất . Bước đầu tiên cần thực hiện khi triển khai một đề tài tin học là phải khảo sát hệ thống. Hệ thống được ta xét tới ở đây là hệ thống quản lý. Đây là một hệ thống rất sống động, nó không chỉ bao gồm các thông tin về quản lý mà còn góp phần vào việc điều hành một hoạt động của một tổ chức kinh tế, xã hội nào đó. Xem xét thông tin quản lý chúng ta cần xác định các yếu tố đặc thù, những nét khái quát cũng như những mục tiêu và nguyên tắc đảm bảo cho việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý, để từ đó giúp ra các phương pháp cũng như các bước thiết kế, xây dựng một hệ thống thông tin quản lý, để từ đó rút ra các phương pháp cũng như các bước thiết kế, xây dựng một hệ thống thông tin quản lý được tin học hoá . Trước kia, khi tin học chưa được ứng dụng rộng rãi trong các cơ quan, nhà trường, xí nghiệp, thư viện . Các hồ sơ, các mẫu bảng biểu, các loại hoá đơn, chứng từ, văn bản Thường được lưu dưới dạng những tập hồ sơ và khi tìm người quản lý phải tìm theo cách tổ chức sắp xếp của mình một cách thủ công, mất thời gian mà hiệu quả làm việc không cao. Chính vì thế và các nhà nghiên cứu máy tính đã nghĩ ra biện pháp khắc phục nhược điểm trên. Việc quản lý các loại hồ sơ, hoá đơn, tài liệu đang được vi tính hoá nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý, tìm kiếm thông tin nhanh chính xác và kịp thời mà con người đưa ra các nhu cầu trên. Việc lưu trữ và quản lý và quản lý trong máy tính sẽ giải quyết được các khó khăn trên, giúp con người quản lý cập nhật dữ liệu, bổ xung thống kê các bảng biểu và nhất là có thể tìm được một hay nhiều hồ sơ, hoá đơn, tài liệu .với bất kỳ một nào một cách nhanh chóng và thuận tiện. 2.1.3. Phương án xây dựng một mô hình thông tin : Để tin học ứng dụng một cách tối ưu chúng ta cần xem xét các phương án xây dựng mô hình thông tin a. Cách xây dựng mô hình hệ thống thông tin : * Các bước tiến hành . - Xây dựng chiến lược của hệ thống từ đó có thể xác định mục tiêu của hệ thống, bao gồm : + Phạm vi của việc quản lý + Lưu lượng thông tin . Diễn tả HT làm như thế nào ? Diễn tả HT mới làm như thế nào ? Diễn tả HT cũ làm gì ? Diễn tả HT mới làm gì ? + Đối tượng sử dụng hệ thống . - Phân tích : Có hai luồng thông tin + Số lượng quản lý hệ thống + Cách quản lý . - Dữ liệu trong hệ thống : Sơ đồ quan hệ thực thể hay mô hình dữ liệu. - Chức năng : Phân rã các chức năng. - Sơ đồ luồng dữ liệu : Là tổng hợp thông tin của sơ đồ mô hình dữ liệu và sơ đồ phân cấp chức năng từ mô hình này ta có thể phản ánh cả hai mô hình trên. - Tiến trình của việc phân tích Có thể tóm tắt sự thay đổi mức độ diễn tả vật lý/ lôgic trong hình vẽ sau, trong đó các bước chuyển đổi (1) và (2) thuộc giai đoạn phân tích, bước chuyển đổi (3) thuộc giai đoạn thiết kế . (1) (3)Mức vật lý Mức lôgic (2) Một trình tự mô hình hoá hệ thống +Khảo sát hệ thống cũ làm việc như thế nào . + Tìm hiểu những yêu cầu của hệ thống mới . - Thiết kế : + Chức năng : Mô tả chi tiết cách thực hiện . + Dữ liệu : Đưa ra những cơ sở dữ liệu (CSDL), tệp chỉ số + Phạm vi sử dụng của người sử dụng . + Khối lượng thông tin của hệ thống . - Cài đặt : Từ việc phân tích thông tin ta cần xác định những gì sẽ được cài đặt lên hệ thống . b. Các tiêu chuẩn đánh giá một hệ thống thông tin : - Nhu cầu của toàn xã hội : + Phải phù hợp với chiến lược kinh tế + Hỗ trợ cho việc quản lý tốt . + Giảm chi phí và hoàn vốn đầu tư cho hệ thống . - Hỗ trợ tác nghiệp : + Cải tiến thông tin . + Tăng chất lượng thông tin. + Đưa ra các thông tin mới . - Nhu cầu của người sử dụng : + Thấy được hiệu quả tốt . + Nhiều chức năng . + Dễ sử dụng và dễ chấp nhận . -Yêu cầu kỹ thuật : + Xử lý được khối lượng thông tin cần thiết . + Tính đến tần xuất sử dụng . + Độ phức tạp, độ chính xác . + Độ tin cậy cao . + Độ hướng dẫn cho người dùng đầy đủ, dễ hiểu . . GIỚI THIỆU CHUNG 1.1. Quản lý và ứng dụng tin học trong công tác quản lý 1.1.1 Một số khái niệm cơ bản về quản lý Quản lý là một thuật. của hệ thống quản lý : c.1. Phân cấp quản lý : Hệ thống quản lý trước hết là một hệ thống được tổ chức thống nhất từ trên xuống dưới và có chức năng tổng