MUC LUC
Lời giới thiệu === -~~=-===-====««==========r===mmzm=zrse~z~~eeesamnnmammmmme se 4
Lời cảm on - 6
Chương ï : GIỚI THIỆU CHUNG 1.1 Quán lý và ứng dụng tin học trong quán lý 1.1.1 Một số khái niệm cơ bản về quản lý 1.1.2 Ứng dụng tin học trong công tác quản lý a Tín học hố tồn bộ —~ -~-~-~~~~~========~~~z=~~~~====rrmr=r=~r 7 b Tin hoc hod timg phian - 8
c Những đặc điểm của hệ thống quan ly -—-— - -—- 8
2.1 Nguyén tắc xây dựng mô hình thông tin quán lý 2.1.1 Khái niệm về hệ thông thông tin quản lý
2.1.2 Nhu cầu tin học hố thơng tin quản ly -— 1
2.1.3 Phương án xây đựng một mô hình thông tỉn -~~ -= ~= 12
a Cách xây dựng mô hình hệ thông théng tin - —- 12
b Các tiêu chuẩn đánh giá một hệ thống thong tin - - 13
Chương 1Í : KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG HỆ THONG 2.1 Mue dich ciia dé tai -— 15
2.2 Khao sát hệ thống cil - — 16
a So đồ cơ cấu tố chức của thự viện -~ -== ~-==~===== =— 18
b Một số mẫu cơ bản của công tác quản lý thư viện -~— 19
Trang 23.1 Các chức năng cơ băn của hệ thống quán lý thư viện - — 26
—-26 3.1.1 Chức năng quản lý sách -~ 3.1.2 Chức năng quản lý độc giả 3.1.3 Chie nang quan ly muon tra - + 27
3.1.4 Chie nang tra cttu -—- 28
3.1.5 Chức năng théng ké - — 28
3.2 Biểu dé phân cấp chức năng -~ ~-~ -====~================== ==== 20
3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu 3.3.1 Dữ liệu vào ra của hệ thống 3.3.2 Các ký hiệu cúa biéu dé ludng dit ligu -—-— - — 31
3.3.3.Biéu dé ludng dit ligu mite khung canh -— - — 34
3.3.4 Biéu đồ luồng dữ liệu mức dinh -— - —- 34
3.3.5.Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh -—-——
Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý sách
a b Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quán lý độc giả c Biểu đồ luỗng dữ liệu chức năng quản lý mượn trả -—-—~ —- 39
d Biểu dé luồng dữ liệu chức năng tra cửu -— — -~ -=¬ ~¬=~—~ 41
e Biểu dé luồng dữ liệu chức năng thống kê -—-—-~ -~ -~-~~~-=~—~ 42
3.4 Mô hình quan hệ 3.4.1, Xác định các thực thể
3.4.2 Xác định mỗi quan hệ giữa các thực thị a Các mỗi quan hệ cơ bản trong lién két CSDL -~ 43
Trang 34.3 Giới thiệu ngôn ngữ chính trong chwong trinh - 57 4.4 Các kiểu dữ liệu 4.5 Điều khiến lệnh trong ngôn ngữ 4.6 Hàm và thú tục do người dùng tự định nghĩa - - 65 Chương V : KẾT LUẬN
Trang 4LỜI GIỚI THIỆU
Với sự phát triển không ngừng của Tin học trên thế giới, đã ảnh hưởng trực tiếp đến ngành khoa học kỹ thuật ở nước ta trong những năm gan day.Tin học ra đời kéo theo sự thay đổi của toàn xã hội, nên kinh tế phát triển, giáo dục đào tạo được nâng cao, cuộc sống của con
người được cải thiện rõ rệt Sự phát triển Tin học ở nước ta đang bước
vào thời kỳ mới, các ứng đụng của tin học được triển khai rộng rãi, và có quy mô tương đối lớn Nhu cầu của con người ngày càng cao, để đáp ứng những nhu cầu đó những người làm công tác tin học phải thường xuyên nâng cao lắm bắt những tiễn bộ của công nghệ trên thế giới, và ứng dụng có hiệu quả vào nền kinh tế nước ta
Một trong những yêu cầu làm tin học nước ta hiện nay là phải có khá năng phân tích, hiểu được thực trang cla co quan minh để từ đó có
thể thiết kế, xây dựng ra các hệ thông tin dùng máy tính và phương tiện truyền thông, khi lượng thông tỉn ra tăng thì nhu cầu cho việc quản lý, tổ chức và sử lý thông tin đạt hiệu quả cao nhất đồng thời đáp ứng cho yêu cầu quản lý, xử lý và lưu giữ thông tin, tìm kiếm thông tin khi cần thiết,thống kê những thông tín mà con người yêu cầu, bảo mật thông tin đảm bảo nhanh chính xác kịp thời Tin học là một ngành khoa học đáp ứng được những yêu cầu đó vì tin học là công cụ máy tính điện tứ cho phép sử lý nhanh chóng và mềm đẻo các yêu cầu mà con người đưa ra, sản phẩm cửa nó được ứng dụng rong dai trong thực tế
Hiện nay, ở các nước phát triển, các hệ thống xử lý thông tin đã được xây đựng và ứng dụng rất có hiện quả Các hệ thống thông tin đó đã trở thành sương sống trong nhiều lĩnh vực khác nhau như ngân hàng, quản trị doanh nghiệp, thương mại điện tử Hệ thống đó giúp cho con người kinh doanh hiệu quả hơn và giảm bớt công sức nhân lực, giúp cho con người vượt qua trở ngại về không gian
Trang 5chức trong các cơ quan nhà nước, tư nhân Máy tính đã được dùng phổ biến cho công tác quản lý trong trường học, như quản lý thư viện, quán lý học sinh, quân lý điểm của các học sinh, sinh viên trong trường của mình, bằng hệ thống máy tính, việc áp dụng như vậy giúp con người đỡ vất vả hơn, mất ít thời gian Và điều quan trọng là chúng ta có thể
làm được một khối lượng công việc lớn với độ chính xác tuyệt đối
