kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu, phải trả của công ty TNHH SX TM

Lời mở đầu

Đối với bất kỳ một loại hình hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc thương mại nào, dù là doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân; các công ty cổ phần, công ty TNHH thì kế toán tiền và các khoản phải thu, phải trả luôn là một bộ phận rất quan trọng, không thể thiếu, ảnh hưởng rất lớn đến sự phát triển, hoạt động sản xuất của một công ty Tiền và các khoản phải trả chiếm một tỷ trọng không nhỏ trong tổng tài sản, còn các khoản phải trả có một ý nghĩa nhất định đối với việc tài trợ cũng như phản ánh tình hình khả năng thanh toán của một doanh nghiệp Chính vì thế mà chúng luôn được theo dõi thường xuyên, chi tiết và cụ thể từng khoản mục Do đó em lựa chọn tìm hiểu vấn đề này tại côngty để thấy được những ưu điểm, nhược điểm trong trong công tác kế toán thực tế

Kết cấu của đề tài gồm bốn chương :

Chương 1 : Giới thiệu khái quát về công ty TNHH SX TM Hoà Hoả

Chương 2 : Cơ sở lý luận về kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu, phải trả

Chương 3 : Thực tiễn kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu, phải trả củacông ty TNHH SX TM Hoà Hảo

Chương 4 : Nhận xét và kiến nghị

ĐỀ TÀI : KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU ,PHẢI TRẢ CỦA CÔNG TY TNHH SX TM HOÀ HẢO

-Email :hoahaoco@vnn.vn – hoahaocorp@vnn.vn

-Đội ngũ cán bộ, công nhân viên : 25 cán bộ quản lý, 130 công nhân trực tiếp sản xuất

-Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số : 4102021438-Ngày cấp :13/04/2004 (thay đổi lần 1 ngày 09/05/2007)

-Cơ quan cấp : phòng đăng ký kinh doanh, sở kế hoạch đầu tư thành phố HCM

-MST : 0303266753-Ngày cấp : 14/05/2004

-Ngành kinh doanh : sản xuất, mua bán phụ tùng ô tô, xe máy, phụ tùng cơ khí-Hình thức sỡ hữu : 100% vốn tư nhân

-Tiêu chuẩn sản phẩm : ISO9001:2000

a – lịch sử hình thành :

Để đáp ứng nhu cầu của thị trường xe ô tô, xe máy ngày càng đang dạng và phong phú, nhu cầu thị trường ngày càng cao về chất lượng, công ty TNHH SX TM Hoà hảo được thành lập với mục đích sản xuất và cung cấp nhiều mặt hàng phụ tùng ô tô, xe máy, cơ khí với chất lượng tốt nhất đến mọi khách hàng.

b – Quá trình phát triển :

-Tiền thân của công ty TNHH SX TM Hoà hảo là cơ sở Hoà Hảo, được thành lập vào năm 1985, là một trong những cơ sở đầu tiên sản xuất phụ tùng xe máy cho thị trường Việt Nam như : bát thắng, cốt thắng, cần sang số, cần đạp thắng, …

-Năm 2004 chính thức đổi tên, trở thành công ty TNHH SX TM Hoà Hảo.-Công ty với bề dày kinh nghiệm và lượng khách hàng truyền thống không nhỏ, đã ký và thực hiện được nhiều hợp đồng cung cấp phụ tùng cho nhiều công ty xemáy có vốn đầu tư trong nước và công ty liên doanh.

-Sản phẩm công ty được sản xuất dựa trên các thiết bị tiên tiến của Nhật Bản, sử dụng các quá trình công nghệ kỹ thuật tiên tiến như dập, ép, tiện, thuỷ lực, tiện CNC, phay, phay lăn, khoan, chuốt hàn CO2, hàn bấm, uống ống, cán ren …

-Để đáp ứng nhu cầu thị trường ngày càng đa dạng, phong phú, ngoài sản phẩm truyền thống là phụ tùng xe máy, công ty đã tiến hành đầu tư máy móc thiết bị để sản xuất và gia công thêm phụ tùng ô tô, phụ tùng cơ khí các loại.

-Năng lực sản xuất hàng năm của công ty đạt được là 5.000.000 sản phẩm.-Tổng diện tích toàn bộ khu văn phòng và xưởng sản xuất của công ty khoảng 2.000 m2, gồm 02 xưởng sản xuất với hơn 200 thiết bị sản xuất và 02 kho hàng.

-Đội ngũ cán bộ, nhân viên trẻ, năng động gồm 25 cán bộ quản lý và 130 công nhân trực tiếp sản xuất.

-Với một hệ thống thiết bị sản xuất, thiết bị kiểm tra đa dạng và hiện đại, công nghệ sản xuất tiên tiến, hệ thống quản lý chất lượng được xây dựng và áp dụng

theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, sản phẩm của công ty ngày càng được nâng cao chất lượng, đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.

1.1.2 - Chức năng và nhiệm vụ kinh doanh chủ yếu :

a - Chức năng :

Chức năng chủ yếu của công ty là sản xuất, cung ứng và kinh doanh sản phẩm phụ tùng xe gắn máy, ô tô và phụ tùng cơ khí các loại trong phạm vi pháp luật cho phép của nhà nước.

-Tự tạo nguồn vốn cho hoạt động kinh doanh, nhằm đảm bảo cho sự đổi mới, cải tiến trang thiết bị, đầu tư xây dựng , nâng cấp mở rộng cơ sở hạ tầng kỹ thuậtcủa công ty.

-Tuân thủ mọi chính sách, chế độ về quản lý lao động, tiền lương, thực hiện tốt việc đào tạo, bồi dưỡng trình độ văn hoá, ngoại ngữ, nâng cao nghiệp vụ, tay nghề cho cán bộ, công nhân viên, đảm bảo và nâng cao chất lượng cuộc sống người lao động.

1.2 - Cơ cấu tổ chức và quản lý :

-Công ty có mạng lưới kinh doanh khá đa dạng, phần lớn cung ứng cho các hãng xe máy ở các tỉnh, thành phố lớn như : TP Hồ Chí Minh, Hà Nội, Hưng Yên, Đồng Nai, …

-Công ty cũng xuất khẩu nhưng chiếm tỷ trọng không cao trong mạng lưới kinh doanh.

1.2.1 - Sơ Đồ cơ cấu tổ chức, quản lý :

Cơ cấu tổ chức của công ty là cơ cấu quản lý điều hành trực tuyến, được thể hiện theo sơ đồ sau :

Sơ đồ 1.1 : cơ cấu tổ chức, quản lý của cơng ty

1.2.2 - Chức năng và nhiệm vụ của các phịng ban :

+ Lập mục tiêu, doanh thu cho từng quý, từng năm để làm cơ sở đánh giá vàphát triển.

+ Hoạch định, tìm hiểu và khai thác thị trường, đề xuất và phát triển sản phẩm mới mang tính khả thi, đáp ứng nhu cầu đa dạng của thị trường.

+ Tiếp xúc, trao đổi nhằm nắm bắt các thơng tin cần thiết, quan trọng về khách hàng hiện cĩ và phân loại, tìm kiếm các khách hàng tiềm năng để lên kế hoạch,đáp ứng kịp thời và phát triển khách hàng mới.

+ Soạn thảo các hợp đồng kinh tế tỉ mỉ, rõ ràng.+ Đảm bảo việc thu hồi cơng nợ bán hàng cao nhất.+ Tiếp nhận các đơn đặt hàng của khách hàng.

- kế hoạch :

+ Phân bổ kế hoạch sản xuất trên cơ sở đáp ứng nhu cầu của khách hàng.HỘI ĐỒNG QUẢN

TRỊGIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

PHÒNG SẢN

PHÒNG VẬT TƯPHÒN

G HÀNH CHÍNH

– NHÂN

G KẾ HOẠCH

KINH DOANH

PHÒNG KHO VẬT TƯ

PHÒNG KỸ THUẬT

PHÒNG TÀI VỤ – KẾ TOÁN

+ Tính toán, phân tích, cân đối kế hoạch, dự trù nguyên vật liệu sản xuất cầnthiết sử dụng trong kỳ và nhu cầu sử dụng cho kỳ kế tiếp.

