Thực trạng áp dụng hệ thống quản lí sixsigma tại việt nam

Hội nhập nền kinh tế, các nhà doanh nghiệp cần phải chuẩn bị và thực hiện những gì?. Đây có lẽ là một trong những câu hỏi mà mọi nhà quản trị doanh nghiệp đều đặt ra cho doanh nghiệp của mình để triển khai nó đưa công ty cùng hội nhập theo nền kinh tế thế giới.

LỜI MỞ ĐẦU

Hội nhập nền kinh tế, các nhà doanh nghiệp cần phải chuẩn bị vàthực hiện những gì? Đây có lẽ là một trong những câu hỏi mà mọi nhàquản trị doanh nghiệp đều đặt ra cho doanh nghiệp của mình để triển khai

nó đưa công ty cùng hội nhập theo nền kinh tế thế giới.Và theo tôi quản trịchất lượng có thể làm thay đổi nhanh chóng cách thức nhiều tổ chức tiếnhành các hoạt động kinh doanh, Nếu doanh nghiệp biết áp dụng nó vàotrong sản xuất kinh doanh thì doanh nghiệp có khả năng mang lại thu nhậpcao, tăng khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp, quảng bá được thươnghiệu của mình, một trong những bí quyết thành công của doanh nghiệpchính là chất lượng sản phẩm đạt hiệu quả cao Và một trong những công

cụ quản lý chất lượng giúp công ty cải thiện chất lượng của sản phẩm là6-Sigma, một hệ phương pháp giảm thiểu lỗi sai sót trong quy trình sảnxuất

Nêú như công ty áp dụng tốt phương pháp này thì nhà quản trị cũng đãđưa doanh nghiệp mình hội nhập được vào nền kinh tế

Trong đề án mà tôi đã thực hiện đã phân tích được phần nào về tầmquan trọng của sai sót lỗi trong qui trình sản xuất, một trong những khâugiúp nhà quản trị xác định và nhận dạng rõ hơn về chất lượng của sảnphẩm nó sẽ mang lại cho công ty những gì nếu như doanh nghiệp thựchiện tốt phương pháp 6-Sigma.Tuy nhiên ở việt nam chưa được áp dụng rộngrãi hệ thống quản lí 6 sigma

Dưới đây tôi xin phân tích cụ thể về phương pháp này theo ba phần

Phần 1: Tổng quan về hệ thống quản lí sixsigma

Phần 2 :Thực trạng áp dụng hệ thống quản lí sixsigma tại việt nam

Phân 3: Đề xuất giải pháp để áp dụng hệ thống này cho các tổ chức một cách hiệu quả nhất

PHÂN 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÍ SIX SIGMA

Six Sigma là một phương pháp giúp nhữngcông ty có thể giảm thiểu những sai sót trong quá trình sản xuất của mình.Được áp dụng đầu tiên tại hãng Motorola và sau đó được phổ biến rộng rãitrong các công ty khác, Six Sigma đã chứng tỏ được giá trị của mình trongsuốt những năm 1990 và cũng có rất nhiều tập đoàn lớn trên thế giới nhưFord, GE, đã thành công khi sử dụng hệ thống quản lý này Đối với ViệtNam các công ty thông thường có thể kiếm tiền bằng nhiều cách: quảngcáo, sáng tạo, thuê một số chuyên gia thật sự, mua các công ty khác…

Tuy nhiên các công ty khôn ngoan hơn chú trọng vào việc không phạmlỗi trong việc cung cấp các sản phẩm và dịch vụ, không tùy tiện trongnhững công việc họ đang làm Điều đó thực sự quan trọng

Có nhiều doanh nghiệp việt nam suy nghĩ rằng cải thiện chất lượng

sẽ tốn tiền, do đó họ tự hỏi, chúng ta có thể cung cấp cho khách hàng mức

độ chất lượng như thế nào để vẫn kiếm được tiền? Nhưng các công ty đã

áp dụng hệ thống 6 sigma nghĩ khác Chất lượng tiết kiệm tiền bạc, bởi vì

sẽ ít phế phẩm ít chi phí bảo hành, ít hoàn trả lại tiền Như vậy sẽ làm rađược nhiều tiền hơn

I Lịch sử hình thanh hệ thống quản lí sixsigma

Six Sigma được hình thành ở tập đoàn Motorola vào năm 1986 và sau

đó được phổ biến rộng rãi bởi thành công của tập đoàn Generala Electric(GE) vào thập niên 90 các tổ chức như American Standard, Citigroup,Motorola, Starwood Hotels,Dopont, Dow Chemical, Kodak, sony, IBM, Ford

đã triển khai các chương trình Six Sigma xuyên suốt các hoạt động kinhdoanh đa dạng từ sản xuất công nghệ cao cho đến dịch vụ và các hoạt độngtài chính Tuy chưa được phổ biến rộng ở Việt Nam nhưng một vài công ty

có vốn đầu tư ở nước ngoài như American Standard, Ford và Samsung đãđưa chương trình Six Sigma vào triển khai áp dụng

Kết quảt khảo sát gần đây cho thấy :

Khoảng 22% trong tổng số các công ty được khảo sát tại Mỹ đang ápdụng Six Sigma.38.2% trong số các công ty áp dụng Six Sigma này là cáccông ty chuyên về các ngành dịch vụ ,49.3% là các công ty chuyên về vấn

đề sản xuất và 12.5% là các công ty thuộc các lĩnh vực khác

I.1 Six sigma không chỉ phục vụ cho sản xuất

Mặc dù Six-Sigma thường được áp dụng chủ yếu để giảm thiểukhuyết tật trong quy trình sản xuất, phương pháp tương tự cũng được sửdụng để cải tiến quy trình kinh doanh khác như Cụ thể như:

Tìm ra biện pháp để gia tăng công suất của thiêt bị cải thiện tỷ lệgiao hàng đúng hẹn

Giảm thời gian quy trình tuyển dụng và huấn luyện nhân viên mới, cảithiện khả năng dự báo bán hàng

Giảm thiểu sai sót về chất lượng và giao nhận với nhà cung cấp cảithiện công tác hậu cần và lập kế hoạch.cải thiện chất lượng dịch vụ chokhách hang

I.2 Một trường hợp kinh doanh không hiệu quả:

Chúng ta hãy bắt đầu bằng việc xét một ví dụ sau: Có một cửa hàngbán thức ăn nhanh cho nhân viên ở các công ty gần đó Vì không có nhiềuthời gian để ăn trưa nên những nhân viên này thường đến đó mua đồ ăn rồimang về công ty của mình Một hôm, anh Sơn, nhân viên của một công tygần đó, đến cửa hàng định mua một hộp cơm sườn Anh phải chờ đợi rấtlâu để lấy phiếu mua cơm và người phát phiếu cho anh chẳng tỏ ra thânthiện lắm Sau khi lấy hộp cơm xong và trở về công ty, anh thấy rằng cơmthì sống còn thịt rán anh mong đợi thì lại dở tệ Do thời gian gấp rút nên anhđành phải ăn hộp cơm đó nhưng chắc chắn là anh sẽ chẳng bao giờ muốntrở lại cửa hàng đó nữa Sự không vui này là do cửa hàng đó không đáp ứngđược các yêu cầu của khách hàng Đó có thể là các yêu cầu về chất lượngmón ăn cũng như thời gian phục vụ, có thể còn là yêu cầu về thái độ phục

vụ của các nhân viên…

Qua ví dụ trên ta thấy rằng một cửa hàng hay công ty muốn phát triểnthì ngoài việc sản xuất ra những sản phẩm phục vụ cho nhu cầu của ngườidùng (ở ví dụ trên là nấu thức ăn phục vụ bữa trưa cho các nhân viên) thìcửa hàng đó còn cần phải chú ý đến việc làm hài lòng khách hàng Mọikhách hàng đều có một số yêu cầu đối với sản phẩm mà họ mua Nếu ta cóthể đáp ứng được các yêu cầu đó thì ta đang hoạt động có hiệu quả, ngượclại thì ta đang hoạt động không hiệu quả Khi ta hoạt động không hiệu quả

mà không có hướng giải quyết thì việc kinh doanh nhất định sẽ thất bại.Tuy nhiên tập trung vào việc đáp ứng được (thậm chí hơn) các yêu cầu củakhách hàng cũng mới chỉ là nửa đoạn đường

