QUY ĐỊNH THỦ TỤC TẠM ỨNG VÀ THANH TOÁN

Quy định thủ tục tạm ứng toán TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC TP HÀ NỘI CÔNG TY CƠ ĐIỆN ĐIỆN LỰC HÀ NỘI Mã tài liệu: Lần ban hành/Sửa đổi: Ngày hiệu lực: / /2011 Trang: QUY ĐỊNH THỦ TỤC TẠM ỨNG VÀ THANH TOÁN Người soạn thảo Người kiểm tra Người phê duyệt Nguyễn Đăng Thắng Họ tên Chữ ký Ngày / /2011 / /2011 / /2011 Tài liệu thông tin tài liệu tài sản Công ty Cơ điện Điện lực Hà Nội không chép, copy, in ấn sang băng hình thức khơng có cho phép trước Cơng ty Cơ điện Điện lực Hà Nội Ngày áp dụng: 01/03/2011 Page of 11 Quy định thủ tục tạm ứng toán BẢNG THEO DÕI SỬA ĐỔI TT Ngày sửa đổi Vị trí sửa đổi (trang) Ngày áp dụng: 01/03/2011 Nội dung sửa đổi Ghi Page of 11 Quy định thủ tục tạm ứng toán MỤC ĐÍCH Quy trình nhằm quy định thống trình tự, thủ tục tạm ứng, tốn quản lý tài Cơng ty ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG Quy trình áp dụng cho đơn vị cá nhân nội Công ty - TÀI LIỆU THAM CHIẾU Luật Kế toán; Luật thuế GTGT số 13/2008/QH12 ngày 03 tháng năm 2008; Nghị định số 111/2006/NĐ-CP ngày 29 tháng năm 2006 Chính phủ hướng dẫn thi hành Luật đấu thầu lựa chọn nhà thầu xây dựng theo Luật xây dựng; Quyết định số 3536/QĐ-EVN-ĐLHN-P5 ngày tháng năm 2004 Công ty Điện lực TP.Hà Nội việc ban hành “ Hướng dẫn tạm ứng toán tạm ứng ”; Quyết định số 3972/QĐ-ĐLHN-P05 ngày 01 tháng năm 2005 Công ty Điện lực TP.Hà Nội việc ban hành “ Hướng dẫn toán mua sắm vật tư, thiết bị ”; Quyết định số 3130/QĐ-ĐLHN-P05 ngày tháng năm 2007 Công ty Điện lực TP.Hà Nội việc ban hành “ Quy định tạm thời chế độ chi tiêu nội ”; Áp dụng theo QĐ số 4716/QĐ-ĐLHN-KH ngày 26 tháng năm 2007 việc ban hành “ Quy trình thực sửa chữa lớn tài sản cố định ” Công ty Điện lực TP Hà Nội kèm theo; Quyết định số … ngày………………… Công ty Cơ điện Điện lực Hà Nội việc ban hành “ Quy chế chi tiêu nội ”; Các văn hành khác có liên quan Nhà nước, Tập đồn, Tổng Công ty Công ty QUY ĐỊNH CHUNG VÀ CHỮ VIẾT TẮT 4.1 Định nghĩa - Tạm ứng : khoản tiền Công ty giao cho người nhận tạm ứng để thực nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh giải công việc phê duyệt - Thanh tốn tạm ứng : Khi hồn thành cơng việc giao, người nhận tạm ứng tốn tồn khoản tiền tạm ứng - Người có thẩm quyền : Giám đốc Phó giám đốc Cơng ty theo uỷ quyền Giám đốc 4.2 Quy định chung - Các trường hợp sau phải ký hợp đồng kinh tế : Ngày áp dụng: 01/03/2011 Page of 11 Quy định thủ tục tạm ứng toán - + Tổng giá trị mua sắm từ 10 triệu đồng trở lên + Hàng hố, dịch vụ th ngồi u cầu chất lượng, kỹ thuật điều kiện bảo hành + Mua sắm có tính chất thường xun, ổn định Thời gian thực không bao gồm ngày nghỉ lễ chủ nhật 4.3 Chữ viết tắt TCKT: Tài kế tốn Đơn vị: Các phịng ban phân xưởng trực thuộc Cơng ty CBCNV: Cán công nhân viên NỘI DUNG 5.1 Lưu đồ Quy trình Người thực Đơn vị Kế tốn viên Lãnh đạo phịng TCKT Giám đốc Kế tốn viên, Thủ quỹ Trình tự thực Các bước Đề nghị tạm ứng/thanh tốn 5.2.1 TiÕp nhËn vµ kiĨm tra 5.2.2 Thẩm định 5.2.3 Phª dut Triển khai thực 5.2.4 5.2.5 5.2 Mơ tả nội dung quy trình 5.2.1 Đề nghị tạm ứng/thanh toán Đơn vị phát sinh đề nghị tạm ứng/thanh toán lập hồ sơ: a) Đối với việc tạm ứng • Tạm ứng lần đầu - Giấy đề nghị tạm ứng (mẫu số 03-TT)/giấy đề nghị tạm ứng chuyển khoản ( mẫu số 03a-TT ); - Các hồ sơ liệt kê mục quy trình cho loại chi phí Ngày áp dụng: 01/03/2011 Page of 11 Quy định thủ tục tạm ứng tốn • Tạm ứng lần - Giấy đề nghị tạm ứng (mẫu số 03-TT)/giấy đề nghị tạm ứng chuyển khoản ( mẫu số 03a-TT ); - Các hồ sơ liệt kê mục quy trình cho loại chi phí - Phải tốn hồn nhập chứng từ lần tạm ứng trước (nếu đến hạn) tạm ứng tiền lần b) Đối với việc toán - Giấy đề nghị toán ( mẫu số 05-TT )/Giấy đề nghị tốn hồn tạm ứng (mẫu số 05a-TT); - Giấy đề nghị toán chuyển khoản ( mẫu số 05b-TT 05cTT ) - Các hồ sơ liệt kê mục quy trình cho loại chi phí 5.2.2 Tiếp nhận kiểm tra hồ sơ - Kế toán viên tiếp nhận hồ sơ đơn vị đề nghị việc tiếp nhận hồ sơ vào sổ giao nhận hai bên - Trong vòng tối đa ngày (đối với tạm ứng), ngày (đối với toán), kế toán viên tiến hành xem xét: + Tính đầy đủ hồ sơ ( theo mục quy trình này) + Tính hợp pháp hồ sơ + Cân đối nguồn kinh phí tiến độ thực công việc - Trường hợp cần điều chỉnh bổ sung, kế toán viên báo cho đơn vị, nêu rõ yêu cầu hồ sơ cần bổ sung, hồ sơ cần điều chỉnh - Trình Lãnh đạo Phịng TCKT thẩm định hồ sơ tạm ứng/thanh tốn chứng từ kế toán lập 5.2.3 Thẩm định hồ sơ - Trong vòng 01 ngày, Lãnh đạo Phịng TCKT có trách nhiệm xem xét, thẩm định hồ sơ tạm ứng/thanh toán chứng từ kế toán; - Trường hợp cần điều chỉnh bổ sung hồ sơ/chứng từ kế toán liên quan, trả lại bước 5.2.2; Yêu cầu: + Kế tốn viên giải trình vấn đề liên quan đến tài kế tốn + Đơn vị giải trình vấn đề liên quan đến nội dung - Nếu đồng ý, ký trình Giám đốc 5.2.4 Phê duyệt hồ sơ - Giám đốc có trách nhiệm xem xét ký duyệt - Nếu không đồng ý, cần điều chỉnh bổ sung, trả lại bước 5.2.3; Yêu cầu: + Lãnh đạo TCKT giải trình vấn đề liên quan đến tài kế tốn + Lãnh đạo đơn vị giải trình vấn đề liên quan đến nội dung - Nếu đồng ý, tiến hành phê duyệt 5.2.5 Thông báo