Việc ứng dụng và phát triển tin học vào công tác quản lý là một tất yếu, biết được vai trò và ý nghĩa quan trọng đó, các cơ quan, xí nghiệp, các trường học, các mô hình quản lý thư viện vừa và nhỏ đã lợi dụng tính ưu việt của tin học, áp dụng một cách mạnh mẽ và tích cực vào
đơn vị thuộc sự quản lý của mình
Đề nêu lên được một đặc điểm của việc ung dụng tin học trong
đời sông, em xin được trình bày hệ thông quản lý thư viện câp II “Năng khiêu tỉnh Thái Bình” băng máy tính
Ưu điễn của hệ thống là :
- Cập nhật và khai thác thông tỉn nhanh chóng tại mọi thời điểm - Tổ chức thông tin một cách có khoa học
- Tìm kiếm, thống kê thông tin nhanh chóng theo các tiêu chí khác
nhau
- Lưu trữ thông tin với số lượng lớn
- _ An tồn thơng tin, đảm báo thông tin chính xác, không sai lệch
Dựa trên tính tru việt đó Em đã tiến hành nghiên cứu đề tài “Quần
lý thư viện tại trường cấp III năng khiếu tỉnh Thái Bình ” Đề tài được đặt ra với hy vọng sẽ giam bot thoi gian của quản thư(Cán bộ quản lý thư viện) trong phòng tổ chức trong việc tìm kiếm, sắp xếp, thống kê báo cáo về những thông tin liên quan như bạn đọc
Trang 6LOI CAM ON
Để hoàn thành được đỗ án nảy, em xin chân thành cám ơn các thay cô giáo trong khoa toán ứng dụng đã giảng dạy giúp đỡ em trong suốt thời gian học tập vừa qua Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn cô
giáo Nguyễn Thanh Huyền giáo viên khoa toán ứng dụng — Trường
Dại Học Bách Khoa Hà Nội đã tận tình hướng dẫn giúp đỡ em hồn
thành đỗ án
Tơi cũng xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ, trao đổi của các bạn bè
trong lớp K3B_ĐIIBKIIN Và các anh chị khoá trước đã giúp đỡ tơi
hồn thành đồ án này Vì thời gian và trình độ có hạn, việc nghiên cứu
và xây dựng hệ thống Quản Lý Thư Viện chắc chắn sẽ không chánh khói những thiếu sót Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các
Trang 7CHUONG |
GIỚI THIỆU CHUNG
1.1 Quản lý và ứng dụng tỉn hục trong công tác quản lý 1.1.1 Một số khái niệm cơ bản về quan ht
Quản lý là một thuật ngữ mang ý nghĩa tông quát nó thường
được dùng không chỉ việc điều hành hoạt động trong các tô chức kinh
tế, tổ chức xã hội
Trong công tác quản lý người ta phân chia ra làm 2 loại hình lao động: -_ Lao động mang tính máy móc, lặp đi lặp lại nhiều lần như việc
thống kê danh sách, bảng biểu
-_ Lao động mang tinh chất Sắng tạo, như việc đề ra các phương
pháp mới, các công việc kiểm tra, hướng dẫn
Trong thời gian tiêu phí cho loại hình thứ nhất chiếm 3⁄4 thời gian, chí còn 1⁄4 thời gian dành cho loại hình thứ hai
1.1.2 Ứng dụng tin học trong công tác quán lý :
Ngày, nay cùng với sự phát triển của tin học phần cứng cũng như phâ mềm, việc ứng dụng của tin học trong mọi lĩnh vực trở lên phố biến Ở nước ta tin học đã và đang khăng định vai trò của mình
trong các công tác quản lý mọi lĩnh vực như kinh tổ, chính trị, văn hoá, xã hội Việc áp dụng tin học vào công việc quản lý trước hết giai
phóng cho cho các nhà lãnh đạo khỏi các công việc nặng nhọc, các công việc mất nhiều thời gian mà hiệu quá lại không cao, đồng thời tạo
điều kiện, thời gian đốc sức vào trong công tác quản lý cho họ chặt chẽ hơn, khoa học, làm tăng tốc độ về xử lý thông tin đạt hiệu qua hon
Tuy nhiên từng công việc cụ thể mà ta có thé tin học hoá từng phần
hoặc tin học hoá toàn phần
Trang 8
Nội dung chủ yếu của phương pháp này là tin học hoá đồng thời các chức năng quản lý và thành lập một câu trúc hoàn toàn tự lập động thay thé cho các cấu trúc tổ chức của cơ quan quản lý
Ưu điểm: Của chức năng này là các chức năng quản tin học một cách triệt đê nhất, hệ thống đảm bảo tính nhất quán và tránh trùng lặp thừa thông tin Nhưng nhược điểm của thông tin này là thực
hiện công việc rất lâu, khó khăn và các chi phi ban đầu rất lớn
b Tin học hoá từng phần :
Nội dung chủ yếu của phương pháp này là tin học hoá từng phần chức năng hoặc theo nhu cầu cụ thể của từng bộ phận Việc thiết kế
các phân hệ quản lý của hệ thống được thực hiện một cách độc lập và tách biệt với các giải pháp được chọn cho các phân hệ khác nhau
Ưn điểm : Của phương pháp này là tính đơn giản khi thực hiện vì các ứng dụng được phat trién tương đôi độc lập với nhau, vốn đầu tư ban đâu không lớn
Nhược điễm : Của phương pháp này không đảm bảo tính nhất quan cao trong tồn bộ hệ thơng và không tránh khỏi sự dư thừa và trùng lặp thông tin Cá hai phương pháp trên còn tuỳ thuộc vào từng cơ sở vào từng cơ quan cụ thể
Cho di áp dụng theo phương pháp nào đi chăng nữa thì việc tin học
hoá phải được xây dựng theo một kê hoạch chặt chế và thông nhật
c Những đặc điểm của hệ thống quản lý :
c.1 Phân cấp quản lp:
Trang 9Hệ thống được phân làm nhiều cấp thông tin phải được tổng hợp từ đưới lên trên và truyền từ trên xuông đưới
c.2 Luằng thông tin vào :
_ Ở mỗi công việc khối lượng thông tin cần xử lý thường nhất là
