Kiểm toán quá trình mua hàng

Kiểm toán quá trình mua hàng

www.themegallery.com

Kiểm toán quy trình mua hàng

Kiem soat noi bo

Đánh giá kết quả kiểm toán

Mục tiêu của kiểm toán

-       Mục đích chung của kiểm toán chu trình mua vào và thanh toán là đánh giá xem các số dư tài khoản có bị ảnh hưởng bởi chu trình này, có được trình bày trung thực 

và phù hợp với các nguyên tắc kế toán được thừa nhận hay không

-  Có căn cứ hợp lý - mọi khoản ghi sổ về tài khoản công nợ đều phải có chứng từ, hoá đơn hợp lý hợp lệ

-  Tất cả các chi phí mua hàng hay dịch vụ được hạch toán chính xác (tính đầy đủ, tính chính xác)

-  Tất cả các khoản tiền đã trả được hạch toán chính xác (tính đầy đủ, tính chính xác)

-   Các giấy báo có và bút toán đều là có cơ sở ( tính hữu hiệu, tính chính xác)

Lập kế hoạch kiểm toán

1

Kiểm toán quy trình mua hàng

• Kế hoạch kiểm toán nội bộ được lập với hai cấp độ:

Kế  hoạch  năm  của  kiểm  toán  nội  bộ  được  xây  dựng  dựa  trên cơ sở đánh giá mức độ rủi ro của các bộ phận và các  hoạt động trong đơn vị. Các bộ phận nào có mức rủi ro cao 

sẽ được ưu tiên đưa vào chương trình. 

Lập kế hoạch kiểm toán

- Kế hoạch kiểm toán nội bộ hàng năm

- Kế hoạch từng cuộc kiểm toán nội bộ

Kế  hoạch  kiểm  toán  nội  bộ  cho  từng  cuộc  nhằm  đảm  bảo  nguồn lực của kiểm toán nội bộ được điều phối cho những  phạm vi công việc có rủi ro cao để thực hiện công việc kiểm  toán có hiệu quả và đạt được những mục tiêu đề ra. 

Các công việc lập kế hoạch

1 Chuẩn bị cuộc kiểm toán

Các công việc lập kế hoạch

2 Tìm hiểu, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

Các công việc lập kế hoạch

• 3 Đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát

Đánh giá rủi ro của doanh nghiệp: để xác định các cơ chế, thủ tục  kiểm  soát  phù  hợp.  Đây  là  một  vấn  đề  mang  tính  cảm  tính,  dựa  nhiều vào kinh nghiệm của các kiểm toán nội bộ

Cụ thể hơn trong quy trình mua hàng, có các rủi ro kiểm soát sau :

Rủi ro kiểm soát

Thực hiện kiểm toán

2

Kiểm toán quy trình mua hàng

Thực hiện kiểm toán

Các thử nghiệm của chương trình kiểm toán đối với quy trình mua hàng được thực hiện theo các chức năng của chu trình.

So sánh hàng yêu cầu mua trong kỳ với các kỳ trước cả về số  lượng và giá trị có biến động bất thường không như tăng 

nhanh, hay giảm. từ đó tìm ra nguyên nhân tại sao biến động  như thế.

Ngoài ra còn có thể so sánh số lượng , giá tri, tỷ lệ thành phẩm  sản xuất trong kỳ với kế hoạch của công ty xem có biến động  bất thường không? Tìm ra nguyên nhân cho những biến động 

đó. Nếu không ó lý do thích hợp thì cần nghi ngờ và tiến hành  kiểm tra chi tiết hơn vào từng phiếu yêu cầu 

Thủ tục phân tích

Đối với chức năng lập yêu cầu mua hàng:

Đối với chức năng lập phiếu so sánh – ban giám đốc phê duyệt

- So sánh giá hàng hóa công ty mua với giá hàng hóa cùng loại trên thị trường vào cùng thời điểm có khác biệt lớn không