Hãy quay trở lại với ví dụ về cửa hàng bán thức ăn ở trên Giả sử rằngcửa hàng đó bây giờ rất quan tâm đến việc đáp ứng các yêu cầu của kháchhàng, chẳng hạn như họ quảng cáo rộng rãi rằng nếu khách hàng không hàilòng họ sẽ lập tức thay thế miễn phí thức ăn của mình và mang thức ăn

đến tận nơi cho khách hàng Việc làm như vậy chắc chắn sẽ làm tăng sựhài lòng của khách hàng và làm cho cửa hàng đó hoạt động có hiệu quảhơn Thế nhưng nếu họ chỉ tập trung vào việc làm hài lòng khách hàng thìkết quả là họ sẽ thất thu sớm Tại sao lại như vậy ? Bởi vì để có lợinhuận, họ phải là một cửa hàng hoạt động ít tốn kém Độ hiệu quả có thểđược tính bằng thời gian, chi phí, nhân công,…Vì thế, nếu cửa hàng phảithuê nhiều nhân lực cũng như nguồn lực và họ nhận ra rằng chi phí chonhững việc đó cao hơn nhiều so với lợi nhuận họ thu được Và vì kinhdoanh thì phải có lợi nhuận nên việc chỉ tập trung vào việc làm hài lòngkhách người để phục vụ, nấu nướng, trả tiền cho các bữa ăn miễn phí, thì

họ sẽ nhanh chóng hàng mà không chú ý tới tính hiệu quả không phải làmột quyết định đúng đắn

Trong cách giải quyết này theo tôi, công ty nên áp dụng 6-Sigma một

hệ phương pháp giúp giảm thiểu khuyết tật giữa trên việc cải tiến quytrình Sau đây chúng tôi sẽ phân tích cụ thể hơn phương pháp 6-Sigma

II Six sigma là gì?

Six sigma là một triết lý quản lý, tập trung vào việc loại bỏ những lỗisai, lãng phí và sửa chữa Six sigma xác định một mục tiêu cần đạt được vàphương pháp giải quyết vấn đề để làm tăng mức độ hài lòng của kháchhàng và cải thiện đáng kể hiệu quả cuối cùng Six sigma dạy cho ngườilao động biết cách cải tiến công việc một cách khoa học và cơ bản, biếtcách duy trì kết quả đã đạt được Six Sigma giúp duy trì kỹ luật hệ thống

và cơ sở cho một quyết định chắc chán dựa trên những thống kê đơn giản

Nó cũng giúp đạt được tối đa hiệu quả đầu tư về vốn cũng như nguồn tàinăng- con người

II.1.Hệ thống quản lí 6 sigma tác động tới chất lượng và kinh doanh của công ty

Lãng phí và bất ổn trong quản lý chất lượng, quy trình là một trongnhững nguyên nhân cơ bản làm giảm sức cạnh tranh của doanh nghiệp vừa vànhỏ Việt Nam Khi gia nhập WTO, trước sức ép cạnh tranh lớn, doanh nghiệpViệt Nam phải hiểu thấu đáo và khắc phục nhược điểm này 6 Sigma sẽ giúpdoanh nghiệp làm được điều đó

Là một hệ thống quản trị chất lượng, cũng như là công cụ cải tiến quytrình, 6 Sigma giúp doanh nghiệp đạt được sự hoàn hảo đến 99,99966% Bíquyết thành công của Ford và nhiều công ty lớn trên thế giới một phần cũng

từ 6 Sigma mà ra Đó là lý do vì sao trong Hội thảo "6 Sigma - Nâng cao tínhcạnh tranh cho doanh nghiệp Việt Nam sau hội nhập" do công ty Ford ViệtNam phối hợp cùng Bộ Thương Mại tổ chức ngày 27.11.2006 đã thu hút trên

200 doanh nghiệp vừa và nhỏ trong nước từ các lĩnh vực khác nhau tham dự.Trong buổi hội thảo này, Ford Việt Nam không ngần ngại chia sẻ bí quyếtthành công với 6 Sigma của họ

6-Sigma là một trong số ít các lĩnh vực đạt được nhiều vị trí mới trongthời gian gần đây mặc dù nền kinh tế phát triển một cách chậm chạm Quytrình 6-Sigma là một bước tiến nhảy vọt trong việc tạo ra các tổ chức học tậpvới lộ trình và cấu trúc quản lý rõ ràng Với các phương pháp mới nhất6_Sigma sẽ trưởng thành và phát triển vào các lĩnh vực mới như DFSS Khicác chuyên viên 6-Sigma học được thêm về sức mạnh của các thử nghiệmđược lên kế hoạch phù hợp, Thiết kế thử nghiệm sẽ được tích hợp vào hầu hếtcác giao đoạn trong tiến trình 6-Sigma và không chỉ được xem là một công cụnâng cao cho các giao đoạn cải tiến và tối ưu Những người có kinh nghiệm

về các phương pháp thống kê như Thiết kế thử nghiệm cần học ngôn ngữ của6-Sigma và giúp tích hợp các phương pháp mới vào nhằm nâng cao hiệu quảcho quy trình 6-Sigma

Vd: Ford Việt Nam tiết kiệm được trên 1 triệu USD nhờ 6 Sigma

Giảm thiểu chi phí sản xuất,giảm chi phí phòng ngừa ,nâng cao tính cạnhtranh cho doanh nghiệp,giảm chi phí sản xuất,làm tăng lợi nhuận cho doanhnghiệp

II.2.Cấp độ của 6- Sigma

Sigma là một thuật ngữ thống kê dùng để đo lường sự chênh lệchhướng của một qui trình hiện hữu so với mức hoàn thiện là độ lệch chuẩntrong thống kê

Cấp độ Sigma Lỗi phần triệu Lỗi phần trăm

"Sigma" có nghĩa là độ lệch chuẩn (standard deviation) trong thống

kê, nên Six Sigma đồng nghĩa với sáu đơn vị lệch chuẩn

Mục tiêu của Six Sigma là chỉ có 3,4 lỗi (hay sai sót) trên mỗi mộttriệu khả năng gây lỗi Nói cách khác, đó là sự hoàn hảo đến mức99,99966%.

Ví dụ :

• Ghế được làm theo đúng kích cỡ khách hàng yêu cầu (1 khả năng)

• Vật liệu gỗ làm ghế đã đúng chưa? (1 khả năng)

• Độ ẩm của gỗ nằm trong phạm vi tiêu chuẩn cho phép (1 khả năng)

• Ghế không bị hư hỏng ( 1 khả năng)

• Ghế được sơn đúng màu sắc ( 1 khả năng)

• Ghế được đóng gói đúng qui cách (1 khả năng)

Trong khi phần lớn các doanh nghiệp sản xuất tư nhân ở Việt Namhiện đang ở mức khoảng Ba Sigma hoặc thậm chí thấp hơn thì trong mộtvài trường hợp, một dự án cải tiến quy trình áp dụng các nguyên tắc SixSigma có thể trước tiên nhắm đến mức Bốn hay Năm Sigma vốn cũng đãmang lại kết quả giảm thiểu khuyết tật rõ rệt.

