quy trình xây dựng, tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện và lễ hội GVHD: TS. Nguyễn Thị Mỹ Thanh TỔ CHỨC LỄ HỘI VÀ SỰ KIỆN Đề tài: Tổ chức lễ tri ân “Lời muốn nói” nhân dịp ngày nhà giáo Việt Nam 20/11 Mục lục: 1.Giới thiệu sự kiện 2 2.Nghiên cứu ý niệm sự kiện (5Ws) 2 2.1WHY- Tại sao sự kiện được tổ chức? 2 2.2WHO- Thành phần tham gia 3 2.3WHERE - Địa điểm tổ chức 3 2.4WHEN – Thời gian tổ chức 3 2.5WHAT - Nội dung sự kiện 3 3.Ý nghĩa chủ đề 4 4.Công tác tổ chức 4 4.1 Cơ cấu tổ chức 4 4.2 Chức năng nhiệm vụ từng bộ phận 5 4.3. Kế hoạch thực hiện 7 5. Kịch bản chương trình 11 6.Quản trị sự rủi ro 19 6.1 Rủi ro bên ngoài 19 6.2 Rủi ro bên trong 20 7. Thiết kế 21 Nhóm: Pháo Bông 1 Tổ chức sự kiện và lễ hội GVHD: TS. Nguyễn Thị Mỹ Thanh 1. Giới thiệu sự kiện Với người Việt Nam ta, từ xưa đến nay, "tôn sư trọng đạo" là một giá trị truyền thống quý báu. Thấm nhuần đạo lý "uống nước nhớ nguồn", ngày Nhà giáo Việt Nam 20-11 trở thành ngày hội "tôn vinh nghề thầy" của toàn dân. Vào ngày này, trên khắp mọi miền đất nước, các em học sinh, sinh viên lại cùng nhau mang hoa đến chúc mừng các cô giáo, thầy giáo, bày tỏ lòng biết ơn đối với những người đã có công dạy dỗ mình. Với những sinh viên năm cuối sắp ra trường, 20-11 lại trở nên đặc biệt hơn bao giờ hết. Lễ “Tri ân thầy cô” - một sự kiện thường niên của sinh viên khoa Du lịch Trường Đại học Kinh tế - Đại học Đà Nẵng, được tổ chức vào dịp lễ Nhà giáo Việt Nam với mục đích tôn vinh truyền thống đó. Đây là dịp để các sinh viên có thể bày tỏ những suy nghĩ, tình cảm và tấm lòng tri ân của mình đối với các thầy cô, là cầu nối gắn kết chặt chẽ hơn nữa tình thầy trò và tình bè bạn. Và đây cũng sẽ trở thành một kỷ niệm khó quên trong quãng đời sinh viên của mỗi người. 2. Nghiên cứu ý niệm sự kiện (5Ws) 2.1WHY- Tại sao sự kiện được tổ chức? - Tri ân tình cảm và tấm lòng của thầy cô giáo đã hết lòng giảng dạy và hướng dẫn các thế hệ sinh viên, tạo cơ hội cho các bạn thể hiện lòng biết ơn của mình đến các thầy cô giáo - Khắc sâu tình bạn trong sáng trong những năm cùng nhau học tập và rèn luyện. - Tạo kỉ niệm đẹp, sâu sắc cho sinh viên năm cuối trước khi ra trường.; đồng thời tạo động lực và sự tự tin cho các bạn bước vào kì thực tập và ra trường đời sau này. - Tạo không khí gần gũi, ấm cúng giữa thầy cô và sinh viên. - Tác động tốt đến tư tưởng tình cảm của toàn thể học sinh, sinh viên trong trường và trở thành một trong những hoạt động quan trọng mang tính văn hóa truyền thống và bản sắc riêng của khoa nói riêng và toàn trường nói chung. Nhóm: Pháo Bông 2 Tổ chức sự kiện và lễ hội GVHD: TS. Nguyễn Thị Mỹ Thanh 2.2WHO- Thành phần tham gia - Nhà tổ chức: sinh viên 38k Khoa Du lịch nằm trong ban tổ chức gồm • Trưởng Ban tổ chức sự kiện • Ban tài chính • Ban truyền thông • Ban hậu cần trang trí • Ban kỹ thuật • Ban văn nghệ - Người tham gia: thầy cô Khoa Du lịch, cựu sinh viên, đại diện sinh viên khóa 39, sinh viên khóa 38k. - Người thực hiện: ban tổ chức sự kiện, nhà hàng. 2.3WHERE - Địa điểm tổ chức Nhà hàng Minh Toàn Galaxy, số 309 đường 2 tháng 9, quận Hải Châu, Đà Nẵng. 2.4WHEN – Thời gian tổ chức - Nhằm hướng đến ngày tri ân thầy cô: “Nhà giáo Việt Nam 20/11” nên nhóm chọn thời gian tổ chức là vào ngày cuối tuần của tuần gần ngày 20/11/2015 nhất để thuận tiện sắp xếp thời gian cho thầy cô cũng như các bạn sinh viên. - Thời gian tổ chức tiệc để thoải mái nên là buổi chiều tối, sau giờ tan ca. -> Thời gian: Thứ 7 ngày 14/11/2015 - Đón khách lúc 17 giờ 30 phút. - Bắt đầu lúc 18 giờ 00 phút. 2.5WHAT - Nội dung sự kiện - Tên sự kiện: “Lời muốn nói” - Các hoạt động chính: • Đón tiếp khách • Văn nghệ mở màn • Tuyên bố lí do • Giao lưu với khách mời Nhóm: Pháo Bông 3 Tổ chức sự kiện và lễ hội GVHD: TS. Nguyễn Thị Mỹ Thanh • Nhập tiệc ăn uống • Văn nghệ và trò chơi • Tặng quà tri ân thầy cô • Đưa tiễn khách 3. Ý nghĩa chủ đề Chủ đề: Lời muốn nói Quãng đời sinh viên với biết bao nhiêu kỷ niệm đẹp, là khoảng thời gian vui vẻ bên bạn bè, là khoảng thời gian học hành chăm chỉ dưới sự tận tình chỉ dạy của thầy cô giáo, là khoảng thời thời gian bận rộn với biết bao nhiêu hoạt động của khoa, của trường Nhưng khoảng thời gian ấy sắp qua đi, đọng lại trong lòng những sinh viên năm cuối nhiều cảm xúc với biết bao điều muốn nói. Đó là lời cảm ơn, lời tri ân sâu sắc nhất đến những người thầy người cô đã tận tâm tận lực dành cho cả một thế hệ học trò. Đó là lời xin lỗi chân thành nhất đến thầy cô vì tuổi trẻ còn bồng bột, chưa chín chắn trong suy nghĩ nên nhiều lúc khiến thầy cô phải phiền lòng. Và là lời chúc tốt đẹp nhất muốn gởi đến thầy cô-những người đã dìu dắt một thế hệ học trò chúng em đến gần hơn với chân trời kiến thức, cho chúng em những hành trang vào đời. Chính vì vậy, Lễ tri ân thầy cô với chủ đề “Lời muốn nói” được tổ chức nhằm bày tỏ những lời sâu trong tận trái tim đến những thầy cô kính mến của Khoa Du lịch – Trường Đại học Kinh tế. 4. Công tác tổ chức 4.1 Cơ cấu tổ chức Nhóm: Pháo Bông 4 Tổ chức sự kiện và lễ hội GVHD: TS. Nguyễn Thị Mỹ Thanh 4.2 Chức năng nhiệm vụ từng bộ phận STT Tên công việc Chức năng nhiệm vụ Nhân lực Ghi chú 1 Trưởng ban tổ chức - Quyết định ý tưởng, chủ đề sự kiện từ tổng hợp ý kiến toàn ban tổ chức. - Chia nhân sự các ban và phổ biến công việc khái quát cho từng ban. - Kiểm soát trước ,trong và sau khi chương trình diễn ra để đảm bảo chương trình đi đúng hướng theo những gì đã lên kế hoạch. - Phê duyệt, kiểm tra tiến trình công việc các kế hoạch từ các ban. - Đưa ra cách giải quyết các tình huống phát sinh hay các rủi ro xảy ra trong khi tổ chức chương trình. - Đánh giá, điều chỉnh các sai sót để chắc chắn chương trình được thực hiện thành công. 1 người Nhóm: Pháo Bông 5 Ban Hậu cần- trang trí Trưởng ban tổ chức sự kiện Ban truyền thông Ban Kỹ thuật Ban Điều phối Ban Văn nghệ Ban Tài chính Tổ chức sự kiện và lễ hội GVHD: TS. Nguyễn Thị Mỹ Thanh 2 Ban tài chính - Dự tính các khoản chi phí, tổng chi phí để đưa ra mức tiền cần thu mỗi sinh viên - Thu tiền -Kiểm tra, giám sát, kế toán việc thực hiện chi tiêu. - Chi các chi phí cho các ban theo dự tính, điều chỉnh khi có thay đổi. - Báo cáo tình hình thu và chi cho trưởng ban tổ chức - Lập và báo cáo tài chính sau khi kết thúc sự kiện. 3 người 3 Ban truyền thông - Thiết kế