+ Theo dõi tiến độ sản xuất, quá trình và tiến độ giao hàng nhằm kịp thời điều chỉnh khi có yêu cầu từ khách hàng hoặc các phát sinh trong quá trình sản xuất.

e – Phòng hành chính-nhân sự :- Hành chính :

+Giám xát, thực hiện triển khai bảo dưỡng các công trình : nhà xưởng, phương tiện, thiết bị văn phòng và các vật dụng ngoài sản xuất.

+Khai báo hải quan về xuất nhập khẩu và quản lý, xử lý các thủ tục hành chính khác.

- Nhân sự :

+Tham mưu cho công ty lập quy chế và chính sách đãi ngộ nhân sự.

+Lập kế hoạch và thực hiện việc chuẩn bị, phòng bị tài nguyên nhân sự như tuyển dụng, bố trí, đào tạo, đánh giá, phát triển nhân lực.

+Thực hiện giám sát, kiểm tra các chế độ như bảo hiểm nhà máy, tài sản cố định, BHXH, thực hiện thủ tục yêu cầu chi trả bảo hiểm của người lao động, quy chế và nội dung lao động như :lập bảng lương, quy chế chính sách về tiền lương, thưởng; theo dõi, kiểm tra báo cáo về tiền lương, thưởng theo quy định của pháp luật và công ty.

+Tổ chức việc thực hiện, giám sát, theo dõi, kiểm tra, báo cáo việc thực hiệntheo quy định, chính sách chế độ lao động như : nội quy lao động, khen thưởng, kỷ luật, BHXH, BHYT, trợ cấp và phúc lợi, công tác vệ sinh môi trường, an toàn lao động theo quy định của pháp luật và công ty.

+Phối hợp với công đoàn công ty trong các hoạt động xã hội, tổ chức hoạt động, phong trào giải trí để củng cố tinh thần, phát triển, ổn định về nhân sự, thực hiện các chính sách liên quan đến người lao động.

+Tiềm hiểu và luôn nắm bắt các Nghị định, Thông tư, báo cáo kịp thời cho ban giám đốc những quy định mới liên quan đến vấn đề lao động.

f – Phòng sản xuất :

-Thực hiện sản xuất theo đúng kế hoạch.

-Đảm bảo duy trì và nâng cao hiệu suất sản xuất, chất lượng sản phẩm, hạn chế đế mức thấp nhất sản phẩm không đạt phải tái gia công hoặc báo huỷ.

_Không ngừng cải thiện dây chuyền sản xuất nhằm tránh lãng phí thời gian và không gian.

-Thực hiện kiểm soát hệ thống chất lượng theo hệ thống ISO 9001:2000.

g – Phòng vật tư :

Chọn lọc nhà cung cấp theo tiêu chí :- Chất lượng.

- Giá thành cạnh tranh.

- Uy tín, ổn định trong sản xuất kinh doanh.

- Chứng từ phù hợp với yêu cầu sản xuất của công ty.- Tính phối hợp tốt.

- Không mua thừa, thiếu sao với nhu cầu của kế hoạch sản xuất.

- Mua vật tư, nguyên vật liệu đúng tiến độ, không trễ hạn so với kế hoạch.

h - Phòng kho vật tư :

- Xuất nhập hàng hoá theo đúng quy định, có chứng từ đầy đủ, không tự ý xuất, nhập hàng khi chưa có cấp lãnh đạo chấp nhận.

- Xuất hàng ra kho theo phương pháp nhập trước-xuất trước.

- Hàng hoá phải đạt đúng khu vực, tem nhãn đầy đủ tên hàng, mã hàng và sốlượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000.

- Sổ sách phải rõ ràng, số liệu cập nhật đầy đủ trong ngày.

- Hàng tháng thực hiện đầy đủ việc kiềm kê và báo cáo xuất nhập cho bộ phận tài vụ để hoàn thiện công tác tính giá thành và báo cáo tài chính.

i - Phòng kỹ thuật :

- Giám sát, kiểm tra chất lượng sản phẩm.

- Đảm bảo chất lượng trong quá trình sản xuất, ngăn chặn sản phẩm bị lỗi phát sinh hàng loạt.

- Phân tích nguyên nhân phát sinh vấn đề, tìm ra các đối sách cải thiện.- Bảo quản thiết bị đo lường luôn đảm bảo và sẵn sàng khi cần sử dụng.- Lập tiêu chuẩn kiểm tra cho tất cả các sản phẩm ngay sau khi đưa vào sản xuất hàng loạt.

- Thực hiện kiểm soát chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000.

- Triển khai và lập kế hoạch phát triển sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng thông qua phòng kinh doanh và được sự chấp thuận của ban giám đốc.

- Chuyển giao lưu trình và kỹ thuật sản xuất cho bộ phận sản xuất sau khi thực hiện các bước.

- Lập BOM khi phát hiện sản phẩm mới và chỉnh sửa BOM khi có thay đổi về thiết kế.

- Lập mẫu thông báo xác nhận đạt tiêu chuẩn của khách hàng.- Sản xuất thử và được đôi bên xác nhận đạt yêu cầu.

- Chỉnh sửa, bảo dưỡng và cải thiện các phát sinh trong sản xuất như : khuônmẫu, gá kiểm, gá hàn và không để ảnh hưởng đến việc sản xuất do sửa chữa, bảo dưỡng chậm tiến độ gây nên.

- Lập các tiêu chuẩn thao tác an toàn cho các loại thiết bị.

- Không ngừng cải thiện phương pháp sản xuất với tiêu chí : an toàn, khoa học, hiệu quả.

j - Phòng tài vụ-kế toán :

- Tổ chức và thực hiện công tác kế toán đảm bảo đúng chuẩn mực kế toán hiện hành, vừa đúng quy định pháp luật vừa tiết kiệm được thuế cho nhà nước một cách hợp pháp.

- Dự toán thu chi hàng tháng, hàng quý, hàng năm, hàng kỳ.

- Kiểm tra và xác nhận hồ sơ chứng từ chi trả hợp lệ, chuyển lãnh đạo có thẩm quyền duyệt.

- Tư vấn cho ban giám đốc những phương pháp lưu chuyển tiền tệ với mục tiêu luôn an toàn dự trữ ngân sách.

- Giải quyết những chi phí thực tế công công ty phải thanh toán nhưng không thể đáp ứng được những chứng từ như đã quy định

- Đảm bảo việc thanh toán chính xác với tinh thần trách nhiệm cao.- Theo dõi công nợ các khoản phải thu phải trả.

- Theo dõi các khoản phải thu khác từ thanh lý.

- Phân tích giá thành theo từng kỳ, từng tháng, từng quý, từng năm.

- Kiểm sốt đầu tư và quản lý tài sản của cơng ty.

- Giám sát, kiểm kê kho vật tư và lập báo cáo tài chính kết quả tình hình sản xuất kinh doanh theo từng kỳ, từng quý, từng năm.

- Giám sát, ghi chép nhật ký các hoạt động kinh tế, xử lý phương pháp kế tốn và cung cấp thơng tin cho ban giám đốc ra quyết định.

- Các nhiệm vụ khác do cơng ty ban hành.

1.3 - Cơng tác tổ chức kế tốn tại cơng ty :

1.3.1 - Sơ đồ tổ chức kế tốn tại cơng ty :

Sơ đồ 1.2 : tổ chức kế tốn tại cơng tya – Kế tốn trưởng :

Từ các báo cáo của kế tốn tổng hợp, kế tốn trưởng kiểm tra sự chính xác của các số liệu đã được hạch tốn, xét duyệt và ký duyệt các phiếu thu, phiếu chi, chịu trách nhiệm trước giám đốc về các số liệu kế tốn cũng như các khoản chênh lệch.

b – Kế tốn tổng hợp, cơng nợ, tiền mặt :

Theo dõi cơng nợ phải thu, phải trả, lập các biên bản đối chiếu cơng nợ, thanh lý hợp đồng, …

c – Kế tốn TGNH, thuế GTGT :

Theo dõi sổ chi tiết TGNH, giấy báo cĩ, giấy báo nợ, chịu trách nhiệm báo cáo thuế.

d – Thủ quỹ kiêm kế tốn hàng hố:

- Lưu trữ các chứng từ cĩ liên quan đến hàng hố, hố đơn GTGT, lập phiếuthu chi trên máy.

- Thu chi các khoản tiền do khách hàng yêu cầu ( phiếu thu, phiếu chi được duyệt ).

- Nhận tiền và nộp tiền tại ngân hàng và các đơn vị cĩ liên quan, đối chiếu sổ quỹ tiền mặt hằng ngày trên sổ sách với thực tế và trên máy.