Cũng cần làm rõ rằng Six Sigma đo lường các khả năng gây lỗi chứkhông phải các sản phẩm lỗi Một sản phẩm càng phức tạp sẽ có nhiềukhả năng bị lỗi hơn Ví dụ, cũng là đơn vị sản phẩm nhưng khả năng gâylỗi trong một chiết ôtô nhiều hơn so với một chiếc kẹp giấy

Dưới đây là một ví dụ cho cách tính số khả năng gây lỗi trong quitrình sản xuất sản phẩm ghế gỗ: Công ty A phải sản xuất 5 đơn hàng chokhách hàng, mỗi đơn hàng có một mặt hàng là ghế gỗ (5 chiếc) Số khảnăng gây lỗi cho một mặt hàng ghế gỗ được xác định như sau:

Tổng số khả năng gây lỗi = số lượng ghế X số khả năng = 5 X 6 =

30 khả năng

Ta hãy làm phép so sánh giữa năng lực của một hoạt động doanhnghiệp điển hình với năng lực là 3.8 sigma với việc đạt được năng lực là 6-sigma

5000 ca phẫu thuật thất bại hàng tuần 1.7 ca phẫu thuật thất bại hàng tuần

2 chuyến bay gặp sự cố mỗi ngày Trong 5 năm mới có 1 chuyến bay gặp

sự200,000 đơn thuốc bị kê sai mỗi năm 68 đơn thuốc kê sai mỗi năm

mỗi tháng có 7 giờ mất điện 34 năm mới có một giờ mất điện

Bảng 2: so sánh cấp độ sigma

II.2.Tập trung vào nguồn gây dao động

Dưới cách nhìn của Six-Sigma, một quy trình kinh doanh thường đượctrình bày dưới dạng hàm số thu gọn Y=f(x), trong đó kết quả đầu ra Y được

chi phối bởi một số biến hay tác nhân đầu vào (X) Nếu chúng ta giả địnhrằng có mối liên hệ giữa kết quả Y với tác nhân tiềm năng (X), chúng tacần thu thập và phân tích số liệu dựa trên các công cụ điều tra và kỷ thuậtthống kê trong Six-Sigma để chứng minh giả thuyết này Nếu muốn thayđổi kết quả đầu ra, chúng ta cần tập trung vào việc xác định và kiểm soátcác tác nhân (X), chúng ta có thể dự đoán một cách chính xác kết quả (Y).Nếu không theo cách trên, chúng ta chỉ nổ lực tập trung vào các hoạt động

dư thừa như kiểm tra, trắc nghiệm và sữa lỗi

II.3 Cải tiến quy trình

Mục đích của Six-Sigma là để cải thiện qui trình sao cho các khuyếttật và lỗi không xảy ra thay bằng chỉ tìm ra giải pháp tạm thời ngắn hạncho các vấn đề Chỉ khi nguyên nhân gây ra sai lệch đã được xác định thì quitrình mới có thể được cải thiện do sai lệch không lập lại trong tương lai

Ví dụ: Một nhà sản xuất đồ gỗ ở Việt Nam đang gặp phải tình trạng

chậm tiến độ ở khâu kiểm tra chất lượng của công đoạn lắp rắp hoànthiện sơ bộ bởi vì họ thường xuyên nhận được các chi tiết sai hỏng từ các

bộ phận chà nhám và phải tái chế chúng

Giải pháp điển hình mà công ty thường giải quyết: Cân đối lại dâychuyền công đoạn lắp ráp bằng việc cho thêm công nhân vào khâu kiểmtra và tái chế

Giải pháp Six-Sigma: Điều tra và kiểm soát tác nhân chính để ngănngừa lỗi xảy ra ở công đoạn đầu tiên Nó có thể bao gồm các thủ tục cânchỉnh máy móc không rõ ràng Các tổ trưởng không có kỷ năng kiểm soátcông việc hiệu quả, thiếu qui trình kiểm tra chất lượng gỗ tại công đoạn raphôi gỗ

II.4 Các hệ thống đo lường và thống kê

Xây dựng hệ thống đo lường và đặt ra những câu hỏi mới là một

phần thuộc tính của hệ phương pháp Six-Sigma Để cải thiện kết quả,một công ty cần xác định những cách thức để đo lường các biến độngtrong qui trình kinh doanh, thiết lập các chỉ số thống kê dựa trên các hệthống đo lường và sau đó sử dụng các chỉ số này để đưa ra những câu hỏi

về căn nguyên những vấn đề chất lượng lien quan đến sản phẩm,dịch vụcủa quy trình

III Lợi ích từ 6 sigma

Six Sigma tập trung vào việc loại bỏ lỗi sai, lãng phí và sửa chữa Nóxác định một mục tiêu cần đạt được và phương pháp giải quyết vấn đề

để làm tăng mức độ hài lòng của khách hàng và cải thiện đáng kể hiệuquả cuối cùng.Six Sigma giúp doanh nghiệp tăng lợi nhuận

III.1 Giúp giảm chi phí sản xuất.

Với tỷ lệ khuyết tật giảm đáng kể, công ty có thể loại bỏ những lãngphí về nguyên vật liệu và việc sử dụng nhân công kém hiệu quả liên quanđến khuyết tật Điều này sẽ giảm chi phí hàng bán trên từng đơn vị sảnphẩm và vì thế gia tăng đơn vị sản phẩm với giá thấp hơn và mang lạihiệu quả cao hơn nhờ bán được nhiều hơn

III.2 Giúp giảm chi phí quản lý.

Với tỷ lệ khuyết tật giảm đáng kể, và việc thực hiện các cải tiến quitrình theo đó các khuyết tật tương tự không tái diễn, công ty có thể giảmthời gian bớt lượng thời gian mà ban quản lý trung và cao cấp dành đểgiải quyết các vấn đề phát sinh do tỷ lệ khuyết tật cao Điều này giúpban quản lý có nhiều thời gian cho hoạt động mang lại giá trị cao hơn

III.3 Góp phần làm gia tăng sự hài lòng của khách hàng.

Nhiều doanh nghiệp tư nhân ở Việt Nam gặp phải những vấn đề táidiễn liên quan đến việc sản phẩm không đáp ứng được các nhu cầu về

quy cách kỹ thuật từ phía khách hàng khiến khách hàng không hài lòng màđôi khi hủy bỏ đơn đặt hàng Bằng cách làm giảm đáng kể tỷ lệ lỗi, công

ty có thể luôn cung cấp sản phẩm đến tay khách hàng đáp ứng hoàn toàncác thông số kỷ thuật được yêu cầu và vì thế làm tăng sự hài lòng củakhách hàng

Sự gia tăng sự hài lòng của khách hàng gia tăng giúp giảm thiểu rủi ro bịchấm dứt đơn đặt hàng từ phía khách hang đồng thời gia tăng giúp giảm thiểurủi ro bị chấm dứt đơn đặt hàng từ phía khách hàng đồng thời gia tăng khảnăng là khách hàng sẽ đặt những đơn hàng lớn hơn Điều này đồng nghĩavới việc mang lại doanh thu cao hơn đáng kể cho công ty

Hơn nữa, chi phí cho việc tìm được khách hàng mới khá cao nên các công

ty có tỷ lệ thất thoát khách hàng thấp sẽ giảm bớt chi phí bán hàng vàtiếp thị vốn là một phần của tổng doanh thu bán hàng

III.4 Làm giảm thời gian chu trình.

