Quy trình kế toán

Quy trình kế toán

QUY TRÌNH KẾ TOÁN

Nhóm KSNB 3 – Lớp K07405A

Danh sách nhóm 3 và bảng phân công công việc của từng thành viên.

1 Phan Thj Thùy Trang K074050869 - Tìm tài liệu kế toán phần hành.

Sơ lược về chu trình kế toán

Tổ chức thực hiện

Rủi ro của quy trình

Cơ chế kiểm soát áp dụng

Ví dụ về một vài rủi ro thường gặp

và cơ chế kiểm soát tương ứng

Nội dung chính

Quy trình kế toán

Định nghĩa

Mục tiêu

Các quy trình chính

Chức năng

Sơ đồ

SƠ LƯỢC VỀ CHU TRÌNH KẾ TOÁN

Quy trình kế toán là gì?

Một chuỗi các hoạt động bắt

đầu với một nghiệp vụ phát

sinh và kết thúc bằng việc khóa

sổ.

Ghi nhận các

giao dịch Tổng hợp vào sổ cái tài khoản

Lập bảng CĐTK trước các bút toán kết chuyển

KC và khóa sổ các

TK thu nhập, chi phí…, XĐKQKD

Lập CĐTK sau bút toán kết chuyển

KC LN sau thuế chưa phân phối

Hoàn thành báo

cáo

Lập bảng CĐTK

Các bước trong sơ đồ:

chứng từ gốc xem đã đúng, đầy đủ và phù hợp với từng loại nghiệp vụ chưa Dựa vào chứng từ đó thì kế toán chi tiết tiến hành ghi nhận vào tài khoản mình quản lý và tham chiếu thông tin với các kế toán phần hành có liên quan dưới sự kiểm soát của kế toán trưởng hay trường phòng kế toán

để tránh sai sót.

 Bước 2: Tổng hợp số liệu từ các sổ chi tiết vào sổ cái tài khoản-> Kế toán chi tiết sẽ tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết lên sổ cái.

hợp sẽ sử dụng số tổng cộng trên sổ cái để lập bảng cân đối tài khoản Kế toán trưởng sẽ kiểm tra công việc này của kế toán tổng hợp.

Các bước trong sơ đồ:

Bước 4: Thực hiện các bút toán điều chỉnh, kết chuyển cuối kỳ -> kết chuyển doanh thu và chi phí, điều chỉnh giá vốn hàng bán, khấu hao, hoàn nhập/trích lập dự phòng…

Bước 5: Lập bảng CĐTK sau các bút toán kết chuyển

Bước 6: Kết chuyển lợi nhuận chưa phân phối

Bước 7: Lập bảng cân đối kế toán

Bước 8: Hoàn chỉnh báo cáo tài chính

Thu thập Xử lý Cung cấp

Chức năng của quy trình kế toán

Thông tin

Mục tiêu của quy trình kế toán

• Bảng CĐKT

• Báo cáo KQ HĐSXKD

• Lưu chuyển tiền tệ

• Thuyết minh

Kế toán quản

trị

• Các báo cáo phục vụ cho quyết định của nhà quản trị

Các quy trình chính

I kế kế về ực m ể lệ uẩn độ, th ch hế và tắc h, c ên sác guy nh c n chí cá ác nh; g c y đị dụn qu vận ược ức n đ ổ ch toá •T

toá

n đ ược th

ừa nhậ n.

II n toá kế sổ g từ, hứn g c thốn hệ ức ổ ch •TIII g ợp côn g h ác g c tổn và dụn lý ận xử c v ại, chứ lo tổ hân và án ợp, p to p h kế để tậ máy án bộ ế to ức c k ổ ch việ •T

các th ông tin cầ

n th iết

TỔ CHỨC THỰC HiỆN

Tổ chức vận dụng các chính sách, chế độ, thể lệ về kế toán được qui định; các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán được thừa nhận:

Là vấn đề quan trọng nhằm xác định chính sách về

kế toán trong doanh nghiệp

Chính sách về kế toán của doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định chung (quyết định 15, chuẩn mực kế toán VAS…) trên cơ sở vận dụng một cách phù hợp với điều kiện cụ thể của mình,

Mặt khác nó đề ra những phương pháp cụ thể mà kế toán cần phải thực hiện một cách nhất quán trong quá trình cung cấp thông tin

Tổ chức vận dụng các chính sách, chế độ, thể lệ về kế toán được qui định; các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán được thừa nhận:

Ví dụ: Tại doanh nghiệp ABC

 Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01/xxxx đến

31/12/xxxx

 Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong ghi chép kế toán:

đồng Việt Nam (Thực tế số dư quy đổi vào ngày cuối mỗi quý theo tỷ giá NH Ngoại Thương TP.HCM)

 Phương pháp nộp thuế GTGT: phương pháp khấu trừ

Tổ chức vận dụng các chính sách, chế độ, thể lệ về kế toán được qui định; các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán được thừa nhận:

 Phương pháp kế toán TSCĐ:

 Nguyên tắc xác định nguyên giá tài sản: Hạch toán theo giá gốc.

 Phương pháp khấu hao áp dụng: phương pháp đường thẳng.

 Tỷ lệ khấu hao: Áp dụng theo QĐ 206/2003/QT-BTC ngày 12/12/2003.

 Phương pháp kế toán hàng tồn kho:

 Nguyên tắc đánh giá: tính theo giá thành sản xuất

 Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho: theo giá mua

 Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên.

 Phương pháp tính toán các khoản dự phòng, tình hình trích lập dự phòng: dựa

vào tình hình thực tế, giá cả thị trường có thể tiêu thụ được để lập dự phòng.

 Phương pháp tính giá thành: phương pháp trực tiếp (giản đơn).

Tổ chức hệ thống chứng từ, sổ kế toán

Chính sách thu thập và xử lí chứng từ:

 Phòng kế toán trung tâm thực hiện kế toán các nghiệp vụ kinh tế liên quan toàn doanh nghiệp và các bộ phận khác không tổ chức kế toán, đồng thời thực hiện tổng hợp các tài liệu kế toán từ các bộ phận khác có tổ chức kế toán gửi đến, lập báo cáo chung toàn đơn vị, hướng dẫn kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, kiểm tra kế toán toàn đơn vị

 Các bộ phận kế toán ở các bộ phận khác thực hiện công tác kế toán tương đối hoàn chỉnh các nghiệp vụ kế toán phát sinh ở bộ phận đó theo sự phân công của phòng kế toán trung tâm

 Các nhân viên kế toán ở các bộ phận có nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và có thể xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ gửi chứng từ kế toán

về phòng kế toán trung tâm.

Những điểm cần lưu ý trong bước lập và xử lý

chứng từ

 Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt

Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số.

 Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ.

Những điểm cần lưu ý trong bước lập và xử lý

ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó.

Danh mục chứng từ kế toán bao gồm:

 Chứng từ lao động tiền lương gồm có: Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, phiếu hoàn thành công việc, phiếu báo làm thêm, hợp đồng giao khoán,…

 Hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho, biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá,…

 Chứng từ bán hàng: Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, nhập kho, hoá đơn GTGT…

 Chứng từ về tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng và giấy thanh toán tiền tạm ứng,…

 Chứng từ về tài sản cố định: Biên bản bàn giao tài sản cố định, thẻ tài sản cố định, biên bản thanh lý tài sản cố định,…

Sử dụng chứng từ để ghi sổ:

 Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.

 Sau khi kiểm tra, nhân viên kế toán thực hiện việc tính giá trên chứng từ và ghi chép định khoản để hoàn thiện chứng từ.

 Chỉ khi nào chứng từ kế toán đã được kiểm tra và hoàn chỉnh mới được sử dụng làm căn cứ ghi sổ.

Bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ kế toán:

 Chứng từ kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.

 Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức, bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán theo thời hạn qui định.

 Định kỳ vào cuối năm phòng kế toán tiến hành kiểm tra phân loại lại chứng từ nào đang trong quá trình lưu trữ và chứng từ nào đã hết thời hạn lưu trữ và không còn liên quan đến tài sản hiện tại của doanh nghiệp, kế toán trưởng cần có quyết định hủy chứng từ kế toán của ban hủy chứng từ do công ty thành lập và tiến hành tiêu hủy chứng từ, sau

đó tiến hành sắp xếp lại chứng từ còn trong thời hạn lưu trữ

Phân loại văn bản, chứng từ, giấy tờ cần lưu trữ theo các nhóm sau:

- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;

- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

Sơ đồ lưu chuyển chứng từ thu chi tiền mặt

Sơ đồ lưu chuyển chứng từ thu chi tiền gửi ngân

hàng

Sơ đồ lưu chuyển chứng từ KT phải thu và tạm

ứng

Sơ đồ lưu chuyển chứng từ mua và thanh lý TSCĐ

Sơ đồ lưu chuyển chứng từ KT tiền lương

Lập bảng kê chi tiết cho

từng nhân viên

Lệnh chuyển tiền

Sổ chi tiết tiền lương

Nhập vào hệ thống và ghi sổ

Trả lương chi tiết cho từng nhân viên

N

Sơ đồ lưu chuyển chứng từ khi xuất NVL và mua

CCDC

Qui trình xuất nguyên vật liệu

Phiếu xuất kho

Sơ đồ lưu chuyển chứng từ của KT giá thành

Sơ đồ lưu chuyển chứng từ KT thuế

1 2 3 Giấy nộp thuế vào NSNN bằng chyển khoản 4

Lập lệnh thanh toán

Chuyển tiền vào tài khoản

cơ quan thuế

Duyệt

Cơ quan nôp thuế

NO YES

D

D

Sơ đồ hình thức nhật ký chứng từ

NHẬT KÍ CHỨNG TỪ

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Tổ chức bộ máy kế toán và tổ chức vận dụng các công việc kế toán để tập hợp phân loại, xử lí và tổng hợp các thông tin cần thiết theo sơ đồ:

Kế toán trưởng

hệ thống kế toán, chỉ đạo trực tiếp toàn bộ nhân viên kế toán trong công ty, làm tham mưu cho tổng giám đốc

về các hoạt động kinh doanh, tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ trong công ty Khi quyết toán được lập xong, kế toán trưởng có nhiệm vụ thuyết minh và phân tích, giải thích kết quả sản xuất kinh doanh, chịu trách nhiệm về mọi số liệu ghi trong bảng quyết toán, nộp đầy đủ, đúng hạn các báo cáo tài chính theo quy định.

Kế toán tổng hợp

 Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các đơn vị nội bộ, dữ liệu chi tiết và tổng hợp.

 Kiểm tra các định khoản các nghiệp vụ phát sinh.

 Kiểm tra sự cân đối giữa số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp

 Kiểm tra số dư cuối kỳ có hợp lý và khớp đúng với các báo cáo chi tiết.

 Hạch toán thu nhập, chi phí, khấu hao,TSCĐ, công nợ, nghiệp vụ khác,

 Theo dõi công nợ khối văn phòng công ty, quản lý tổng quát công nợ toàn công ty Xác định và đề xuất lập dự phòng hoặc xử lý công nợ phải thu khó đòi toàn công ty.

 In sổ chi tiết và tổng hợp khối văn phòng, tổng hợp công ty theo qui định.

 Lập báo cáo tài chính theo từng quí, 6 tháng, năm và các báo cáo giải trình chi tiết.

 Hướng dẫn xử lý và hạch toán các nghiệp vụ kế toán.

 Tham gia phối hợp công tác kiểm tra, kiểm kê tại các đơn vị cơ sở

 Thống kê và tổng hợp số liệu kế toán khi có yêu cầu.

 Cung cấp số liệu Cho Ban Giám Đốc hoặc các đơn vị chức năng khi có yêu cầu.

 Giải trình số liệu và cung cấp hồ sơ, số liệu cho cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra kiểm tra theo yêu cầu của phụ trách phòng KT-TV.

Kế toán tiền

 Theo dõi thu chi, nhập xuất ngoại tệ.

 Quản lý các chứng từ liên quan đến thu – chi; lập và lưu trữ các chứng từ như phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có.

 Định khoản các nghiệp vụ liên quan trên sổ tiền mặt, Nhật kí chung và nhập liệu vào máy tính.

 Kết hợp với thủ quỹ thực hiện nghiệp vụ thu chi theo quy định.

 In báo cáo tồn quỹ, tiền mặt hàng ngày cho GD.

 Đối chiếu kiểm tra tồn quỹ cuối ngày với thủ quỹ.

Kế toán công nợ

 Nhận hợp đồng kinh tế của các bộ phận.

 Nhận đề nghị xác nhận công nợ với khách hàng, nhà cung cấp.

 Xác nhận hóa đơn bán hàng, chứng từ thanh toán.

 Kiểm tra công nợ (theo từng chứng từ phát sinh công nợ, hạn thanh toán, số tiền đã quá hạn, báo cho bộ phận bán hàng, cán bộ thu nợ và cán bộ quản lý cấp trên…).

 Liên lạc thường xuyên với các bộ phận / cán bộ quản trị hợp đồng về tình hình thực hiện hợp đồng.

 Theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng, khi khách hàng trả tiền tách các khoản nợ theo hợp đồng, theo hóa đơn bán hàng.

 Theo dõi tình hình thực hiện các hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ trong và ngoài nước của các bộ phận.

 Đôn đốc và trực tiếp tham gia thu hồi nợ với các khoản nợ khó đòi, nợ lâu, và các khoản công nợ trả trước cho nhà cung cấp đã quá thời hạn nhập hàng hoặc nhận dịch vụ.

 Quản lý các công nợ ủy thác (hợp đồng ủy thác).

Kế toán công nợ

 Lập bút toán kết chuyển công nợ hàng hóa, dịch vụ với các chi nhánh/ công ty.