Kế toán trưởng

Kế toán TGNH –

thuế GTGTKế

toán tổng hợp công nợ tiền mặt

Thủ quỷ kiêm kế toán hàng hoá

1.3.2 - Chế độ kế tốn áp dụng :

Cơng ty sử dụng kết hợp 2 phương pháp kế tốn : chứng từ ghi sổ và nhật kýchung Quá trình ghi nhận, nhập liệu được thực hiện trên máy để tiện việc theo dõi và hạn chế sai sĩt.

a – Hình thức chứng từ ghi sổ :

-Từ các chứng từ gốc, kế tốn xử lý, nhập liệu vào các sổ trên máy gồm : sổ cái tài khoản, bảng cân đối số phát sinh, sổ chi tiết, bảng tài khoản chi tiết, báo cáo tàichính.

-Quá trình luân chuyển chứng từ : các phiếu nhập xuất từ phịng kinh doanh chuyển cho phịng kế tốn theo dõi, ghi chép, nhập vào sổ, sau đĩ kế tốn xuất hố đơn thuế GTGT để nộp ngân sách nhà nước.

b – Hình thức nhật ký chung :

Ghi chú :

ghi hàng ngày quan hệ đối chiếu kiểm tra

ghi cuối tháng, hoặc định kỳ

Sơ đồ 1.3 : trình tự ghi sổ kế tốn nhật ký chung

1.3.3 - Hệ thống chứng từ, tài khoản, báo cáo tài chính :

a – Chứng từ :

- Chứng từ kế tốn tại cơng ty được tổ chức và kiểm tra một cách chặt chẽ, việc thực hiện chế độ chứng do kế tốn trưởng đảm nhiệm, các chứng từ được lưu trữ và bảo quản cẩn thận theo tháng, quý, năm, hạn chế thất lạc, mất.

- Chứng từ là cơ sở, căn cứ để ghi sổ kế tốn Mọi số liệu , thơng tin trên sổ kế tốn bắt buộc phải cĩ chứng từ kế tốn hợp pháp, hợp lệ.

Sổ chi tiết

Bảng tổng hợp

chi tiết

- Chứng từ kế toán là các giấy tờ về các nghiệp vụ kế toán tài chính đã phát sinh và hoàn thành.

- Các chứng từ được sử dụng :

+Chứng từ tiền tệ : phiếu thu, phiếu chi, giấy thanh toán tiền tạm ứng, biên lai thu tiền, giấy đề nghị thanh toán, giấy báo có, giấy báo nợ, bản sao kê ngân hàng, …

+Chứng từ bán hàng : đơn đặt hàng, hoá đơn GTGT, biên bảng nhận hàng, bảng kê hàng xuất,…

+Chứng từ hàng tồn kho : phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,…

+Chứng từ lao động tiền lương : bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương,…

TK 1331 : thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụTK 141 : tạm ứng

TK 142 : chi phí trả trước TK 152 : nguyên vật liệu

TK 154 : chi phí sản xuất dở dang TK 155 : thành phẩm

TK 156 : hàng hoá Tài sản dài hạn : TK 211 : tài sản cố định Nợ phải trả : TK 331 : phải trả cho khách hàng

TK 334 : phải trả cho cán bộ, công nhân viên TK 338 : BHXH, BHYT, KPCĐ

Doanh thu : TK 511 : doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 5111 : doanh thu bán hàng hoá

5112 : doanh thu cung cấp dịch vụ

Chi phí sản xuất kinh doanh : TK 621 : chí phí nguyên vật liệuTK 622 : chi phí nhân viên sản xuất TK 627 : chi phí sản xuất chungTK 632 : giá vốn hàng bánTK 641 : chi phí bán hàng

TK 642 : chi phí quản lý doanh nghiệp Thu nhập khác : TK 711 : phải thu khác

Chi phí khác : TK 811 : phải trả khácXác định kết quả kinh doanh : TK 911

c – báo cáo tài chính :

Công ty sử dụng các báo cáo tài chính :Bảng cân đối kế toán

Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

Bảng thuyết minh báo cáo tài chínhBảng quyết toán thuế

d – chính sách khác :

Hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyênThuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

Đơn vị tiền tệ để ghi sổ kế toán : đồng Việt Nam

Chương 2 : Cơ sở lý luận về kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu, phải trả:

Giới hạn số người tiếp cận với tiền, tập trung một đầu mối, người giữ tiền phải liêm chính, cẩn thận, có chính sách ràng buộc trách nhiệm với những ai tiếp cận với tiền.

Mọi khoản thu, chi phải được thể hiện trên chứng từ có đầy đủ chữ ký của những ai liên quan : người thực hiện, người duyệt, người giám sát.

Việc thu, chi phải được ghi chép đầy đủ vào sổ sách kế toán Việc ghi sổ, kýduyệt không do người giữ tiền thực hiện Định kỳ đối chiếu số liệu giữa số liệu kế toán và của người giữ tiền (số trên sổ sách và thực tế kiểm kê ).

Tiền thu trong ngày tốt nhất gửi ngân hàng tránh mất cắp, hơn nữa doanh nghiệp còn được hưởng lãi Chi tiền nên trả bằng séc, ATM, qua ngân hàng.

c – Các quy định kế toán :

-Sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất cho việc ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính Đơn vị tiền tệ sử dụng theo luật kế toán Việt Nam bắt buộc là đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia “đ”, ký hiệu quốc tế VNĐ.

-Ngoại tệ khi nhập xuất quỹ, dựa vào tỷ giá hối đoái để quy đổi sang đơn vị tiền tệ thống nhất đã lựa chọn, đồng thời theo dõi nguyên tệ Tỷ giá do ngân hàng nhànước Việt Nam hoặc Bộ tài chính công bố tại thời điểm quy đổi Xuất quỹ tính theo một trong các phương pháp : bình quân gia huyền, nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước hay thực tế đích danh.

-Nếu có chênh lệch tỷ giá hối đoái thì phải phản ánh các chênh lệch này trêncác tài khoản doanh thu, chi phí tài chính ( phát sinh trong giai đoạn sản xuất kinh doanh kể cả doanh nghiệp có hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản ) hoặc phản ánh vàoTK 413 ( phát sinh trong giai đoạn đầu tư xây dựng cơ bản-giai đoạn trước hoạt động ) Số dư cuối kỳ của các tài khoản vốn bằng tiền có gốc ngoại tệ phải được đánhgiá lại tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm.

- Ngoại tệ được kế toán chi tiết theo từng loại ngoại tệ trên tài khoản 007 “ ngoại tệ các loại” ( tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán )

-Doanh nghiệp không đăng ký kinh doanh đối với vàng bạc, kim khí quý, đáquý, khi nhập xuất quỹ phải quy đổi sang đơn vị tiền tệ thống nhất, đồng thời theo dõisố lượng, trọng lượng, quy cách, phẩm chất của từng loại, từng thứ, việc ghi chép nhưhàng tồn kho, giá xuất cũng theo các phương pháp trên Việc thanh toán chi trả được theo dõi, phản ánh như ngoại tệ.

2.1.2 – Kế toán tiền mặt :

a – Tiền mặt tại quỹ :

-Tiền gồm : tiền Việt Nam , séc thanh toán, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý hiện để tại quỹ dùng làm phương tiện thanh toán ngày.

-Thủ quỹ là người quản lý tiền tại quỹ, thực hiện các nghiệp vụ thu chi theo các chứng từ đã được duyệt, ghi chép vào sổ quỹ tình hình thu chi và chịu trách nhiệm về số tiền trong quỹ.

+ Phiếu chi : mẫu số 02 – TT

+ Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý : mẫu số 07 – TT+ Bảng kiểm kê quỹ : mẫu số 08 – TT

- Sổ sách kế toán sử dụng :+ Các bảng kê

+ Chứng từ ghi sổ

+ Sổ đăng ký các chứng từ ghi sổ + Sổ chi tiết từng tài khoản+ Sổ cái

+ Sổ quỹ tiền mặt

c – Tài khoản sử dụng :

-Tài khoản được sử dụng để phản ánh việc thu chi tiền : TK111-Tài khoản 111 có 3 tài khoản cấp 2 :

+TK 1111 :tiền Việt Nam : phản ánh tình hình thu chi, tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt.

+TK 1112 : ngoại tệ : phản ánh tình hình thu chi, tăng giảm tỷ giá và tồn quỹ ngoại tệ tại quỹ tiền mặt theo giá trị quy đổi ra đồng Việt Nam.