rât lớn, đa đạng cả về chủng loại về cách xử lý hay tính toán
Có thé phân thông tin ra làm 3 loại :
-_ Thông tin dùng cho tra cứu : Là loại thông tin được dùng chung cho hệ thống và ít thay đổi Các thông tin này thường được cập nhật một lần và chỉ dùng cho tra cứu cho việc xử lý thông tin sau này
-_ Thông tin luân chuyển chỉ tiết : Là loại thông tin chỉ tiết về các hoạt động của một đơn vị, khôi lượng thông tin rất lớn
cân phải được xử lý kịp thời
- Théng tin luân chuyên tổng hợp : Là loại thông tin được tổng hợp về hoạt động của các cấp thấp hơn thông tin này thường được cô đọng xử lý theo kỳ, xử lý theo lô và mang nhiều thông tin
+ Xử lý theo lô(batch processing) : Mỗi khi thông tin đến (hay yêu cầu xử lý xuất hiện ), thì chưa được đem xử lý ngay, mà được gom lại cho đủ một số lượng nhất định (một lô hay một mẻ
) mới được đem xử lý một cách tập thể
+ Xử lý theo kỳ : Mỗi khi thông tin được chuyễn đến, thì chưa
được đem xử lý ngay, mà phải đợi đền kỳ nhật định thông tin mới được đem xử lý
€3 Luéng thông tin ra:
- Théng tin đầu ra được tổng hợp từ các thông tin đầu vào và
phụ thuộc vào nhu cầu quản lý trong từng trường hợp cụ thẻ,
Trang 10một đối tượng, cần quan tâm: Ví dụ như thông tin về sách, độc
giả , mượn trả, đông thời phải đắm bảo chính xác kịp thời
-_ Các thông tin đầu ra chủ yếu là các bài toan quan lý là báo cáo tổng hợp, thống kê, báo cáo Các mẫu báo biểu báo cáo
thống kê phải phản ánh cụ thể trực tiếp, sát với một đơn vị
-_ Ngoài những yêu cầu được cập nhật thông tin kịp thời cho hệ thông, luồng thông tin ra phải được thiết kế mềm dẻo Đây là chức năng thể hiện tính mở của hệ thống, tính giao diện của hệ thống thông tin đầu ra gân với chu kỳ thời gian tuỳ ý theo yêu cầu của bài toán cụ thé, từ đó ta có thể lọc bớt thông tin thừa trong quá trình xử lý
2.1 Nguyên tắc xây dựng mô hình thông tin quan ly 2.1.1 Khái niệm về hệ thông thông tin quản lý
Là hệ thống nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho sự quản
ly, điều hành của một doanh nghiệp (Hay nói rộng ra là của một tổ
chức ) Hạt nhân của hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu chứa các thông tin phản ánh tỉnh trạng hiện thời và hoạt động kinh
doanh hiện thời của doanh nghiệp Hệ thông thông tin thu thập các
thông tin đến từ môi trường của doanh nghiệp phối hợp với các thông tin có trong cơ sở đữ liệu dé kết xuất các thông tin mà nhà quản lý
cần, đồng thời thường xuyên cập nhật cơ sớ dữ liệu để dữ cho các
thông tin ở đó luôn phản ánh đúng thực trạng của doanh nghiệp (Hay
tổ chức )
Các hệ thông thông tin quản lý thường được phân loại theo hai
mức ;
+ Mức thấp, hay còn gọi là mức tác nghiệp, hệ thông chỉ có nhiệm vụ in ra một số bảng biểu, chứng từ giao địch theo khuôn
Trang 11mẫu của cách xử lý bằng tay truyền théng Bay giờ hệ thông còn được gọi là hệ thống xử lý đữ liệu (Data processing systems); d6 thường là hệ xử lý các đơn hàng; hệ quản lý nhân sự; hệ quản lý
thiết bị , hệ kế toán v.v
+ Mức cao, hay còn gọi là mức điều hành, hệ thống phải đưa ra các thông tin có tính chất chiến lược và kế hoạch giúp cho người lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra các quyết định đúng đắn trong công tác điều hành sự hoạt động của doanh nghiệp Bấy giờ hệ thống thường được gọi là hệ hỗ trợ quyét dinh (Decision support systems) Dac điểm của hệ hỗ trợ quyết định là bên cạnh cơ sở
đữ liệu, còn có thêm một co sở mô hình chứa các mô hình, các phương pháp mà khi được chọn lựa để vận dụng nên các dữ liệu
sẽ cho các kết quả theo yêu cầu đa dạng của người dùng đặt ra khi chọn lựa các quyết định của mình
2.1.2 Nhụ câu tin học hố thơng tin quản lý :
Trong thời gian gần đây ngành cơng nghiệp hố máy tính đã có những bước tiên nhanh chóng và đạt được những thành tựu to lớn Tin học đã và đang thâm nhập vào mọi lĩnh vực hoạt động của đời sống con người Các hệ thông và phần mềm xử lý thông tin chuyên dụng ngày nay đã trở nên một phần không thể thiếu
trong các hoạt động của cơ quan, đơn vị , xí nghiệp, trường học,
từ mô hình nhỏ đến mô hình lớn Vì tin học có khả năng lưu trữ, xử lý thông tin và phân tích tổng hợp thơng tin hồn hảo nhật
Bước đâu tiên cần thực hiện khi triển khai một để tải tin học la
phải khảo sát hệ thống Hệ thống được ta xét tới ở đây là hệ thông quản lý Day là một hệ thống rất sông động, nó không chỉ bao gồm các thông tin về quán lý mà còn góp phần vào việc điều
hành một hoạt động của một tổ chức kinh tế, xã hội nào đó Xem
xét thông lin quan lý chúng ta cần xác định các yếu tố đặc thù, những nét khái quát cũng như những mục tiêu và nguyên tắc dam bao cho việc xây dựng một hệ thông thông tin quản lý, để từ đó giúp ra các phương pháp cũng như các bước thiết kế, xây