- So sánh số lượng, giá trị hàng hóa mua trong kỳ kiểm toán với các kỳ trước, với kế hoạch sản xuất của công ty, cũng như so sánh với số lượng sản phẩm 

có thể sản xuất ra trong kỳ

- Ngòai ra còn có  thể kiểm tra nhân viên, bộ phận nào thực hiện công  việc lựa chọn và báo giá cho người có thẩm quyền phê duyệt, sau đó xem thử nhà cung cấp hay thực hiện giao dịch thường xuyên với nhân viên,hay bộ phận trên. Đặt nghi ngờ và kiểm tra kỹ hơn, chi tiết hơn

- Để không mua hàng không phù hợp thì cần tiến hành so sánh danh mục hàng hóa mà nhà cung cấp gửi với phiếu yêu cầu mua hàng của bộ phận có nhu cầu. xem có sai soát về số lượng, qui cách, chất lượng mà  công ty cần 

không…  

Thủ tục phân tích

Đối với chức năng lập hợp đồng và gửi đơn đặt hàng

Đối với chức năng lập hợp đồng và gửi đơn đặt hàng

- Đồng thời còn so sánh giá trị, số lượng ủa từng hợp đồng mua hàng được 

thực hiện với sổ cái, nhật ký chung, sổ hạch toán chi tiết từng mặt hàng để phát hiện những sai sót có thể có trong ghi chép tính toán của các bộ phận

- Kiểm tra sổ kế toán chi tiết các mặt hàng mua về đơn giá ghi nhận, sổ chi tiết 

nợ phải trả của từng nhà cung cấp, kiểm tra việc hạch toán có rõ ràng không

- Nếu có thể cử một nhân viên kiểm toán theo dõi quá trình hoạt động tại bộ 

phận chức năng để quan sát quá trình làm việc của các nhân viên cũng như việc luân chuyển các chững từ tại bộ phận có đảm bảo các thủ tục kiểm soát của công ty không? Từ chức năng của nhân viên đến chức năng phê duyệt của người có thẩm quyền ký duyệt có thực hiện đúng chức năng quyền hạn  được giao không?

- Kiểm tra các thông tin trên hợp đồng có đầy đủ không? Thỏa thuận các bên có 

rõ ràng không ? có thỏa thuận nào không có lợi cho công ty nhưng người phê duyệt vẫn ký duyệt không

Thủ tục phân tích

Đối với chức năng nhận hàng

Tiến hành so sánh tổng số lượng hàng, giá trị (nếu có), quy cách hàng hóa… trên báo cáo nhận hàng với sổ hạch toán chi tiết kế toán. Để có thể biết hàng nhận nhưng không đươc hạch toán hoặc hạch toán thiếu do chứng từ không được gửi đến phòng kế toán

Đối với chức năng trả tiền nhà cung cấp

So sánh thời gian thanh toán được theo dõi trên sổ sách kế toán, yêu cầu thời hạn thanh toán của nhà cung cấp yêu cầu trên hợp đồng với thời gian thanh toán tiền nhà cung cấp trên chứng từ thanh toán

Thử ngiệm chi tiết

Đối với chức năng lập yêu cầu mua hàng

      Kiểm  tra  chi  tiết  cho  một  số  phiếu  yêu  cầu  mua  hàng  được  cho  ngẫu nhiên kiểm tra chữ ký của tất cả các đối tượng có liên quan có hợp lệ, đầy đủ không,  có  đúng  thẩm  quyền  phân  công  không?  Có  phiếu  yêu  cầu  trùng không? Các phiếu yêu cầu mua hàng có được đánh số trước không? Ai có thẩm quyền bảo quản theo dõi cũng như báo cáo đối với những phiếu chưa dùng…để kiểm tra sự chính xác của mẫu