+TK 1113 : vàng, bạc, kim khí quý, đá quý : phản ánh giá trị vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhập, xuất, tồn quỹ.

Tài khoản 111 – tiền mặt Số dư đầu kỳ :xxx

Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý còn tồn quỹ tiền mặt.-Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhập quỹ.

-Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê.

-Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ ( đối với tiền mặt ngoại tệ )

-Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý xuất quỹ.

-Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý thiếu hụt ở quỹ phát hiện khi kiểm kê.

-Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánhgiá lại số dư ngoại tệ cuối ký ( đối với tiền mặt ngoại tệ ).

Số dư cuối kỳ :xxx

Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý còn tồn quỹ tiền mặt.

d – Kế toán tiền mặt :-Sơ đồ kế toán :

Sơ đồ 2.1 : kế tốn tiền mặt ( VNĐ )

138 144,244311,315,331,333,334,336,338

133

311,341

511131,136,138,141,144,244

141,627,641,642, 241,635,811 515 635

112

Thu hồi nợ phải thu, các khoản ký quỹ, ký cược bằng tiền mặt

(Giá gốc) thu hồi chứng khoán vốn đầu tư

Rút TGNH về quỹ tiền mặt

Thuế GTGT

Mua vật tư, hàng hoá, công cụ, TSCĐ… bằng tiền mặt

Thanh toán nợ phải trả bằng tịền mặt

Ký quỹ , ký cược bằng tiền mặt

Kiểm kê phát hiện thiếu

Chi tạm ứng và chi phí phát sinh bằng tiền mặtĐầu tư ngắn hạn, dài hạn bằng tiền mặt

gửi tiền mặt vào ngân hàng

121,128,221,222,223,228

111 – tiền mặt (1112)

D.thu, thu nhập khác p.sinh bằng ngoại tệ (tỷ giá thực tế hoặc BQLNH

151,152,153,156,211 ,213,217,241,623,627,64

2,133,….Chi tạm ứng,

chi phát sinh

(Tỷ giá ghi sổ)

Tỷ giá thực tế, BQLNH

Lãi tỷ giá

Lỗ tỷ giá(đồng thời ghi nợ

TK007 )311,341

Thu nợ phải thu bằng ng.tệ

(tỷ giá thực tế, BQLNH)(tỷ

giá ghi

Lãi tỷ giá

Lỗ tỷ giá GIAI

ĐOẠN SẢN XUẤT

KINH DOANH

(đồng thời ghi nợ TK007)

Đồng thời ghi có TK007

1,342Chi tạm ứng,

chi phát sinh

(Tỷ giá ghi sổ)

(Tỷ giá ghi sổ)

Lãi tỷ giá

Lỗ tỷ giá

Đồng thời ghi có TK007

Sơ đồ 2.2 : kế tốn tiền mặt (ngoại tệ)

1,342Chi tạm ứng, chi

phát sinh (Tỷ

giá ghi sổ)

(Tỷ giá thực tế,BQLNH

Lãi tỷ giá

Lỗ tỷ

giá311,315,331,336,341,342Chi tạm ứng, chi

phát sinh (Tỷ

giá ghi sổ)

(Tỷ giá ghi sổ)

Lãi tỷ giá

Lỗ tỷ giá

Chênh lệch tỷ giá tăng do đánh giá lại ngoại tệĐÁNH

GIÁ LẠI SỐ DƯ NGOẠI TỆ CUỐI NĂM

GIAI ĐOẠN TRƯỚ

C HOẠT ĐỘNG

Ký quỹ, ký cược bằng tiền mặt1112

-Phương pháp kế toán :

 Tiền mặt Việt Nam :

Các nghiệp vụ tăng tiền :

( đối tượng chịu thuế GTGT khấu trừ )

+Rút TGNH nhập quỹ tiền mặt ,vay ngắn hạn, dài hạn :Nợ TK 111 – tiền mặt (1111)

Có TK 112 – TGNH (1121)Có TK 311,341…

+Thu tiền bán hàng hoá,sản phẩm và cung cấp dịch vụ cho khách hàng :Nợ TK 111 – tiền mặt (1111)

Có TK 511 – doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụCó TK 512 – doanh thu bán hàng nội bộ

Có TK 3331 – thuế GTGT phải nộp+Thu hoạt động tài chính, thu nhập khác :Nợ TK 111 – tiền mặt (1111)

Có TK 515 – doanh thu hoạt động tài chínhCó TK 711 – thu nhập khác

+Kiểm kê phát hiện thừa chưa rõ nguyên nhân, đang chờ xử lý trong doanh nghiệp :

Nợ TK 111 – tiền mặt (1111)

Có 334 – nhận ký quỹ, ký cược dài hạnCó 338 – nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn+Nhận vốn do được giao :

Nợ TK 111 – tiền mặt (1111)

Có TK 411 – nguồn vốn kinh doanh

Có TK 441 – nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bảnCó TK 451 – quỹ quản lý cấp trên

Có TK 461 – Nguồn kinh phí sự nghiệp

 Các nghiệp vụ giảm tiền :

( chịu thuế GTGT khấu trừ )

+Xuất quỹ tiền mặt gửi ngân hàng :Nợ TK 112 – TGNH

Có TK 111 – tiền mặt (1111)

+Xuất quỹ tiền mặt mua chứng khoán, đầu tư :Nợ TK 121 – đầu tư chứng khoán ngắn hạnNợ TK 221 – đầu tư vào công ty conNợ TK 222 – gốp vốn liên doanh

Nợ TK 223 – đầu tư vào công ty liên kếtNợ TK 228 – đầu tư dài hạn khác

Có 111 – Tiền mặt (1111)+Xuất quỹ ký cược, ký quỹ :

Nợ TK 144,244 – ký quỹ, ký cược ngắn hạn; dài hạn Có TK 111 – tiền mặt (1111)

+Xuất quỹ mua tài sản cố định, nguyên vật liệu,công cụ, dụng cụ, hàng hoá :

Nợ TK 211,213 – tài sản cố định hữu hình, vô hìnhNợ TK 152 – nguyên liệu, vật liệu

Nợ TK 153 – công cụ, dụng cụNợ TK 156 – hàng hoá

Nợ TK 333 – thuế và các khảon phải nộp cho nhà nướcNợ TK 334 – phải trả cho người lao động

Nợ TK 336 – phải trả nội bộ

Nợ TK 338 – phải trả phải nộp khácCó TK 111 – tiền mặt (1111)

+Xuất quỹ mua nguyên vật liệu sử dụng ngay :Nợ TK 621, 623, 627, 641, 642, …

Nợ TK 133 – thuế GTGT được khấu trừCó TK 111 – tiền mặt (1111)

+Xuất quỹ cho hoạt động tài chính, hoạt động khác :

Nợ TK 133 – thuế GTGT Khấu trừCó 111 – tiền mặt (1111)+Kiểm kê quỹ phát hiện thiếuNợ TK 138 – phải thu khác

Có TK 111 – tiền mặt (1111)

 Ngoại tệ:

 Các nghiệp vụ tăng ngoại tệ :

(kèm bút toán : Nợ TK 007 – ngoại tệ các loại )+Thu nợ phải thu :

Nợ TK 111 – tiền mặt (1112) (tỷ giá tại ngày giao dịch)Nợ TK 635 – chi phí tài chính (lỗ tỷ giá)

Có 515 – doanh thu hoạt động tài chính ( lãi tỷ giá)Có 131,136,138 (tỷ giá ghi sổ kế toán)

+Thu bán hàng, cung cấp dịch vụ, thu nhập khác :Nợ TK 111 – tiền mặt (1112)

Có 511,515,711 (tỷ giá giao dịch thực tế )+Thu tiền trước của khách hàng :

Nợ TK 111 – tiền mặt (1112) (tỷ giá thực tế )Có 131 – phải thu khách hàng

+Mua hàng hoá, dịch vụ, mua nguyện liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, TSCĐ :

Nợ TK 151, 152, 153, 156, 157, 211, 241, 623, 627, 641, 642, 133 … (tỷ giá thực tế)

Nợ TK 635 – chi phí tài chính (lỗ tỷ giá)

Có TK 515 – doanh thu hoạt động tài chính (lãi tỷ giá)Có TK 1112 (tỷ giá ghi sổ)

+Thanh toán nợ phải trả :

Nợ TK 311, 315, 331, 336, 341, 342, …(tỷ giá ghi sổ)Nợ TK 635 – chi phí tài chính (lỗ tỷ giá)

Có TK 515 – doanh thu hoạt động tài chính ( lãi tỷ giá)Có TK 1112 ( tỷ giá ghi sổ)

Cuối năm tài chính :

Tại thời điểm cuối năm tài chính, doanh nghiệp phải đánh giá lại số dư tài khoản 1112 theo tỷ giá hối đoái tại thời điểm cuối năm tài chính Chênh lệch được xử lý trên tài khoản 4131.