Càng mất nhiều thời gian để xử lý nguyên vật liệu và thành phẩm trongquy trình sản xuất thì chi phí sản xuất càng cao, một khi hàng tồn chậmbán cần được di dời, lưu giữ, đếm, tìm lại và chịu nhiều rủi ro hơn về hưhỏng hay không còn đáp ứng được các thông số yêu cầu Tuy nhiên, với SixSigma, có ít vấn đề nảy sinh hơn trong quá trình sản xuất, có nghĩa là quytrình có thể luôn được hoàn tất nhanh hơn và vì vậy chi phí sản xuất, đặcbiệt là chi phí nhân công trên từng đơn vị sản phẩm làm ra, sẽ thấp hơn.Bên cạnh việc giảm chi phí sản xuất, thời gian luân chuyển trong quy trìnhnhanh hơn là một ưu thế bán hàng đối với những khách hàng mong muốnsản phẩm được phân phối một cách nhanh chóng

III.5 Giúp doanh nghiệp giao hàng đúng hẹn.

Một vấn đề thường gặp đối với nhiều doanh nghiệp sản xuất tưnhân Việt Nam đó là có tỷ lệ giao hàng trễ rất cao Những dao động có

thể được loại trừ trong một dự án Six Sigma có thể bao gồm các daođộng trong thời gian giao hang.vì vậy sixsigma Sigma có thể được vậndụng để giúp đảm bảo việc giao hàng đúng hẹn một cách đều đặn.

III.6 Giúp doanh nghiệp mở rộng sản xuất dễ dàng hơn.

Một công ty với sự quan tâm cao độ về cải tiến quy trình và loại trừcác nguồn gây khuyết tật sẽ có được sự hiểu biết sâu sắc hơn về nhữngtác nhân tiềm tàng cho các vấn đề trong các dự án mở rộng quy mô sảnxuất cũng như những hệ thống thích hợp cho việc đo lường và xác địnhnguồn gốc của những vấn đề này Vì vậy các vấn đề ít có khả năng xảy

ra khi công ty mở rộng sản xuất, và nếu có xảy ra thì cũng sẽ nhanhchóng được giải quyết

III.7 Góp phần tạo nên những thay đổi tích cực trong văn hóa công ty.

Six Sigma cũng vượt trội về yếu tố con người không kém ưu thế của

nó về kỹ thuật Nhân viên thường tự hỏi bằng cách nào họ có thể giảiquyết một vấn đề khó, nhưng khi họ được trang bị những công cụ để đưa

ra những câu hỏi đúng, đo lường đúng đối tượng, liên kết một vấn đề vớimột giải pháp và lên kế hoạch thực hiện, thì họ có thể tìm ra những giảipháp cho vấn đề một cách dễ dàng hơn Vì vậy, với Six Sigma, văn hoá tổchức của công ty chuyển sang hình thức tiếp cận có hệ thống trong việcgiải quyết vấn đề và một thái độ chủ động với ý thức trách nhiệm giữacác nhân viên Các chương trình Six Sigma thành công cũng góp phần làmtăng lòng tự hào chung của nhân viên trong công ty

Six Sigma chuyển biến cách nghĩ và làm của một công ty đối với nhữngvấn đề trọng tâm trong kinh doanh:

1• Thiết kế quy trình: Thiết kế các quy trình sản xuất

để có được những kết quả ổn định và tốt nhất ngay từ đầu

2• Khảo sát biến số: Tiến hành nghiên cứu để xác định

những biến số hay tác nhân gây nên dao động và cách thức các biếntương tác lẫn nhau.

3• Phân tích và lý luận: Sử dụng các dữ kiện và số liệu

để tìm ra căn nguyên của dao động thay vì dựa vào những võ đoán haytrực giác

4• Tập trung vào cải tiến quy trình: Tập trung vào cải tiếnquy trình được xem là định hướng then chốt để đạt được sự vượt trội trongchất lượng

5• Tinh thần tiên phong: Khuyến khích nhân viên trở nênchủ động và đầy trách nhiệm trong việc ngăn ngừa những vấn đề tiềmtàng thay vì chờ đợi để đối phó với các vấn đề đã xảy ra

6• Tham gia sâu rộng trong việc giải quyết vấn đề:Thu hút nhiều người hơn tham gia vào việc tìm ra các tác nhân và giảipháp cho các vấn đề

7• Chia sẻ kiến thức: Học hỏi và chia xẻ kiến thức dướihình thức những ứng dụng tốt nhất (best practice) đã được kiểm chứng đểgia tăng tốc độ cải tiến toàn diện

8• Thiết lập mục tiêu: Nhắm đến những mục tiêu vượtbậc, chứ không phải những chỉ tiêu “vừa khả năng”, vì thế công tykhông ngừng nổ lực cải tiến

9• Các nhà cung cấp: Giá cả không là tiêu chí duy nhất đểđánh giá và chọn lựa nhà cung cấp mà năng lực tương đối của họ trongviệc cung cấp một cách ổn định nguyên vật liệu có chất lượng trong thờigian ngắn nhất cũng được xem xét

1 0• Ra quyết định dựa trên dữ liệu: các quyết định đượcđưa ra dựa trên phân tích kỹ lưỡng các số liệu và thực tế Tuy nhiên, điềunày không có nghĩa là nó tác động tiêu cực tới khả năng ra các quyết định

nhanh của công ty Ngược lại, bằng việc áp dụng thuần thục các nguyêntắc của qui trình DMAIC, những người ra quyết định có thể dễ dàng có sốliệu mình cần hơn để đưa ra các quyết định chính xác Nhìn chung, việc ápdụng các chương trình Six Sigma sẽ giúp giảm chi phí sản xuất, chi phíquản lí, tăng cao sự hài lòng của khách hàng, giảm thiểu thời gian dư thừatrong chu trình, đảm bảo giao hàng đúng hẹn, giúp mở rộng sản xuất.

IV Phương pháp DMAIC :

Tiến trình DMAIC là trọng tâm của các dự án cải tiến qui trình SixSigma Các bước sau đây giới thiệu qui trình giải quyết vấn đề mà trong

đó các công cụ chuyên biệt được vận dụng để chuyển một vấn đề thực

tế sang dạng thức thống kê, xây dựng một giải pháp trên mô hình thống kêrồi sau đó chuyển đổi nó sang giải pháp thực tế

Hình 1:5 giai đoạn của DMAIC

IV.1 Define(D): Xác định

Xác định mục tiêu của các hoạt động cải tiến Ở tầm vĩ mô trongcác công ty, các mục tiêu này chính là mục tiêu chiến lược, chẳng hạnnhư tăng lợi nhuận trên vốn đầu tư

(ROI) hay tăng thị phần Ở quy mô phòng ban chức năng, các mục tiêu này

có thể là năng suất hay hiệu quả hoạt động Của một bộ phận sản xuất.Còn ở quy mô tác nghiệp cụ thể thì đó có thể là mục tiêu giảm tỷ lệkhuyết tật hoặc tăng số sản phẩm đầu ra đạt chất lượng…Để xác địnhcác mục tiêu cho hoạt động cải tiến có thể dùng phương pháp phân tích dữliệu thống kê để tìm kiếm các cơ hội có thể cải tiến

IV.2 Measure(M): đo lường

Đo lường hệ thống hiện hành Cần thiết lập một hệ thống có đủ độtin cậy cần thiết để giám sát hoạt động cải tiến đang được tiến hành đểtiến tới mục tiêu Bắt đầu bằng việc xác định vị trí hiện tại có thể sửdụng các phương pháp phân tích và mô tả dữ liệu nhằm dễ dàng nắmbắt vấn đề Bước này gồm:

 Xác định các yêu cầu được thực hiện có liên quan đến các đặctính chất lượng thiết yếu

 Lập các sơ đồ qui trình liên quan đến các yếu tố đầu vào và đầu

ra được xác định mà trong đó ở mỗi bước của quy trình cần thểhiện mố liên kết của tác nhân đầu vào có thể tác động của yếu

tố đầu ra

 Lập danh sách của hệ thống do lường tiềm năng

 Phân tích khả năng hệ thống đo lường và thiết lập mốc so sánh

về năng lực của qui trình.