Trang 12dựng một hệ thống thông tin quan lý, để từ đó rút ra các phương pháp cũng như các bước thiết kế, xây dựng một hệ thông thông tin quản lý được tin hoc hoa
Trước kia, khi tin học chưa được ứng dụng rộng rãi trong các cơ quan, nhà trường, xí nghiệp, thư viện Các hồ sơ, các mẫu bang biển, các loại hoá đơn, chứng từ, văn bản Thường được lưu đưới dạng những tập hồ sơ và khi tìm người quản lý phải tim theo cách tô chức sắp xếp của mình một cách thủ công, mắt thời gian mà hiệu quá làm việc không cao Chính vì thế và các nhà nghiên cứu máy tính đã nghĩ ra biện pháp khắc phục nhược điểm trên Việc quản lý các loại hồ sơ, hoá don, tai liéu đang được vì tính hoá nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý, tìm kiếm thông tin nhanh chính xác và kịp thời mà con người đưa ra các nhu cầu trên Việc lưu trữ và quản lý và quản lý trong máy tính sẽ giải quyết được các khó khăn trên, giúp con người quản lý cập nhật
đữ liệu, bổ xung thống kê các bảng biểu và nhất là có thể tìm
được một hay nhiều hề sơ, hoá đơn, tài liệu với bất kỳ một
nào một cách nhanh chóng và thuận tiện
2.1.3 Phương án xây dựng một mô hình thông tín :
Đê tin học ứng dụng một cách tôi ưu chúng ta cân xem xét các phương án xây dựng mô hình thông tin
a Cách xây dựng mô hình hệ thông thông tín -
* Các bước tiến hành
-_ Xây dựng chiến lược của hệ thống từ đó có thê xác định mục
Trang 13-_ Chức năng : Phân rã các chức năng
- So dé luéng dif ligu : La tổng hợp thông tin của sơ đồ mô hình dữ liệu và sơ đỗ phân cấp chức năng từ mô hình này ta có thế phản ánh cả hai mô hình trên
-_ Tiến trình của việc phân tích
Có thể tóm tắt sự thay đổi mức độ diễn tá vật lý/ lôgic trong hình vẽ sau, trong đó các bước chuyển đổi Q) và (2) thuộc giai đoạn phân tích, bước chuyển đổi (3) thuộc giai đoạn thiết kế
Diễn tả HT làm Điển tả HT mới nhĩr thế nàn ? làm nhĩ thế nào qd) (3)Mức vật lý Mức légic Diễn tả HT cũ (2) Diễn tả HT mới làm øì 2 lam øi 2 Một trình tự mơ hình hố hệ thống
i Khao sát hệ thống cũ làm việc như thê nảo + Tìm hiểu những yêu cầu của hệ thống mới - Thiết kế :
+ Chức năng : Mô tả chí tiết cách thực hiện
+ Dữ liệu : Đưa ra những cơ sở dữ liệu (CSDL), tệp chí số
+ Phạm vi sử dụng của người sử dụng
+ Khối lượng thông tin của hệ thống
-_ Cài đặt : Từ việc phân tích thông tin ta cần xác định những gi
sẽ được cài đặt lên hệ thống
b Các tiêu chuẩn đánh giá một hệ thông thong tin: -_ Nhu cầu của toàn xã hội: -
+ Phải phù hợp với chiến lược kinh tế
Trang 14
+ Hỗ trợ cho việc quan ly tét
+ Giảm chỉ phí và hoàn vốn đầu tư cho hệ thông -_ Hỗ trợ tác nghiệp :
+ Cải tiến thông tin
+ Tăng chất lượng thong tin + Đưa ra các thông tin mới - Nbu cau của người sử dụng :
+ Thấy được hiệu quả tốt + Nhiều chức năng
+ Dễ sử dụng và dé chấp nhận -Yêu cầu kỹ thuật :
Trang 15Chwong I: KAAO SAT HIEN TRANG CONG TAC QUAN LY THU VIEN TAI TRUONG CAP IIT NANG KHIEU
TỈNH THÁI BÌNH 2.1 Mục đích của dé tai :
Như chúng ta đã biết “Thư viện ” đều được coi là kho trí tuệ của
loài người Nhu cầu sử dụng thư viện rộng rãi Có lẽ không một lĩnh vực nảo trong xã hội không cần đến thư viện Quy mô thư viện phát triển gắn liền với sự phát triển của xã hội và phân ngành sản xuất Thư viện ngày cảng đa dạng về nội dung và lớn về số lượng, do vậy độ phức tạp trong sử lý thông tin và các công tác phục vụ độc giá cũng tăng lên
Hệ thống quán lý thư viện từ trước đến nay duy trì và tồn tại hoàn toàn bằng phương pháp thủ công, nhưng các thao tác và điều hành và quản lý rất có tính khoa học và tổ chức hệ thống rất tốt Tuy vậy hệ thống quản lý điều hành còn đòi hỏi nhiều thời gian và công sức của những nhân viên mà không tránh được những sai sót nhằm lẫn Thực tế hiện nay là nhu cầu độc giả đến thư viện rất cao, lượng sách báo phải cập nhật hàng tháng, hàng quý, hàng ngày càng tăng đo vậy, nêu quán ly bằng thủ công sẽ không tránh khỏi những thiếu sót Bên cạnh đó nhu
Trang 16cầu độc giá về tra cứu sách rất cần đến việc nhanh chóng trong việc năm bất nội dung sách cân quan tâm, điêu này các phương pháp thủ công khó có thể thực hiện được trong thời gian cho phép
Chính vì vậy việc đưa tin học hoá vảo một số khâu trong hệ thống
quản lý thư viện sẽ làm tăng hiệu suất công việc và đáp ứng được phần
nào nhu cầu tìm hiểu tra cứu của độc giả Bên cạnh đó, tín học hơá còn
làm cho hệ thống thư viện có thể hoà nhập vào thế giới phát triển công nghệ để có thể ứng dụng được những thành tựu mới nhất về CNTT đề hỗ trợ công tác quán lý và phục vụ độc giả
2.2 Khảo sát hệ thống cũ :
Trong phần này em xin được giới thiệu về hệ thống quản lý
thư viện “Trường Cấp III năng khiêu tỉnh Thái Bình”
Thư viện trường “Cấp III năng khiếu tỉnh Thái Bình ” là một