Nợ TK 1112

Có TK 413 – chênh lệch lãiNợ TK 413 – chênh lệch lỗ

-Mở tài khoản tại ngân hàng doanh nghiệp phải đăng ký tên chủ tài khoản, kế toán trưởng, mọi thủ tục thanh toán sau này điều phải có chữ ký của họ.

Số tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý hiện có tại ngân hàng đầu kỳ.

- Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý gửi vào ngân hàng.

- Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư tiền gửi ngoại tệ cuối kỳ

- Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý rút ra từ ngân hàng.

- Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư tiền gửi ngoại tệ cuối kỳ.

Số tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý hiện cĩ tại ngân hàng cuối kỳ.

d – Kế tốn TGNH :- Sơ đồ kế tốn :

138 144,244311,315,331,333,334,336,338

133

311,341

511131,136,138,141,144,244

222, 223, 228 515 635

111

711

338

Chênh lệch số dư TGNH < sổ phụ NH

Thu nhập khácThu tiền hàngvay ngắn hạn

Thu hồi nợ phải thu, các khoản ký quỹ, ký cược bằng TGNH

(Giá gốc) thu hồi chứng khoán vốn đầu tư

Rút TGNH về quỹ tiền mặt

Thuế GTGT

Mua vật tư, hàng hoá, công cụ, TSCĐ… bằng TGNH

Thanh toán nợ phải trả bằng TGNH

Ký quỹ , ký cược bằng TGNH

Chênh lệch số dư TGNH > sổ phụ NH

Thanh toán các khoản CK TM, giảm giá, hàng bị trả lại

Đầu tư ngắn hạn, dài hạn bằng TGNH, trả lãi vốn góp, cổ tức

gửi tiền mặt vào ngân hàng

121,128,221,222,223,228

Sơ đồ 2.3 : kế toán TGNH (VNĐ)

112 – TGNH (1122)

D.thu, thu nhập khác p.sinh bằng ngoại tệ (tỷ giá thực tế hoặc BQLNH

151,152,153,156,211 ,213,217,241,623,627,64

2,133,….Chi tạm ứng,

chi phát sinh

(Tỷ giá ghi sổ)

Tỷ giá thực tế, BQLNH

Lãi tỷ giá

Lỗ tỷ giá(đồng thời ghi nợ

TK007 )311,341

Thu nợ phải thu bằng ng.tệ

(tỷ giá thực tế, BQLNH)(tỷ

giá ghi

Lãi tỷ giá

Lỗ tỷ giá GIAI

ĐOẠN SẢN XUẤT

KINH DOANH

(đồng thời ghi nợ TK007)

Đồng thời ghi có TK007

1,342Chi tạm ứng,

chi phát sinh

(Tỷ giá ghi sổ)

(Tỷ giá ghi sổ)

Lãi tỷ giá

Lỗ tỷ giá

Đồng thời ghi có

Sơ đồ 2.4 : kế tốn TGNH ( ngoại tệ )

1,342Chi tạm ứng, chi

phát sinh (Tỷ

giá ghi sổ)

(Tỷ giá thực tế,BQLNH

Lãi tỷ giá

Lỗ tỷ

giá311,315,331,336,341,342Chi tạm ứng, chi

phát sinh (Tỷ

giá ghi sổ)

(Tỷ giá ghi sổ)

Lãi tỷ giá

Lỗ tỷ giá

Chênh lệch tỷ giá tăng do đánh giá lại ngoại tệĐÁNH

GIÁ LẠI SỐ DƯ NGOẠI TỆ CUỐI NĂM

GIAI ĐOẠN TRƯỚ

C HOẠT ĐỘNG

Ký quỹ, ký cược bằng tiền mặt1122

Nợ TK 112 – TGNH

Có TK 515 – doanh thu hoạt động tài chính

 Các nghiệp vụ giảm TGNH :

+Rút TGNH về quỹ tiền mặt :Nợ TK 111 – tiền mặt

Có TK 112 – TGNH+Chi trả các khoản nợ :

Nợ TK 311, 315, 331, 333, 336, 338, 341, 342, …Có 112 – TGNH

Cuối tháng chưa tìm được nguyên nhân chênh lệch giữa số liệu ngân hàng

và số liệu kế toán của doanh nghiệp tài khoản tạm thời ghi vào:

 Chênh lệch số liệu ngân hàng > số liệu kế toán tại doanhnghiệp

Nợ TK 1121 - TGNH (Tiền Việt Nam)

Có TK 3381- Chênh lệch thừa chưa rõ nguyên nhân

 Sang tháng sau xử lý

Nợ TK 3381 - Số chênh lệch đã xử lý Có TK 112 - Nếu ngân hàng ghi nhầm

Có TK 131, 511, 711, 515 - Nếu doanh nghiệp ghi thiếu

 Chênh lệch số liệu ngân hàng < số liệu kế toán tại doanhnghiệp

Nợ TK 1381 - Chênh lệch thiếu chưa rõ nguyên nhân Có TK 1121 - Tiền gửi ngân hàng (Tiền Việt Nam)

 Sang tháng sau xử lý

Nợ TK 112 - Ngân hàng ghi thiếu

Nợ TK 511, 711, 331 - Nếu đơn vị ghi thừa

Có TK 1381 - Tài sản thiếu chờ xử lý – Xử lý số thiếu

Đối với ngoại tệ TGNH :

kế toán tương tự kế toán tiền mặt, cuối kỳ vẫn đánh giá lại theo tỷ giá hối đoái thời điểm cuối kỳ, xử lý trên 413

Nợ TK 112 –TGNHCó TK 413 – lãi tỷ giá Nợ TK 413 – lỗ tỷ giá

- Phân loại :

Các loại nợ phải thu :

+ phải thu có tính chất thương mại : phải thu khách hàng, khoản ứng trước cho người bán, thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng ….

+ phải thu khác : phải thu của nhà nước, phải thu về tạm ứng, ký quỹ, kýcược, phải thu nội bộ và phải thu khác.

- Nhiệm vụ kế toán :

Kế tốn nợ phải thu dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tìnhhình thanh tốn các khoản nợ phải thu của khách hàng, của cấp trên hoặc cấp dướitrong nội bộ doanh nghiệp, của cá nhân, tập thể (trong và ngồi doanh nghiệp), vàthuế GTGT được khấu trừ,……

Nợ phải thu của khách hàng: Phản ánh các khoản nợ phải thu và tình

hình thanh tốn các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bánsản phẩm, hàng hố, cung cấp dịch vụ Tài khoản này cũng được dùng để phản ánhcác khoản phải thu của người nhận thầu xây dựng cơ bản với ngươi giao thầu về khốilượng cơng tác xây dựng cơ bản đã hồn thành

Nợ phải thu khác: Phản ánh các khoản nợ và tình hình thanh tốn về

các khoản phải thu ngồi phạm vi đã phản ánh ở Tài khoản 131 “Phải thu của kháchhàng” và Tài khoản 136 “Phải thu nội bộ”

Tạm ứng: Phản ánh các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho cán bộ,

cơng nhân, người lao động trong đơn vị và tình hình thanh tốn các khoản tạm ứng đĩ

b – Nguyên tắc quản lý :

- Nợ phải thu cần được hạch tốn chi tiết cho từng đối tượng phải thu,từng khoản nợ và từng lần thanh tốn Kế tốn phải theo dõi chặt từng khoản nợ phảithu và thường xuyên kiểm tra, đơn đốc, thu hồi nợ, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốnhoặc nợ nần day dưa, khê đọng.

- Các khoản phải thu liên quan đến vàng bạc, kim khí quý… phải theodõi chi tiết theo số lượng, chất lượng, quy các và giá trị theo giá thoả thuận.