 Xác định khu vực mà những sai sót trong hệ thống đo lường cóthể xảy ra

 Tiến hành đo lường và thu thập dữ liệu các tác nhân đầu vào,các quy trình và đầu ra

 Kiểm chứng sự hiển hữu của vấn đề dựa trên các hệ

thống đo lường Làm rõ vấn đề hay mục tiêu của dự

án

IV.3.Analyze(A): phân tích

Phân tích hệ thống nhằm tìm ra cách tốt nhất vượt qua khoảng cách giữahiệu quả đang đạt được của hệ thống hay quá trình để đạt tới mục tiêumong muốn Áp dụng các kỹ thuật thống kê là một cách tốt để phân tích,các bước của phương pháp phân tích: Lập giả thuyết về căn nguyên tiềm

ẩn gây nên giao động và các yếu tố đầu vào thiết yếu

Xác định một vài tác nhân và yếu tố đầu vào chính có tác động nhất.Kiểm chứng những giả thuyết này bằng phân tích đa biến

IV.4 Imrove(I): cải tiến

Cải tiến hệ thống Cố gắng tìm tòi sáng tạo để tìm ra cách thực hiện côngviệc một cách tốt hơn, rẽ hơn, nhanh hơn Sử dụng phương pháp quản lý

dự án và phương pháp hoạch định và quản lý khác để quản lý và triểnkhai các ý tưởng cải tiến mới Sử dụng kỷ thuật thống kê để đánh giáhiệu quả của việc cải tiến.Bước này bao gồm:

 Xác định cách thức nhằm loại bỏ căn

nguyên gây giao động Kiểm chứng các tác

nhân đầu vào chính

 Khám phá các mối quan hệ giữa các tác nhân đó

 Đánh giá mức độ đáp ứng của mỗi đặc tính cụ thể.

 Tối ưu các tác nhân đầu vào chính hoặc tái lập các thông số củaquy trình liên quan

IV.5.Control(C): kiểm soát

Kiểm soát hệ thống sau khi cải tiến Thể chế hóa hệ thống sau khi

cải tiến bằng cách thay đổi các vấn đề về lương thưởng, chính sách,

các quy trình công việc, việc hoạch định dẫn nguồn lực ngân quỹ,

hướng công việc và các vấn đề quản lý khác.Ở giai đoạn này chúng ta

cần giải quyết các vấn đề:

 Hoàn thiện hệ thống đo lường

 Kiểm chứng năng lực dài hạn của quy trình

 Triển khai việc kiểm soát quy trình bằng kế hoạchkiểm soát nhằm đảm bảo các vấn đề không còn táidiễn bằng cách liên tục giám soát những quy trình cóliên quan

Nhìn chung, phương pháp DMAIC là quá trình làm dự án 6-Sigma là

quá trình sàn lọc các biến số, cải tiến các biến số đầu vào để đạt

được kết quả đầu ra Hay còn gọi là quá trình cải tiến 6-Sigma là quá

trình tối ưu hóa

1 Kiểm soát quá trình bằng kỷ thuật Phát hiện vấn đề, phát hiện điểm

yếu

2 Phân tích sai phạm (sử biến động) Xác định vấn đề và các nguyên nhân

3 Phân tích hồi quy ( Regession and Phân tích các nguyên nhân gốc rễ và

5 FMEA (Failure Modes and Effect Ưu tiên hoá các vấn đề và lập biện

6 triển khai các chức năng chất

lượng

thiết kế quá trình, sản phẩm dịch vụ Bảng 3 : các công cụ của six sigma

IV Sixsigma với các hệ thống quản lí khác

Six Sigma được xây dựng trên những yếu tố thành công của các chiếnlược cải tiến chất lượng trước đây và hợp thành những phương pháp độcđáo của riêng nó So với các hệ thống quản lý và cải tiến chất lượng khác,Six Sigma nổi bật với hệ phương pháp giúp xác định căn nguyên của cácvấn đề chất lượng cụ thể và giải quyết các vần đề này Six Sigma có thểthường được sử dụng để hỗ trợ, bổ sung các hệ thống quản lý và cải tiếnchất lượng khác

1 ISO 9001

1.1 Mục tiêu của ISO 9001

ISO 9001 là một Hệ Thống Quản Lý Chất Lượng bao gồm các tiêu chuẩnquản lý chất lượng chuyên biệt cho các ngành cụ thể Một Hệ Thống Quản

Lý Chất Lượng là một hệ thống có cấu trúc tổ chức, quy trình, trách nhiệm

và nguồn lực được xác định rõ ràng và dùng để đánh giá những nổ lực quản

lý chất lượng chung Chứng chỉ ISO 9001 đảm bảo cho khách hàng củacông ty rằng những hệ thống và thủ tục chấp nhận được ở mức tối thiểuđược áp dụng trong công ty để đảm bảo rằng những tiêu chuẩn chất lượngtối thiểu được đáp ứng

1.2 So sánh với Six Sigma

ISO 9001 và Six Sigma đáp ứng hai mục tiêu khác nhau ISO 9001 làmột hệ thống quản lý chất lượng trong khi Six Sigma là một chiến lược và hệphương pháp dành cho việc cải tiến hiệu quả kinh doanh

ISO 9001, với những hướng dẫn giải quyết vấn đề và ra quyết định, đòi hỏi

có một quy trình cải tiến liên tục nhưng không chỉ ra quy trình đó như thếnào trong khi Six Sigma có thể cung cấp quy trình cải tiến cần thiết Trongkhi Six Sigma không cung cấp một khuôn mẫu để đánh giá những nổ lựcquản lý chất lượng chung của tổ chức thì ISO 9001 lại có được điều này.

1.3 Kết hợp Six Sigma với ISO

Six Sigma cung cấp một hệ phương pháp đáp ứng những mục

tiêu cụ thể mà ISO đề ra như:

• Ngăn ngừa khuyết tật ở tất cả các công đoạn từthiết kế đến dịch vụ

• Các kỹ thuật thống kê cần thiết để thiết lập, kiểmsoát, kiểm chứng năng lực của quy trình và đặc tính của sản phẩm;

• Khảo sát nguyên nhân gây lỗi cho sản phẩm, quytrình và hệ thống chất lượng;

• Cải tiến liên lục chất lượng sản phẩm và dịch vụ

Six Sigma hỗ trợ ISO và giúp tổ chức đáp ứng được các yêu cầu củaISO Hơn nữa, ISO là một phương tiện tuyệt vời giúp cung cấp tư liệu vàduy trì hệ thống quản lý quy trình trong đó có Six Sigma Bên cạnh đó,việc đào tạo bài bản là cần thiết đối với cả hai hệ thống nhằm đảm bảocho việc triển khai thành công

2.Quản trị chất lượng toàn diện (TQM)

2.1 Mục tiêu của TQM

Quản Trị Chất Lượng Toàn Diện (TQM) là một hệ thống có cấu trúcgiúp thoả mãn các khách hàng bên ngoài lẫn bên trong và nhà cung cấpbằng cách hợp nhất môi trường kinh doanh, việc cải tiến liên tục và nhữngđột phá trong việc phát triển, cải tiến và duy trì các chu trình trong khi thayđổi văn hoá của tổ chức TQM nhắm đến những nguyên tắc chất lượng được

áp dụng rộng rãi và xuyên suốt một tổ chức hay một nhóm các quy trình kinhdoanh.