     Tiến hành cộng dồn tất cả các phiếu yêu cầu mua hàng để so sánh với báo cáo hàng mua trong kỳ, với sổ sách kế toán vè số tổng để kiểm tra sai soát về chính xác trong tính toán

      Kiểm  tra  các  phiếu  yêu  cầu  mua  hàng  có  được  đánh  số  trước  liên  tục không?  Có  được  lưu  gữi  đúng  nới,  đúng  cá  nhân,bộ  phận  có  trách  nhiệm không? Kiểm tra các chứng từ có lập đủ số liên và lưu chuyển đúng qua các 

bộ phận để theo dõi không? Kiểm tra xem có mất mát, thiếu phếu yêu cầu không?  Sau  đó  so  sánh  tổng  hàng  mua  theo  phiếu  yêu  cầu  mua  hàng  với tổng hàng  mua  trên sổ kế toán xem  có sai và tìm ra sai lệch nếu có, đồng thời các nhân hay bộ phận có trách nhiệm phải giải trình về những sai lệch duwois trách nhiệm của mình

Thử ngiệm chi tiết

Đối với chức năng lựa chọn nhà cung cấp

   Chọn mẫu một vài nhà cung cấp mà công ty thường giao dịch để gửi thư xác nhận xem những danh mục hàng hóa mà công ty nhận qua nhân viên   bộ phận xử lý báo giá để so sánh về giá, số lượng, tỷ lệ chiết khấu… có phù hợp với bảng danh mục mà nhân viên trình không

   Tiến hành tính toán lại tổng số lượng tiền hàng phải trả, tiền chiết khấu có thể nhận được, xem lại qui cách hàng hóa, số lượng hàng so với phiếu yêu cầu của nhân viên có trách nhiệm yêu cầu mua hàng

   Kiểm tra cá quyết định phê duyệt lựa chọn nhà cung cấp có đúng thẩm 

quyền không, các thông tin trong bảng danh sách nhà cung cấp có đầy đủ 

thông tin cần thiết

Thử ngiệm chi tiết

Đối với chức năng lập hợp đồng và gửi đơn đặt hàng Đối với chức năng lập hợp đồng và gửi đơn đặt hàng

   Kiểm tra sổ kế toán chi tiết các mặt hàng mua về đơn giá ghi nhận, sổ chi tiết 

nợ phải trả của từng nhà cung cấp, kiểm tra việc hạch toán có rõ ràng không? 

Có khớp với giá trị hợp đồng ký kết của hai bên không? So sánh số dư hang tồn kho thực tế và hàng tồn kho trên sổ kế toán, so sánh tổng hàng xuất dùng + hàng tồn kho thực tế với hàng yêu cầu mua. Nhằm để phát hiện những sai soát cũng như gian lận có thể như mua hàng dùng riêng, hoặc hóa đơn mua hàng khống…

Nếu  có  thể  cử  một  nhân  viên  kiểm  toán  theo  dõi  quá  trình  hoạt  động  tại  bộ phận chức năng để quan sát quá trình làm việc của các nhân viên cũng như việc luân chuyển các chững từ tại bộ phận có đảm bảo các thủ tục kiểm soát của  công  ty  không? Từ  chức  năng  của  nhân  viên  đến  chức  năng  phê  duyệt của người có thẩm quyền ký duyệt có thực hiện đúng chức năng quyền hạn  được giao không? 

Kiểm tra các thông tin trên hợp đồng có đầy đủ không? Thỏa thuận các bên có 

rõ ràng không ? có thỏa thuận nào không có lợi cho công ty nhưng người phê duyệt vẫn ký duyệt không? Nếu có thì khả năng móc nói giữa bên trong công 

ty và nhà cung cấp là rất cao chứ không đơn thuần là sai sót không chú ý

Thử ngiệm chi tiết

Đối với chức năng nhận hàng

Kiểm tra các chứng từ làm căn cứ  nhận hàng để biết hàng được nhận viên kiểm tra và tiến hàng ký nhận có đầy đủ chứng từ, chữ ký của các bộ phận, người có thẩm quyền ký duyệt chưa, các chứng từ này có được lưu trữ kèm chung với báo cáo nhận hàng không? Các báo cáo nhận hàng có được gửi kịp thời đến bộ phận kế toán để hạch toán sổ sách cho đúng kỳ không. 