 Quản lý các công nợ khác (hàng hóa, phần phải thu, phải chi khác…)

 Định kỳ làm xác nhận công nợ với các chi nhánh/ công ty.

 Lập bút toán điều chỉnh tỷ giá và các điều chỉnh liên quan của các bộ phận, khách hàng, nhà cung cấp.

 Kiểm tra báo cáo công nợ trên phần mềm quản lý.

 Lập báo cáo công nợ và công nợ đặc biệt.

 Lập thông báo thanh toán công nợ.

 Lập báo cáo tình hình thực hiện các hợp đồng, thông tin chung về công nợ.

 Kiểm tra số liệu công nợ để lập biên bản xác nhận công nợ với từng khách hàng, từng nhà cung cấp.

 Theo dõi hàng ngày, hàng tuần, tổng kết cuối năm đối với công nợ tạm ứng của cán bộ công ty/ chi nhánh.

Kế toán TSCĐ & XDCB

 Nhận và cập nhật chứng từ về TSCĐ, kiểm tra xác nhận TSCĐ khi nhập

 Lập biên bản bàn giao và bàn giao tài sản cho đơn vị (bộ phận) công ty.

 Lập và giao biên bản bàn giao trách nhiệm sử dụng tài sản.

 Tập hợp chi phí XDCB, chi phí sửa TSCĐ, chi phí sửa chữa nhà xưởng, lập quyết toán XDCB, chi phí sửa chữa hoàn thành.

 Cập nhật tăng giảm TSCĐ, lập danh sách tăng giảmTSCĐ từng tháng, năm.

 Xác định thời gian khấu hao TSCĐ (theo khung qui định nhà nước), tính khấu hao TSCĐ, chuyển số liệu khấu hao tháng cho từng bộ phận để hạch toán.

 Lập biên bản thanh lý TSCĐ.

 Lập thẻ TSCĐ, sổ TSCĐ, Hồ sơ TSCĐ.

 Lập danh mục hồ sơ, tài liệu tài sản, sắp xếp và lưu hồ sơ TSCĐ.

 Kiểm kê TSCĐ 6 tháng hoặc cuối năm.

 Cung cấp số liệu và tài liệu liên quan về TSCĐ khi có yêu cầu của phòng kế toán.

Kế toán hàng tồn kho

 Lập chứng từ nhập xuất, chi phí mua hàng, hoá đơn bán hàng và kê khai thuế đầu vào đầu ra.

 Hạch toán doanh thu, giá vốn, công nợ

 Tính giá nhập xuất vật tư hàng nhập khẩu, lập phiếu nhập xuất và chuyển cho bộ phận liên quan.

 Lập báo cáo tồn kho, báo cáo nhập xuất tồn.

 Kiểm soát nhập xuất tồn kho.

 Nộp chứng từ và báo cáo kế toán theo qui định.

Kế toán hàng tồn kho

 Thường xuyên: kiểm tra việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho, hàng hoá vật tư trong kho được sắp xếp hợp lý chưa, kiểm tra thủ kho có tuân thủ các qui định của công ty Đối chiếu số liệu nhập xuất của thủ kho và kế toán.

 Trực tiếp tham gia kiểm đếm số lượng hàng nhập xuất kho cùng thủ kho, bên giao, bên nhận nếu hàng nhập xuất có giá trị lớn hoặc có yêu cầu của cấp có thẩm quyền.

 Tham gia công tác kiểm kê định kỳ (hoặc đột xuất) Chịu trách nhiệm lập biên bản kiểm kê, biên bản đề xuất xử lý nếu có chênh lệch giữa sổ sách và thực tế.

Kế toán giá thành

 Theo dõi, giám sát số liệu báo cáo kho định kỳ hàng tháng và định mức sản phẩm.

 Kiểm tra và giám sát việc luân chuyển hàng tồn kho (Nhập-Xuất-Tồn), thời gian tồn kho tại từng kho thông qua kế toán tổng hợp kho.

 Theo dõi và giám sát giá thành sản xuất.

 Phân tích và kiểm soát chặt chẽ giá sản xuất, bao gồm:

 Phân tích biến động chi phí nguyên vật liệu (Định mức sử dụng và giá cả đầu vào).

 Phân tích biến động chi phí tiền lương (theo tỉ lệ và theo năng suất).

 Phân tích chi phí sản xuất chung, bao gồm chi phí sản xuất chung cố định và chi phí sản xuất chung biến đổi (theo tỉ lệ và theo mức độ ảnh hưởng).

 Theo dõi và tính toán giá thành sản xuất thực tế theo từng sản phẩm; tỉ lệ hao hụt nguyên vật liệu, phụ liệu đi kèm và chi phí sản xuất dở dang.