triển khai thực - Sau Giám đốc ký duyệt trả chứng từ, kế tốn viên có trách nhiệm: Ngày áp dụng: 01/03/2011 Page of 11 Quy định thủ tục tạm ứng toán + Khi hồ sơ đầy đủ hợp pháp, kế toán viên kết hợp với kế toán chuyên trách (Kế toán ngân hàng/Kế toán toán) lập chứng từ kế tốn có liên quan (phiếu chi/uỷ nhiệm chi/séc ) trình ký Lãnh đạo Phịng TCKT Giám đốc + Chuyển cho Thủ quỹ (nếu phiếu thu, chi tiền mặt) để thủ quỹ thông báo cho cá nhân/đơn vị đến nhận/nộp tiền; + Chuyển cho Kế toán ngân hàng (nếu chuyển khoản) để chuyển tiền qua ngân hàng; HỒ SƠ a) Đối với hoạt động tốn tiền lương, tiền cơng, tiền ăn ca: Hàng tháng, vào bảng toán lương ăn ca phòng Tổng hợp lập lên Giám đốc phê duyệt, Phòng TCKT làm thủ tục phát lương, ăn ca CBCNV cho đơn vị Sau phát xong, đề nghị đơn vị nộp lại bảng tốn lương, ăn ca có đầy đủ chữ ký CBCNV thuộc đơn vị đến Phịng TCKT (Thủ quỹ Kế toán toán lương) để làm sở toán lương b) Đối với mua văn phịng phẩm, dụng cụ văn phịng cơng cụ dụng cụ: - Căn vào nhu cầu, định mức kế hoạch dùng văn phòng phẩm, dụng cụ văn phòng công cụ dụng cụ đơn vị Giám đốc phê duyệt * Khi tạm ứng, hồ sơ gồm: + Giấy đề nghị tạm ứng giấy đề nghị tạm ứng chuyển khoản; + Kế hoạch VPP, dụng cụ văn phịng cơng cụ dụng cụ Giám đốc duyệt; + Báo giá nhà cung cấp; + Quyết định chọn nhà thầu; + Hợp đồng mua bán * Khi toán tạm ứng, hồ sơ gồm: + Giấy đề nghị tốn hồn tạm ứng; + Giấy đề nghị tạm ứng giấy đề nghị toán chuyển khoản; + Hoá đơn GTGT theo quy định Bộ tài chính; + Phiếu nhập (đối với dụng cụ văn phịng, cơng cụ dụng cụ); + Biên kiểm nghiệm; + Biên giao nhận văn phòng phẩm; + Biên lý hợp đồng * Nếu khơng có nhu cầu tạm ứng, hồ sơ toán gồm: + Giấy đề nghị toán Giấy đề nghị tốn hồn tạm ứng; + Giấy đề nghị toán chuyển khoản; + Hoá đơn GTGT theo quy định Bộ tài chính; + Phiếu nhập, phiếu xuất (đối với dụng cụ văn phịng, cơng cụ dụng cụ) Ngày áp dụng: 01/03/2011 Page of 11 Quy định thủ tục tạm ứng toán + Biên kiểm nghiệm; + Biên giao nhận văn phòng phẩm + Kế hoạch VPP, dụng cụ văn phòng, công cụ dụng cụ Giám đốc duyệt; + Báo giá nhà cung cấp; + Quyết định chọn nhà thầu; + Giấy phép ĐKKD nhà thầu ( ) + Hợp đồng mua bán + Biên lý hợp đồng c) Đối với chuyến công tác: - Các CBCNV đơn vị cử công tác chậm sau ngày kết thúc chuyến công tác, đơn vị phải gửi hồ sơ tốn tới Phịng TCKT - Khi tạm ứng, đơn vị cần gửi hồ sơ gồm có: + Giấy đề nghị tạm ứng; + Dự tốn cho chuyến cơng tác duyệt; + QĐ cử công tác cấp có thẩm quyền ( photo ); - Khi tốn tạm ứng hồ sơ gồm có: + Giấy đề nghị tốn Giấy đề nghị tốn