- Các khoản liên quan đến ngoại tệ tuân thủ nguyên tắc và phươngpháp kế tốn theo chuẩn mực kế tốn số 10 “ Aûnh hưởng của việc thay đổi tỷ giá hốihối”

- Những khách nợ cĩ quan hệ giao dịch thường xuyên hoặc cĩ số dưnợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế tốn doanh nghiệp cần tiến hành kiểm tra, đốichiếu từng khoản nợ đã phát sinh, đã thu hồi và số cịn nợ Nếu cần cĩ thể yêu cầukhách hàng xác nhận số nợ phải thu bằng văn bản.

- Các khách hàng khơng thanh tốn các khoản nợ phải thu cho doanhnghiệp bằng tiền mặt, bằng séc, mà thanh tốn bằng hàng (trường hợp hàng đổihàng) hoặc bù trừ giữa nợ phải thu với nợ phải trả hoặc xử lý khoản nợ khĩ địi cầncĩ đủ chứng từ hợp pháp, hợp lệ liên quan như : Biên bản đối chiếu cơng nợ, Biênbản bù trừ cơng nợ, Biên bản xố nợ, kèm theo các bằng chứng xác đáng về số nợthất thu.

- Trong báo cáo tài chính, chỉ tiêu tài sản lưu động phản ánh các khoảnphải thu được thể hiện theo giá trị thuần (theo số tiền dự kiến thực tế sẽ thu được từcác khoản phải thu) do đĩ trong nhĩm tài khoản này phải thiết lập 1 “Tài khoản dựphịng phải thu khĩ địi” để trích khoản lỗ dự kiến về khoản thu khĩ địi cĩ thể khơngđịi được trong tương lai nhằm phản ánh giá trị thuần của các khoản phải thu

- Phải xác minh tại chỗ hoặc yêu cầu xác nhận bằng văn bản đối vớicác khoản nợ tồn đọng lâu ngày chưa và khĩ cĩ khả năng thu hồi được để làm căn cứlập dự phịng phải thu khĩ địi về các khoản nợ phải thu này.

- Các Tài khoản phải thu chủ yếu cĩ số dư bên nợ nhưng trong quan hệ vớitừng khách nợ, từng đối tượng phải thu cĩ thể xuất hiện số dư bên cĩ trong trườnghợp nhận tiền ứng trước, trả trứơc của khách hàng hoặc số đã thu nhiều hơn số phảithu Cuối kỳ kế tốn khi lập Báo Cáo Tài Chính, khi tính tốn các chỉ tiêu phải thu,

phải trả cho phép lấy số dư chi tiết của các đối tượng nợ phải thu để lên 2 chỉ tiêu bên“Tài Sản” và bên “Nguồn Vốn” của Bảng Cân Đối Kế Toán.

Việc theo dõi thanh toán cần có hai nhân viên khác nhau phụ trách kếtoán chi tiết công nợ và kế toán tổng hợp, định kỳ hai bên đối chiếu để giảm sai sót.Cần tách biệt việc cấn trừ, xét duyệt công nợ với người thu chi tiền.

2.2.2 – Kế toán phải thu khách hàng

a – Phải thu khách hàng :

- là tài sản của doanh nghiệp phát sinh từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ theo chính sách bán chịu Nó phản ánh khoản khách hàng khách hàng phải chi trả cho doanh nghiệp do mua chịu sản phẩm hàng hoá, dịch vụ.

Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu,theo từng nội dung phải thu và ghi chép theo từng lần thanh toán Đối tượng phải thulà các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hoá,nhận cung cấp dịch vu.ï

Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán sản phẩm, hànghoá, cung cấp dịch vụ thu tiền ngay (tiền mặt, séc hoặc đã thu qua ngân hàng).

Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loạicác khoản nợ, loại khoản nợ có thể trả đúng thời hạn, khoản khó đòi hoặc không cókhả năng thu hồi để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc cóbiện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được

Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ theo sự thoảthuận của doanh nghiệp với khách hàng, nếu hàng hoá đã giao, dịch vụ đã cung cấpkhông đúng theo thoả thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầudoanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao.

b – Chứng từ, sổ sách :

Chứng từ:

-Hợp đồng kinh tế, mua bán: hoá đơn GTGT: hóa đơn bán hàng -Biên bản giao nhận tài sản, cấp phát vốn, điều chuyển tài sản giữa cácđơn vị cùng nội bộ

-Giấy nhận nợ, thảo thuận vay mượn tạm thời tài sản, vật tư, tiền vốn,biên bản kiểm kê tài sản, biên bản xử lý tài sản mất, thiếu,…

-Giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, phiếu chi,…Sổ sách:

-Sổ chi tiết các khoản phải thu của khách hàng -Sổ chi tiết các khoản phải thu nội bộ

-Sổ chi tiết các khoản phải thu khác -Sổ chi tiết các khoản tạm ứng c – Tài khoản sử dụng :

Kế toán sử dụng tài khoản 131 theo dõi chi tiết cho từng khách hàng:Khách hàng đúng hẹn, khách hàng có vấn đề để có căn cứ xác địng mức dự phòng

Tài khoản 131 có các tiểu khoản sau:

Taì khoản 131 – phải thu của khách hàngSố dư đầu kỳ :xxx

Số tiền phải thu khách hàng về sảnphẩm , hàng hoá, bất động sản đầu tư,TSCĐ đã giao, dịch vụ đã cung cấp vàđược xác định đã bán trong kỳ.

-Số tiền thừa trả lại cho khách hàng.

-doanh tu của số hàng đã bán bị ngườimua trả lại(có thuế hoặc không thuế).-Số tiền chiết khấu thanh toán và chiếtkhấu thương mại cho người mua.

Số dư cuối kỳ :xxx

Số tiền phải thu khách hàng cuối kỳ.

d – Kế toán phải thu khách hàng :

- Sơ đồ kế toán :

131-phải thu khách hàng

Doanh thu chưa thu tiền

33311521, 531,

Thuế GTGT (nếu có)Chiết khấu

thương mại, giảm giá, hàng bán bị

trả lại

139,642Khách hàng

ứng trước hoặc thanh toán tiền

331Bù trừ

Đồng thời ghi

004Nợ khó đòi xử

lý xoá sổ711

Chênh lệch tỷ giá giảm Thu nhập

do thanh lý, nhượng bán

Tổng số tiền khách

hàng phải thanh toánTSCĐ chưa thu

tiềnThuế GTGT (nếu có)

Tổng giá phải thanh toán

33311

- Phương pháp kế toán :

Bán hàng, cung cấp dịch vụ thu tiền sau :

+Bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ :Nợ TK 131 – phải thu của khách hàng

Có TK 511 – doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 3331 – thuế GTGT phải nộp

+Thu từ hoạt động tài chính và hoạt động khác :Nợ TK 131 – phải thu của khách hàng

Có TK 515 – thu hoạt động tài chínhCó TK 711 – thu hoạt động khácCó TK 3331 – thuế GTGT phải nộp

+Chiết khấu thanh toán được trừ vào số phải thu :Nợ TK 635 – chi phí tài chính

Có TK 131 – phải thu của khách hàng+Giảm giá hàng kém phẩm chất, sai quy cách :Nợ TK 532 – giảm giá hàng bán

Nợ TK 3331 – giảm thuế GTGT phải nộpCó TK 131 – phải thu khách hàng+Hàng bán bị trả lại :

Nợ TK 531 – hàng bán bị trả lạiNợ TK 3331 – thuế GTGT phải nộp

Có TK 131 – phải thu khách hàng+Khách hàng trả nợ :

Nợ TK 111,112 – số tiền thanh toán

Có TK 131 – phải thu của khách hàng +Bù trừ thanh toán nợ :

Nợ TK 331 – chi tiết khách hàngCó TK 131 – chi tiết khách hàng+Thanh toán bằng vật tư, hàng hoá :Nợ TK 152, 153, 156

Nợ TK 1331 – Thuế GTGT khấu trừCó TK 131 – phải thu của khách hàng

Người mua đặt trước tiền hàng :

- Căn cứ hợp đồng doanh nghiệp yêu cầu người mua phải đặt trước tiềnhàng rồi mới cung cấp hàng

- Số tiền này không phải là tiền ký quỹ Khi giao hàng số tiền này sẽ đượctrừ vào số tiền hàng mà người mua phải trả cho doanh nghiệp

+Khi nhận tiền

Nợ TK 111, 112 - Số tiền doanh nghiệp nhận trướcCó TK 131 - Phải thu của khách hàng +Khi giao hàng

Nợ TK 131 - Tổng số thanh toán

Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụCó TK 515 - Thu nhập hoạt động tài chính

Có TK 711 - Thu nhập hoạt động khácCó TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp

+Xử lý chênh lệch thừa, thiếu

Số thiếu thu bổ sung

Nợ TK 111, 112 - Số tiền thu bổ sungCó TK 131 - Số thiếu

Số thừa trả lại người mua

Nợ TK 131 - Số thừa

Có TK 111, 112 - Số tiền trả lại người mua

-Phát sinh nợ phải thu thực sự không thu hồi được phải được xử lý

xoá sổ :

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 131 - Nợ khó đòi đã xoá sổ

Đồng thời ghi Nợ TK 004: Số nợ khó đòi đã xử lý

2.2.3 – Kế toán phải thu khác :

a - Nợ phải thu khác :

Giá trị tài sản thiếu đã phát hiện chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý.