2.2 So sánh với Six Sigma

TQM và Six Sigma có một số

điểm chung như sau:

• Một định hướng và tập trung vào khách hàng

• Một cách nhìn về công việc theo tổ chức quy trình

• Một tinh thần cải tiến liên tục

• Một mục tiêu cải tiến mọi mặt và mọi chức năng của tổ chức

• Ra quyết định dựa trên dữ liệu lợi ích mang lại dựa vao công tác triểnkhai giải quyết những vấn đề cụ thể được chọn lựa theo mức độ ưu tiên cótính chiến lược của công ty và những vấn đề đang gây nên những khuyết tậtnổi trội, trong khi TQM áp dụng một hệ thống chất lượng bao quát hơn chotất cả các quy trình kinh doanh của công ty

Một khác biệt kế tiếp là TQM định hướng áp dụng các đề xướng chất lượngtrong phạm vi phòng ban trong khi Six Sigma mang tính liên phòng ban cónghĩa là nó tập trung vào mọi phòng ban có liên quan đến một quy trình kinhdoanh cụ thể vốn đang là đề tài của một dự án Six Sigma

Một khác biệt nữa là TQM cung cấp ít phương pháp hơn trong quá trìnhtriển khai trong khi mô hình DMAIC của Six Sigma cung cấp một cấu trúcvững chắc hơn cho việc triển khai và thực hiện Ví dụ, Six Sigma có sự tậptrung mạnh mẽ hơn vào việc đo lường và thống kê giúp công ty xác định vàđạt được những mục tiêu cụ thể

2.3 Kết hợp TQM với Six Sigma

Six Sigma là hệ thống hỗ trợ cho TQM vì nó giúp ưu tiên hoá các vấn đềtrong một chương trình TQM bao quát, và cung cấp mô hình DMAIC vốn có

thể được sử dụng để đáp ứng các mục tiêu của TQM.

3.Six Sigma và Lean Manufacturing (Hệ Thống Sản Xuất Tiết Kiệm) 3.1 Mục tiêu của Lean

Hệ thống Lean nhắm đến mục tiêu giảm thời gian từ lúc có đơn đặt hàng chođến quá trình sản xuất và phân phối sản phẩm bằng cách loại bỏ các hoạtđộng không mang lại giá trị (non-value added) và những lãng phí trongquá trình sản xuất Mô hình lý tưởng mà hệ thốngLean nhắm đến là luồngmột sảm phẩm (one-piece flow) vốn được chi phối bởi nhu cầu khách hàng

và một nhà sản xuất áp dụng Lean thì liên tục cải tiến theo hướng mô hình

lý tưởng đó

3.2 So sánh với Six Sigma

Cả Six Sigma và Lean có những thế mạnh riêng và chúng phối hợp hổtương nhau bởi vì chúng đều tập trung vào việc cải thiện kết quả thông quacải tiến các quy trình

Điểm tập trung chính của Lean là loại bỏ lãng phí dưới nhiều hình thức: tồnđọng quá mức cần thiết ở mặt bằng sản xuất, tồn kho, nguyên vật liệu, hỏnghóc, hàng sửa lại, thời gian chu trình, lãng phí vốn, lãng phí nhân công vàthời gian cũng là đề tài của các dự án Six Sigma Ngoài ra, một số công cụcủa Lean cũng được sử dụng trong các dự án Six Sigma khi cần

Các công cụ của Lean thực chất không mạnh về thống kê vì vậy sẽ khônghiệu quả trong việc nghiên cứu dao động, mà dao động lại hiện hữu trongmọi quy trình và cần được xác định để cải tiến quy trình Thứ hai, phươngpháp Lean chỉ hữu dụng nhất trong môi trường sản xuất trong khi Six Sigmahiệu quả hơn nhiều trong việc tạo ra ngôn ngữ và hệ phương pháp chung hữudụng cho toàn tổ chức

3.3 Kết hợp Lean với Six Sigma

Rất phổ biến hiện nay khi các công ty kết hợp Lean với Six Sigma theocách thức hay phương pháp có tên gọi là Lean Six Sigma.

Six Sigma cung cấp một cấu trúc và bộ công cụ phong phú hơn để giảiquyết vấn đề, đặc biệt với những vần đề mà giải pháp chưa được biết đến.Khi mục tiêu là thiết kế quy trình, tổ chức mặt bằng xưởng, giảm lãng phíđồng thời cách thức đạt được mục tiêu đã được biết trước, các công cụ vàphương pháp của Lean sẽ được đề nghị Trái lại, để cải thiện những vấn đềvốn chưa có giải pháp thì Six Sigma nên được vận dụng Vì hệ thống cảitiến toàn diện bao gồm cả những dự án với giải pháp biết trước hoặc chưabiết, cả Six Sigma và Lean sẽ đều có chỗ đứng trong hệ thống

VI.Triển khai Six Sigma

Mặc dầu kết quả của các dự án Six Sigma là mục tiêu đeo đuổi của hầu hếtcác công ty, tuy nhiên các công ty cần quan tâm một cách kỹ lưỡng tới quitrình triển khai, bởi vì Six Sigma đòi hỏi một sự cam kết rất cao của banlãnh đạo cũng như các nhân viên đóng vai trò quan trọng trong tổ chức

1.Các bước thiết lập năng lực Six Sigma trong tổ chức

Nhận định: nhận biết nhu cầu ứng dụng chương trình Six Sigma và tìm hiểu

tác động tiềm năng của nó đối với công ty

Quyết định: ban lãnh đạo cấp cao chấp thuận đề xướng Six Sigma và xác

định mục tiêu, phạm vi triển khai Six Sigma

Tổ chức: thiết lập mục tiêu tài chính, lịch trình, đào tạo cho nhóm điều hành

cấp cao và cố vấn chuyên trách triển khai (Deployment Champions), làngười chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch và cơ cấu tổ chức hỗ trợ

Khởi xướng: xây dựng những kế hoạch triển khai chi tiết bao gồm số

lượng chuyên viên Six Sigma Black Belt và nguồn nhân lực cần thiết kháccho mỗi đơn vị kinh doanh, các yêu cầu huấn luyện, các đề xuất khả năng

cho các dự án Six Sigma cùng với ước tính giá trị tiết kiệm về chi phí, hìnhthức và lịch trình đánh giá cập nhật tiến độ các dự án, những hướng dẫn và

hệ thống theo dõi hiệu quả cho từng dự án, ảnh hưởng tài chính mong đợi từchương trình Six Sigma trong từng thời kỳ và so sánh với thực tế

Triển khai: huấn luyện cho các Champion và Black Belt được chọn.Đồng

thời cũng chọn và thực hiện các dự án cải tiến

Duy trì: huấn luyện các chuyên viên Six Sigma Green Belt và Trưởng

nhóm Cải Tiến Quy Trình nhằm tăng tốc những nổ lực cải tiến cũng nhưduy trì những thành quả đạt được

2.Yếu tố tiên quyết để triển khai thành công

2.1 Cam kết của Lãnh đạo cấp cao

Việc triển khai Six Sigma thể hiện một cam kết dài hạn và sự thànhcông của các dự án Six Sigma tùy thuộc cơ bản vào mức độ cam kết bởi banquản lý cấp cao Sự thành công của General Electric đối với Six Sigma phầnlớn do vai trò đóng góp của ông Jack Welch (cựu Chủ Tịch Tập Đoàn) trongviệc không ngừng ủng hộ Six Sigma và kết hợp chương trình này vào trọngtâm chiến lược của công ty

2.2 Những câu hỏi đầu tiên trước khi quyết định đeo đuổi Six Sigma

Cấp lãnh đạo của công ty hiểu và hoàn toàn ủng hộ việc triển khai Six Sigma?