thiệp mời, bandroll - Lên kế hoạch và tiến hành các hoạt động truyền thông trên internet: + Tổ chức cuộc thi ảnh + Lập riêng một link event để các bạn có thể tiện theo dõi. + Chia khung giờ up thông tin/bài trên fanpage của Khoa. - Liên hệ với ban điều phối chương trình để lấy danh sách người tham gia và khách mời. 4 người Các thí sinh tham gia sẽ gửi 1 bức ảnh về trường, lớp, thầy cô kèm vài cảm nghĩ (không quá 200 từ). Sẽ có 1 phần quà dành cho bức ảnh nhận được nhiều lượt like nhất và sẽ được trình bày tại đêm Tri ân. 4 Ban hậu - Thiết kế và thực hiện trang trí 6 người Nhóm: Pháo Bông 6 Tổ chức sự kiện và lễ hội GVHD: TS. Nguyễn Thị Mỹ Thanh cần – trang trí sân khấu, background chụp ảnh. - Chuẩn bị công cụ, dụng cụ phụ trợ cho các công tác đón tiếp, các trò chơi. - Liên hệ nhà hàng 5 Ban kỹ thuật - Chịu trách nhiệm về phần âm thanh ánh sáng cho chương trình. 2 người 6 Ban điều phối chương trình - - Chịu trách nhiệm về nội dung, ý tưởng thực hiện chương trình, khung chương trình và các phương án dự phòng để chương trình được diễn ra xuyên suốt. - - Đảm nhận các công việc MC, lễ tân, quản trò.Chịu 9 người 7 Ban Văn nghệ - - Thông báo cho các lớp để đăng ký tiết mục tham dự. - - Lựa chọn các tiết mục đặc sắc, kiểm tra tiến trình tập luyện, góp ý sửa đổi khi cần thiết. - - Sắp xếp thứ tự các tiết mục tham dự. - - Hỗ trợ thuê trang phục, chuẩn bị các đạo cụ cần thiết 2 người 4.3. Kế hoạch thực hiện Ban truyền thông STT Thời gian Hoạt động Nội dung thực hiện Người thực hiện Ghi chú Nhóm: Pháo Bông 7 Tổ chức sự kiện và lễ hội GVHD: TS. Nguyễn Thị Mỹ Thanh Giai đoạn I (17/10-24/10) 1 17/10- 24/10 Thiết kế các hình ảnh phục vụ cho truyền thông _Thiết kế thiệp mời, bandroll. TV mảng nội dung, thiết kế Dựa trên nội dung, chương trình của Lễ tri ân. Lưu ý: Phần tên khách mời sẽ để trống để sau này viết tay. 2 20/10- 24/10 Thiết kế clip cho trò chơi _Quay và edit clip trò chơi TV mảng kỹ thuật TV mảng kỹ thuật có thể hỗ trợ quay clip 3 21/10- 24/10 Các hoạt động bên lề Lễ tri ân _Hỗ trợ quay/ nhận clip từ 2 lớp 38K3.1, 38K3.2 _Tổ chức cuộc thi ảnh. _Tổ chức các game mini trên fanpage. _Chia sẻ dần dần các thông tin về Lễ tri ân. TV mảng nội dung, thiết kế, kỹ thuật. Các thí sinh tham gia sẽ gửi 1 bức ảnh về trường, lớp, thầy cô kèm vài cảm nghĩ (không quá 200 từ). Sẽ có 1 phần quà dành cho bức ảnh nhận được nhiều lượt like nhất và sẽ được trình bày tại đêm Tri ân. Giai đoạn II (25/10-13/11) 4 25/10 In thiệp mời và bandroll _Tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện và in thiệp mời, bandroll. Trưởng nhóm, TV mảng thiết kế. Sau khi TNV mảng nội dung và thiết kế làm việc với nhau, cho ra sản phẩm, trưởng nhóm sẽ là người kiểm duyệt và chỉnh sửa cuối cùng. Sau đó sẽ tiến hành in ấn. 5 25/10- 13/11 Lan tỏa thông tin trước ngày diễn ra Lễ tri ân _Gửi thiệp mời. _Tạo sự kiện về Lễ tri ân trên Facebook. _Chia sẻ thông tin trên fanpage về ý nghĩa nội dung chủ đề… _Treo bandroll trước tiền Trưởng nhóm TV mảng nội dung Phần thưởng cho cuộc thi ảnh sẽ được trao trong buổi Lễ tri ân. Nhóm: Pháo Bông 8 Tổ chức sự kiện và lễ hội GVHD: TS. Nguyễn Thị Mỹ Thanh