thư viện có quy mô lớn, so với các thư viện của các trường cấp III trong Tỉnh, với 3 phòng đọc sách tham kháo, sách giáo khoa và tạp trí giành cho 1.100 học sinh trong trường Trong năm 2004 nay nha
trường đã trang bị cho thư viện một phòng máy tính lớn, gồm 8 may
dùng trong công tác quán lý của thư viện giành cho quản thư, ban lãnh
đạo và 3 máy cho học sinh sử dụng để tra cứu nhanh tài liệu, và tạp chí
Khi nói đến công tác quán lý thư viện, không thể không nói đến
đội ngũ quản lý thư viện gom 10 Quan thư và ban lãnh đạo thư viện Những người làm công tác thư viện đã giúp đỡ học sinh nhiều như việc
tìm kiếm sách, thông tin về sách, tạp chí, tìm kiếm những sách có nội
dụng phong phú, khuyến khích các em trong việc mượn sách và tạp chí về nhà sử dụng Đồng thời luôn luôn nhắc nhở các em phải biết giữ
Trang 17gin, và bảo vệ sách Từ nhiều có gắng về mọi mặt, công lác quản lý ngày càng tôt hơn, và đáp ứng được nhiều nhu câu của bạn đọc
Ilàng năm nhà trường nhập rất nhiều sách, tạp chí theo đủ thể loại, lĩnh vực mà bạn đọc(hay độc giả ) quan tâm, thư viện nhà trường đặc biệt quan tâm đến chất lượng quản lý và việc phục vụ độc giả Đây là một trường năng khiếu của Tỉnh, nên các học sinh theo học các lớp chuyên vì vậy đòi hói thư viện nhà trường phái nhập sách có tính nâng cao,và chuyên sâu theo từng lĩnh vực mà học sinh đang theo học ban chuyên đó
Với gần 1000.000 cuốn sách và tạp chí và số lượng học sinh như
vậy yêu cầu việc phục vụ bạn đọc đặt ra phải nhanh chóng mà trong đó danh mục báo cáo và tìm kiếm, thống kê, được đặt ra hàng đầu và thư viện phải tìm mọi cách để hoàn thiện hơn Với số lượng sách báo
lớn như thê việc quản lý danh mục sách, tạp chí là phải quan lý
tên sách, số lượng, loại nhập, thanh lý sé lượng sách cũ còn ton trong kho
Do tính chất của thư viện là mượn đọc tại chỗ và mượn về nhà, nên vẫn đề đặt ra là, phải quản lý được bạn đọc (chỉ giành riêng cho
những học sinh trong trường) mà trong đó phải biết được, họ tên
bạn đọc, lớp chuyên ban, khoá học, địa chỉ, số điện thoại (nếu có),
ngày làm thẻ, ngày hết hạn sử dụng thẻ Và các thông tin này biết
được nhờ Mã Thẻ Thư Viện của độc giả đó
Như vậy mục đích của thư viện là làm sao phục vụ được bạn đọc
một cách nhanh chóng, chính xác kê cả lúc mượn cũng như lúc trả
Thư viện gằm các phòng ban sau : + Ban giám đốc
+ Phòng bô sung và sử lý kỷ luật
+ Phòng phục vụ bạn đọc
Trang 18- Phong tim tin : Tại đây lưu trữ các thông tin về sách, báo trí
và các tư liệu khác theo thê loại Mỗi tư liệu trong thê loại đó được đánh mã tư liệu
- Phong lam thé : Tổ chức làm thẻ mới, gia hẹn thẻ Cho bạn
đọc thoả mãn yêu cầu của thư viện
Trang 19Đây là hệ thống quản trị của thư viện theo kiểu trực tuyến và chức năng Như vậy mỗi phòng ban chức năng cũng như các đơn vị thành viên đều có một nhiệm vụ riêng và rất cụ thể Để thực hiện tốt công
việc được giao cho mỗi một cán bộ, từ quán thư đến ban giám đốc phải hoàn thành nhiệm vụ của mình trong phạm vi thuộc sự quần lý
Trang 20Chú ý : Phòng thư mục có trách nhiệm căn cứ vào thẻ để tiễn hành cập
nhật danh mục sách vào thư viện Nhận độc giả mới :
Mỗi khi có bạn đọc đến dang ký làm thẻ Phòng phục vụ bạn đọc tiến hành phát mẫu đãng ký là bạn đọc và đăng ký cho bạn đọc và khai báo vào mẫu theo hình thức như sau:
'Thư viện PHIẾU ĐĂNG KÝ
Trường THPT Năng khiếu TB
Họ và tên lăm sinh ,
Ngày đăng ký
Xác nhận của cơ quan
Trang 21
Quá trình mượn sách :
Khi bạn đọc đến mượn sách sẻ gửi thẻ tại bàn kiểm tra và được cấp phiếu kiểm tra và điền số thẻ vào phiêu này Từ phiếu này bạn đọc vào phòng đọc sách và lấy phiếu mượn sách, bạn đọc sẽ chọn sách cần mượn và điền vào phiếu mượn, để quản thư căn cứ vào phiếu này lấy sách cho bạn đọc và cập nhật vào danh sách bạn đọc mượn sách trong ngày đó PHIẾU MƯỢN SÁCH Số phiếu mượn Lớp chuyên Khôi Hình thức mượn Mã số sách Tén sách Tác giả Mã thể loại Khi bạn đọc chọn sách để mượn có thể căn cử vào danh mục sách có sẵn để mượn THU VIEN
TRUONG THPT NANG KHIEU TB
Trang 22Trong quá trình theo dõi việc mượn sách nêu như bạn đọc chỉ mượn và tham khảo tại chỗ thì quá trình cho mượn và thu nhận được
tiễn hành trong ngày
Nếu như độc giả mượn sách và tạp chỉ về để tham khảo trong thời
gian cho phép, mà vượt thời gian cho phép, thì bộ phận cho mượn tại
phòng dọc sẽ tiến hành rà tìm các danh sách bạn dọc trễ hạn dễ gởi
giấy báo thu hôi lại sách đã cho mượn theo mẫu sau : ‘THU VIEN
TRUONG THPT NANG KHIEU TB
DANH SACH DOC GIA MUQN SACH QUA HAN
Mã độc Họ và tên | Tên sách Ngày Ngày quy | Ngày trả giá mượn định trả
Thu viện
Trường THPT Năng khiểu TB
GIAY BÁO MƯỢN SÁCH QUÁ HẠN
Kinh gửi cess Lop chuyén Khối Chúng tôi thông báo quyền sách có Mã số Tên sách Vào ngà!