• Công ty có cởi mở và sẵn sàng thay đổi?

• Công ty có khao khát học hỏi?

• Công ty có sẵn sàng cam kết nguồn lực, gồm con người và tiền bạc,

để triển khai chương trình Six Sigma?

2.3 Chọn lựa và đào tạo đúng người

Điều cần thiết là thu hút được những người giỏi nhất tham gia vào đề xướng

Six Sigma của công ty và khuyến khích họ bằng thù lao, phần

thưởng, sự công nhận và thăng tiến gắn liền với kết quả thực hiện

Các chương trình đào tạo nên tập trung vào các kỹ năng thống kê, phân tích,giải quyết vấn đề và lãnh đạo giúp gỡ bỏ những rào cản và tạo ra những xunglượng tích cực ban đầu

Hơn nữa, việc khiến cho nhân viên hứng khởi và phấn khích về Six Sigmanên được thực hiện qua huấn luyện và truyền đạt thông tin Mọi người trongcông ty nên hiểu Six Sigma sẽ mang lại lợi ích cho họ và công ty như thếnào

2.4 Chọn lọc các dự án Six Sigma

Trước tiên, các dự án Six Sigma tập trung vào những vấn đề then chốt mangtính liên kết chiến lược; có ảnh hưởng rõ rệt đến mức độ hài long của kháchhàng; và thiết yếu đối với kết quả kinh doanh dưới hình thức mang lại hiệuquả tài chính nhanh chóng và to lớn (thu nhập cao, chi phí thấp hơn, v.v…).Việc chọn lựa các dự án Six Sigma ở giai đoạn đầu là rất quan trọng và do

đó nó đóng một vai trò then chốt cho sự thành công của các dự án SixSigma Tổ chức cần xem xét một cách kỹ lưỡng các tác động có thể ảnhhưởng đến sự thành công của

dự án cũng như việc xem xét các khả năng có thể giải quyết được vấn đề màkhông cần tới việc thực hiện dự án Six Sigma

2.5 Quản lý các dự án Six Sigma

Trong suốt quá trình thực hiện dự án,

điều quan trọng là:

• Dẫn dắt nổ lực tập trung trong đó người đỡ đầu cho dự án (Champion)chịu trách nhiệm tiến hành đánh giá định kỳ tiến độ dự án, sử dụngquyền hạn của mình để giải quyết các khúc mắc liên chức năng cũng như

phân bổ nguồn lực cho những nơi cần thiết;

• Kiểm tra ảnh hưởng tài chính thật sự từ dự án

• Liên tục thông tin tiến trình của dự án đến cấp lãnh đạo điều hành vànhững thành viên có liên quan đến dự án;

• Triển khai các kế hoạch kiểm soát hiệu quả đi kèm với các tài liệu liênquan như Sơ Đồ Quy Trình (Process Maps), Ma Trận Nhân Quả (C&EMatrix), Phân Tích Trạng Thái Sai Sót và Tác Động (FMEA), TómLược Kế Hoạch Kiểm Soát (Control Plan Summary)

và các thay đổi thủ tục đã được duyệt để đảm bảo rằng các cải tiến được duytrì;

• Định kỳ tái xem xét hiệu quả của dự án sau khi đã hoàn tất

• Vai trò, trách nhiệm của các phòng ban và cá nhân liên quan đến dự ánnên được xác định rõ ràng;

• Tiến hành huấn luyện Six Sigma thường xuyên để thúc đẩy chương trìnhxuyên suốt trong công ty

2.6 Sự tham gia của bộ phận Tài Chính

Bộ phận tài chính cần tham gia ngay từ lúc bắt đầu mỗi dự án để đảm bảorằng những tiết kiệm về chi phí được ghi nhận đầy đủ đối với từng dự ánSix Sigma và thật sự thể hiện trong kết quả báo cáo tài chính của công ty.Mốc so sánh của dự án (baseline) và những cải tiến được công bố phảiđược cẩn thận kiểm chứng bởi bộ phận tài chính Các cải tiến sẽ đượcchuyển thành

giá trị tiết kiệm bằng tiền khi co thể và bị khấu trừ nếu phát sinh chi phí từ

dự án

3.Chi phí cho các dự án Six Sigma

Mặc dù các dự án Six Sigma có thể mang lại nhiều lợi ích và giúp công tytiết kiệm tiền bạc về lâu dài, có một số chi phí ban đầu có liên quan

đến các dự án Six Sigma cần được quan tâm Điển hình bao gồm cáckhoản sau đây:

• Lương trực tiếp – Tiền lương cho các nhân viên làm việc toàn thời gian

trong dự án Six Sigma

• Lương gián tiếp – Chi phí thời gian từ những viên chức điều hành cấp

cao, các thành viên của nhóm dự án, những người quản lý các quy trình

và những người liên quan trong việc triển khai các dự án

năng Six Sigma

• Chi phí thực hiện cải tiến – Chi phí cải tiến các quy trình sản xuất để

loại trừ các nguồn gây dao động được xác định bởi các dự án SixSigma Khoản này có thể bao gồm những thiết bị, phần mềm mới, chiphí nhân sự cho những vị trí mới hình thành.v.v…

• Phần mềm (Software) – Một số chương trình phần mềm vi tính

như Minitab Inc.’s (phần mềm Minitab thống kê) hay Microsoft’s Visio,dùng xây dựng các lưu đồ quy trình, cũng có thể được cần đến Đôi khimột số công cụ phần mềm tiên tiến hơn bao gồm Popkin’s SystemArchitect, Proforma’s Provision hay Corel’s iGrafx Process 2003 for SixSigma

4.Các bước triển khai áp dụng SIX SIGMA:

Các bước thiết lập năng lực Six Sigma trong tổ chức Quy trình triển khai thực

hiện 6sigma như thế nào?