hồn tạm ứng; + QĐ cử cơng tác cấp có thẩm quyền; + Giấy đường; + Hoá đơn chứng từ hợp pháp khác theo quy định Bộ tài - Nếu khơng có nhu cầu tạm ứng hồn tất chuyến cơng tác, đơn vị đề nghị tốn hồ sơ gồm có: + Giấy đề nghị toán ; + Dự toán cho chuyến cơng tác duyệt ( có ); + QĐ cử cơng tác cấp có thẩm quyền; + Giấy đường; + Hoá đơn chứng từ hợp pháp khác theo quy định Bộ tài d) Đối với hoạt động sửa chữa thường xuyên tài sản cố định nhà cửa vật kiến trúc: - Giá trị sửa chữa TSCĐ 10 triệu đồng coi sửa chữa nhỏ TSCĐ - Khi tài sản đơn vị quản lý bị hỏng cần sửa chữa, đơn vị gửi Giấy báo hỏng tài sản cho Phòng Kế hoạch - Vật tư – Kinh doanh - Căn vào giấy báo hỏng tài sản đơn vị, vòng ngày, Phòng Kế hoạch - Vật tư – Kinh doanh có trách nhiệm phối hợp với đơn vị liên quan lập Biên xác định trạng tài sản tình trạng hỏng - Căn vào nhu cầu cần sửa chữa tài sản Giám đốc phê duyệt, Phòng Kế hoạch - Vật tư – Kinh doanh phối hợp với Phòng TCKT cân đối nguồn vốn, lập dự toán phương án sửa chữa trình Giám đốc phê duyệt Ngày áp dụng: 01/03/2011 Page of 11 Quy định thủ tục tạm ứng toán - Khi Giám đốc duyệt dự toán phương án sửa chữa, Phòng Kế hoạch - Vật tư – Kinh doanh chọn đơn vị sửa chữa từ 03 báo giá trình Giám đốc phê duyệt - Khi sửa xong phải có bảng tốn, biên nghiệm thu có xác nhận người sử dụng đại diện Lãnh đạo đơn vị sử dụng - Nếu giá trị sửa chữa từ triệu đồng trở lên, tuỳ theo tính chất nội dung sửa chữa, cần thiết Phòng Kế hoạch - Vật tư – Kinh doanh trình Giám đốc ký hợp đồng với đơn vị sửa chữa Khi kết thúc cơng việc phải có biên nghiệm thu lý hợp đồng hoá đơn hợp pháp - Khi công việc sửa chữa hồn tất, vịng 07 ngày Phịng Kế hoạch - Vật tư – Kinh doanh có trách nhiệm tập hợp đủ chứng từ trên, giấy đề nghị toán, giấy đề nghị toán chuyển khoản e) Đối với hoạt động sửa chữa lớn tài sản cố định: Áp dụng theo QĐ số 4716/QĐ-ĐLHN-KH ngày 26 tháng năm 2007 việc ban hành “ Quy trình thực sửa chữa lớn tài sản cố định ” Công ty Điện lực TP Hà Nội g) Đối với chi tiếp khách : - Kế hoạch tiếp khách Giám đốc Công ty phê duyệt (số lượng, thời gian, địa điểm ) - Trong vòng ngày sau công việc tiếp khách kết thúc, cán phân cơng phải tập hợp đủ chứng từ để tốn - Khi tạm ứng, hồ sơ gồm có: + Dự toán chi tiếp khách duyệt; + Giấy đề nghị tạm ứng - Khi thanh, toán, hồ sơ gồm có: + Giấy đề nghị tốn hồn tạm ứng; + Hoá đơn chứng từ hợp pháp khác theo quy định Bộ tài - Nếu khơng tạm ứng, đơn vị đề nghị tốn hồ sơ gồm có: + Giấy đề nghị tốn; + Hoá đơn chứng từ hợp pháp khác theo quy định Bộ tài + Dự tốn