Đến hôm nay quá
Trang 23Báo cáo thống kê :
Đối với công tác phịng đọc, ngồi cơng việc tra cứu tìm kiếm sách theo yêu câu bạn đọc(độc giá), còn phải thông kê sô độc giả theo thời gian chỉ định từ đó lãm được số độc giả trong kỳ và số sách đã mượn
theo mau sau : Thư viện Trường THPT Năng khiêu TB BAO CAO TÌNH HÌNH BẠN ĐỌC Từ ngảy .Đến ngày Số sách mượn Mã độc giả Họ và tên Lớp chuyên Báo cáo số sách mà độc giả đã mượn đến ngày theo mẫu sau : Thư viện
Trường THPT Năng khiếu TB
Trang 24œ Các nghiện vụ cơ bản
Phần này giới thiệu một số nghiệp vụ cơ bản của hệ thống
-_ Với dộc giả :
Độc giá sau khi cấp thẻ nếu muốn dùng tư liệu phải lên phòng phục vụ bạn đọc để tra cứu tài liệu mình cần tìm, xác định mã tư
liệu, nơi để tư liệu
Sau đó độc giả qua phòng đăng ký mượn trả tư liệu, độc giá sẽ được đáp ứng nếu tư liệu còn và độc giá đã đáp ứng đầy đủ điều kiện của thư viện hoặc ngược lại độc giả sẽ được thông báo không có hoặc không được mượn
- _ Với nhân viên quản lý :
+ Khi yêu cầu của độc giả, ví dụ như yêu cầu về mượn tư liệu thì sẽ thực hiện như sau :
Kiểm tra xem độc giả có được mượn hay không Nếu không sẽ bị từ chối, nếu có sẽ kiểm tra tư liệu bạn đọc muỗn có còn hoặc
có tư liệu đó không Nếu không còn thông bảo hết với tư liệu với
bạn đọc hoặc không có tư liệu đó, nếu còn sẽ thực hiện cho độc
giá mượn và ghi thời gian mượn và thời gian phải trả cho bạn đọc
+ Khi yêu cầu độc giả muốn làm thẻ : Kiểm tra các điều kiện về độc giả(có phải là học sinh, giáo viên trong trường không ?) Nếu thoả mãn thì tổ chức cấp thẻ và hẹn ngày lấy thé, nêu không sẽ từ chối
+ Khi cần thực hiện thông kê: Sẽ giao cho từng phòng thực hiện theo đúng chức năng của từng phòng Ví dụ : Thông kê lượng sách trong thư viện : Thuộc phòng tổ chức và báo quản; thống kê mượn trả thuộc phòng mượn trả, sau đó các phòng tổ chức báo cáo lên phòng quản lý
Trang 252.3 Đánh giá những nhược điểm của hệ thống cũ
Với cách tổ chức như trên, hệ thống quản lý thư viện của
trường còn có một số nhược điểm sau:
-_ Hầu hết các công việc nghiệp vụ của hệ thống thư viện đều
được tiễn hành hoàn tồn thủ cơng
- Trong cơng tác kiểm kê sẽ vô cùng khó khăn vì số lượng sách báo rất lớn, số độc giả luôn luôn thay đổi nên công tác
quan lý đôi khi còn gặp nhiều nhằm lẫn sai sót
-_ Vì thao tác nhiệp vụ hoàn toàn thủ công nên công việc và hiệu quả trong công tác nghiệp vụ phụ thuộc rất nhiều vào
trình độ và các kỹ năng của các cán bộ thư viện Nếu trình độ
không đồng đều sẽ dẫn đến lúng túng khi làm việc
-_ Đối với việc tra cứu của độc gia còn có nhiều khó khăn, thời
gian tìm đúng sách mất nhiều thời gian ngay cá với độc gia
và cán bộ thư viện ,
-_ Việc quản lý thư viện như cập nhập thông tin mới, sửa đổi
thông tin, thiết lập các biểu đồ thống kê .là khó khăn thậm
chí gây nhằm lẫn khó có khả năng khắc phục ngay được 2.4.Yêu cầu tin học hoá, thuận lợi và khó khăn:
Qua quá trình khảo sát hệ thống tại Thư viện trường cấp IIT
năng khiếu tỉnh Thái Bình, cho em thấy một số điểm nồi bật,
khi áp dụng những ứng dụng của tin học vào trong công tác quải lý thư viện
+ Khi thực hiện tin học hỏa vào mội số khâu trong công (ác
quan by thư viện sẽ mang lại :
-_ Giảm bớt được một số công việc thủ công nhàm chán, mat thời gian cho các cán bộ thư viện
-_ Giúp độc giả tra cứu, tìm kiếm, thực hiện mượn trả một cách
nhanh chóng
- Thực hiện các báo cáo thống kê nhanh chóng, chính xác và mang lại tính chuyên nghiệp cao
-_ Thực hiện giao tiếp cập nhật các thông tin được với các môi
trường máy tính lớn, mạng internet, các mạng liên thư viện + Tuy nhiên việc tín học hoá cũng gặp một số khó khăn sau đây:
Trang 26-_ Phải chỉ phí cao hon dé trang bị cho hệ thông máy tính
-_ Phải dao tạo hướng dan lai các nhân viên thư viện vốn đã
quen với các công tác thủ công
- Phải có hướng dẫn chỉ bảo cho bạn đọc rất nhiều vì đây là
trường thư viện của một trường cấp II, nên hau hết các cm còn nhỏ, và đây là một lĩnh vực mới, đòi hỏi các cán bộ quản lý phải có tâm huyết và hướng dẫn nhiệt tình cho các em
Những khó khăn trên sẽ được hạn chế nếu xây dựng được một
hệ thống quán lý thư viện tốt trong cơng tác kết hợp hài hồ giữa công nghệ và các công tác thủ công truyên thông
Chương TH : PHAN TICH HE THONG
3.1 CAC CHUC NANG CO BAN CUA HE THONG QUAN LY
THU VIEN
Hệ thống quán lý thư viện được tổ chức với 5 chức năng sau : -_ Chức năng quản I} sich
Trang 27- Chite nang quan lý độc giả
- Chie ning muon trả
- Chive ning tra cttn tim kiém
-_ Chức năng thing kê, báo cáo 3.1.1 Chức năng quản lý sách gồm -_ Nhập thông tin về sách - Sita thong tin vé sách - Huy théng tin vé sách - Thanh ly sach * Giải thích:
Chức năng này thực hiện nhập nội dung thông tin liên quan
đến sách như : Mã sách, tên sách, tên tác giá, chủ đề, nhà xuất
bản, năm xuất bản, ngày nhập, số lượng, nơi để vào cơ sở đữ
liệu
'rường hợp cần bỗ sung hiệu chỉnh một số thông tin liên