Tư vấn sẽ hướng dẫn tổ chức lập ban triển khai dự án Thành viên ban triển khai

do tổ chức chỉ định Thông thường các thành viên là các trưởng phó bộ phận / phòng ban

( Thời gian dự kiến : 1 buổi)

Giảng viên chúng tôi tiến hành đào tạo cho ban triển khai dự án: Đào tạo nhận thức tiêu chuẩn, đào tạo yêu cầu tiêu chuẩn và hướng dẫn triển khai yêu cầu tiêu chuẩn

(Thời gian dự kiến là 8 buổi)

Tư vấn đến trực tiếp người được phân công: hướng dẫn soạn tài liệu theo yêu cầu của tiêu chuẩn Trong quá trình tư vấn sẽ ảnh hưởng không nhiều đến công tác nghiệp vụ của người được phân công

(Thời gian dự kiến là 16 buổi)

Tư vấn đến hướng dẫn bộ phận phụ trách ban hành tài liệu thực hiện ban hành

và hướng dẫn các bộ phận liên quan áp dụng các tài liệu đã ban hành

(Thời gian dự kiến là 8 buổi)

Tư vấn tiếp tục hướng dẫn thành viên ban triển khai dự án kỹ thuật duy

trì hệ thống Sau khi học, các thành viên sẽ trở thành đánh giá viên nội bộ của

tổ chức giúp duy trì hệ thống cho tổ chức

( Thời gian dự kiến 2 buổi)

Các chuyên gia đánh giá đã từng có kinh nghiệm đánh giá cho các tổ chức chứng nhận thực hiện đánh giá Các đánh giá viên nội bộ của tổ chức theo tập sự để học hỏi kỹ thuật và kinh nghiệm thực tế

(Thời gian dự kiến là 2 buổi)

Tư vấn đến trực tiếp người được phân công: hướng dẫn khắc phục theo yêu cầu của tiêu chuẩn và yêu cầu của tài liệu đã soạn Trong quá trình tư vấn sẽ ảnh hưởngkhông nhiều đến công tác nghiệp vụ của người được phân công

(Thời gian dự kiến là 8 buổi)

Chuyên gia đánh giá bên tư vấn đến quan sát và hỗ trợ Các đánh giá viên đã học

và tập sự sẽ thực hiện đánh giá chính thức

(Thời gian dự kiến là 2 buổi)

Tư vấn đến trực tiếp người được phân công: hướng dẫn khắc phục theo yêu cầu của tiêu chuẩn và yêu cầu của tài liệu đã soạn Trong quá trình tư vấn sẽ ảnh hưởng không nhiều đến công tác nghiệp vụ của người được phân công

(Thời gian dự kiến là 8 buổi)

Để triển khai thành công SIX SIGMA, cần tạo ra một mô hình hoàn thiện và

có sự gắn kết tốt Mô hình này bao gồm nhiều cấp: Nhóm hạt nhân, Đai đen cao cấp, Đai đen, Đai xanh, Đai vàng, quy trình MAIC, và một hệ thống khen thưởng

 Nhóm hạt nhân chịu trách nhiệm xây dựng và kiểm tra tiến độ của các

dự án SIX SIGMA Nhóm này cũng chịu trách nhiệm gỡ bỏ những rào cản trong việc triển khai dự án

 Đai đen cao cấp chịu trách nhiệm đào tạo kĩ thuật và huấn luyện kiến thức về các công cụ kiểm soát chất lượng Cần 1 Đai đen cao cấp cho

số lượng 1,000 công nhân

 Đai đen kiểm soát dự án Cần khoảng 10 – 20 Đai đen cho số lượng 1,000 công nhân

 Đai xanh hỗ trợ Đai đen Cần khoảng 3 – 5 Đai xanh hỗ trợ Đai đen Cần khoảng 300 Đai xanh cho số lượng 1,000 công nhân

 Đai vàng chiếm số lượng còn lại Họ cung cấp thông tin và hỗ trợ các nhóm triển khai dự án SIX SIGMA Họ cũng là nguồn nhân lực thay thế cho Đai xanh trong lương lai

 Quy trình MAIC (Measure: đo lường, Analyse: phân tích, Improve: cải tiến, Control: kiểm soát) tạo ra sự rõ ràng và kiểm soát quy trình trao đổi thông tin trong nội bộ

 Hệ thống khen thưởng giúp “bôi trơn” quá trình triển khai SIX SIGMA nhằm thu về những kết quả tốt

Mô hình và các chương trình đào tạo cần thiết cho nhiều cấp như sau:

khi dự án đang tiến triển, nhóm cần phải thường xuyên xem xét lại dự án Để hiểu rõ về phương pháp SIX SIGMA, một chương trình huấn luyện nền tảng (dành cho lãnh đạo) kéo dài 2 ngày có thể bao gồm những chủ đề sau:

 Tổng quan và ứng dụng SIX SIGMA

 Các hoạt động tâm điểm và cải tiến quy trình đều dựa trên kiến thức

 Tổng quan về thống kê mô tả và thử nghiệm

 Hiểu 10 yếu tố thành công khi áp dụng SIX SIGMA và cách thức áp dụng trong công ty

Đai đen cao cấp

Cấp này thành thạo về kỹ thuật và hiểu công ty ở mức độ cao nhất Họ chịu trách nhiệm chính về kỹ thuật cho các dự án SIX SIGMA và đảm bảo công ty

có thể tự lực trong việc đào tạo Họ là những chuyên gia nội bộ và hiểu rõ về các công cụ và phương pháp SIX SIGMA Vai trò của họ là:

 Đào tạo và hỗ trợ dự án tạo ra kết quả

 Xây dựng và huấn luyện SIX SIGMA

 Hỗ trợ xác định dự án

 Hợp tác với những nhà vô địch SIX SIGMA

 Xác định và triển khai những chuẩn mực tốt nhất

Chương trình đào tạo dành cho Đai đen cao cấp gồm 2 học phần, mỗi học phần kéo dài 1 tuần Học phần có thể bao gồm những đề tài mở rộng hay

có liên quan tới các học phần đào tạo dành cho Đai đen thông thường

Chương trình đào tạo Đai đen cao cấp còn bao gồm nội dung đánh

giá quá trình họ đào tạo Đai đen Chương trình đào tạo bao gồm quản trị chất lượng cao cấp và tư duy thống kê

Để đạt được hiệu quả khi tiến hành đào tạo về khái niệm SIX SIGMA cho Đaiđen, phương pháp tốt nhất là tổ chức 4 học phần, mỗi học phần kéo dài 1 tuần

và 4 học phần này sẽ được thực hiện trong 4 tháng Giữa từng học phần, người tham dự sẽ áp dụng những kiến thức đã học được trong học phần trước vào dự án thực tế Trong suốt thời gian này, họ sẽ được đào tạo trực tiếp về việc ứng dụng những kĩ thuật đã học và dự án

Đai xanh

Họ là những chuyên gia trong quy trình kỹ thuật và là nhân tố tạo ra thay đổi trong lĩnh vực chuyên môn của mình Vai trò của họ là:

 Thực thi những dự án cải thiện quy trình quan trọng

 Hỗ trợ các dự án chiến lược của Đai đen

 Tạo ra sự đổi mới liên tục trong quy trình

Các chương trình đào tạo dành cho Đai xanh kéo dài 2 tuần và có thể bao gồm những chương trình huấn luyện và đào tạo như của Đai đen

Đai vàng

Họ là nhóm còn lại Nhóm này được đào tạo trong 3 ngày để có thể hiểu

và áp dụng các khái niệm thống kê căn bản được sử dụng để giải quyết

vấn đề Họ hỗ trợ các nhóm triển khai dự án SIX SIGMA và cung cấp những thông tin có giá trị về những nguyên nhân cốt lõi của vấn đề, qua đó nhóm triển khai dự án có thể hiểu rõ hơn vấn đề còn tồn tại

PHẦN HAI:THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÍ SIXSIGMA Ở VIỆT NAM

Lãng phí và bất ổn trong quản lý chất lượng, quy trình là một trongnhững nguyên nhân cơ bản làm giảm sức cạnh tranh của doanh nghiệpvừa và nhỏ ở Việt Nam Khi gia nhập WTO, trước sức ép cạnh tranh lớn,doanh nghiệp Việt Nam phải hiểu thấu đáo và khắc phục nhược điểmnày Six- Sigma giúp doanh nghiệp làm được điều đó

Là một hệ thống quản trị chất lượng, cũng như là công cụ cải tiến quytrình, Six- Sigma giúp doanh nghiệp đạt được sự hoàn hảo đến 99.99966%