Khoản phải thu về bổi thường vật chất do nguyên nhân tập thể gây mất mát, hư hỏng vật tư hàng hoá, tiền, vốn,…đã xử lý bồi thường.

Khoản cho vay, cho mượn vật tư, tiền vốn có tính chất tạm thời không tính lãi.

Phải thu về cho thuê TSCĐ, vốn và lãi đầu tư tài chính và các khoản phải thu khác.

Khoản chi cho hoạt động sự nghiệp, đầu tư xây dựng cơ bản, chi phí sản xuất, kinh doanh nhưng không được cấp có thẩm quyền phê duyệt, phải thu hồi hoặc xử lý.

Khoản tiền chuyển cho đơn vị nhận uỷ thác xuất, nhập khẩu nộp hộ để mua hàng hoặc nộp hộ thuế

Chỉ hạch toán vào "Tài khoản 138" trường hợp chưa xác định đượcnguyên nhân về thiếu, mất mát, hư hỏng tài sản của doanh nghiệp chờ xử lý

Trường hợp tài sản thiếu đã xác định nguyên nhân và đã có biên bản xửlý thì ghi ngay vào các tài khoản liên quan không hạch toán qua "Tài khoản 138".

Tài khoản 138 có 3 tài khoản cấp 2 :

+1381 – tài sản thiếu chờ xử lý : phản ánh giá trị tài sản thiếu chưa xácđịnh rõ nguyên nhân, chờ xử lý.

Nguyên tắc :mọi trường hợp phát hiện thiếu tài sản, phải truy tìm

Chỉ hạch toán vào 1381 khi chưa phát hiện được nguyên nhân về thiếu,mất mát, hư hỏng chờ xử lý.

Trường hợp tài sản thiếu xác định được nguyên nhân và có biên bảnxử lý ngay trong kỳ ghi vào tài khoản có liên quan, không hạch toán vào 1381.

+1385 – phải thu về cổ phần hoá: phản ánh số phải thu về cổ phần hoámà doanh nghiệp đã chi ra

+1388 – phải thu khác : phản ánh các khoản phải thu của đơn vị ngoàiphạm vi các khoản phải thu phản ánh ở TK 131,33,136,1381,1385

Tài khoản 138 – phải thu khácSố dư đầu kỳ :xxx

Các khoản nợ phải thu khác chưa thuđược đầu kỳ.

Giá trị tài sản thiếu chờ giải quyết.

Phải thu của cá nhân, tập thể (trong vàngoài đơn vị) đối vối tài sản thiếu đã xácđịnh rõ nguyên nhân và có biên bản xử lýngay.

Số tiền phải thu về các khoản phát sinhkhi cổ phần hoá của công ty nhà nước.Phải thu về tiền lãi, cổ tức, lợi nhuậnđược chia từ các hoạt động tài chính.Các khoản nợ phải thu khác.

Kết chuyển giá trị tài sản thiếu vào các tàikhoản liên quan theo quyết định ghi trongbiên bản xử lý.

Kết chuyển các khoản phải thu về cổphần hoá công ty nhà nước.

Số tiền đã thu được về các khoản nợ phảithu khác.

1381Tài sản tiếu

chờ xử lý151,152,153,

632Giá trị hàng tồn

kho mất mát hao hụt

Thu hồi bồi thường của tổ chức cá nhân, theo quyết định xử lý về tiền và tàn sản mất mát hao hụt

Giá trị hàng tồn kho mất mát hao hụt sau khi trừ phần thu bồi thường theo QĐ xử lý được tính vào giá vốn hàng thángTSCĐ phát hiện

thiếu khi kiểm kê, chờ xử lý

Phải thu về cổ

Chi phí cổ phần

hoá DNNN phát sinh Phần chi phí CPH được trừ vào số tiền nhà nước thu được từ CPH

Phần chi trợ cấp cho lao động thôi việc, mất việc chi hổ trợ đào tạo lại lao động được trừ vào số tiền của 111,112,3

Thanh toán trợ cấp cho lao động thôi việc, mất việc khi chuyển DNNN thành công ty cổ phần.

Chi hổ trợ đào tạo Tiền phát hiện thiếu khi kiểm kê, chờ xử lý

154,

241 1388 – phải thu khácChi phí NVL, LĐ …vượt

quá mức bình thường trong quá trình tự chế TSCĐ hữu hình không được tính vào NGTSCĐ, mà các tổ chức, cá nhân phải bồi thường242

Phải thu của tổ

chức,cá nhân do làm hỏng mất công cụ, dụng cụ đã xuất dùng thuộc loại phân bổ nhiều lần

TSCĐ phát hiện thiếu khi kiểm kê (nếu có quyết định xử lý ngay)

Phải thu của đối tác liên doanh về chi phí chung phát sinh trong hoạt động LD đồng kiểm soát133

Phải thu lợi nhuận, cổ tức được chia từ hoạt động đầu tư góp vốn511

Phải thu doanh thu từ hoạt động LD đồng kiểm soát (bên không bán SP)

Thuế GTGT (nếu có)

111, 112Khi thu được các khoản

phải thu, nhận được tiền của các tổ chức, cá nhân

Khi nhận được tiền do đối tác liên doanh

Khi có quyết định xử lý xoá nợ phải thu khác

Bù đấp bằng khoản dự phòng phải

Số chênh lệch tính vào CP kinh doanh

Khi có quyết định xử lý nợ phải thu khác không có khả năng thu hồi (DNNN)

Bồi thường các cá nhân, tập

Nếu được bù đấp bằng dự phòng phải thu khó đòi

415Nếu được bù

đấp bằng quỹ dự phòng tài chính

642Nếu được tính

vào chi phí SXKD

004XXX

Nếu bán nợ đang theo dõi trong BCĐKT cho công mua bán nợ (DNNN)

Số tiền thu được từ bán khoản nợ

139Chênh lệch

được bù đắp bằng dự phòng phải

thu khó đòi 411Chênh lệch

nếu được NN cho giảm vốn

642Chênh lệch

được tính vào SXKD

411111, 112,

152, 153

623, 627, 641, 642

133(2)Được

khấu trừ

Không được khấu trừSố thuế

GTGT phải thanh toán cho bên cho thuê trong kỳ (nếu nợ gốc phải trả về tài sản thuê TC có thuế GTGT

Giá trị các khoản nợ phải thu khác được loại trừ không tính vào giá trị DN ( từ thời điểm xác định giá trị đến khi DN chưa chính thức

chuyển thành công ty Khi cho vay, cho mượn

vật tư, tiền vốn tạm thời, các khoản chi hộ khách hàng và các khoản phải thu khác

1388 – phải thu khác

Thuế GTGT đầu vào của TSCĐ thuế TC

Nguyên giá TSCĐ thuê tài chính ( chưa có VAT )Số nợ

phải trả của các kỳ sau (gồm cả thuế GTGT )

Chi phí XDCB không được duyệt phải thu hồi

- phương pháp kế toán :

+Tài sản, vật tư,hàng hoáthiếu chưa rõ nguyên nhânNợ TK 1381 - Tài sản thiếu chờ xử lý

Nợ TK 214 - Giá trị đã hao mòn Nợ TK 138 - Giá trị còn lại

Có TK 211 - Nguyên giá TSCĐ Có TK 111, 152, 153

Có TK 211 - TSCĐ+Khi xử lý

Nợ TK 1388 - Cá nhân bồi thường Nợ TK 334 - Trừ lương

Nợ TK 632 - Nếu không xác định được nguyên nhânNợ TK 139 – dự phòng phải thu khó đòi