quan về sách do thiếu hoặi nhật sai sót cán bộ thư viện sẽ vào chức năng sửa sách và cập nhập vào cơ sở đữ liệu, để đổi
các thông tin về sách
Khi cần loại bỏ một số đầu sách không có khả năng sử dụng hoặc không có nhu cầu được độc giả sử dụngthì chức năng huỷ
sách sẽ được thực hiện loại bỏ các thông tin liên quan đến đầu
sách đó
Chức năng thanh lý sách thực hiện việc lưu thông tín về một đâu sách đã từng tôn tại trong kho đữ liệu và được thanh ly bởi một lý do nào đỏ(Bán, chuyên nhượng ) ra khỏi kho lưu trữ
3.1.2 Chức năng quán lý dộc giả gồm -_ Nhập các thông tin về độc giá -_ Sửa thông tin về độc gid
- Huy théng tin về độc giả
Trang 28*Giái thích: Chức năng này thực hiện quản lý các thông tin ve
độc giả, thực hiện cập nhập các thông tin liên quan về độc gia như : Số thẻ thư viện của độc giả, họ tên, địa chí, ngày sinh, lớp,
khoá, số điện thoại, ngày làm thẻ, ngày hết hạn
Trong trường hợp thông tin về độc giả có sai lệch, thì sẽ sửa lại
thông qua chức năng sửa độc giá
Đây là trường cấp III nên thẻ thư viện chỉ có giá trị trong vòng 3
năm mà học sinh theo học, những độc giả có thẻ hết hạn, hoặc vì lý do khác sẽ bị loại khỏi thư viện sẽ được chức năng huỷ độc giả loại bỏ khỏi CSDL
3.1.3 Chức năng quán lý mượn trả gồm
-_ Mượn sách
- ‘Tra sach -_ Xứ lý quá hạn
*Giải thích : Đây là chức năng giao dịch chính của thư viện với
độc giá khi đến mượn hoặc trả sách
Bạn đọc có nhu cầu mượn sách hoặc trả sách sẽ được cán bộ thư viện kiểm tra tính hợp lệ (Số thẻ TV, số sách mượn, trả )
Nếu hợp lệ độc giả sẽ được phép cung cấp mượn sách hoặc trả sách, ngược lại không thoả mãn những điều kiện mà cán bộ thư viện đưa ra sẽ bị từ chỗi Chức năng mượn trả cũng lưu qúa trình
mượn trả của độc giá vào CSDL
Khi độc giả mượn sách quá hạn thủ thư có thể in giấy báo quá hạn và gửi đến độc giả yêu cầu trả sách Độc giá trả sách quá hạn sẽ phải chịu hình thức kỷ luật của thư viện Thông tin về sự quá
hạn của độc giả cũng lưu vào CSDL
3.1.4 Chức năng tra cứu gồm
-_ Tra cứu sách - _ Tra cứu độc giả
- Tra cuu mugn tra
Trang 29* Giải thích : -
Chức năng này được ba phân :
+ Phần tra cứu sách : Nhằm giúp cả độc giả và nhân viên thư
viện tra cứu tìm kiếm một cuốn sách nào đó theo mã sách, tên
sách, chủ đề hoặc tác giả của cuốn sách đó
+ Phần tra cứu độc giả : Giúp nhân viên thư viện tìm kiếm thông tin liên quan đên một độc giả theo các tiêu chí sau : Sô thẻ thư viện, tên độc giả, lớp chuyên khoá học
+ Phần tra cứu mượn trả : Giúp nhân viên thư viện tra cứu quá trình mượn trả của một độc giả, phân này cho biệt thông tin hiện
thời về tình hình mượn trả của một độc giả
3.1.5 Chức năng thống kê gồm có :
-_ Thông kê sách
- Thong ké déc gia
- Théng kê trả mượn trả
*Giải thích : Chức năng này thực hiện các thống kê về sách, độc giả quá trình mượn trả của độc giả theo yêu cầu một cách nhanh
chóng, chính xác nhằm giúp ban quản lý thư viện có được những thông tin cần thiết nhằm phục vụ cho mục đích tốt hơn
3.2 BIEU DO PHAN CAP CHỨC NĂNG:
HE THONG QUAN LY THU VIEN
29
Trang 30* Giải thích : Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC)là, một loạt biểu đồ
diễn tả sự phân rã dẫn dần các chức năng từ đại thể đến chỉ tiết Mỗi nút trong biểu đồ là một chức năng, và quan hệ duy nhất giữa các chức năng, diễn tả bởi các cung nối liền các nút, là quan hệ bao hàm Như vậy BPC tạo thành một câu trúc cây
Trang 31* Đặc điểm của các BPC là :
-_ Cho một cách nhìn khái quát dễ hiểu, từ đại thể đến chỉ tiết
về các chức năng, nhiệm vụ cần thực hiện (Thường ở mức diễn ta lôgic)
-_ Rất đễ thành lập, bằng cách phân rã đần dần các chức năng từ
trên xuống
- C6 tinh chất tĩnh, bởi chúng chi cho thấy các chức năng mà
không cho thấy trình tự xử lý
- _ Thiếu vắng sự trao đổi thông tin giữa các chức năng
Vì những đặc điểm trên mà BPC (Biểu đồ phân cấp chức năng) thường được sử dụng làm mô hình chức năng trong các bước phân tích, hoặc cho các hệ thống đơn gián Nếu hệ thống quá phức tạp, thì một mô hình chức năng đưới dạng BPC là quá sơ lược và các thiếu sót nêu trong hai đặc điểm ở cuối ở trên là không thể châm trước được Lúc đó ta thường đùng biểu đỗ luỗng dữ liệu, thay cho biểu đồ phân cấp chức năng BPC
3.3 BIEU BO LUONG DU LIEU : 3.3.1 Dữ liệu vào ra của hệ thông
Hệ thông quản lý thư viện có các luông dữ liệu vào ra như sau: + Dữ liệu gồm có :
-_ Thông tin về các đầu sách -_ Thông tin về tác giả -_ Thông tin về mượn sách - Thông tin về trả sách
-_ Các yêu cầu tra cứu, tìm kiếm, thống kê, báo cáo + Dữ liệu ra :
- _ Các thống kê về sách, độc giả, mượn trả -_ Thông báo quá hạn
- Cac théng tin tra cứu được -_ Các yêu cầu của thư viện
Trang 323.3.2 Các ký hiệu của biểu dé luồng dữ liệu :
* Biểu dé luồng đữ liệu: Viết tắt là BLD là một loại biểu đồ nhằm mục đích diễn tả một quá trình xử lý thông tìn với các yêu
cầu sau :
-_ Sự diễn tả là ở mức lôgic, nghĩa là nhằm trả lời câu hỏi “Làm gì?", mà bỏ qua câu hỏi “Làm như thế nào ?”