Thử ngiệm chi tiết

Đối với chức năng trả tiền nhà cung cấp

- Gửi thư xác nhận đến các nhà cung cấp để xác nhận số lượng 

hàng, đơn giá hàng, tiền hàng, số tiền công ty đã thanh toán, số tiền  hàng công ty còn mắc nợ nhà cung cấp. đối chiếu những thư xác  nhận này với sổ sách kế toán để có thể phát hiện những gian lận của  nhân viên thanh toán công nợ, đồng thời phát hiện những nhân viên  nhận tiền để thanh toán cho nhà cung cấp nhưng chếm dụng. 

- Kiểm tra chi tiết những chứng từ thanh toán có đầy đủ chữ ký của  người có thẩm quyền ký duyệt thanh toán, người nhận tiền để thanh  toán và các cá nhân có liên quan,nhằm phát hiện rủi ro phát sinh từ  khâu nào. 

Lập báo cáo kiểm toán

3

Kiểm toán quy trình mua hàng

Báo cáo từng cuộc kiểm toán

Báo cáo kiểm toán nội bộ hàng năm

Báo cáo bất thường

Báo cáo kiểm toán từng cuộc

• Góp phần hỗ trợ các cấp quản lý đánh giá được hoạt động mua hàng của  đơn vị, tìm ra những giải pháp đổi mới, hoàn thiện hơn trong các công đoạn  quan trọng .

• Báo cáo phải trình bày đầy đủ nội dung và kết quả kiểm toán theo mục tiêu 

đề ra đối với thủ tục mua hàng; đề xuất kiến nghị các biện pháp xử lý các  sai sót và gian lận; các giải pháp cần thiết để hoàn thiện hệ thống kiểm soát  nội bộ thủ tục mua hàng, cải tiến các bước đặt, mua, nhập hàng để đảm  bảo an toàn hiện hữu.

• Bộ phận kiểm toán nội bộ phải tổ chức quy trình xét duyệt báo cáo kiểm  toán từ khâu  chuẩn bị dự thảo báo cáo kiểm toán, kiểm tra chỉnh sửa dự  thảo đến khâu hoàn chỉnh dự thảo báo cáo. 

• Sau đó tổ chức họp giữa trưởng bộ phận kiểm toán nội bộ với các nhân  viên kiểm toán nội bộ tham gia kiểm toán nhằm thống nhất dự thảo trước  khi gửi cho lãnh đạo bộ phận được kiểm toán để lấy ý kiến.

Báo cáo kiểm toán từng cuộc

• Khi có ý kiến phản hồi, bộ phận kiểm toán nội bộ tham khảo ý kiến, chỉnh  sửa sai sót nhầm lẫn trong dự thảo từ đó lập và phát hành báo cáo kiểm  toán nội bộ chính thức, đồng thời tổ chức tập hợp và lưu trữ hồ sơ kiểm  toán.

• Toàn bộ những phát hiện trong báo cáo cần được trích dẫn đến bằng 

chứng trong hồ sơ làm việc nhằm đảm bảo những phát hiện và những vấn 

đề được nêu ra là đầy đủ cơ sở và được rà soát kỹ trước khi trình cấp có  thẩm quyền xem xét, quyết định. 

• Các phát hiện cần được báo cáo và trao đổi với Giám đốc/Thủ trưởng của 

bộ phận được kiểm toán. Trong trường hợp bộ phận được kiểm toán chậm  trễ trong việc xử lý các phát hiện, cần đưa ra một thời hạn chính thức để bộ  phận này giải đáp vấn đề và cần thông báo rằng trong trường hợp không  thực hiện yêu cầu sẽ bị nêu trong báo cáo.