sảnh VP Đoàn cũ (khu A). _Công bố người thắng giải cuộc thi ảnh. Giai đoạn III (14/11-15/11) 6 14/11 Cập nhật thông tin buổi Lễ tri ân trên fanpage của Khoa _Cập nhật nhanh chóng thông tin, hình ảnh, clip của buổi Lễ tri ân. TV mảng nội dung, kỹ thuật Chụp ảnh các bạn tham gia cạnh standee của chương trình trước cổng và các hoạt động diễn ra suốt buổi Lễ tri ân. 7 15/11 Đánh giá tác động của buổi lễ và hiệu quả công việc _Họp toàn nhóm lần cuối để chia sẻ, nhận xét, đánh giá công việc. _Đăng bài cảm ơn trên fanpage và event. _Đăng tải toàn bộ ảnh, clip liên quan đến buổi Lễ. Trưởng nhóm Ban hậu cần-trang trí STT Công việc Thời gian Nội dung thực hiện Người thực hiện Ghi chú 1 Thiết kế và thực hiện trang trí sân khấu, background chụp ảnh. 17-25/10 Lên ý tưởng thiết kế sân khấu, background Tất cả Sau khi lên ý tưởng thiết kế sân khấu, backgound thì đưa cho trưởng ban tổ chức phê duyệt, chỉnh sửa 25/10- 12/11 Hoàn thành backdrop, background 16h00 ngày 14/11 Mang backdrop, background đến nhà hàng để chuẩn bị cho bữa tiệc 2 Chuẩn bị quà, công cụ, dụng cụ phụ trợ cho các công tác 13,14/11 Chuẩn bị quà cho thầy cô, cho sinh viên, tranh ký tên. Chuẩn bị hạt dưa, Tất cả Nhóm: Pháo Bông 9 Tổ chức sự kiện và lễ hội GVHD: TS. Nguyễn Thị Mỹ Thanh đón tiếp. nước uống, bánh kẹo trong phòng chờ 3 Đặt nhà hàng 25/10 Liên hệ với nhà hàng để đặt tiệc 3 thành viên 27/10 Đặt thực đơn Ban kỹ thuật Công việc Thời gian Nội dung thực hiện Người thực hiện Ghi chú Chịu trách nhiệm về phần âm thanh ánh sáng cho chương trình. 12/10 Liên hệ với nhà hàng để thuê các thiết bị cần thiết như loa, ampli, micro, máy chiếu, Tất cả 16h00 ngày 14/11 Lắp đặt, kiểm tra tất cả máy móc, thiết bị. 17h30-21h00 Điều chỉnh âm thanh, ánh sáng trong suốt bữa tiệc 21h15-21h45 Thu dọn, trao trả cho nhà hàng Ban điều phối chương trình STT Công việc Thời gian Người thực hiện Ghi chú 1 Lập kế hoạch cho chương trình ( kịch bản cho chương trình, phân công nhân sự, lên danh sách khách mời, lựa chọn địa diểm tổ chức) 10/10 – 17/10 5 người được phân công lập kế hoạch Sau khi kế hoạch được hoàn thành trưởng ban tổ chức sẽ xem xét và duyệt 2 Lên các phương án dự phòng để chương trình diễn ra theo đúng kịch bản 1/11-13/11 Tất cả Nhóm: Pháo Bông 10 [...]... điện trong quá trình diễn ra sự kiện, âm thanh bị hư, ánh sáng bị tắt… - Rủi ro ở đám đông: ở đây có thể hiểu là khi sự kiện đông người, ta không để ý kĩ, một vài kẻ xấu xâm nhập vào giả dạng như khách mời gây ra các hiện tượng đánh cắp - Ước lượng số người đến với sự kiện không chính xác: số người đến dự sự kiện có thể tăng lên hoặc ít hơn số khách đã mời Nhóm: Pháo Bông 19 Tổ chức sự kiện và lễ hội... 6.Quản trị sự rủi ro 6.1 Rủi ro bên ngoài a Các sự cố xảy ra ngoài dự tính: Đây là sự kiện tri ân các thầy cô trong khoa du lịch, nên có thể xảy ra một số sự kiện như: - Thời tiết : thời tiết là yếu tố do thiên nhiên tác động nên nó nằm ngoài khả năng của ta Nếu thời tiết xấu, sự kiện sẽ không được thuận lợi, vì một số khách mời sẽ không đến tham dự… - Các sự cố về sân khấu: ở đây được hiểu là sự cố về... thập ý kiến, thông tin, từ những sự kiện trước tổ chức tại