-_ Chỉ rõ các chức năng (con) cần thực hiện để hồn tất q
trình cần mơ tả
- Chỉ rõ các thông tin cần được chuyển giao giữa các chức năng đó
* * Các biểu đồ lung dữ liệu (BLD) chỉ được pháp sử dụng năm loại yếu tổ sử dụng sau đây : và qua đó phẩn nào thấy được
trình tự thực hiện của ching
<l1> Các chức năng :
+ Định nghĩa : Một chức năng là một quá trình biến đổi dữ liệu
(Thay đôi, gi cầu trúc, vị trí của một sô dữ liệu đã cho, tạo ẫ ột số đữ liệu đã ra một dữ liệu mới )
+ Biểu điễn : Một chức năng thường được biểu diễn (trong
Trang 33<2> Các luồng đữ liệu :
+ Định nghĩa : Một luông dữ liệu là một tuyến truyền dẫn thông tin vào hay ra một chức năng nào đó
Khi nói đến truyền dẫn thông tin thì ta hiểu là ở đây có một thông tin
được chuyển đến một chức năng để được xử lý, hoặc chuyển đi khỏi
một chức năng như một kết L quá xử lý, bất kế hình thức truyền dẫn là gì (Bằng tay, qua máy tính, bằng fax, hay điện thoại v v ).Thông tin 6 đây có thể là một dữ liệu đơn (có thể là tên bạn đọc ), cũng có thể là một đữ liệu có cấu trúc (như thẻ thư viện ) Chú ý rằng mọi luồng dữ liệu là phải vào hay ra một chức năng nào đó, vậy trong hai đầu của
một luồng đữ liệu (đầu đi và đầu đến ), ít nhất phái có một đầu đính tới
một chức năng
Biểu diễn : Một lung đữ liệu được vé trong một BLD dưới dạng một mũi tên, trên đó có viết tên của biểu đổ luồng đữ liệu
Tên luồng đữ liệu
Tên luồng dữ liệu phái là một danh từ, cho phép hiểu vấn tắt nội dung
của dữ liệu được chuyên giao.VD
Tên độc giả
<3> Các kho dữ liệu : „
+ Định nghĩa : Miột kho dữ liệu là một dữ liệu (đơn hay có câu trúc )
được lưu lại, để có thể được truy nhập nhiều lần về sau
Biéu điển:_ Một kho đữ liệu được vẽ trong một BLD dưới dạng hai
đoạn thắng nằm ngang, kẹp giữa tên của kho dữ liệu
Tên kho dữ liệu
Tên kho dữ liệu phải là một danh từ, cho phép hiểu vấn tắt nội dung của dữ liệu được lưu trữ VD
Trang 34Độc giả
<4> Các đối tác -
+ Định nghĩa: Một đôi tác (Còn gọi là một tác nhân ngoài, hay điêm mút) là một thực thể ngồi hệ thơng, có trao đôi thông tin với hệ thông
+ Biểu diễn : Đối tác trong BLD được vẽ bằng một hình chữ nhật, bên
trong có tên các đôi tác Tên đối tác Tên đối tác phải là một danh từ, cho phép hiểu vắn tắt đối tác là ai, hoặc là gì ? VD: Cán bộ quản lý Độc giả
<5> Cac tác nhân trong :
+ Định nghĩa : Một tác nhân trong là một chức năng hay là một hệ con của hệ thông, được mô tả một trang khác của mô hình, nhưng có trao đổi thông tin với các phần tử thuộc trang hiện tại của mô hình
Như vậy tác nhân trong xuat hiện trong BLD chỉ để làm nhiệm vụ tham chiếu
+ Biểu diễn : Tác nhân trong BLD được vẽ dưới dạng một hình chữ nhật thiếu cạnh trên, trong đó viết tên tác nhân trong (chức năng hay hệ thông con)
Tên tác nhân |
Với biểu đồ luồng dữ liệu BLD thi quá trình phân tích từ trên xuống lại
la qua trình thành lập dân dân các BLD, diễn tả các chức năng của hệ
thông theo từng mức Mỗi mức là một tập hợp các BLD :
Trang 353.3.3 Biéu đồ luồng dữ liệu mức khung cánh :
Mức 0 hay còn gọi là mức khung cảnh, chỉ gồm có một BLD, trong đó chỉ có một chức năng duy nhất (chức năng tông quát của hệ thông) trao đôi các luông thông tin với các đôi tác
Biểu đề này dùng để vạch danh giới hệ thống và xem xét mọi dàng buộc của hệ thông Nó diễn tả mọi tập hợp các chức năng của hệ thống trong mối quan hệ trước sau, trong quá trình xử lý và bàn giao thông tin cho nhau
Biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thống quản lý thư viện bao gồm : - Có hai tác nhân ngoài là : + Độc giả + Cán bộ quản lý - _ Chức năng hệ thống : Quản lý thư viện thông tin yêu câu độc giả yêu câu Quản lý thư viện Độc giả Cán bộ quản lý thông tin, yêu cầu TV
báo cáo thôngkê
3.3.4 Biểu đồ luồng dữ liện mức đính :
Mức 1, còn gọi là mức đính, cũng chỉ gồm một BLD, và các mức
2,3,4, , mỗi mức gồm nhiều €©1) BLD, được thành lập như sau:
- _ Cứ mỗi chức năng ở mức trên, ta thành lập một biểu đồ luồng dữ liệu BLD, ở mức dưới, gọi là BLD định nghĩa (hay giải thích), chức năng đó theo cách sau :
+ Phân rã chức năng đó thành nhiều chức năng con ;
Trang 36+ Vẽ lại các luồng đữ liệu vào ra chức năng trên, nhưng phải vào hay ra ở chức năng con thích hợp ;
+ Nghiên cứu các quan hệ về dữ liệu giữa các chức năng
con, nhờ đó bố sung các luồng đữ liệu nội bộ hoặc các kho dữ liệu nội bộ
Trong biểu đỗ này :
-_ Các tác nhân ngoài vẫn được bảo toàn
-_ Chức năng quản lý thư viện được phân giã thành 5 chức năng con là : Quản lý độc gid ; Quan lý sách ; Quan lý mượn trả ; Tra cửu tìm kiêm ; Thông kê- báo cáo
-_ Các luồng dữ liệu vẫn được bảo toàn, có thêm luồng dữ liệu
nội bộ, xuất hiện các kho đữ liệu
Trang 383.3.5 Biểu đồ luỗng dữ liệu mức dưới đính
Biểu đồ này phân rã các chức năng chính của biểu đồ mức đỉnh thành các chức năng nhỏ hơn Cụ thể như sau :
a Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý sách : Cán bộ quảnlý [—— = s 3 & 8 at = * Ễ al ề Thôn Cập nhật Sách thanh Thông tin dầu AY Sch dai thank Ip 24⁄7
Đi chiếu để huỷ sách
Trang 39* Giải thích:
Thông tin về sách được cập nhật và lưu trữ trong kho sách Nếu quá
trình cập nhật bị sai hoặc thiếu thì lấy thông tin đầu sách cần sửa trong
kho sữa chữa lại, sau khi sửa xong thì kết quả đữ liệu được trả về kho
Khi cần huỷ một đầu sách thì tiến hành đối chiếu lại với thông tin đầu
sách ta thực hiện chức năng thanh lý nhằm lưu trữ thông tin tạm thời về đầu sách đó (kho thanh lý) trong một thời gian nào đó
Trang 40*Giải thích : Thông tin về độc giả được cập nhật và lưu trữ vào kho
độc giả Nếu quá trình nhập bị sai hoặc thiếu thì lấy thông tin độc giả
cần sửa từ kho và sữa chữa lại, sau khi trả xong lại trả thông tin về kho
Khi cần huỷ thông tin một số độc giả, thì đối chiếu với dữ liệu độc giả
có trong kho và xố bỏ tồn bộ thông tin về độc giả đó ©) Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý mượn trả :