Nợ TK 415 - Trừ vào quỹ dự phòng tài chính Có TK 138 - Xử lý số thiếu

+Xuất tiền, vật tư cho vay, mượn Nợ TK 1388 - Phải thu khác

Có TK 111 - Tiền mặt Có TK 152, 153+Tiền lãi phải thu :Nợ TK 111,112, …

Nợ TK 138 – phải thu khác

Có TK 515 – doanh thu hoạt động tài chính +Thu bồi thường vật chất do mất, hư hỏngNợ TK 1388 - Phải thu khác

Có TK 111 - Số thiếu hụt bằng tiền

Có TK 152, 153 - Số thiếu hụt bằng vật liệu, CCDCCó TK 1381 - Tài sản thiếu chờ xử lý

+Thu nhập về các khoản phải thu do cho thuê TSCĐ, do thuê ngắn hạnvề các khoản đầu tư ngắn hạn

+thu tiền các khoản phải thu khác :Nợ TK 111,112

Có TK 138 – phải thu khác

+ đơn vị nhận uỷ thác chi hộ cho bên uỷ thác xuất khẩu các khoản chiphí phải chi:

Nợ TK 138 – phải thu khácCó TK 111, 112 …

+khi được đơn vị uỷ thác xuất khẩu thanh toán bù trừ với các khoản đãchi hộ, kế toán đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu :

Nợ TK 331 – phải trả cho người bánCó TK 138 – phải thu khác

+phát sinh chi phí cổ phần hoá DNNN :Nợ TK 1385 – phải thu về cổ phần hoá

Có TK 111, 112, …

+Các khoản chi cho hoạt động sự nghiệp, dự án, chi đầu tư XDCB ,chi phí SXKD nhưng không được cấp có thẩm quyền phê duyệt phải thu hồi :

Nợ TK 138 – phải thu khác Có TK 161, 241, 641, 642 …

Khi hoàn thành, kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứngphải lập bảng thanh toán tạm ứng (kèm theo chứng từ gốc) để thanh toán toàn bộ, dứtđiểm (theo từng lần, từng khoản) số tạm ứng đã nhận, số tạm ứng đã sử dụng vàkhoản chênh lệch giữa số đã tạm ứng với số sử dụng (nếu có) Khoản tạm ứng sửdụng không hết phải nộp lại quỹ hoặc tính trừ vào lương của người nhận tạm ứng Sốtạm ứng chi quá doanh nghiệp sẽ làm phiếu chi xuất quỹ chi bổ sung số còn thiếu.

Phải thanh toán dứt điểm khoản tạm ứng kỳ trước mới được nhân tạmứng kỳ sau

Kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết theo dõi cho từng đối tượng nhận tạm ứng và ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng lần tạm ứng.

b – Tài khoản sử dụng :

Kế toán dùng Tài khoản 141 để phản ánh các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho cán bộ, công nhân, người lao động trong đơn vị và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó.

Tài khoản 141 – tạm ứng

Số tạm ứng đầu kỳ chưa thanh tốn.Các khoản tiền, vật tư đã tạm ứng cho

người lao động của doanh nghiệp -Các khoản tạm ứng đã thanh tốn.-Số tiền tạm ứng dùng khơng hết nhập lạiquỹ hoặc tính trừ vào lương.

-Các khoản vật tư sử dụng khơng hết nhập lại kho.

Nợ TK 141 - Tạm ứng

Cĩ TK 1111, 1112 - Số tạm ứngCĩ TK 152, 153 …

+Khi thanh tốn tạm ứng

Cĩ TK 111 - Số tiền thanh tốn thực tế 141-tạm

ứng152,

Tạm ứng bằng vật liệu, dụng cụ

Tạm ứng bằng tiền

111, 112Kết chuyển vào

TK liên quan khi quyết toán chi tạm ứng được phê duyệt111,

Số chi thêm (số chi được duyệt > số đã nhận tạm ứngNha

äp lại quỹ

Khấu trừ vào lươngSố

chi không hết

Trường hợp số tạm ứng < Số thanh toán

Nợ TK 152, 153, 641, 642 … - Số thực chi thanh toán Nợ TK 141 - Số tạm ứng

Các khoản phải trả nội bộ.

Các khoản thanh toán với chủ đầu tư theo tiến độ kế hoạch hợp đồngxây dựng.

Phát hành trái phiếu công ty.Thuế thu nhập hoãn lại phải trả.Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm.Dự phòng phải trả

Các khoản phải trả khác.

+Nếu dựa theo thời hạn thanh toán, các khoản nợ phải trả được chiathành:

Nợ ngắn hạnNợ dài hạn

+Nếu dựa theo đặc điểm đối tượng cho vay, cho nợ cũng như hìnhthức vay, nợ mà các khoản nợ phải trả được chia ra:

Nợ tín dụng: vay dài hạn, vay ngắn hạn, …

Nợ phải trả khác: phải trả cho người bán, phải trả nội bộ, phải trả phải

Phải theo dõi chặt chẽ các khoản nợ phải trả.

Các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp phải được phân loại thành nợngắn hạn và nợ dài hạn căn cứ vào thời hạn phải thanh toán của từng khoản nợ phảitrả

Nợ phải trả bằng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý được kế toán chi tiếtcho từng chủ nợ theo chỉ tiêu, số lượng, giá trị theo giá quy định.

Cuối tháng bộ phận kế toán nợ phải trả cần đối chiếu giữa sổ chi tiếtngười bán với sổ cái.

Cuối niên độ kế toán, số dư của các khoản nợ phải trả bằng ngoại tệphải được đáng giá theo tỷ giá quy định

Những chủ nợ mà doanh nghiệp có quan hệ giao dịch, mua hàngthường xuyên hoặc có số dư về nợ phải trả lớn, bộ phận kế toán phải kiểm tra, đốichiếu về tình hình công nợ đã phát sinh với từng khách hàng và địng kỳ phải có xácnhận nợ bằng văn bản với các chủ nợ.

Các tài khoản nợ phải trả chủ yếu có số dư bên Có, nhưng trong quanhệ với từng chủ nợ, các Tài khoản 331, 333, 334, 338 có thể có số dư bên Nợ phảnánh số đã trả lớn hơn số phải trả Cuối kỳ kế toán, khi lập Báo Cáo Tài Chính chophép lấy số dư chi tiết của các tài khoản này để lên 2 chỉ tiêu bên “Tài Sản” và bên“Nguồn Vốn”của Bảng Cân Đối Kế Toán.

b – Nguyên tắc quản lý :

Khi nhận được hoá đơn của nhà cung cấp phải đánh số thứ tự liên tục nhằm xác định tất cả hoá đơn đã được ghi chép vào sổ sách Đóng dấu lên hoá đơn đểghi rõ số tham chiếu của đơn đặt hàng và biên bản nhận hàng, mã tài khoản và tên viết tắt của nhân viên thực hiện việc kiểm tra, giúp ích cho quá trình đối chiếu chứng từ.

Bộ phận kế toán kiểm tra các chi tiết hoá đơn nhận được so với đơn đặthàng và biên bản giao hàng liên quan và lưu giữ chung với chứng từ liên quan nhằm đảm bảo tất cả các hoá đơn đã kiểm tra sẽ liên quan đến những giao dịch hợp lệ, nhậnđúng hàng và không thanh toán vượt nợ phải trả nhà cung cấp Phải theo dõi chi tiết cho từng đối tượng, từng lần thanh toán.

Bộ phận mua hàng có trách nhiệm thông báo mọi sự thay đổi liên quan đến việc mua hàng dẫn đến thay đổi thanh toán cho bộ phận kế toán Chẳng hạn như chiết khấu thanh toán, hàng mua bị trả lại.

Bộ phận công nợ theo dõi thời hạn thanh toán từng chủ nợ, từng hợp đồng để lập kế hoạch thanh toán theo thời hạn hưởng chiết khấu, tận dụng tối đa khả năng hưởng số tiền chiết khấu thanh toán.

Khi thanh toán không chỉ hóa đơn mà cả đơn đặt hàng, biên bảng nhận hàng điều phải được duyệt bởi người có thẩm quyền.

Tất cả séc, uỷ nhiệm chi, phiếu chi tiền mặt nên được đánh số

trước.hoá đơn đã thanh toán phải đóng dấu đã thanh toán và thứ tự của chứng từ nên ghi lại tránh trùng.