chi tiếp khách duyệt h) Đối với hoạt động phục vụ cho công tác chuyên môn: - Nếu đơn vị phải th ngồi, cần lập hợp đồng giao khốn cơng việc; Khi cơng việc hồn thành, lập biên nghiệm thu, lý hợp đồng giao khoán phải có sản phẩm kèm theo - Khi tạm ứng, hồ sơ gồm có: + Dự tốn th ngồi phục vụ cơng tác chun mơn hợp đồng giao khốn cơng việc; + Giấy đề nghị tạm ứng Giấy đề nghị tạm ứng chuyển khoản ; - Khi thanh, tốn: Trong vịng ngày sau cơng việc kết thúc, cán phân công phải tập hợp đủ chứng từ để tốn, hồ sơ gồm có: Ngày áp dụng: 01/03/2011 Page of 11 Quy định thủ tục tạm ứng toán + Bảng kê chứng từ toán; + Biên nghiệm thu; + Biên lý; + Giấy đề nghị tốn hồn tạm ứng; + Giấy đề nghị tốn chuyển khoản; + Hoá đơn chứng từ hợp pháp khác theo quy định Bộ tài i) Đối với mua vật tư, hàng hoá: - Căn vào nhu cầu sản xuất, dự toán chi tiết, kế hoạch cấp có thẩm quyền phê duyệt, đơn vị mua vật tư, hàng hoá phải tập hợp hồ sơ sau : • Vật tư, hàng hóa mua sắm có giá trị lớn ( Trên 10 triệu ) - Đối với hợp đồng, điều khoản tốn có quy định ứng trước phần giá trị hợp đồng cho nhà cung cấp tạm ứng, tập hợp hồ sơ gồm có: + Tờ trình duyệt mua số lượng chủng loại VTTB; + Giấy đề nghị tạm ứng cho nhà cung cấp VTTB đơn vị mua; + Biên thương thảo hợp đồng; + Hợp đồng mua bán VTTB; + Các chứng từ có liên quan khác : Giấy đề nghị tạm ứng nhà cung cấp VTTB, bảo lãnh thực hợp đồng Ngân hàng phát hành, bảo lãnh hoàn trả tạm ứng Ngân hàng phát hành quy định điều khoản toán hợp đồng - Khi thanh, tốn: Trong vịng 07 ngày sau cơng việc kết thúc, cán phân công phải tập hợp đủ chứng từ để tốn, hồ sơ gồm có: + Giấy đề nghị toán cho nhà cung cấp VTTB đơn vị mua; + Hợp đồng mua bán VTTB; + Hoá đơn GTGT theo quy định Bộ tài chính; + Biên kiểm tra xuất xưởng chứng hàng hoá nhà SX; + Biên kiểm nghiệm VTTB ( có ghi rõ xuất sứ hàng hoá ) + Biên bàn giao vật tư thiết bị; + Phiếu nhập kho; + Các chứng từ có liên quan khác : Giấy đề nghị toán nhà cung cấp VTTB, bảo lãnh bảo hành hàng hoá Ngân hàng phát hành, cam kết bảo hành nhà sản xuất quy định điều khoản tốn hợp đồng Ngồi chứng từ trên, tạm ứng tốn, tuỳ theo hình thức lựa chọn nhà thầu, phải bổ xung chứng từ : - Quyết định phê duyệt kết đấu thầu ( trường hợp mua theo hình thức đấu thầu ) - Trong trường hợp định thầu : + Tờ trình đề nghị định thầu ( nêu rõ lý định thầu, kinh nghiệm lực kỹ thuật, tài nhà thầu, giá trị khối lượng ) Ngày áp dụng: 01/03/2011 Page of 11 Quy định thủ tục tạm ứng toán + Quyết định định thầu : - Trường hợp mua theo hình thúc chào hàng cạnh tranh : + Thư