nhà hàng - Để tránh dư thừa hoặc thiếu hụt nguồn nhân lực thì công ty phải nắm được số lượng vé mời và số lượng người tham dự để dự đoán chính xác nhất số lượng khách hàng đến với sự kiện để phân bổ nguồn nhân lực hợp lý Hạn chế thấp nhất khả năng thừa hoặc thiếu nhân viên - Trong tất cả các chương trình hay sự kiện thì vấn đề thời gian luôn... kiện thì vấn đề thời gian luôn là một bài toán khó cho các nhà tổ chức sự kiện, tuyệt đối không chủ quan, luôn có phương án dự phòng, lựa chọn thời điếm phù hợp để tổ chức Đồng thời, việc phân bổ thời gian khung chương trình sao cho phù hợp là điều hết sức cần thiết Vì thế chúng tôi đã cho chạy thử chương trình và dự đoán các tình huống hay sự cố có thể xảy ra để kịp thời ứng phó 7 Thiết kế Với chủ đề... nguồn nhân lực - Chương trình diễn ra không đúng như kế hoạch, đặc biệt là chương trình diễn ra quá chậm b Các phương pháp ứng phó với rủi ro: - Thông tin về vé mời tham dự sự kiện không chính xác: Để tránh trường hợp này thì công ty phải kiểm tra rõ ràng thông tin trước khi gửi vé đến khách mời Nhóm: Pháo Bông 20 Tổ chức sự kiện và lễ hội GVHD: TS Nguyễn Thị Mỹ Thanh - Để đảm bảo cho thức ăn của nhà hàng.. .Tổ chức sự kiện và lễ hội 3 4 GVHD: TS Nguyễn Thị Mỹ Thanh Chạy lại chương 13h – 16h 14/11 Ban văn nghệ, MC trình, các tiết mục văn nghệ, trình chiếu clip, trò chơi… Lễ tân đến trước để chuẩn bị đón tiếp khách 5 Dẫn dắt chương trình như kịch bản đã chuẩn bị Ban văn nghệ Công việc Thời gian 16h30 14/11 4 lễ tân 17h00... rộng không gian cho sự kiện bằng cách sắp xếp lại không gian, cây cối, các vật dụng trang trí 6.2 Rủi ro bên trong a Các rủi ro có thể xảy ra bên trong tổ chức: - Thông tin về vé mời tham dự sự kiện không chính xác: ở đây vé mời có thể bị in sai giờ, địa điểm hoặc sai tên khách mời - Thức ăn trong nhà hàng không đảm bảo chất lượng - Thiếu hụt hoặc dư thừa nguồn nhân lực - Chương trình diễn ra không... nhanh chóng hoàn tất công tác chuẩn bị 15 Tổ chức sự kiện và lễ hội GVHD: TS Nguyễn Thị Mỹ Thanh 5 phút -Tiết mục của lớp 38k03.2 Liên khúc: Khúc yêu thương, Cho bạn cho tôi 15 phút - MC giới thiệu tiết mục Liên khúc: do các bạn lớp 38K03.2 trình bày “Khúc yêu thương, Cho bạn cho tôi” rồi lui về hậu trường - Các bạn 38K03.2 nhanh chóng tiến ra sân khấu và trình bày bài hát 5 phút -Tiết mục của lớp... Chúng tôi đã sử dụng phương pháp giảm mức độ rủi ro Vì sự kiện diễn ra trong nhà, nên cũng không mấy ảnh hưởng đến công tác thực hiện Tuy nhiên vì một số lí do chủ quan khách mời, họ ngại đi khi thời tiết xấu, nên chúng tôi càng nâng cao công tác truyền thông về sự kiện với khách mời - Các nguồn điện, âm thanh, ánh sáng: Chúng tôi đã dùng phương pháp xây dựng kế hoạch cứu nguy và thay thế Để phòng trừ... - Đội khiêu vũ 39K sẵn sàng 16 Tổ chức sự kiện và lễ hội 20h05 – 20h10 15 phút 15 phút Tiết mục Khiêu vũ của khóa 39K Giao lưu với khóa 39K 20h10 – 20h15 5 phút 5 phút Tiết mục Ghita: “Những nụ cười trở lại” Nhóm: Pháo Bông MC, Đội khiêu vũ 39K MC Đội ghita GVHD: TS Nguyễn Thị Mỹ Thanh hỏi, MC sẽ mang Micro đến Khi đáp đúng, MC sẽ mang quà đến tận tay - MC giới thiệu sự góp mặt đặc biệt của các em