Báo cáo kiểm toán hàng năm

• Báo cáo kiểm toán nội bộ hàng năm thường bao gồm các nội dung sau:

 Những vấn đề liên quan đến kế hoạch kiểm toán nội bộ năm trước.

 Công việc kiểm toán nội bộ đã được thực hiện năm trước, các sai phạm đã  được phát hiện.

 Những vấn đề trọng yếu ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của hệ thống  thu mua hàng, (Những phát hiện sai sót mang tính hệ thống ).

 Những rủi ro quan trọng công ty chưa có khả năng xử lý một cách đúng  mức.

 Những yếu kém về phương pháp lập và kết cấu của báo cáo quản lý, báo  cáo tài chính.

 Các kiến nghị và việc thực hiện các kiến nghị của kiểm toán nội bộ.

 Những vấn đề quan trọng tác động, ảnh hưởng đến thực hiện kế hoạch  kiểm toán nội bộ năm trước.

Báo cáo kiểm toán

Đánh giá kết quả kiểm toán

4

Kiểm toán quy trình mua hàng

KIỂM TRA VIỆC THỰC HIỆN CÁC KIẾN NGHỊ

CỦA KTNB

Đánh giá kết quả kiểm toán

1 TIẾN HÀNH KIỂM TRA

• Kiểm  tra  thời  hạn  nộp  báo  cáo  và  kết  quả  thực  hiện  kiểm  toán  so  với  yêu  cầu  tại  báo  cáo  kiểm  toán nội bộ.

• Kiểm tra nội dung báo cáo của đơn vị được kiểm  toán  về  tình  hình  và  kết  quả  thực  hiện  các  kiến  nghị của nhóm kiểm toán nội bộ.

• Đối  chiếu  việc  thực  hiện  những  công  việc  khắc  phục  sai  sót,  yếu  kém  trong  thực  tế  tại  đơn  vị  được  kiểm  toán  với  báo  cáo  của  đơn  vị  gửi  cho  nhóm  kiểm  toán  nội  bộ  và  với  các  kết  luận  trong  báo cáo kiểm toán

• Kiểm tra đánh giá thực tế cả về thời gian, nội  dung  kết  quả  những  công  việc  mà  đơn  vị  được  kiểm  toán  và  thực  hiện  theo  các  kiến  nghị của nhóm kiểm toán nội bộ 

1 TIẾN HÀNH KIỂM TRA

2.KẾT THÚC KiỂM TRA

thực  hiện  kiến  nghị  của  Kiểm  toán  nội  bộ  gửi  HĐQT,  Trưởng  BKS  và  Ban  lãnh  đạo  công  ty,  bao gồm các nội dung sau

báo  cáo  và  trên  thực  tế  tại  đơn  vị  được  kiểm  toán

hiện  kết  luận  kiểm  toán  của  đơn  vị  được  kiểm  toán

• Những tồn tại mà đơn vị được kiểm toán  chưa thực hiện, phân tích những nguyên  nhân và kiến nghị với lãnh đạo các biện  pháp xử lý tiếp theo.

2.KẾT THÚC KiỂM TRA

3.THEO DÕI SAU KIỂM TOÁN

• Kiểm tra các kiến nghị nào không trả lời, đồng ý,  đồng  ý  từng  phần,  không  đồng  ý,  ý  kiến  trái  ngược, từ chối và lập báo cáo theo dõi sau kiểm  toán, gửi tới các bộ phận liên quan. 

• Trong  trường  hợp  đối  tượng  kiểm  toán  không  đưa ra các biện pháp chỉnh sửa thì kiểm toán nội 

bộ phải yêu cầu làm rõ và báo cáo cấp có thẩm  quyền xem xét quyết định.

www.themegallery.com

Thank You!