chào hàng bên mời thầu : + Ít chào hàng nhà thầu + Quyết định lựa chọn nhà thầu + Giấy phép đăng ký kinh doanh nhà thầu ( phô tô ) - Trường hợp mua theo hình thức mua sắm trực tiếp + Tờ trình đề nghị mua theo hình thức trực tiếp Giám đốc duyệt ( nêu rõ lý đề nghị mua theo hình thức nua sắm trực tiếp, kinh nghiệm lực kỹ thuật, tài nhà thầu, giá trị khối lượng ) + Quyết định phê duyệt kết đấu thầu hợp đồng thực trước, định mua trực + Quyết định mua sắm trực tiếp • Vật tư, hàng hóa mua sắm có giá trị nhỏ ( Dưới 10 triệu ) - Khi tạm ứng, đơn vị cần gửi hồ sơ gồm có: + Giấy đề nghị tạm ứng Giấy đề nghị tạm ứng chuyển khoản; + 03 báo giá nhà thầu ; + Quyết định chọn nhà thầu; + Dự toán chi tiết phê duyệt ( sửa chữa MBA SCL ); + Tờ trình duyệt mua số lượng chủng loại vật tư; + Giấy phép ĐKKD nhà thầu ( ); + Hợp đồng mua bán ( có ) - Khi tốn tạm ứng hồ sơ gồm có: (Chậm sau ngày kết thúc công việc, đơn vị phải gửi hồ sơ tốn tới Phịng TCKT): + Giấy đề nghị tốn hồn tạm ứng Giấy đề nghị toán chuyển khoản; + Hoá đơn chứng từ hợp pháp khác theo quy định Bộ tài + Giấy đề nghị chuyển khoản (nếu có); + Phiếu nhập, phiếu xuất; + Biên kiểm nghiệm; k) Đối với khoản chi phí khác ngồi chi phí nêu trên: Áp dụng theo Quyết định số ngày tháng năm 2011 việc ban hành “ Quy định chi tiêu nội ” văn hành khác có liên quan Nhà nước, Tập đồn, Tổng Cơng ty Công ty BIỂU MẪU Theo quy định Bộ Tài Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 Bộ trưởng Bộ Tài việc ban hành chế độ Kế toán doanh nghiệp Sau biểu mẫu áp dụng cho quy trình này: - 03-TT: Giấy đề nghị tạm ứng - 04-TT: Giấy đề nghị tạm ứng chuyển khoản Ngày áp dụng: 01/03/2011 Page 10 of 11 Quy định thủ tục tạm ứng toán - 05-TT: - 05b-TT: - 06-TT: - 07-TT: vật tư, hàng hoá ) - HD-01: Giấy đề nghị tốn Giấy đề nghị tốn hồn tạm ứng Giấy đề nghị toán chuyển khoản Giấy đề nghị toán chuyển khoản ( Đối với mua Bảng tổng hợp toán Ngày áp dụng: 01/03/2011 Page 11 of 11 .. .Quy định thủ tục tạm ứng toán BẢNG THEO DÕI SỬA ĐỔI TT Ngày sửa đổi Vị trí sửa đổi (trang) Ngày áp dụng: 01/03/2011 Nội dung sửa đổi Ghi Page of 11 Quy định thủ tục tạm ứng tốn MỤC ĐÍCH Quy. .. Đề nghị tạm ứng/ thanh toán Đơn vị phát sinh đề nghị tạm ứng/ thanh toán lập hồ sơ: a) Đối với việc tạm ứng • Tạm ứng lần đầu - Giấy đề nghị tạm ứng (mẫu số 03-TT)/giấy đề nghị tạm ứng chuyển khoản... sơ liệt kê mục quy trình cho loại chi phí Ngày áp dụng: 01/03/2011 Page of 11 Quy định thủ tục tạm ứng tốn • Tạm ứng lần - Giấy đề nghị tạm ứng (mẫu số 03-TT)/giấy đề nghị tạm ứng chuyển khoản